Excel 2010 Videregående

Transkript

1 Excel 2010 Videregående

2

3 Velkommen på vores Excel Videregående kursus Vi håber at du vil finde dig godt tilrette på kurset og at du vil få mange gode og konkrete ting med dig herfra. Du kan være sikker på at underviseren vil være klar til at give dig en grundig og fyldestgørende gennemgang at Excel. Råd til kursisten Efter kurset er det vort håb, at du indenfor kort tid læser materialet igennem. Det vil medføre, at du har langt bedre mulighed for at huske de på kurset gennemgåede emner, og herved bliver dit udbytte af kurset langt større. HUSK Det er dig der er på kursus, det er dig der skal hjem og arbejde med dette produkt, det er derfor DIG der skal spørge, når der er noget som er uklart for dig. Det er ikke usandsynligt at der er andre end dig som finder det gennemgåede uklart. Vi ønsker dig et godt kursus og held og lykke med materialet og dit videre arbejde med Excel. Spørgsmål efter kurset Efter kursets afslutning har du fortsat mulighed for at få svar på dine spørgsmål, klik blot ind på herfra vil du kunne kontakte os med dine spørgsmål. Denne service er en del af kursusprisen. Firma kurser Hvis der er flere i Jeres virksomhed der ønsker et kursus kunne det være en mulighed at tage en dialog med os om mulighederne for at afholde et internt kursus i Jeres virksomhed. På disse kurser kan vi langt hen af vejen tilrette indholdet direkte mod Jeres behov i det enkelte program, således får I et udbytte der oftest med det same kan overføres til det daglige arbejde. Se mere på Vores udvalg af åbne kurser finder du på følgende adresse: Rettigheder til dette materiale: Rettighederne til dette materiale tilhører Office kursus.dk. Nogen former for gengivelse af dette materiale uden forudgående aftale er ikke tilladt. Copyright Officekursus.dk

4 Indholdsfortegnelse Velkommen på vores Excel Videregående kursus... 3 Råd til kursisten... 3 HUSK... 3 Spørgsmål efter kurset... 3 Firma kurser... 3 Rettigheder til dette materiale:... 3 KAPITEL 1. TIPS TIL INDTASTNING... 7 Skriv på flere linjer i en celle... 7 Ændre tekstretning i en celle... 8 Flytte rundt i arket... 8 Makering af data... 8 Indtastning med indbyggede lister KAPITEL 2. DET TREDIMENSIONALE REGNEARK Indskrive i flere ark samtidig Stop indskrivning i flere ark Tredimensionale formler Navngivning af ark Indsættelse af nye ark Flytning af rækkefølgen på arkene Kopiering af ark Farvelægning af ark KAPITEL 3. BETINGET FORMATERING Ændring af Betinget formatering Fjern betinget formatering KAPITEL 4. ABSOLUTTE CELLEREFERENCER KAPITEL 5. NAVNGIVNING AF CELLER KAPITEL 6. FUNKTIONER Hvad er en funktion - og hvad kan den? Elementer i en funktion Hvad koster det at Låne (Ydelse) GENNEMSNIT, MIN og MAKS funktionerne... 34

5 Afrund SUM.HVIS HVIS funktionen (Betingede sætninger) Flere Hvis funktioner i samme formel Datofunktioner Opslagsfunktioner (LOPSLAG og VOPSLAG) KAPITEL 7. DATAVALIDERING KAPITEL 8. BESKYTTELSE AF REGNEARK KAPITEL 9. SORTERING AF LISTER Sortering på flere kolonner Speciel sorteringsrækkefølge KAPITEL 10. FILTRERING KAPITEL 11. FRYSE RUDER KAPITEL 12. IMPORT AF TEKSTFIL KAPITEL 13. PIVOTTABEL Pivotdiagram KAPITEL 14. ADSKILLELSE AF TEKST OG TAL KAPITEL 15. MAKROER Opret Makro Slet Makro KAPITEL 16. DIAGRAMMER Oprette et diagram Redigere et diagram KAPITEL 17. GENVEJE I EXCEL

6

7 Kapitel 1. Tips til indtastning I dette kapitel vil du blive introduceret til metoder der vil kunne spare dig en del tid i forbindelse med at indtaste data i Excel Skriv på flere linjer i en celle Normalt skrives der på en linje i en celle, er cellen ikke stor nok kan kolonnens bredde ændres I eksemplet herunder er der tastet i celle A1, teksten er for bred til cellens størrelse, men fordeler sig hen over celle B1 Herunder ses et eksempel på hvor bredden på kolonne A er ændret, således bredden af kolonnen er tilpasset bredden af teksten i Celle A1 Men det er ikke altid er det er en god idé at ændre kolonnernes bredde, i stedet ønskes der at teksten fordeles på to linier i cellen, det kan gøres således som vist til højre Marker cellen Klik på dette ikon, som findes på fanen Startside under gruppen Justering. Resultatet ses herunder: 7

8 Ændre tekstretning i en celle Hvis du vil ændre tekstens retning i en celle fra at stå vandret til lodret, kan du på Fanen Startside i gruppen Justering finde et retningsikon som giver nogle valgmuligheder som du ser her Herunder ses resultatet af det valg der hedder Tekstrotation opad Herefter kan kolonner med fordel gøre mindre. Flytte rundt i arket Når man skal indtaste data i Excel er det nødvendigt at kunne bevæge sig rundt i regnearket. Dette kan gøres ved hjælp af musen eller tastaturet. Benyttes musen, klikker man på den celle, markøren skal flyttes til. Kan man ikke se den ønskede celle kan man bruge det vandrette og/eller lodrette rullepanel, for at flytte skærmbilledet. I nedenstående skema er vist nogle af de tastaturgenveje der kan anvendes: Genvejstaster / / / Ctrl+ Ctrl+ Ctrl+ Ctrl+ Ctrl+Home Ctrl+End Gør følgende Piletasterne flytter til den celle som pilens retning udviser Flytter til slutning af det indtastede i rækken Flytter til den første celle med indtastet data Flytter op til den første celle med indtastet data Flytter til slutningen af det indtastede i kolonnen Flytter til celle A1 Flytter til det nederste højre hjørne af de indtastede celler Makering af data Skal der markeres celler kan du vælge at bruge musen eller tastaturet til dette formål, hvornår du vælger at bruge den ene måde frem for den anden vil kommen an på de arbejdshandlinger du er i gang med. Nogle gange er tastaturet det letteste andre gange er det musen, nedenstående markeringsmåder kan være med til at lette dit arbejde når data skal markeres. 8

9 Markering med musen Skal der markeres flere sammenhængende celler, placeres markøren i den første celle, venstre musetast holdes nede, og der trækkes med musen, til det ønskede område er markeret, eller placér markøren i øverste venstre hjørne af det område der skal markeres, hold Shift tasten ned og klik i den celle der skal være den nederste højre celle i området. Hvis det markerede område ikke har den rette størrelse, kan man ved at trykke på Shift tasten inden man atter trykker på musen, ændre størrelsen på det markerede område uden at skulle starte forfra. Skal der markeres en hel række eller kolonne, klikkes på række/- eller kolonneoverskriften. Skal der markeres flere rækker eller kolonner, trækkes gennem række/- eller kolonneoverskrifterne. Skal hele regnearket markeres, klikkes på den lille firkant, der er placeret over rækkeoverskrifterne, og til venstre for kolonneoverskrifterne. Markering med tastatur Placér markøren i første celle, og benyt nedenstående tastetryk: Genvejstaster Shift+Piletast Ctrl+shift+Home Ctrl+ Shift+End Ctrl+Shift+Piletast Shift+Home Ctrl+ Mellemrum Shift+Mellemrum Ctrl+A Gør følgende Markere en celle ad gangen i pilens retning Udvider markeringen til begyndelsen af regnearket Markere hele det sammenhængende område du står i Udvider markeringen til slutningen af det indtastede Udvider markeringen til begyndelsen af rækken Markerer hele kolonnen Markerer hele rækken Markerer hele regnearket Markere flere usammenhængende celler med tastaturet Marker første område med Shift+Piletaster. Tryk Shift+F8. Flyt markøren til næste område. Marker næste område med Shift+Piletaster. 9

10 Dette er ikke det nemmeste, og du vil nok hurtig indse at musen er er effektiv når vi taler om at markere flere områder. Indtast de samme data i et markeret område Indtastning af data i et markeret område, foregår som indtastning i et område uden markering, Således er fastholder markøren indenfor det markerede område. Ønskes samme data i hele det markerede område, indtastes de ønskede data i den aktive celle og der afsluttes med Ctrl+Enter. Indtastning med indbyggede lister Der findes nogle indbyggede lister som kan gøre det lettere når der skal indtastes måneds navne og uge dage. I eksemplet her til højre er der i en celle skrevet januar, markøren er efterfølgende trukket ned over den sorte fede firkant i cellens nederste højre hjørne, hvor udseendet skiftes etkryds. Når det sorte kryds (fyldehåndtaget) er fremme klikkes der på venstre musetast, og klikket holdes nede, herefter trækkes der i den retning der ønskes, en lille gul label viser hvor langt du er komet i månederne. Når du har de måneder du ønsker, slipper du venstre klikket og du har en række månedsnavne stående. Det samme er gældende med ugedagene 10

11 Opret dine egne lister der kan lette dine indtastninger Klik på Filer Excel Indstillinger fanen Populær Brugerdefineret Liste og en dialogboks som vist herunder kommer frem: I vinduet listeelementer skriver du navnene i den rækkefølge du ønsker at sorterer på Klik på Tilføj Listen kan nu ses i venstre side sammen med andre indbyggede lister. Klik på OK. Inden vi sorterer efter denne liste, skal vi lige kontrollere at den virker. Find en tom celle og skriv Johansson (eller et andet af navnene), kør markøren ned i cellens nederste højre hjørne, når du får et sort fed kryds, klikker du og trækker ned af, træk min 4 celler ned. Når du slipper vil der stå Johansson, Sørensen, Jensen, Koch, som vist her Anvendelse af logiske lister til opstilling af tal og datoer Hvis der ønskes en logisk opstillet talrække, som f.eks to tabellen, kan du skrive tallet 2 i en celle og tallet 4 i cellen ved siden/under, herefter markerer du de to tal, går i højre hjørne på markeringen og får krydset (fyldehåndtaget) frem. Herefter trækkes du til højre, den gule label orienterer dig om hvor langt du er kommet i 2 tabellen. Når du slipper musetasten, har du resultatet Når du markerer 2 tal og trækker i dem med fyldehåndtaget forøges de efterfølgende tal med det mellemrum der er mellem de to markerede tal. Meget smart. 11

12 Vedr. datoer kan fyldehåndtaget også hjælpe os her. Som du kan se i eksemplet her til højre, er der skrevet datoen , ved at trække i Fyldehåndtaget bliver denne dato til , osv. Resultatet kan ses her. 12

13 Kapitel 2. Det tredimensionale regneark Son nævnt indledningsvis er der i dag tre dimensioner i regnearket. Dette kan være en stor fordel når der arbejdes med de lidt mere komplekse modeller, hvor det kan være interessant at holde visse ting lidt adskilt. Dette kan illustreres ved nærværende eksempel. Woldic og søster har etableret et selskab, der brænder diverse sprøjt. Nogle af deres produkter er mere succesrige end andre. Specielt har de succes med at drive alkohol ud af kirsebær. De har valgt at lave et separat budget for hvert produkt de arbejder med. Det sikrer at de kan forholde sig til de enkelte produkter. Imidlertid er deres omsætning ikke af en sådan størrelse at banken på nuværende tidspunkt har den ringeste interesse for de enkelte produkter de siger blot - Er der penge i det eller er der ikke? - Se for at svare på det skal vi ikke se på de enkelte produkter men på en samlet oversigt. Her er det genialt med de tre dimensioner. Ved at lave et ark til hvert produkt kan vi til sidst lægge det hele sammen og der er så svaret til banken. Indskrive i flere ark samtidig Når vi nu ved at de har 4 produkter og at det hele skal samles til sidst (konsolideres) kunne det være interessant at arbejde med 5 ark og så indskrive samme tekster i alle på en gang, men kan det dog lade sig gøre? Ja, det kræver blot at arkene markeres inden skrivning og formatering påbegyndes. Du markerer flere sammenhængende ark ved at klikke på første ark, holde skift tasten nede og så klikke på sidste ark. Herved bliver de mellemliggende ark markeret. Det betyder at alt hvad der foretages nu, foretages i samtlige markerede ark. Du kan nu lave de indskrivninger og formateringer som er generelle. Du kan indlægge formler mens du arbejder med flere ark. Herved skal du ikke senere til at oprette formler for de enkelte produkter. Det kan spare megen tid og sikre større ensartethed. Når du er færdig med at arbejde med de generelle retningslinjer skal du igen slippe din markering af flere regneark. Hvordan gøres så det? Stop indskrivning i flere ark Når du ikke længere skal indskrive i flere samtidige ark skal du blot klikke på et ark der ligger udenfor din gruppe af markerede ark. Herved afsluttes denne facilitet. Når 13

