LYNGBY-TAARBÆK FORSYNING A/S Journalnr.: Dato: 6. december 2011 Referent: Marianne T. Bak Mødenr.: 16 Mødedato: Tirsdag den 6. december 2011, kl. 16.15 18.15 Mødested: Mølleåværkets mødelokale, Hjortekærbakken 12 i Lyngby. NB: Efter mødet vil der være gløgg og æbleskiver Dagsorden: 1. Godkendelse og underskrift af referat fra sidste møde 2. Løbende revision (KPMG) 3. Kvartalsregnskab for 3. kvartal 2011 4. Takster 2012 5. Budget 2012 6. Forbrugerrepræsentanter til vandselskabernes bestyrelser 7. Mulighed for lukning af vand ved manglende betaling 8. Afledning af regnvand 9. Evaluering af pilotprojekt med papirindsamling 10. Møder i 2012 11. Eventuelt Deltagere: Henrik Brade Johansen Formand hrj@cowi.dk, henrikbrade@gmail.com Jesper Andersen-Rosendal Medlem jesper@andersen-rosendal.dk Hans Henrik Madsen Medlem hhma@ltk.dk Henrik Peter Bang Medlem henrik.p.bang@gmail.com Peter Christian Linde Medlem pl@net.dialog.dk Henrik Holst Hansen MED-rep. hhh@ltf.dk Birgitte Myrthue Thorsen MED-rep. bmt@ltf.dk Anders Thorsted Hald MED-rep. ath@ltf.dk Per Plannthin Direktør ppl@ltf.dk Ellen Langfrits Vicedirektør ela@ltf.dk Marianne Taanum Bak Økonomichef mtb@ltf.dk
1. Godkendelse og underskrift af referat fra sidste møde Det indstilles at godkende referatet. 1. Referat fra bestyrelsesmøde den 22. september 2011. Referatet blev godkendt og underskrevet på mødet. [afsnit udeladt] 2. Løbende revision (KPMG) Forelægges til orientering Den 9. 10. november 2011 har revisionen (KPMG) gennemført revision i årets løb som en del af den lovpligtige revision. KPMG har ikke udarbejdet særskilt revisionsprotokollat for den udførte revision i året løb, men bemærkninger medtages i det revisionsprotokollat der udarbejdes i forbindelse med revisionen af årsrapporten. Nedenfor er anført de bemærkninger til den udførte revision, som forventes at blive medtaget i revisionsprotokollatet til årsrapporten for 2011. Revisionens bemærkninger: I forlængelse af vores løbende revision den 9.-10. november 2011, har vi i nedenstående givet en kommentar til de områder, som vi har været igennem. Overordnet set er LTF nået langt det sidste år, og det er vurderingen, at LTF arbejder målrettet mod hele tiden at gøre tingene bedre. Likvide beholdninger Virksomhedens likvide beholdninger er afstemt til eksterne kontoudtog modtaget fra virksomhedens bankforbindelser. Yderligere er fuldmagter til konti gennemgået. Revisionen har ikke givet anledning til bemærkninger. Opkrævning af forbrugsafgifter Side 2
Omsætning samt tilgodehavender fra salg registreres systemmæssigt i forbrugerafregningssystemet FAS hos KMD. Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S har deres egen systemadgang. Det er vores overordnede vurdering, at procedurer og forretningsgange for opkrævningen i FASsystemet er tilrettelagt, så det giver en korrekt omsætning og deraf afledte korrekte tilgodehavender. Det er påset, at der foretages afstemninger af den fakturerede omsætning, jf. FAS, til bogføring i finansmodulet indtil nu i regnskabsåret. Der er oprettet forskellige brugerprofiler således, at adgangen til FAS er reduceret og dermed også fejlmulighederne ved uautoriseret adgang, samt kontroller der sikre at der ikke sker tilsigtede og utilsigtede fejl. Vi har ved vores gennemgang konstateret, at der er nogle enkelte forbedringsmuligheder omkring kontrolmiljøet, såsom bedre dokumentering af de kontroller der bliver foretaget af virksomhedens medarbejdere. Forbedringsmulighederne er diskuteret med de relevante medarbejdere. Vores gennemgang har ikke givet anledning til yderligere bemærkninger. Varekøb, kreditorer og udbetalinger Revisionen har omfattet en vurdering af, om der er forsvarlig funktionsadskillelse mellem disponerende, registrerende og kontrollerende personer. Herudover har vi kontrolleret grundlaget for udbetalinger og godkendelse heraf, samt om der løbende foretages afstemning mellem kreditor- og finanssystem. Vores gennemgang har ikke givet anledning til bemærkninger. Løn