Referat Mødeforum Visionsstyregruppen Sagsnr. 2010-61022 Dokumentnr. 2013-35644 Mødedato 7. februar 2013 Tid Kl. 16.00-17.30 Sted Teatergade 8, Mødelokale Boxen, 1. sal Deltagere Carsten Rasmussen (formand) Käte B. Stubgaard Lars Hoppe Søe Flemming Jay Bettina Høst Poulsen Bo Gammelgaard Bjørn Rasmussen Fraværende Referent Bo Gammelgaard Næstved Kommune Teatergade 8 4700 Næstved 5588 5050 kommunikation@naestved.dk www.naestved.dk
1. Godkendelse af referat fra sidste møde Visionssekretariatet indstiller at referatet godkendes. Beslutning: Godkendt 2. Præsentation af Bjørn Rasmussen, markedsføringskonsulent på Mærk Næstved På mødet vil Bjørn Rasmussen præsentere sig selv og de arbejdsopgaver han allerede er involveret i, og i den forbindelse drøfte sine tanker med styregruppen omkring de første spor der er lagt ud i forhold til udarbejdelsen af markedsføringsstrategien for Mærk Næstved 2013. Visionssekretariatet indstiller at styregruppen tager orienteringen til efterretning. Beslutning: Udsat 3. Status fra arbejdsgrupperne og visionssekretariatet Tilbagemelding fra styregruppens repræsentanter i arbejdsgrupperne. Visionssekretariatet indstiller at Styregruppen tager orienteringerne til efterretning. Beslutning: Udsat 4. Ansøgninger om tilskud På styregruppemødet den 22. november 2012 opfordrede styregruppen til at der blev udarbejdet mere præcise retningslinjer for hvilke udgiftsposter, der vil være omfattet af en underskudsgaranti. Der vil på mødet blive udleveret forslag til retningslinjer for underskudsgaranti og projektbeskrivelse. Visionssekretariatet har modtaget nedenstående ansøgninger om støtte via Mærk Næstved midlerne. Det samlede ansøgte beløb udgør 158.500 kr. a. Zulu Sommerbio Zulu Sommerbio besøgte Karrebæksminde i 2012. Dette ønskes gentaget i 2013. Men da der er blevet skåret en del i budgettet hos Zulu Sommerbio har de været nødt til at skære i antallet af spilledage og locations. Hvis Næstved Kommune ønsker Zulu Sommerbio til Karrebæksminde i 2013 er det derfor nødvendigt at det bliver finansieret af Mærk Næstved. Sidste års tilskud fra Mærk Næstved udgjorde 50.000. Beløb: 50.000 kr. (2012) Side 2 af 12 sider
Bilag: Bilag 1 ansøgning Zulu Sommerbio 2013 b. Verdensballet på Gavnø 2013 Fredag den 19. juli 2013 vil der blive afholdt Verdensballet på Gavnø. Arrangørerne søger 50.000 kr. i støtte til arrangementet (på lige fod med i 2012) men de anmoder om i bekræftende fald at få beløbet som direkte tilskud og ikke som underskudsgaranti på samme måde som f.eks. den lokale kommune støtter Møllerup Gods i Jylland. Beløb: 50.000 kr. Bilag: Bilag 2 Ansøgning Verdensballet på Gavnø Bilag 3 Resultatopgørelse Verdensballet Gavnø 2012 Bilag 4 - Budget Resultatopg. Verdens Ballet 2012.xlsx Budget 2013.xlsx c. Karrebæksminde Havnefestival Karrebæksminde Havnefestival søger om støtte fra Mærk Næstved på 50.000 kr. Tilsvarende med sidste års ansøgning) Der udvides i år med flere aktiviteter og Næstved Musikskole er med i samarbejdet om et Lokal Scene arrangement. Beløb: 50.000 kr. Bilag: Bilag 5 Ansøgning Karrebæksminde Havnefestival Havnefestival 12 og `13.pptx d. DBU Tour 2013 Den 17. maj 2013 kommer DBU Tour 2013 til Næstved. Der søges om støtte til arrangementet på 5.000 kr. plus strømforbrug. Beløb: 5.000 kr. Bilag: Bilag 6 Samarbejdsaftale DBU/Kommuner Bilag 7 DBU Tour 2013 forlystelser Bilag 8 DBU Tour 2013 Samarbejdsaftale - kommuner 2013_Næstved.pdf DBU Tour 2013 forlystelser.pdf DBU Tour 2013.pdf Side 3 af 12 sider
