Rådsmøde den 6/11 2007 kl. 19:00 i Centerbygningen Rådsmedlemmer til stede: Anders Møller Madsen Jakob Becker Kirkegaard Sidsel Marie Andersen Mark Anderson Birte Martin Anne-Sofie A. Hansen Kenneth H. Larsen (AMM) 20E (JBK) 14A (SA) 19B (MA) 14D (BM) 18A (ASH) 19E (KHL) 11D Rådsmedlemmer ikke til stede: Ingen Beboere til stede: Centerleder Morten 19A Referat Relevant for / Ansvarlig 1. Valg af referent og dirigent Referent: ASH Dirigent: MA 2. Godkendelse af referat fra sidste møde Godkendt 3. Opfølgning på punkter fra sidste møde Brugererklæringer: (Netgruppe generelt) Rådet er usikker på, hvor Netgruppen står på brugererklæringssituationen. Hvem har pt. ansvaret for indhentning og opbevaring af brugererklæringer? Har alle beboere afleveret en gyldig brugererklæring? - Brugererklæringerne bliver administreret af PKS. - beboere har på nuværende tidspunkt afleveret en brugererklæring. Rådet foreslår netgruppen: - at opsøge personer med mail-bokse der er fyldte for at tømme/lukke disse. - at netgruppen deltager i indflyttermødet den 5. oktober. Netgruppen arbejder på en løsning mht. spam. Foreslaget fra netgruppen går på at lukke for alle eksterne mails. Man kan derved stadig skrive ud af kollegiet, men der kan ikke skrives ind på vores mails fra udefrakommende mails. Netgruppen deltager til beboermødet.
Havedagen: Er afholdt forløb fint. Vaskerisystem: BM har kontaktet inspektørerne uden at kunne komme videre. Rådet overvejer om vi skal til at bruge terminalen, da denne virker. Det er dog usikkert hvorvidt der stadig er bøde på systemet. AMM kontakter Insp. og Electrolux. - Der har været problemer med internetsiden www.vasketur.dk, hvor man fremover skal reservere vasketider. Elektrolux er kontaktet og vil forsøge at udbedre fejlen. Indtil da foregår reservation via terminalen. Forbrugsmålere på kollegiet status: Techem melder klar til at måle på signal om ca. 14 dage. Herefter vil der være en periode med test af systemet. Selve forbrugsmålingen forventes officielt at kunne starte 1/1-08., AMM AMM Med hensyn til at bypasse ventilationsanlæggene og lamperne uden for hoveddørene så strømforbruget ikke fejlmåles, er PKS i gang med at indhente et tilbud. - Techem arbejder i øjeblikket på dette. Huller i haverne: - Hullerne bliver lukket i nærmeste fremtid., MA Opdeling af containerplads: - se punkt 5. Vedtægtsændring: Rådet kommer til beboermødet med en vedtægtsændring så det kun er nødvendigt, at to rådsmedlemmer skriver under på sager omhandlende Konto 25. - SA har lavet vedtægtsændring. Den bliver godkendt af rådet, og skal også godkendes til beboermødet. Opdatering af ting der kan lånes af centerlederen: Der er stillet ønske om at listen over ting der kan lånes af centerlederen opdateres på nettet. SA Centerlder -AMM har kontaktet centerlederen Listen vil blive lavet. Kalender på hjemmeside: Der er stillet ønske om at der etableres en kalender på hjemmesiden. - Dette er lavet Meget flot og brugervenligt
AMM kontakter centerlederen, så han også kan ændre i kalenderen. Indtil videre er det kun enkelte der har brugernavn til at ændre i hjemmesiden. AMM, Centerleder Faste dage til hæk-klipning: Det foreslås, at der at der over for inspektørerne fastligges nogle faste terminer hvor kollegiets hække skal klippes. - Dette er indskrevet i den nye inspektørfunktionsbeskrivelse. Rækkerepræsentanter: Rådet er usikker på, hvem der er rækkerepræsentanter for de enkelte rækker. - JBK undersøger hvem der er rækkerepræsentanter. Når det er fastslået hvem der er rækkerepræsentant i hver række, indkalder rådet til et møde hvor arbejdsopgaver ol. vil blive diskuteret. 4. Nyt fra centerlederen Knækket rude i gildesal: - Centerlederen står for udbedring. Der er taget kontakt til inspektørerne det bliver lavet. JBK Centerleder Der bliver fra rådets side af spurgt om man hurtigt kan få udbetalt penge man har lagt ud for konto 25 - og selvfølgelig kan man det! Rådet foreslår at vi skal have bevilget penge til nyt service. Det mangler ikke lige nu, men vi bevilger 500 kr, så der kan blive indkøbt nye vandglas, da de andre er skrøbelige. 