og gager Revisionen har omfattet, at der er sammenhæng mellem lønmodullet, finans og indberetningerne til e- indkomst. Vi har desuden stikprøvevis påset at der bliver afregnet AM-bidrag og A-skat. Vi har endvidere stikprøvevis påset, at godkendelsesproceduren vedrørende udbetaling af løn bliver overholdt. Vores gennemgang har ikke givet anledning til bemærkninger. [afsnit udeladt] KPMG Statsautoriseret revisionspartnerselskab Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning med tilfredshed. Revisionens bemærkninger indarbejdes i revisionsprotokollatet, som forelægges bestyrelsen til underskrift i forbindelse med godkendelse af årsregnskabet. Side 3
3. Kvartalsregnskab for 3. kvartal 2011 Forelægges til godkendelse Kvartalsregnskaber pr. 30.9.2011 for selskaberne (Affald A/S, Vand A/S, Spildevand A/S, Service A/S) gennemgås på mødet og er vedlagt som bilag. Samlet set forventes det, at driftsbudgetterne for 2011 overholdes i alle selskaber. For de enkelte selskaber er der følgende bemærkninger. Affald A/S: Det forventes, at indtægtsbudgettet holdes. Erhvervsaffaldsgebyret er først opkrævet i november 2011 og indgår derfor ikke i 3. kvartalsregnskab. Omkostningerne følger eller ligger under budget. Dette skyldes bl.a. at nogle omkostninger først faktureres i december måned. Vand A/S: Det forventes, at budgettet holder. En del driftsomkostninger eksempelvis ydelser fra kommunens vejvæsen faktureres først i december. Der forventes et overskud i selskabet. Overskuddet anvendes til anlægsinvesteringer. Spildevand A/S: Det forventes, at budgettet holder. Der forventes et overskud i selskabet. Overskuddet anvendes til anlægsinvesteringer. Service A/S: Indtægterne følger budgettet. Budget for omkostningerne forventes at holde, da der fortsat afholdes omkostninger til flytning i 4. kvartal. 1-4. Kvartalsregnskab 3. kvartal 2011 for selskaberne (Affald A/S, Vand A/S, Spildevand A/S, Service A/S) Kvartalsregnskabet blev godkendt. Bestyrelsen ønskede fremadrettet, at der blev forelagt en grafisk fremstilling af udviklingen samt generelt lidt mere forklaring til kvartalsregnskaberne. Side 4
4. Takster 2012 Forelægges til orientering De endelige takster, som er oversendt til Lyngby-Taarbæk Kommune til godkendelse i Kommunalbestyrelsen, forelægges til orientering. Taksterne er fastsat på baggrund af de endelige prislofter, som er fastlagt af Forsyningssekretariatet. 1. Takster 2012 af 29. november 2011, PPL Det blev oplyst, at oversigten viser de kendte takster indtil videre. Takster for erhvervsvirksomheders brug af genbrugspladsen forventes ændret, da Vestforbrænding formentligt overtager administration af ordningen, herunder gebyrfastsættelse og opkrævning fra 1. januar 2012. Bestyrelsen tog taksterne til efterretning 5. Budget for 2012 Forelægges til godkendelse Driftsbudgetter Budgetterne er udarbejdet, så vand- og spildevandsselskabet overholder den driftsramme, som prisloftet for 2012 angiver. Fra 2012 benyttes der en ny afregningsmodel, hvor alle selskaberne faktureres for den faktiske tid, som medarbejderne (der er ansat) i serviceselskabet arbejder for det konkrete selskab. Fakturering sker i henhold til tidsregistrering (antal registrerede timer ganget med en timepris). Lønbudgettet for 2012 er beregnet ud fra forventede antal timer på de forskellige opgaver, dvs. almindelig drift, administration og igangværende anlægsarbejder. Der er derfor større usikkerhed på lønbudgettet end tidligere, hvor lønbudgettet var beregnet ud fra den faktiske løn. De indirekte personaleomkostninger som eksempelvis efteruddannelse, beklædning, generelle ITomkostninger mv. vil fremadrettet blive afholdt af serviceselskabet. Side 5
