Dette dokument indeholder en generel orientering vedrørende implementering af den nye Køreprøvebooking-løsning. Dokumentet er målrettet brugerne af den kommende løsning, samt deres organisationer. 14. januar 2015
1. Overordnet tilgang til implementering Den overordnede tilgang til implementering og udrulning af Køreprøvebooking er kendetegnet ved en trinvis ind- og udfasning af hhv. den nye og nuværende løsning. Der vil med andre ord være tale om en afgrænset periode med dobbeltdrift. Denne periode kan deles op i følgende trin: 1. Der åbnes op for adgang til den nye løsning. I den nye løsning kan brugere foretage sig alt andet end at frigive prøver (Rigspolitiet), booke prøver (Kørelærere/Borgerservice) og registrere prøveresultater (Rigspolitiet). Den nuværende løsning anvendes som vanligt. 2. Der åbnes op for frigivelse og booking af prøver efter en bestemt dato i den nye løsning. Alle prøver før denne dato findes i den nuværende løsning. 3. Der lukkes ned for den nuværende løsning. I løbet af perioden med dobbeltdrift vil brugerne af løsningen skulle overføre delvist færdige elever og deres forløb manuelt fra den nuværende til den nye løsning. Det vil sige, at de elever, der ikke når at afslutte deres aktive forløb i den nuværende løsning og derfor skal administreres videre i den nye løsning, skal overføres. Langt størstedelen af disse elever er tilknyttet en kørelærer, der vil skulle stå for en del af migreringen. De resterende elever migreres af Borgerservice i deres respektive kommuner. Fælles for alle elever/forløb, der flyttes fra den nuværende til den nye løsning er, at Borgerservice vil have en kontrolopgave, da det kun er Borgerservice, der kan markere, at en ansøgning er godkendt, en teoriprøve er bestået o.l. Denne overordnede tilgang til migrering er valgt af flere hensyn: Ved et skift mellem de to løsninger, vil der under alle omstændigheder være elever og tilhørende ansøgningsforløb, der skal migreres fra den gamle til den nye løsning. Af flere årsager er datakvaliteten i den gamle løsning lav, og dette vurderes at gøre maskinel migrering risikofyldt og arbejdstungt, idet manuel kontrol af den samlede datamængde sandsynligvis vil være nødvendigt. En manuel migrering sikrer, at det kun er relevant data, der migreres. Samtidig vil opgaven gøre brugerne fortrolige med den nye løsning, idet den kan løses af brugerne, inden systemet bliver aktivt, jf. ovenstående trin. Det er på grund af den samlede arbejdsopgave, som den manuelle migrering medfører for kørelærerne og i borgerserviceafdelingerne, at det er besluttet at begge løsninger er i samtidig drift i en periode. Dette medfører for det første, at færre elever og tilhørende forløb behøver migreres, da et vist antal vil kunne afslutte deres forløb i den nuværende løsning, og derfor ikke skal overføres til den nye løsning. Samtidig giver den dobbelte drift mulighed for at fordele migreringsopgaven over flere kalenderdage, så spidsbelastningen kan reduceres for Borgerservice. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 2/6
2. Tidsplan - overordnet Projektets tidsplan for implementering er lagt i forlængelse af de foregående kapitler, og ser ud som følger: Startdato Slutdato Aktivitet 01-02 12-02 Demonstration. I hver region afholdes én demodag Borgerservice fra kommunerne inviteres på baggrund af geografisk placering. På dagen vil de fremmødte borgerservicemedarbejdere blive præsenteret for løsningen og få vist, hvordan deres arbejdsgange er understøttet. 14-03 01-04 Prøveperiode. I prøveperioden er den nye løsning åben for alle brugere. Perioden bruges til at: - stifte bekendtskab med løsningen - oprette køreskoler i løsningen - overføre/migrere elever og deres forløb fra den nuværende til den nye løsning. Der kan i perioden kun bookes tider i den nuværende løsning og kun tider til og med d. 24. april 2016. 