ARBEJDSTILSYNETS ARBEJDSMILJØREDEGØRELSE FOR 2014 Udarbejdet 2015 SAMARBEJDE OM KERNEOPGAVEN
INDHOLDSFORTEGNELSE Forord.2 Året der gik:...2 De væsentligste arbejdsmiljøudfordringer 2 Arbejdsmiljømål målopfyldelse 2014 samt mål for 2015.3 Mål og målopfyldelse 2014..3 Arbejdsmiljømålet for 2015 og frem...3 Mål vedrørende sundhedsfremme.4 Mål vedrørende det rummelige arbejdsmarked.. 5 Ulykker og nærved-ulykker i 2014..6 Den gode historie..8 Ny SAT aftale for 2015.9 BM Intra og nyt APV-system...9 Arbejdsmiljø- og samarbejdsudvalgets godkendelse..9 ARBEJDSTILSYNETS ARBEJDSMILJØPOLITIK er, at der skal være et godt og udviklende arbejdsmiljø i Arbejdstilsynet. Dette er meget vigtigt for, at Arbejdstilsynet kan opfylde sin mission. Arbejdstilsynet vil derfor overholde arbejdsmiljølovgivningen og anden relevant lovgivning og efterleve relevante retningslinjer for god praksis og andre bestemmelser, som virksomheden har tilsluttet sig på arbejdsmiljøområdet samt arbejde for en løbende forbedring af arbejdsmiljøet. Ledelsen har ansvaret for, at den fastlagte arbejdsmiljøpolitik følges. Det er samarbejds- og arbejdsmiljøorganisationens vigtigste opgaver at kontrollere, at arbejdsmiljø i Arbejdstilsynet ligger på et højt niveau. De vigtigste redskaber til denne kontrol er arbejdspladsvurdering og arbejdsmiljøgennemgang/ audit 1
FORORD ved Hovedudvalgets formand Peter Vesterheden og næstformand Søren Kristensen I 2014 har vi arbejdet med at formulere et arbejdsmiljømål vedrørende det psykiske arbejdsmiljø, fordi det er relevant og berører mange i organisationen. Afsættet for formulering af et nyt arbejdsmiljømål var SAT 1 -seminaret i juni 2014, hvor der blev sat fokus på, hvordan de positive faktorer i arbejdsmiljøet kan medvirke til at forebygge og udvikle det psykiske arbejdsmiljø i en positiv retning. Det har resulteret i, at vi nu har et fælles arbejdsmiljømål Samarbejde om kerneopgaven. Det indebærer, at vi skal arbejde med samarbejde og sociale relationer mellem kollegaer, mellem grupper og kontorer samt mellem ledere og medarbejdere. Vi tror på, at det kan fremme et godt arbejdsmiljø og medvirke til, at vi løser kerneopgaven med kvalitet. Vi håber, at alle vil tage aktivt del i arbejdet. Redegørelsen beskriver samlet set status for Arbejdstilsynets interne arbejdsmiljø dvs. hvordan vi har arbejdet med arbejdsmiljøet i 2014, hvilke mål vi har nået samt hvilke udfordringer og fælles mål, vi har sat for 2015. PETER VESTERHEDEN SØREN KRISTENSEN ÅRET DER GIK: Nedenfor kan I se en oversigt over større arbejdsmiljøaktiviteter, der er gennemført i løbet af 2014: Arbejdstilsynet blev gencertificeret i marts 2014 Der blev afholdt SAT-seminar i juni 2014 om Arbejdstilsynets psykiske arbejdsmiljø fokus på forebyggelse og opfølgning Procedurer for arbejdsmiljøarbejdet er gennemskrevet og ligger nu i en ny form på BM Intra Der er gennemført interne audit i efteråret 2014 i alle enheder Der er indkøbt et nyt APV-system, som gik i drift i januar 2015 DE VÆSENTLIGSTE ARBEJDSMILJØUDFORDRINGER I fortsættelse af redegørelsen for 2013 er Direktionen og Hovedudvalget (HU) fortsat enige om, at de væsentligste udfordringer i arbejdsmiljøet vedrører det psykiske arbejdsmiljø. Ved den årlige arbejdsmiljødrøftelse i HU blev det bl.a. fremhævet, at vi også i 2015 skal have fokus på udviklingen i det psykiske arbejdsmiljø. Derfor kalder vi arbejdsmiljømålet for 2015 Samarbejde om kerneopgaven. Det skal der nu arbejdes videre med lokalt. HU vil bl.a. følge med via en årlig 1 SAT er forkortelsen for Arbejdstilsynets samarbejds- og arbejdsmiljøorganisation 2
