Aftale om rådgivning og bistand Myndighedsopgaver indenfor Jernbanesikkerhed (sikring, software og spor) 14. juni 2013
Aftale om rådgivning og bistand Indhold 1 Parterne 5 2 Indledende bestemmelser 7 3 Parternes samarbejde 7 3.1 Projektansvarlig hos klienten 7 3.2 Projektansvarlig hos rådgiveren 7 3.3 Udskiftning af medarbejdere hos rådgiveren 7 4 Rådgivningens omfang 7 5 Rådgivningens fremme og ophør 8 5.1 Tidsfrister 8 5.2 Økonomisk ramme 8 5.3 Månedsrapportering 8 5.4 Trafikstyrelsens standsningsret 8 5.5 Samarbejde 9 5.6 Misligholdelse 9 6 Ansvar 9 7 Rådgiverens anvendelse af underrådgivere 9 8 Udlæg 9 9 Udbetaling af honorar og udlæg 10 9.1 Beregning af honorar 10 9.2 Udbetaling 10 9.3 EAN nummer 10 10 Kontrol 10 11 Overdragelse af aftalen 11 12 Generelle bestemmelser 11 12.1 Ophavsret 11 12.2 Arbejdsklausul 11 12.3 Habilitet 12 12.4 Tvister 12 12.5 Tavshedspligt 12 12.6 Forsikringspligt 13 12.7 Meddelelser 13
Aftale om rådgivning og bistand 13 Supplerende bestemmelser 13 14 Underskrift Fejl! Bogmærke er ikke defineret.
5 Aftale om rådgivning og bistand Journal nr.: Dato: 14.06.2013 1 Parterne Mellem Trafikstyrelsen Edvard Thomsensvej 14 DK-2300 København S og Rådgivers navn: Rådgivers adresse: Rådgivers CVR nr.: I det følgende kaldet rådgiveren er der indgået følgende aftale om rådgivning og bistand (i det følgende samlet betegnet rådgivning ).
7 Aftale om rådgivning og bistand 2 Indledende bestemmelser For rådgivningen og bistanden (i det følgende betegnet rådgivningen ) gælder "Almindelige bestemmelser for teknisk rådgivning og bistand" af oktober 1989 (ABR 89), idet henvisningerne i pkt. 9.0.1 og 9.0.2 til AB 72 ændres til AB 92. Rådgivningen kan være opdelt i opgaver og kan bestå af flere ydelser. Nærværende aftale erstatter, præciserer eller supplerer bestemmelser i ABR 89. Ved aftale forstås en enkeltaftale, en tillægsaftale, et ændringsskema, en rammeaftale, ATR-skema eller en rekvisition i henhold hertil. ABR 89 og nærværende aftale (inklusive bilag hertil) udgør et samlet aftalekompleks. 3 Parternes samarbejde 3.1 Projektansvarlig hos klienten Projektansvarlig hos klienten er: Kontorchef Lise Aaen Kobberholm, med hvem bindende aftaler kan indgås inden for kontraktens rammer. Daglig kontaktperson hos Trafikstyrelsen er: Civilingeniør Lene Tursø-Finnich. 3.2 Projektansvarlig hos rådgiveren Projektansvarlig hos rådgiveren er: 3.3 Udskiftning af medarbejdere hos rådgiveren Udskiftning af medarbejdere hos rådgiveren, tilknyttet opgaveløsningen, kan alene ske efter forudgående skriftlig aftale med Trafikstyrelsen. Det er en forudsætning for udskiftning af medarbejdere hos rådgiveren, at udskiftningen sker således, at der sikres tilsvarende kompetencer hos den/de nye medarbejdere hos rådgiveren. 4 Rådgivningens omfang Formålet med at styrke myndighedsbehandlingen indenfor fagområderne elektrificering, sikring, software, spor, risikovurdering, geoteknik og konstruktioner er at yde den mest kompetente og fagligt kvalificerede behandling af komplekse og større infrastrukturprojekter. Rådgiveren knyttes til Trafikstyrelsens Center for Jernbane som uvildig konsulent. Rådgiveren skal primært yde bistand i forbindelse med løsningen af følgende myndighedsopgaver: godkendelse af assessorteams, tilsyn med virksomheder og assessorer, udstedelse af ibrugtagningstilladelser, anmodning om forhåndsdialog samt tilkendegivelser.
