Udbudsbetingelser EU-udbud på levering af frisk frugt- og grøntkasser til Skive Kommune EU- Udbud 2016/S 095-170161 Side 1 af 28
1 Udbuddets omfang Udbuddet vedrører levering af friske økologiske og konventionelle frugt- og grøntkasser til kommunens enheder, institutioner og afdelinger (herefter kaldet Ordregiver). Der er tale om udbud af en frivillig rammeaftale med én leverandør. Begrebet frivillighed skal forstås som, at Ordregiver ikke ønsker at garantere en obligatorisk aftale og/eller en bestemt omsætning. Resultatet af nærværende udbud samt den faktiske driftssituation kan give anledning til ændringer. Udbuddet omfatter ikke storkøkkener, da Ordregiver har indgået forpligtende aftale på dette område. 2 Rammeaftalens brug og opdeling Udvalget skal minimum bestå af de mest gængse friske frugter såsom æbler, pærer, appelsiner og bananer samt diverse variable sæsonafhængige frugter. Antallet af stykker frugt, der bestilles er meget svingende, men for hovedparten af bestillingerne af frugtkasser sker levering ca. 45 uger pr. år. Levering skal ske op til 2 gange ugentligt. Udvalget af frisk grønt skal minimum bestå af de mest gængse friske grøntsager som gulerødder, kartofler, løg, blomkål, broccoli, agurker, tomater, salater, ærter og peberfrugter. Ordregiver vil samtidig med dette EU-udbud udbyde rammeaftaler omkring Indkøb af økologiske og konventionelle fødevarer med et pædagogisk/læringsmæssigt formål, og/eller et akut behov, samt udbyde en rammeaftale omkring levering af økologiske og konventionelle fødevarer. Disse indkøb er derfor ikke omfattet af dette udbud. Det pædagogiske læringsformål er blandt andet, at børn i kommunens daginstitutioner og skoler, samt beboerne på kommunens forskellige institutioner skal lære at planlægge måltider og indkøbe fødevarer til disse måltider fx ud fra en kombineret ernæringsfaglig og økonomisk tilgangsvinkel, og hvor der ofte er et forud fastsat budget til rådighed for indkøbet. Udbuddet omfatter heller ikke storkøkkener eller Ordregivers ret til at anvende delydelsesreglen, jf. Udbudslovens 8, stk. 2. 3 Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af: Nærværende udbudsbetingelser Bilag 1 Rammeaftale o bilag A Kravspecifikationen Side 2 af 28
o bilag B EAN-oversigt over Skive Kommunes enheder og institutioner o bilag C Obligatorisk tilbudsliste o bilag D Tilbudsbesvarelse Bilag 2 Fælles europæisk udbudsdokument (ESPD) Bilag 3 Konsortieerklæring Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget. 4 Proces 4.1 Vejledende tidsplan Aktivitet Tidspunkt Udbudsbekendtgørelse fremsendes til TED 17. maj 2016 Stormøde for alle interesserede Leverandører 1. juni 2016 Tidsfrist for at indsende spørgsmål til udbuddet 17. juni 2016 Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål 21. juni 2016 Tilbudsfrist 27. juni 2016, kl. 12.00 Evaluering og indhentning af oplysninger i ESPD Uge 26-31 Forventet udsendelse af underretning og standstill Uge 32 Forventet rammeaftaleindgåelse Uge 33-34 Rammeaftalerne træder i kraft 15. september 2016 4.2 Spørgsmål til udbuddet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet bedes stillet skriftligt og skal rettes pr. e-mail til: lagj@skivekommune.dk, senest den 17. juni kl. 12.00 Spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde på: www.skive.dk/udbud Det er Leverandørens eget ansvar at holde sig ajourført med materialet på hjemmesiden. Side 3 af 28
4.3 Spørgemøde Ordregiver opfordrer alle potentielle Leverandører til at deltage i et fælles spørgemøde 1. juni 2016, kl. 12-13 hvor der vil være mulighed for at stille spørgsmålet til udbudsmaterialet, og Ordregiver vil kort gennemgå udfyldelse af bilag 2. Der vil blive udarbejdet referat fra mødet med svar på alle spørgsmål, som efterfølgende bliver offentliggjort på følgende adresse: www.skive.dk/udbud Svar på spørgsmål, som umiddelbart ikke kan besvares på mødet, vil blive besvaret og offentliggjort samtidig med referatet. Tilmelding til stormødet bedes rettes til lagj@skivekommune.dk, senest den 27. maj 2016. 5 Rammeaftaleindgåelse Indgåelse af rammeaftalen vil ske på baggrund af vedlagte Bilag 1 Rammeaftale (med tilhørende bilag) efter afsluttet udbud. Rammeaftalen regulerer udbuddets vilkår og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Den vindende Leverandør skal før underretning om hensigten for indgåelse af rammeaftalen fremlægge dokumentation for de oplysninger som er afgivet i bilag 2 Fælles europæisk udbudsdokument (ESPD). Den valgte tilbudsgiver er fra aftalestart forpligtet til at have etableret en erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum DKK. 5 millioner. Ordregiver kan når som helst kræve dokumentation herfor. 6 Dokumentation Den nedenfor angivne dokumentation og information bedes vedlagt tilbuddet. Tilbudsgiver skal anvende Bilag 2 Fælles europæisk udbudsdokument (ESPD) hertil. Oplysninger om tilbudsgiver: Oplysninger om tilbudsgivers identitet samt generelle oplysninger om tilbudsgiver, jf. ESPD del ll. A Oplysninger om tilbudsgivers repræsentanter, jf. ESPD del ll. B Oplysninger om, hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens 135, jf. ESPD del lll, punkt A og B samt 136 jf. ESPD del lll, punkt C Oplysninger om at tilbudsgiver ikke er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens 135, stk. 4 og 5 og 137 jf. ESPD Del III C Side 4 af 28
6.1 Konsortier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) bedes tilbudsgiver angive dette i ESPD del ll. A. Herudover bedes de andre virksomheder, der deltager i sammenslutningen, hver udfylde og fremsende et særskilt ESPD i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser. Endvidere bedes sammenslutningen udfylde og vedlægge Bilag 3 Konsortieerklæring, hvormed de erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave, samt bekræfter, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter kontrakttildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave. 7 Tildelingskriterium Ordregiver vil identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet. Underkriterier Vægtning i procent Pris 50% Ordregiver har forud for udbuddet sammensat en obligatorisk tilbudsliste, som hovedsagligt repræsenterer Ordregivers behov set over 12 måneder. Tilbudsgivers priser angives i bilag C Obligatorisk tilbudsliste i DKK ekskl. moms men inkl. alle øvrige omkostninger og vil indgå i evaluering af underkriteriet pris. Tilbudsgiver udfylder bilag C Obligatorisk tilbudsliste i overensstemmelse med vejledningen hertil. Priser i bilag C Obligatorisk tilbudsliste udgør sammen med udbringningsgebyret tilbudssummen, som vil blive anvendt i evalueringen af pris, jf. punkt 7.1. Udbringningsgebyret angives i bilag D - Tilbudsbesvarelse. Såfremt der angives mere end ét udbringningsgebyr vil gebyret blive beregnet ud fra tilbudsgivers højst angivne udbringningsgebyr, da der primært vil være tale om ordre af et begrænset beløb. Summen af udbringningsgebyret ganget med den estimeret volumen Side 5 af 28
vægter 65 % af underkriteriet pris. Summen af Tilbudsgivers priser ganget med den estimeret volumen vægter 35 % af underkriteriet pris. Evalueringsmetoden er beskrevet i punkt 7.1. Service 30% Underkriteriet service vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af bilag D Tilbudsbesvarelse. Tilbudsgiver skal beskrive sin service til Ordregiver, herunder: Metode(r) for Ordregivers bestilling af frisk frugt- og grønt kasser, Beskrivelse af leveringsmetode for Ordregivers modtagelse af frisk frugt- og grønt kasser Øvrig tilbudt service i forhold til proceduren fra bestilling til levering,, fx returnering af kasser for grønt og frugt Håndtering af årstidernes skift i form af løbende udskiftning af sortimentet for frugt og grønt Det vurderes positivt: at tilbudsgiver tilbyder en enkel og fleksibel ordning i dagligdagen for Ordregivers enheder og institutioner. At tilbudsgiver tilbyder en konkret beskrevet og varieret ordning med løbende udskiftning set over hele året, hvor årstiderne skifter Evalueringsmetoden er beskrevet i punkt 7.2. Sortimentsbredde 20% Underkriteriet Sortimentsbredde vil blive vurderet på baggrund af følgende: Det vurderes positivt, at tilbudsgivers supplerende sortiment giver adgang til et bredt sortiment inden for både frugt og grønt, således at Ordregiver har adgang til et relevant og attraktivt sortiment. I bilag D Tilbudsbesvarelse anfører tilbudsgiver antallet af sine varer i gældende sortiment. Side 6 af 28
Tilbudsgiver opnår maksimal score ved at kunne tilbyde 300 varer eller derover. Tilbudsgiver opnår 0 point hvis tilbudsgiver udelukkende kan levere sortimentet på tilbudslisten i bilag C. Evalueringsmetoden er beskrevet i punkt 7.2. 7.1 Procedure for evaluering af tilbudssum for underkriteriet pris Den samlede tilbudssum, som anvendes ved evaluering af underkriteriet pris fremkommer ved: 1. Udbringningsgebyret ganges med antallet af estimeret udbringer set over 12 måneder. 2. Summen for udbringningsgebyret set over 12 måned ganges med vægtningen på 65 % 3. Summen for tilbudsgivers enhedspriser på rammeaftalebilag C ganges med Ordregivers estimeret volumen set over 12 måned 4. Summen af udgiften for Ordregivers indkøb af frisk frugt og grønt set over 12 måned bliver ganget med vægtningen på 35 % 5. De 2 vægtede summer lægges sammen, hvoraf den samlede tilbudssum fremkommer. Primær evalueringsmodel: Tilbudsgivernes tilbudssummer evalueres relativt og tildeles ud fra en lineær pointmodel fra 0-10 point. Laveste samlede tilbudssum, tildeles 10 point. En samlet tilbudssum, der svarer til laveste samlede tilbudssum + 50 % eller derover tildeles 0 point. Øvrige samlede tilbudssummer tildeles points ud fra en lineær interpolation mellem ovennævnte yderpunkter jf. formlen: Såfremt der jf. nedenstående anvendes en alternativ evalueringsmodel tilpasses formlen i overensstemmelse med den ændrede evalueringsmodel. De tildelte point vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet pris. Alternativ model 1: Side 7 af 28
Såfremt den samlede tilbudssum i minimum 2 af de indkomne tilbud, mod forventning, er højere end laveste samlede tilbudssum + 50 %, tildeles 0 point i stedet til højeste tilbudte samlede tilbudssum. Tilbud mellem laveste samlede tilbudssum og højeste samlede tilbudssum tildeles point ved interpolation mellem disse punkter. 7.2 Evaluering af underkriterierne Service og Sortimentsbredde Tilbuddene vil blive vurderet absolut og på en skala fra 0-10. 0 er tildelt, hvor det tilbudte kun netop opfylder mindstekravene til under- eller delkriteriet og 10 er tildelt, hvor det tilbudte fuldt ud opfylder under- eller delkriteriet i alle henseender. De tildelte pointtal vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet. 8 Tilbuds- og formkrav 8.1 Tilbuddet Tilbuddet bedes mærket med emnet: "Tilbud EU-udbud på levering af frugt- og grøntkasser til Skive Kommune. Tilbuddet skal være Ordregiver i hænde senest den 27. juni 2016, kl. 12.00 på følgende adresse: Skive Kommune Rådhuspladsen 2, lokale 3-02 7800 Skive Danmark Det samlede tilbudsmateriale skal afleveres i form af 1 skriftligt eksemplar samt 1 digitalt eksemplar (vedlagt som USB-stik). Ved uoverensstemmende oplysninger imellem det skriftlige og det digitale eksemplar vil det skriftlige danne grundlag for evalueringen. Manglende oplysninger i enten det skriftlige eller det digitale eksemplar anses ikke som uoverensstemmende oplysninger. Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. 8.2 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og rammeaftaleperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter må være på svensk, norsk eller engelsk. Såfremt Ordregiver anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i så fald for tilbudsgivers regning. Side 8 af 28
8.3 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 8.4 Åbning af indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 8.5 Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være gældende i 6 måneder fra den anførte tilbudsfrist. Vedståelsesfristen gælder uanset Ordregivers fremsendelse af underretning om indgåelse af rammeaftale, og ophører således ikke førend endelig rammeaftale er underskrevet. 8.6 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative bud. 8.7 Delaftaler Der er ingen delaftaler. 8.8 Forbehold 8.8.1 Ordregivers forbehold Ordregiver forbeholder sig retten til at annullere udbuddet, såfremt årsagen ikke følger et usagligt formål. Rammeaftalen er frivillig, og Ordregiver kan ikke garantere en bestemt omsætning. Ordregiver kan frit tilmelde og afmelde institutioner og afdelinger, der måtte blive oprettet, ændret eller nedlagt i løbet af rammeaftaleperioden. Ligeledes tages der forbehold for ændringer i antallet af institutioner og afdelinger, der er omfattet af aftalen, således at der skal være mulighed for, at Ordregivers enkelte institutioner/afdelinger helt kan komme ud af nærværende rammeaftale, hvis forholdene ændres som følge af beslutninger om udlicitering, omstruktureringer eller kapacitetstilpasninger. Der tages desuden forbehold for institutioner/afdelinger, der ved en fejl ikke er nævnt i aftalebilag B. 8.8.2 Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Side 9 af 28
Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at Ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Ordregiver pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at tilbuddet ikke indgår i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branchestandardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Tilsvarende gælder ved ændringer af udbudsmaterialets indhold, herunder men ikke begrænset til overstregninger, omskrivninger og lignende. Side 10 af 28
Bilag 1 Rammeaftale Levering af frugt- og grøntkasser til Skive Kommune Side 11 af 28
1. Parterne Nærværende Rammeaftale er indgået mellem ORDREGIVER Torvegade 10 7800 Skive Danmark og LEVERANDØREN [Virksomhed] [Adresse] [Postnr.] [By] CVR-nr. [XXXXXXXX] 2. Rammeaftalegrundlag Nærværende rammeaftale er indgået i henhold til gennemført udbud på levering af frisk frugt og grøntkasser jf. Udbudsbekendtgørelse [reference]. Rammeaftalen beskriver Ordregivers og Leverandørens forpligtigelser og rettigheder. Rammeaftalegrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: 1. Rammeaftale mellem Leverandøren og Ordregiver 2. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter samt spørgsmål og svar 3. Øvrigt udbudsmateriale med bilag fra Ordregiver 4. Leverandørens tilbud af [dd.mm.åååå] Leverandørens almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer foretaget i henhold til nærværende rammeaftale. 3. Rammeaftalens omfang Leverandøren forpligter sig ved nærværende rammeaftale til at levere friske frugt- og grøntkasser på de beskrevne vilkår og til det anførte leveringsgebyr. Rammeaftalen er frivillig og forpligter derfor ikke ordregiver. 4. Rammeaftaleperiode Rammeaftalen er gældende fra den 15.09.2016 og er uopsigelig for begge parter indtil den 14.09.2018 Side 12 af 28
Herudover forbeholder Ordregiver sig retten til at forlænge rammeaftalen i op til 2 x 12 måneder. Forlængelse sker i givet fald på uændrede rammeaftalevilkår. Meddelelse herom skal gives til Leverandøren senest 1 måned før aftaleudløb, i modsat fald ophører rammeaftalen uden særskilt opsigelse. Såfremt forlængelsen udnyttes, ophører rammeaftalen uden særskilt opsigelse ved dennes udløb. 5. Tildeling af konkrete ordrer Tildeling af konkrete ordrer vil ske ved direkte tildeling til Leverandøren. 6. Bestilling og levering Vilkår for bestilling fremgår af bilag A - Kravspecifikation. 7. Leveringsbetingelser Vilkår for levering fremgår af bilag A - Kravspecifikation. Leverandøren er forpligtet til at emballere varen på en sådan måde, at det sikres, at varen når frem i ubeskadiget stand med intakte egenskaber. 8. Følgeseddel Med hver leverance skal der afleveres en følgeseddel. Følgende oplysninger skal som minimum fremgå af følgesedlen: Ordrenummer Kontaktperson hos Ordregiver Varens navn og nummer Leveret mængde pr. vareliner. 9. Returvarer Ved fejlbestillinger sker returnering/ombytning for Ordregivers regning og forudsætter, at produkterne og emballagen er intakt. Ved returnering af produkter skal Leverandøren hurtigst muligt sende en kreditnota til Ordregiver. 10. Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen. Parterne kan individuelt tage initiativ til en fælles evaluering af samarbejdet mellem Leverandøren og Ordregiver. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter seks (6) måneder fra rammeaftalens ikrafttræden. Side 13 af 28
Leverandørens besøg skal aftales i forvejen med den enkelte afdeling/institution. Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd, og at der fra Leverandørens side lægges op til en positiv dialog om den enkelte afdelings/institutions indkøbsbehov. Leverandørens kontaktperson skal have et indgående kendskab til aftalen og sortiment på aftalen. Ordregiver ønsker ikke, at Leverandøren foretager opsøgende salg til Ordregivers institutioner. Dette vil blive betragtet som tilsidesættelse af rammeaftalen. Såfremt Ordregivers institutioner på egen foranledning søger rådgivning omkring Leverandørens øvrige sortiment, kan Leverandøren frit rådgive omkring dette. 11. Fakturering I henhold til LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk. Alle fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0. Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af Ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for Ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold. Fakturaen skal indeholde: Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen) Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt Ordregivers navn og adresse Beskrivelse af det leverede Hvert varer angives i særskilt varelinje med så kort og præcis en beskrivelse som muligt. Der må ikke anvendes forkortelser og omvendt ordstilling. Antal enheder angives i feltet til enheder. Leverandøren fakturerer Ordregiver ved levering. Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. 12. Betalingsbetingelser 30 kalenderdage regnet fra det tidspunkt, hvor der er afsendt eller fremsat korrekt anmodning om betaling. 13. Priser For indkøb i henhold til rammeaftalen gælder de i Leverandørens tilbud af [dd.mm.åååå] angivne enhedspriser. Da prissætningen på frugt og grønt generelt er baseret på dagspriser/aktionspriser i forhold Side 14 af 28
til sæson o.lign. er de angivne priser max. priser. Dvs. at priserne er absolut max. priser og Ordregiver skal altid have adgang til varen til den til enhver tid laveste dagspris for frisk frugt og grønt, i det tilfælde at de er billigere end de angivne enhedspriser. Herved sikrer Ordregiver sig levering af frugt og grønt til sæsonpriser. Ved lejlighedsvise tilbuds- og kampagnepriser skal disse også gælde for varer, der leveres som følge af denne aftale. Såfremt Leverandøren substituerer tilbudte produkter med nye produkter, som kvalitetsmæssigt svarer til produkterne på tilbudslisten, skal Ordregiver have mulighed for at købe disse med de i tilbudslisten angivne rabatter for de oprindelige produkter. Hvis det bestilte produkt er udgået, skal et andet produkt med minimum tilsvarende standard straks tilbydes til maksimum samme pris, som produktet der erstattes. Leverandøren skal overfor Ordregiver kunne dokumentere for de fakturerede priser på forespørgsel. 14. Leveringsgebyr og prisregulering For bestillinger foretaget i henhold til rammeaftalen gælder de i Leverandøren tilbud af [dd.mm.åååå] angivne enhedspris(er) for leveringsgebyr. Den tilbudte pris omfatter alle de med leverancerne forbundne udgifter, herunder inkl. al kørsel. Der accepteres ikke krav om minimumsordrestørrelse eller gebyrer af nogen art ud over leveringsgebyret. Priserne for udbringning skal være faste i hele rammeaftaleperioden. De angivne enhedspriser for frugt og grønt er faste i hele rammeaftaleperioden og er absolut max. priser. Dvs. at det er max prisen for frugt og grønt og Ordregiver skal altid have adgang til varen til den til enhver tid laveste dagspris for frisk frugt og grønt, i det tilfælde at de er billigere end de angivne enhedspriser. 15. Underleverandører Såfremt Leverandøren anvender underleverandører til opfyldelsen af rammeaftalen, garanterer Leverandøren for opfyldelsen af rammeaftalen i samme omfang, som hvis Leverandøren selv havde udført leverancen. 16. Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Leverandørens rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne rammeaftale kan hverken helt eller delvist overdrages til anden/andre Leverandøren(er) uden forudgående skriftlig samtykke fra Ordregiver. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses som en væsentlig misligholdelse, der berettiger Ordregiver til at hæve rammeaftalen. Side 15 af 28
17. Tredjemandsrettigheder Leverandøren indestår for, at Leverandørens ydelser og produkter ikke krænker andres rettigheder. Rejser tredjemand krav mod en part med påstand om retskrænkelse, skal parten give den anden part skriftlig meddelelse herom. Leverandøren overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger og er pligtig i enhver henseende at holde Ordregiver skadesløs. Hvis tredjemands rettigheder hindrer Leverandørens opfyldelse af rammeaftalen i et omfang, som er væsentligt for Ordregiver, er Ordregiver berettiget til skriftligt at hæve rammeaftalen med omgående virkning, og Leverandøren vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, Ordregiver lider som følge af denne ophævelse. 18. Misligholdelse Der foreligger misligholdelse, hvis produkterne omfattet af rammeaftalen ikke i overensstemmelse med rammeaftalegrundlaget, der er tale om forsinkelse med en levering eller mangel ved en levering, uden at dette skyldes Ordregivers forhold, eller forhold i øvrigt som Ordregiver bærer risikoen for, foreligger der misligholdelse. Tilsvarende foreligger der misligholdelse, hvis produkterne omfattet af rammeaftalen ikke lever op til Ordregivers berettigede krav eller hvis Leverandøren ikke opfylder andre krav, som ifølge aftalen stilles i forbindelse med levering af produkterne omfattet af rammeaftalen, eller som følger af aftalen i øvrigt. Gentagne tilfælde af misligholdelse, som skriftligt er blevet påpeget af Ordregiver, betragtes som væsentlig misligholdelse, som berettiger til ophævelse af rammeaftalen. En rammeaftalepart som må indse, at der er risiko for misligholdelse, har pligt til uden ugrundet ophold at give den anden rammeaftalepart begrundet meddelelse herom. 19. Reklamation og varsel Vil en part påberåbe sig en misligholdelse, skal denne give den anden rammeaftalepart meddelelse herom uden ugrundet ophold, efter at misligholdelsen er eller burde være opdaget. Vil en part hæve rammeaftalen eller kræve afhjælpning, skal denne uden ugrundet ophold, efter at misligholdelsen er eller burde være opdaget, give den anden rammeaftalepart meddelelse herom. Undlader parten dette, har parten fortabt sin ret til at hæve rammeaftalen eller kræve afhjælpning. Krav om forholdsmæssigt afslag eller erstatning skal opgøres og fremsættes uden ugrundet ophold efter meddelelse i henhold til ovenstående, idet retten ellers fortabes. En part fortaber dog uanset ovenstående ikke sin ret til at påberåbe sig misligholdelse, når den anden part har handlet svigagtigt, eller når denne part har gjort sig skyld i grove fejl og forsømmelser, og dette medfører skade for parten. Side 16 af 28
20. Afhjælpning Ordregiver kan, hvor dette er praktisk muligt, kræve afhjælpning, medmindre det vil volde Leverandøren uforholdsmæssig omkostning eller væsentlig ulempe. Såfremt afhjælpning kan ske uden væsentlig forsinkelse og uden væsentlig gene for Ordregiveren i øvrigt, har Leverandøren ret til at foretage dette. Leverandøren skal straks efter modtagelse af reklamation give Ordregiveren meddelelse, hvis Leverandøren ønsker at udøve denne ret. 21. Forholdsmæssigt afslag I det omfang produkter omfattet af rammeaftalen ikke er rammeaftalemæssige, jf. rammeaftalegrundlaget, og dette har bevirket en værdiforringelse, som ikke er kompenseret ved afhjælpning, jf. punkt 20, er Ordregiver berettiget til at kræve et forholdsmæssigt afslag i den aftalte pris. 22. Erstatningsansvar og forsikring Hver part er erstatningsansvarlig efter dansk rets almindelige regler for manglende medvirken til rigtig opfyldelse af rammeaftalen. En aftalt bod er ikke til hinder for, at ordregiveren kan kræve erstatning for et eventuelt yderligere tab. Dette gælder dog ikke, såfremt bodens funktion er at træde i stedet for erstatning. Leverandøren er i hele rammeaftalens løbetid forpligtet til at opretholde gyldig erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum 5 millioner kroner. Leverandøren skal på Ordregivers anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang. Leverandøren er forpligtet til at tilkøbe forsikringssummerne, hvis forsikringen har været i brug uanset tidspunktet for dette, så der til enhver tid er en forsikringssum som påkrævet i udbudsmaterialet. 23. Ophævelse Aftalen kan ophæves helt eller delvist af Ordregiveren, hvis der foreligger en væsentlig misligholdelse fra Leverandørens side. I bedømmelse af misligholdelsens væsentlighed indgår misligholdelsens karakter, risiko for gentagelse, misligholdelsens betydning for Ordregiver, Ordregivers eventuelle offentligretlige forpligtelse til at sørge for tilgængelige produkter, ophævelsens betydning for Leverandøren samt omstændighederne i øvrigt. Følgende forhold anses imidlertid altid for væsentlig misligholdelse: Manglende overholdelse af gældende direktiver, love, bekendtgørelser og andre myndighedskrav i øvrigt, i rammeaftaleperioden Såfremt Leverandøren ændrer i ydelserne uden meddelelse til Ordregiver Gentagne gange manglende overholdelse af krav og bestemmelser i nærværende rammeaftale Disse oplistninger er ikke udtømmende, idet der kan forekomme andre former for væsentlig misligholdelse. Side 17 af 28
Hæves aftalen helt eller delvis, er Ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for Leverandørens regning. Leverandøren er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af misligholdelsen. 24. Ophør af rammeaftale Ordregiver er berettiget til at opsige nærværende rammeaftale med 3 måneders varsel når ét af følgende tilfælde er til stede: Betingelserne i LOV nr. 1564 af 15/12/2015, 185, stk.1, nr. 1-3 er til stede Ordregivers tildelingsbeslutning for nærværende rammeaftale er annulleret ved endelig afgørelse eller dom Ordregiver pålægges at bringe nærværende rammeaftale til ophør Ramemeaftalen er erklæret for uden virkning, jf. 16 eller 17 i lov om Klagenævnet for Udbud Ordregiver er berettiget til først at opsige nærværende rammeaftale i forbindelse med en ny udbudsprocedures afslutning, som gennemføres i tæt tilknytning til afsagte afgørelse eller dom om annullering af tildelingsbeslutning. I tilfælde af Ordregivers opsigelse som følge af ét af ovenstående 4 punkter, skal rammeaftalehavers eventuelle krav om erstatning afgøres efter dansk rets almindelige regler. Dog har parterne aftalt, at indirekte tab ikke kan erstattes, jf. også punkt 22 vedr. erstatningsansvar og forsikring. 25. Ophør af rammeaftale ved uden virkning I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud kan Klagenævnet for Udbud i særlige tilfælde af overtrædelse af udbudsreglerne erklære en indgået en indgået aftale for uden virkning, og påbyde den kontraherende myndighed at bringe aftalen til ophør inden for en af Klagenævnet for Udbud fastsat frist. Ordregiver er her berettiget til at opsige rammeaftalen helt eller delvist med et varsel i overensstemmelse med Klagenævnet for Udbuds eller domstolenes påbud. Rammeaftalen ophører ved opsigelse sålledes helt/delvist, som fastsat i påbuddet, med virkning fra påbuddets virkningstidspunkt. Ordregivers ret til at opsige rammeaftalen gælder uanset, at afgørelsen/dommen ankes. Såfremt der i et påbud, som udstedes, er indeholdt yderligere betingelser eller krav, er Ordregiver berettiget til at videreføre disse betingelser eller krav i opsigelsen over for Leverandøren under forudsætning af, at dette er sagligt begrundet, og Leverandøren skal i så fald efterleve disse. 26. Konkurs m.v. Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, rekonstruktionsbehandling eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt, som giver Ordregiver begrundet mistanke om, at Leverandøren ikke er i stand til at varetage sin forpligtelse overfor Ordregiver i rammeaftaleperioden vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse, og vil berettige Ordregiver til omgående at ophæve rammeaftalen. Side 18 af 28
Såfremt boet har ret til at indtræde i rammeaftalen i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel uden ugrundet ophold give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde. 27. Opfyldelseshindringer, herunder force majeure I tilfælde af force majeure suspenderes parternes forpligtelser så længe force majeure er til stede og i det omfang force majeure er til hinder for Leverandørens opfyldelse af sine forpligtelser. Som force majeure regnes ikke årstidsbetingede vejrlige forhold, strejke og lockout (opremsningen er ikke udtømmende). Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive: Årsagen til force majeure-situationen Forventet varighed af force majeure-situationen Indsats fra Leverandørens side for at kunne genoptage leveringen 28. Tavshedspligt og offentliggørelse af rammeaftalen Nærværende rammeaftale er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres, uden at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres. Ovenstående bestemmelse gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i dele af eller hele rammeaftalen i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. Udtalelser til pressen, der vedrører enten rammeaftalen eller den anden rammeaftalepart, skal godkendes af modparten inden udtalelsen foretages. Leverandøren og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne rammeaftales indhold. Dette gælder også efter rammeaftalens udløb. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve rammeaftalen med omgående virkning. 29. Rammeaftaleændringer Nærværende rammeaftale, herunder bilag til rammeaftalen, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem Ordregiver og Leverandøren. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, som er underskrevet af begge parter. 30. Lovvalg og afgørelse af tvister Nærværende rammeaftale er undergivet dansk ret. Side 19 af 28
Alle tvister herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af rammeaftalen, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part. Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er Ordregivers retskreds. 31. Offentlige påbud Leverandøren er forpligtet til at overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud på tidspunktet for indgåelse af rammeaftalen som i rammeaftaleperioden. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve rammeaftalen med omgående virkning. 32. Miljø Leverandøren garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende rammeaftale opfylder de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver mv. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve rammeaftalen med omgående virkning. 33. Etik og socialt ansvar Ordregiver forudsætter, at Leverandøren og dennes eventuelle underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Arbejdsklausuler (ILO-konvention nr. 94) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning. Det forudsættes endvidere, at Leverandøren og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger Ordregiver til at ophæve rammeaftalen med omgående virkning. Side 20 af 28
34. Underskrift Nærværende rammeaftale underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar. Dato: Dato: Ordregiver Leverandøren Side 21 af 28
Bilag A Kravspecifikation Side 22 af 28
Indledning Nærværende Bilag fastsætter de mindstekrav, der gælder for varetagelsen af ydelsen som udbudt af Skive Kommune, herefter kaldet Ordregiver. Leverandøren gøres opmærksom på, at alle forhold skal være inkluderet i tilbuddet og alle mindstekrav således skal accepteres af Leverandøren, for at tilbuddet kan tages i betragtning. Som følge heraf accepterer Leverandøren med sin underskrift i bilag D Tilbudsbesvarelse samtlige forhold. Bemærk! Ordregiver henleder opmærksomheden på, at nedenstående mindstekrav kan blive ændret i forbindelse med spørgsmål & svar. Generelle krav Tilbudsgiver skal kunne tilbyde årstidens frugt og grønt. Leverancer af frugt og grønt skal leve op til følgende: Sunde, herved forstået produkter, der ikke er angrebet af råd eller er forringet i en sådan grad, at de er uegnede til konsum. Rene, praktisk taget fri for synlige fremmedlegemer, herunder jord. Fri for unormal ydre fugtighed. Fri for fremmede lugt og/eller smag. Varernes tilstand skal være således, at de kan: Tåle transport og håndtering. Ankomme til bestemmelsesstedet i tilfredsstillende stand, herunder forstås også fri for slag og synlige misfarvninger samt frost og varmeskader. Der skal være mulighed for et stort udvalg af økologisk frugt og grønt samt årstidens frugt og grønt. Frugt og grønt skal dyrkes og håndteret under bæredygtige principper. Priserne skal følge sæsonen/årstiden. Side 23 af 28
Lovgivning Leverandøren skal overholde gældende fødevarelovgivning herunder lovgivning vedrørende økologi og transport af fødevarer. Med dette menes danske og EU-retlige love, forordninger, bekendtgørelser og administrative bestemmelser, der finder anvendelse på fødevarer og fødevaresikkerhed. Bestilling, levering og kontakt til leverandør 8.8.3 Bestilling Ordregivers institutioner og afdelinger må ikke begrænses af krav til minimumsordrestørrelser i form af antal varer eller i kroner. Ordrer skal som minimum kunne afgives pr. mail og telefonisk, men også gerne på leverandørens hjemmeside. Ordregivers institutioner og afdelinger skal som minimum kunne komme i kontakt med leverandøren telefonisk alle hverdage fra kl. 8.00-15.00. 8.8.4 Levering Der skal være mulighed for levering i anbrud. Leverandøren skal foretage levering hverdagen efter alle bestillinger, som er modtaget senest kl. 12.00 på hverdagen før en evt. leveringsdag. Hvis bestillingen modtages tirsdag inden kl 12.00, så skal der ske levering om onsdagen dagen efter. Det skal være muligt at kunne aftale faste leveringsdage og på bestemte tidspunkter. Konkret leveringssted på den enkelte adresse skal endeligt afklares forud for opstart med den pågældende enhed, og ligeledes skal leveringstidspunkt og antal leveringsdage aftales med den enkelte enhed. Der skal som udgangspunkt leveres 1 gang ugentligt, men det skal være muligt for enkelte enheder at aftale levering 2 gange ugentligt. Leverandøren skal kontakte enheden, hvis leverancen er forsinket mere end ½ time i henhold til det aftalte. Det leverede antal varer skal stemme overens med det bestilte, og der skal ved levering vedlægges specificeret følgeseddel med angivelse af pris, varenummer, mængde og fakturanummer. Leveringen må kun finde sted til den på ordren angivne leveringsadresse. Risiko for tab og skade på en bestilt vare overgår først fra Leverandøren til Ordregiver på leveringsstedet, når leverancen er modtaget og eventuel egenkontrol er foretaget, uanset leveringsbetingelserne i øvrigt. Leverandørens transportmiddel, der bruges til transport af maden, skal være rene og vedligeholdte. Det er ikke tilladt at ryge i bilerne eller at have husdyr af nogen art i bilen. Side 24 af 28
Frugt og grønt skal være tilstrækkeligt udviklede og modne til umiddelbar konsumering, når de leveres, med mindre andet er aftalt ved bestilling. Sortiment og kasser Leverandørens minimums sortiment er afspejlet i bilag C. Leverandøren skal kunne levere økologiske frugtkasser og frugt- og grøntkasser med forskellig blandet frugt, grønt og gnavegrønt. Ved gnavegrønt forstås her grøntsager, som er rå og umiddelbart klar til konsum ved levering, eller som kræver et minimum af udskæring ved levering fx skoleagurker, ærter, cherrytomater, gulerødder, dadler der ikke skal skrælles og andre grøntsager, som kan spises rå. Kvalitet Det er et krav, at gældende handelsnormer overholdes. Frugt og grønt skal overholde gældende lovgivning for klassekoder (klasse 1 varer), og frugt der tilbydes skal være af størrelsen 70/75 mm. Transport af fødevarer Kølekæden skal holdes og håndteringen af fødevarerne i øvrigt skal opfylde lovens krav. Leverandøren skal garantere og på forlangende kunne dokumentere ubrudt køle- og frostkæde. Leverandøren skal altid kunne fremvise en log over ubrudt køle- og frostkæde, hvis dette efterspørges. Krav til holdbarhed på tidspunktet for levering Frugt og grønt skal generelt være frisk og se indbydende ud. Frugt og grønt kan ikke leveres med holdbarhedsdato, men det forudsættes, at disse fødevarer er friske. når de modtages på leveringsstedet, således at de er holdbare i længst mulig tid efter leveringstidspunktet. Nedenfor listes ønsker til restholdbarhed ved modtagelsestidspunktet: 14 dage for æbler og pærer (10 dage for økologi) Halvdelen af den samlede holdbarhedsperiode for gulerødder og kartofler En rimelig holdbarhed for øvrige frugt- og grøntvarer Emballage og returforhold Leverandøren skal sørge for passende emballering af produkterne, således at produkterne er ubeskadiget og i forsvarlig stand. Emballagen skal sikre varens hygiejne og kvalitet. Det forventes, at Leverandøren bestræber sig på ikke at anvende mere emballage end højst nødvendigt, og at Pvc-holdig emballage undgås. Side 25 af 28
Kartoner og yderplastemballager skal være afpasset til indholdets vægt, således at de ikke går itu, når varerne flyttes. Miljøvenlig emballage: Emballagen skal så vidt muligt være miljøvenlig. Sæsonvarer Det er kendertegnende, at årstidens friske frugter og grønt varierer i pris og kvalitet set over 12 måneder. Ordregiver ønsker fordelene ved adgang til årstidens friske frugter og grønt. Formålet er at imødekomme tidens krav og mulighed for bæredygtighed. Ordregiver skal altid have adgang til varen til den til enhver tid laveste dagspris for frisk frugt og grønt. Når varen ikke er i sæson kan prisen maximalt afregnes efter tilbudsgivers afgivne maximum enhedspriser på bilag C. Side 26 af 28
Bilag 3 - Konsortieerklæring Bemærk! Bilaget skal kun udfyldes såfremt flere virksomheder byder sammen i et konsortium. Konsortieerklæring Nedenstående virksomheder erklærer hermed, at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave. Vi bekræfter samtidig, at vi hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter kontrakttildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave. Konsortiet er benævnt: [Virksomhedsnavn og CVR-nummer] [Virksomhedsnavn og CVR-nummer] [Titel, underskrift] [Titel, underskrift] [Virksomhedsnavn og CVR-nummer] [Virksomhedsnavn og CVR-nummer] [Titel, underskrift] [Titel, underskrift] Undertegnede konsortiedeltager har fuld prokura til at repræsentere konsortiet: [Virksomhedsnavn og CVR-nummer] Side 27 af 28
Side 28 af 28