måling suppleret med afrapporteringer fra LU erne til HU. På den måde kan HU følge med og vurdere, om der sker en bevægelse i positiv retning. Ved den årlige arbejdsmiljødrøftelse var HU også enige om, at der er behov for at være særlig opmærksom på, hvordan vi kan forebygge de traumatiske hændelser, som tilsynsførende oplever i forbindelse med tilsyn inden for bl.a. social dumping. I 2014 har der været flere episoder, hvor de tilsynsførende udsættes for trusler og vold. Endelig blev fremhævet, at social isolation og distancearbejde er et af de områder, der fortsat skal arbejdes med og som har særlig betydning for det psykiske arbejdsmiljø. Der er også fokus på det det psykiske arbejdsmiljø i APV-arbejdet. Over 80 % af de registrerede APV-opgaver i APV-systemet vedrører psykisk arbejdsmiljø, bl.a. høje følelsesmæssige krav, vold og traumatiske hændelser. Endelig har IT-forhold også været en udfordring i 2014 om end det tyder på, at det går fremad med den generelle performance. Men der er fortsat behov for at have fokus på IT-udfordringerne og følge de projekter, der er iværksat for at afhjælpe de problemer, som de tilsynsførende oplever med fx Galaxy, manglende netdækning m.v. ARBEJDSMILJØMÅL MÅLOPFYLDELSE 2014 SAMT MÅL FOR 2015 Mål og målopfyldelse 2014 HU besluttede i forbindelse med den årlige arbejdsmiljødrøftelse i 2014, at der skulle opstilles et arbejdsmiljømål vedrørende det psykiske arbejdsmiljø, som HU kunne godkende i oktober måned. Arbejdsmiljømålet for 2014 var med andre ord et procesmål. Baggrunden for denne beslutning var, at HU ønskede en proces omkring formulering af målet, som kunne sikre, at flere blev involveret end tilfældet har været de foregående år. Dette for at få et mål, som er bedre forankret i organisationen og understøttes af lokale aktiviteter/handlinger. Derfor var psykisk arbejdsmiljø hovedtema for SAT-seminaret i juni 2014, hvor muligt fokus i arbejdsmiljømål samt metoder til opfølgning og måling blev drøftet. Resultatet blev, at HU på møder i henholdsvis august og oktober måned blev enige om både mål og metoder til både kvalitativ og kvantitativ opfølgning. På den måde lykkedes det i 2014 at komme et skridt videre i forhold til at opstille et arbejdsmiljømål for de kommende år. Arbejdsmiljømålet for 2015 og frem Overskriften er Samarbejde om kerneopgaven. Målet angiver, at Arbejdstilsynet som led i den fortsatte indsats for at udvikle og forbedre det psykiske arbejdsmiljø samtidigt vil sætte fokus på de sociale relationer på arbejdspladsen og samarbejdet omkring det at løse kerneopgaven. Vi tror på, at når vi løbende arbejder med disse positive faktorer, så vil det have en positiv virkning på det psykiske arbejdsmiljø som helhed. Udgangspunktet for det videre arbejde er, at det er et lokalt anliggende at iværksætte indsatser og aktiviteter i relation til arbejdsmiljømålet, så de kan blive tilpasset lokale forhold for at give mening og effekt. Det er derfor den lokale ledelse og LU, der i samarbejde er ansvarlige for at tage stilling til behovet for aktiviteter. 3
HUs opfølgning og måling af effekt sker ved: At LU erne en gang årligt afrapporterer til HU om aktiviteter, status og effekt At de interne auditører i forbindelse med de interne audit via fokusgruppeinterviews søger at afdække status for det lokale arbejde i forhold til arbejdsmiljømålet At der en gang årligt gennemføres en mindre kvantitativ måling, hvor alle medarbejdere i AT stilles de samme 4 spørgsmål vedrørende samarbejde om kerneopgaven. Den årlige kvantitative måling blev gennemført første gang i december 2014 og resultatet blev drøftet i HU i forbindelse med den årlige arbejdsmiljødrøftelse februar 2015. Resultater fra målingen: Min kerneopgave er klart og tydeligt defineret I vores gruppe/kontor hjælper vi hinanden med at opnå det bedste resultat I meget ringe grad I ringe grad Delvist I høj grad 1% 4% 28% 52% I meget ringe grad I ringe grad Delvist I høj grad 1% 3% 22% 52% I meget høj