HANDLINGSPLAN 2015
Danmarks Domstole har for 2013-2016 fastlagt fire overordnede/strategiske mål: Korte sagsbehandlingstider Mere ensartethed i opgaveløsningen Tidssvarende kommunikation Fortsat være en attraktiv arbejdsplads Domstolsstyrelsens bestyrelse har efter drøftelse på Domstolenes Ledelsesforum fastlagt seks særlige fokusområder inden for de overordnede mål: Kvalitet gennem videndeling (2014-2015) Digitale retsmøder (2014-2015) Den Digitale retsproces (2014-2016) Rets- og forligsmægling (2015-2016) Styrkelse af it-organisering og kompetencer i retterne (2015-2016) Sikkerhed (2015-2016) Denne handlingsplan beskriver, hvilke indsatser Retten i Holstebro nærmere vil sætte i gang som bidrag til, at Danmarks Domstole når de overordnede mål. Retten i Holstebro har herudover fokus på at sikre, at rettens ressourcer anvendes mest hensigtsmæssigt, så de gode sagsbehandlingstider fra 2014 fastholdes, og mængden af verserende sager ikke stiger uforholdsmæssigt. Dette er til gavn for alle indbyggere i Holstebro retskreds og for rettens øvrige brugere, som har bopæl uden for retskredsen. Ved afvikling af visse sager ved afdelingskontoret i Thisted tages samtidig et særligt hensyn til den del af borgerne i retskredsen, som har længst afstand til rettens hovedkontor i Holstebro. Vi vil fortsat være en attraktiv arbejdsplads med et godt arbejdsmiljø og en god og ærlig kommunikation. Vi fortæller den gode historie og deler vores oplevelser med hinanden.
Rettens bidrag til fokusområder i handlingsplanen for Danmarks Domstole Fokusområde Indsats Procesmål Resultatmål 1. Kvalitet gennem videndeling Videndeling i hverdagen Dommerne deltager i Dommerforeningens områdemøder, hvor juridisk videndeling bliver et fagligt tema Retsassessorer og dommerfuldmægtige deltager i Dommerfuldmægtigforeningens årsmøde, hvor juridisk videndeling bliver et fagligt tema Retten stiller mindst en jurist til rådighed for arbejdet i Domstolsstyrelsens arbejdsgrupper om juridisk videndeling Inden udgang af 2. kvartal afholdes møde med advokater Fokus på videndeling i alle afdelinger f. eks. på - personalemøder - erfamøder - afdelingsmøder - dommermøder - juristmøder herunder om ensartethed i processen Inden udgangen af 3. kvartal fremgår det af Intra, at dommere/jurister bidrager til juridisk videndeling Dommere/jurister har deltaget i det faglige tema om juridisk videndeling Inden udgangen af året har der været afholdt et heldagsjuristmøde med videndeling som tema Videndeling ved øget brug af domstolenes intranet (Intra) Inden udgangen af 2. kvartal er der afholdt flere korte møder om, hvordan vi bedst deler viden på Intra Alle skal være ansvarlige for, at den interne kommunikation foregår på Intra og ikke på alle andre måder Der skal være fokus på, at der lægges domsresuméer på Intra Lokale arbejdsbeskrivelser lægges på Intra. Fokus på indholdsleverandørernes bidrag til indlæg/vedligeholdelse af Intra Den interne kommunikation foregår i højere grad på Intra og i mindre grad på mail Alle PC er opsat til at have Intra som startside Aktuelle domsresuméer fremgår af Intra mindst en gang om ugen Webredaktørerne modtager jævnligt bidrag/indlæg fra indholdsleverandørerne Arbejdsbeskrivelser findes på Intra og har derved skabt mere trafik på Intra Visdomsbogen bliver løbende opdateret på alle sagsområder Alle medarbejdere er bevidste om, at de har brug for det, de kan finde på Intra Alle medarbejdere er bevidste om, at andre har brug for det, de lægger ud på Intra
