Referat af forbundsbestyrelsesmøde den 21. september 2014 Mødet afholdtes i Bowl n Fun Viby startede kl. 11.00. Deltagere: Torben V. Andersen (TVA), Hans Græsvig (HG), Jette Bergendorff (JB), Tom Hedegaard (TH), Leif Hansen (LH), Jan Donde (JD), og Birgitte V. Andersen (BVA). TVA bød velkommen og speciel velkomst til det nye medlem og de nye poster. 1. Godkendelse af dagsorden samt Rigets tilstand a) DIF tilskud 2015 Det formodede tilskud fra DIF i 2015 er fastsat til kr. 2.361.052, hvilket vil sige cirka kr. 138.000 mindre end budgetteret. b) Team Danmark tilskud 2015 JD og sportschef Lotte Olsen har haft møde med Team Danmark den 4. september 2014. Der har de fået en tilkendegivelse på, at DBwF i 2015-tilskud får kr. 1,2 mio., svarende til det beløb, som står i budget 2015. c) Kommunikationsstrategi d) App Vi har modtaget udkast til en kommunikationsstrategi fra Jette Eliassen. Dette tages med som punkt på næste møde i Forbundsbestyrelsen. TVA er blevet kontaktet omkring udvikling af en app til smartphones/iphones vedrørende Bowlingportalen. Desværre må data fra Bowlingportalen ikke gengives, så lige pt. har vi ikke denne mulighed. TVA vender tilbage over for vedkommende og siger til ham, at p.t. må vi desværre ikke udarbejde en app på baggrund af data fra Bowlingportalen, men da kontrakten skal genforhandles i maj 2015, vil vi på dette tidspunkt arbejde for at få flere rettigheder til Bowlingportalen, herunder rettigheder til at gengive data fra portalen, hvorefter vi eventuelt kan vende tilbage til udvikling af app en. Dog vil der ikke være penge i budgettet til udarbejdelse af en app, men frivilligt arbejde er altid velkomment..
e) Bowlingportalen Der mangler udarbejdelse af brugermanualer til de personer, som skal udføre opgaven med Bowlingportalen, ligesom der også mangler registrering af nogle stævner, hvilket der skal følges op på. TH er politisk tovholder vedrørende Bowlingportalen og tager kontakt til Per Henriksen og Kenneth Rugaard for at sikre, at alle de ressourcer, der har stillet deres arbejdskraft til rådighed også har de vejledninger m.m., som de har brug for, for at kunne udføre dette arbejde. 2. Fremtidig mødestruktur og mødeledelse i Forbundsbestyrelsen TVA fortalte om hans tanker vedrørende fremtidige møder, og foreslog, at JD fremover er mødeleder og sørger for, at dagsordenen bliver holdt, og at hvert punkt sluttes af med en konklusion. Resten af Forbundsbestyrelsen tilsluttede sig, hvorefter JD var mødeleder. Fremover vil dagsordenen, så vidt mulig, være delt op i Politiske drøftelser/beslutninger, Sagsbehandling og Orientering. 3. Ekstraordinært repræsentantskabsmøde 30. august 2014 a) Generel evaluering Ud fra de tunge punkter, der skulle behandles på mødet, viste det sig, at når bare alle er godt forberedte, så forløber mødet godt. b) Actionpunkter Opkrævning af det ekstraordinære tilskud fra medlemmerne. (sagsbehandles under pkt. 9) Der er behov for ekstra opmærksomhed omkring lyden, da der desværre har været store udfordringer med lyden fra det ekstraordinære repræsentantskabsmøde. Hvad angår de tekniske faciliteter, vil det være ønskeligt med en mikrofonholder, så vi ikke har headset og håndholdt mikrofon, som ikke er optimalt. c) Overlevering TVA orienterede omkring overlevering fra Per Henriksen til TVA. JD beder Per Henriksen aflevere den eksterne harddisk, som tilhører DBwF, og herefter betragtes overleveringen som afsluttet.