Der er derfor ikke fuld sammenlignelighed mellem budget 2011 og budget 2012. Der er i alle budgetter indregnet en reduktion i overarbejdet med 20 % færre timer i forhold til de sidste 12 måneder. Affald A/S: Der er sket en forhøjelse af taksterne/indtægter i forhold til 2011 pga. ny aftale om dagrenovation samt forventet underskud i selskabet i 2011. Pt. afventer man en ny affaldsbekendtgørelse, som først forventes endelig i løbet af december. I denne forventes det, at erhvervsvirksomheder fremover skal tilmelde sig brug af Genbrugsstationen, hvor alle virksomheder i dag som udgangspunkt skal opkræves, men kan søge fritagelse. Desuden forventes omsætningsgrænsen for de virksomheder som skal betale administrationsgebyr at blive hævet (fra 50.000 kr. til 300.000 kr.) Der er derfor på nuværende tidspunkt stor usikkerhed om LTF s indtægter i 2012 på erhvervsvirksomheders brug af genbrugspladsen og administrationsbidraget for erhverv. På nuværende tidspunkt forventes det, at tilmeldeordning for erhverv skal administreres i Vestforbrændingens regi, og at gebyrer vil blive fastsat i der. Der budgetteres med et mindre driftsunderskud i 2012. Vand A/S: Taksten for vand er faldende i forhold til 2011 pga. det udmeldte prisloft. Der forventes et driftsoverskud i selskabet i 2012. Overskuddet anvendes til anlægsinvestering. Spildevand A/S: Taksten er højere i forhold til 2011, fordi bidraget til Mølleåværket fra 2012 opkræves via. vandafledningsafgiften. Bidraget til Mølleåværket er budgetteret med 11 kr. pr m 3, derfor er den isolerede takst til Spildevand mindre end i 2011. Der forventes et driftsoverskud i selskabet i 2012. Overskuddet anvendes til anlægsinvesteringer. Service A/S: Selskabets indtægter er beregnet som forventede timer til fakturering til de fire datterselskaber ganget med en timepris. Derudover er der indtægter fra opgaver, som selskabet udfører for kommunen. Der er pt. usikkerhed omkring hvilke opgaver vi kan/skal udføre for kommunen. Selskabets omkostninger består af den udbetalte løn til alle medarbejdere, indirekte personaleomkostninger som f.eks. beklædning, kursus og IT/telefoni samt omkostninger til drift af serviceselskabet. Der forventes et mindre driftsoverskud i selskabet. Anlægsinvesteringer: Affald A/S Der igangsættes projekt vedrørende forbedret husstandsindsamling af papir jf. dagsordenens punkt 9. Derudover udskiftes en rendegraver på genbrugspladsen, som ikke længere er driftsøkonomisk rentabel. Side 6
Vand A/S Der budgetteres med renovering af 5500 m ledning om året. Estimeret pris pr. meter er 3500 kr. Det forventes, at projektet med etablering af målerbrønde og sektionering færdiggøres i 2012. Ligeledes forventes renoveringen af Dybendal Vandværk færdiggjort i 2012. Projektet har tidligere været drøftet i Bestyrelsen. Spildevand A/S Budgettet for spildevand indeholder renovering af afløbssystem for estimeret 11 mio. kr. om året, anlæg af bassiner og tiltag i forhold til klimaforandringer. Det er ikke muligt at udarbejde sikre budgetter på de enkelte anlægsprojekter, før de er færdig projekteret, og de deraf følgende udledningstilladelser er på plads. Da sagsbehandlingstiden på udledningstilladelser i øjeblikket ligger på mellem et halvt og et helt år, betyder det at budgettet for projekterne varierer meget, alt efter hvad der er mulighed for at få tilladelse til. På den baggrund fastsættes budgettet for anlægsprojekterne til bassiner og klimaforandringer som en ramme, som LTF kan operere indenfor. Service A/S Etablering af pavillonen til administrationen forventes afsluttet i 2011. Der etableres et nyt sammenhængende alarm- og registreringssystem i 2012 for alle LTF s lokationer. 1. Driftsbudgetter 2012 for selskaberne 2. Budget for anlægsinvesteringer 2012-2016 Bestyrelsen godkendte budgetterne. Det blev aftalt, at der fremsendes budgetter på et mere detaljeret niveau til Bestyrelsen til orientering. Side 7
