Administrationens Samarbejds- og Arbejdsmiljøudvalg (ASA) Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks 159 9100 Aalborg Sagsbehandler: Bettina Thomsen Telefon: 9940 9728 Email: bt@adm.aau.dk Dato: 21-07-2015 Sagsnr.: 2014-021-00352 Indkaldelse til møde 2015-2 i Administrationens Samarbejds- og Arbejdsmiljøudvalg Torsdag den 18.6.2015 kl. 13.00 14.30 i lokale F3-42, Fredrik Bajers Vej 7F (HR) Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat af seneste møder den 26. marts og 10. juni 2015 Bilag: A. Foreløbigt referat af møde den 26. marts 2015 B. Foreløbigt referat af ekstraordinært møde den 10. juni 2015 (fortroligt) 3. Meddelelser Nyt fra HSU, forretningsudvalg og øvrige relevante fora HSU Bilag: A. Link til HSU s mødemateriale: http://www.intern.aau.dk/ansatte/udvalg/hovedsamarbejdsudvalg/ APV-arbejde for 2015 og frem Bilag: A. Tids- og aktivitetsplan APV-arbejde for 2015 og frem af 10. april 2015 B. Plan for institutparring 2016 af 7. maj 2015 Nyt vedr. forandring, organisation og effektivisering Orientering om status på strategiproces for de administrative områder Øvrige meddelelser Orientering om årsrapport 2014 Bilag: A. Link til Årsrapport 2014 http://www.e-pages.dk/aalborguniversitet/350/ 1
4. Besparelser i AAU Fælles Service fra 2016 Bilag: A. Forslag til finansieringsmodel for AAU Fælles Service 5. Årlig arbejdsmiljødrøftelse Orientering om og drøftelse af sygefravær og arbejdsskader Bilag: A. Sygefraværsstatistik (eftersendes/uddeles på mødet) B. Oversigt over arbejdsskader Orientering om AAU s arbejdsmiljøkonference den 18. maj 2015 Bilag: A. Arbejdsmiljøpolitik 2015-2017 (ligeledes fremsendt til marts-mødet) Drøftelse af fokuspunkter for det kommende år 6. Emner til kommende møder Bilag: A. Oversigt over punkter til kommende møder 7. Eventuelt 2
Foreløbigt referat af møde 2015-1 den 26. marts 2015 i Administrationens Samarbejds- og Arbejdsmiljøudvalg (ASA) Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks 159 9100 Aalborg Sagsbehandler: Bettina Thomsen Telefon: 9940 9728 Email: bt@adm.aau.dk Dato: 14. juni 2015 Sagsnr.: 2014-021-00352 Ref.: BT Administrationens Fællesudvalg Til stede Fravær Afbud Antonino Castrone (formand) AC) X Afdelingsledere: HR: Kjeld Lanng (KL) X LS: Lene Krogh-Jørgensen (LKJ) X SF: Preben Sørensen (PS) X X ØA TF: Morten Winterberg Mogens Juul Møller X CPH: Martin Vive Ivø (MVI) X Arbejdsmiljørepræsentanter: HR: Morten Sand Henriksen (MSH) X LS: Niels Dahl Thellufsen (NDT) X SF: Kirsten Birk Wogensen (KBW) X TF: Lisa Nissen (LINI) X ØA: Bo Hovgaard Thomasen (BHT) X CPH: Simon H. R. Clemmensen (SRC) X Tillidsrepræsentanter: DM: Ole Garsdal Hansen (OGH) X 3F: Jens Gregersen (JCG) X HK: Jonna Thomassen (JT) * X Metal: Palle Mørch (PM) X 3F: Marianne Vibeke Strellner (MVS) X Sekretariat/observatør Til stede Fravær Afbud Arne Nielsen (sikkerhedschef) (ARN) X Bettina Thomsen (referent) (BT) X * Substitut for Heidi Sørensen (orlov) Pga. formandens fravær var Kjeld Lanng mødeleder. Lisa Thordal Lavrsen (LTL) deltog som substitut for Morten Winterberg, Helle Taiger Oskarsson deltog som substitut for Martin Vive Ivø og Simon Holmen Reventlow Clemmensen. Desuden deltog Lise Thorup Pedersen (LTP), som pr. 1. marts er konstitueret sekretariatschef for Ledelsessekretariatet. 1
1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat af seneste møde den 4. december 2014 Referatet blev godkendt. 