14 du har slået fællesfaciliteten fra kan du begynde at lægge relevante tal ind for de enkelte produkter eller afdelinger. Sådan skriver du på flere ark på engang: 1. Klik på første faneblad der skal arbejdes med 2. Hold Shift nede og 3. Klik på sidste faneblad der skal arbejdes med Bemærk I Toppen af vinduet advarer Excel, ved at skrive Gruppe. Det betyder at der er ark der er grupperet, og det der skrives på det ark der er vist på skærmen, vil slå igennem på de andre markerede ark. Herunder kan ses at Ark 1, Ark 2 og Ark 3 er grupperet, det kan ses ved at de har hvid baggrund, Ark4 er ikke grupperet, hvilket ses ved at den har en mørk baggrund. Det ark der vises på skærmen er det ark hvor ark teksten er markeret med FED, i eksemplet herunder Ark1 Stop indskrivning i flere ark 1. Klik på et faneblad der ikke er med i gruppen. Det aktuelle faneblad bliver herved hvidt, de øvrige der før var med i grupperingen er nu ikke længere grupperet. Det kan bla. ses ved at [GRUPPE] ikke længere ses i venstre øverste hjørne. 2. Er alle arkene Grupperet, skal du blot klikke på et af dem for at ophæve grupperingen I eksemplet herunder er grupperingen blevet ophævet ved at klikke på Ark4, de før markerede ark (Ark1, Ark2 og Ark3) er nu ikke længere med hvid baggrund, hvilket betyder at de ikke længere er grupperet. Når du fravælger denne facilitet forsvinder [Gruppe] fra Excels titellinje 14

15 Tredimensionale formler Når der er etableret fire budgetter, et for hvert produkt skal vi have det hele lagt sammen. Dette gøres ved brug af sum formlen som vi kender dem, og dog ikke helt som vi kender dem. For nu er det ikke en sum af tal i det ark vi står i men summen af måske den celle vi står i 4 ark bagud: =SUM(Ark2:Ark5!B2). Denne sum formel er lavet ved at skrive = SUM (hvorefter der er klikket i det første ark der skulle med i formlen). Herefter holdes Skift nede og der klikkes i sidste ark der skal være med i formlen. Nu ved formlen hvilke ark der indgår, tilbage er blot hvilke(n) celle(r) der skal indgå. Dette markeres ved at klikke i de(n) relevante celler med musen. Denne formel kan kopieres som alle andre formler. Et råd vedr. tredimensionale formler Når du laver disse formler er der ingen grund til at hente de summerede tal for hvert produkt. Det er en god ide at hente de tal der er tastet og lægge disse sammen på total arket. I stedet for at hente summen af resultatet for de fire produkter kan det beregnes i det skema hvortil data hentes. Ved at gøre dette sikres at der er overensstemmelse mellem de tal der vises som omsætnings og omkostnings tal på total niveau og de viste resultater. Henter du også resultaterne fra de enkelte afdelinger vil en regnefejl i en afdeling blive vist og medføre at en kontrolregning på totalniveau vil afsløre denne fejl. Sådan laver du tredimensionale formler 1. Marker den celle som skal indeholde formlen (På det ønskede ark) 2. Skriv så =Sum( 3. Marker første ark der skal indgå i summationen 4. Hold skift nede 5. Marker sidste ark som har tal der skal indgå i summationen 6. Klik på den eller de celler der skal summeres 7. Afslut med at trykke Retur Navngivning af ark En projektmappe fødes standard med 3 ark. Disse kaldes Ark 1, Ark 2 og Ark3. Meget genialt men også meget lidt sigende. Det er imidlertid op til dig hvad disse faneblade skal hedde. Du kan frit skifte deres navn til et mere sigende navn. F.eks. kan det være at Ark 1 indeholder vores samlede resultat. Er dette tilfældet kunne dette faneblad passende hedde Resultat i stedet for Ark 1. 15

16 Sådan navngiver du ark 1. Dobbeltklik på det faneblad der skal skifte navn 2. Skriv det navn du ønsker arket skal have 3. Afslut med retur Maksimal navnelængde er her 31 tegn Indsættelse af nye ark Antallet af ark i en projektmappe, er som før nævnt 3. Har du brug for at arbejde med flere ark, kan disse meget nemt indsættes. Sådan Indsætter du nye ark 1. Højre klik på et ark 2. Vælg punktet Indsæt 3. En boks kommer frem, hvor Regneark er markeret, dette klikker du OK til Som vist herunder vil det ny indsatte ark blive placeret til venstre for det ark der blev højreklikket på. En anden måde at indsætte ark på kan være på dette ikon Et nye ark blive indsat som det yderste højre ark, som det ses Flytning af rækkefølgen på arkene Det er ikke altid at det lykkes fra starten at lægge de enkelte faneblade i den ønskede rækkefølge. Dette kan heldigvis ændres let og elegant. Det er faktisk således at de enkelte faneblade kan trækkes frit rundt for så at blive smidt hvor som helst. Det lyder nemt og det er det faktisk også, men lige en ADVARSEL. Hvis du flytter et regneark der indeholder celler som tilfældigvis danner yderpunktet i en sum formel kan denne formel lide overlast ved en flytning af regnearket. Hvis du er heldig opstår der en fejl, men hvis du er uheldig ændres tallet til noget nyt - og sikkert forkert -. Et eksempel: Der er lavet en model i hvilke der i ark A er en formel der summerer B2 fra ark 2 og ark 3. Hvis ark 3 flyttes og lægges efter ark 6 vil formlen stadig hedde =SUM(Ark2:Ark3!B2), med de ark der ligger mellem ark2 og ark3 vil indgå i summationen. 16

17 Flytning af ark 1. Peg på Ark der ønskes flyttet og tryk venstre musetast i bund - og hold den nede - 2. Træk Arket til ønsket ny placering 3. Slip så venstre musetast I eksemplet herover, flyttes Ark4 hen til højre for Resultatet. Kopiering af ark Når man er godt i gang med at arbejde med sin projektmappe, finder man måske ud af at der er indsat for få ark og lige nøjagtig mangler et ark, som egentligt skal have samme udseende som et af de andre ark. I stedet for at indsætte et nyt tomt ark, kan vi i stedet kopiere et af de andre ark, som har de data vi ønsker. Sådan kopieres ark 1. Peg på det ark der ønskes kopieret og tryk venstre musetast i bund - og hold den nede - 2. Samtidigt trykker du Ctrl tasten i venstre nederste hjørne på tastaturet og hold den nede. 3. Ligesom da du flyttede ark, trækker du nu markøren derhen hvor du ønsker at indsætte det kopierede ark, den fede pil indikerer hvor du indsætter det. Læg mærke til at der på papir ikonet ved muse pilen nu fremkommer et + tegn 4 Slip nu musetasten, og derefter Ctrl tasten I eksemplet herunder er der højreklikket på Arket resultat, samtidigt er der trykket på Ctrl tasten, placeringen skal være mellem Ark3 og Ark4, hvilket den sorte pil indikerer. Herunder er resultatet af kopieringen, det kopierede ark får samme navn som det der blev kopieret, dog efterfulgt af (2), dette kan du nu blot omdøbe. 17

18 Farvelægning af ark For at lette overskueligheden, kan arkene som forklaret herover, navngives. Men det er muligt også at give de enkelte ark forskellige farver og på den måde kan man lette overskueligheden Farvelægning af Ark 1. Højreklik på det ark du ønsker skal have en anden baggrundsfarve - 2. Vælg fanefarve 3. I farveboksen der kommer frem, vælger du blot den ønskede farve Herover er der valg forskellige ark farver 18

19 Kapitel 3. Betinget formatering Betinget formatering er en af de funktionaliteter i Excel 2010 som indeholder væsentlige ændringer, den er blevet mere grafisk og der kan skabes bedre visuelle effekter der kan anvendes til at fremhæve talværdier i en eller flere celler med farver, ikon sæt mm. Betinget formatering med fremhævning af celler der passer overens med betingelser I nedenstående eksempel ønsker vi at udnytte nogle af de nye faciliteter der er tilgængeligt. Som det første vil vi i eksemplet herunder formatere de tal som ligger indenfor grænsen af de 25 øverste procent. Marker tallene og klik på Betinget formatering som du finder på fanen startside, vinduet der vises herunder kommer frem, klik på Top/bund regler vælg Øverste 10% Boksen herunder kommer frem, som standard er der anført 10% i boksen i venstre side af dette lille vindue, men i eksemplet herunder ændrer vi det til 25 i stedet for. farven der bruges er en lyserød farve, ønsker du en anden farve, klikker du blot på pilen til højre for farve teksten og vælger en anden farve. Så vil resultatet kunne ses i billedet i eksemplet her til venstre, hvor en farvelægning af de øverste 25% af tallene er foretaget. I det næste eksempel som du kan se herunder er der lavet en betinget formatering som formaterer de tal som er større end 19

20 gennemsnittet, dette gøres stort set på samme måde som i ovenstående eksempel, blot vælges der punktet Større end gennemsnit. Betinget formatering som du selv definerer I tidligere udgaver af Excel kunne man lægge op til 3 betingelser på en celle, i denne nye udgave er der ikke noget loft. I eksemplet herunder vil vi formatere tallene således: tal der er mindre eller lig med med én farve, tal mellem og med en anden farve og tal større end eller lig med en tredje farve. Marker tallene og klik på Betinget formatering som du finder på fanen startside, i vinduet der kommer frem, klikkes der på Ny regel. Boksen der vises til venstre kommer frem, her vælges linjen Formater kun celler der indeholder. Vælg i den nederste del af vinduet Mindre eller lig med og angiv , vælg herefter den formatering som tal der er under skal have (i eksemplet herunder er der valgt en blå baggrundsfarve) klik på OK. I stedet for at skrive tallet ind (som er gjort med de ) kunne vi i stedet hente dette tal fra en celle, hvilket vil skabe lidt mere dynamik, når satsen evt. sal ændres. 20

21 Definer nu de næste to betingelser på samme måde, dvs. de der er mellem og , og sluttelig dem der er større end eller lig med , resultatet vil være følgende: Betinget formatering som Datalinjer, Farveskalaer, Ikonsæt I nedenstående eksempel har vi en tal opstilling der udviser omsætningen for nogle produkter for månederne i 1. halvår. Disse tal ønsker vi at påføre et grafisk billede af hvorledes tallenes størrelse er i forhold til hinanden. Marker tallene og klik på Betinget formatering som du finder på fanen startside, vinduet der vises herunder kommer frem, klik på Datalinjer og vælg den farve der ønskes på datalinjerne. Herunder ses eksemplet, hvor det tydelig med en grafisk visning kan ses hvor i omsætningsoversigten, de mindste og største tal skal findes Samme eksempel er her vist med grønne, gule og røde pile i stedet for datalinjer. 21

22 Samme eksempel er herunder vist med fem klassifikationer Ændring af Betinget formatering Vil man ændre udseendet eller de betingelser der ligger bag det/de valgte formateringer kan det gøres som angivet herunder, alle de eksempler vi har arbejdet med i kapitlet her kan redigeres, hvis der ønskes ændret på betingelser mm. Marker de celler der har den betingede formatering du ønsker at ændre, og klik på Betinget formatering som du finder på fanen startside, her klikker du nederst på administrer regler. De betingede formateringer der er lagt på det markerede område kan ses i boksen Marker den betingelse der skal ændres, og klik på knappen rediger regel. Fjern betinget formatering Ønsker man at fjerne en eller flere betingelser, fra et område med Betinget formatering, markeres området og der vælges på fanen Startside under knappen Betinget formatering Ryd regel Som det kan ses herunder har du to valgmuligheder, den ene at fjerner den betingede formatering fra de markerede celler eller den anden som fjerne alt betinget formatering der måtte være på arket.. 22

23 Kapitel 4. Absolutte cellereferencer De formler du hidtil har brugt har været det man i Excel sprog kalder for relative cellereferencer, eksemplet herunder viser formler der er lavet vha. relative cellereferencer, når vi har set hav der kan ske når vi bruger relative referencer, vi se på hvad vi kan bruge absolutte referencer til. I eksemplet til højre er der anvendt relative referencer. Resultatet af formlen B2+C2 vil give tallet 120. Herefter kan formlen der er i celle D2 kopieres ned over D3, D4, D5 osv. Når formlen kopieres ned flytter referencerne lige så langt ned som formlen kopieres. Dvs. sige, efter kopieringen vil formlen i celle D3 hedde =B3+C3. Resultatet af at kopiere celle D2 ned til andre celler vil se således ud: Vi arbejder lidt videre med sidste eksempel hvor vi nu skal beregne moms beløbet. Nu er der i celle E2 anvendt relative referencer, men da vi jo fra sidste eksempel ved at det betyder at celle referencerne flyttes lige så langt ned som formelen kopieres, kan vi jo se at det vil gå galt hvis celle E2 kopieres ned til E3, se resultatet herunder: 23

24 Ved at kopierer formlen i celle E2 til E3 går det galt. Det der før var D2 bliver til D3 (meget godt) men det der før var B9 bliver til B10 (meget skidt da der jo faktisk står et nul her). Relative cellereferencer betyder altså at referencerne ændres hvis den formel de indgår i kopieres. Alternativet til Relative cellereferencer er Absolutte referencer, som har den egenskab at den låses fast til den pågældende celle, og dermed ikke flyttes når den formel den indgår i kopieres et andet sted hen. Vi går lige tilbage til den formel vi lavede i celle E2 og ændre lidt på formlen. Det der ændres er at, når markøren står i eller lige ved siden af referencen B9, trykkes på tasten f4 (øverste række på tastaturet) hvilket betyder at der kommer dollartegn i referencen B9. Dollartegnene betyder at den er gjort absolut, hvilket bevirker at den altid vil pege på denne celle, uanset hvor langt ned den kopieres. Resultatet er nu meget anderledes vha. at lave referencen B9 om til $B$9 (som betyder absolut) kan formlen i celle E2 nu uden problemer kopieres ned over de underliggende celler.. 24

