Tilretning af importdatafiler

Transkript

1 Tilretning af importdatafiler

2 Tilretning af Import data filer Fjerne dubletter... 4 Tilret og tilføj kolonne overskrifter... 9 Hvordan fordeles data fra en kolonne til flere? Sammenføje data Side 2

3 Tilretning af Import data filer. Dataarket skal se således ud inkl. kolonne overskrifter før man importerer medlemmer/spillere og kontakter. De grønne markeringer angiver obligatoriske felter altså felter der skal være udfyldte for hver person Husk at frasortere dubletter vejledning følger. Hvis navne, adresser og by/postnummer ligger i en kolonne, som i nedenstående eksempel, så er det nødvendigt, at tilrette data inden importen vejledning følger. Al data er testdata i denne vejledning. Side 3

4 Fjerne dubletter Det er en rigtig god ide, at fjerne dubletter fra importfilen inden arbejdet med at tilrettet til korrekt format starter. I denne fil er der dubletter. Række 2 og 8 samt 3 og 9 er dubletter, selv om der mangler fødselsdato i række 1!. Der er desuden tvillinger i filen række 4 og 7. Start med at sortere filen efter Fødselsdato, Navn og Adresse. Klik på firkant over 1og før A for at markere al data. Klik på fanen Data og herefter på Sorter. Side 4

5 I boksen klik på Dataerne har overskrifter. I Sorter efter vælges Fødselsdato fra dropdownlisten, herefter klikkes på Tilføj niveau og i Og derefter vælges Navn fra dropdownliste. Gentag og vælg Adresse. Klik på OK. Side 5

6 Personer uden fødselsdato bliver i sorteres sidst. Klik på firkant over 1og før A for at markere al data. Klik på fanen Data og herefter på Fjern dubletter. I Fjern dubletter kan man fravælge kolonner, der ikke skal tjekkes for dubletter. For at være helt sikker på ikke, at fjerne personer, der ikke er en dublet, så skal der så mange hak som muligt. Klik på OK, når der evt. er fravalgt kolonner. Side 6

7 Med hak i alt bliver der i test eksemplet frasorteret to dubletter. Det er den ene Jensine Jensen, der jo har match på alle kolonner. Side 7

8 Den anden er Hansine Hansen har ikke dublet på fødselsdato men alle andre kriterier matcher og derfor sorteres hun fra. Hvis man kun ønsker, at sortere dubletter fra, der helt sikkert er dubletter, så vælg kun fødselsdato, navn og adresse. Så vil kun Jensine Jensen blive fjernet. Filen ender med at se således ud efter sortering på navn, adresse og fødselsdato. Fjern Hansine Hansen manuelt. Der er mange muligheder i Fjern dubletter brug dem med forsigtighed! Side 8

9 Tilret og tilføj kolonne overskrifter For at sikre, at man ikke glemmer data, som skal være med i importfilen så brug testeksemplet og tilret samt tilføj kolonneoverskrifter. Nogle kolonner er der ikke endnu men i eksemplet kan tilføjes køn og hverv. I Køn skal der stå 2 for kvinder og 1 for mænd. Hverv benyttes hvis vedkommende person f.eks. er træner eller holdleder. Navn, adresse og postnummer skal splittes op i selvstændige kolonner. Det er ikke nødvendigt med by, da systemet selv finder byen ud fra postnummeret. Dette gennemgås i næste afsnit. Side 9

10 Hvordan fordeles data fra en kolonne til flere? Her vises det, hvordan fornavn, mellemnavn og efternavn bliver adskilt i hver sin kolonne. Der er tilføjet ekstra data til tidligere testdata. Der skal være plads efter en kolonne til at Excel kan udvide data fra en markeret kolonne til flere. Indsæt derfor rigeligt efter f.eks. Navn 6-7 nye kolonner. Klik på Køn og klik herefter på Indsæt og vælg Indsæt arkkolonner. Dette åbner ny tom kolonne mellem Navn og Køn. Klik på Indsæt kolonneark det nødvendige antal gange. Marker kolonnen Navn. Klik på Tekst til kolonner i fanen Data. Side 10

11 Dette åbner en guide til konvertering. Hvis der ikke er markeret i Afgrænset, så klik ud for denne. Klik på Næste Side 11

12 Klik på Mellemrum og fravælg eventuelle andre markeringer i Afgrænsere. Klik på Næste. Side 12

13 Standard er fin når det drejer sig om navn. Klik på Udfør. Side 13

14 Data ser nu således ud. Slet helt tomme kolonner men afvent yderligere tilretning. Adressen og By kan tilrettes på samme maner Husk at i Adressen og By kan det betale sig, at markere de nye kolonner som Tekst felter inden klik på Udfør. Ellers risikerer man at Excel oversætter et gadenummer eller postnummer til en dato. Side 14

15 Husk at slette tomme kolonner. Marker kolonnerne og vælg Slet og tryk herefter på Slet arkkolonner. Side 15

16 Tast de rigtige kolonne overskrifter inden yderlig tilretning af data. Der kan være kolonner, som ingen overskrift får, fordi der stadig skal rettes i data. Det er herefter en relativt let, at sortere data således, at alt let kan placeres i de korrekte kolonner. Sorter efter Efternavn og hiv de efternavne, der ligger i mellemnavns kolonnen, hen på den korrekte plads. Side 16

17 Klik i et tilfældigt felt. Vælg fanen Data og klik på Sorter. Sæt hak i Dataene har kolonneoverskrifter og vælg i Sorter efter den ønskede kolonne. Side 17

18 Hiv efternavne, der ligger i Mellemnavn over i Efternavn. Sorter herefter med start kolonnen Nr for at rette op på data i forbindelse med adressen. I mange tilfælde kan data fikses manuelt. Side 18

19 Sammenføje data Hvis der er rigtig mange gadenavne, der er spredt over mange kolonner, så kan man benytte denne metode til at sammenføje data. Indsæt kolonne til venstre for Gadenavn. Der er sorteret efter Nr. Klik i det første felt der skal sammenføjes. Klik på fx for at indsætte en funktion. Side 19

20 Tast sammenkædning i søg og klik på Udfør. Marker Sammenkædning og klik på Udfør. Side 20

21 Marker de celler, der skal sammenføjes og husk mellemrum! Klik på OK. Der er mulighed for at udføre denne sammenkædning på mange celler ved brug af kopier og indsæt. Side 21

22 Når cellerne er sammenkædet så marker cellerne. Tryk ctrl+c for at kopiere. Klik i øverste celle til højre for markeringen. Højreklik og klik på Indsæt speciel. Side 22

23 Klik ved Værdier og klik på OK. Nu er data sammenkædet og i den korrekte kolonne. Slet hjælpe kolonnen. Marker data, der er overflødig nu og tryk på Delete knappen. Side 23

24 Nu kan andre oplysninger flyttes til korrekte kolonner. Marker og hiv kolonner til korrekte kolonner og rækker. Side 24

25 Ryd op hvis der er tastet forkert i kolonneoverskrifter og slet tomme kolonner. Sorter efter Mobil og Telefon nummer og flyt Telefonnummer til Mobil, såfremt der mangler data i Mobil. Hvis der mangler data i obligatoriske felter, så indhent data inden import. I nødstilfælde kan man benytte x i Gadenavn og 1 i Nummer samt i Mobil nummer feltet. Men navne, køn og fødselsdato skal altid være korrekte. Der skal være adresser på personer med træner eller Holdleder hverv. Side 25

26 Data skulle gerne se således ud efter tilretninger og være klar til import. Bemærk, at eksemplerne ikke helt matcher. Side 26