5. Nyt fra/til inspektøren Kontaktbog til inspektører: Inspektørerne har måttet indse at systemet ikke fungerer, da der sker mange fejltagelser og forglemmelser fra deres side, og derfor gerne vil stoppe med denne kommunikationsform. - Rådet mener at det kontaktbogen skal have en chance mere. Derfor gøres der et forsøg mere, for at få det til at fungere. Flytte gasbrændervogn til centerskur: Det foreslås at flytte selve gasbrændervognen til centerskuret, således at rækker med egen gasflaske kan bruge vognen. - Dette mener rådet ikke er noget problem, forudsat at de gasflasker der opbevares i rækkerne, opbevares forsvarligt og i rum mærket med Trykflasker Fjernes ved brand. JBK kontakter inspektøren og beder dem flytte vognen til centerskuret. Privat Område skilt på lågen: For at reducere antallet af uønskede personer på kollegiet er der stillet ønske om JBK
at opsætte et Privat område skilt op på lågen mod Gøngehusvej. - Inspektørerne sørger for at sådan et skilt bliver hængt op. Vandskadet gulv i værksted: JBK undersøger hos inspektørerne hvordan et nyt gulv kan etableres. - Inspektørerne anbefaler et vinylgulv, som lægges af en proffesionel. Hul i tag i centerbygning og resulterende fugt i studierum: Hullet er nødtørftigt udbedret, men videre reparation af taget vil ske når vejret bliver bedre. Reparationen har høj prioritet her inden efteråret / vinteren pga. overhængende fare for yderligere vandskader! Sagen afventer. - Inspektørerne sørger for at dette bliver ordnet hurtigst muligt. Container: Det overvejes at udskifte skraldespandene ved centerbygningen til nogle større containere, der kan indeholde de sorte affaldssække der bruges i køkkenet. - Inspektørerne sørger for at disse bliver anskaffet. Maling af tag (hus 19): Taget på hus 19 skal males snarest. Det er blevet malet! Opdeling på containerplads: Vi vil gerne have opdelt i flis, jord, grus og haveaffald. - Inspektørerne foreslår at dette bliver gjort i foråret 2008. Dette synes rådet er en god ide. VVS-mand en søndag: Der er blevet klaget over at der bliver skiftet blandingsbatteri en søndag. - Inspektørerne forklarer at deres vvs-kontakt arbejder på skæve tidspunkter uden ekstrabetaling for arbejde på søn- og helligdage. Bedene mellem parkeringspladserne: Der er afsat penge til at få ordnet bedene mellem parkeringspladserne i dette regnskabsår. Bedene skal graves op og der skal lægges nøddesten eller lign. - Inspektørerne foreslår at dette påbegyndes i foråret. Rådet synes det er en god idé. Bump i kollegiets indkørsel: Bumpene i indkørslen skal udbedres. Der er afsat penge til det i dette
regnskabsår. - Inspektørerne foreslår at dette bliver lavet til foråret. Rådet mener dog at udbedringen af bump godt kan begyndes nu. Oversigt over inspektørernes arbejdstimer på kollegiet: I forbindelse med planen om at lave en opdateret inspektørfunktionsbeskrivelse ønsker rådet indsigt i hvad inspektørerne har brugt de afsatte arbejdstimer her på kollegiet til i det sidste års tid. Rådet beder derfor om at få en kopi af de oversigter over brugte arbejdstimer, inspektørerne ligger inde med. - Inspektørerne laver en års/månedsplan for planlagt arbejde på kollegiet. 6. Nyt fra diverse udvalg Aktivitetsforeningen: Børnegymnastik: Er en succes. Der har indtil videre været omkring 10-15 børn. Go kart: Der forsøges at lave et nyt arrangement. Kanotur: Forsøges også at arrangeres igen. Amerikansk fodbold: Der arbejdes på at arrangere et nyt arrangement, da det planlagte arrangement i efteråret ikke kan gennemføres pga manglende tid hos klubben Golddiggers. Følg med på hjemmesiden www.tkol.dk. Baren: - Har afholdt videoaften for pigerne der var 15-20 stykker. - Arrangerer også julefest, dato og nærmere info kommer på hjemmesiden senere. Netgruppen: - Der er blevet ryddet op i netgrupperummet. Der er kommet flere medlemmer p.t. 7 medlemmer. De vil gerne søge penge til en julefrokost. Rådet bevilger 100 kr pr. mand til julefrokosten. 7. Årsregnskab - Årsregnskabet bliver kigget igennem at rådet inden beboermødet. AMM tager kontakt til Flemming Nivaro ang. eventuelle spørgsmål. 8. Gennemgang af rækkemødereferater Række 5: Rækken ønsker at vide om børnehaven betaler en del af snerydningen på fællesvejen, da nogen i rækken har hørt at det ikke er tilfældet, samt