e. HG Fodbold Henvendelse om tilskud til deltager t-shirts til Pinse-Cup 2013 Beløb: 3.500 kr. Bilag: Bilag 9 Ansøgning HG Fodbold Visionssekretariatet indstiller at styregruppen: 1) drøfter forslag til retningslinjer for underskudsgaranti og projektbeskrivelse 2) drøfter de indkommende ansøgninger og eventuelt supplerer med yderligere aktiviteter fra drøftelserne i arbejdsgrupperne 3) beslutter hvilke af de indkomne ansøgninger der skal anbefales overfor Økonomiudvalget Beslutning: Pkt 1 Udsat Pkt 2 Ingen bemærkninger Pkt 3 Anbefales med følgende bemærkninger a) Zulu sommerbio. Der afsættes 50.000 kr. Administrationen kontakter Næstved Havn med henblik på en fælles finansiering, hvor Havne bidrager med det resterende beløb til den samlede kostpris på 90.000. b) Verdensballetten på Gavnø. Der afsættes 50.000 kr. til en underskudsgaranti. c), d) og e) anbefales 5. Mærk Næstved Events I 2012 var de officielle Mærk Næstved Events; Mærk Næstved Danser, Kulturnatten og Studiefesten. Med officielle events menes, at de medfinansieres med Mærk Næstved midler og visionssekretariatet spiller en aktiv rolle i forbindelse med markedsføring mv. På det sidste møde besluttede styregruppen at Oplevelsesgruppen og Uddannelsesgruppen drøfter hvilke projekter der kan prioriteres i 2013. Side 4 af 12 sider
Visionssekretariatet indstiller at styregruppen drøfter tilbagemeldingerne fra Oplevelsesgruppen og Uddannelsesgruppen og beslutter hvilke events der skal være de officielle Mærk Næstved events. Beslutning: Mærk Næstved Danser og Kulturnatten er fortsætter som officielle Mærk Næstved Events i 2013. Ny event i 2013 bliver Innovationsdage på tværs af uddannelserne. 6. Budget 2013 I forbindelse med budget 2013 er der afsat ca. 2.1 mio. kr. til udmøntning i forbindelse med Mærk Næstved arbejdet. Det drejer sig dels om de midler, der er delegeret til Styregruppen for Mærk Næstved vedrørende Visionsarbejdet. Der er i 2013 afsat 680.000 kr. til møder i arbejdsgrupper, annoncering, marketing, events, diverse merchandise og sponsorater mv. Hertil kommer de midler der er afsat til øvrige aktiviteter under Mærk Næstved. De udgør i år 708.000 kr. Endelig er der i forbindelse med budgettet afsat 700.000 til aflønning af Eventkoordinatoren og drift af hjemmeside i den forbindelse. I budgetforslaget er de indkomne ansøgninger indarbejdet. Visionssekretariatet modtager løbende ansøgninger på beløb under 10.000 kr. For at fremme en smidigere og mere fleksibel sagsbehandling foreslår sekretariatet, at der oprettes en pulje på 75.000 kr. til de mindre projekter, og at sekretariatet bemyndiges til at kunne bevillige fra denne pulje. Kriterierne for uddeling skal ske indenfor Mærk Næstveds formål og styregruppen vil på styregruppemøderne løbende blive orienteret om forbruget. Center for Økonomi og Analyse oplyser, at der på Mærk Næstved er et restbudget på 368.078 kr. Visionssekretariatet har udarbejdet vedlagte forslag til disponering af budget for visionsarbejdet i 2013. Bilag: Bilag 10 - Forslag til disponering af budget for visionsarbejdet i 2013 Dok.nr 2013-42550 - Mærk Næstved 2013.xlsx.XLSX Visionssekretariatet indstiller 1) at styregruppen godkender budgettet for den løbende drift af Visionsorganisationen 2) at styregruppen overfor Økonomiudvalget anbefaler udmøntningen af de midler der er afsat til øvrige aktiviteter Side 5 af 12 sider