grad 15% I meget høj grad 22% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Der er godt samarbejde mellem vores grupper og de øvrige grupper/kontorer Min nærmeste leder bidrager til at løse konkrete problemer i hverdagen, når der er behov for det I meget ringe grad I ringe grad Delvist I høj grad I meget høj grad 3% 6% 11% 33% 47% I meget ringe grad I ringe grad Delvist I høj grad I meget høj grad 2% 5% 22% 26% 45% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 0% 10% 20% 30% 40% 50% På baggrund af målingen besluttede HU, at målet for målingen i december 2015 er, at: Andelen af medarbejdere der svarede delvist til spørgsmål 4: Min nærmeste leder bidrager til at løse konkrete problemer i hverdagen, når der er behov for det skal falde samtidig med, at andelen, der svarer enten I meget høj grad eller I høj grad skal stige Drøftelse førte samtidig til en HU opfordring til: at man lokalt også sætter fokus på spørgsmål 1: Min kerneopgave er klar og tydelig defineret at spørgsmål 1 og 4 også drøftes i forbindelse med MUS 2015. MÅL VEDRØRENDE SUNDHEDSFREMME Som de foregående år har vi også et mål om sundhedsfremme. Arbejdstilsynet skal være en sund arbejdsplads, og Arbejdstilsynet skal derfor medvirke aktivt til at fremme sundheden ved at sætte 4
fokus på et sundt livs betydning for trivsel og livskvalitet. Målet for 2014 var, at alle centre og sekretariater skulle gennemføre sundhedsfremme-aktiviteter i 2014 og motivere medarbejderne til en sund levevis, herunder tilstræbe at gennemføre aktiviteter, der kan integreres i det daglige arbejde. Alle centre har gennemført en række sundhedsfremmeaktiviteter i 2014 og forsøgt at tænke bredt og nyt. Det er bl.a. afspejlet med følgende aktiviteter: I TC Nord har sundhedsfremmegruppen 3 gange i løbet af året udsendt mail med videoklip med forskellige øvelser, som kan anvendes uanset om man er i Hadsten, Nr. Sundby, arbejder hjemme eller er på tilsyn I Landskronagade har sundhedsfremmegruppen fået indrettet et sted i kælderen til cykelvedligeholdelse med mulighed for at pumpe, lappe og smøre sin cykel I TC Syd har man udviklet den gode kaffe, hvor man 3 fredage om eftermiddagen før lukketid har krydret kaffestunden med medarbejder-indslag af forskellig karakter til gavn for de sociale relationer og samvær på tværs af centrets organisering. Tilsynscentrene oplever dog, at den geografiske spredning er en udfordring i forhold til, at sundhedsfremmeaktiviteter i det daglige kan komme alle til gode. Målet vedrørende sundhedsfremme fortsætter uændret i 2015. MÅL VEDRØRENDE DET RUMMELIGE ARBEJDSMARKED For det rummelige arbejdsmarked var målsætningen i 2014 at have fokus på sygefraværssamtaler og tæt opfølgning på sygefraværsstatistikker. Begge dele anses for at være vigtige redskaber i bestræbelserne på at få nedbragt sygefraværet. 10 8 6 4 Sygefravær - antal dage Staten BM AT Målet vurderes at være opfyldt, da 2 sygefraværssamtaler i Arbejdstilsynet 0 gennemføres i overensstemmelse med 2011 2012 2013 2014 BM s politik på områder. Endvidere følges op såvel i direktion som HU med afsæt i de sygefraværsstatistikker, som HR sender ud. Endvidere har LU erne i løbet af året i varierende omfang behandlet sygefraværsstatistikker og iværksat forebyggende tiltag med henblik på at nedbringe sygefraværet. Sygefraværet målt som det gennemsnitlige antal sygefraværsdage inklusive langtidssyge trukket fra ISOLA fremgår af nedenstående figur. Arbejdstilsynets udvikling viser en faldende tendens fra 2011 til 2013, men i 2014 konstateres der en stigning på i alt 0,8 dage. Stigningen er primært registreret i 2., 3. og 4. kvartal 2014. Arbejdstilsynet har fortsat et sygefravær, som ligger under gennemsnittet for staten, men som desværre er højere end BM s gennemsnitlige niveau. Arbejdstilsynet er opmærksom på den stigende tendens og vil følge udviklingen tæt, og herunder særligt med fokus på det arbejdsrelaterede fravær samt arbejdet med at få sygemeldte hurtigst muligt tilbage til arbejdet igen. 5
