Referat af ordinær generalforsamling den 16. april 2015 kl. 19.00 i Solrød Aktivitetscenter Foreningens formand Jane bød velkommen. 16 ejendomme/stemmeberettigede var mødt op (heraf to ved fuldmagt) og 3 ejendomme var fraværende/havde meldt afbud. Dagsorden i henhold til vedtægter: 1. Valg af dirigent. Bestyrelsen foreslog Torben nr. 14 og Torben blev enstemmigt valgt. Dirigenten takkede for valget. 2. Godkendelse af dagsorden. Dirigenten gennemgik den udsendte dagsorden. Dagsordenen blev godkendt. Dirigenten gennemgik formalia omkring udsendelse af indkaldelse og kunne konstatere, at det var i orden og at forsamlingen dermed var lovlig. 3. Bestyrelsens beretning siden seneste ordinære generalforsamling. Formanden fremlagde beretningen for 2014. Beretningen er lagt på foreningens hjemmeside. Sten nr. 6 spurgte til hvornår udendørsbelysning tændes. Lyset er styret af lys sensor, som registrerer lysniveauet og tænder/slukker derefter. Kontakturet (som vi kan regulere) overstyrer lys sensoren, således at lyset er slukket mellem kl. 01 og kl. 06, for at spare lidt strøm for foreningen. Michael nr. 21 spurgte til hvem der bliver bygherre/entreprenør på de planlagte byggerier på de solgte boligøer. Henning nr. 24 kunne fortælle, at Svend Holm fra Byggekompagniet havde oplyst, at Holm Huse har aftale om at bygge på boligø nr. 14. Beretningen blev herefter godkendt. a. Orientering fra foreningens repræsentant (Mogens nr. 2) i Trylleskov Strands Ejerlav. Mogens orienterede om sit virke i initiativgruppen og det hidtidige forløb i etablering af ejerlavet. Orienteringen er lagt på foreningens hjemmeside.
Søren nr. 4 spurgte til hvem gruppen forhandler med hos kommunen. Kommunens kontaktpersoner er Charlotte Nøhr Larsen og Jette Zimmerman Pedersen. Mikael nr. 12 spurgte til hvornår ejerlavet træder i kraft og svaret er 23. april 2015 (dato for ejerlavets generalforsamling). Hans-Ole nr. 28 takkede Mogens for at have påtaget sig opgaven. Hans- Ole kritiserede, at kommunen igen fralægger sig vedligeholdelsesansvar. Eks. er legepladser anlagt af kommunen og bliver overdraget til ejerlavet uden at ejerlavet er blevet inddraget i antallet af legepladser eller udformningen af legepladserne. Hans-Ole spurgte til hvem der skal vedligeholde Fåreager (privatvej). Mogens svarede, at det skal de grundejerforeninger, der ligger på Fåreager. Hans-Ole undrer sig over, at kommunen kan fastsætte andele af kontingent til ejerlavet for offentligt ejede boligøer i Trylleskov Strand. Kritik går generelt på, at kommunen kan overrule ejerlavets virke. Mogens oplyste, at initiativgruppen bl.a. er utilfredse med Tryllehyttens og det kommende supermarkeds kontingent til ejerlavet og dette er meddelt kommunen. Mogens fortalte endvidere, at der er etableret kontakt til Domeas ejerskab. Ulla nr. 24 spurgte til hvordan kontingent bliver fastsat. Mogens kunne oplyse, at der betales et kontingent pr. bolig. Dog nedslag for mindre boliger og ungdomsboliger disse retningslinjer er fastsat af kommunen. Mogens præciserede, at vores grundejerforening har 19 stemmer i ejerlavet (1 pr. bolig i hver grundejerforening). Ejerlavet får en bestyrelse på 7 medlemmer og Henning nr. 24 påpegede, at alle boligøer dermed på sigt IKKE vil være repræsenteret i bestyrelsen. Astrid nr. 28 spurgte til kommunens stemme i bestyrelsen og det er ikke nærmere defineret p.t. Hans-Ole spurgte, om vi næste vinter har vintervedligeholdelse og gadelysning på Fåreager. Martin nr. 20 oplyste, at ansvar for vedligeholdelse kan først overdrages, når vejen er færdig. Mogens meddelte, at ejerlavet skal varetage grønne arealer. Fåreager er privatvej og skal vedligeholdes af de pågældende grundejerforeninger. Dirigenten påpegede, at der er mange uafklarede spørgsmål og det bliver spændende at følge udviklingen. Dirigenten takkede ligeledes Mogens for at have påtaget sig opgaven som grundejerforeningens repræsentant. 4. Forelæggelse af årsrapport for det forgangne regnskabsår til godkendelse. Kassereren Birgit gennemgik regnskabet for 2014, som er udsendt sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen.