Beslutning: Pkt 1 Godkendt med følgende bemærkninger i forhold til det oprindelige budget: Analyse og diverse forøges med 28.078 Officielle Mærk Næstved Events forøges med 50.000 kr. Ansøgning om uforbrugte midler forøges med 68.078 kr. Pkt 2 Anbefales 7. Temamøde i byrådet mandag den 18. februar - Mærk Næstved Arbejdet med Mærk Næstved i de tre arbejdsgrupper har afstedkommet en række resultater. På mødet den 22. november 2012 blev vigtigheden af en øget fokus på de opnåede resultater inden for de tre spor drøftet. Der var udbredt enighed om, at den viden der er opbygget, de erfaringer der er gjort og de resultater, der er opnået i de tre arbejdsgrupper bør formidles til Byrådet. For at imødekomme dette behov er det besluttet at Byrådets temamøde den 18. februar 2013 dedikeres til visionsarbejdet. Temamødet er bygget op i to afdelinger: 1. runde (Arbejdsgrupper og Byråd) Repræsentanter fra tre arbejdsgrupper præsenterer deres resultater og giver deres erfaringer videre til Byrådet. 2. runde (Byråd) På baggrund af arbejdsgruppernes erfaringer og input drøfter Byrådet det videre visionsarbejde. I bilag 11 fremgår det detaljerede program for temamødet. Bilag: Bilag 11 - Program for Temamøde Mærk Næstved Visionssekretariatet indstiller at styregruppen godkender program for Temamøde Mærk Næstved. Beslutning: Godkendt Side 6 af 12 sider
8. Eventuelt a. Hvert år i uge 6 løber Sex og Samfunds undervisningskampagne Uge Sex af stablen. Mærk Næstved har i den forbindelse fået lavet 5000 stk. Mærk Næstved -kondomer som sexualisterne uddeler på de skoler i kommunen som er med i kampagnen. b. 50 på 50 dage. Kampagne for platformen TAGDEL.dk. Formålet med TAGDEL.dk er kort sagt at gøre det muligt og meningsfuldt for flere at bidrage til at skabe og realisere løsninger på vores samfunds udfordringer. TAGDEL.dk er derfor kun så spændende og relevant som de udfordringer brugerne opretter på TAGDEL.dk og giver andre brugere mulighed for at involvere sig i når vi lancerer platformen d. 11 marts 2013. Derfor har holdet bag TAG DEL sat sig det mål at finde 50 first-movers, der netop arbejder med at løse udfordringer i gennem projekter, som udvikler og skaber værdi for samfundet og fælleskabet. Fra d. 7 januar og 50 arbejdsdage frem vil vi finde 50 first-movers, som skal være med til at definere TAGDEL.dk fra dag et. Derfor navnet 50 på 50 dage. Der er endnu ikke en kommune med og Næstved kunne derfor blive en af de første kommuner. http://tagdel.dk/ og http://www.tagdel.dk/downloads/5050.pdf Side 7 af 12 sider
Bilag 1 Ansøgning Zulu Sommerbio 2013 Side 8 af 12 sider
Bilag 2 Ansøgning Verdensballet på Gavnø 2013 Side 9 af 12 sider
Side 10 af 12 sider
Bilag 9 Ansøgning HG Fodbold Side 11 af 12 sider
Bilag 11 Program for temamøde Mærk Næstved FORSLAG TIL PROGRAM 16.00-17.00 Arbejdsgruppernes arbejde Velkomst ved politisk styregruppemedlem 1) Præsentation af arbejdet i de tre arbejdsgrupper Herunder en status for hvordan arbejdsgruppen kører videre 2) Input til det videre arbejde Med fokus på borgerinddragelse og organisering giver arbejdsgrupperne deres erfaringer videre til Byrådet. Hvad vil I give politikerne med i det videre arbejde? Hvad har været de bedste oplevelser/de største succeser? Hvor har jeres arbejde gjort en forskel? 17.00-18.00 Visionen i 2013 og frem Introduktion/BHP & BGA Tilbageblik Drøftelse i plenum Evaluering på erfaringerne høstet igennem Mærk Næstved omkring inddragelse af borgerne og organiseringen. Hvilke budskaber/erfaringer fra arbejdsgrupperne vil I give videre til et nyt byråd? Visionsarbejdet og arbejdsgrupperne har været en ny platform for dialog hvad har virket godt og hvad kunne gøres bedre? Side 12 af 12 sider