6. Forbrugerrepræsentanter til vandselskabernes bestyrelser Forelægges til orientering. Kravet om direkte valg af forbrugerrepræsentanter til vandselskabernes bestyrelser forventes udskudt til udgangen af 2012. Der henvises i øvrigt til mail af 16. november 2011. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 7. Mulighed for lukning af vand ved manglende betaling Forelægges til godkendelse I regulativet for Lyngby-Taarbæk Kommunes Vandforsyning af 2003, pkt. 14.2.3. gives der mulighed for at lukke for vandet, hvis en bruger ikke betaler driftsbidrag inden for den fastsatte frist. Lyngby-Taarbæk Forsyning ønsker at effektuere denne ret efter et passende antal rykkere. Bestyrelsen godkendte, at LTF benytter sig af muligheden for at lukke for vandet, når andre muligheder for at få pengene opkrævet er udtømte. Det blev aftalt, at der på opkrævningen for 2012 bør stå, at man bør tjekke sit vandforbrug hver måned. Side 8
8. Afledning af regnvand Forelægges til orientering De seneste års kraftige regnhændelser har vist, at klimaændringerne giver behov for at kunne håndtere store regnmængder på terræn, uden at bygninger og anlæg beskadiges. Servicemålet for LTF er opstuvning af vand på terræn hvert 10. år og for separatkloakerede oplande hvert 5. år. På grund af de store mængder regn, kommer der mange henvendelser fra borgere, som har fået vand i deres kældre. Håndtering af dette ligger udenfor LTF s servicemål, men som situationen er i dag, ser LTF sig nødsaget til at afhjælpe borgerne med deres problemer. Håndteringen af de store vandmængder kræver nedsivningstilladelse/udledningstilladelse fra kommunen. Da vandet kan udgøre en risiko for både grundvand og recipienten, har kommunen pt. ikke kunnet imødekommet tilladelser til afledning af vandet. For at tilskynde borgerne til at håndtere regnvand på egen grund kan der ydes tilskud i form af tilbagebetaling af en del af tilslutningsbidraget. I lov om betalingsregler for spildevandsanlæg mv. gives der mulighed for tilbagebetaling af op til 40 % af det i dag gældende tilslutningsbidrag ved frakobling af regnvand fra en ejendom. Beslutning om tilbagebetalingsbidrag træffes af Kommunalbestyrelsen. 1. Afledning af regnvand i Lyngby-Taarbæk Kommune, af 18.11.2011 2. Notat om tilbagebetaling, af 24.11.2011 3. Notat foreløbig, Afkobling af vejvand i Sorgenfrigård, af 16.11.2011 Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 9. Evaluering af pilotprojekt med papirindsamling Forelægges til orientering. Ordningen har været indført på forsøgsbasis i Hvidegårdsparken, Trongårdsparken, Kulsvierparken, Granparken siden efteråret 2004. Der henvises til notat herom. Side 9
1. Notat om evaluering af pilotprojekt med papirindsamling Ellen Langfrits gennemgik evalueringen. Pilotprojektet viste at en let og tilgængelig adgang til at aflevere papir øger mængden af papir til genbrug. Forsøgsordning viste endvidere, at det for nogle områder kun er nødvendigt at tømme hver 6. uge. I forsøgsordningen har der været tømt hver 4. uge. Der var ønske om, at udbrede ordningen til alle haveejere i kommunen. Det blev aftalt, at man udarbejder et oplæg herom til LTK, så ordningen har mulighed for at komme med i en ny affaldsplan for kommunen. 10. Møder 2012 Forelægges til godkendelse Følgende datoer foreslås til afholdelse af bestyrelsesmøder i 2012. Alle møderne afholdes fra kl. 16.00 til 18.00. Tirsdag den 17. april 2012 Tirsdag den 12. juni 2012 Tirsdag den 4. september 2012 Tirsdag den 4. december 2012 Generalforsamling for alle selskaber incl. Mølleåværket A/S forslås afholdt torsdag den 19. april 2012, hvor der også afholdes bestyrelsesmøde i Mølleåværket. Det blev aftalt, at næste års møder blev afholdt på følgende datoer: Side 10
mandag den 16. april 2012 onsdag den 13. juni 2012 med middag onsdag den 5. september 2012 onsdag den 5. december 2012 Alle møder afholdes fra kl. 16.00-18.00. Det blev aftalt, at Bestyrelsen accepterer, at materialet sendes ud med mindre end en uges varsel til mødet mandag den 16. april 2012, da mandagen før mødet er 2. påskedag. 11. Eventuelt Det blev oplyst, at Bestyrelsesformanden, Per Plannthin og Ellen Langfrits havde været til møde med LTK om samarbejdet og snitflader mellem LTK og LTF. Det var blevet aftalt, at LTK skal udarbejde en ejer-strategi for LTF. Der hentes inspiration i en strategi fra Rudersdal. Side 11