04-04 Go live. Der åbnes op for al funktionalitet i den nye løsning. Fra denne dato kan Rigspolitiet frigive prøvetider i den nye løsning disse tider vil ligge fra d. 25. april og frem. 25-04 Skæringsdato. Alle prøver, der ligger før denne dato, skal administreres i gamle løsning. Alle prøver, der ligger efter denne dato, skal administreres i den nye løsning. 08-05 Sluk DTBS. Der lukkes for adgang til den nuværende løsning (DTBS). Dette markerer absolut sidste frist for at tilgå oplysninger til brug ved migrering af elever/forløb. 08-05 Implementering af den nye løsning er gennemført og afsluttet. 09-05 Opfølgning. Løsningen følges tæt af KOMBIT, og brugernes respons indsamles med fokus på videreudvikling, tilpasninger mm. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 3/6
3. Hvad er nyt? I forbindelse med udviklingen af den nye Køreprøvebooking-løsning, har KOMBIT, KL og Knowledge Cube med assistance fra en lang række brugere kigget på, hvordan den nye løsning bedst muligt kan tage hensyn til brugernes behov. Det betyder, at der vil være en række ting, der vil komme til at fungere anderledes. De væsentligste nyheder er kort forklaret her: 1. Oprettelse af elever og forløb Når man skal oprette et kørekortforløb for en elev, bliver vedkommende oprettet i systemet, hvis dette ikke allerede er sket. Dette gøres ved brug af data fra CPR-registret. Som bruger skal man altså ikke foretage sig andet end at indtaste elevens CPR-nr., når man skal oprette et forløb for en elev. 2. SMS og e-boks Der vil blive sendt SMS til elever, der minder dem om, at de har prøver. Eleven vil modtage en SMS dagen før som påmindelse. I tilfælde af at politiet aflyser en prøve med kort varsel, vil eleven og den tilknyttede kørelærer modtage en besked herom via SMS. Dette kræver dog tilvalg af SMS samt indtastning af mobiltelefonnummer (det koster ikke ekstra). Eleven vil modtage en række oplysninger via sin digitale, offentlige postkasse e-boks. For det første vil en elev modtage brev, når vedkommende bliver oprettet i systemet. Derudover kan en elev modtage et brev med link til online betaling, hvis dette sendes til eleven (kan gøres af kørelærer eller borgerservice). Endelig modtager eleven også en kvittering i sin e-boks når der betales for prøver på et af elevens forløb dette sker uanset hvem der har gennemført betalingen på vegne af eleven. 3. Betaling for og bestilling af prøver Det vil være muligt at betale for et sæt prøver allerede i forbindelse med oprettelse af et forløb, eller på et senere tidspunkt. Der er mulighed for at gennemføre online betaling enten for kørelæreren på vegne af eleven, at betale direkte i borgerservice eller ved at sende et betalingslink til eleven via e-boks. Samtidig er det nu en forudsætning for at bestille prøver, at der er betalt på forhånd. Dermed slipper kørelærere for enten at skynde sig at få eleven til at betale for den bestilte prøve, eller betale på vegne af eleven. 4. Fuldmagt via NemLog-in For køreskolerne vil det i det nye system være sådan, at alle medarbejdere fra den samme køreskole forstået som det samme CVR-nummer kan agere på vegne af hinanden. Derudover kan køreskolerne via NemLog-in administrationsmodulet give hinanden fuldmagt, så de kan agere for hinanden på tværs af CVR-numre. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 4/6
