Konsulentydelser fra BDO
3 Konsulentydelser fra BDO Viden og kompetencer til jeres organisation BDO s konsulentydelser har afsæt i vores erfaring og omfattende indblik i hele det grønlandske samfund. Vi løser opgaverne i tæt dialog med vores kunder og skræddersyr vores arbejdsproces i forhold til de aktuelle ønsker og behov. Vi lægger stor vægt på, at de forandringer, vi er med til at udføre, hænger tæt sammen med den gode økonomistyring og de sikrer organisationen et bedre overblik over udviklingen i økonomien. Målet er, at vores arbejde giver vores kunder mulighed for at opnå ny viden og opbygge nye kompetencer i egen organisation. Konsulentydelserne drejer sig fx om bedre økonomistyring, effektivisering, strategi- og organisationsudvikling. Ved opgaver, som løses i samarbejde mellem den offentlige sektor og private virksomheder, bistår vi ved etablering af partnerskab og ved selskabsdannelse - fx på bygge- og anlægsområdet og i forbindelse med udvikling af infrastruktur og arealudvikling. Vores konsulenter arbejder sammen i teams. De har alle erfaringer fra den offentlige sektor og en videregående uddannelse inden for økonomi, organisation eller offentlig forvaltning. På de næste sider ses nogle af vores konsulentydelser. De er eksempler på opgaver, der kan bringe viden og kompetencer i jeres organisation op på et højere niveau.
Effektmåling og effektstyring Virker jeres indsatser efter hensigten, så der skabes den forventede effekt for borgerne og for samfundet? Og får I mest mulig værdi for jeres ressourcer og investeringer? Vores velafprøvede koncepter for effektstyring og effektmåling kan hjælpe jer med at få svar på disse spørgsmål. Koncepterne tilfører jeres organisation en systematisk og solid viden om effekten af det, I gør. Dermed får I de bedste muligheder for at forbedre effektiviteten af den offentlige indsats. Effektivitet = Resultat Ressourcer Ressourcer (input) Produktion (Output) Resultat (Effekt for borgerne) Produktivitet = Produktion Ressourcer Når vi arbejder med vores koncepter for effektstyring og effektmåling, stiller vi organisationen syv nøglespørgsmål. Vi indgår i tæt dialog med jer om, hvordan vi sammen kan finde svarene på spørgsmålene.
Klare politiske effektmål Tilpasning af mål- og effektstyring Klarhed over årsagsvirkningslogik Administrativ og politisk målopfølgning Valg af målepunkter og målemetoder Løbende opfølgning og review af præstationer Mål- og aftalestyring Vi lægger vægt på, at effektmåling og effektstyring også handler om kultur, kompetencer og ledelse. Den gode proces drejer sig ikke kun om målepunkterne og styringsteknologien, men også om at inddrage organisationen og opbygge de rigtige kompetencer til opgaven. Vores rådgivning omfatter typisk at: Analysere og måle effekten af den nuværende indsats Sætte mål for den ønskede effekt i fremtiden Finde sammenhængen mellem effektmål og indsats Opstille KPI er (Key Performance Indictators) Sikre at effekten bliver dokumenteret i et system Udvikle ledelsesinformation Implementere modeller for målstyring og målopfølgning Gennemføre cost-effectiveness og cost-benefit analyser. 5
Optimering af budgetstyring- og budgetopfølgning BDO s koncept for budgetstyring og budgetopfølgning skaber sammenhæng mellem forudsætningerne for budgettet og jeres løbende opfølgning. Dermed kan I sikre: At I kender områdernes udgiftsdrivere At I skærper fokus på de budgetforudsætninger, som er vigtigst for effektiv styring En bedre kvalitet i prognosticeringen En tæt kobling mellem opfølgning af økonomi og aktiviteter - fald i aktivitet bør ofte også betyde fald i forbrug Fokus på styringsbehovet, da opfølgningen skal tilpasses behov. Konceptet skaber sammenhæng mellem: Økonomisk politik og målsætninger Budgettering Opfølgning Koncernstyring/ ledelsesinformation Med dette koncept har I mulighed for at tilpasse budgettet, hvis aktivitetsniveauet ændres. Det betyder, at I kan prioritere løbende og samtidig have en korrekt prognose. Vi skræddersyr konceptet, så det passer til jeres behov og til jeres organisation.
