Quick Guide for Hosted Omstillingsanlæg (Publiseret af ipvision februar 2014) Introduktion til ipvisions Hostede Omstillingsanlæg Vi har bygget hosted omstillingsanlæg i snart 10 år og vi er stolte af at kunne tilbyde jer den samlede pakke - Kvalitet, fleksibilitet, sammenspil og intuitivt design. Guiden her vil tage jer med omkring emner som vi mener er relevante, både i forbindelse med opstarten af vores hostede omstillingsanlæg, men også den daglige brug. Kom godt i gang Det er vigtigt at I kommer godt i gang med jeres nye hostede omstillingsanlæg så vi har lavet en lille tjekliste med punkter som du bør gennemgå i forbindelse med opstarten. Denne tjekliste er medvirkende til at jeres medarbejdere får en god oplevelse fra første dag I tager vores løsning i brug. Ferie & Helligdage (Side 4) Som udgangspunkt har vi ikke oprettet jeres ferie- og helligdage, så dem skal I selv oprettet. Medlemmer i kø erne (Side 8) Vi har oprettet alle jeres ip telefoner som statiske medlemmer i alle kø er og jeres mobiler som dynamiske medlemmer i alle kø er - Jeres opgave er at fjerne ip telefoner og mobiler fra de kø er de ikke skal være medlemmer af samt logge mobilerne ind i de respektive kø er. Udlevering af guider og manualer For at gøre det nemt for jeres brugere har vi lavet danske guider til brugen af ip telefoner og mobiler, men I har også mulighed for at sende de komplette manualer til jeres brugere. Gå til www.ipvision.dk for at finde quick guides og manualer efter behov Opsætning af knapper (Side 10) For at gøre brugen af brugerenes nye ip telefoner så nem og overskuelig som mulig anbefaler vi at I allerede nu sørger for at brugerenes knapper er konfigureret - telefonernes knapper kan bruges til indtræk, speeddial og meget mere. Adgang til APP for iphone & Android (Side 12) Hvis jeres brugere skal have adgang til vores app skal de først oprettes i forbrugsoversigten.
Indholdsfortegnelse Introduktion Side 1 Kom godt i gang Side 1 Log ind på Virtualpbx Side 2 Virtualpbx overblik & menu Side 2 Opsætning af åbningstider Side 3 Opsætning af ferie- og helligdage Side 4 Ændring af velkomstbeskeder Side 5 Ændring af musik Side 5 Tilpas brugere Side 5 Tilpas velkomst- og tastselv menu Side 8 Tilpas kø'er Side 8 Ændring af knapper Side 10 Voicemail Side 11 Genvejskoder Side 11 Log ind i forbrugsoversigten Side 12 Se forbrug Side 12 Opret brugernavn og app adgang Side 12 Log ind på virtualfax Side 14 Opret faxafsender Side 14 Ændring af faxmodtagelse Side 15 Afsend en fax Side 15 Kontakt support Side 16 Kontakt kundeservice Side 16 Kontakt 24/7 hotline Side 16 Kontakt salg Side 16 Virtualpbx Log ind på Virtualpbx Selve administrationen af det hostede omstillingsanlæg finder I på virtualpbx.dk - Link, brugernavn og password er fremsendt til jer i velkomstbrevet. Virtualpbx overblik & menu Når i er logget ind på virtualpbx.dk finder I menu en i vestre side af skærmen. Indstillinger Beskeder & Musikfiler Her kan I lave dine ferie- og helligdagsregler Her kan I ændre jeres velkomstbeskeder inden for åbningstiden, når der er lukket og når der er ferie- og helligdage samt det musik der afspilles når jeres kunder er i kø eller sættes på hold. Lokalnumre & Brugere
Her kan I tilpasse jeres lokalnumre og brugere - I kan aktivere voicemail, optagelse af samtaler, ændre navn, aktivere sammenringning med mobiler og meget andet. Regler Her kan I lave om på regler som vedrører hvad der skal ske når der ringes på et hovednummer, et direkte nummer eller et mobilenummer. Det er her I bestemmer hvad der skal ske ved kald på hovednumret inden for åbningstid, når der er lukket o.s.v. Funktioner Her kan I ændrer indstillinger i forbindelse med tast-selv menu er, I kan lave genvejskoder, oprette en voicemail som bruges når der er lukket, oprette møderum og oprette indtræksgrupper. Kø er Her kan I tilpasse jeres kø er (Også kaldet grupper), I kan vælge reklame beskeder og I kan melde jeres brugere ind og ud af de forskellige kø er. Opkaldshistorik Her kan I finde opkaldsdata samt optagede samtaler som systemet har gemt i forbindelse med de brugere som har aktiveret optagelse af samtaler Opsætning af åbningstider Gå til Indstillinger Tidsstyring aaben-xxx Ovenstående regel siger at denne virksomhed har åbent mandag til torsdag mellem 8.00 og 16.00 samt fredag mellem 8.00 og 15.00 Skal I ændre selve tidspunktet hvor I holder åbent tilpasser I blot dropdown boksen under Time og Minut Skal I tilføje en dag i ugen hvor I har åbent, eksempelvis hver lørdag mellem 12.00 og 14.00 trykker I og tilpasser dropdown boksene således
Når I er færdige med at tilpasse åbningstiderne trykker I Opsætning af ferie- og helligdage Gå til Indstillinger Tidsstyring ferie-helligdag-xxx Som standard har vi udelukkende oprettet 24. december som en ferie- og helligdag. For at oprette en ferie- og helligdag trykker I dropdown boksene og trykker tilpasser Nedenfor kan I se eksempler på hvordan I opretter forskellige regler. Ovenstående regel holder lukket i perioden 31. december til og med 1. januar - Bemærk at I skal lave to regler når ferie- og helligdags perioden bevæger sig mellem to måneder. Ovenstående regel holder lukket i perioden 24. december til og med 26. december.