25 Kapitel 5. Navngivning af celler Det er muligt at navngive celler, men hvorfor skulle vi dog det? Jo hvorfor navngives mennesker? For at kunne holde styr på dem. Det er praktisk at vide at en person hedder Peter Nielsen. Så kan vi (med lidt held) finde ham igen 10 år efter vi er holdt op med at gå i skole, når vi blot ved lidt om ham, f.eks. at han bor omkring Vejle. Og hvad har det så med regneark at gøre? Jo vi har hidtil refereret til en celle ved brug af celleadressering som B1. Men hvad sker der hvis B1 flytter til B2 så hedder den ikke B1 men B2. Dette kan være besværligt. Hvis vi i stedet havde givet denne celle et navn kunne vi referere til navnet i stedet for at referere til celle adressen. Indeholder celle B2 f.eks. moms satsen kan vi jo passende kalde B2 for moms og så bruge referencen Moms i stedet for B2. Det gør til tider også formlerne lettere at forstå, specielt i meget store modeller. Nedenstående er en lille pris kalkulation, som vi skal arbejde lidt med. Inden vi springer ud med navngivningen, laver vi lige beregningen med absolutte cellereferencer ($ tegnet) Avancen for vare 1 findes ved at gange B3 med $B$8 (husk at dollartegnene er sat for at sikre sig at når formlen senere kopieres ned, altid vil pege på cellen med de 40 %) hvilket vil give resultatet 40. Salgsprisen inkl. moms findes ved at plusse B3 og C3, dette gøres i en parentes for at få resultatet inden der gås videre for at gange med $B$7 (husk at dollartegnene er sat for at sikre sig at når formlen senere kopieres ned, altid vil pege på cellen med de 40 %), dette plusses med resultatet af B3 plus C3 (igen i en parentes) hvilket vil give resultatet

26 Her er formlerne i celle C3 og D3 kopieret ned over de tilsvarende celler derunder. Alle er glade, og det er gjort forholdsvist smertefrit, især fordi vi nu har lært at bruge dollar tegnene til at låse os fast på bestemte celler. Her er en af formlerne blevet aktiveret, alt ser rigtigt ud, men vi kan få det til at se mere overskueligt ud, nemlig ved at bruge Navne. Dvs. at i stedet for at bruge $B$7, vil vi bruge et navn som er givet til celle B7, dette kunne meget nærliggende være navnet Moms, men det kunne være hvad som helst. Forestil dig at du arbejdede med en større model, hvor nogle satser blev brugt flere steder i formler, så kunne det være meget overskueligt hvis den celle satsen stod i havde en meget sigende navn, som f. eks Moms eller Moms_sats. Herunder vil vi nu til at bruge Navne i formlerne. Men inden vi kan bruge navne i formler, skal vi have navngivet cellerne med moms og avance, dvs. B7 skal hedde Moms (Husk på at den kan hedde hvad som helst), B8 skal hedde Avance. 26

27 Cellerne A7:B8 markeres, Herefter vælges der på fanen Formler I gruppen Definerede navne Opret udfra markering, boksen Opret navne ud fra markering kommer frem. I boksen er der 4 valgmuligheder, og den vi skal bruge er Venstre kolonne, som er markeret. Det betyder at vi i den markering der er lavet i selve arket, vil bruge navnene fra den venstre kolonne i markeringen som navne på tallene. Dvs. når vi herefter klikker på OK, så vil celle B7 ikke længere hedde B7 men i stedet Moms. Celle B8 vil ikke længere hedde B8 men i stedet Avance Resultatet af navngivningen kan nu kontrolleres ved at klikke på henholdsvis celle B7 og B8, til venstre for formellinien kan navnet aflæses. I dette tilfælde er det navnet på den markerede celle Moms. Nu vil vi genberegne priskalkulationen, således at den nuværende formel, hvor der refereres til henholdsvis B7 og B8, i stedet refereres til Moms og Avance. Aktiverer formelen i celle C3, og slet referencen $B$8, og klik engang på cellen (B8), formlen vil nu hedde B3*Avance. Skal der så indsættes dollartegn i denne? Nej en navngivning er med det samme låst fast til den pågældende celle. Formlen kan nu 27

28 kopieres ned over de nedenstående celler. Kontrollerer engang ved at aktivere de andre celler som du har kopieret formlen ned over, om det ser korrekt ud. Det burde det gøre. Aktiverer formlen i celle D3, og slet referencen $B$7, og klik engang på cellen (B7), formlen vil nu hedde (B3+C3)*Moms+(B3+C3). Som nævnt tidligere er det ikke nødvendigt at tænke på dollartegn, når der anvendes navngivning af celler. Formlen kan nu kopieres ned over de nedenstående celler. Kontrollerer engang ved at aktivere de andre celler som du har kopieret formlen ned over, om det ser korrekt ud. Et lille tip til arbejdet med navne, hvis cellerne ikke står på samme ark, kan man let i forbindelse med formelopbygningen finde den pågældende navngivende celle ved at trykke på tasten f3 28

29 Kapitel 6. Funktioner Hvad er en funktion - og hvad kan den? Det første er lettere at svare på end det andet. En funktion er en indbygget formel i Excel, der har til formål at løse en given problemstilling, som du selv kunne løse ved brug af megen matematik og formel samlinger. Disse ting er kogt sammen i funktioner, så du ikke selv skal opfinde den dybe tallerken hver gang du skal regne disse ting ud, du skal blot fylde de rigtige ting ind de rigtige steder. Da der er et hav af funktioner er det ligeledes svært entydigt at besvare, hvad de kan, faktisk er der i dag funktioner til at løse stort set alt - og dog - det er muligt at du har specifikke behov der ikke er dækket af de standardfunktioner der i dag kommer med Excel. Hvis dette ikke er tilfældet er det muligt at du er heldig, nemlig at der er udviklet flere funktioner inden for det område du arbejder. Disse kan købes som tillægsfunktioner. Elementer i en funktion Funktioner er af naturlige grunde forskellige, men der er alligevel store fællestræk i disse. Nedenfor bliver disse gennemgået for at give brugeren et indblik i hvad en funktion kan, og hvorledes den er strikket sammen. Et eksempel på en funktion Her er vist et klip af funktionen ydelse, en finansiel funktion der udmærker sig ved at kunne beregne ydelsen på et annuitetslån (et almindeligt kreditforeningslån) når du blot giver oplysninger om hvor lang tid lånet skal afvikles over, hvilken rente der skal betales pr periode samt hvilket beløb der er lånt til at begynde med. Det viste billede er fremkommet ved at vælge Guiden funktion og herefter valgt funktionen Ydelse. Standarden i disse Funktionsbokse er at felter der har en fed markeret tekst, som Figur 1, Funktionen YDELSE 29

30 f.eks. Rente, de skal indeholde data, de andre behøves ikke. Fællestræk for funktioner: 1. Starter med = 2. Funktionsnavn Gennem funktionsnavnet beskrives hvilken funktion der arbejdes med 3. Parentes begynd ( Indikerer at funktionsnavnet er slut og at der herefter kommer argumenter) 4. Argumenter En funktion tager fra ingen argumenter til mange argumenter. Hvis der er mere end et argument skal disse adskilles med argument separatorer. Normalt vil argumentseparator være semikolon ;, men det afhænger af hvorledes maskinen er sat op i Windows. Der kan være andre årsager. 5. Parentes slut ) Indikerer at nu er argumentlisten slut og funktionen skal til at beregne værdien af udtrykket. Funktion som argument Når et argument skal være et tal kan dette tal fremkomme på alle tænkelige måder. Det er således muligt at skrive tal direkte ind i en funktion - men det er ikke anbefalelsesværdigt. Normalt benyttes indholdet af en enkelt celle som argument, men det kan også være en formel eller en funktion der benyttes som argument. Dette gør det muligt at sammensætte ganske komplekse udtryk. Hvis en funktion tager et argument der skal resultere i en tekst er det ligeledes muligt at tage dette argument direkte som indtastet værdi - eller som en cellereference - eller som en funktion der returnerer en tekst. Guiden funktion Som altid kan vi bruge en guide til at finde funktionerne, Guiden har til formål på let og overskuelig vis at opstille funktioner således at det er muligt at indsætte funktioner i regnearket uden det store besvær. Guiden funktion opdeler funktioner i kategorier for at etablere bedre mulighed for at finde ønskede funktioner. Endvidere viser Guiden funktionen hvilke argumenter der indgår i en konkret funktion, påkrævede såvel som valgfrie. Nedenfor gennemgås Guiden funktion i dens enkelte trin. Guiden funktion aktiveres ved enten at vælge Indsæt Funktion eller klik på ikonet, placeret i standardværktøjslinjen eller til venstre for formellinien. Uanset hvilke af disse metoder der vælges fremkommer nedenfor viste dialogboks: 30

31 I rubrikken Søg efter en funktion kan der skrives en søgetekst, f.eks. lån, når der klikkes på udfør vil der fremkomme funktioner der kan bruges i forbindelse med beregning af lån. I rubrikken Eller vælg en Kategori kan der vælges mellem forskellige kategorier, standarden er Senest anvendt, vælges der alle, så kan alle funktionerne der er installeret ses. I vinduet Vælg funktion kan funktionerne til den enkelte kategori vælges Ved at marker en given funktion, kan der nederst i vinduet ses en lille beskrivelse af funktionen. Yderligere informationer om de enkelte funktioner kan fås ved at klikke på Hjælp til denne funktion, hvilket er en god måde at lærer mere om de enkelte funktioner, da der her vises nogle eksempler til den valgte funktion. Ny måde at håndtere funktioner på På fanen Formler er alle kategorierne som også findes i Guiden listet på en meget overskuelig måde, hvis der klikkes på en af kategorierne vises de funktioner der ligger tilgængelig ved den pågældende: Hvis en funktion vælges her fremkommer funktionsargument boksen. 31

32 Hvordan skrives en funktion? Det er muligt at indskrive funktioner direkte fra tastaturet, og i Excel 2010, er det blevet lettere at skrive funktionerne selv. Når man starter med at skrive f.eks.: =sum Så fremkommer der en lille boks med en række forskellige funktionsnavne der tilsvar det du er startet med at skrive. Der kommen en lille hjælpetekst som med får ord beskriver den markerede funktion Her en lille forklaring til sum.hvis Hvis man ønsker at bruge den enkelte funktion dobbeltklikkes der på funktionsnavnet, og funktionens syntaks(opbygning) fremkommer under cellen: I eksemplet herunder en funktion sum.hvis skrevet færdig, resultatet af funktionen ses i eksemplet til højre: 32

33 Hvad koster det at Låne (Ydelse) Eksemplet tager udgangspunkt i følgende hverdagsbillede. Ole har valgt at omlægge sine lån i huset. Han har derfor opsagt de gamle lån og går nu og venter på hvordan renten bliver på det nye lån. Dette skal beregnes i et regneark. Det er vist muligt at gøre på papiret - men sidst Ole prøvede var for 12 år siden på HD faget Erhvervsøkonomi og da var det besværligt. Vi tager udgangspunkt i ovenstående lille eksempel, funktionsboksen Ydelse udfyldes som vis herover. Stil markøren i celle B6 inden du starter. Bemærk til forneden i boksen hvorledes der er forklaring til det enkelte punkt når det er det aktive. Her ses punktet Rente forklaret. Eksemplet ovenfor viser at det er muligt at udfylde de enkelte delelementer med formler. Således er det års rente, der er oplyst i celle B2 - og ikke renten pr termin. Denne er så fundet ved at dividere års renten med antallet af terminer, alias B2/B4. På lignende vis er antallet af betalinger beregnet som løbetiden i år ganget med antal terminer pr år. Alias B3*B4. 33

34 GENNEMSNIT, MIN og MAKS funktionerne Autosum funktionen har stort set alle der har haft Excel åbent, stiftet bekendtskab med. Middel, Min og Maks funktionerne, ligner denne meget i sin opbygning, dog summerer de ikke tal sammen. GENNEMSNIT finder gennemsnittet af de markerede tal. Maks finder det største tal i et område. Min finder det mindste tal i et område. For at starte Middel funktionen skal man klikke på den pil der er til højre for Sum ikonet. Ikonet findes på fanen startside i højre side af vinduet. Den kan også findes på fanen Formler Når funktionen aktiveres, markeres de tal der stå ovenfor, men dette er ikke nok, vi skal have alle tallene med, derfor fattes musen og der klikkes der i celle A1 og trækkes ned til celle D5. Her er området med tallene inkluderet i Middel funktionen. Tast Enter på tastaturet, og gennemsnittet vil kunne ses. Gennemsnittet af de markerede tal er 575,05 MIN og MAKS funktionerne vises ikke her i materialet, da de i deres virkemåde og opbygning virker på nøjagtig samme måde som Middel funktionen. 34

