KBHFF's store IT guide Som en medlemsdrevet organisation uden dedikerede ressourcer til IT har Københavns Fødevarefællesskab en lettere rodet ITinfrastruktur, der er stykket sammen af mange forskellige værktøjer og webtjenester. Denne folder har til formål at give en indføring i, hvad de forskellige værktøjer kan, og hvordan de hver især skal bruges. Herunder er en oversigt over de fem ben i fødevarefællesskabets ITinfrastruktur. Hvert ben udfylder nogle bestemte funktioner, omend disse tilstadighed overlapper i større eller mindre grad. De fem ben i KBHFF's IT-infrastruktur:
Hjemmesiden Hjemmesiden - www.kbhff.dk - er fødevarefællesskabets centrale kommunikationskanal. Den er lavet med et blogværktøj, der hedder Wordpress, der gør det er meget nemt at skrive og udgive nyheder på hjemmesiden. Hver nyhed bliver automatisk også postet på KBHFF's Facebook, og man kan abonnere direkte på alle nyheder fra hjemmesiden ved hjælp af et RSS-feed. På den måde bliver nyhederne fra hjemmesiden spredt ud til medlemmerne gennem de kanaler, som de hver især foretrækker. Hver arbejdsgruppe har sit eget login til hjemmesiden, og kan dermed poste nyhedsindlæg, hvor gruppen står som afsender. Sådan logger du ind på hjemmesiden Klik på linket Log ind til administration i højre spalten på forsiden (lige under Facebook-boksen). Du kan også gå direkte til login-siden ved at gå til denne webaddresse: kbhff.dk/wp-admin Indtast din arbejdsgruppes brugernavn og password
Sådan opretter du et nyt indlæg Når du er logget ind og befinder dig på hjemmesidens kontrolpanel, så klik på knappen "Nyt indlæg" øverst til højre. Udfyld felterne med overskrift og indlæggets indhold. Kryds af hvilken kategori indlægget hører til i listen til højre. Er der tale om et arrangement eller en update på ugens pose? Tryk på Preview knappen for at se hvordan det indlægget vil se ud på hjemmesiden. Når du er tilfreds med indlægget, så tryk på Udgiv knappen for at lægge indlægget på hjemmesiden. Husk, at du altid kan gå tilbage og rette videre, selvom du har udgivet indlægget.
Sådan redigerer du i et udgivet indlæg Klik på Indlæg knappen i venstre-spalten på hjemmesidens kontrolpanel. Det giver dig en oversigt over alle indlæg og kladder. Klik på det indlæg i listen, som du gerne vil redigere. Redigér indlægget og afslut med at trykke på Opdatér indlæg knappen. Sådan indsætter du et link Highlight den tekst, som du ønsker at lave til et link, med musen og tryk på Link-knappen (den ligner to ringe i en kæde). Et lille vindue dukker op. Skriv eller indsæt den webaddresse i feltet Link-URL, og tryk derefter på Indsæt Knappen.
Sådan sætter du et billede ind i et indlæg Når du er ved at skrive dit indlæg, så placér cursoren (den blinkende skrive-streg), der hvor du ønsker at indsætte billedet. Klik derefter på den grå kasse lige til højre for teksten Upload/Indsæt, der står over det tekst-felt du skriver indlægget i. Dette åbner et vindue med overskriften Tilføj et billede Vinduet har tre faner med tre muligheder. Du kan nu enten Vælge et billede fra din computer Vælge et billede, der allerede ligger på nettet Vælge et billede, der allerede er blevet uploadet til hjemmesiden. Som standard giver vinduet mulighed for at uploade et billede fra din computer. Sørg for, at du har valgt browser-uploader, da flash-uploaderen er ustabil. Tryk på knappen Browse og vælg det billede, du ønsker at uploade. Tryk derefter på Upload Knappen. Når billedet er uploadet får du en bekræftelse og mulighed for at vælge hvilken størrelse du vil have billedet vist på hjemmesiden. Hvis du uploader et stort billede, som du f.eks. har taget med dit kamera, skal du som udgangspunkt altid vælge Medium størrelsen, da den passer til hjemmesidens format. Skriv evt. en billedtekst Tryk på knappen Indsæt i indlæg for at sætte billedet ind og se, hvordan det kommer til at se ud.
