rersyning BORNHOLMS Årsberetning 2013 Program for intern overvågning Bornholm Vand A/S Cvr. Nr. 3158 2083 Program for intern overvågning
Vand AIS Æ:vhcrcoung 20! 0_Pi-ogram for intern o I efl ågning Indhold i Indledning 2 2 Ledelseserklæring 3 3 Beskrivelse af program for intern overvågning 4 3.1 Overvågningsprogramrnet 4 4 Foretagne kontroller 5 4.1 Konklusion på årets kontroller 6 5 Oversigt over udestående mellemværender med kommuner 6 6 Oversigt over afriklede mellemværender med kommuner 6
J and AIS Å,:vberetning 20! 0_Programfor bue//i oi en âgn ing April 20!3 Denne årsberetning er kommet i stand i forbindelse med vandsektorens lovplig tige krav til udarbejdelse af årsberetninger vedrørende de interne overvåg ningsprogrammer. Indledning Vand AIS skal i medfør af vandseklorloven etablere et program for intern over vågning. Programmet skal i medfør af loven medvirke til, at Vand AIS ved afta leindgåelse kun varetager egne økonomiske interesser og ikke andre selskabers eller interes senters interesser. Det er i vandsektorloven bestemt, at aftaler skal indgås på markedsvilkår aftaler skal foreligge skriftligt på aftaletidspunktet For kommunalt ejede selskaber gælder der imidlertid særlige bestemmelser. Koncerninterne ydelser fra et fælles seiwiceselskab må alene faktureres på grundlag af kostprisen. Koncern oversigt Regionskommune Forsyning AIS I I I Vand AJS Spildevand A/S Varme A/S SeMceA/S Den koncerninterne kostpris er for 2013 på kr. 315 1cr. hvilket er en pris der ligger en del un der de timepriser vi kender i markedet. Alle medarbejdere er ansat i Service AIS, det betyder at Vand AIS køber arbejdskraft, efter behov, af Service AIS til en timepris å 1cr. 315. Der skal på grundlag af programmet udarbejdes en årsberetning, som indeholder: 3
Vand A/S Å,:beretning 2010_Program Jbr intern oven ågning April 20/3 en beskrivelse af programmet, en beskrivelse afprogrammets gennemførelse, herunder den foretagne kontrol med over holdelsen af programmet, en oversigt over selskabets udestående mellemværender med kommuner opgjort inkl. renter på tidspunktet for offentliggørelse af årsberetningen, og en oversigt over de mellemværender, der er afviklet helt eller delvist på tidspunktet for offentliggørelse af årsberetningen, jf. bekendtgørelse om afvikling afmellemværender mellem kommuner og vandselskaber. Årsberetningen for et kalenderår skal offentliggøres og indberettes til Forsyningssekretariatet senest den 1. maj i det efterfølgende kalenderår. I medfør af bekendtgørelsen om program met for intern overvågning skal årsberetningen være ledsaget af en revisorerklæring. 2 Ledelseserklæring Ledelsen i Vand AIS har i medfør af vandsektorloven og den tilhørende bekendt gørelse nr. 298 af 25. marts 2010, etableret et program for intern overvågning. Nærværende årsberetning omfatter perioden I. januar - 31. december 2013. Vi skal hermed erklære, at: årsberetningen for perioden 1. januar 31. december 2013 er udarbejdet i overensstem melse med vejledning om internt overvågningsprogram efter vandsektorloven dateret april 2010. det endelige program er igangsat den 1. juli 2010. Det er ledelsens opfattelse, at Born holms Vand AIS i perioden op til færdiggørelsen af programmet har efterlevel de samme retningslinjer, som er endeligt formaliseret ved programmets endelige vedtagelse den 26.06. 2010. programmet for intern overvågning har i perioden fra vedtagelsen den 26.06 2010 funge ret som beskrevet i denne årsberetning. Rønne, den 26. 04. 2014 direktør Hansen 3