35 Afrund Når man laver en beregning af et resultat i Excel, vil Excel altid fremkomme med det rigtige resultat, vist med det antal decimaler resultatet har. Hvis man ikke ønsker at have decimaler kan man bruge afrund funktionen til at få Excel til at foretage en op eller nedrunding, alt efter om decimalerne er over elle under,50, dvs. at f.eks. et resultat der hedder 500,55 vil, hvis der ikke ønskes nogle decimaler, kunne rundes op til 501. Find funktionen Afrund. I feltet Tal skal du angive det tal der skal afrundes, som oftest er det ikke bare et tal der skrives her, men i stedet for en formel som beregner sig til et tal, I eksemplet her til højre er Sum funktionen anvendt. Til højre for feltet Tal, kan man se hvilket resultat summen beregner sig til. I feltet Antal_Cifre skal man angive et tal som har betydning for hvor mange decimaler der skal afrundes på. I eksemplet er der angivet et nul, dvs. at resultatet i Excel vil blive 805, fremfor 804,82. Angives der i feltet tallet 1, vil resultatet blive 804,80. Sådan kan man blive ved. Hvis der angives negative værdier i feltet tal, f.eks. -1, så runder den op på venstre side af kommaet, dvs. den runder op eller ned på enerne, -2 på tierne, -3 på hundrederne. Mange af de funktioner der efterfølgende beskrives kan indsættes i feltet tal i afrund funktionen. SUM.HVIS Har du prøvet at skulle tælle nogle tal sammen, ikke alle tal, men kun for de poster, der opfyldte et bestemt kriterium? Det er ret besværligt, for man skal holde styr på to ting på samme tid: om kriteriet er opfyldt og sammentællingen. Lad os se på et eksempel. 35

36 Her vil vi gerne have følgende oplysninger: Hvor stort et salg har der været i hver af de to afdelinger? Hvor mange medarbejdere er der i hver af de to afdelinger? Hvor stort er bonusbeløbet i hver af de to afdelinger? Hvor mange medarbejdere er der i alt? Hvor mange personer har fået bonus i hver af de to afdelinger? Hvor mange personer har fået over kr i bonus i hver af de to afdelinger? Ja, når det ikke drejer sig om flere, end dem, vi ser her, kan vi lige overskue det, men hvad nu, hvis der var 20, 50 eller 100? Så begynder det at blive svært, og så har vi brug for hjælp fra flere af Excels funktioner. SUM.HVIS funktionen kan hjælpe os med det første spørgsmål. SUM funktionen kender du, det er vel nok den mest anvendte funktion i Excel, den lægger tal i et givent område sammen. HVIS afgør om en betingelse er opfyldt eller ej. Nu kombineres de blot i den samme funktion, altså SUM.HVIS, gør det at den summerer tal i et område hvis en given betingelse måtte være opfyldt. 36

37 Eksempel på brug af SUM.HVIS funktionen I ovenstående eksempel skal salget for alle sælgerne i afdeling Nord findes, dette kan gøres med SUM.HVIS funktionen. Funktionsboksen udfyldes således: Område er de celler hvor det givne kriterium skal findes Kriterium er en celle hvor kriteriet der skal findes i området, er skrevet SUM_Område Er det område hvor tallene skal lægges sammen, hvis kriteriet er opfyldt i området Resultatet af ovenstående eksempel er kr ,00. TÆL, TÆLV og TÆL.HVIS Når vi ønsker at kende et antal (og ikke en sum), f.eks. hvor mange der er af en given slags i en opstilling, har vi brug for en af varianterne af TÆL-funktionen. TÆL TÆLV TÆL.HVIS Tæller i et markeret område antallet af celler, som indeholder tal Tæller i et markeret område antallet af celler, som indeholder tal eller tekst, men ikke tomme celler. Tæller i et markeret område antallet af poster, der opfylder et kriterium. 37

38 Eksempel på TÆL.HVIS I ovenstående eksempel skal vi vide hvor mange sælgere der har fået bonus over kr. i bonus. Dette kan gøres med TÆL.HVIS funktionen. Funktionsboksen udfyldes således: Område er de celler hvor det givne kriterium skal findes Kriterium er en celle hvor kriteriet der skal findes i området, er skrevet, i eksemplet herover er der skrevet >100000, hvilket betyder at vi i cellerne D5:D10 vil vide hvor mange der har over kr. i bonus. Resultatet af ovenstående er 1. 38

39 EKSEMPEL PÅ TÆLV I ovenstående eksempel skal vi vide hvor mange sælgere der er i alt. Dette kan gøres med TÆLV funktionen. Funktionsboksen udfyldes således: Værdi 1 er de celler hvor det det skal kontrolleres om der er tal eller tekst i Værdi 2 behøves ikke udfyldt, men kan anvendes, hvis man vil tilføje celler der er uafhængig af de celler der er angivet i Værdi 1. 39

40 HVIS funktionen (Betingede sætninger) I regneark anvendes ofte betingede sætninger. Ved hjælp af disse er det muligt at få regnearket til at give forskellige svar/beregninger - afhængig af indholdet af en given celle. Betingede sætninger kan i deres grundform være meget enkle, uden brug af komplekse formler. De kan til gengæld også være særdeles komplekse. Her et eksempel fra hver skuffe. Hvis det samlede køb er større end kroner ydes 10% rabat. Og så i den anden skuffe: Hvis Peter har bestået sin eksamen både med hensyn til 13 tals reglen og 6 tals reglen skal følgende meddeles Tillykke med din eksamen Peter, du bestod med et gennemsnit på (beregnet værdi). Hvis Peter derimod er dumpet skal dette beklages og der skal være en synlig identifikation af, hvilken regel Peter er dumpet på! En betinget sætning har følgende syntaks: =Hvis(Betingelse;Sand;Falsk) Betingelse er en logisk matematisk test. Den skal altid kunne valideres og ende med enten sand eller falsk. Sand og falsk. Her anføres hvad der skal stå i cellen hvis betingelsen er hhv. opfyldt eller ikke opfyldt. Sand og falsk kan være: En formel B1 * 10% Bemærk intet lighedstegn foran Et tal 0 En tekst Ingen rabat Bemærk tekst skal stå i anførselstegn 40

41 Sådan bruger du HVIS funktionen Her vises en betinget sætning der skal beregne om et givet køb udløser rabat eller ej. Hvis det udløser rabat skal rabatten beregnes og påvirke feltet I alt I eksemplet herover gives der rabat hvis der købes for Den logiske test består af om det der står i celle B1 er større end (B1>50,000). Er dette tilfældet, så er resultatet af testen Sand og dermed beregnes rabatten til 10% af B1 (B1*10%) i modsat fald, altså hvis testen er Falsk ydes der ingen rabat (0). Herover funktionsboksen i udfyldt stand, som altså returnerer resultatet 5.500, den finder ud af at værdien i celle B1 er større end , som så ganges med 10%, havde værdien i celle B1 derimod været mindre end , var værdien 0 blevet returneret. Det kan midlertidigt i større og komplekse modeller være en fordel, at de værdier indgår i HVIS formlen, ikke tastes direkte i formlen, men i stedet i en celle som der i formlen refereres til. Det vil i så fald være lettere og hurtigere at ændre en værdi ved at ændre værdien i en celle, frem for at skulle ind og ændre i en måske meget kompleks formel. Eksemplet herunder, vil resultatmæssig give samme resultat som det herover, værdierne der indgår, er i stedet tastet i separate celler, som i stedet vil indgå i funktionen. Eksemplet herover viser hvordan celle B6 til B8 indgår i HVIS funktionen. 41

42 Flere Hvis funktioner i samme formel Vi vil igen tage udgangspunkt i det sidste eksempel med købet på , hvor der blev givet 10% i rabat hvis købet oversteg Nu vil vi til at se på hvordan vi med flere hvis funktioner bygget ind i hinanden, vil kunne returnere 3 værdier, nemlig hvis salget er under , så skal der returneres 0, hvis det er over , så skal der returneres 20%, og er der købt for over , men for under så skal der være rabat på 10% af det beløb der købes for. Sådan bruger du flere HVIS funktioner i samme funktion Resultatet skal fortsat vises i celle B2, hvor vi igen vælger at starte HVIS funktionen, og angiver det viste i de to første vinduer. Dvs. vi laver igen en logisk test ved at spørge om B1 er større end B6, som er værdien (B1>B6), hvis det er korrekt, så skal B1 ganges med B8, som er værdien 20% (B1*B8). vi mangler nu at kunne få returneret de to sidste værdier, nemlig NUL og 10%. Det gøres ved at stille markøren ned i det tomme felt (Værdi_hvis_falsk) og i venstre hjørne ved siden af formellinien klikkes på HVIS. Du vil nu få en hel tom HVIS funktionsboks frem, som vi nu skal fylde med data. I den nye tomme funktionsboks der kommer frem (bare rolig der er ikke noget der er slettet, vi bygger blot videre på funktionen, hvilket kan ses i formellinien hvor en HVIS er bygget inden i den anden HVIS), skal vi nu igen lave en test, denne test lyder sådan, er B1 mindre end B7, cellen med (B1<B7), hvis det er korrekt, så skal 42

43 værdien i celle B10 returneres, cellen med 0 (B10), er testen ikke sand, så er den falsk, og så skal B1 ganges med B9, cellen med 10% (B1*B9) Resultatet her giver 5.500, ligesom før. Resultatet i det sidste eksempel er jo identisk med det i det første, men ændres tallet i celle B1 til f.eks , så skal der jo meget gerne gives 20% i rabat heraf, se resultatet til højre B1 er ændret til og rabatten bliver , hvilket er 20%. Ændres tallet i B1 til f.eks , så skal man have nul kroner i rabat, se resultatet til højre B1 er ændret til og rabatten bliver 0. 43

44

45 Datofunktioner Indledningsvis skal det nævnes at datofunktionen er en sjov størrelse idet en dato i et regneark beskriver hvor mange dage der er gået siden 1/1/1900. Dette giver et sjovt tal. Således er tallet den Ved brug af denne metodik kan regnearket helt præcist beregne afstanden mellem to tidspunkter, udtrykt i dage. Dette udtryk kan imidlertid ikke entydigt omformes til et udtryk som måneder og dage, idet f.eks. 92 dage kan være netop 3 måneder, eller det kan være 3 måneder og? dage. Det afhænger af hvad der er udgangspunktet for de to datoer der skal sættes i forhold til hinanden. Hvis du ved brug af denne funktion ikke får en dato men et tal skal du blot formatere denne celle til en dato. Du kan selv prøve ved at skrive en dato i en celle, og herefter formaterer den til et tal. Dags dato Den mest anvendte datofunktion er nok funktionen IDAG(). Denne funktion indsætter dags dato i regnearket. Du kan selv vælge hvilket datoformat du vil underlægge denne funktion. Dags dato indeholder kun information om dato men ikke om hvad klokken er. Skrives forkert, f.eks. hvis du skriver i dag med mellemrum kommer denne boks (måske) med hjælp. Dags dato inkl. klokkeslæt Du kan også få indsat dags dato samt tidspunkt i regnearket. Dette gøres ved brug af funktionen NU(). Her vil heltalsværdien udtrykke datoen mens decimaldelen udtrykker klokkeslættet. Således er X,5 altså klokken tolv middag den pågældende dag. Dette kan give lidt problemer idet et givet klokkeslæt ikke skal forveksles med tid. Der er ikke tid i Excel kun klokkeslæt. Da dette format typisk fylder en del skal du være opmærksom på at Excel selv tilpasser kolonnebredden til det indtastede. Resultat efter indtastning og ingen formatering Indtastning af funktionen =NU(). I celle D1 er samme værdi som i celle C1 vist blot er der her valgt formatet Tal 45

46 Regning med tid Det er muligt at formatere celler til at benytte tid. Således kan laves en lønseddel som specificerer hvornår arbejdstid er påbegyndt og hvornår den er afsluttet. For at indtaste noget som tid skal anvendes: (kolon) som separator. Bemærk at det ikke er tid men klokkeslæt der bliver lagret. Her ses et udsnit af en arbejdsseddel med møde tid og gå hjem tid. Bemærk her at det står pænt og der er minutter såvel som timer. Hvis disse timer lægges sammen vil vi være tilbøjelig til at forvente at det skulle give 40 timer. Det gør det også. Imidlertid har vi nævnt at timer ikke eksisterer i Excel, derimod kun klokkeslæt. Da decimaldelen udtrykker tiden - og heltalsværdien udtrykker antallet af dage - betyder dette at 1 dag netop er 24 timer. 1 time er således 1/24 dag. Beregnes ovenstående som summen af de timer der er arbejdet vil tallet være 1,66 (dage). Formateres dette til et klokkeslæt vil den hele dag forsvinde og timetallet vil blive til 16 timer (0,66 dag). Det rigtige tal kan imidlertid opnås ved blot at formatere svaret til et normalt tal og gange dette med 24. Herved fås svaret i dets naturlige form. Ønskes andre faciliteter, benyttes funktioner som Dag, Time og Minut. Disse kan så kombineres efter nærmere kreative regler hvis dette er ønskeligt. Vi arbejder videre med arbejdssedlen fra før. Imellem Timer i alt og fredag er der indsat to kolonner (de celler der er grå skal ikke anvendes) I Celle G5 er der lavet en autosum af det der står i celle B5:F5, hvilket jo burde give 40:00. Men da vi nu er oversteget 24 timer, viser Excel os det der ligger ud over, altså 16 timer. For at komme til det rigtige resultat (40) skrives der i Celle H5 =G5, så står der igen i 16:00, nu formateres celle H5 til tal (højreklik på cellen og vælg formater celler), det giver 1,67. Altså er 40 timer det samme som 1,67 døgn. Nu går vi over til Celle I5, hvor vi laver følgende formel: =H5*24, resultatet heraf vil blive 40 Opslagsfunktioner (LOPSLAG og VOPSLAG) Vi skal nu arbejde med to opslags funktioner, nemlig VOPSLAG og LOPSLAG, som bruges til at slå en værdi op i en liste, og derefter returnere en anden værdi, f. eks. som når man slår op i en telefonbog, hvor man slår navnet op og ønsker at returnere 46

