Referat fra afdelingsbestyrelsens møde mandag den 02. august 2017

Transkript

1 Referat fra afdelingsbestyrelsens møde mandag den 02. august 2017 Mødedeltagere: Solveig Isbrand Margit Kjærgaard Morten Egelberg Helle Hardt Friis Bjarne Kristensen Dorte Keller Bentzen Ulla Loren Hansen Henrik Bjørn Hansen Afbud: Lene Seitzberg Helle Eckholdt Merkelsen Referent: Hanne Taulo Formand Næstformand 1. suppleant Ejendomsleder (Udtrådt af bestyrelsen) 2. suppleant Ejendomskontoret Dagsorden: 1. Formalia a. Godkendelse af dagsorden b. Godkendelse af referat fra 7. juni 2017 c. Beboerhenvendelser, skriftlige og personlige 2. Meddelelser a. Fra formanden b. Fra Ejendomskontoret, herunder: Orientering om personalesituationen Igangværende sager c. Fra medlemmer og udvalg d. Fra Miljørådet e. Fra Udvalg 3. Punkter til behandling a. Klubber b. Budgetkontrol pr med opgørelse over planlagt forbrug på planlagt og periodisk vedligeholdelse v. Ejendomsleder c. Orientering /status på køkkenudvalgets arbejde d. Indstilling om udvikling af Avedøre Boligselskab (bilag vedlagt) 4. Evaluering af afdelingsmøde 5. Mødekalender 6. Eventuelt

2 Ad. pkt. 1 FORMALIA a. Godkendelse af dagsordenen Den udsendte dagsorden blev godkendt. b. Godkendelse af referat Referat fra 7. juni 2017 var blevet godkendt pr. mail af bestyrelsen. c. Beboerhenvendelser, skriftlige og personlige En ikke navngiven person mødte op i bestyrelsens åbningstid og var utilfreds med de grønne områder. Ville fremvise en masse billeder. Solveig Isbrand henviste beboeren til Miljørådet. Beboeren efterlod sig ikke navn og adresse. Ad. pkt. 2 MEDDELELSER a. Fra formanden Solveig Isbrand indledte med at fortælle, at Lene Seitzberg er udtrådt af afdelingsbestyrelsen, idet hun ikke kunne afse den fornødne tid længere. Det betyder, at 1. suppleant Ulla Loren Hansen indtræder som medlem i bestyrelsen. Skiltning om boldspil Solveig Isbrand informerede om, at afdelingsbestyrelsen også havde modtaget en beboerklage vedrørende boldspil af mange børn ud for Bymuren 163, hvilket er til stor gene for nogle beboere i området. I den anledning havde Ejendomskontoret sendt en skrivelse ud til hele det involverede område. Efter en drøftelse om skiltning af boldspil konkluderedes, at Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen vurderer om der skal sættes yderligere skiltning op i området Bymuren Hærværk Folkets Plads Solveig Isbrand oplyste, at der havde været hærværk på 2 pullerter på Folkets Plads. Politiet er inddraget. Lejemålet Karetmagerporten 3A + 5A Solveig Isbrand informerede om, at Dagcentret ophører, men Hvidovre Kommune er interesseret i at fortsætte lejemålet. Afdelingsbestyrelsen afventer en henvendelse og en drøftelse med kommunen af, hvad man skal bruge lejemålet til fremover. Udstilling På forrige bestyrelsesmøde blev det aftalt, at Solveig Isbrand aftaler med Forstadsmuseet, hvor den ønskede udstilling kunne placeres i afdelingen. KAB Kurser Solveig Isbrand oplyste om KAB s kursustilbud. Kursusønsker sendes via mail til Solveig. b. Fra medlemmer Grov husordens klage Ulla Loren Hansen havde modtaget en massiv og grov beboerklage over en ung beboer, der var blevet anvist af Hvidovre Kommune ( 108). Kopi af klagen blev udleveret til Solveig Isbrand. Henrik Bjørn Hansen tager kontakt til Hvidovre Kommune i samarbejde med Jes Rønving. Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsens møde mandag den 02. august 2017 side 2 af 6