har lukket og én besked som bruges når i holder ferie- og helligdagslukket. Ønsker I at ændrer dem klikke I på selve besked navnet (aaben, lukket el. ferie-helligdag) Ovenstående regel holder lukket 25. juni fra klokken 16.00 til 29. juni klokken 8.00 - Bemærk at I skal lave tre regler når ferieog helligdags perioden er baseret på både tidspunkter og datoer. Er I i tvivl om hvordan I skal oprette reglerne korrekt er I altid velkommen til at kontakte os med henblik på en gennemgang af reglerne. Ændring af velkomstbeskeder Gå til Beskeder & Musikfiler Beskeder Som standard har vi lavet tre forskellige beskeder til jer - én besked som bruges når i har åbent, én besked som bruges når i Vælger jeres lokalnummer, eller et lokalnummer på den der skal indtale beskeder, og tryk Start Optagelse Systemet ringer nu til det valgte lokalnummer, hvor I får mulighed for at indtale den ønskede besked og trykke # når I er færdig. Husk at det er en god idé at I laver jeres beskeder uden for normal åbningstid, hvor der er stille på kontoret. Ændring af musik når kunder er i kø eller sættes på hold Gå til Beskeder & Musikfiler Ventemusik default-xxx Tryk tryk, find det musik I ønsker at uploade til systemet og Hvis der er musik som I ønsker fjernet fra afspildningslisten trykker I Slet.
Når I har uploaded det ønskede musik samt evt. fjernet musik som I ikke ønsker trykker I Tilpas brugere Gå til Lokalnumre & Brugere Brugere & Lokalnumre Find bruger og klik på lokalnumret Inden I går i gang med at lave ændringer på jeres brugere skal I have en god forståelse af hvordan brugere og lokalnumre er struktureret. Systemet indeholder tre forskellige bruger typer. IP brugere - Brugere som udelukkende har en ip telefon Mobil brugere - Brugere som udelukkende har en mobil telefon IP & Mobil brugere - Brugere som både har en ip telefon og en mobil telefon og som enten virker hver for sig eller sammen. En IP bruger har normalt et 3 cifret lokalnummer og typen er sat til IP En Mobil bruger har normalt et 4 cifret lokalnummer og typen er sat til Mobil En IP & Mobil bruger har både et 3 cifret lokalnummer med typen IP og et 4 cifret lokalnummer med typen Mobil - altså findes der to brugere i systemet, hvis en bruger har både ip og mobil. I feltet Navn kan I indtaste brugerens navn (Dette bruges udelukkende som id i systemet) Ønsker I at tildele et direkte nummer til brugeren (Kan være et fastnet nummer eller et mobil nummer) skal I vælge det i dropdown boksen. For at vælge hvilket nummer der vises når brugeren ringer ud af huset kan I vælge mellem Vis hovednummer eller Vis dette nummer og indtaste det nummer der skal vises ved udgående opkald (Selv om der i systemet står Vist navn ved udgående opkald, skal I gøre det begge steder). Bemærk venligst at hvis I viser et nummer, ved udgående opkald, som I ikke er juridisk ejer af medfører det lukning af jeres hostede omstillingsanlæg uden yderligere varsel.