Der blev spurgt til udendørslamper og kassereren oplyste, at der er indkøbt nye lyskilder. Dirigenten spurgte om der var nogle der stemte imod tavshed og dermed blev regnskabet godkendt. 5. Forelæggelse af budget for det kommende regnskabsår til godkendelse (herunder bestyrelsens forslag til kontingent). Kassereren gennemgik budgettet, hvor bestyrelsen har foreslået uændret kontingent for 2015. Budget 2015 er uændret ift. 2014. Mikael nr. 12 spurgte til frekvens for rensning af oliefiltre. Formanden oplyste, at ifølge kommunen skal det gøres én gang årligt. Mikael spurgte, om kontingent til ejerlav skal betales til grundejerforening eller direkte til ejerlavet. Det er grundejerforeningen, der er medlem af ejerlavet og kontingentet skal betales via grundejerforeningen. Mogens nr. 2 gjorde opmærksom på, at budgettet har en mangel, idet der ikke er medtaget kontingent til ejerlavet, men sagde samtidig, at det har bestyrelsen ikke kunnet tage højde for, da generalforsamling i ejerlavet ikke har fundet sted endnu. Formanden foreslog, at kontingent til ejerlavet det første år bliver taget fra foreningens formue. Ulla nr. 24 spurgte til info om ejerlavet til foreningens medlemmer. Formanden har omdelt kopier af kommunens materiale (som også er sendt digitalt til eboks) og fremtidigt materiale vil blive lagt på foreningens hjemmeside. Bestyrelsen foreslog, at kontingent for 2015 blev fastholdt på kr. 2.000,- pr. bolig. Dirigenten spurgte om budget kunne godkendes med den tilføjelse at kontingent til ejerlav tages fra formuen det første år. Budgettet blev godkendt med tilføjelse. 6. Valg af formand for bestyrelsen. Dirigenten spurgte, om der var andre kandidater end Jane. Ingen meldte sig og dermed blev Jane genvalgt som formand. 7. Valg af øvrige medlemmer til bestyrelsen. Dirigenten spurgte, om der var andre kandidater til bestyrelsen. Ingen meldte sig og bestyrelsen blev genvalgt. Hermed består bestyrelsen (fortsat) af: Formand Jane nr. 34 Kasserer Birgit nr. 10 Medlem Lasse nr. 16
Medlem Martin nr. 20 Sekretær Bettina nr. 32 Bestyrelsen konstituerer sig selv på førstkommende bestyrelsesmøde. 8. Valg af suppleant til bestyrelsen. Mikael nr. 12 blev genvalgt som suppleant. 9. Valg af to bilagskontrollanter. Annelise nr. 6 ville gerne fortsætte og Søren nr. 4 meldte sig. Begge blev valgt. 10. Behandling af indkomne forslag. a. Forslag fra bestyrelsen om fælles hækklipning. 2 tilbud indhentet. Martin fremlagde bestyrelsens forslag. Der er indhentet to tilbud. Et fra OKNygaard til kr. 3.400,- ekskl. moms og et fra Davids Service på kr. 3.500,- ekskl. moms. Ulla nr. 24 spurgte til, om der er erfaring med OKNygaard fra andre i området. Henning nr. 24 spurgte, om det både er indvendig og udvendig klipning. Det er tilfældet. Formanden kunne oplyse, OKNygaard er et større firma, som må formodes at have det fornødne materiel til at varetage opgaven. Begge firmaer har besigtiget området. Der var almindelig enighed om, at der var stemning for at vælge OKNygaard og dette tilbud blev valgt. Dernæst kom spørgsmålet om hvordan hækken skal klippes. Projektplanen foreskriver en indvendig hækhøjde på 1,20 m. Formanden foreslog, at vi får hækken klippet jf. hækken hos nr. 8, hvor der er en indvendig vandret linje på ca. 30 cm og herefter en skrå linje ud mod fællesarealet. Hans-Ole nr. 28 foreslog, at der bliver taget højde for niveauforskelle ud mod Trylleskov Allé og hækhøjden bliver tilpasset tilsvarende. Henning nr. 24 spurgte til hvordan hækken bliver klippet indvendig de steder hvor der ikke er hul i hækken. Det vil blive meddelt hvornår hækklipning vil finde sted, således at man har mulighed for at give adgang til indvendig hækklipning eller alliere sig med en nabo. Hækken bliver gødskes ifm. fælles arbejdsdag den 26. april 2015 og igen til efteråret.