47 telefonnummeret. Funktionen bruges ofte i forbindelse med opslag i prislister eller valutakurstabeller. LOPSLAG (Lodret opslag) Med denne funktion er det muligt at lede efter en given værdi i et givet område. Når den ønskede værdi er fundet, er det muligt at returnere information fra det område i hvilket den er fundet. Dette kan være særdeles anvendeligt når der skal udarbejdes større modeller hvor flere brugere let skal kunne anvende en model uden det store regneark kendskab. Som ordet indikerer skal der slås op lodret. Det betyder at funktionen søger lodret i det angivne søgeområde. Funktionen returnerer største værdi der er mindre end eller lig med den værdi der søges efter. Det er derfor et must at søgeområdet er sorteret hvis der arbejdes med tal. Arbejdes med tekst kan anføres om listen er sorteret eller ej. Dette anføres som et fjerde argument i funktionen. Dette argument er valgfrit, og undladt i nedenstående eksempel. Er første værdi i søgeområdet større end det der søges efter vil funktionen returnere en fejl. Der ledes kun i første kolonne af søgeområdet. Funktionen kunne anføres som følger: =Lopslag(Søgeværdi;Søgeområde;Svarkolonne) 47

48 Sådan bruger du LOPSLAG I det eksempel vi herunder skal arbejde med, tages der udgangspunkt i en lille virksomhed med 10 ansatte. Informationer om personerne er tastet i Excel. Med disse data skal vi lave en lønseddel, hvilket vi kan gøre med LOPSLAG funktionen. Med LOPSLAG funktionen skal vi tage udgangspunkt i det nr. der bliver tastet i celle B16 (kaldet søgeværdi), det tal der står i B16 skal funktionen finde i celleområdet (kaldet matrix) A3:E12 i den første kolonne (dvs. i kolonne A), når den finder det pågældende nr. i den første kolonne, skal vi definere fra hvilken kolonne vi vil have returneret data, som angives som enten kolonne 1,2,3,4 eller 5 (kaldet svar kolonne). I dette eksempel skal vi ud fra medarbejder nr. der tastes i celle B16 finde henholdsvis Fornavn, Efternavn, Stilling samt Grundlønnen, dvs. at vi i alt skal lave 4 opslag for at kunne få returneret det ønskede. For at få fornavn returneret ud fra medarbejder nr. skal celle B18 markeres, herefter startes LOPSLAG funktionen. Udfyldelse af Funktionsboksen: Opslagsværdi: er den celle hvor vi angiver det vi vil søge efter, her er det B16. Lopslag der finder fornavn ud fra medarbejder nr. Tabelmatrix: er det område vi vil have data fra, her er det Celle A3:E12. 48

49 Kolonneindeks_nr: er den kolonne i den givne matrix (A3:E12) som værdien skal returneres fra, her er det kolonne 2 der skal angives. Resultatet af dette opslag bliver Camilla. For at få efternavn returneret ud fra medarbejder nr. skal celle B19 markeres, herefter startes LOPSLAG funktionen. Udfyldelse af Funktionsboksen: Opslagsværdi: er den celle hvor vi angiver det vi vil søge efter, her er det B16. Lopslag der finder efternavn ud fra medarbejder nr. Tabelmatrix: er det område vi vil have data fra, her er det Celle A3:E12. Kolonneindeks_nr: er den kolonne i den givne matrix (A3:E12) som værdien skal returneres fra, her er det kolonne 3 der skal angives. Resultatet af dette opslag bliver Olsen. 49

50 For at få Stilling returneret ud fra medarbejder nr. skal celle B19 markeres, herefter startes LOPSLAG funktionen. Udfyldelse af Funktionsboksen: Opslagsværdi: er den celle hvor vi angiver det vi vil søge efter, her er det B16. Lopslag der finder Stilling ud fra medarbejder nr. Lopslag der finder Grundløn ud fra medarbejder nr. Tabelmatrix: er det område vi vil have data fra, her er det Celle A3:E12. Kolonneindeks_nr: er den kolonne i den givne matrix (A3:E12) som værdien skal returneres fra, her er det kolonne 4 der skal angives. Resultatet af dette opslag bliver Lagermedarb. For at få Stilling returneret ud fra medarbejder nr. skal celle B19 markeres, herefter startes LOPSLAG funktionen. Udfyldelse af Funktionsboksen: Opslagsværdi: er den celle hvor vi angiver det vi vil søge efter, her er det B16. Tabelmatrix: er det område vi vil have data fra, her er det Celle A3:E12. Kolonneindeks_nr: er den kolonne i den givne matrix (A3:E12) som værdien skal returneres fra, her er det kolonne 4 der skal angives. Resultatet af dette opslag 50

51 bliver kr ,15. Nu har vi med LOPSLAG funktionen genereret en lønseddel, hvor vi blot skal taste et medarbejder nr, og så returneres den respektive medarbejders data. Da vi lavede alle opslagene stod der medarbejder nr 5 i B16, hvis dette ændres til f. eks. 2, så ændres dataene som vist her til venstre. Vi vender lige tilbage til selve funktionsboksen, for vi har sprunget det sidste felt over, dette felt er som nævnt tidligere i materialet valgfrit at udfylde, da dens tekst ikke er skrevet med FED. Vi ser ganske kort på betydningen af at udfylde feltet med ordet Falsk, eller at lade det være tomt, som vi har gjort hidtil. 51

52 Eksemplet her til venstre viser hvad det betyder når det sidste felt i OPSLAGS boksen ikke er udfyldt med FALSK. Hvis den opslagsværdi der tastes i celle B16 ikke kan findes i matrixen / Opslagsområdets første kolonne, så returneres den sidste værdi på listen. Derfor angives Petri Hakkinens data når tallet 15 (eller et andet tal der ikke er på listen) skrives. Det er ikke så smart, især ikke hvis der er tale om en meget kompleks model. Vi kalder nu Opslagsboksen frem, hvilket gøres ved at stille sig på cellen med formlen, og derefter klikke på der ligger til venstre for formel linjen. Når boksen er fremme skrives falsk i det nederste tomme vindue. Dette gøres ligeledes for de 3 andre LOPSLAG i celle B19, B20 og B22. 52

53 Resultatet ved angivelse af FALSK i det nederste vindue i OPSLAGS funktionsboksen, ses tydeligt på billedet her til højre. Falsk betyder at hvis opslagsværdien der er tastet i B16 ikke kan findes i matrixen / opslagsområdets første kolonne. Så skal den komme med fejlbeskeden #I/T. I eksemplet herover anvendte vi FALSK i det sidste vindue fordi vi ikke ønskede at få vist et resultat når vi skrev et nummer der ikke stod på listen. Hvis nu listen ikke havde været sorteret i logisk rækkefølge efter nr. (kolonne A), så blev vi nød til at skrive FALSK, idet opslaget ellers kan blive fejlagtigt. 53

54 VOPSLAG (Vandret opslag) VOPSLAG er bygget op på samme måde som LOPSLAG, i stedet for at se lodret ned i en kolonne, så ser VOPSLAG vandret hen i en række, og returnerer værdien fra en anden række i Matrixen/opslagsområdet =Vopslag(Søgeværdi;Søgeområde;Svarrække) I det eksempel vi herunder skal arbejde med, tages der udgangspunkt i en lille bonusopgørelses liste som er tastet i Excel. Ud fra disse data skal vi lave en opgørelse over om hvor meget provision et givent salg giver. Dette gør vi med VOPSLAG funktionen. Med VOPSALG funktionen skal vi tage udgangspunkt i det tal der bliver tastet i celle B5 (kaldet søgeværdi), det tal der står i B5 skal findes i celleområdet (kaldet matrix) B2:F3 i den første række (dvs. i række 2), når den finder det tal. i den første række i det givne område, skal vi definere fra hvilken række vi vil have returneret provisions tallet, som angives som enten række 1 eller 2 (kaldet svar række). I eksemplet her skal vi ud fra et givent salg, som tastes i celle B5, finde ud af hvor meget provision der skal udbetales. Markøren sættes i celle B6, og funktionen VOPSLAG hentes og udfyldes således: Opslagsværdi: er den celle hvor vi angiver det vi vil søge efter, her er det B5. Tabelmatrix: er det område vi vil have data fra, her er det Celle B2:F3 Kolonneindeks_nr: er den kolonne i den givne matrix (B2:F3) som værdien skal returneres fra, her er det række 2 der skal angives. Resultatet af dette opslag bliver

55 Hvis salgstallet i celle B5 ændres til f. eks 30000, så ændres provisionen til 250. Hvad så hvis der tastes f.eks (altså et tal der ikke står på listen), hvad sker der så? Hvis Salgstallet ændres til 22000, så opnås der provision på 150, dvs. hvis den opslagsværdi der søges efter ikke findes, så går den tilbage til den nærmeste fællesnævner i nedadgående retning altså i dette tilfælde. I LOPSLAG funktionen udfyldte vi det sidste vindue i funktionsboksen med FALSK, det bør vi ikke gøre i dette eksempel, da et salg på i så fald vil komme med en fejl. 55

56

57 Kapitel 7. Datavalidering For at tilsikre os at der i inputceller kun indtastes præcist det vi ønsker, så kan vi bruge funktionaliteten datavalidering, her kan angives en liste over gyldige indtastninger eller begrænse antallet af tegn i indtastningerne. Vi vender tilbage til vores eksempel fra LOPSLAG gennemgangen, idet vi vil være sikre på at det medarbejder nr. der tastes i celle B16, kun er et medarbejder der eksisterer. Vi vil altså prøve at forhindre at der som vist til højre kan tastes f.eks. tallet 15. Vi skal have lagt data validering på celle B16, og vi vil have at de tal der skal kunne tastes, skal være et af de medarbejder nr. der indgår i listen. Marker celle B16 og på fanen Data vælges Datavalidering der findes under gruppen Dataværktøjer Datavalideringsboksen kommer frem. 57

58 I feltet Tillad, vælges liste Feltet Kilde bliver nu aktiv, og der angives de celler der indeholder medarbejder nr. i selve arket, A3:A12. Klik på arket Meddelelse. På fanebladet meddelelse, skrives en hjælpe tekst. Ordlyden er som sådan lige meget. Klik på fanebladet Fejlmeddelelse På fanebladet Fejl meddelelse, skrives en tekst der vil komme på en fejl dialogboks, såfremt der måtte blive tastet et forkert tal i cellen.. Ordlyden er som sådan lige meget. Klik på OK 58

59 I selve arket er der nu kommet en lille hjælpetekst, som kan flyttes hvis den ligger i vejen. Klikkes der på pilen, kan der ses en del numre, som alle er taget fra den liste med medarbejder nr, vælg et af dem Selv om der er lagt datavalidering på, hindre det ikke at der kan dobbeltklikkes i cellen, og tastes et tilfældigt tal. Indgår tallet ikke i listen, kommer den viste fejlboks frem. 59

60

61 Kapitel 8. Beskyttelse af regneark Det er muligt at beskytte data i et regneark mod utilsigtet overskrivning. Denne facilitet bør benyttes ikke mindst når der skal udarbejdes modeller som andre (mindre regnearksvante) brugere skal benytte. Det skal for god ordens skyld nævnes at alle kan lave fejl. Således kan formler let blive slettet ved en fejl. Dette kan undgås ved brug af beskyttelse. Det er ikke så svært når man først får det lært. Hvad kan beskyttelse? Overordnet er det muligt at beskytte celler. Celle beskyttelse sikrer mod utilsigtet overskrivning. Selvom celler er beskyttede er det muligt at ændre på regnearkets udseende, f.eks. flytte rundt på de enkelte faneblade i projektmappen. Det er også muligt at beskytte selve projektmappens udseende, så det ikke er muligt at flytte, slette eller indsætte ark. Det er muligt at slå beskyttelse til så der kun kan rettes i de celler som du ønsker. Ligeledes kan regnearket beskyttes så der ikke kan sættes flere ark ind i en eksisterende projektmappe. Det er muligt at slå en beskyttelse til der blot kan fjernes af enhver eller der kan lægges kodeord ind. Det skal bemærkes at brug af kodeord stiller visse krav til hukommelsen. Når der skal arbejdes med beskyttelse er det muligt både at låse celler så der ikke kan tastes i dem og skjule cellers formel indhold, så formlen ikke er synlig i redigeringslinjen. Hvis du har beskyttet en model, eller evt. overtaget en fra en anden person, og denne er beskyttet med password, ja så skal passwordet altså indtastes inde der gives adgang til at redigerer. Det er dog muligt at låse dette op med en specielt indkøbt program, kontakt en kyndig superbruger/it medarbejder herfor. Prøver du at taste i et låst ark, kommer fejlboksen frem. Beskyttelse i to trin Det at beskytte information i et regneark kan godt virke spejlvendt til at begynde med. Men faktisk er der logik i tingene. Blot det første ark i en projektmappe indeholder over 16 millioner celler. Det er de færreste af disse celler der må tastes i, 61

