Statusrapport Implementering af LMS Blackboard på School of Business and Social Sciences, BSS, Aarhus Universitet Perioden marts- oktober 2013 Lars Peter Enevoldsen Forretningskonsulent for LMS AU Studier, Aarhus Universitet d. 1/11-2013
1. Sammenfatning... 3 2. Baggrund... 4 3. Formål... 4 4. Afgrænsninger... 4 4.1. Kortvarigt tidsforløb første fase... 5 4.2. Kun BSS... 5 5. Kilder... 5 6. Organisering... 5 6.1. Nedsættelse af rådgivende board... 6 6.2. Projektteam... 7 6.3. Administrative samarbejdspartnere... 7 6.4. Blackboard som leverandør... 8 6.5. Den lokal Blackboard Support... 9 7. Organisatorisk implementering... 9 7.1. Opstartsmøder... 9 7.2. Uddannelse, træning, manualer og guides... 10 7.3. Administrative processer... 12 7.4. Support flow... 14 8. Tidsplan... 15 9. Blackboard på BSS... 15 9.1. Hosting og samarbejde... 15 9.2. Integrationer... 16 9.3. Funktionel tilpasning og konfiguration... 18 10. Interessenter... 21 11. Kommunikation... 22 12. Erfaringer og perspektiver... 23 13. Efterord... 32 Bilag... 32 Bilag 1: Overordnet implementeringsplan... 32 Bilag 2: Eksempel på referat af opstartsmøde... 33 Bilag 3: Hurtigt overblik over mest typiske support- henvendelser i perioden... 35 Bilag 4: AU BSS Blackboard Integrationer fra Power Point... 36 Bilag 5: Conventions and definitions... 48 Bilag 6: Kommunikationsplan... 55 Bilag 7: Kommunikationsstrategi og kommunikationsplan for Blackboard... 56 Bilag 8: Kommunikationsplan fase 1 og 2... 60 Bilag 9: Uddrag af detailkommunikationsplan fase 2... 63 Bilag 10: Eksempel på plakat i forbindelse med kommunikationsarbejdet... 65 2
1. Sammenfatning Processen omkring og implementeringen af LMS Blackboard på BSS har været kortvarig, men trods sten på vejen, så er resultatet at store dele af BSS 17.000 studerende og omkring 1.500 medarbejdere er overgået til nyt LMS per 1/9-2013. Organiseringen af implementeringsprojektet har været beslutningsdygtigt og hand- lekraftigt, hvilket har resulteret i en målrettet og effektiv proces. Et grundigt forar- bejde, (men hvor man ofte lagde vejen mens man gik ) i at afdække behov og prak- sisser i organisationen BSS studienære miljøer, samt administrative enheder og en tilrettelagt og velgennemført kommunikationsindsats, muliggjorde at uddanne og træne udpegede medarbejdere, så forståelsen af fremtidig praksis i forbindelse med arbejdsgange og brugen af LMS Blackboard blev tilfredsstillende og nyttig. Det har været af stor betydning at samarbejdet med AU IT og AU Studier har funge- ret agilt. Samarbejdet med leverandøren, Blackboard Int. har været præget af stor fleksibilitet - support og sparringsmuligheder har aldrig været langt væk uanset tidspunkt og ugedag. I arbejdet med integrationer til de studieadministrative systemer som Blackboard er slave af, spejles de uhensigtsmæssigheder og eventuelle fejl i STADS, Syllabus og IDM sig i data eller mangelen her på, som fødes ind i Blackboard. Arbejdet med disse udfordringer har givet mulighed for at forbedre datagrundlag, arbejdsproces- ser og best practices. Implementeringsprocessens korte forløb taget i betragtning, har det været af afgø- rende virkning og forudsætning at Blackboard er hostet af Blackboard Int. med en omfattende supportdækning 24/7/365. BSS har valgt at konfigurere og tilpasse brugerfladen af Blackboard med udgangs- punkt i out- of- the- box, for på den måde, at have et fælles grundlag at arbejde ud fra, når brugere af systemet har fået solide erfaringer med systemet. Ligeså er det sket i forståelse for den senere migrering af BSS over på en fælles AU Blackboard plat- form. Bemærk - der skelnes mellem leverandøren Blackboard Int. LMS Blackboard. 3