J and AIS Årsberetning 20 10_Program for intern oven ågning 3 Beskrivelse af program for intern overvågning Efter vandsektorloven skal vandselskabers aftaler om køb og salg indgås skriftligt på mar kedsvilkår. Formålet med, at aftaler skal indgås på markedsvilkår, og at dette skal overvåges internt, er at sikre det grundlæggende princip, at Vand AIS aftaler alene skal varetage sel skabets egne interesser og ikke indebærer diskriminering af kunder eller leverandører. Virksomhederne skal drives omkostningseffektivt, og reglerne om intern overvågning skal forhindre, at der overføres midler til interesseforbundne virksomheder gennem accept af for høje priser ved indkøb eller for lav prissætning afvandselskabets egne produkter. Vand AIS skal med afsæt i ovenstående udarbejde et internt overvågningspro gram med en beskrivelse af de forholdsregler og procedurer, der kan sikre, at aftaler bliver indgået på de nævnte betingelser. Overvågningen omfatter foruden selve programmets etab lering også en efterfølgende kontrol af, at selskabets konkrete aftaler rent faktisk opfylder de nævnte krav. Vand AIS har iværksat følgende tiltag: Etablering af et overvågningsprogram med en tilknyttet kontrolprocedure for at sikre af taleindgåelse på markedsvilkår. Fortsat løbende drift afovervågningsprogram med tilknyttet kontrolprocedure for at sikre aftaleindgåelse på markedsvilkår. Procedure for sikring af dokumentation for, at væsentlige aftalers priser og vilkår kan dokumenteres. Det interne overvågningsprogram omfatter i henhold til vandsektorloven alene vand- og spildevandsselskaber. Vand AIS har imidlertid besluttet, at det interne overvåg ningsprogram omfatter alle selskaberne i Forsyning AIS 3.1 Overvågningsprogrammet Det interne overvågningsprogram er integreret med Vand AIS indkøbs- og ud budspolitikker. Det interne overvågningsprogram består af en manual godkendt af ledelsen, som beskriver selskabets overordnede politik for indgåelse af aftaler og detaljerede politikker for underom råder. Der er udpeget en overvågningsansvarlig, som løbende påser, at programmet følges. Programmet beskriver endvidere, hvilke dokumentationskrav der forventes at være opfyldt ved aftaleindgåelser, og hvilke interne kontrolprocedurer, der er til løbende og opfølgende kontrol af programmets overholdelse. Til brug for opfyldelsen af programmet er der udviklet et særligt arkivsystem som sikrer, at der kan gennemføres såvel løbende som opfølgende kontrol af indgåede aftaler. Ligesom der er udviklet et standardiseret kontrolskema, som medarbejderne skal udfylde i forbindelse med aftaleindgåelse. 4
Vand A/S Åi:hcretning 20! 0_Program for intern o i en ågning Det interne overvågningsprogram indeholder endvidere retningslinjer for, hvorledes medar bejderne informeres om deres ansvar i forbindelse med det interne overvågningsprogram. Selve programmet er tænkt som et dynamisk program, som løbende skal udvikles i takt med, at der opnås erfaring med dets anvendelse og integration i virksomheden. Der er i dag systemer som har stor integration/sammenhæng med andre systemer. Disse sy stemer kan vi først udbyde på det tidspunkt hvor vi finder at der findes udbydere der kan kla re håndtering af det enkelte systemkrav samt integration til andre systemer. Som eksempel kan nævnes afregningssystem, regnskabssystem samt automatiske bankoverførsler. 