For at vælge et navn som sendes til dem der ringes til (Bliver vist på modtagerens telefondisplay så længe det er internt) indtaster I blot teksten i feltet Vist navn (Lokalt). Her er valgt en standard bruger uden mobil sammenringning. Her er valgt en bruger hvor der er mobil sammenringning (Multidevice) - Her vil både brugerens ip telefon (Lokal 201) og brugerens mobil telefon (Lokal 2201) ringe sammen. Når der ringes på brugerens direkte nummer og brugerens mobil nummer ringer både ip telefonen og mobil telefonen samme tid. Med sammenringning er ip telefonen og mobil telefonen bundet sammen, men det betyder dog ikke at opkald via hovednumret også ringer på både ip telefonen og mobil telefonen, da dette er defineret på det enkelte lokalnummer i den enkelte kø. Her er ikke valgt voicemail. Her er valgt voicemail og hvor systemet sender en e-mail til brugeren med selve beskeden vedhæftet som en lydfil - på den måde kan brugeren få sine beskeder uanset hvor brugeren er og afspille den. For at undgå at brugere med både ip telefon og mobil telefon skal have flere voicemail bokse kan I, som i dette eksempel, vælge en eksisterende voicemail boks. Ønsker I at jeres brugeres samtaler optages kan I her vælge Optag alle samtaler. De optagede samtaler gemmes som standard i 24 timer, hvorefter de slettes.
De optagede samtaler kan aflyttes direkte i Virtualpbx.dk Opkaldshistorik Optagede samtaler Når I har foretaget jeres ændringer på brugeren trykker I Bemærk venligst at I ikke selv har mulighed for at oprette nye brugere i systemet - her skal I kontakte os. Nye brugere bestilles via www.ipvision.dk/selvbetjening Tilpas velkomst- og tastselv menuer Gå til Funktioner Velkomstmenu er Her kan I vælge mellem de indtalte beskeder (Se kapitel Ændring af dine velkomstbeskeder) I kan også lave en helt ny besked ved at klikke på følge samme fremgangsmåde som under Ændring af dine velkomstbeskeder. og Her kan I vælge hvad der skal ske når man trykke eksempelvis 1, 2, 3 o.s.v. I kan vælge mellem forskellige funktioner under Hvad skal der ske? men som standard skal I vælge Send til genvejskode og vælge enten en bruger eller en gruppe i Vælg. Ingen tastetryk bruges når den der ringer ikke taster noget - her er det oplagt enten at afspille beskeden igen (Vælg Afspil beskeden igen i Hvad skal der ske?), afbryde opkaldet (Vælg Afbryd i Hvad skal der ske?) eller blot sende opkaldet til en gruppe som kan besvare alle opkald (Vælg Send til genvejskode i Hvad skal der ske?). Det er samme fremgangsmetode med Fejl tastetryk.
Tilpas kø er (Også kaldet grupper) Gå til Kø er En kø bruges hvor det kan være nødvendigt at flere brugere skal kunne svare opkald - Eksempelvis kan man, med fordel, lave en kø til salgsafdelingen, hvor alle kald som omhandler salg bliver sendt til og hvor alle brugere i salgsafdelingen er medlem. Kø er er designet således at de kan håndterer statiske medlemmer og dynamiske medlemmer, hvor statiske altid er med i kø en og dynamiske kan logge sig ind og ud af kø en enten via vores app, med en genvejskode eller via pc omstilling. Her kan I vælge om kø en skal ringe til alle medlemmer i kø en eller blot dem som er ledige. Her kan I vælge om dem der kommer i kø får af vide hvilket nummer de er i kø en og hvor tit kø en skal informerer om det. Her kan I vælge en reklamesport - Altså en besked som afspilles hver eksempelvis 20. sekund og, hvor man giver, dem i kø en, nyttig information, gode tilbud eller noget helt tredje. I vælger selve beskeden (Denne skal laves i Beskeder & Musikfiler Beskeder) og et tidsinterval for hvor tit beskeden skal afspilles. Her kan I vælge at give en besked til det medlem af kø en som svarer opkaldet og/eller oplyse denne hvor lang tid opkaldet har ventet i kø en. Funktionen er rigtig smart, hvis man har mobil brugere der er medlem af flere kø er på én gang således brugeren kan få oplyst hvilken kø brugeren svarer opkald for - for brugere med ip telefoner er det ikke så interessant da de kan se på telefonens display hvilken kø de svarer opkald for. Her kan I vælge om samtaler i kø en skal optages.