8 Aftale om rådgivning og bistand Rådgiveren skal holde sig løbende opdateret inden for sit fagområde med hensyn til standarder, normer og sikkerhedsregler. Ændringer i rådgivningens indhold og omfang kan ske efter skriftlig aftale med Trafikstyrelsen og ændringen vedlægges nærværende aftale som bilag. Rådgiveren har pligt til straks at underrette Trafikstyrelsen, hvis der under arbejdet opstår tvivl om opgavens forudsætninger, formål eller gennemførelse. 5 Rådgivningens fremme og ophør 5.1 Tidsfrister Aftalen er gældende fra den 15.09.2013 15.09.2015. Kontrakt indgås for en periode på 2 år med option for forlængelse med 2 år. Det vil sige, at den maksimale kontraktperiode er 4 år. Rådgiver skal løse mindre og større opgaver i form af ad hoc rådgivning og sparring, mundtligt såvel som skriftligt, samt deltage møder under godkendelsesprocessen for ibrugtagningstilladelser. For håndtering af mindre opgaver gælder at: min. 80 % af telefoniske henvendelser skal være besvaret indenfor 24 timer. min. 80 % af skriftlige henvendelser være besvaret indenfor 5 arbejdsdage min 80 % af mødedeltagelse skal være muligt med et varsel på mindst 4 arbejdsdage. For håndtering af større opgaver skal rådgiverne adviseres forud, og der skal aftales en tidsplan for løsningen af den enkelte opgave. Rådgiveren er ansvarlig for, at rådgivningen, herunder aftalte ydelser fra eventuelle underrådgivere, leveres inden for de aftalte tidsfrister. 5.2 Økonomisk ramme Aftalens økonomiske ramme er maksimalt DKK 1.700.000,- eksklusiv moms per år. Trafikstyrelsen er ikke forpligtet til at udnytte den fulde økonomiske ramme. 5.3 Månedsrapportering Rådgiveren skal månedligt afrapportere tidsforbrug, økonomisk forbrug og fremdrift i de konkrete opgaver. Månedsrapporteringen skal fremsendes til den daglige kontaktperson senest den 10. i hver måned. 5.4 Trafikstyrelsens standsningsret Trafikstyrelsen er til enhver tid berettiget til at udskyde eller standse rådgivningen og betaler i så fald kun rådgiveren for den rådgivning, der er præsteret indtil udskydelses- eller standsningstidspunktet.
9 Aftale om rådgivning og bistand 5.5 Samarbejde Rådgiveren forpligter sig til at samarbejde med andre af Trafikstyrelsen eventuelt anviste rådgivere. Ved løsning af opgaver af en til flere dages varighed kan Trafikstyrelsen kræve, at rådgiveren løser hele eller dele af opgaverne på Trafikstyrelsens adresse. 5.6 Misligholdelse Ved standsning som følge af misligholdelse, jf. ABR 89, pkt. 8, er Trafikstyrelsen berettiget til at anvende det af rådgiveren udarbejdede materiale. Rådgiveren er forpligtiget til inden 8 dage efter Trafikstyrelsens anmodning herom at udlevere alt relevant materiale til sagens videre forløb. Rådgiveren kan i tilfælde af misligholdelse ikke gøre krav gældende efter ABR 89, pkt. 7.2.1, men udelukkende opgøre sit krav efter ABR 89, pkt. 8.2. 6 Ansvar Trafikstyrelsen hæfter for det erstatningsansvar, som rådgiveren måtte pådrage sig i forbindelse med arbejdet. Styrelsens principalansvar omfatter dog kun rådgiverens almindelige ansvarspådragende handlinger efter Danske Lovs 3-19-2, hvilket betyder, at skaden skal være sket under arbejdets udførelse, samt at skaden skal være indtruffet som følge af rådgiverens forudsigelige handling. 7 Rådgiverens anvendelse af underrådgivere Såfremt det skønnes nødvendigt for rådgivningens udførelse, kan rådgiveren foreslå anvendelse af underrådgivere, specialbistand, mv. Dette skal ske efter aftale med Trafikstyrelsen. 8 Udlæg Der kan som udgangspunkt ikke afholdes udlæg. Er udlæg nødvendig, aftales dette mellem Trafikstyrelsen og rådgiveren skriftligt og særskilt forud for afholdelse af udlægget. Udlæg omfatter direkte udgifter, som Trafikstyrelsen har godkendt som refunderbare, f.eks. bestilte rapporter, tegninger, kort m. v. Udlæg skal kunne dokumenteres ved eksterne bilag fra tredjemand. Udlæg refunderes netto. Udgifter til tjenstlig befordring og rejser, herunder brug af eget befordringsmiddel, samt ophold og fortæring ude, godtgøres efter de for ansatte i Staten gældende regler.