2. Baggrund Programmet med implementering af Blackbord på Aarhus Universitet ud fra en inkrementel model, hvor implementeringen gradvist udvikles jævnt på de invol- verede områder, blev i februar 2013 ved en beslutning i Uniledelsen ændret til, at hovedområdet Business and Social Science (BSS) fik grønt lys til et intensivt implementeringsforløb frem mod semesterstart i efteråret 2013. Dette forløb var første fase ud af to faser, hvor Blackboard er taget i brug på hele BSS og AU Exe- uddannelserne. Undtaget i implementeringen er dog Cand. Merc- uddannelserne, HA- uddannelserne og AU Herning, som er forblevet på Campus- net eller egen Blackboard installation, men med planlagt overgang til BSS Blackboard installation i fase to til forårssemesteret 2014. 3. Formål Denne rapport har til formål at tegne et dækkende billede af den samlede im- plementeringsproces, som er gennemløbet på BSS i første fase, samt de steder hvor det har været muligt også at give en status på anvendelsen af forskellige elementer af Blackboard. Rapporten vil have for sigte at kunne anvendes frem- adrettet, når yderligere områder af AU står for at igangsætte implementeringen af Blackboard på såvel organisatoriske niveauer, som på de studieadministrative praksisser. Det er ligeså hensigten, at rapporten ved at spejle og beskrive de ud- fordringer, som BSS Blackboard implementering har åbenbaret vil kvalificere arbejdet med at kvalitetssikre data og datastrømme og fremadrettet kan være til gavn for implementeringen af en fælles Blackboard løsning for hele AU. 4. Afgrænsninger Rapportens indhold er afgrænset af to forhold; en tidsperiode på ca. 6 måneder og omhandler udelukkende BSS anvendelse af Blackboard. 4
4.1. Kortvarigt tidsforløb første fase Områder medtaget i rapporten vil være afgrænsede til primært beskrivelser af forløbet, herunder den planlægning som har ligget til grund her for. Tids- perioden afgrænser således muligheden for at medtage nogen reelle erfarin- ger med anvendelsen af Blackboard af for eksempelvis studerende og un- dervisere, idet Blackboard af disse blot har været i anvendelse i et par må- neder. Undtaget herfor er eksempler på statistisk brug af Sitet. 4.2. Kun BSS Yderligere er rapportens indhold afgrænset til brugen af Blackboard på ho- vedområdet BSS. Således vil der ikke være medtaget nogen erfaringer gjort på andre Blackboard installationer i AU regi, ej heller gratis versionen, Course Sites. 5. Kilder Rapportens indhold er tilvejebragt ved interviews, skriftlige bidrag og dokumen- tationer fra Projektleder Rasmus Blok, bibliotekar Solveig Sandal Johnsen, samt ud fra deltagelse i statusmøder og løbende kontakt i perioden fra primo maj til ultimo august 2013. 6. Organisering I det følgende beskrives hvorledes implementeringen af Blackboard organisato- risk blev håndteret i forskellige lag; 1. et rådgivende board (Boardet) 2. et udførende team 3. en række enkeltstående administrative samarbejdspartnere 4. samarbejdet med leverandøren Blackboard Int. 5. den lokale BSS support. Se skitse nedenfor af projektorganiseringen. 5
BSS ledelse Rådgivende Board Udførende projektteam Instutter AU Komm AUL AU Studier AU IT inkl support Blackboard Int. 6.1. Nedsættelse af rådgivende board På BSS blev et rådgivende board sammensat 1. april 2013 ud fra ønsket om at tilbyde relevante repræsentanter for væsentlige interessegrupper på BSS indflydelse og indsigt, samt muliggøre at Boardet smidigt kunne fungere som kanal ind for information og som kanal ud med information til væsentlige in- teressent- grupper. Boardet varetog den overordnede rådgivning for ledelsen af projektet, herunder gav det tyngde og ledelsesmæssig opbakning mht. kri- tiske beslutninger, og som kanal for distribution af instrukser og information ud i forretningen på BSS særligt fora for studieledere, institutledere, sekre- tariatsledere, studienævn og dekanat. Boardet mødes ugentligt og består af følgende medlemmer: o Prodekan Peder Østergaard (formand) o Rådgiver Per Henriksen o Sekretariatsleder Henrik Friis Bach o Studieleder Erik Strøjer Madsen 6
o Centerleder Torben K. Jensen o Studenterrepræsentant Morten Gadegaard Nielsen o Sekretær Lene Hjøllund o Projektleder Rasmus Blok 6.2. Projektteam Teamet blev nedsat pr. 1. april/maj og består af 4 ansatte og 1 ekstern konsulent, med ansvar for udførelsen af arbejde indenfor: Projektledelse, implementering, integrationer, oplæring og systemadministration. Ekstern konsulent er kun til- knyttet 3½ måned. Projektteamet har fysisk siddet placeret ved Center for Un- dervisning og Læring (CUL) på Fuglsangs Allé ved BSS. Teamet har således haft tæt daglig samarbejde internt, herunder holdt ugentlig statusmøde. Denne tæthed i samarbejdet vurderes at have haft afgørende virkning på udvik- ling, sparring og problemløsning i alle faser af implementeringsforløbet. Teamet består af følgende medlemmer: o Projektleder Rasmus Blok o Integrations- koordinator Anders Færgemand Høyer o Implementerings- koordinator Stine Willemoes Kondrup o Kursus- koordinator Merethe Hollen o Applikations- administrator Morten Palsgaard 6.3. Administrative samarbejdspartnere Selvstændige aftaler med samarbejdspartnere blev etableret april/maj, og drejer sig om: o AU IT: Integrationsarbejde til STADS 1, IDM og Syllabus. Følgende har primært deltaget fra AU IT: Udvikler Povl- Henrik Lindhardt IT- konsulent Søren Beuchert 1 Disse tre systemer beskrives under Integrationer 7
o AU Kommunikation: Kommunikation og informering af studerende, undervisere og administration på tryk og på web. Følgende har pri- mært deltaget fra AU Kom: Kommunikationskonsulent Camilla Ransborg Kirkegaard Kommunikationskonsulent Mette Gebauer o AU Studier: Udpegning af relevante BSS- uddannelser til overgang til Blackboard og kontaktperson ved spørgsmål (samt senere kortlæg- ning af grænsedragning mht. ansvar). Følgende har primært deltaget fra AU Studier: Teamleder Mariann Holmslykke o AU Library: Kontaktperson og etablering af biblioteksmiljø på Black- board. Følgende har primært deltaget fra AU Library: Bibliotekar Solveig Sandal Johnsen o AU Career: Kontaktperson og orientering. Følgende har primært del- taget fra AU Career: Karrierekonsulent Ann Cathrine Lebech Hoé 6.4. Blackboard som leverandør Der er etableret bindende aftaler om hosting 2 af Blackboard. Hosting foretages via Blackboard Int.s eget Hosting Center i Amsterdam, der overvåger og leverer 2nd level support 24/7/365. BSS har en såkaldt Diamond- plan, der sikrer 99.9% oppetid, tilstrækkelig lagerplads, høj performance, stort antal samtidige brugere, fuld backup, stor ekspertise og sikkerhed for stabil drift. Aftalen løber pt. indtil 1. september 2014. Følgende har primært deltaget fra Blackboard Int: o Regional Manager Dan Nygren o Projekt manager Tynan Rodger o Hosting Manager Scott Haldane o Integration Manager Stephen Burne 2 Se evt.: http://da.wikipedia.org/wiki/it- hosting 8
o Hosting consultant Arne Grondahl 6.5. Den lokal Blackboard Support Lokalt på BSS er etableret brugersupport igennem den eksisterende infra- struktur på BSS BSS help- og Servicedesk, hvortil to faste fuldtidssupporte- re og en række studentermedhjælpere er frikøbt til decideret support af Blackboard- implementeringen, udfarende support og undervisning, samt hjælp til udarbejdelse af manualer. Aftale om frikøb løber til 1. april 2014. Følgende har primært deltaget fra BSS IT- support: o Supportleder Andreas Heuwinkel o Senior supporter Margit Grønborg o Senior supporter Robert Blemings o Junior supporter Christina Andersen o Junior supporter Kathrine Vendelbo o Junior supporter Rasmus Wærum o Junior supporter Ganesh Ramanandan o Junior supporter Bjarke Rahbek o Junior supporter Martin Thrane 7. Organisatorisk implementering På et ledelsesmøde med institutledere og sekretariatsledere annonceredes det, at projektteamet ville komme på en række opstartsmøder rundt på institutterne i løbet af april. Forinden disse møder var udarbejdet en overordnet implementeringsplan 3. Planen blev udarbejdet baglæns idet bagkanten - semesterstart E2013 lå fast. 7.1. Opstartsmøder Til disse opstartsmøder skulle gerne være studieledere, sekretariatsledere, repræ- sentanter for henholdsvis ansvarlig(e) studiesekretær(er) og repræsentanter for underviserne. 3 Se bilag 1 9
Møderne blev strukturerede omkring den overordnede implementeringsplan, der blev gennemgået og forklaret med henblik på, hvilke større forretningsmæssige æn- dringer det medførte. Møderne gav mulighed for at spørge ind til forskellige forhold og tilkendegive udfordringer som de enkelte institutter umiddelbart kunne identifi- cere 4. Målene for opstartsmøderne var også helt konkret at identificere anvendte LMS er, som på BSS er Aula(A) eller Aula + CampusNet (AC), samt afdække eksisterende praksisser omkring brugen af disse. Herudover skulle afdækkes omfanget af kursusbehov på de enkelte institutter i for- bindelse med indførelse af nye praksisser med ibrugtagningen og anvendelsen af Blackboard, herunder et tre dages systemadministrativt kursus udbudt af Black- board Int. På baggrund af møderne blev udarbejdet lokale implementeringsplaner for de re- spektive institutter. 7.2. Uddannelse, træning, manualer og guides På baggrund af opstartsmøderne blev der udarbejdet differentieret kursusudbud til primært 3 brugergrupper: kursussekretærer (herunder andre interessenter i admi- nistrationen), undervisere og studerende. Kursusudbuddet er udarbejdet af teamet selv, da materialer fra andre kilder ikke vurderes brugbart. Materialerne er løbende justeret og har været udrullet i tre fortløbende bølger: 1) Maj- : kursussekretærer og administration 2) Juni- : Undervisere 3) August- : Studerende. Nedenfor rækken af tilbud: Kursussekretærer o 3- dags- kursus i administration af Blackboard (eng) o 3- timers hands on kursus om kursusadministration (dk) o Online kursus (dk/eng) 4 Se eksempel på referat af opstartsmøde i bilag 2 10
o Fuld manual kursussekretær (dk/eng) o Quick quide til særlige funktioner (dk) o 5- min video- introduktion (dk/eng) o Video- tutorial af alle gængse funktioner (eng/da) o Test- kursus i Blackboard o Book en supporter (dk/eng) Undervisere o 2- dags- kursus i eksemplarisk undervisning (eng) o 3- timers hands on kursus om undervisning i Bb (dk/eng) o Online kursus (dk/eng) o Fuld manual underviser (dk/eng) o Quick quide til kom godt i gang (dk/eng) o 5- min video- introduktion (dk/eng) o Video- tutorial af alle gængse funktioner (eng/da) o Test- kursus i Blackboard o Book en supporter/underviser (dk/eng) Studerende o Fuld manual studerende (dk/eng) o Quick quide til kom godt i gang (dk/eng) o 5- min video- introduktion (dk/eng) o Video- tutorial af alle gængse funktioner (eng/da) o Start- folder (eng) o Fælles introduktioner og præsentationer for rus- studerende og øvrige studerende (dk/eng) Institutter og administrative enheder (ad hoc) o Medarbejder- præsentationer (dk/eng) o Cafe- møder (dk/eng) o Workshops (dk/eng) 11
Kursus- og oplæring- tilbuddene har suppleret hinanden godt, selvom det har over- rasket hvor mange som har ønsket at indgå i det fysiske 3- timers hands- on kursus, idet interessen herfor var yderst sparsom ved besøgsrunderne til institutterne i april måned. Således er +50 kursusadministratorer været igennem, samt +150 un- dervisere. Øvrige undervisere og administratorer har gjort brug af øvrige tilbud. Alle nye studerende er blevet introduceret i forbindelse med RUS- ugen, mens en række eksisterende studerende er blevet introduceret via Instituttet mv. Bemærkning: Der har været en enkelt klage over hands- on- kurset med påstanden om at det var for omfattende og meget mere end blot det basale underviserbehov, som blev gennemgået. Vedkommende blev henvist til en 2- siders quick- guide, og efterfølgende blev der fokus på indledningsvis forventningsafstemning ved kurser- ne. Evalueringerne fra kurserne peger i øvrigt på overvejende stor tilfredshed, men det kan påpeges, at da Blackboard kan meget mere end AULA og Campusnet, kan selv en introduktion virke overvældende på nogle. 7.3. Administrative processer De processer som går forud for leveringen af data ind i et LMS er vigtige at afdække og tydeliggøre for eksempelvis studiesekretærer, idet forståelse for arbejdsgangene fra en studerende indskrives på et studie, til vedkommende optræder som stude- rende på et kursus i Blackboard er en vigtig del af problemløsninger, hvis fejl eller uregelmæssigheder viser sig i Blackboard. Disse arbejdsgange har vist sig så van- skelige at forstå for grupper af særligt administrative medarbejdere, at der er ud- arbejdet fejlsøgningsstier af projektteamet, som kan lette forståelsen for de kerne- processer der eksisterer mellem de forskellige systemer, som er involverede. Fejlsøgningssti i forbindelse med undervisere og studerende 12
13
7.4. Support flow Supporten har for implementeringsprojektet været opdelt i 3 niveauer: 1) 1st level applikationssupport af alle brugerne varetaget af BSS IT- service- desk; 2) 2nd level support varetaget af Blackboard- projektteamet og kursusadministratorer; og 3) 3rd level pædagogisk support af undervisere varetaget af e- læringsgruppen ved CUL. I struktureringen af 1st level- supporten valgte projektet at lægge sig op ad den eksi- sterende support- infrastruktur og - kultur på BSS, da den vurderes velfungerende, hvorfor aftale herom blev etableret med AU IT. Pga. af den korte implementerings- frist og for at forebygge evt. uro, blev det desuden besluttet at frikøbe og dedikere to navngivne og kendte personer som indgang for supporten af undervisere og admini- strativt personale, ligesom der blev frikøbt studenterressourcer som backup forud for og under semesterstart rettet mod alle brugere. Blackboard projektteamet har i samarbejde med disse supportere endvidere forestået mere generel oplæring af support- korpset på BSS, således at alle servicedesk- centre var klædt på til support af studerende og undervisere fra juni/august. Som aftalt i afsnittet om administrative processer er fejlsøgningsstierne udarbejdet med henblik på at yde brugersupport på såvel 1st level og 2nd level. Se ovenfor. Endelig blev det besluttet at imødekomme underviserne og administratorerne med den særlig service book en supporter i den sidste del af implementeringsperioden, således hjælp kunne bringes direkte ud til brugerne i deres eget miljø og hverdag. Basen for 1st level- supporten blev endvidere placeret på CUL i direkte forlængelse af Blackboard- projektteamet, for at give optimale forhold for samspil og videns ud- veksling. Supporten har kunne fanges på mail, telefon og via formular på web 5. 5 Se bilag 3 for et hurtigt overblik over mest typiske support- henvendelser i perio- den 14
8. Tidsplan Som nævnt indledningsvis blev såvel den overordnede implementeringsplan, som de lokale implementeringsplaner udfærdiget fra deadline og bagud. 6 Herudover bemærkes også, at implementeringen af Blackboard løber i to faser, hvor fase to påbegyndes efteråret 2013 og afsluttes ved semesterstart foråret 2014, hvor alle uddannelser på BSS forventes at kunne ibrugtage Blackboard som LMS. 9. Blackboard på BSS 9.1. Hosting og samarbejde Blackboard blev installeret april 2013 i en hosted løsning fra Blackboard Int. i Am- sterdam, først som test- installation, senere fra maj i en fuld produktionsdygtig og et idriftsat setup med test-, staging-, og produktionsmiljø. Blackboard Int. har undervejs leveret sparring, og konsulentbistand særligt i relati- on til integrationerne, men har desuden ydet 2nd level support på implementerin- gen, og står som hosting partner bag driften 24/7/365. Blackboard Int. har desuden været købt ind til 2 indledende og igangsættende kurser om brugen af Blackboard i starten af implementeringsperioden. BSS Diamond plan ved Blackboard Int. udgør deres højeste serviceniveau, både mht. kapacitet og service, og vurderes af Blackboard Int. selv til at udgøre en egent- lig overdimensionering, men blev som udgangspunkt valgt, da det skulle sikres, at der ingen overraskelser skulle være i relation til hostingen. BSS betaler pt. $ 150.000,- årligt for denne all inclusive plan. Samarbejdet med Blackboard Int. har været præget af et kompetent modspil og et team fra Blackboards Int.s side, der alene synes at have haft for øje, at få BSS klar til studiestart. Der er blevet handlet i alle døgnets timer og ugens dage og der er blevet fulgt op, forventningsafstemt og opsamlet på meget kyndig vis, ligesom Blackboard 6 Se bilag 1 15
Int. af egen drift på lignende vis har tilbud råd og vejledning når de har fundet det fornuftigt. Således har der i perioder været faste ugentlige møder med Blackboard Int. i flere spor (implementering, integrationer og drift), som mht. driften fortsætter, og sup- pleret med faste månedlige rapporter, som dokumenterer driften, brugen og evt. support incidents mv. 9.2. Integrationer I samarbejdede med AU IT, er der udarbejdet integrationer mellem Blackboard og STADS, Syllabus og IDM, samt etableret autentificering gennem AUs WAYF- installation 7 : STADS leverer kurserne og de indskrevne studerende. Kurser oprettes direk- te (1 til 1) og ved daglig og natlig indlæsning i Blackboard med tilknyttede fo- relæsnings- og holdaktiviteter. De studerende knyttes til disse kurser både på Hovedkursus samt underliggende forelæsnings- og/eller holdaktiviteter. Studerende tilknyttes kun hvis de figurerer som godkendt på aktiviteterne i STADS. Syllabus leverer holdsætningen af undervisere på de pågældende kurser og underliggende aktiviteter. Koblingen sker direkte ved dagligt og natligt ind- læsning på de eksisterende og kendte STADS kurser og aktiviteter, samt på den splitning af kursusaktiviteter som evt. foretages i Syllabus. Undervisere kobles i integrationen alene ud fra deres unikke AUID. IDM leverer unikke brugere (studerende, VIP og TAP) til Blackboard. De unikke brugere opdateres ved daglig og natlig indlæsning så kun kendte og opdaterede brugerprofiler eksisterer, og håndteres ud fra deres unikke AUID som nøgle. Alle studerende for hele AU (ikke kun BSS) indlæses (med bag- grund i samlæsninger på tværs af fakulteter), mens kun BSS Staff (VIP og TAP) indlæses dynamisk. 7 Se bilag 4 & 5 16
WAYF leverer sikker autentificering af alle brugere vha. eksisterende (ej nyt) brugernavn og password. WAYF- autentificeringen kører dynamisk med kob- ling til de IDM- indlæste brugere, og sikrer single- signon til AUs øvrige WAYF- enablede services (mit.au.dk, ordbogen.com, Scribo mv.). Integrationerne har været funktionsdygtige og idriftsat fra primo juli, og baserer sig på best practice indenfor de pågældende administrative områder, oplyst af admi- nistrationsenhederne selv. Det har dog været nødvendigt at justere og tilpasse inte- grationerne efterfølgende og frem mod semesterstart, grundet uens praksis, afvigel- ser fra best practice og udvidelse af datagrundlag. Justeringen har haft følgende år- sag: STADS: Det har vist sig at nogle steder anvender man sted- koder selvom denne praksis først skal indføres fra kommende semester. Brug af stedkoden tilføjer tal (1,2,3) til de unikke UVA- koder i STADS, hvorfor det har medført tvetydige kursus- id er. Der tages nu højde for denne midlertidige praksisfor- skel, men der skal etableres en bedre praksis på sigt, som integrationen skal tage højde for. Syllabus: Det har vist sig at mange undervisere ikke eksisterer i Syllabus med deres AUID, hvorfor man ikke kan identificere dem i integrationen til Black- board. Arkivet over undervisere i Syllabus opdateres manuelt og på bag- grund af ældre data. Det giver et stort arbejde med at opdatere nye undervi- sere og tilføje deres AUID. I den procedure, hvor AUID manuelt er tilføjet, er det ofte sket på baggrund af copy/paste fra opslag på web mv. Det har med- ført skjulte tegn ( ), som ikke skulle være der. Integrationen tager nu højde for sådanne uhensigtsmæssigheder. Syllabus: Det har vist sig, at man ikke sjældent foretager split eller kopiering af kursusaktiviteterne i Syllabus, for at kunne tilvejebringe personlige ske- maer for kurser med flere undervisere, eller kurser som skal opdeles i aften- eller daghold. Dette medfører at undervisere kobles på (nye) kursusaktivite- ter som kun er kendt i Syllabus, men ikke i STADS, hvorfor de ikke kommer 17
til at figurere i Blackboard. Der er foretaget justering i integrationen, således at split og kopiering af aktiviteter i Syllabus medtages i Blackboard (så længe der ikke foretages ændring i kursusnavn). IDM: Der har vist sig en del samlæsning af undervisningsaktiviteter hen over fakultetsgrænser fx mellem sprogfag på BSS og ARTS. For at sikre at dette kunne foregå i Blackboard, er IDM- integrationen opgraderet til at omfatte al- le studerende på AU, således der frit kan foretages samlæsninger mellem BSS og alle andre fakulteter. 9.3. Funktionel tilpasning og konfiguration I udgangspunktet har det været ønsket fra BSS, at ikke tilpasse på brugerfladen, men at vælge out- of- box, for ikke at indføre andre standarder, som ikke var gennem- tænkte, eller som vil skabe problemer ved senere migration til AU- Site. Endvidere var strategien at vælge out- of- the- box, for derefter at skabe et fælles grundlag for at tage en oplyst diskussion om ændringer og tilpasninger, når alle havde prøvet Blackboard. Det vurderedes ikke muligt, at have en konsensusgivende dialog forud og der var for mange modsigende erfaringer fra Campusnet og AULA- brugen, til at kunne transformeres til en entydig ny standard i Blackboard. Menuer og informationer Om end der er valgt en out- of- the- box løsning på brugerfladen er der tilpasset på navigationsmenuernes benævnelser og der er formatteret indhold deri. Udgangs- punktet for valg af indhold under de enkelte faner har været studierelevans. De en- kelte menupunkter er: My Institution er startsiden og default på Blackboard, hvor der er lagt alle overord- nede services og informationer; Studieportaler My Announcements 18
Browsertest vælg sprogpakke hurtig kontakt til support og login se her Courses er hvor man finder de kurser man er tilkoblede og hvor det er muligt at sø- ge i et kursuskatalog også forudsat at man allerede er logget ind. AUL er en af menuerne, som der mest aktivt er sat ind i bestræbelserne på at yde støtte til undervisningen og give mulighed for undervisere at integrere biblioteks- services til deres kursus i Blackboard. Se menusiden her. I den forbindelse følger her en kortfattet evaluering: Biblioteket har i forbindelse med implementeringen af Blackboard på BSS, konkret bidraget med input i forhold til: Bibliotekets tilstedeværelse på BB, herunder i forhold til upload af e- kompendier (det tidligere ASB har haft en udvidet forsøgsordning med Co- pydan der har tilladt upload af skanninger af bøger i større grad end normalt. Biblioteket har dermed udarbejdet pensumlister med dyblinks til artikelda- tabaser samt uploadet pdf- filer med skanninger af dele af bøger. Denne ser- vice ophører pr. 31-12- 2013. Ordningen erstattes af en ny ensartet Pensum- service for alle institutter på BSS denne service skal integreres i Black- board) Integrationen af plagieringskontrolværktøjet URKUND Bibliotekets øvrige tilstedeværelse med forskellige services Biblioteket har været med i ressourcegruppen for implementeringen. Der har været en løbende dialog mellem Center for Undervisning og Læring (CUL) og AU Library, BSS. Dialogen har især været centreret omkring løsningen af e- kompendium opga- ven samt integrationen af URKUND. E- kompendium opgaven er blevet løst ved at bibliotekets medarbejdere har fået en udvidet adgang til at kunne tilmelde sig kur- 19
ser og dernæst uploade det færdige e- kompendium samt relevante filer. En vejled- ning til dette er blevet udarbejdet internt på biblioteket. Biblioteket har leveret et URKUND plug- in til BlackBoard, der er blevet installeret af CUL. Biblioteket støtter BlackBoard supporten med viden om URKUND i det omfang det har været nødvendigt. Biblioteket er i gang med at få udarbejdet en instrukti- onsvideo til undervisere i brugen af URKUND på BB. Der er opbygget moduler med: Søgning i bibliotekssystemet Søgning i AU Library databaselisten Links til ophavsret for undervisere og studerende Søgetips Spørgetjeneste Links til Mit AU Library (se lån, forny, åbningstider mv.). RSS feeds på kurser og nyheder Der kommer løbende flere moduler til og de er alle samlet på fanen AU Library og tilgængelige for studerende og undervisere til at integrere på de enkelte fag. Pr. 10/10 2013 er der trukket statistik på AU Library fanen, der viser 80-90 daglige unikke besøg (Kilde: Morgen Palsgaard, Application Manager, CUL). AU Carreer er bygget op med tilbud om karrieremuligheder, eksempelvis: Events InterResource for international students Carrer counselling Jobbank CompanyDating AU Carreers side kan ses her Community er et default menupunkt i Blackboard, som er tilpasset på baggrund af et ønske om at kommunikere på tværs af kurser, og for at kunne sende information 20
ud til årgange, uddannelser af særlig relevant karakter og herunder sikre at det kom ud på mail også. Support er menuen hvor der findes adgang til de forskellige materialer og kontakt til support. Menuen indeholder bl.a.: Vejledninger med manualer og quick guides på dansk og engelsk til alle bru- gertyper Support for studerende Pædagogisk support Specielt for kursussekretærer Urkund Antiplagiering med kontakt til speciel support. Content Collection er et tillægsmodul, hvormed brugere har adgang til et fil opbeva- ringssted (file repository), hvor materialer kan opbevares. Opsætning af kursussider i Blackboard Som ved valget af out- of- the- box på brugerfladen, er der ej heller gjort noget for, at skabe eksempelvis institutspecifikke kursusskabeloner tilpasset en studierelevant pædagogisk praksis eller tankegang. Dette eventuelle arbejde afventer erfaringsind- samlinger og en migrering til den fælles Blackboard løsning. 10. Interessenter For at udarbejde en kommunikationsstrategi og målrette kommunikation og de ret- te aktioner, blev de væsentligste interessenter identificerede. De væsentligste interessenter var/er: Lokal ledelse Undervisere Studerende Studieadministratorer 21
Supportorganisation AU IT AU Komm AU Library AU Career 11. Kommunikation En intensiv og massiv kommunikationsstrategi blev lagt i samarbejde med AU Komm, hvor der blev fokus på en bred vifte af kanaler. Inkluderet heri var også en plan for placeringen af fysiske materieler. Som aktioner udmøntet af kommunikationsplanen 8 er der blandt andet udarbejdet et omfattende kommunikationsmateriale af både elektronisk og fysisk karakter på dansk og engelsk. Meget heraf er udarbejdet i samarbejde med AU Kommunikation, særligt det som har fysisk karakter eller er udsendt på mail. Nedenfor rækken af kommunikationskanaler og tiltag: Fysisk o Plakat rettet mod alle (eng) o Plakat rettet mod studerende (eng) o Folder rettet mod alle studerende (dk/eng) E- mail o Mail til alle studerende før sommer (dk/eng) o Mail til alle undervisere før semesterstart (dk/eng) o Mail til alle studerende før semesterstart (dk/eng) o Nyheder i BSS nyhedsbrev (dk/eng) o Mails og projektmateriale til Institutter og administrative enheder (dk/eng) Web (studieportaler og medarbejdere.au.dk) 8 Se bilag 6-9 22