62 når modellen er færdig. Derfor er alle celler som standard låst så der ikke kan tastes i dem - og dog. Det at arbejde med beskyttelse er en form for to trins raket. Først skal der på celle niveau tages stilling til hvilke celler der skal kunne modtage input. Disse celler skal så have slået beskyttelsesstatus fra. Når beskyttelsen er slået fra på de celler der skal kunne modtage data skal den globale beskyttelse slås til, dvs. at alle de andre celle skal væres låste. Beskyttelse af celler 1. Marker de celler der indeholder data der ikke skal være beskyttede 2. Vælg Formater Celler 3. Klik på fanebladet Beskyttelse 4. Fjern krydset i låst 5. Afslut med OK 6. Gentag punkt 1 til 5, indtil alle celler der skal modtage data er ubeskyttede 7. På fanen Gennemse vælges der Beskyt ark under gruppen Ændringer Nedenstående boks kommer frem: I boksen kan det markeres hvad brugerne må når arket er låst. 62

63 8. Indtast valgfrit kodeord eller klik blot OK for at afslutte uden kodeord Et password kan ikke nulstilles via IT afdelingen!!!!!! Så husk det derfor. Fjernelse af beskyttelse 1. På fanen Gennemse vælges der Fjern Arkbeskyttelse under gruppen Ændringer 2. Ret evt. celler til ikke at være beskyttede eller beskyttede under menupunktet Formater, Celler, Beskyttelse 3. Slå evt. beskyttelsen til igen som beskrevet ovenfor under punkt 7 og 8 63

64

65 Kapitel 9. Sortering af lister Når man arbejder med lister, hvad enten det en adresseliste eller en oversigt over forskellige produkter, er det ofte hensigtsmæssigt, eller nødvendigt, at sortere listen, enten efter ét eller flere kriterier. Skal der kun sorteres efter ét kriterium, kan sorteringen foretages fra værktøjslinien. Skal der sorteres efter flere kriterier er det nødvendigt at anvende en Dialogboks her til. Sorteringen kan foretages to steder fra i programmet, det ene via fanen Startside under gruppen redigering, den anden måde er via fanen Data under gruppen Sorter og filtrer. Nedenstående liste skal vi bruge til at sortere. Vi vil starte med at sortere efter et kriterium, dvs. sortering efter en kolonne: Den kolonne vi vil sorterer efter markerer vi ved blot at klikke på en af cellerne i kolonnen. (man skal ikke markere hele kolonnen) Her klikkes på for at sorterer kolonnen by i stigende rækkefølge. 65

66 Se resultatet af sorteringen herunder: Her er sorteringen af Kolonnen by foretaget, Holstebro kommer først og Odense ligger til sidst. Hvis der ønskes en ny sortering i en anden kolonne, så klik på en celle i den pågældende kolonne, og vælg enten for at sortere stigende, eller klikke på for at sorterer faldende. Sortering på flere kolonner Nu bliver vi lidt mere kritiske. Vi vil nu have listen sorteret efter Sælger, og dernæst efter By og til sidst Varetype. Dvs. i alt 3 forskellige sorteringsnøgler, hvilket i øvrigt er det højeste Excel tillader (mon ikke også det er nok?) Stil markøren et eller andet sted i listen (det er lige meget hvor). På fanen Data under gruppen sorter og filtrer klikkes der på knappen Sorter 66

67 Selve listen bliver herefter automatisk markeret, og sorter boksen kommer frem. I feltet sorter vælges der hvilken kolonne der skal sorteres efter. I Eksemplet til venstre sorteres der efter kolonnen med sælgers navne Hvis sælgernes navne er ens (og det er de ) ønsker vi at sorter efter by. Klik på knappen Tilføj Niveau Her vises sorterboksen med tre forskellige kolonner defineret, startende med Kolonnen med Sælgernes navne, dernæst efter kolonnen med By og tilslut kolonnen med varetype Resultatet af denne sortering ser således ud: 67

68 Speciel sorteringsrækkefølge Som det ses i ovenstående eksempel, er sorteringsrækkefølgen for første nøgle alfabetisk, hvilket giver en sorteringsrækkefølge der hedder: Jensen, Johanson, Koch og Sørensen. Vi ønsker nu at få navnene sorteret i en ikke logisk rækkefølge, dvs. på følgende måde: Johansson, Sørensen, Jensen og Koch. Dette er der ikke meget logik i. For at vi kan sorterer på den ønskede måde, kræver dette at der laves en indbygget liste. Klik på Officeknappen Excel Indstillinger fanen Populær Brugerdefineret Liste og en dialogboks som vist herunder kommer frem:: I vinduet listeelementer skriver du navnene i den rækkefølge du ønsker at sorterer på Herefter klikker du på Tilføj Listen kan nu ses i venstre side sammen med andre indbyggede lister. Klik på OK. Inden vi sorterer efter denne liste, skal vi lige kontrollere at den virker. Find en tom 68

69 celle og skriv Johansson, kør markøren ned i venstre nederste hjørne, når du får et sort fed kryds, klikke du og trækker ned af, træk min 4 celler ned. Når du slipper vil der stå Johansson, Sørensen, Jensen, Koch, som vist herunder. Nu skal vi bruge den indbyggede liste til at sorterer efter. Klik igen et tilfældigt sted i listen, og På fanen Data under gruppen sorter og filtrer klikkes der på knappen Sorter Denne boks kommer frem. I vinduet sorter efter vælger du at sorter efter kolonnen med sælgernes navne I vinduet med sorteringsrækkefølgen vælger du Brugerdefineret liste. Vælg den liste der skal være styrende for sorteringen Klik på OK. Klik på OK til den næste boks, og sorteringen er udført. Resultatet kan ses herunder: I eksemplet sorteres kolonnen nu med Johansson, Sørensen, Jensen og Koch, en rækkefølge der kun kan lade sig gøre fordi vi har brugt en liste til at søge efter. Et andet eksempel kunne være at lave en sortering efter månederne i korrekt rækkefølge, dvs Januar, Februar, Marts osv., her er det samme gældende omkring sortering efter en indbygget liste (listen medmånederne er standard indbygget) 69

70 Kapitel 10. Filtrering Når man arbejder med meget store lister i Excel, vil det ofte være ønskeligt at skjule de poster der ikke indeholder de data der skal arbejdes med. Det kan være i forbindelse med udskrifter af dele af listen, eller beregninger der skal foretages på dele af listen. Der findes to former for filtrering, et såkaldt Autofilter, og et Avanceret filter. Her gennemgås kun autofilteret, hvilket i langt de fleste tilfælde er tilstrækkeligt, specielt i Excel 2010 hvor der er sket en del forandringer med filteret. Vi vil nu se på hvordan vi laver en filtrering af data. Vha. autofiltret Hvis man ønsker at se en del af en liste med et simpelt kriterium som filter, f.eks. en bestemt værdi eller en værdi der er større end eller mindre end en bestemt værdi, er Autofilter en hurtig måde at lave en filtrering på. Hvis man i eksemplet som er vist herunder kun ønsker at se data der i kolonnen med datoer ligger i henholdsvis Januar og februar måneder, kan det gøres på følgende måde: For at starte autofiltret skal der startes med en markering af en tilfældig celle i listen, herefter vælges der på fanen Startside til højre på båndet ligger ikonet Filter og sortering, herunder ligger filter filterknappen som du klikker på. Bemærk at der ved alle feltnavne, er kommet en pil Filteret i Excel 2010 er blevet forholdsvis intelligent, dvs. at filteret tilbyder dig forskellige filtreringsværktøjer alt efter hvilke data der måtte stå i den kolonne du vil filtrerer efter. 70

71 I eksemplet til venstre er der klikket på filter knappen ved kolonne overskriften Dato I vinduet viser den månedernes navne, selvom der i kolonnen står datoer, men her grupper den datoerne, således at alle datoer der indgår i januar vil kunne vælges let osv. med de andre måneders datoer. I eksemplet til venstre der kun udvalgt data for januar og februar måneder, dvs. alle de datoer der ikke er i de nævnte måneder ikke vil blive vist når der klikkes på OK. Læg mærke i vinduet der er vist her til højre til at der er kommet en filterknap der hedder Dato filter, da Excel kan se at den kolonne vi arbejder med indeholder datoer, her vil der kunne udvælges meget præcise dato intervaller. 71

72 I eksemplet til venstre er der lavet et filter der kun udviser poster der i kolonnen med By er lig med Ålborg og Holstebro. Man kan se at der er filtreret på en kolonne ved at der vises dette ikon ved filterknappen Udover en filtrering efter de nævnte byer er der klikket på filterknappen ved overskriften Omsætning. Denne kolonne indeholder tal, og derfor er der kommet en filtermenu der hedder Tal filter. Her ønskes der et filter der kun udviser de der har en omsætning der er større end gennemsnittet (Over middel). Resultatet af filtreringen giver nedenstående resultat, hvor kun de poster hvor Om sætningen i Holstebro og Ålborg er større end gennemsnittet vises. Som det kan ses nederst i nedenstående skærm billeder er der vist 26 ud af 401 poster Læg mærke til at de kolonner der er filtreret efter har en tydelig indikator idet dette ikon er vist ved dem De poster der ikke bliver vist efter vi har filtreret bliver skjult, se på række tallene, der er forholdsvis store spring i disse tal. 72

73 For at ophæve filteret, skal du klikke på den pågældende filterknap som du ønsker at ophæve filteret for, i eksemplet her til højre ønskes filtret fra Omsætnings kolonnen fjernet, der for er der klikket på den og i menuen der kommer frem klikkes der på Fjern filter fra Omsætning, og herefter er dette filter sat ud af spillet. Hvis man har filtreret efter mange kolonner på en gang, kan man ophæve alle en gang for alle ved på fanen Startside i båndets højre side at klikke på ikonet Sorter og filtrer, i den menu der fremkommer klikkes der på Ryd, som det er vist herunder. 73

74 Kapitel 11. Fryse ruder Måske kender du problematikken med at når der arbejdes i større regneark, så kan det være irriterende at man evt. ikke altid kan se den første række, som oftest vil være her overskrifterne til de enkelte data i kolonnerne står. I billedet her er alt i orden, men så snart der rulles lidt ned i arket, så kan overskriften ikke længere ses, se eksemplet på det herunder: Her kan overskriften ikke længere ses. Det skal vi have ændret på, hvilket let kan gøres ved at vælge fanen Vis og i gruppen Vindue klikkes der på ikonet Frys ruder og her vælges Frys øverste række Nu vil der være en lille tynd kant der adskiller række 1 og 2, den indikerer at alt her ovenover er frosset fast. 74

75 Her kan den tynde streg ses, hvilket betyder at alt derover er frosset. Herover er der rullet ned i arket (det kan ses på række numrene), men overskriften kan hele tiden ses. Den venstre kolonne kan fryses på samme måde som den øverste række. For at frigøre ruderne igen, skal du klikke på Frigør ruder i samme boks hvor du valgte frys ruder. 75

76

77 Kapitel 12. Import af Tekstfil. En meget anvendt filtype ved overførsel fra et program til et andet program, er, tekstfiler. Disse kan optræde som forskellige filtyper; typiske er *.txt, *.csv eller *.prn. Vi skal nu se på hvordan vi importerer disse til Excel. Den fil vi nu skal se på ser forholdsvis uoverskueligt ud, idet tingene ikke står så de umiddelbart kan bruges i Excel. Filen er en oversigt over nogle valutakurser. Men med få klik med musen kan vi få selv det mest uoverskuelige udtræk til at se pænt ud i Excel. For at importere en tekstfil, skal du i menuen på fanen Data og i båndets venstre side under gruppen Hent eksterne data klikke på dette ikon Boksen du ser i skærmbilledet til venstre vil komme frem, og du skal finde frem til placeringen af den fil du ønsker at hente Marker den valgte fil, og klik på Importer. En Guide med tre trin startes. 77

78 Trin 1: Her finder Excel ud af at den valgte fils felter (kolonner) er opdelt af et bestemt tegn; i eksemplet ses det at tegnet er et semikolon. Klik på Næste Trin 2: Nu skal der vinkes af ved den afgrænser der adskiller dataene i tekstfilen, I dette eksempel er det semikolon. Marker derfor semikolon og klik på næste. Trin3: Næste vindue viser det næsten færdige resultat, dvs. at der nu tydeligt kan ses hvad der står i de enkelte kolonner. Ser det ikke godt nok ud, så kan du klikke tilbage, og evt. vælge en anden separator adskillelse. Klik på Udfør 78

79 Herefter skal du angive for det importerede ønskes placeret. Her vælges der på et eksisterende ark, og øverste venstre celle skal være celle A1. Klik på OK Det færdige resultat ser nu således ud, dataene er opdelt i tre kolonner, og er nu til at arbejde med. Opdatering Hvis du senere ønsker at opdatere det importerede med en ny udgave, kan du højreklikke i det importerede og i den menu der kommer frem kan du vælge opdater. Herefter skal du vælge den nye fil der skal importeres. Alle de tidligere angivne indstillinger i Import guiden bliver husket. 79