10 Aftale om rådgivning og bistand Udgifter til reproduktion og mangfoldiggørelse af materiale godtgøres kun, såfremt Trafikstyrelsen konkret har anmodet om den pågældende reproduktion eller mangfoldiggørelse, og Trafikstyrelsen forinden har godkendt den af rådgiveren oplyste pris herfor. Eventuelle parkeringsudgifter i forbindelse med ophold i Trafikstyrelsen er ikke refunderbare. Udgifter til kørsel inden for Københavns City område refunderes ikke. 9 Udbetaling af honorar og udlæg 9.1 Beregning af honorar Timesatser for rådgiver er XX DKK pr. time. De tilbudte timesatser gælder ved ubegrænset variation af timeantallet. Timesatsen ændres endvidere ikke ved overarbejde, forskudt arbejdstid eller andet. Timesatsen reguleres én gang årligt hver den 1. januar, første gang den 1. januar 2014, i henhold til ændringer i F.R.I. rådgiverindeks. Rådgiveren honoreres efter regning på grundlag af det opgjorte timeforbrug. Rådgiveren er ansvarlig for, at rådgivningen, herunder aftalte ydelser fra eventuelle underrådgivere, leveres inden for den økonomiske ramme. 9.2 Udbetaling Honorarer og udlæg betales månedsvis bagud efter regning, der sendes til Trafikstyrelsen senest den 10. i den efterfølgende måned på den af Trafikstyrelsen anviste måde. Betalingsbetingelserne er senest 30 dage efter modtagelse af regning. Fakturaer, der ikke er Trafikstyrelsen i hænde senest den 10. i måneden, kommer først med i næste måneds afregning. Alle honorarregninger vedlægges oversigt over de til sagen knyttede medarbejdere med angivelse af timesats samt timeforbrug pr. kalenderdag (eventuelt kopi af edbudskrifter). Rådgiverens statsautoriserede revisor skal gennemgå og attestere grundlaget for udlægs- og honorarberegningen ved aftalens afslutning, såfremt Trafikstyrelsen specifikt anmoder herom. I givet fald refunderer Trafikstyrelsen udgiften til revisorer som følge heraf. 9.3 EAN nummer Trafikstyrelsens EAN nummer er: 5798000893443 10 Kontrol Trafikstyrelsen påser, at rådgivningen er i overensstemmelse med aftalen, og vurderer, om der er overensstemmelse mellem den fakturerede ydelse og den
11 Aftale om rådgivning og bistand udførte rådgivning. Trafikstyrelsen påser, at der kun godkendes fakturabeløb inden for den aftalte økonomiske ramme. For rådgivning, der honoreres efter regning, foretages en vurdering af timeforbruget og fordelingen heraf på medarbejderkategorier. Trafikstyrelsen skal til enhver tid have en ajourført oversigt over faktureret timeforbrug, eksklusive moms. 11 Overdragelse af aftalen Trafikstyrelsen har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter aftalen til en anden offentlig institution eller en institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentlige drives for offentlige midler. Staten indestår for, at vedkommende institution til hvem overdragelse finder sted, opfylder sine forpligtelser i henhold til aftalen. Rådgiveren kan ikke uden Trafikstyrelsens skriftlige samtykke overdrage sine rettigheder og forpligtelser ifølge nærværende aftale til tredjemand. 12 Generelle bestemmelser 12.1 Ophavsret Trafikstyrelsen er berettiget til helt eller delvist at anvende det af rådgiveren frembragte materiale, herunder disponere over det i forhold til tredjemand. Rådgiverens honorar indeholder betaling for denne anvendelse. Trafikstyrelsens ret tilkommer styrelsen, uanset om rådgiveraftalen opsiges eller ophæves før tid. Trafikstyrelsen har eneret til anvendelse af det specifikke resultat af rådgivningen, der er udviklet eller frembragt særligt til styrelsen, uanset karakteren af den leverede rådgiverydelse. Trafikstyrelsen har uindskrænket brugsret til det datamateriale, der ligger til grund for resultaterne. Rådgiveren må ikke uden Trafikstyrelsens forudgående skriftlige samtykke offentliggøre det af rådgiveren udarbejdede materiale. 12.2 Arbejdsklausul Trafikstyrelsen er i medfør af ILO-konvention nr. 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter forpligtet til at sikre, at rådgiveren og eventuelle underleverandører tilsikrer arbejdere løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der i henhold til en gældende kollektiv overenskomst, voldgiftskendelse, nationale love eller administrative forskrifter gælder for arbejde af samme art indenfor vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet udføres. Der skal som reference anvendes en kollektiv overenskomst, der er repræsentativ for, hvad der i øvrigt gælder i Danmark i den pågældende sektor. Rådgiveren forpligter sig til at sikre medarbejdere beskæftiget i Danmark med opgavens udførelse, løn- og ansættelsesvilkår som nævnt ovenfor, og er forpligtet til at orientere de ansatte om de gældende arbejdsvilkår.