3. Meddelelser Nyt fra HSU, Forretningsudvalg og øvrige relevante fora KL orienterede om seneste HSU-møde, herunder at en reduktion af antallet af medlemmer på ledelsessiden har givet anledning til at se på sammensætningen af HSU. Dette gav i ASA anledning til at drøfte organiseringen af samarbejds- og arbejdsmiljøudvalget i AAU Fælles Service, som AUB og ITS nu er en del af. Drøftelsen tages indledningsvist op i ledergruppen. HSU drøftede endvidere status på den ny strategi og blev orienteret om den igangsatte strategiproces i administrationen. PS orienterede om dimensionering. Over tre år bliver der reduceret med godt 600 pladser på bachelor og ca. 700 pladser på kandidat. Der er mulighed for at ændre fokus i rekrutteringsarbejdet, således pladserne flyttes til andre uddannelsesretninger, men såfremt pladserne ikke erstattes med pladser på øvrige uddannelser, vil de seneste års markante vækst flade ud. Vedr. parkeringsforhold i Aalborg midtby er der indgået en aftale med ejeren af p-huset i Rendsburgsgade, hvor der er forhandlet en fordelagtig pris for et månedsabonnement, forudsat at minimum 50 medarbejdere melder sig på. HAMIU har vedtaget en ny arbejdsmiljøpolitik, som var medsendt til ASA s medlemmer. Der er desuden etableret en arbejdsmiljøsektion, hvor der er afsat 5 årsværk på tværs af TF og HR til at styrke hele universitetets arbejdsmiljø. Arne Nielsen fratræder med udgangen af april, og der er stillingsopslag på vej. JCG opfordrede til, at der fokuseres på mere uddannelse indenfor arbejdsmiljø, øget netværk indenfor arbejdsmiljøarbejdet samt en ensretning i organisationen. Nyt vedr. forandring, organisation og effektivisering KL orienterede om det psykiske beredskab med tilknyttede arbejdspsykologer i Aalborg, København og Esbjerg. Medarbejdere har mulighed for at få op til 5 timers samtale vedr. arbejdsrelaterede udfordringer. Der er årligt ca. 100 medarbejdere, der benytter ordningen, ligesom der bliver brugt en del decentrale psykologer. Ordningen skal nu sendes i udbud, hvilket har givet anledning til en evaluering. Der blev foreslået en udvidelse af ordningen, således den giver mulighed for at bruge mere end 5 timer. I modsat fald er der risiko for forskelsbehandling i de tilfælde, hvor der er behov for mere end 5 timers samtale. Der blev desuden orienteret om de mange igangværende lederskift, der udover rektor og universitetsdirektør omfatter SAMF-dekan, HUM-dekan, SUND-dekan, studiechef, chef for Ledelsessekretariatet, kommunikationschef samt fakultetsdirektør. 4. Drøftelse af principper for 2. kvartals lønforhandlinger KL orienterede om, at 2. kvartals lønforhandlinger 2015 er under igangsættelse. Som hidtil er det ledergruppen, der fastlægger den ramme, der kan forhandles indenfor, ligesom ledergruppen vil 2
lægge op til fordelingen mellem og begrundelsen for varige tillæg og engangsvederlag. Som noget nyt vil universitetsdirektøren fremover godkende de aftalte tillæg. KL orienterede desuden om en ny overordnet lønpolitik, som er under udarbejdelse, og som fra 2016 vil omfatte alle TAP er på AAU. Den nye lønpolitik vil medføre øget ensartethed og gennemsigtighed. AUA-aftalen, som omfatter fuldmægtige i administrationen, er under opsigelse. Fremover vil lønstigninger for de pågældende medarbejdere således udelukkende ske ved lønforhandlinger. Det undersøges, hvordan overgangen vil ske for de medarbejdere, der nu er omfattet af aftalen. På HK-området er der heller ikke faste stigninger men flere stillingskategorier, og det blev påpeget, at man evt. i højere grad skal anvende kategorierne for akademikere fra fuldmægtige til specialkonsulenter og evt. chefkonsulenter. 5. Drøftelse af politik om fleksibel arbejdstid for TAP er Der blev i 2013 udarbejdet en overordnet politik om fleksibel arbejdstid for TAP er, og det blev på mødet drøftet, hvorvidt AAU Fælles Service blot skal tilslutte sig, eller der skal udarbejdes en ramme, som dækker hele AAU Fælles Service. Den overordnede politik dækker mange forskellige medarbejdergrupper, herunder også på fakulteter og institutter. Der var enighed om, at det vil være fordelagtigt med en fælles standard for AAU Fælles Service dog således der tages hensyn til de mange forskellige behov for fleksibilitet samt til muligheden for, at afdelingerne kan indgå lokale aftaler. En fælles standard afhænger dog af, hvorledes det besluttes at organisere samarbejds- og arbejdsmiljøarbejdet i AAU Fælles Service. Det blev påpeget, at der bør overvejes en systemmæssig understøttelse til registrering af flekstiden. 6. Emner til kommende møder Budgetoplæg drøftes på septembermødet og godkendes evt. på et ekstraordinært møde. 7. Eventuelt Ingen bemærkninger. 3