Besparelseskatalog til budgetlægningsprocessen Når budgettet skal lægges, er der sjældent tilstrækkelige midler til at opfylde alle politiske ønsker. Et besparelseskatalog kan gøre besparelserne til en politisk prioriteret indsats, og rummer forslag til besparelser inden for de relevante områder. Med et besparelseskatalog kan man kigge på: Børn og Unge: Skolestrukturer Effektiv arbejdstidsudnyttelse Tildelingsmodeller Klassedannelse Inklusionsmodeller mv. Dagpasning kapacitetsudnyttelse og tilpasning, tilsyn mv. Teknik & Miljø: Konkurrenceudsættelse Driftsoptimering - udnyttelse af medarbejderressourcer, maskiner og faciliteter. Administrationsområdet: Omlægning af arbejdstid Effektivisering af fakturabehandling Kanalstrategi, reducerede åbningstider, digital post og selvbetjeningsløsninger Elektroniske sagsgange. Det sociale område: Handicapområdet: Visitering og opfølgning, pris X mængde Ældreområdet: Visitering til og serviceniveau inden for hjemmehjælp og på plejecentre Administration af førtidspensioner: Ensartet sagsbehandling og revurdering af eksisterende sager. På tværs af sektorer: God økonomiopfølgning og økonomistyring Beregning af brugerbetalinger Stordriftsfordele Arbejdsgange og effektiv arbejdstid Nye service- og driftsformer Organisering og strukturer. 7
9 Benchmarkinganalyser I kender nøgletallene, men ved I egentlig, om jeres kommune har høje eller lave udgifter? Eller hvor I skal lede efter optimeringer og besparelser? Benchmarking handler om at lære af de bedste inden for et område med henblik på selv at blive bedre. Forskellen på almindelig sammenligning og benchmarking er identifikation af best practice, dvs. identifikation af en organisation, som i en sammenligning klarer sig bedst, og som de andre kan lære af. Identifikation af best practice giver mulighed for at beregne/estimere potentialet ved at effektivisere. Benchmarking er meget mere end en sammenligning af nøgletal. Benchmarking er fokus på resultater og de faktorer, som skaber resultaterne, eksempelvis strategier, organisering, metoder og processer. En benchmarkinganalyse omfatter fx en sammenligning af centrale nøgletal inden for et bestemt område. Analysen danner baggrund for at identificere best practice og for at finde frem til, hvorfor resultaterne er bedre i den ene kommune end i de kommuner, man sammenligner sig med. En proces omkring benchmarkinganalyse kan se sådan ud: Identifikation af databehov Udvælgelse af sammenligningskommuner Dataindsamling Databehandling og analyse Identifikation af best practice
Optimering af indkøbsområdet Kender I jeres indkøbsvolumen? Og har I overblik over jeres leverandører? Optimering af indkøbsområdet giver jer de bedste kort på hånden, når I skal forhandle gode aftaler med leverandørerne og styre kontrakterne på dem, I allerede har indgået aftale med. Ved optimering af indkøbsområdet deler vi opgaven op i faser. Vi starter med at hjælpe jer til at få overblik over det nuværende forbrugsmønster og jeres daglige forretningsgange. Derefter handler opgaven om at skabe de bedste rammer for at kunne købe bedre ind, lave bedre aftaler og sikre en mere effektiv drift i indkøbsorganisationen. 0
11 Vi arbejder typisk med disse faser: Kortlægning af indkøbsmønster Vurdering af politik og forretningsgange Vurdering af potientialer Analyse af indkøbsfunktionens modenhed Fastlæggelse af indsatsområder og organisering Vi bistår også vores revisionskunder med forvaltningsrevision på indkøbsområdet. Det går bl.a. ud på at kvalificere indkøbsorganisationens metoder, retningslinjer og arbejdsgange med udgangspunkt i effektiv drift. Vi tilbyder desuden udvidet forvaltningsrevision, som omfatter anbefalinger til, hvordan I kan arbejde videre på at optimere indkøbsområdet. Udvalgte referencer: Gennemførelse af en analyse af kommunernes økonomi og potentielle effektiviseringsmuligheder Bistand til budgetlægning i Kommuneqarfik Sermersooq Bistand til projektstyring og processer i Selvstyret og kommunerne når der er behov for en ekstern drivkraft i projektet Bistand til vurdering af potentiale og risiko ved fælles ERP platform for Selstyre og kommuner Bistand til at afdække mulighederne for at etablere et udviklingsselskab til erhvervsudvikling og generel infrastruktur i Qaasuitsup Kommunia.
BDO i Grønland Samuel Kleinschmidtsvej 15, Postboks 7066, 3900 Nuuk Henrik Rafn, kontorleder og senior manager Tlf.: +299 54 54 77 hrn@bdo.dk www.bdo.gl BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab og BDO Kommunernes Revision, Godkendt revisionsaktieselskab, begge danskejede revisionsog rådgivningsvirksomheder, er medlemmer af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og dele af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer. BDO er varemærke for både BDO netværket og for alle BDO medlemsfirmaerne. BDO i Danmark beskæftiger godt 1.100 medarbejdere, mens det verdensomspændende BDO netværk har godt 56.000 medarbejdere i 144 lande. 2 12