4. Forbundsbestyrelsens fremadrettede ressortområder Medlemmerne i Forbundsbestyrelsen fik tildelt følgende områder, hvor de har det politiske ansvar: Lovudvalget/jura - TVA DM/DT-udvalget - HG Ungdomsudvalget - JB IT/Bowlingportalen TH Økonomi LH Det at have det politiske ansvar betyder ikke, at det er den person, der skal sørge for at arrangementer m.m. bliver gennemført. Det betyder, at det er den person i Forbundsbestyrelsen, som de forskellige udvalg har som kontaktperson til Forbundsbestyrelsen. JD sørger for, at dette bliver synliggjort på hjemmesiden. Vedrørende DM-udvalget tager TVA kontakt til Kim T. Andersen for at få bekræftet, at han tiltræder som formand i udvalget, og herudover skal TVA have oplyst navnene på de øvrige personer, som Kim T. Andersen ønsker at få med i udvalget, da Forbundsbestyrelsen har besluttet, at udvalget ikke kun må bestå af ét medlem, da det er for sårbart. TVA og HG skal udarbejde en drejebog, der fastsætter hvordan kommunikationen mellem formand og næstformand skal foregår, så hvis den ene har forfald, så kan den anden træde til og være opdateret på samme niveau. 5. Politisk/administrative økonomiske godkendelsesprocedurer Forbundsbestyrelsens medlemmer skal sende deres udgiftsbilag til JD, som herefter godkender og sørger for at sende videre til DIF til bogføring og udbetaling. JD sender sine udgiftsbilag til TVA til godkendelse inden bogføring og udbetaling hos DIF. 6. Kvartalsrapporter. Fremadrettet offentliggørelsesstrategi Forbundsbestyrelsen besluttede, at kvartalsrapporter fremover vil blive offentliggjort på hjemmesiden. Det vil give medlemmerne et indtryk af, hvad der er bogført ved udgangen af et kvartal.
Det betyder dog, at vores budgetter skal periodiseres, for ellers vil det nemt kunne give et forkert billede af økonomien, henset til at vores udgifter ligger i klumper hen over året, alt efter hvilke arrangementer der f.eks. er på elitesiden. JD sørger for at få periodiseret budgettet for 2014, og der arbejdes hen imod, at kvartalsrapporter bliver offentliggjort på hjemmesiden fra og med 3. kvartal 2014. Fremadrettet skal udvalgene fremsende periodiserede budgetter, af hensyn til en mere retvisende balance. 7. Status på vakante positioner (herunder bemanding UU) a) Ungdomsleder Ungdomslederen er fratrådt med øjeblikkelig virkning. JB orienterede omkring status med at finde en ny ungdomsleder til DBwF. b) Disciplinærudvalget Der er desværre ikke fundet noget emne endnu. Hvis der kommer en sag til Disciplinærudvalget, inden der er fundet en formand, blev der drøftet, hvordan man skulle behandle sagen. De to øvrige medlemmer må behandle sagen og evt. søge ekstern hjælp i samarbejde med administrationen. c) Lovudvalget TVA tager kontakt og får bekræftet tidligere tilsagn til formandsposten. 8. Årshjul FB møder frem til repræsentantskabsmødet 2015 Kommende møder i Forbundsbestyrelsen: a) Lørdag, den 29. november 2014 kl. 10.00 i Aarhus. b) Søndag, den 11. januar 2014 kl. 10.00 i Aarhus (struktur, årsbalance). c) Lørdag, den 21. marts 2014 i Viborg tidspunkt fastsættes senere. d) Søndag, den 19. april 2014 i Odense kl. 10.00 (repræsentantskabsmødet). e) Repræsentantskabsmøde 9. maj 2015 i Fredericia.
9. Ekstraordinært medlemstilskud i 2015 a) Detailbeslutninger/ Administrativ håndtering Beløbet opkræves for alle medlemmer over 18 år pr. 1. januar 2015. Beløbet opkræves af DBwF hos klubberne, medmindre unionerne har tilkendegivet, at de betaler beløbet for klubberne, så opkræves beløbet hos unionerne. 10. Regnskab VM 2013 Forbundskontoret modtager forsat spørgsmål med relation til budgetoverskridelsen i forbindelse med VM 2013. For at opnå en dybdegående viden, for så vidt angår regnskabet for VM 2013, besluttede Forbundsbestyrelsen at se nærmere på regnskabet fra VM. 11. Ekstraordinær budgetopfølgning pr. 31. august 2014 JD orienterede om enkelte poster på resultatopgørelsen pr. 31. august 2014. Næste budgetopfølgning sker pr. 30. september 2014. 12. Strukturprocessen TVA orienterede om, at der netop har været et yderligere møde i styregruppen. Forløbet er meget positivt, og de er kommet rigtig langt i processen. Referaterne fra styregruppemøderne er tilgængelige på hjemmesiden. 13. Indsatsområder Turneringskoncepter, Børn & Unge, Lempeligere regler På et seminar i januar 2014 vedtog Forbundsbestyrelsen at sætte fokus på ovennævnte 3 punkter. Først skulle der indhentes en del data, og det er der nu taget hul på, og det er valgt at sætte alle tre indsatsområder i gang sideløbende, for at speede processen op. Der er arrangeret et møde med DIF s børn- og ungekonsulent, med henblik på at blive opdateret på hvilke trends, vi er oppe imod med børn og unges idrætsmønstre, herunder at børn i dag ikke er loyale over for deres idrætsgren, men skifter mellem de forskellige idrætsgrene, og alle de andre tilbud der er til børn og unge i dag.