12 Aftale om rådgivning og bistand Overholder rådgiveren ikke denne forpligtelse, og medfører dette et berettiget krav fra de ansatte, kan Trafikstyrelsen tilbageholde vederlag til rådgiveren med henblik på at tilgodese dette krav. 12.3 Habilitet Rådgiverne skal for hver enkelt opgave vurdere, om der eventuelt findes habilitetsproblemer for rådgiveren i forbindelse med løsningen af den enkelte opgave. Rådgiveren er underlagt forvaltningslovens regler og principper, og det følger heraf, at rådgiveren er inhabil i forhold til en bestemt sag/projekt i følgende tilfælde: hvis vedkommende selv har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald, eller er eller tidligere i samme sag/projekt har været repræsentant for nogen, der har en sådan interesse, hvis vedkommendes ægtefælle, beslægtede eller besvogrede i op- eller nedstigende linie eller i sidelinien, så nær som søskendebørn eller andre nærstående, har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald eller er repræsentant for nogen, der har en sådan interesse, hvis vedkommende deltager i ledelsen af eller i øvrigt har en nær tilknytning til et selskab, en forening eller en anden privat juridisk person, der har en særlig interesse i sagens udfald, eller hvis der i øvrigt foreligger omstændigheder, som er egnede til at vække tvivl om vedkommendes upartiskhed. I tilfælde af, at rådgiver vurderer sig inhabil eller er i tvivl om sin habilitet, skal rådgiver orientere styrelsens daglige kontaktperson. Styrelsen vil herefter foretage en konkret vurdering af den pågældende interesses karakter og styrke, sagens karakter eller den pågældendes funktioner i forbindelse med sagsbehandlingen/projektet. 12.4 Tvister Tvister afgøres i overensstemmelse med ABR 89. Henvisninger i ABR 89, pkt. 9 til AB 72 30 og 31, erstattes af AB 92 45 og 47. Den omstændighed at der opstår uenighed af nogen art mellem rådgiveren og Trafikstyrelsen, berettiger ikke rådgiveren til at standse eller forsinke opgaven. 12.5 Tavshedspligt Rådgiveren har tavshedspligt i forhold til offentligheden, herunder nyhedsmedierne, om opgaven eller forhold med relation til opgaven. Al pressekontakt varetages alene af Trafikstyrelsen. Rådgiveren pålægges hermed, efter forvaltningslovens 27, stk. 3, jf. stk. 4, tavshedspligt med hensyn til fortrolige oplysninger, som rådgiveren måtte komme i besiddelse af under udførelsen af arbejdet eller i det hele taget under sin tilstedeværelse i Trafikstyrelsen. Tavshedspligten bortfalder ikke efter aftalens/kontraktens udløb. Det er, efter straffelovens 152, jf. 152 a, forbundet med strafansvar at bryde tavshedspligten. Der henvises endvidere til 21, stk. 7-9, i lovbekendtgørelse nr. 488 af 6. maj 2010 om tjenestemænd. Rådgiveren har således absolut tavshedspligt om alle informationer vedrørende Trafikstyrelsen eller specifikke sagsforløb i forhold til eksterne, som rådgiveren måtte komme i besiddelse af eller få indsigt i. Rådgiveren forpligter sig til at
13 Aftale om rådgivning og bistand optræde loyalt i forhold til Trafikstyrelsen og dens opgaver som øverste jernbanesikkerhedsmyndighed i Danmark. 12.6 Forsikringspligt Rådgiveren er forpligtet til at holde sit erhvervsansvar forsikret, medmindre andet er udtrykkeligt aftalt. Rådgiveren har pligt til at sikre, at der til enhver tid i ansvarsperioden er en disponibel dækning på rådgiverens ansvarsforsikring svarende til det i aftalen fastsatte. Om nødvendigt skal rådgiveren for egen regning genoprette forsikringen i henhold til gældende forsikringsvilkår. Kopi af rådgiverens forsikringspolice fremsendes til Trafikstyrelsen, Edvard Thomsensvej 14, DK-2300 København S, Att.: Caroline Tastesen. 12.7 Meddelelser Alle meddelelser mellem parterne om denne aftale skal sendes til parternes officielle adresser, attention: For Trafikstyrelsen: Projektleder: For Rådgiveren: 13 Supplerende bestemmelser Ingen.
14 Aftale om rådgivning og bistand 14 Underskrift For rådgiveren For Trafikstyrelsen København, den... København, den..., Projektansvarlig Lise Kobberholm, Kontorchef... Stempel og underskrift... Stempel og underskrift
Trafikstyrelsens aftale om rådgivning og bistand