Her ser I de statiske medlemmer - Aktive medlemmer under statiske kø medlemmer ringer altid i kø en. For at flytte brugere mellem Ikke aktive medlemmer og Aktive medlemmer markerer I brugeren og flytter dem med pilen til venstre eller højre. Husk at som standard er alle ip telefoner tilmeldt i alle kø er som statiske medlemmer - I skal selv fjerne de brugere som ikke skal være med i de enkelte kø er. Her ser I de dynamiske medlemmer - I modsætning til statiske medlemmer ringer Aktive medlemmer under dynamiske kø medlemmer ikke i kø en før brugeren logger sig ind med sin fysiske telefon. For at flytte brugere mellem Ikke aktive medlemmer og Aktive medlemmer markerer I brugeren og flytter dem med pilen til venstre eller højre. Husk at som standard er alle mobil telefoner tilmeldt i alle kø er som dynamiske medlemmer - I skal selv fjerne de brugere som ikke skal være med i de enkelte kø er. Bemærk at de brugere som er dynamiske medlemmer i kø en skal logge sig ind og ud med en kode (Disse koder har I modtaget i dit velkomstbrev) Bemærk også at der ingen pointe er i at fjerne brugere fra dynamiske medlemmer, med mindre det er nødvendigt. Er alle virksomhedens brugere dynamiske medlemmer i kø erne kan de til enhver tid logge sig ind og ud alt efter hvor travlt der er i de enkelte afdelinger. Ændring af knapper (Gælder udelukkende SNOM ip telefoner) Gå til Værktøjer Provisionering Vælg den telefon du ønsker at ændre knapper for Som standard er der oprettet én knap og denne må I ikke ændre på da den bruges som linieknap. For at tilføje knapper trykker I trykker I. og for at slette en knap
I har mulighed for at lave tre forskellige knapper på telefonen. Linie Da alle telefoner er oprettet med min. én linie knap skal I som udgangspunkt ikke bruge denne type, men for de lidt mere avancerede opsætninger kan den bruges til de brugere som skal ringe ud med forskellige telefonnumre - Altså kan I oprettet ekstra linieknapper med hvert sit lokalnummer. Speeddial Speeddials kan I bruge hvis der skal laves genvejs knapper til telefonnumre som er eksterne - Eksempelvis indtaster I 81101010 og navnet ipinion så vil knappen ringe til 81101010 når aktiveret på telefonen. Speeddial bruges også til koder - Således kan du indtaste koden til log ind i en kø, indtrækskoder, viderestilling m.m. Online Status Online Status knapper har 3 spændende funktioner - De viser om en kollega er optaget eller ledig, man kan bruge knappen til at ringe til eller omstille til en kollega og man kan bruge dem til at trække opkald fra en kollega når kollegaens telefon ringer. Teksten I indtaster i Navn er det som kommer til at stå på knappen på Snom 821 og Snom 870. Voicemail Først og fremmest skal man forstå at der er stor forskel på voicemail og mobilsvar - de to produkter kan ikke det samme og de har hvert deres formål. Voicemail kan bruges både på brugeres lokalnumre og som enkelt stående voicemail boks til et hovednummer. Voicemail på brugere giver mulighed for at dem der ringer til en brugers telefonnummer får mulighed for at ligge en besked når brugerens ikke kan svare opkaldet - Når beskeden er lagt sender systemet en e-mail til brugeren med selve beskeden som så kan aflyttes på brugerens smartphone eller på brugerens pc. Når vi laver en mobil om til en ip telefon vælger vi voicemail i stedet for mobilsvar så her skal man være opmærksom på at man ikke kan få en sms når der ligger en ny besked, men får i stedet en e-mail. Genvejskoder Følgende genvejskoder er oprettet på systemet og kan bruges dynamisk på ip telefoner og mobiler samt på telefoners knapper.