at det er en ganske dyr post i budgettet. - Børnehaven betaler ikke til snerydning. Rådet tager kontakt til PKS for at undersøge sagen nærmere. Rådet Ingen i rækken er klar over, om der er andre måder at indbetale penge til telefonen end ved at betale kontant til centerlederen. Engang var der tale om at man kunne betale via giro. Er det stadig tilfældet? Hvordan gør man i så fald? (Denne information burde nok være at finde på hjemmesiden) - SA tager konatkt til Centerlederen og spørger om dette vil være muligt administrativt. SA Da der ikke er plads til alle rækkens cykler i redskabsskurene (gælder formentlig alle rækker) foreslår række 5 at der bygges et større fælles cykelskur, eller evt. et overdækket område med mulighed for at stille cykler samt et stativ eller noget, hvortil cyklen kan låses fast. Der bør være god nok plads til, at alle kollegiets beboere kan have deres cykel stående enten i dette fælles cykelskur, eller i et af rækkens redskabsskure. Vi foreslår at rådet i næste rækkemøde-dagsorden beder om tilbagemelding fra rækkerne om, hvorvidt de synes det er en god idé - samt evt. forslag til hvordan et sådant cykelskur skulle bygges; som et aflåst skur eller bare et overdækket område (reserveret til cykler), eller noget tredje. Hvis der er opbakning bag forslaget vil række 5 indhente tilbud på forskellige løsninger og stille et konkret forslag. - Rådet har forskellige holdninger til dette. Konklusionen er, at Kenneth 11D undersøger om det er muligt i forhold til PKS og kommunen. KHL Hvad er status med hensyn til cross-traineren i motionsrummet? - Aktivitetsforeningen arbejder i øjeblikket på at få en ny computer til crosstraineren. Der forventes en løsning inden et par uger. Række7: Beskæring af de to træer mellem hus 14 og 16: Må vi selv gøre det, også i forhold til lokalplan? Anni har spurgt René (inspektøren). Konklusion: Vi må gerne selv beskære træerne, bare vi ikke fælder dem - Rækken må gerne beskære træerne rådet opfordrer at de passer på deres sikkerhed. Række 8: - Referatet gennemgået uden kommentarer.
9. Ansøgninger til konto 25 Række 7 søger 200 kr. til en rækkehavedag - Pengene er bevilget. Bonnerne afleveres hos centerlederen. Rådet søger 150 kr. til gave til Årets Go legianer. - Pengene er bevilget. Bonnerne afleveres til centerlederen. Netgruppen søger penge til deres julefrokost. - Rådet bevilger 100 kr. pr. medlem. Centerlederen søger 500 kr. til service i køkken. - Pengene er bevilget. Havedagsudvalget søger 3100,- til havedagen d. 3/11 07. - Pengene er bevilget. Bonnerne afleveres til centerlederen. 10. Punkter til næste rækkemødedagsorden Havekonkurrence: Havekonkurrencens vindere skal aflevere bonner for afholdt fest til centerlederen senest den 1/2 2008. Netgruppen: Netgruppen søger medlemmer der har styr på Linux. Skriv til netgrp@tkol.dk hvis du er interesseret i at hjælpe, eller bare vil høre lidt mere om hvad netgruppen går og laver. Centerlederstillingen: Centerlederstillingen bliver slået op til start d. 1/1 2008. Så hvis du har brug for et studiejob, du stort set kan klare uden at gå uden for din dør, så kontakt Rådet på raadet@tkol.dk. Rengøringsstillingen: Kunne du tænke dig at tjene enekstra skilling ved siden af studiet, så har du nu muligheden for at blive rengøringshjælp i centerbygningen. Kontakt rådet på raadet@tkol.dk. Indstillingsudvalg: Kollegiets repræsentant i IndstillingsUdvalget har set sig nødsaget til at opsige sin plads. Kollegiet leder derfor efter en ny ildsjæl der kan varetage stillingen. Skriv til raadet@tkol.dk for at få nærmere information om hvad stillingen indebærer. Skraldeskure: - Rådet opfordrer endnu engang til at man lukker skurene af hensyn til rotter. Samt at man ikke skal smide skarpe og våde genstande i skraldespandende. 11. Næste møde
Næste møde afholdes den 4/12 kl. 19:00. Kage: ASH Kaffe og the: SA Referent: AMM Dirigent: MA 12. Eventuelt Velkomstfolder: SA foreslår at der foretages en opdatering af denne. - SA og AMM kigger nærmere til dette. Kageseddel: Rådets kageseddel skal opdateres AMM står for dette, SA, AMM AMM Dette referat er sendt til: Beboerne på Trørød Kollegiet (alle@tkol.dk) PKS (gl@pks.nu ) Inspektørerne (inspektor@tkol.dk)