80

81 Kapitel 13. Pivottabel Pivottabel er et analyseværktøj, der kan opsummere informationer fra en eller flere Excel-lister, eller fra en ekstern datakilde, som f.eks. Access, eller med andre ord, en interaktiv tabel, som summere eller krydstabulerer store mængder data. I dette kapitel gennemgås kun de grundlæggende funktioner i Pivottabeller. Eksemplerne i kapitlet tager udgangspunkt i nedenstående Excel-liste, der indeholder salgsoversigt over 6 forskellige produkter, som er solgt af forskellige sælgere forskellige stedet i landet. Salgstallene er udtrukket fra et ERP system, og viser salget for de enkelte produkter fordelt på sælger og regioner. En del af listen ser således ud, læg specielt mærke til kolonne overskrifterne i række 1, dem vil du i opbygningen af Pivottabellen stifte bekendtskab med: Som det ses er listen ikke særlig overskuelig, men ved at lave en Pivottabel, kan man hurtigt danne sig et overblik over, hvordan salget har udviklet sig. Det kunne f.eks. se således ud: I ovenstående Pivot tabel ses sælgernes omsætning, fordelt på de forskellige produkttyper. 81

82 Ønsker man i stedet at se omsætningen fordelt på varetype pr. by, kunne det se ud som vist herunder: Oprette en Pivottabel Start med at markere en vilkårlig celle i listen af data som skal indgå i pivottabellen, På fanen Indsæt vælger du i venstre side af båndet ikonet Pivottabel Herefter kommer boksen der ses til venstre frem. I feltet tabel/område skal du konstatere at det er det rigtige celleområde der er markeret, er det ikke det, så lav den rigtige markering. Klik herefter på OK, og Pivottabellen vil blive oprettet på et nyt ark i projektmappen. 82

83 Som det ses herover har Excel lavet en blank pivottabel, samt et vindue i højreside af skærmen der indeholder alle overskrifterne fra selve listen med data som var vores udgangspunkt inden vi startede. Læg også mærke til de to kontekstafhængige faner der er fremme når vi arbejder med Pivotabeller, dem vender vi tilbage til. Kunsten er nu at placere felterne (dem med overskrifternes navne) på den måde vi ønsker at analysere tallene. Felterne skal placeres i en af de nederste fire vinduer i højresiden, dette kan gøres ved at trække et af felterne ned i den rubrik det ønskes. I ekseplet herover er følgende felter blevet valgt: I vinduet kolonneetikketer er feltet Varetype trukket hen. I vinduet rækkeetikketer er feltet Sælger trukket hen. I vinduet værdier er feltet Omsætning trukket hen Vinduet Rapportfiltre er i dette eksempel ikke udfyldt I vinduer hvor der allerede lægger felter i forvejen, kan der uden problemer indlægges 83

84 flere etiketter, i eksemplet herunder er feltet By lagt ind under Sælger etiketten i vinduet rækkeetiketter. Efter at have kombineret to felter i samme vindue, kan vi nu i eksemplet her til venstre se hvordan de enkelte sælgers salg er fordelt på byer. Redigere en Pivottabel Er man ikke helt tilfreds med resultatet, er det meget nemt at ændre udseendet af pivottabellen. Hvis et felt trækkes et forkert sted hen, eller man fortryder valget af feltet kan det fjernes ved at trække det væk eller ved at fjerne tjek tegnet i felt vinduet i den øverste del af højresiden. I eksemplet her under er feltet Varetype flyttet op i vinduet kolonne etiketter, feltet Sælger er blevet fjernet fra Kolonnefeltet, feltet Region er blevet lagt ind vinduet rækkeetiketter. Du bestemmer altså fuldstændigt selv hvordan felterne skal ligge. Dog er det ikke alle felter der gør sig lige godt alle steder, felter med tal, ligesom i dette eksempel hvor feltet omsætning indeholder tal, vil det bedst passe ind i vinduet Værdier, men er du i tvivl, så prøv dig frem, laver du fejl er det let at ændre tilbage. 84

85 Filtrer data i Pivotabel Ved de enkelte felter er der vist en pil, denne pil kan der klikkes på for at Skjule elementer fra et felt: Klik f.eks. på pilen til højre for Rækkeetiketter, så vil du i eksemplet her have mulighed for at vælge kun at fokusere på enkelte af byerne. Et fravalg af henholdsvis Holstebro og Næstved vil give nedenstående billede, læg mærke til at de felter der er sat filtre på har fåetdette ikon For at få vist alle byerne igen, klikkes der igen på pilen, og i boksen markeres det øverste felt Marker alle klik efterfølgende på OK. Alle data bliver nu igen vist. 85

86 86

87 Værdifeltindstillinger Tal der er placeret i værdifeltet vises som standard som en summering af tallene, således kan det også konstateres i eksemplet herunder: Men ønskes tallene set på en anden måde kan det let gøres, f.eks. ønsker vi i stedet at se gemmemsnits omsætningen i stedet for summen. Sæt markøren ind et sted blandt tallene (dette er gjort i eksemplet til venstre), på den kontekstafhængige fane Indstillinger der er fremkommet klikkes der i venstre side af båndet under gruppen Aktivt felt på ikonet Feltindstillinger Du vil herefter se denne boks komme frem, her vælger du den type beregning du ønsker at få tallene vist som, i eksemplet til venstre er Midddel (Gennemsnit) valgt, og efter at have klikket på OK, vil tallene i værdifeltet blive vist som gennemsnit. Her ses tallene vist som gennemsnittet, hvilket er meget fint, men tallene vises præcis som gennemsnittet er, dvs. med forholdsvis stor udsving på antallet af decimaler, det får vi styr på nu. 87

88 Sæt igen markøren ind et sted blandt tallene, på den kontekstafhængige fane Indstillinger der er fremkommet klikkes der i venstre side af båndet under gruppen Aktivt felt på ikonet Feltindstillinger, boksen som er vist til venstre kommer frem. Klik i boksens nederste venstre hjørne på knappen talformat. Den velkendte boks formater celler kommer frem, klik på tal i boksens venstre side (eller den kategori der ønskes) og i højresiden af formater celle boksen fin justeres formatet, (i eksemplet her er der valgt tusindetals seperator samt to decimaler). Klik på OK til denne og den efterfølgende boks. Herunder ses det formaterede eksempel af pivotabellen, tallene vist med tusindetals seperator samt kun to decimaler. 88

89 I det næste eksempel er vædi feltet ændret tilbage til at vise summen af tallene i stedet for gennemsnittet. For at blive ved den måde tallene i værdifeltet ses på kunne det være interessant at vide hvor mange procent af salget af Produkt1 i holstebro har udgjor af den samlede omsætning, dvs. vi kan se tallene som procenter i stedet for almindelige tal. Sæt igen markøren ind et sted blandt tallene, på den kontekstafhængige fane Indstillinger der er fremkommet klikkes der i venstre side af båndet under gruppen Aktivt felt på ikonet Feltindstillinger, boksen som er vist til venstre kommer frem. Skift til fanen vis værdier som. i vinduet hvor der står Normal, finder du i dette eksempel feltet der hedder % af total. Klik på OK. En ændring af visningen til % af total vil give nedenstående udseende: Men nu mangler vi at se de tal der lægger bagved, vi ser dem som procenter, men vi ønsker samtidig at vise dem som de oprigtige værdier samtidig. For at gøre dette trækker du feltet Omsætning ned i værdi vinduet en gang til, således det lægger der to gange, det vil give nedenstående udseende 89

90 Nu ser vi både procenterne samt de summerede værdier. Men overskridten til henholdsvis kolonnerne med sum og procenterne ser lidt mærkelige ud, men ved at sætte markøren i et af felterne hvor der f.eks. står Sum af omsætning, kan du skrive det du ønsker (i eksemplet herunder SUM OMS), straks efter du har skrevet vil alle kolonne etiketter i samme kolonne kategori ændres. Herunder kan ændringen af teksterne som forklare kolonnernes tal ses som ændret. Grupper data Man kan sige at gruppere data betyder at samle alle med samme fællesnævner under en hat, f.eks. kan man tage datoer og grupper således man kun ser de måneder eller kvartaler som de indgår i, det kan være en meget brugbar ting i Pivottabeller. I eksemplet herunder er der i vinduet rækkeetiketter placeret et dato felt samt sælgerfeltet, da det ønskes at se i hvilke perioder salget er fordelt. Men som du nok også kan se herunder kommer der lige så mange linjer som der er forskellige datoer, og dem er der en del af, således skal man for at se salget for januar rulle en del ned i pivottabellen. 90

91 Men ved at grupper datoerne til måneder eller kvartaler kan det give et meget bedre overblik. For at gruppere datoerne skal du sætte markøren på en af datoerne. På den kontekstafhængige fane Indstillinger der er fremkommet klikkes der i venstre side af båndet under gruppen Grupper på ikonet Gruppefelt, boksen som er vist herunder kommer frem. Da det var en celle med datoer vi stod i tager den udgangspunkt i at det er datoer vi vil grupper. Vælg i boksen den gruppering du ønsker, her er der valgt måneder. Nu ses det tydeligt at den valgte gruppering af datoer til måneder nu meget præcis udviser sælgernes salg på de enkelte måneder. Men vi kan grupper dato felterne yderligere, således at datoerne nu opdeles i kvartaler og under kvartalerne har vi månederne. For at grupper efter kvartaler og måneder skal du have boksen som du ser til højre frem igen. Her klikkes der ganske enkelt på kvartal således det kan konstateres at både måneder og kvartaler er markeret. Klik på OK. Resultatet kan ses på næste side. Herunder ses resultatet af grupperingen af datofeltet efter kvartaler og måneder. 91

92 92 For at fjerne grupperingerne igen, kan du i vinduet i højreside af skærmen se at de grupperinger der er foretaget kan ses, de fjernes ved at trække dem væk herfra.

93 Pivotdiagram Et Pivotdiagram, er ganske enkelt at lave, det kan laves i den Guide vi tidligere var igennem, her skal der blot i Guidens trin 1 vælges Pivotdiagram, fremgangsmåden er den samme, dvs. at de enkelte felter skal placeres på nøjagtigt samme måde som ved Pivottabellen. Vi springer dog over hvor gærdet er lavest, og tager udgangspunkt i at oprette diagrammet udfra nedenstående Pivotabel. For at lave et Pivotdiagram, skal du klikke Den kontekst afhængige fane Indstillinger i båndets højre side under gruppen Funktioner klikke på Diagram ikonet Boksen her vil fremkomme hvor du kan vælge hvilket diagram type du ønsker at vælge Når typen er valt klikkes der på OK. Diagrammet vil blive oprettet udfra de felter der var blevet anvendt i pivotabellen. 93

94 De ændringer du efterfølgende foretager i Pivot tabellens arbejdsvindue i højre side af skærmen, vil nu påvirke både Pivot tabellen samt diagrammet. Hvis du ønsker at ændre på farverne på søjlerne i diagrammet vil du på den kontekstafhængige fane Design se mange spændende muligheder for at vælge andre farver. De farve forslag der vises her hænger sammen med det valgte tema, temaer kan vælges på fanen Startside. I Tidligere udgaver af Excel blev Pivodiagrammet som standard oprettet på en nyt ark, i denne version placeres det i samme ark som pivottabellen. Men ønsker du at flytte diagrammet til et andet ark, kan det gøres ved på den kontekstafhængige fane Design i båndets højreside klikke på ikonet Flyt Diagram Boksen som er vist her til venstre kommer frem, hvor forskellige valg kan foretages, i eksemplet bliver diagrammet flyttet til et nyt ark med der er navngivet til Pivot Diagram 94

95 Kapitel 14. Adskillelse af tekst og tal Mange virksomheder har store ERP programmer som C5, Navision, SAP mfl. til at styre økonomi mm. i. Men ofte har man behov for at trække data ud til f.eks. Excel. Mange af programmerne har en glimrende integration med Excel, men der kan forekomme udtræk som rent faktisk ikke kan bruges til noget. Dette har Excel forudset, og har derfor mange værktøjer til at rette op på uoverskuelige udtræk. Vi har tidligere set på Import af tekstfiler, nu skal vi se på et udtræk af en saldobalance fra SAP til Excel, men hvor tal og tekst står i samme kolonne, hvilket vi ikke kan bruge til noget. Her kan vi se at i Kolonne A står konto nr. sammen med kontoteksten, dette skal vi have adskilt. Dette kan vi gøre med Excels funktion Tekst til Kolonner. 95

96 Inden vi starter med at adskille teksten og tallene, skal de tal der står i kolonne B flyttes over i kolonne C (da de ellers vil blive slettet). Her er tallene i kolonne B flyttet over i kolonne C, og vi er klar til at gå videre. Marker de data der skal adskilles I eksemplet her er det de data der står i kolonne A, denne kolonne markeres, herefter vælges der på fanen Data på båndet under Gruppen Dataværktøjer ikonet Tekst til kolonner, og nedenstående Guide startes: Boksen kender vi fra Import af tekstfiler. Hvis der ikke er sat en markering i feltet fast bredde, skal du sætte en markering her. Klik på Næste. 96