3 Rundvisning i boligafdelingen Der er aftalt rundvisning i boligområdet lørdag den 26. august 2017 fra kl til med bestyrelsen, Miljørådet, landskabsarkitekt Vibeke Holscher og Henrik Bjørn Hansen samt Jan Gotfredsen. Afbud fra Dorte Keller Bentzen og Helle E. Merkelsen. c. Fra Ejendomskontoret Orientering om personalesituationen Henrik Bjørn Hansen informerede om, at der var ansat 5 personer pr. 1. juni 2017, og at han havde en oplevelse af, at alle var gode medarbejdere. 2 fuldtidsansatte servicemedarbejdere til Ejendomskontoret, 1 fuldtidstids ansat driftsleder til Materielgården samt 2 gartner-afløsere til Materielgården, hvilket der også er budget til. Informerede ligeledes om, at der fortsat er en ubesat stilling som sagsbehandler til Ejendomskontoret, og at der nu pågår en proces med KAB s personale, så stillingen kan besættes efter sommerferien. Igangværende sager Henrik Bjørn Hansen gjorde opmærksom på, at det udendørs projekt i Bødkerporten blev forsinket på grund af tidligere beslutning i den tidligere bestyrelse Stop for Projekter. Det forventedes dog, at arbejdet når at blive udført senest til efteråret I projektet vil man bl.a. hæve kantstenene, som i Karetmagerporten og fjerne skråningerne. P-pladser i Rebslagerporten/Bymuren Henrik Bjørn Hansen meddelte, at landskabsarkitekt Vibeke Holscher havde udarbejdet prisoverslag på parkeringsarealerne på henholdsvis Rebslagerporten og ved legepladsen Bymuren 171. Margit Kjærgaard gjorde i tilslutning hertil opmærksom på, at skitseprojektet skal være klar til fremvisning på Afdelingsmødet (budgetmøde) mandag den 25. september 2017, og hun opfordrede til, at bestyrelsen besigtigede området inden mødet. Krybekældre Henrik Bjørn Hansen informerede om, at de to unge mennesker fra Ejendomskontoret er i gang med at ophænge wire i krybekældrene med henblik på opsætning af trækrør og elkabler til belysning. d. Fra Miljørådet Miljørådets forretningsudvalg har mødt god forståelse med bestyrelsen, landskabsarkitekt Vibeke Holscher og var indstillet på at de skulle udvide deres samarbejde. Til Afdelingsmødet den 25. september 2017 udarbejder Miljørådet en skriftlig beretning med fotos. Margit Kjærgaard foreslog, at Miljørådet får deres egen hjemmeside. e. Fra udvalg Ingen nedsatte udvalg p.t., udover Køkkenudvalget. Ad. pkt. 3 PUNKTER TIL BEHANDLING a. Klubber Der mangler at blive udarbejdet en samarbejdskontrakt med DUI. Der vil blive afholdt indvielse søndag, den Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsens møde mandag den 02. august 2017 side 3 af 6