4. Opgaver i forbindelse med udrulning I forbindelse med udrulningen af den nye løsning, vil brugerne skulle samarbejde om løsningen af en række opgaver. Nogle af disse opgaver er omtalt i det nedenstående. Det er ikke alle opgaver, der fremgår af nedenstående, da kommunerne og Rigspolitiet har modtaget andre beskrivelser også. Fokus er først og fremmest på kørelærernes forberedelse i samarbejde med Borgerservice. Som angivet i tidsplanen, vil alle brugere have adgang til den nye løsning fra d. 14. marts. Det vil dog ikke være muligt at booke tider i den nye løsning før d. 4. april, hvor Politiet får mulighed for at frigive tider i den nye løsning, der ligger fra d. 25. april og frem. Prøvetider, der ligger efter den 24. april, vil ikke være i den nuværende løsning, men kun i den nye. Fordi der er tale om et skift mellem to løsninger, vil der fra 14. marts til 25. april 2016 være tale om en periode med øget belastning på borgerserviceafdelingerne og kørelærerne. 1. Opsætning af NemLog-in De virksomheder, der skal anvende den nye løsning, dvs. Rigspolitiet, kommunerne og køreskolerne, skal sikre sig, at alle relevante medarbejdere har et medarbejdercertifikat, og at de rigtige roller er tildelt, så de kan logge ind i den nye løsning. Dette bør gøres inden d. 14. marts. 2. Oprettelse af køreskoler (14. marts -) For at kørelærerne kan tilgå den nye løsning, skal deres køreskole være oprettet i løsningen af Borgerservice i en kommune. Dette sker ved, at ejeren af køreskolen og en godkendt kørelærer det vil som oftest være samme person møder op i Borgerservice og dokumenterer hhv. identitet som ejer af køreskolen og tilladelse til at være kørelærer. Dette kontrolleres af borgerservice ved opslag på cvr.dk samt kontrol af kørekort. Herefter opretter borgerservicemedarbejderen den pågældende køreskole direkte i det nye system. Der skal ikke indgås en databehandleraftale mellem kommunen og køreskole/kørelærer i denne sammenhæng, da det håndteres digitalt, når den enkelte kørelærer logger på løsningen første gang. 3. Overførsel af elever (14. marts -) Fra den 14. marts vil alle brugere kunne tilgå den nye løsning, og kørelærere og borgerservicemedarbejdere vil kunne oprette elever og forløb både nye og eksisterende, der skal flyttes fra den nuværende til den nye løsning. For sidstnævnte skal Borgerservice genoprette fx godkendelse af ansøgning og bestået teoriprøve i det nye system. Hvilke elever skal overføres? Det er ikke alle elever i den nuværende løsning, der skal overføres. En elev og dennes forløb skal overføres fra den nuværende løsning hvis vedkommende er i gang med, men ikke når at afslutte, forløbet i den nuværende løsning. Det vil være elever, der har fået ansøgningen godkendt og mangler at bestå en eller flere prøver i forbindelse et forløb. De elever, der efter kørelærerens vurdering ikke kommer til at gå til prøve inden d. 25. april, skal ikke oprettes i den nuværende løsning, men i den nye (hvilket kan lade sig gøre fra d. 14. marts og frem). KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 5/6
I nogle tilfælde vil det først tæt på d. 25. april være muligt at afgøre, om en elevs forløb skal overføres til den nye løsning. Dette gælder, hvis der er bestilt en prøve til en elev som, hvis den bestås, markerer afslutningen på forløbet. Hvis prøven ikke bestås, skal eleven Når en elev og dennes forløb skal overføres, vil det være kørelærerens ansvar at oprette elev og forløb i det nye system, og derefter meddele borgerservice, at eleven skal overføres. Borgerservice har så til opgave at sikre, at de rigtige oplysninger om forløbet, eksempelvis en bestået teoriprøve, også registreres i det nye system. For de elever/forløb, der ikke er tilknyttet en køreskole eller kørelærer, er det udelukkende borgerserviceafdelingens ansvar at sikre, at forløbet bliver oprettet i den nye løsning. Yderligere vejledning For de af de ovenstående opgaver, der kræver yderligere vejledning, vil KOMBIT stille dette til rådighed, når tidspunktet for opgavens løsning nærmer sig. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 6/6