4 Foretagne kontroller I henhold til det interne overvågningsprogram for Vand AIS er der foretaget føl gende kontroller i løbet afperioden fra 1januar til 31. december 2013. Løbende kontrol Der er foretaget løbende kontrol ved alle aftaleindgåelser med en aftalesum på mere end 100.000 kr. Ved den løbende kontrol er det sikret, at alle aftaler er indgået skriftligt. Ved kontrollen er det endvidere påset, at der forud for aftalernes indgåelse er foretaget en begrundet forretningsmæssig vurdering som sandsynliggør, at aftaler indgås på markedsvil kår med henblik på at sikre, at Vand AIS har opnået de bedst mulige priser og vilkår. Den forebyggende kontrol, hvor oveiwågningsansvarlige skal påse at aftalerne udsættes for den korrekte udbudsform, er i perioden ikke foretaget af overvågningsansvarlige, men i ste det foretaget af de enkelte aftaleansvarlige. (her tænkes på udbud, licitation, underhåndsbud, annoncering m.v.) Opfolgende kontrol Der er foretaget opfølgende kontrol af indgåede aftaler. Kontrollen, som gennemføres årligt har omfattet aftaler indgået i perioden samt løbende afta ler. Kontrollen er gennemført ved stikprove. Der udtages i medfør af det interne overvågnings program 6 aftaler til kontrol. Med en samlet værdi af kr. 3.025.000 De 4 aftaler drejer sig konkret om Vandledningsarbejde, der er også udført kontrol af målerndskiftning 2013 dvs. køb af måler udbudt i 2012 og vvs arbejdet udbudt i 2013 værdi 1.869.000kr. Ved kontrollen påses, at indgåede aftaler er tidssvarende, samt at effektueringen af aftalerne er sket i overensstemmelse med det interne overvågningsprogram. Vi har før denne oven ågning er trådt i kraft lavet en rammeaftale, med en entreprenør, vedr. reparation og vedligeholdelse af ledninger samt mindre gravearbejder. Denne aftale fornys hver 4. år gennem udbud og licitation. 5
Boruholnis Vant! VS Åiçbe retning 20! OProgrcnn for intern ol en Ygning April 20!3 Kommunale aftaler Der er i medfør af Forsyningssekretariatets vejledning om intern oven ågning indhentet en revisorerklæring fra Regionskommunes revisor, som dokumentation for, at ydel ser omfattet af bekendtgørelse nr. 1468 af 16. december 2009 og bekendtgørelse nr. 1102 af 17. september 2010 er faktureret til kostpris. 4.1 Konklusion på årets kontroller De interne kontroller i Vand A/S har ikke givet anledning til bemærkninger. 5 Oversigt over udestående mellemværender med kommuner Vandselskaber skal i medfør af bekendtgørelse nr. 319 af25. marts 2010 årligt indberette en status over selskabets udeståender med kommuner. Oversigten over udeståenderne skal være opgjort, inklusive renter, på tidspunktet for offent liggørelsen af nærværende årsberetning. Gælden i skemaet nedenfor er opgjort den 3 1.12.2013. Åsets afdrag udgjorde 0 1kr. Og ren ten udgjorde 0 tkr. Ved mellemværender forstås alle tilgodehavender mellem henholdsvis kommune og selskab, som ikke skyldes forsyningsleverancer Tilgodehavender Selskab Kommune (selskab) Gæld (selskab) I Bornholng.v Vand A/S I Bornhobns Regionskommune 0 tkr. 0 tkr. 6 Oversigt over afviklede mellemværender med kommuner Vandselskaber skal i medfør af bekendtgørelse nr. 319 af 25. marts 2010 årligt indberette en status over selskabets helt eller delvist afviklede mellemværender med kommuner. Oversigten over udeståenderne skal være opgjort, inklusive renter, på tidspunktet for offent liggørelsen af nærværende årsberetning. Ved mellemværender forstås alle tilgodehavender mellem henholdsvis kommune og selskab, som ikke skyldes forsyningsleverancer. Afviklede tilgodehavender Afviklet gæld Selskab Kommune (selskab) (selskab) Vand A/S Regionskommune 0 tkr. 0 tja. 6