2. Digitale retsmøder Dommerundervisning Inden udgangen af 2. kvartal har en itarbejdsgruppe afholdt møde om rettens behov Alle dommerne deltager i undervisning om gennemførelse af digitale retssager Flest mulige dommere har fået styrket deres aktuelle it-niveau Flere dommere har gennemført digitale retssager Indretning af digitale retssale i henhold til fælles standard Analyse af supplerende behov internt i Danmarks Domstole Inden udgangen af 2. kvartal har en itarbejdsgruppe holdt mindst ét møde om rettens behov og ønsker for indretning af digitale retssale Retten har medvirket med bidrag til analysen Dommerne/juristerne inddrages i indretningen Retten har medvirket med bidrag til analysen Snitflader med anklagemyndighed og forsvarere Brug af Av-udstyr og tablets, navnlig i straffesager, er inden udgangen af 2. kvartal drøftet med anklagemyndigheden og forsvarerne Brug af videokonferenceudstyret skal udvides til andet end fristforlængelser, fx civile sager og interne med andre i domstolene. Kan også tænkes brugt til skifte- og fogedsager (fjernenderne) Inden udgangen af 2. kvartal er der indgået en samarbejdsaftale med anklagemyndigheden om afvikling af digitale retssager Inden udgangen af 2. kvartal skal der ligge en aftale med anklagemyndigheden om fordelingen af opgaverne før og under gennemførelse af straffesager med digitale dokumenter. Aftalen skrives på baggrund af erfaringerne fra forsøgssager Inden udgangen af 2. kvartal har der været afholdt møde med advokater i brugen af video 3 Der afvikles digitale retsmøder i muligt omfang på baggrund af bl.a.. samarbejdet med anklagemyndigheden og forsvarere Inden udgangen af året er erfaringerne samlet og formidlet videre
Bedste praksis arbejdsgange med afvikling af digitale retsmøder Månedlige workshops i anvendelsen af tablets og videndeling herom for relevante deltagere Der udpeges en superbruger i hver afdeling, som er tovholder på digitale retsmøder, også i specialafdelingerne Alle jurister anvender i videst muligt omfang deres ipads ved møder, sagsbehandling mv. Der afholdes undervisning i afholdelse af digitale retsmøder med ekstern underviser Alle som har ipads udnytter dem optimalt, og vi øver os i at blive digitale Superbrugerne har fulgt op på de afholdte workshops Alle har inden årets udgang afholdt mindst ét digitalt retsmøde 3. Den digitale retsproces Digital understøttelse af det civile område Alle oplæres i brugen af de nuværende værktøjer ved at anvende digital post Vi stiller medarbejdere til rådighed for workshops eller lignende under udvikling af området Alle retsbøger og afgørelser i civile sager, sendes digitalt af den sagsbehandlende jurist til advokaterne/parterne Ved udgangen af året har vi erfaringer med brug af digitale dokumenter Analyse af arbejdssituationer Der stilles ressourcer til rådighed til Domstolsstyrelsens analyse Retten har bidraget til analysen Gennemførelse af pcudskiftning Der sikres den bedst mulige implementering af nye PC ere, herunder tid og rum, til at medarbejderne får mulighed for at anvende de nye sagsgange Inden årets udgang er alle medarbejdere fortrolige med de nye PC ere 4. Rets- og forligsmægling Sikre ensartethed i processen forud for rets- og forligsmægling Understøtte at flere sager løses uden domsafsigelse Retten bidrager til Domstolsstyrelsens analyse af fokusområdets problemstillinger Flere sager er i 2015 afgjort uden domsafsigelse end i 2014 På dommermøder, juristmøder og afdelingsmøder, herunder med de medarbejdere, der behandler småsager, drøftes, i hvilket omfang rettens indsats nu har betydning for, om sager afgøres uden domsafsigelse og i hvilket omfang, retten kan bidrage til, at en større del af sagerne afgøres uden domsafsigelse Som ovenfor Som ovenfor