Om at skrive på hjemmesiden Når du skriver indlæg til hjemmesiden kommunikerer du med en masse medlemmer på én gang. Derfor er det vigtigt, at du kommunikerer klart. Vi har samlet 6 tommelfinger-regler, som kan hjælpe dig med at skrive godt til hjemmesiden: 1. Vælg en vinkel Du kan ikke sige alt i et indlæg, så fokusér i stedet på at sige én ting godt. Overskriften skal vise vinklen og være sigende. Skriv hellere: "Byens bedste jordbær" end bare "jordbær." 2. Sig det vigtigste først Måske gider læseren ikke læse hele indlægget, så det er vigtigt at få sagt det vigtigste med det samme og ikke gemme det til sidst. 3. Vær kortfattet På nettet skal tekst være kort og fyndig. Der er en ord-tæller lige under tekst-feltet til dit indlæg. Prøv at holde dine indlæg på under 300 ord (og du behøver ikke at bruge alle 300!) 4. Vær begejstret! Skriv medrivende, men ikke for subjektivt. Du skriver på vegne af hele fødevarefællesskabet, så lad skriv kun det, som kan stå i overensstemmelse med vores 10 grundprincipper. 5. Giv kontekst Giv gerne lidt ekstra indhold, der uddyber vinklen. Det kan være et link, et billede eller et Youtube-klip. Men det er vigtigt at skrive et par linjers forklaring til: hvad vi skal bruge det ekstra indhold til: Hvem er manden på billedet og hvorfor er han interessant? Hvad er der med de æbler? Skriv engageret! 6. Brug kategorierne Kategorier gør det lettere for læseren at se, hvad indlægget handler om, og gør det lettere at søge på indhold.
Wikien Wikien wiki.kbhff.dk er fødevarefællesskabets interne vidensdelings- og koordineringsplatform. En wiki er en samling af websider, som du kan redigere direkte i din web-browser. Det betyder, at det er meget nemt for mange mennesker at lave ændringer i den samme webside. Alt indhold på wikien er offentligt tilgængeligt og kan redigeres af alle. Det tør vi godt fordi wiki-teknologien gør det meget nemt at fjerne ændringer. Så hvis nogen laver en dårlig ændring, tilføjer forkert information eller sletter en sides indhold, så kan det nemt fjernes igen uden at sidens øvrige indhold lider skade. Fordi al indhold på wikien er offentligt er det vigtigt, at du ikke lægger adgangskoder, betalingsoplysninger eller andre følsom information på wikien. Hvis du skal bruge wikien meget er det en god idé at lave en brugerkonto på Wikispaces, som er den webtjeneste, der hoster vores wiki. Dels fordi du så kan oprette nye sider, dels fordi det gør det nemt for andre at se, at det er dig, der har lavet ændringer på wikien. Sådan redigerer du eksisterende sider Tryk på den lysegrønne "EDIT" knap øverst til højre i skærmen Når du har trykket på "EDIT" knappen kan du redigere siden og føje tekst til. Når du er færdig med at skrive på siden skal du trykke "Save" for at ændringerne bliver gemt, så andre kan se dem.
Sådan opretter du nye sider Hvis du vil oprette en ny side på wikien, skal du være oprettet som bruger. Gå til www.wikispaces.com og udfyld formularen med navn, password og email, og så er du igang! Når du først er logget ind kan du nemt oprette en ny side ved at klikke på linket "New Page" øverst til venstre. Sådan linker du til andre sider Rediger siden som beskrevet ovenfor og skriv den tekst, som du gerne vil have skal være et link. Highlight teksten med musen og tryk på Link-knappen (den ligner to ringe i en kæde). Når du har trykket på "Link" knappen får du en række valgmuligheder. Du kan: linke til en anden side i Wikien (et "Wiki Link") linke til en anden side på nettet (et "External Link") Hvis du vil linke til en anden side i wikien skal du bruge funktionen "Choose an existing page" til at finde den side du vil linke til, eller bare taste navnet direkte i feltet "Page Name" Hvis du vil linke til en anden side på nettet, så vælg fanen "External Link" og indsæt den webaddresse du ønsker at linke til i feltet. Afslut med at trykke "Add link" og dit link er tilføjet til siden!