97 Hvis der mellem konto nr og konto tekst ikke er en sort lodret streg, så klik i mellemrummet her imellem, for at sætte en sort lodret streg, som viser hvordan Excel skal skille tingene ad. Kommer du til at klikke et forkert sted, og dermed sættes en streg det forkerte sted, så klikker du på stregen og trækker det ud af billedet. Klik på Næste. I dette billede kan vi ses at teksten er adskilt fra tallene. Klik På Udfør. Resultatet kan ses herunder: Konto numrene er adskilt fra konto teksten, og efter lidt tilretning af kolonne størrelserne, vil resultatet se således ud. 97

98

99 Kapitel 15. Makroer Hvor ofte laver du ikke de samme ting igen og igen i Excel? Mange af de ting du ofte foretager dig kunne automatiseres med en Makro. En Makro er et element der kan afspille nogle handlinger som du har fortalt den. Et banalt eksempel. En talrække skal altid formateres på en bestemt måde, og have en bestemt skrift og baggrunds farve Dette kunne automatiseres ved hjælp af en Makro, som har fået at vide, at når den aktiveres, så skal den formatere tallene med en bestemt skrift og baggrunds farve. En Makro kan ganske simpelt optages mens man laver de ting man gerne vil have automatiseret, f. eks som i eksemplet med farverne. Når den er optaget kan man aktivere den når man ønsker at bruge den. Opret Makro Vi vil prøve et lille eksempel: Vi ønsker nu at lave en Makro, der kan formatere tal eller tekst med sort baggrund, samt hvid skriftfarve. På fanen Vis i båndets højre side findes ikonet Makro, under denne findes punktet Indspil makro Indspil makro boksen kommer frem: Giv den et navn (der må ikke være mellemrum i navnet, brug evt. _ i stedet) I feltet Gem makro i: skal du vælge Personlig makro mappe, da du så altid vil have adgang til denne makro, også når du åbner nye projektmapper (Excel filer) Klik på OK, og de ting vi foretager os bliver optaget. 99

100 Inden vi går i gang med at lave nogle handlinger i arket er der en ting vi lige skal have slået fast. På fanen Vis i båndets højre side findes ikonet Makro, under denne findes punktet Anvend Relativ reference I bileddet her til højre er funktionen slået til, hvilket kan ses på den gule markering. Dette betyder at makroen kan bruges over alt i et regneark, man kan sige den er dynamisk. Er den slået fra betyder det, at det du indspiller i makroen, f.eks. en handling foretaget i Celle B12, så vil det altid være celle B12 makroen vil udføre handlingen i. I vores eksempel, som vi laver nu anvender vi relative referencer, således at vi ikke er låst til at den kun skal virke i de celler vi udfører handlingerne i. Alt hvad vi foretager os i arket nu, det optages. Vælg nu at formatere den celle markøren står i med sort baggrundsfarve samt hvid tekst farve. (vi kunne lave en masse andre ting, men det undlader vi). For at stoppe indspilningen skal du i den viste menu til venstre klikke på Stop Indspilning (ligger på fanen Vis under Makroer i båndets højre side). Makroen er nu indspillet, og vi skal se om den virker. Inden da tager vi og udfylder et område med tekst eller tal, som vist herunder, herefter markeres tallene For at finde frem til den indspillede makro skal du klikke på Vis makroer (Ligger på fanen Vis i båndets højreside) 100

101 Boksen her til højre kommer så frem, den viser alle de makroer der er tilgængelige, vi har lige nu kun en. Marker makroen og klik i højre side på knappen Afspil Resultatet kan ses her under: Alle tallene er her formateret på den måde som vi indspillede i makroen. Makro = Tidsbesparelse!!! Ser det midlertidigt ikke således ud, ja så er sagen enkel, du har lavet en fejl. Den letteste måde for almindelige brugere at rette fejl på, er at slette makroen og oprette en ny. Er det nu en større og meget kompleks makro, kan du få en meget dygtig superbruger eller en fra din virksomheds Helpdesk til at hjælpe, denne vil så ændre lidt på den Visual basic kode som ligger bag. Denne måde at rette fejl på, gennemgås ikke her. Slet Makro Har du lavet en fejl, så kan det nemmeste være at slette makroen, eller måske bare indspille en ny, og lade den fejlagtige makro ligge. Vi skal nu se på hvordan en Makro slettes, og vi vil slette den Makro vi lige har indspillet. 101

102 For at finde frem til den indspillede makro skal du klikke på Vis makroer (Ligger på fanen Vis i båndets højreside under Makro ikonet) Denne boks brugte vi før til at afspille den indspillede makro med, og måske så du lidt nærmere på de andre knapper der lå i højre siden. Umiddelbart skulle man tro at makroen kan slettes herfra ved at klikke på knappen slet Men det kan vi ikke. Årsagen er at vi valgte at indspille makroen i den personlige makro mappe, hvilket betød at den altid var tilgængelig for os, også i nye projektmapper vi ville åbne. Dette betyder at vi egentligt har gemt den i en skabelon der ligger bag ved Excel. 102

103 For at slette makroen skal vi have fundet denne skabelon frem. Skabelonen hedder Personal.xlsb. Denne får vi frem ved på fanen Vis under gruppen Vindue at klikke på ikonet Vis, boksen herunder kommer frem Her er Personal.xlsb filen markeret. Klik OK Nu åbner sig et helt nyt tomt ark. For at finde frem til de indspillede makro skal du som tidligere klikke på Vis makroer (Ligger på fanen Vis i båndets højreside under makro ikonet). Boksen her til venstre kommer frem igen, marker den makro der skal slettes og klik på Slet. Du bliver bedt om at bekræfte sletningen, hvilket du svarer ja til. VIGTIGT Personal.xlsb filen som vi tidligere kaldte frem skal skjules igen. Dette gøres ved på fanen Vis under gruppen Vindue at klikke på ikonet Skjul, og du vil være tilbage i det oprindelige ark, hvor du kan optage en helt ny makro. 103

104

105 Kapitel 16. Diagrammer En af Excels kvaliteter er muligheden for, at fremstille en grafisk præsentation af et givet talmateriale. Store tal mængder i et regneark kan være svære at overskue. Hvis tallene derimod fremstilles grafisk, kan man hurtigere overskue forskelle eller udvikling i dem. Specielt det grafiske element har fået en stor opløftning i denne nye udgave af Excel 2010, det er nu muligt at oprettet diagrammer med et udseende der tidligere kun var yderst rutinerede diagram hajer der kunne skabe. Når man opretter et diagram, kan man enten oprette dette som et objekt i det aktuelle regneark (integreret), eller på et selvstændigt ark. I de fleste tilfælde er det bedst at have tal og diagram i samme ark. Dette giver nemlig mulighed for at ændre på både tal og diagram, uden at skulle skifte mellem flere ark. Det er dog en fordel at placere diagrammet på et selvstændigt ark, hvis diagrammet er meget stort og detaljeret. Oprette et diagram På de følgende sider gennemgås oprettelsen af et diagram og de valgmuligheder der findes i denne forbindelse. På baggrund af nedenstående eksempel, skal der oprettes et integreret diagram, der viser salgstallene, for de fire afdelinger i årets tre første måneder. Start med at markere cellerne der indeholder de data der skal indgå i diagrammet. Husk at også de aktuelle etiketter skal markeres. I eksemplet til venstre er cellerne: A2:D6 markeret. For at oprettet et Diagram skal der klikkes på fanen Indsæt, på denne fane vil der kunne ses mange muligheder for diagramtyper, som det kan ses i eksemplet til venstre. Klik på Søjle og vælg et grupperet 2D søjle diagram. 105

106 Resultatet kan ses til venstre. Læg mærke til de kontekstafhængige faner som er fremme når diagrammet er markeret, de giver mange nye muligheder for yderst spændende og præsentable muligheder for udseendet for diagrammet. Redigere et diagram Flytte et diagram inden for arket Når diagrammet er aktiveret, føres musen ud til dets kant, hvor muse markøren vil skifte til dette udseende der klikkes på venstre musetast og klikket holdes nede, herefter kan diagrammet trækkes derhen på arket hvor det ønskes placeret. I eksemplet til venstre er markøren kørt ud til kanten på diagrammet, og er klar til at blive flyttet. Flytte et diagram til et andet ark Hvis Diagrammet ønskes placeret på et andet ark kan det forholdsvis let flyttes. Marker diagrammet, og vælg på den kontekstafhængige fane Design i båndets højreside at klikke på ikonet Flyt Diagram. Boksen herunder vil komme frem, hvor der skal vælges en destination for diagrammet. Der kan vælges at placere diagrammet på et eksisterende ark (nederste mulighed), eller det kan indsættes på et nyt ark, som kan navngives. 106

107 Skift diagram type Hvis valget af diagram type ønskes ændret kan det forholdsvis let gøres, klik blot engang på diagrammet og på den kontekstafhængige fane Design vælges der i venstre side af båndet ikonet Skift Diagram type. Boksen her til venstre kommer frem, og der vil være valgfrihed blandt de forskellige typer, foretag blot et valg og klik på OK Her er valget faldet på et grupperet søjle diagram. Diagram typografier Hvis farvevalget ønskes ændret kan dette gøres ved at markere Diagrammet, og på den kontekstafhængige fane Design kan der i båndets midte og ud mod højre ses en gruppe der hedder Diagram typografier. Herunder ses de forslag der ligger på linjen, den typografi der er i brug har en markering med en gul/orange streg. Men der findes flere typer end de få der ligger her, i højre hjørne af gruppen ligger en lille galleri vælger, klikkes der på denne får man som det fremgår i eksemplet, et langt større udvalg af typografier, foretag et valg og se resultatet på dit diagram. 107

108 I eksemplet til venstre er der foretaget et valg med grå nuancer på de grupperede søjler, og en sort baggrund. Arbejde med forklarende etiketter Det er ikke længere en standard at der indsættes diagram titel, hvis dette ønskes kan man på fanen Layout i gruppen Etiketter klikke på ikonet Diagramtitel. I eksemplet til højre er der nu lagt en titel tekstboks ind øverst i diagrammet, klik i denne og skriv en tekst. Tips til titel tekst Hent titelteksten direkte fra en celle i stedet for at skrive den. Teksten Omsætning 1. Kvartal som står i det nedenstående eksempels øverste række ønsker vi at trække ind som tekst i titel tekstboksen i diagrammet. Marker tekstboksen hvor titlen skal indsættes. Stil markøren op i formel linien og tryk på ligheds tegnet (=) på tastaturet, klik herefter på cellen med overskriften og tryk på enter. 108

109 Resultatet ses her til venstre hvor det tydeligt kan ses at overskrifts teksten er trukket ind i tekstboksen, og faktisk har vi lavet en formel der hele tiden viser det der står i overskriftscellen i vores eksempel. Hvis vi prøver at ændre teksten i overskriftsrækken, ændres det også i titel boksen i diagrammet, som det kan ses herunder. 109

110 Data etiketter I diagrammet kan værdierne på søjlerne aflæses ved at sammenholde dem med den lodrette værdi akses forklarende tal i venstre side af diagrammet. Men det kan ofte være en fordel at tallene også vises i de søjler de udgør størrelsen af. Marker diagrammet og på den kontekst afhængige fane Layout klikkes der under gruppen Etiketter på ikonet Dataetiketter, og et af forslagene vælges. Her ses data etiketterne påførte, og kan være meget forklarende. Speciel formatering af diagram elementer Hvis de tal om diagrammet udviser, skal vises i tusinder, milliarder, billioner mfl. Er der mulighed for at få Excel til at give denne forklaring. Marker den lodrette værdiakse, så der ses en tydelig kant omkring værdiaksen. På den kontekst afhængige fane Layout i båndets venstre side ligger der et lille ikon der hedder Formater markering, efter at have klikket på denne fremkommer den boks som du ser i vinduet til højre I feltet visningsenheder kan der vælges den visning af tallene som der ønskes. 110

111 Lige under visningsenheder er der et lille felt hvor der kan sættes et hak, hvis dette gøres betyder det at der ved værdiaksen kommer en lille forklaring af at tallene skal ses/læses som tusinde. Resultatet ses herunder: Tallene i værdiaksen ska nu ses som tusinder. I de tidligere eksempler var tallene her angivet som f.eks , men med vores valg ses de blot som 120 og forklaringen tusinder forklarer så hvordan tallet skal forstås. Tendens linjer For at spotte tendenserne i et salg kan man i et diagram tilføje tendens linjer der kan være forklarende på hvad tendensen kan være. Nb., Tendens linjer kan ikke påføres grupperede søjlediagrammer og ej heller diagrammer med et 3 dimensionalt udseende, derfor er vores eksempel ændret til et almindeligt søjlediagram, og data etiketterne er fjernet, hvilket ikke er et krav, men er gjort for overskuelighedens skyld. Marker den serie (søjler i samme farve) du ønsker at tilføje en tendenslinje til, i eksemplet her til venstre er det januar serien der er markeret, hvilket kan ses ved markeringerne i søjle seriens hjørner. På den kontekstafhængige fane Layout, vælger du under gruppen Analyse at klikke på Ikonet Tendenslinjer. 111

112 I eksemplet til højre kan der ses de forskellige typer tendenslinjer der kan vælges imellem, foretag et valg ved at klikke på den tendenslinje der ønskes. Resultatet af anførelsen af en tendenslinje for januar serien ser således ud: Der kan oprettes tilsvarende linier for de andre serie, principperne er de samme som det der lige er foretaget. 112