910 910 + nummer (Eksempel 91081101010) 920 920 + nummer (Eksempel 92081101010) 930 930 + nummer (Eksempel 93081101010) Deaktiver viderestil alle kald Aktiver viderestil alle kald Deaktiver viderestil kald når optaget Aktiver viderestil kald når optaget Deaktiver viderestil opkald ved intet svar Aktiver viderestil kald ved ingen svar 990 Ring til voicemail 7 + lokalnummer (Eksempel 7201) Indtræk opkald fra en kollega Forbrugsoversigten Forbrugsoversigten har to primære funktioner - I finder opkaldsog forbrugshistorik og bruger informationer samt opsætning af brugernavne, app adgang m.m. Log ind i forbrugsoversigten 701 702 703 704 Indtræk fra gruppen alle Indtræk fra gruppen 2 Indtræk fra gruppen 3 Indtræk fra gruppen 4 Gå til https://service.ipinion.dk Indtast brugernavn og password Tryk log ind Se forbrug Log ind Forbrug Når I er på siden for forbrug har I mulighed for at vælge perioderne i dag, Denne måned, Sidste måned og Forrige måned. I finder også en dropdown boks i højre øvre hjørne, hvor I kan vælge om I vil se forbrug for hele virksomheden eller blot for en enten bruger. Når I har foretaget et valg i dropdown boksen og periode er valgt kan I folde de forskellige forbrugskategorier ud og se forbruget. Klikker I eksempelvis på Opkald kan I se tidspunkt, varighed på samtale, hvem der er ringet fra og hvem der er ringet til. Har I eksempelvis en bruger med 1 GB data i sin mobilpakke er det nemt og hurtigt at se hvor meget brugeren har brug til dato - Vælg brugerens mobilnummer i dropdown boksen, vælg perioden Denne måned og scroll ned til Data:, hvor I nemt kan se præcis hvor meget data der er brug. Bemærk venligst at forbrug fra udlandet (Roaming) ikke vises i forbrugsoversigten samme dag som det har fundet sted, forbrug i udlandet vises i nogle tilfælde først efter 48 timer. Opret brugernavn og app adgang
Log ind Brugere & Abonnementer Her har I mulighed for bl.a. at oprette brugere således nrugerens navn fremgår på regninger i stedet for et nummer og I har mulighed for at oprette lokalnumre og give adgang til vores app. Først skal I finde brugerens mobilnummer eller fastnet nummer, tryk (Hvis det er et fastnet nummer kan I udelukkende oprettet et brugernavn) Indtast et ønsket brugernavn og tryk Opret bruger Fremadrettet vil det indtaste brugernavn fremgå af faktura specifikationen både når vi opkræver abonnement og forbrug. Indtast et brugernavn, brugerens e-mail adresse og sæt kryds i App adgang, hvis brugerens ønsker det, og tryk Opret bruger Når brugeren er oprettet skal der oprettes og tildeles et lokalnummer (Det som brugeren har som sit primære lokalnummer på eksempelvis mobilen og i dette tilfælde lokalnummer 2201) Klik på plus tegnet, indtast brugerens lokalnummer og tryk enter på tastaturet. Hvis brugeren har flere lokalnumre tilføjes disse også. Når I har oprettet brugerens lokalnumre skal I tildele det primære lokalnummer (Det vil sige det lokalnummer som brugerens kollegaer ringer til og som indgående mobil opkald benytter - Ses under brugeren i Virtualpbx)
I højre side, ude for brugeren finder I ét afkrydsningsfelt ud for hver enkelt lokalnummer - Sæt kryds i det primære lokalnummer. Brugeren er nu oprettet og kan bruge ipinion app. Brugernavn og password er sendt til den e-mail adresse der blev indtastet ved oprettelse af brugeren. For hjælp i forbindelse med brugen af app en har vi lavet en Mobil - Quick Guide som I finder her www.ipvision.dk Virtualfax Om Virtualfax Virtualfax er et produkt for sig selv, men da mange af vores telefoni kunder også benytter sig at Virtualfax har vi valgt at lave en kort gennemgang i denne guide. Virtualfax er et produkt som kan sende og modtage fax, men hvor vi bruger e-mail som transportmiddel i stedet for gammeldags analoge linier. Når I sender en fax sender I den til os, vi konverterer den til gammeldags format og sender den ud til modtageren på hans gamle fax maskine. Når I modtager en fax tager vi i mod den for jer, konverterer den til.pdf og sender den til jer i en e-mail. Log ind på Virtualfax Gå til https://virtualfax.dk indtast brugernavn og password Tryk login Opret faxafsender Gå til Setup Afsendelse Ny Afsender
Ændring af faxmodtagelse Gå til Setup Modtagelse Vælg et nummer i venstre menu under faxnumre Indtast et brugernavn Indtast et password indtast en e-mail adresse (Det skal være den brugeren sender e-mail fra til daglig) Indtast enten faxnummer eller firmanavn som skal vises ved afsendelse af fax Vælg det faxnummer der ønskes som afsender og tryk Gem Indstillinger. Brugeren der blev oprettet kan nu afsende fax via sin e-mail adresse. Indtast en e-mail adresse i det første felt eller begge felter og tryk Gem Indstillinger. Fax på det valgte nummer vil nu blive sendt som e-mail til den e- mail I har indtastet. Afsend en fax For at afsende en fax skal I oprette en ny e-mail indtaste modtagerens faxnummer efterfulgt af @virtualfax.dk (Eksempel 81101011@virtualfax.dk) Vedhæfte en.pdf med det I ønsker afsendt til modtager og trykke send.