Sådan ruller du en wiki-side tilbage til en tidligere version Desværre er der af og til nogen, der kommer ind og sletter dele af siderne på fødevarefællesskabets wiki. Det er heldigvis nemt at rulle andres ændringer tilbage og vende tilbage til en tidligere version af wiki-siden, og dermed sørge for, at wikien altid er i brugbar stand. For at rulle en wiki-side tilbage til en tidligere version skal du: Gå ind på den side, du ønsker at rulle tilbage, og klik på fanen History lige over sidens indhold. Her får du en oversigt over alle de forskellige versioner, der findes af den pågældende side. Vælg på den version du gerne vil rulle tilbage til ved at klikke på den blå tekst med dato og tidspunkt for den pågældende version. Hvis du ikke får fat i den rigtige version i første omgang kan du bladre frem og tilbage mellem versioner ved hjælp af knapperne Newer Version og Older Versione øverst til højre. Når du finder den version, du gerne vil rulle tilbage til, klikker du på linket Revert to this version ved siden af den grønne pil. Bekræft ændringen ved at skrive en kort beskrivelse af hvad der har nødvendiggjort ændringen i tekstfeltet og tryk på Revert knappen.
Vagtplanen Vagtplanerne for butikkerne er de vigtigste sider i wikien. Det er de sider, som afgørende for, at medlemmerne kan skrive sig på vagter, og dermed for, at butikkerne kan fungere. Det er dermed også de sider, der bliver redigeret alleroftest. 01-12-10 15.00-17.30 Smagsprøvevagt Ser således ud i WikiText: 1-12-10 15.00-17.30 **Smagsprøvevagt** Vagtplanerne er opbygget i tabeller med 6 kolonner og ca. 30 rækker for hver onsdag i butikken. Desværre er vores wiki ikke så god til at håndtere alt for store tabeller, hvilket gør, at siden indlæses langsomt, når man vil redigere den, når der er for mange åbningsdage i vagtplanen ad gangen. Vores erfaring er, at maksimum for at vagtplanen fungerer godt er omkring 8 onsdage (dvs. 2 måneder frem). Dette betyder, at vi løbende skal arkivere gamle vagter til wikisiderne Gammel vagtplan Sådan indsætter du nye vagter i vagtplanen Det er bøvlet at indsætte mange nye rækker i en tabel i wikien. Den nemmeste måde at gøre dette på, er ved at redigere wikien i dens rigtige format WikiText. Du kan tilgå dette format ved at klikke på pilen ved siden af Save -knappen og vælge WikiText Editor fra menuen: Bemærk, at hver dobbelt-vertikal-streg indikerer begyndelsen eller afslutningen på en celle i tabellen. Derfor skal der være syv sådanne dobbeltstreger for at udgøre en hel rækker med 6 celler. De enkelte cellers indhold skriver man så mellem dobbeltstregerne, som vist ovenfor. Når der står ^ betyder det, at cellen arver værdien fra cellen ovenfor. Det betyder, at følgende WikiText-kode: 01-12-10 12.00-15.00 Butiksvagt Egon ^ 14.00-17.00 Pakkevagt Benny ^ ^ Pakkevagt Keld Vil se således ud i wikien: 30-12-99 12.00-15.00 Butiksvagt Egon 14.00-17.00 Pakkevagt Benny Pakkevagt Keld Kunsten ved at sætte nye vagter ind i vagtplanen ligger i at kopiere og tilpasse WikiText-koden for et eksisterende sæt af vagter til de vagter du ønsker at indsætte, og derefter indsætte dem i vagtplanen på de rigtige steder. Det kan tage lidt prøven-sig-frem, så sørg for at gøre brug af Preview-knappen undervejs: WikiText er et formateringsformat ligesom HTML. Det betyder, at man bruger symboler som [ ] og * og for at lave links, gøre tekst fed eller markere celler i en tabel. Det betyder en tabelrække med følgende indhold:
Forum Forummet - forum.kbhff.dk - er fødevarefællesskabets åbne debatog vidensdelingsforum, hvor alle medlemmerne kan komme til orde, give ris og ros, dele opskrifter og lære hinanden bedre at kende. Her kan arbejdsgrupperne komme med mere uformelle forespørgsler til medlemmerne, og få feedback og nye idéer til deres videre arbejde. Sådan bruger du forummet Log ind eller opret dig som bruger. Klik på linket Tilføj ny for at tilføje nyt forum-indlæg Vælg hvilket underforum, du ønsker, at dit indlæg skal optræde i. Skriv dit indlæg og udgiv det.