Arbejdsskadesstatistik for Administrationen Indrapporterede skader Afdeling/funktion Skade Forventet fravær 2014 Rengøring Fald - slog haleben og ryg 4-14 dage Studieforvaltning Overbelastning af arm? Rengøring Overbelastning af arm? Håndværker Slog hovedet 0 AUB Hjernerystelse > 14 dage (kan være meget længere) Rengøring Fald Slog ryg og balde 0 Rengøring Fald Slog ryg 0 Ledelsessekretariat Fald slog ryg, arm, hoved mm. 1-3 dage ITS Fald Forstuvning af ankel 0 2015 (t.o.m. 4. maj 2015) Rengøring Fald - Slog ryg 0 Rengøring Forstrækning af skulder 0 Rengøring Fald Slog brystkasse, hånd og arm 0 Betjent Løfteskade Hold i ryg 1-3 dage Rengøring Fald Slog fod og ben 0 Rengøring Fald Slog håndled og knæ 0 Betjent Sårskade Finger limet ved læge 0 Betjent Fald Ankelskade 0 ØA Røgforgiftning 0 ØA Røgforgiftning 0 ØA Røgforgiftning 0 Gartner Fald finger revet af led 0 måske operation Rengøring og betjente har haft stort fokus på arbejdsskader og på at ALT bliver rapporteret, hvorfor antallet af rapporterede skader for denne gruppe naturligt vil stige i en periode.
Arbejdsmiljøsektionen AAU's arbejdsmiljøpolitik 2015-2017 25. februar 2015 AAU HR/TF Aalborg Universitets arbejdsmiljøpolitik 2015-2017 Arbejdsmiljøarbejdet på Aalborg Universitet (AAU) prioriteres højt, fordi arbejdet for et godt arbejdsmiljø er en gennemgående værdi i alt, hvad vi foretager os, og fordi AAU ønsker at skabe betingelser i arbejdsmiljøet, på hvilke ledelsen og medarbejderne i gensidigt forpligtende samarbejde kan trives, kan yde bedst muligt og dermed kan sikre universitetet en sund økonomi, udvikling og et godt omdømme. Arbejdsmiljøarbejdet omfatter alle aspekter af arbejdsmiljøet: arbejdsmiljøorganisationen, det psyko-sociale miljø, det fysiske miljø og det kemisk-biologiske miljø. Ved at arbejde sammenhængende på alle arbejdsmiljøaspekter får vi en høj arbejdsmiljøkvalitet, i hvilken medarbejderne kan trives, så alle ydelser udføres på et højt fagligt og professionelt niveau. Det skal være meningsfuldt at være på arbejdspladsen, og der skal være en god følelse forbundet med at gå på arbejde. Arbejdsmiljøkvaliteten har også betydning for samfundets oplevelse af universitetet som arbejdsplads. Vi vil derfor vise udadtil, at vi er en arbejdsplads, hvor arbejdsmiljøarbejdet prioriteres højt. Arbejdsmiljøkvaliteten skal desuden være så god, at de studerende, vi sender ud herfra, indirekte lærer at mestre godt arbejdsmiljøarbejde. Arbejdsmiljøarbejdet på AAU skal bl.a. sikre, at gældende lovgivning på området overholdes, og at der ikke hersker tvivl om, at dette sker. Men udover lovens rammer vil AAU forholde sig til alle arbejdsmiljøproblemer, og der vil derfor blive iværksat nødvendige tiltag, som rækker videre end, hvad der er fastsat i lovgivning og følgebestemmelser. AAU ønsker et troværdigt arbejdsmiljøarbejde og klarhed om rammerne for arbejdet, og derfor ønsker vi gennemsigtighed i processerne herunder åben dialog og konstruktiv kritik i hele organisationen. Arbejdsmiljøarbejdet kan ses som et vedvarende kulturarbejde, primært baseret på et ledelsesansvar der forudsætter aktiv medarbejderdeltagelse, således at det bliver en fælles opgave. På den ene side skal arbejdsmiljøarbejdet ikke være noget, man tænker over, fordi arbejdsmiljøarbejdet indgår i den almindelige hverdag. På den anden side skal synligheden i forhold til problemer være høj. Således skal nærmeste leder være tilgængelig, når der opstår arbejdsmiljøproblemer, og lederen og arbejdsmiljøgruppen bliver så de