BETINGET FORMATERING Betinget formatering er en af de funktionaliteter i Excel 2007 som indeholder væsentlige ændringer, den er blevet mere grafisk og der kan skabes bedre visuelle effekter der kan anvendes til at fremhæve talværdier i en eller flere celler med farver, ikon sæt mm. Betinget formatering med fremhævning af celler der passer overens med betingelser I nedenstående eksempel ønsker vi at udnytte nogle af de nye faciliteter der er tilgængeligt. Som det første vil vi i eksemplet herunder formatere de tal som ligger indenfor grænsen af de 25 øverste procent. startside, vinduet der vises herunder kommer frem, klik på Top/bund regler vælg Øverste 10% Boksen herunder kommer frem, som standard er der anført 10% i boksen i venstre side af dette lille vindue, men i eksemplet herunder ændrer vi det til 25 i stedet for. farven der bruges er en lyserød farve, ønsker du en anden farve, klikker du blot på pilen til højre for farve teksten og vælger en anden farve. Så vil resultatet kunne ses i billedet i eksemplet her til venstre, hvor en farvelægning af de øverste 25% af tallene er foretaget. Side 1
I det næste eksempel som du kan se herunder er der lavet en betinget formatering som formaterer de tal som er større end gennemsnittet, dette gøres stort set på samme måde som i ovenstående eksempel, blot vælges der punktet Større end gennemsnit. Betinget formatering som du selv definerer I tidligere udgaver af Excel kunne man lægge op til 3 betingelser på en celle, i denne nye udgave er der ikke noget loft. I eksemplet herunder vil vi formatere tallene således: tal der er mindre eller lig med 400.000 med én farve, tal mellem 400.000 og 600.000 med en anden farve og tal større end eller lig med 600.000 en tredje farve. startside, i vinduet der kommer frem, klikkes der på Ny regel. Boksen der vises til venstre kommer frem, her vælges linjen Formater kun celler der indeholder. Vælg i den nederste del af vinduet Mindre eller lig med og angiv 400.000, vælg herefter den formatering som tal der er under 400.000 skal have (i eksemplet herunder er der valgt en blå baggrundsfarve) klik på OK. I stedet for at skrive tallet ind (som er gjort Side 2
med de 400.000) kunne vi i stedet hente dette tal fra en celle, hvilket vil skabe lidt mere dynamik, når satsen evt. sal ændres. Definer nu de næste to betingelser på samme måde, dvs. de der er mellem 400.000 og 600.000, og sluttelig dem der er større end eller lig med 600.000, resultatet vil være følgende: Betinget formatering som Datalinjer, Farveskalaer, Ikonsæt I nedenstående eksempel har vi en tal opstilling der udviser omsætningen for nogle produkter for månederne i 1. halvår. Disse tal ønsker vi at påføre et grafisk billede af hvorledes tallenes størrelse er i forhold til hinanden. startside, vinduet der vises herunder kommer frem, klik på Datalinjer og vælg den farve der ønskes på datalinjerne. Herunder ses eksemplet, hvor det tydelig med en grafisk visning kan ses hvor i omsætningsoversigten, de mindste og største tal skal findes Samme eksempel er her vist med grønne, gule og Side 3
røde pile i stedet for datalinjer. Samme eksempel er herunder vist med fem klassifikationer Ændring af Betinget formatering Vil man ændre udseendet eller de betingelser der ligger bag det/de valgte formateringer kan det gøres som angivet herunder, alle de eksempler vi har arbejdet med i kapitlet her kan redigeres, hvis der ønskes ændret på betingelser mm. Marker de celler der har den betingede formatering du ønsker at ændre, og klik på Betinget startside, her klikker du nederst på administrer regler. De betingede formateringer der er lagt på det markerede område kan ses i boksen Marker den betingelse der skal ændres, og klik på knappen rediger regel. Side 4
Fjern betinget formatering Ønsker man at fjerne en eller flere betingelser, fra et område med Betinget formatering, markeres området og der vælges på fanen Startside under knappen Betinget formatering Ryd regel Som det kan ses herunder har du to valgmuligheder, den ene at fjerner den betingede formatering fra de markerede celler eller den anden som fjerne alt betinget formatering der måtte være på arket Side 5