4 b. Budgetkontrol pr med opgørelse over planlagt forbrug på planlagt og periodisk vedligeholdelse v. Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen gennemgik i store træk budgetkontrollen for juli 2017 og oplyste, at konto 115 viste ingen tegn på alarmerende overskridelser. Konto 116 viste et langt mindre beløb end budgetteret. Gjorde endvidere opmærksom på, at han var i færd med at tilrette langtidsplanen. Margit Kjærgaard havde bemærket store lejetab, hvortil Henrik Bjørn Hansen kunne oplyse, at det vedrørte 14 dages aftalen med istandsættelse af lejemål, og at KAB er bekendt med lejetabet. Margit Kjærgaard ønskede ligeledes oplyst om lægeboligen, i Trædrejerporten er medregnet i lejetabet. Henrik Bjørn Hansen undersøger forespørgslen. Henrik Bjørn Hansen mente også, at lejetabet skulle opdeles i ordinær lejetab og i 14 dages lejetab. c. Orientering /status på køkkenudvalgets arbejde Formanden for køkkenudvalget, Morten Egelberg omdelte skrivelse fra Gert Lindenskov fra KAB af , hvori fremgik, at køkkenprojektet fremover skal køres som et kollektivt projekt. Margit Kjærgaard gjorde opmærksom på, at på det førstkommende Afdelingsmøde skal beboerne have oplyst en tidsplan og økonomiske konsekvenser. Herefter informerede Margit Kjærgaard om, at lånemulighederne er blevet forandret, idet en lang række kommuner nægter at give garanti på lån, der ikke er til ekstraordinære forbedringsarbejder, og det anses køkkenrenovering ikke for at være i alle kommuner. Efter en drøftelse om hvorvidt køkkenrenoveringen betragtedes som renoveringsarbejder eller ekstraordinære renoveringsarbejder, opfordrede Henrik Bjørn Hansen til, at spørgsmålet tages op i Organisationsbestyrelsen, da låneoptagelse altid skal godkendes af Organisationsbestyrelsen. d. Indstilling om udvikling af Avedøre Boligselskab (bilag vedlagt) Margit Kjærgaard havde forud for mødet med dagsordenen udsendt Fremtidens Avedøre Stationsby fra KAB, dateret samt Vision for Avedøre Stationsby af Niels Bjørn, dateret Bestyrelsen drøftede materialet, hvortil den tidligere bestyrelse i Organisationsbestyrelsen oplyste, at de ikke kunne genkende KAB s opsummerede proces med at skabe en vision for Fremtidens Avedøre Stationsby. Henrik Bjørn Hansen redegjorde herefter for, hvad der efter hans opfattelse var udgangspunktet for visionsdrøftelserne og brugte Bykortet til at forklare om visionerne. Oplyste i tilslutning hertil, at der har været afholdt et seminar med bl.a. Niels Bjørn. Så vidt Henrik Bjørn Hansen kunne mindes kom der ingen konklusion ud af seminaret, og mente i øvrigt også, at Hvidovre Kommune skulle tage et medansvar for visionen af Fremtidens Avedøre Stationsby. Herefter var der en livlig debat, hvorefter bestyrelsen konkluderede, at de ville indstille, at Organisationsbestyrelsen skal arbejde videre med Visionsarbejdet, men at bestyrelsen i Syd siger Nej tak til fortætning og frasalg, men Ja Tak til udvikling af Institutionsbåndet og Ja Tak til en afdeling udenfor Stationsbyen. Margit Kjærgaard kunne afslutningsvis meddele, at der en gang årligt holdes et styringsdialogmøde med Hvidovre Kommune, formand og næstformand for de 3 bestyrelser. Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsens møde mandag den 02. august 2017 side 4 af 6

5 Ad. pkt. 4 Ad. Pkt. 5 Ad. pkt. 6 EVALUERING AF AFDELINGSMØDET Punktet blev ikke behandlet. MØDEKALENDER Der er indkaldt til ekstraordinært bestyrelsesmøde den med behandling af eventuelle indkomne forslag til budgetmødet. Se i øvrigt mødekalenderen. EVENTUELT Dorte Keller Bentzen gjorde opmærksom på, at hun fraflytter afdelingen pr Mødet sluttede kl Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsens møde mandag den 02. august 2017 side 5 af 6

6 Mødekalender for Afdelingsbestyrelsen i Syd Dato Tidspunkt Mødetype Sted Deltagere :00-15:00 Rundgang i afdelingen med. Bymuren 105, 1. th. (mødested) Afdelingsbestyrelsen, Miljøråd, Landskabsarkitekt Ejendomsleder og leder af Materielgården :00 xx:00 Budgetmøde for afdelingsbestyrelsen Bymuren 105, 1. th. Afdelingsbestyrelsen, Økonomimedarbejder og Ejendomsleder :00-21:00 Behandling af indkomne forslag til afdelingsmødet Bymuren 105, 1. th. Afdelingsbestyrelsen og Ejendomsleder :00-19:00 Formøde i forbindelse med afdelingsmøde Ejendomskontoret Afdelingsbestyrelsen og Ejendomskontoret :00-22:00 Afdelingsmøde Selskabslokalet Beboere, Afdelingsbestyrelsen m.v. Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsens møde mandag den 02. august 2017 side 6 af 6