Bestyrelsesmøde Ravnsborg 11/06 2013, afholdes i Ravnsborghallen kl. 19.00-21.00 Til stede: Martin, Rogert, Lars, Stefan, Lone, Nicolai Kaas og Betina Afbud: Henrik Hugger Referent: Betina Ordstyrer: Rogert Faste Punkter: 1. Godkendelse af dagsorden a. Nicolai henstillede til, at vi tog de punkter der vedr. ham. Dette er OK 2. Godkendelse af referat sidste møde a. Godkendt 3. Afledte bemærkninger til referatet a. Ingen 4. Meddelelser fra KAB og formand a. Markvandring i. Hænger sammen med pkt. 7 c ii. Er et teknisk ord for et møde med bestyrelsen, om de ting man gerne vil have lavet, som har budgetmæssig indflydelse. F.eks. hvis vi vil have udvidet legepladsen. KAB noterer, og laver sammen med bestyrelsen et udkast til PPV (Planlagt Periodisk Vedligeholdelse). iii. Vi har ingen langtidsplan endnu. Nicolai laver et udkast som bestyrelsen kan starte ud fra. iv. Bestyrelsen skal lave en ønskeliste over det som de mener, der skal laves. Nicolai, vil så gennemgå listen med bestyrelsen se om det hører til i PPV v. Tidsplan: Bestyrelsens ønskeliste skal færdiggøres inden udgangen af juli og vil indgå i budgetplanlægning for 2014, som påbegyndes i august. vi. Hvis man f.eks. ligger ind at maskinparken skal udskiftes om 10 år, om man om 10 år, så finder ud
af, at denne ikke skal udskiftes, så flytter man blot pengene til næste budgetår, så man hele tiden har pengene, hvis maskinparken bryder sammen. vii. Der skal afholdes et budgetmøde med KAB og bestyrelsen. Dette bliver den 7. august 2013, hvor bestyrelsen alligevel har møde kl. 18-21. Lokalet er booket fra kl. 18:00 b. Kommunikation ekstern/intern - Udsat c. Rapportering - Udsat d. Diskussioner på mail - Udsat e. Rekvisitioner - Udsat f. Grøn gennemgang i. Nicolai har i eftermiddags modtaget tegning og referat fra mødet, og videresendt denne til bestyrelsen. ii. Tidsplan kommer senere, fordi Domea og Scandi Byg skal ud og måle hældningerne i nogle af haverne. g. Web-side - Udsat 5. Behandling af forespørgsler / klager mm a. 4 stk. i. Klager/forespørgsler blev behandlet. ii. Afdelingen har ansvaret for bygningerne. Dvs. hærværk på bygningerne, skure o.l., er afdelingens forsikring. iii. Alt indbo er beboerens eget ansvar. b. Proceduren i. Hvad kan bestyrelsen gøre med en klage? Hvor langt går vores beføjelser? 1. Bestyrelsen blev af KAB rådet til at overveje hvilke sager vi gik ind i, og hvilke sager vi sender til KABs jura afdeling. Bestyrelsen skal trods alt bo herude, og være naboer med alle. Det koster et beløb at sende til KABs jura afdeling, som kommer på afdelingens regnskab. Bestyrelsen undersøger priser at tilkøbe den fulde jurapakke. 6. Nyt fra udvalg, arbejdsgrupper og bestyrelsesrepræsentanter a. Sankt Hans bål b. Grønt boligselskab c. Grøn tænketank
d. Organisationsbestyrelsesmøde e. Ekstra skur i. Økonomi 350.000,- incl. moms 7. Økonomi a. Prioritetslån i. Budgetændring b. Byggeregnskab c. PPV Planlagt Periodisk Pedligeholdelse d. KABAS Øvrige punkter: 8. Solceller Rogert a. Ekstra ordinært afdelingsmøde i. Dato 27/6 2013 kl. 18:30-21:30 ii. Nicolai Kaas gennemgik beslutningsgrundlaget fra KAB iii. Rogert gennemgik bestyrelsens vision og ønsker til, hvordan økonomien kan hænge sammen med en udvidelse af aktiviteter og beboer-tilbud. iv. Afstemningstema 1. Beslutningsgrundlaget som fremlagt - skal sammen med bestyrelsens vision og ønsker danne baggrund for formulering af et endeligt afstemningstema. Rogert laver dette. 2. Formuleringen skal indeholde bemyndigelse til at iværksætte og afslutte etablering af solceller indenfor nogle mere eller mindre bredt definerede kriterier. 3. Beboerne skal informeres om, hvordan økonomien hænger sammen og hvilken indflydelse det evt. har på huslejen. 4. Der skal også informeres om størrelsen af forventet indtægt og hvordan den tænkes kanaliseret over og anvendt til aktiviteter og beboer-tilbud (driftregnskab). 5. Der skal optages et lån, og lånet afdrages over 30 år (driftregnskab). 6. Oplysningerne om økonomien laver KAB. 7. Det er ikke nødvendigt med et detaljeret regnestykke af anlæggelsessummen det er
tilstrækkeligt at vise totalsummen (lånebeløbet). 8. Det er vigtigt at der i fremlæggelsen for beboerne fokuseres på, at det ikke er privat økonomien men afdelingens økonomi og udsigten til flere aktiviteter og beboer-tilbud, der er det langsigtede formål med solceller. v. Information udsendes til beboerne senest 7 dage før afdelingsmødet. vi. Orientering omkring lovgivning 1. Der er netop d.d. fremsat et nyt ændringsforslag i Folketinget. 2. Lovforslaget fastsætter årlige puljer for tilmelding til støtteordning. 3. Økonomien og afregningspris for almene boligforeninger er uændret. 4. Forventes vedtaget uændret ved 3. behandling fredag den 28. juni. vii. Økonomi 1. Forbrugerundersøgelse af el-forbrugets fordeling henover døgnet og året, fra forskellige typer husholdninger iværksættes efterfølgende. Det vil give et mere præcist billede af muligt straksforbrug og endelig økonomi (rentabilitet). 9. Legepladser/grundejerforening Lone a. Afstemningstema til ekstra ordinært afdelingsmøde i. Skal vi sige OK til skift af leverandør eller ej? ii. Bede om mandat til at afslutte sagen, med de eventuelle ændringer der vil forekomme omkring projektets gennemførelse. b. Grundejerforeningen er stiftet, ingen konstituering da Køge Boligselskab ikke dukkede op. c. Vi skal melde ind til Henrik Hugger om, hvem der deltager. Dette bliver Rogert 10. Nye punkter til ansvarsliste - Udsat a. Beboermappe b. Booking af mødelokaler i. Bestyrelsesmøder ii. Afdelingsmøder 11. Telefoner Udsat
12. Nilan serviceaftale - Udsat 13. Vagtordning Udsat 14. Ravnsborghallen Høringssvar til lokalplanen a. Denne behandles af fælles grundejerforeningen på deres møde den 24/6 15. Eventuelt a. Der var intet til dette punkt. Referent: Betina