Dirigenten foreslog, at OKNygaard bliver bedt om at lave et snit/en skitse af den tilsigtede hækklipning, som kan rundsendes. Bestyrelsen følger op. b. Forslag fra bestyrelsen om nedlæggelse af sandkasser. Formanden spurgte til om sandkasserne bliver benyttet. Det er kun sandkassen ved gyngestativet der benyttes og Jane foreslog derfor, at sandkasse ved nr. 38 bliver nedlagt. Det blev vedtaget. c. Mogens og Elaines forslag til vedtægtsændringer. Dirigenten gennemgik forslag fra nr. 2 om bilagskontrol, som er udsendt sammen med indkaldelsen. Mogens oplyste, at han gerne vil ændre frist for færdiggørelse af foreningens regnskab til 1. marts jf. forslag fra bestyrelsen. Ingen bemærkninger fra forsamlingen. Forslag blev enstemmigt vedtaget. d. Bestyrelsens forslag til vedtægtsændringer. Forslag er udsendt sammen med indkaldelsen. Dirigenten gennemgik forslagene punkt for punkt med reference til foreningens vedtægter. 4.2 regnskab og budget udsendes sammen med indkaldelsen. Ingen bemærkninger forslag vedtaget. 4.3.6. formand for bestyrelsen vælges i ulige år. Ingen indvendinger forslag vedtaget. 4.3.7. øvrige medlemmer vælges for 2 år ad gangen, således at 2 afgår hvert år. Ingen indvendinger forslag vedtaget. 4.3.8. valg af en suppleant for 1 år. Ingen bemærkninger forslag vedtaget. 4.3.9. valg af 2 bilagskontrollanter, således at 1 afgår hvert år. Ingen bemærkninger forslag vedtaget. 7.2 endeligt regnskab skal foreligge senest 1. marts forslag frafaldes, da forslag c ovenfor blev vedtaget. Vedtægterne vil blive opdateret og lagt på hjemmesiden. 11. Eventuelt. Græsslåning. Turnusordning fra sidste år blev gennemgået og månederne blev fordelt. Der vil blive ophængt ny plan på skuret.
Gitte nr. 30 spurgte, om der var nogle der ville være med til at købe maling til udendørs træværk. Hans-Ole nr. 28 opfordrede til, at der ikke blev købt for meget maling individuelt, men at man talte sammen. Bettina nr. 32 spurgte hvem der ville tage initiativ til sommerfest. Ingen meldte sig og dirigenten foreslog genvalg af sidste års festudvalg. Ingen protesterede Mogens nr. 2 foreslog, at repræsentant i ejerlav bliver medtaget i det parlamentariske grundlag for grundejerforeningen, således at foreningens repræsentant i ejerlavet vælges på generalforsamling. Dirigenten foreslog, at det bliver fremlagt som forslag til vedtægtsændring på næste generalforsamling og bestyrelsen opfordres til at medtage dette forslag. Enighed i forsamlingen. Hans-Ole opfordrede til at parkeringspladser i midten af boligøen bliver benyttet af gæster, så der ikke bliver trængsel ved indkørslen. Formanden opfordrede endnu en gang til at alle i bebyggelsen overholder retningslinjer for bortskaffelse af aviser, pap, glas samt henstilling af affald i containergård jf. kommunens vejledning for affald og genbrug (findes på www.solrod.dk). Herefter afsluttede dirigenten generalforsamlingen og formanden takkede for det gode fremmøde. Referent: Sekretær Bettina 21. april 2015