Brøndby, den 31. august 2015 ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT til hovedbestyrelsesmøde (83) onsdag 26. august 2015 kl. 18.00 hos FA09, Stationsparken 24, 2.th., 2600 Glostrup. Deltagere: Allan Rasmussen Formand Lisbeth Jallbjørn Næstformand Afbud Kristine Dalsgaard Organisationsbestyrelsesmedlem Kurt Jørgensen Organisationsbestyrelsesmedlem Frank Hansen Organisationsbestyrelsesmedlem Klaus Jespersen Organisationsbestyrelsesmedlem Afbud Mitzi Weis Hansen Organisationsbestyrelsesmedlem Thomas Jepsen Gæst Kasper Nørballe Direktør 1. Valg af dirigent 2. Valg af referent 3. Godkendelse af referater 4. Kursus i budget og regnskab 5. Hjemmesiden 6. Byggesager 7. Orientering fra administrationen 8. Orientering fra formanden 9. Eventuelt 10. Lukket punkt B-sag = Beslutningssag E-sag = Efterretningssag O-sag = Orienteringssag 1
1. Valg af dirigent Allan Rasmussen blev valgt som dirigent. 2. Valg af referent Kasper Nørballe blev valgt som referent. 3. Godkendelse af referater B-sag Referat fra organisationsbestyrelsesmøde (nr. 82) 23. april 2015. Referat fra organisationsbestyrelsesmøde (konstituerende) 19. maj 2015. At referaterne godkendes. Referaterne blev godkendt uden bemærkninger. 4. Kursus i budget og regnskab B-sag I forbindelse med budgetlægningen for budget 2016 har der været ønske fra afdelingsbestyrelsen i afdeling 3 om at der afholdes et kursus i budget og regnskabsforståelse. Administrationen har god erfaring med at afholde sådanne kurser og vil kunne afholde dette i løbet af efteråret 2015. At organisationsbestyrelsen drøfter og beslutter om de skal tilbyde afdelingerne, at FA09 afholder et kursus i budget og regnskabsforståelse. Udgifter til afholdelse af kursus betales af organisationen. Organisationsbestyrelsen besluttede, at FA09 skal afholde kursus i budget- og regnskabsforståelse. Kurset afholdes som et fyraftensmøde (kl. 17.00 20.00) i oktober-november måned. 2
5. Hjemmesiden O-sag På organisationsbestyrelsesmøde (nr. 82) den 23. april 2015 godkendte organisationsbestyrelsen, at bruge arbejdskapitalen til at flytte data til den nye hjemmeside og til at få taget professionelle billeder. Administrationen vil hurtigst muligt efter sommerferien påbegynde arbejdet med at få BABs nye hjemmeside i drift. At orienteringen tages til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 6. Byggesager status O-sag Afdeling 1 - Vand- og afløbsinstallationer etape 2 og 4 Der er udarbejdet byggeregnskab der er godkendt af revisor. Der er pt. ved at blive taget lån hjem. Afdeling 2 udskiftning af vinduer Organisationsbestyrelsen har på mødet den 29. januar 2015 godkendt vinduesudskiftning i afdeling 2, herunder den efterfølgende låneoptagelse og huslejeforhøjelse og at administrationen hjemtager lån i Nykredit, der efterfølgende underskrives af de af boligorganisationen tegningsberettigede. Afdeling 3 - Kollektiv råderet Der er pt. ved at blive taget lån hjem. 3
Afdeling 3 Vinduer haveside, etape 1 og 2 Der er ved at blive udarbejdet byggeregnskab. Afdeling 3 - Vand- og afløbsinstallationer, etape 4 og 5 Organisationsbestyrelsen har på mødet den 29. januar 2015 godkendt: 1. Låneoptagelse og at administrationen hjemtager lån i Nykredit, der efterfølgende underskrives af de af boligorganisationen tegningsberettigede. 2. Brug af egen trækningsret på kr. 3.500.000. Det er en forudsætning for sagens gennemførelse, at den godkendes i både landsbyggefonden (egen trækningsret) og Brøndby Kommune (låneoptagelsen). Afdeling 3 udskiftning af vinduer og døre altanside 2015 Det er en forudsætning for sagens gennemførelse, at Brøndby Kommune godkender låneoptagelsen. At orienteringen tages til efterretning. Budgettet for udskiftning af vinduer i afdeling 2 er blevet dyrere end først antaget. Organisationsbestyrelsen får forelagt budgettet til godkendelse igen, når det har været behandlet på det ordinære afdelingsmøde i afdeling 2. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 7. Orientering fra administrationen O/B-sag./. a. Sundhedstjek FA09 har indkøbt software der kan bruges i forbindelse med udførelse af sundhedstjek i boligerne. 4
I den forbindelse har FA09 udarbejdet udkast til forslag der kan fremsendes til afdelingsbestyrelserne og til afdelingsmøderne. Udkast til forslag vedlægges som bilag 1. At organisationsbestyrelsen træffer beslutning om forslagene skal fremsendes til afdelingerne. Organisationsbestyrelsen besluttede, at alle tre afdelingsbestyrelser skal fremsende vedlagte forslag på de respektive ordinære afdelingsmøder 2015. b. Investering af frie likvider Renten på indlån er for tiden negativ og de frie likvider bør derfor investeres. FA09 har i samarbejde med Danske Bank lavet en analyse af disse midler og vil hurtigst muligt få investeret dem, så BAB opnår det bedst mulige afkast af deres opsparede midler. At organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. c. Indeklima FA09 har fået udarbejdet nogle små kort der kan måle temperatur og luftfugtighed samt en pjece der kan udleveres når fyringssæsonen starter. Dette er for at forebygge dårligt indeklima og eventuel skimmelforekomst i boligerne. At organisationsbestyrelsen drøfter om der skal indkøbes kort til alle tre afdelinger, der kan omdeles sammen med pjecen inden fyringssæsonen starter. Organisationsbestyrelsen besluttede, at der indkøbes kort til alle tre afdelinger, der omdeles inden fyringssæsonen 2015. Udgifterne til indkøb af kortene skal betales af arbejdskapitalen. 5
8. Orientering fra formanden O-sag a. Opgradering af internet udstyr Opgraderingen forventes udført senest den 1. november 2015. At orienteringen tages til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. Allan Rasmussen har efterfølgende bekræftet, at dato for installation af ny hastighed på internet er 1. november 2015. 9. Eventuelt O-sag./. Udkast til arbejdskalender for 2015/16 vedlægges som bilag 2. Næste ordinære organisationsbestyrelsesmøde er torsdag 29. oktober 2015, kl. 18.00 hos FA09. Den vedhæftede arbejdskalender blev revideret og udsendes med referatet. Dagorden til afdelingsmøder vil fremover blive fremsendt via Outlook til organisationsbestyrelsesmedlemmerne senest 1 uge før møderne. Allan Rasmussen bad administrationen om at undersøge muligheden for, at der på beskeder udsendt via sms-service fra ejendomskontoret, står BAB og ikke FA09, da dette kan forvirre beboerne. Herunder hvad det eventuelt vil koste at ændre. 10. Lukket punkt 6