Derudover er der opstillet et mål for ansatte i fleksjob. Her var målet at arbejde for at fastholde antallet af ansatte i fleksjob/minifleksjob i 2014 i forhold til 2013. Udtræk fra ISOLA viser, at på de beskæftigelsesordninger som vedrører fleksjob, var der pr. 4. kvartal 2013 ansat i alt 16 personer og i 4. kvartal 2014 ansat 18 personer. Målet anses således som opfyldt i 2014 og målet fortsætter uændret i 2015. ULYKKER OG NÆRVED-ULYKKER I 2014 HU bliver løbende orienteret om anmeldte og undersøgte arbejdsulykker og nærved-ulykker, herunder om de forebyggende foranstaltninger, der træffes som følge af undersøgelsen. Der er i 2014 anmeldt 13 arbejdsulykker og 15 nærved-ulykker. Det er et fald i forhold til 2013, hvor der blev registreret og undersøgt 27 arbejdsulykker og 25 nærved-ulykker. Det kan konstateres, at hovedparten af hændelserne relaterer sig til tilsynsarbejdet. Det fald der er sket siden 2013 er primært sket inden for trafik/brug af bil i forbindelse transport samt vedrørende det fysiske arbejdsmiljø og øvrige. Navnlig er det værd at fremhæve faldet i antallet af ulykker/nærved-ulykker i forbindelse med færdsel i trafikken/ brug af bil. Det er en særdeles positiv udvikling, som der skal arbejdes for at fastholde via en fortsat forebyggende indsats lokalt. Der er ikke sket et fald i forhold til ulykker og nærved-ulykker relateret til tilsynsarbejdet og det psykiske arbejdsmiljø, men der arbejdes på at få nedbragt ulykker og nærved-ulykker via forebyggende indsats lokalt. 60 50 40 30 20 10 0 12 10 8 6 4 2 0 24 18 Ulykkker 25 27 Nærved-ulykker 2012 2013 2014 Nærved-ulykker 2013 Nærved-ulykker 2014 Ulykker 2013 Ulykker 2014 Trafik/brug af bil Tilsyn fysisk arbejdsmiljø Tilsyn psykisk arbejdsmiljø 15 Øvrige 13 6
Samtidig kan konstateres, at flere medarbejdere i Call-centeret har oplevet chikane/ubehagelige opkald, hvor der har været behov for at samle op og instruere medarbejdere i, hvordan sådanne hændelser håndteres. Den lokale opfølgning på hændelserne indebærer således bl.a.: - Instruktion om, at call-center-medarbejdere skal kontakte chef/kollegaer i forbindelse chikane/ubehagelige opkald for at talt sagen igennem, herunder evt. afdække behov for opfølgning ved dennes chef. - Sikring af at besøg hos arbejdsgivere, som ved tidligere besøg har været ubehagelige, fremadrettet planlægges og gennemføres som dobbeltbemandede besøg. - Endvidere har man i TC Øst, som det fremgår af nedenfor under den gode historie arbejdet med at forebygge risici forbundet med social dumping-tilsyn. Det bemærkes, at i der løbet af 2014 er 3 af hændelserne anmeldt til politiet. 7
DEN GODE HISTORIE På SD tilsyn med RUT kontrol, arbejdsmiljø og konflikthåndtering i rygsækken Opgaven med social dumping fylder meget i Arbejdstilsynet, det er vist kun de færreste i tvivl om. I TC Øst fylder opgaven så meget, at vi pr. 1. marts har ændret vores organisering sådan, at vi nu har en SD Task Force, bemandet med 28 tilsynsførende. Opgaven med tilsyn på området for social dumpning har været varetaget siden marts 2012 og i den periode har opgaverne udviklet sig meget. Fra primært at handle om kontrol med RUT registreringer til i dag hvor vi finder lige så mange arbejdsmiljøproblemer på SD-aktioner som vi gør på de kendte B/A aktioner. I TC Øst har vi løbende holdt meget fokus på udviklingen i SD opgaven, og derfor var der heller ikke langt fra ord til handling, da AMO gruppen blev særligt opmærksomme på antallet af registrerede hændelser, relateret til opgaven social dumping. Det blev hurtigt besluttet at gøre noget