14. Orientering fra udvalgene a) Ungdomsudvalget Ungdomsudvalget har bedt om at få balance igen pr. 30. november 2014, og rettelser af fejlkonteringer kan løbende sendes til JD. b) DT-Udvalget TVA og HG holder snarest et overdragelsesmøde med Allan Jacobsen. 15. Orientering fra Sportschefen Sportschef Lotte Olsen var inviteret med til dette møde, idet Forbundsbestyrelsen har haft et ønske om at mødes med hende for at få status på, hvad der er af tiltag inden for den sportslige organisation. a) Sportslig organisation/talentorganisering Nedenstående er nogle af punkterne fra Lotte Olsens information omkring arbejdet i den sportslige organisation: - Den 21. september 2014 blev der afholdt et forældremøde med ungdomsbruttotruppens forældre, hvor forældrene blandt andet får orientering om, hvad der forventes af dem som forældre. - Der arbejdes med en tidligere integration af ungdomsspillerne med seniorerne, så afstanden mellem ungdoms- og seniorlandshold ikke er så stor, blandt andet ved at ungdommen på sigt skal deltage i nogen af de ting, der gennemføres for seniorerne. - De 2 assistenttrænere for seniorer har fået ændret deres ansættelsesforhold, så de primært er til stede ved samlinger, da cheftrænerne kan varetage de øvrige arbejdsopgaver. - Der vil i 2015 blive sparet på træneruddannelsen til dametrænerne, da det har vist sig, at trænerne har en tilstrækkeligt uddannelsesniveau p.t. - I dametruppen arbejdes der primært i øjeblikket med mere kontinuerlighed i bowlingspillet. - For så vidt angår herretruppen arbejdes der hen i mod VM.
- På grund af nedskæringer og strukturelle omlægninger har det være nødvendigt at fjerne talentchefstillingen. Martin Wozny er stadig ansat som talenttræner i Odense og undomslandstræner med fokus på drengene. - Der fortsættes med 6 talentcentre. - Jette Larsen er udtrådt som træner i talentcenteret i Horsens og i stedet er Jimmy Dan Mortensen indtrådt. - Der fortsættes med 2 talenttrænere på hvert talentcenter. JB bad om, at det blev præciseret, hvilket talentcenter man er tilknyttet, så der er ens retningslinjer i hele Danmark. b) TD Masterplan 2015 d) ATK Der har været afholdt arbejdsgruppemøde med Team Danmark. Masterplanen bliver lavet med afsæt i budget 2015. Torsdag den 25. september 2014 er der et nyt møde med Team Danmark, og inden da skal JD og Lotte Olsen gennemgå budgettallene. Nogen af de ting der er med i masterplanen er: - At få lave fysiske træningsprogrammer til eliten, og fysisk test 2 gange årligt. - At få tilknyttet en diætist, der skal hjælpe spillerne med at finde ud af, hvad der vil være bedst for dem at spise, bl.a. under konkurrencer og hårde træningsperioder. - At uddanne trænerne bedre med hensyn til idrætspsykologi, så der ikke skal en ekstern psykolog med ud til mesterskaberne. Denne arbejdsopgave har været en udfordring, men der er nu sendt en ansøgning af sted, og den er også godkendt. Der er blevet lavet en aftale med en sportsjournalist, som skal stå for at skrive ATK for bowling. Hun har tidligere skrevet ATK i bl.a. badminton. Der er budgetteret med en tidsramme på 300 timer, hvilket der er sat penge af til i budgettet. Noget af researchen vil bestå af spørgeskemaer, interview via Face Time og Skype. Det forventes, at hendes materiale ligger færdig ved udgangen af 2014. Når materialet er færdigt, så skal det overvejes, hvordan det bliver distribueret videre ud til klubberne. Dette kunne evt. være at lave en plan for, hvor mange pro-
cent af klubberne i Danmark, vi skal nå ud til pr. år. Tanken i øjeblikket er, at man starter oppe fra med f.eks. talentcentre, og så går ud efter til bredden. Når projektet er så langt, at det er klar til gennemlæsning af interessenterne, så sendes det også til Forbundsbestyrelsen. Præsentation vedrørende ATK og personerne der er tilknyttet ATK sender Lotte rundt til Forbundsbestyrelsen. 16. Mødeafrunding og evaluering JD undersøger, om vi stadig modtager 10 gratis weekendovernatning hos Scandic pr. år. Disse overnatninger kan bruges i forbindelse med møder eller andre bowlingaktiviteter, hvor man repræsenterer DBwF. Hvis man har punkter, der ønskes medtaget på møder i Forbundsbestyrelsen, skal disse punkter og eventuelle bilag være rundsendt til medlemmerne senest 2 dage forinden, ellers kan det ikke forventes, at punktet vil blive behandlet på mødet. Mødet slut kl. 16:45. Referent Birgitte V. Andersen