Styrke kendskabet til rets- og forligsmægling ved retterne Som ovenfor Som ovenfor 5. Styrkelse af it-organisering og kompetencer i retterne Analyse og kompetenceudvikling for itkontaktpersoner og superbrugere Rettens it-kontaktpersoner og superbrugere medvirker til analysen Inden udgangen af 2. kvartal har ledelsen orienteret alle medarbejderne om fokusområdets omfang Inden udgangen af året er der flere it-superbrugere og hver afdeling har en superbruger Få klarlagt lokale it-roller og støttestruktur Efter udmelding fra domstolsstyrelsen bliver itstøttestrukturen fastlagt, så den passer ind i organiseringen ved retten Senest den af styrelsen udmeldte dato er der sat navne på tovholder, forandringsleder, superbrugere og it-kontaktperson Brugerinddragelse De eksterne samarbejdsparter, herunder anklagemyndigheden og advokaterne, inddrages i de kommende digitaliseringsindsatser 6. Sikkerhed Sikkerhedsmæssige tiltag i retsbygningen Inden udgang af 2. kvartal har ledelsen orienteret alle medarbejderne om de sikkerhedsmæssige tiltag Retten har inden udgangen af 2. kvartal udpeget en sikkerhedskoordinator Uddannelse Alle medarbejdere deltager i et kursus i konflikthåndtering Stævningsmænd uden forudgående kendskab til konflikthåndtering er tilbudt at deltage i et kursus Revidering af I samarbejde med politiet gennemgås beredskabsplanen for Retten i beredskabsplanen Holstebro Inden udgang af 2. kvartal har ledelsen/sikkerhedsudvalget orienteret alle medarbejdere om beredskabsplanen Der har været afholdt møde med de eksterne samarbejdspartnere Sikkerhedskoordinatoren har løbende og systematisk ydet rådgivning og bistand omkring sikkerhed Inden årets udgang er rettens medarbejdere trygge ved at kunne håndtere mulige konfliktsituationer Alle medarbejdere ved retten kender beredskabsplanen og ved, hvor den kan findes på Intra
Øvrige indsatser ved retten Nr. Indsats Procesmål Resultatmål 7. Tidssvarende kommunikation 8. Projekt med Kompetenceudvikling/ Kompetencesekretariatet 9. Reviderede sagsbehandlingstider 10.Dørene åbnes for gymnasieklasser Sprogpolitik Årets temadag den 4. september 2015 afholdes med fokus på den reviderede sprogpolitik kombineret med en oplægsholder Temadagen skal yderligere have fokus på det Medarbejderudviklingssamtaler med effekt, mening og kvalitet Korte sagsbehandlingstider/ gennemløbstider Etablere kontakt til gymnasier i retskredsen sociale på tværs af afdelingerne Lederne, der afholder MUS, har fået redskaber til at arbejde strategisk med hele MUSprocessen Retten som arbejdsplads får afdækket, hvad vi ønsker af MUS, samt hvordan vi samler op og fremadrettet anvender MUS Der skabes en god arbejdsrelation med tillid og åbenhed som muliggør at gennemføre MUS med kvalitet, hvor der er plads til konstruktiv kritik fra begge parter Vi har i 2015 særligt fokus på beholdningen af uberammede sager (civil/straffe) Vi har i 2015 særligt fokus på omberammelser af sager Tilbyde undervisningsforløb til min. 2 gymnasier i retskredsen for at udbrede kendskabet til domstolenes opgaver og roller i retssamfundet Understøtte Danmarks Domstoles værdier om åbenhed og lydhørhed Orientere om karrieren om jurist, særligt inden for domstolene Alle medarbejdere kender den reviderede sprogpolitik Medarbejderne oplever, at MUS er et redskab til at drøfte ønsker til arbejdslivet og egen udvikling i relation til rettens kompetencebehov Uberammede sager er gennemgået i 3. og 4 kvartal Beholdningen af verserende sager er ikke steget ved udgangen af 3. kvartal Omberammelser af sager opgøres i hele 2015 hver måned Inden udgang af året er der gennemført et undervisningsforløb for mindst 2 gymnasier i retskredsen