mere. Noget mere blev til en temadag for alle tilsynsførende som fører tilsyn med SD området. Antallet af tilsynsførende på opgaven på det tidspunkt var så højt, at der blev afholdt to hele dage om emnet. Indholdet på dagen blev til på baggrund af samarbejde mellem ledelse, SD koordinator, repræsentanter fra LU samt tilsynsførende med stor erfaring med opgaverne. Vi landede på et indhold som vægtede tilsynsfaglighed, særlig SD faglighed, juridisk faglighed, ledelsesmæssig støtte og opbakning, egen håndtering af traumatiske hændelser, praktiske tips og tricks omkring brug af tolketjeneste og konflikthåndtering. Sidstnævnte fik vi assistance til fra Politiet. Evalueringerne viste stor tilfredshed, i særdeleshed med at få lejlighed til at arbejde koncentreret med de mange hensyn man skal tage, og de forskellige optikker som er vigtige som tilsynsførende på SD området. Som én udtrykte dét: Opgaverne giver bare så meget mening, men de er (SD tilsynene) også meget, meget anderledes, så derfor er det vigtigt at vi taler om vores oplevelser. Efter SD temadagene blev det klart, at der var behov for, at vi i TC Øst vi arbejdede videre med det man kunne kalde kompetencer til kulturmøder. Dvs., dé særlige forhold som gør sig gældende, når man skal føre tilsyn med virksomheder som har ansatte fra andre kulturer. Derfor har vi i TC Øst netop i marts måned 2015 gennemført et særligt tilpasset kursus med vægtning på netop det: At lære mere om forskellige kulturelle baggrunde og deres betydning for de mennesker vi møder på tilsyn. Selvom den endelige evaluering udestår, er vores foreløbige tilbagemeldinger meget positive 8
NY SAT-AFTALE FOR 2015 Ultimo 2014 blev der i HU vedtaget en revideret lokalaftale om sammenlægning af samarbejdsudvalgt og arbejdsmiljøorganisation i AT med virkning for 2015. Det fremgår af aftale, at der i endnu højere grad er sikret sammenhæng mellem LU og HU bl.a. ved, at der er en arbejdsmiljørepræsentant med fra hvert center. Antallet af arbejdsmiljørepræsentanter i HU er således opnormeret fra 2 til 4 deltagere. BM INTRA OG NYT APV-SYSTEM Det interne arbejdsmiljøarbejde har endvidere i 2014 været præget af, at skiftet fra gammelt intranet og gammelt APV-system. Faktisk har det gamle intranet og APV-system ikke fungeret optimalt siden juni 2014. Derfor har 2. halvår 2014 været præget af manglende systemunderstøttelse ift. registrering af APV-opgaver, frister for løsning og evaluering m.v. Det har vanskeliggjort det løbende APV-arbejde og muligheden for, at medarbejderne kan følge indholdet i APV-handlingsplanen. Men pr. 12. januar 2015 gik det nye BM Intra i luften og samtidig blev der åbnet for det nye APV-system. Siden har de enkelte centre arbejdet på at få registreret alle aktuelle/igangværende APV-opgaver i systemet. Det betyder, at alle medarbejdere nu via BM Intra har hurtig og nem adgang til at følge APVhandlingsplanerne ved at klikke på det grønne ikon. Samtidig er siden Arbejdsmiljø i AT på BM Intra blevet gennemskrevet og struktureret på en ny måde, der gerne skulle give bedre overblik for alle. Vi vil opfordre alle til at gå ind på siden og klikke på ikonerne for få mere viden om vores organisering, politikker og mål, procedurer for arbejdsmiljøarbejdet samt den løbende kontrol af vores arbejdsmiljøledelsessystem. Endelig er der også et ikon, som henvender sig særligt til dig som medarbejder med vejledninger om særlige risici i Arbejdstilsynet, skærmbriller, Falck Healthcare m.v. ARBEJDSMILJØ- OG SAMARBEJDSUDVALGETS GODKENDELSE Arbejdsmiljøredegørelsen er udarbejdet af de interne arbejdsmiljøkoordinatorer på baggrund af den årlige arbejdsmiljødrøftelse på HU-mødet den 6.februar 2015 og er efterfølgende godkendt af direktionen den 17. marts 2015 og på HU på møde d. 9. april 2015. 9