Mail Hver arbejdsgruppe har sin egen mail-konto, som de kan tilgå på mail.kbhff.dk (eller via link under Admin Login fra forsiden af kbhff.dk). Disse mail-konti fungerer fuldstændig ligesom Googles Gmail, men mail-addresserne hører til fødevare-fællesskabets domæne kbhff.dk. Hver arbejdsgruppe har også sin egen mailing-liste, som gør det nemt for medlemmerne af de enkelte grupper at kommunikere med hinanden. Mailing-listen fungerer som en almindelig mail-addresse, men når du sender en mail til denne addresse, bliver den automatisk videresendt til alle medlemmer af mailing-listen. Sådan tilføjer du nye medlemmer til din arbejdsgruppes mailing-liste Log ind på din arbejdsgruppes mail-konto på mail.kbhff.dk Tryk på "Administrér dette domæne" øverst til højre på skærmen Tryk på "Users and Groups" i den blå menu øverst Tryk på "Groups" lige under den store sorte overskrift "Users and groups" Vælg den gruppe som du ønsker at tilføje medlemmer til fra listen Skriv de nye medlemmers mailaddresser i tekstfeltet - husk at adskille de enkelte mailaddresser med et mellemrum! Tryk på den lille knap "Add" under tekstboksen, og mailaddresserne bliver føjet til gruppen. Sådan! HUSK: - Du skal ikke tilføje folk til en mailing-liste med mindre de har udtrykt ønske om at blive meldt på listen. Nogle af arbejdsgrupperne sender mange mails til hinanden, og hvis man ikke er indstillet på det, kan man få flere mails end man bryder sig om.
Google Docs Hver mail-konto har også adgang til fødevarefællesskabets interne dokumentdelingsværktøj Google Docs, der gør det muligt at redigere Word-, Excel- og Powerpoint-dokumenter direkte i din webbrowser. Google Docs kan tilgås direkte på webaddressen docs.kbhff.dk (eller via link under Admin Login fra forsiden af kbhff.dk). Google Docs gør det ligeledes muligt at dele dokumenter mellem de enkelte arbejdsgruppers konti, så man på tværs af arbejdsgrupperne kan redigere i og printe fra de samme dokumenter. I Google Docs ligger alle de dokumenter, der ikke kan ligge offentligt tilgængeligt, så som medlems- og bestillingsdatabasen (i form af et meget stort Excel-ark), og også forskellige word-skabeloner, der bruges hver uge i butikken og som løbende tilpasses (så som omsætningsseddel, optælling af til-overs-blevne varer, fakturaer mv.). På denne måde fungerer Google Docs meget ligesom Microsoft Office med Excel, Word og Powerpoint, og hvis du er bekendt med disse programmer, er det også nemt at bruge Google Docs.
Sådan gemmer du bestillingslisten i PDF-format Hver uge skal bestillingslisten gemmes som PDF for at pakkemesteren kan printe den ud. Det gøres således: Åbn dokumentet Medlemmer og bestillinger Sørg for, at skjule uvæsentlige kolonner (såsom emailaddresse, kollektiv og bemærkninger) ved at markere dem og højre-klikke på dem og vælge Skjul kolonne Åbn menuen Filer Vælg menu-punktet Download Som Vælg PDF Vælg Aktuelt ark Vælg Tilpas til bredde Vælg stående Vælg A4 Og eksportér Så downloades PDF-filen på din computer.
Kalender Fødevarefællesskabet har også en offentlig kalender, der kan ses på i højrespalten på forsiden af hjemmesiden på http://kbhff.dk/ Sådan tilføjer du en begivenhed til kalenderen: gå ind på webadressen mail.kbhff.dk log ind med brugernavnet info (hvis du ikke kender passwordet, så spørg medlemmer af din arbejdsgruppe eller kontakt kommunikationsgruppen) Klik på linket Kalender øverst i venstre hjørne Nu er du inde på selve kalenderen, hvor du kan oprette nye begivenheder. Find den dato, hvor du ønsker at oprette din begivenhed. Markér den tidsperiode, som begivenheden varer og du får mulighed for at tilføje en ny begivenhed. Udfyld felterne og tryk "Gem". Hvis du ønsker at tilføje yderligere oplysninger om begivenheden, f.eks. sted og yderligere oplysninger, så klik på begivenheden for redigere den yderligere. Nu optræder din begivenhed i kalenderen på hjemmesiden!
Brugernavne og adgangskoder De mange forskellige værktøjer giver mange forskellige brugernavne og passwords, som man skal holde styr på. På dennee side kan du skrive dine brugernavne til de forskellige værktøjer op sammen med et par hints til, hvad adgangskoden er, så du let kan huske, hvilket password, der duer til hvilket værktøj, Hjemmesiden kbhff.dk Brugernavn: Adgangskode: Wikien wiki.kbhff.dk Brugernavn: Adgangskode: Forum forum.kbhff.dk Brugernavn: Adgangskode: Mail-konto og Google Docs (bruger samme login) mail.kbhff.dk & docs.kbhff.dk Brugernavn: Adgangskode: