Guide 7 tips til organisatorisk implementering.

Transkript

1 Guide 7 tips til organisatorisk implementering 1

2 Den organisatoriske forankring er vigtig hvis du skal opnå succes med dit BI-projekt. Organisatorisk forankring af Business Intelligence Ved implementering af BI-løsninger sker den optimale forankring ikke ud af det blå. Det kræver en indsats at få slutbrugerne til at tage den nye løsning i brug. Tager du derimod hånd om den organisatoriske implementering øger du også chancerne for at din investering i BI bliver en succes. 2

3 Teknisk vs. organisatorisk implementering Organisatorisk implementering Den organisatoriske implementering består i at få menneskene til at forstå og bruge det nye system. Det er ofte også her, at virksomheder sidder med den Teknisk implementering Den tekniske implementering består i at få BI-løsningen til at fungere i forhold til hvem der skal bruge løsningen og til hvad, hvilke data der skal bruges og fra hvilke kilder. største udfordring. I mange tilfælde sidestilles den organisatoriske del af implementering med brugeruddannelse, hvilket også er en del af det - men der er en lang række andre faktorer, som også spiller ind når man ønsker fuld succes med BI-løsningen. Centrale opgaver består således i at få BI-løsningen konfigureret til at understøtte de nødvendige forretningsprocesser og data, samt at få alle relevante data flytter ind i systemet, altså en datakonvertering. Hertil kommer at udvikle eventuelle integrationer, Det er først når medarbejderne er motiverede til at benytte sig af BI-løsningen og samtidig oplever en forøget forretningsindsigt herved, at virksomheden også kan opnå de forventede fordele af projektet. tilpasninger og udskrifter, som ikke findes i standardløsningen. 3

4 InfoSuite Business Intelligence 7 hurtige tips Få engagerede og glade brugere På baggrund af vores erfaring med implementering af BI-projekter, har vi samlet en liste med 7 vigtige tips til hvordan du sikrer at medarbejderne i din virksomhed tager den nye BI-investering til sig. plads, og det er vigtigt at kende businesscasen og de konkrete forretningsmæssige mål for BI-projektet. Det er afgørende at de involverede i projektet, herunder også slutbrugerne, forstår hvor projektet skal bringe virksomheden hen. Succesfuld organisatorisk implementering kræver at topledelsen går forrest og tydeligt viser at det givne projekt er nødvendigt og givtigt for virksomheden. Ledelsen har således til opgave at skabe en intern forståelse af den berømte brændende platform og få dette budskab bredt ud i organisationen. Men husk - forretningssnak, som ikke giver mening for medarbejderne, er ikke nogen god fremgangsmåde. Det handler helt konkret om at få forklaret situationen, og hvorfor der er brug for forandringen. 1 Strategien skal naturligvis være helt på Tydeliggør målene og ledelsens opbakning projektforløb, ikke mindst når man ønsker at have engagerede brugere i den anden ende. De strategiske målsætninger med BIløsningen samt projektets progres og milepæle skal derfor ikke blot kommunikeres som en kort intern notits, men rettere bredt og ofte. En udførlig plan for implementeringen fungerer som et godt udgangspunkt for den interne kommunikation om projektets faser, og det vil gøre det nemmere for medarbejderne at identificere projektets omfang, interessenter og tidshorisont. 2 Tydelig kommunikation er vigtig i ethvert Skab transparens omkring projektet 4

5 InfoSuite Business Intelligence Inddrag brugerne 3 Som nævnt handler BI-projekter ikke kun om teknik; det er en forandringsproces i organisationen der i en eller anden grad påvirker flere, hvis ikke alle, ansatte. Den største forandring for slutbrugerne ligger ikke i brugen af den nye løsning, den ligger i de ændringer der sker i de daglige rutiner. Ud over at skulle forholde sit til noget nyt it skal mange nu også forholde sig til en ændret hverdag og nye processer. Gør jer det klart fra starten at I arbejder med forandring og ikke kun nyt it. Sørg for at inddrage brugerne så meget som muligt i implementeringen det giver dem mulighed for at præge løsningen til at blive som de ønsker det, samtidig med at det giver dem en form for ejerskab over de nye muligheder. Brugerne interesserer sig for deres arbejdsområder og de motiveres af muligheden for at gøre deres job bedre. Samtidig kan de enkelte medarbejdere og afdelinger være yderst relevante sparringspartnere når der skal testes og valideres data med relation til lige netop deres hverdag. Vi er hos Energi Viborg i gang med en proces internt med at nedbryde vision, mission og værdier i de enkelte selskaber og afdelinger til brugbare nøgletal, der kan understøtte den enkelte afdeling i at følge op på specifikke målsætninger. I den forbindelse ønsker Energi Viborg at sætte strøm til processen og anvende de mange muligheder, et ledelsesinformationssystem som InfoSuite tilbyder. Mette Urup, Økonomichef ved Energi Viborg Implementér i faser 4 Del projektet op i mindre faser og skab wow-effekter og succeser undervejs for at skabe en følelse af fremskridt i projektet. Det er vigtigt at brugerne forholdsvis tidligt i projektet oplever en værdi ved at bruge løsningen. Ved at give plads til løbende justeringer af projektet øges chancerne for at I skaber et meget bedre slutprodukt og sikre, at I rammer målet. Organisationen, og dennes behov, ændrer sig hele tiden, hvorfor implementeringen af en BI-løsning også skal tage højde herfor. 5

6 InfoSuite Business Intelligence møde en vis form for modstand, ligesom også gør sig gældende ved mange andre organisatoriske forandringer. Det er vigtigt ikke blot at afveje eventuel forandringsmodstand og de eventuelle frustrationer ibrugtagningen af en ny rapporteringsløsning måtte medføre. 5 Nye it-projekter kan i nogle tilfælde Giv plads til frustrationer Forandringsvilligheden og eventuelle forandrings-barrierer kan varriere meget fra virksomhed til virksomhed, fra afdeling til afdeling og fra medarbejder til medarbejder. Der bør således tages hånd om konstruktiv kritik i forbindelse med projektets gennemførelse. 6 Uddan brugerne og kommuniker hvad der forventes af dem. Uden træning vil selv den allermest brugervenlige it-løsning ikke opnå fuld succes. Uddan brugerne grundigt For at opnå den bedst mulige effekt bør den interne uddannelse gennemføres ud fra en klar struktur som er inkorporeret i projektplanen. Det at bruge Business Intelligence skal blive en del af firmakulturen, og grundig træning vil hjælpe med til at gøre det til en vane at bruge det. Medarbejderne har de bedst mulige forudsætninger for at tage den nye løsning til sig hvis uddannelsen tager afsæt i den enkeltes brugerniveau samt lige netop de analyser vedkommende skal arbejde med. huske at organisatorisk implementering ikke stopper efter et veludført implementeringsarbejde. Mange BI-løsninger er dynamiske og skalérbare af natur, så de er gearede til at kunne udvides og ændres i takt med udviklingen i brugernes ønsker og krav. 7 Sidst, men ikke mindst, er det vigtigt at Hold fokus på den kontinuerlige udvikling Brugernes løbende oplevelser og ønsker til BI-løsningen bør tages til efterretning for at sikre at brugerne fortsat oplever en værdi i at anvende løsningen. Det er jo en proces i udvikling det her, for hver gang der kommer en ny bruger, har de nogle forskellige ideer og ønsker til, hvordan de gerne vil se en analyse. InfoSuite er meget fleksibel, og man kan tilpasse det til den enkelte bruger. Charlotte R. Geertsen, Direktionsassistent ved Brøndum 6

7 Lad os hjælpe... Succesfuld implementering Gennem 27 år har InfoSuites konsulenter implementeret utallige Business Intelligence-løsninger på tværs af brancher, funktioner og virksomhedsstørrelser. Vi sætter en ære i at levere den helt rigtige BI-løsning, som er tilpasset lige netop din virksomheds behov og Vi sikrer, at du kommer både hurtigt og sikkert i gang med Business Intelligence. som lever op til de forventninger, du måtte have til både software og leverandør. Vi hjælper med den organisatoriske forankring Vi hjælper jer med at få InfoSuite bredt ud i organisationen og med at få det taget i brug hos den enkelte. Vi tilbyder effektiv uddannelse og skarp rådgivning på hvordan I får projektet helt i mål - og lidt længere. 7

8 InfoSuite Business Intelligence & Budget Kontakt os Merkurvej 1K, 8. sal 7400 Herning