synlige kanaler for arbejdsmiljøarbejdet. Det gode arbejdsmiljøarbejde kommer desuden til udtryk gennem den daglige adfærd, det er i dagligdagen, det gælder og tæller, bl.a. ved systematisk afholdelse af medarbejderudviklingssamtaler, ved at man hjælper en kollega, der er i knibe, ved at gennemføre laboratorierunderinger og kontorrunderinger og ved at lederens opmærksomhed på arbejdsmiljøet i dagligdagen foregår synligt, og endelig ved at der til stadighed er opmærksomhed på at reducere mængden af sygefravær og arbejdsulykker. Medarbejderne skal i dagligdagen opleve, at arbejdsmiljøarbejdet skaber muligheder for positive forandringer. Det daglige, løbende arbejdsmiljøarbejde skal også bidrage til fællesskabsfølelsen på arbejdspladsen, en følelse af, at "vi er et AAU". I forlængelse af det daglige arbejde skal arbejdsmiljøarbejdet opprioriteres i perioder med større forandringer, således i forbindelse med flytninger, større ændringer i medarbejderstaben og studenteroptag og betydelige økonomiske tilpasninger.
Arbejdsmiljøsektionen AAU's arbejdsmiljøpolitik 2015-2017 25. februar 2015 AAU HR/TF AAU's arbejdsmiljøorganisation (AMO) skal være en professionel organisation. AMO skal arbejde struktureret og agere nytænkende med råderum for de lokale enheder. AMO skal både arbejde forebyggende og tage sig af konkrete arbejdsmiljøproblemer. På AAU-niveau ønskes hovedarbejdsmiljøudvalget (HAMiU) og hovedsamarbejdsudvalget (HSU) holdt adskilt. På fakultetsniveau ønskes der arbejdet for sammenlagte samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg, så man også på hvert fakultet får behandlet de fakultetsspecifikke arbejdsmiljøproblemer på det rette ansvarsniveau. På institutniveau vælger de berørte parter selv, om arbejdsmiljøudvalg (AMiU) og samarbejdsudvalg (SU) skal fungere separat eller sammenlagt. Uanset om der er tale om sammenlagte udvalg eller ej, arbejdes der på alle niveauer for koordinerende indsatser mellem samarbejdsorganisationen og arbejdsmiljøorganisationen for opnåelse af et bedre arbejdsmiljø. For at støtte AMO-gennemsigtigheden og -systematikken afholdes fælles og samtidige valg af arbejdsmiljørepræsentanter for hele AAU, og i tilknytning hertil fastlægges medarbejderrepræsentationen i HAMiU og fakultetsarbejdsmiljøudvalg (FAMiU). AMO skal være en synlig organisation, så medarbejderne altid ved, hvor de kan henvende sig med arbejdsmiljøproblemer, både med henblik på at få løst konkrete problemer og med henblik på at få iværksat forebyggelse. AAU opretter og vedligeholder en professionel og central arbejdsmiljøsektion (AMS), som kan støtte alle dele af AMO bl.a. med uddannelse i arbejdsmiljøarbejde, med rådgivning og vejledning i "best practce", med rådgivning og vejledning i bestemmelser på arbejdsmiljøområdet, med vedligeholdelse og servicering af AMO, med evt. relationer til Arbejdstilsynet og med at skabe vidensdeling i netværksmøder. AMO s kompetencer skal opbygges og vedligeholdes gennem AAU's egne, supplerende uddannelsesprogrammer. Der skal være uddannelse af arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsledere og af andre ledere, som i kraft af deres stilling har væsentlig betydning for arbejdsmiljøet, og uddannelsesinitiativer skal dække alle aspekter af arbejdsmiljøarbejdet. Uddannelsesforløbene suppleres med vidensdeling i praksis implementeret gennem årlige, obligatoriske arbejdsmiljø-workshops mellem institutter parvis og med inddragelse af arbejdsmiljøansvarlige ledere. Der udarbejdes tillæg til arbejdsmiljøpolitikken omfattende specifikke områder herunder arbejdsmiljøet i AAU's værksteder og laboratorier, AAU's uddannelsesprogrammer for AMO, principper for resurser til AMO samt andre relevante forhold. Arbejdsmiljøpolitikken blev vedtaget på HAMiU's møde d. 25. februar 2015.
Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks 159 9100 Aalborg Sagsbehandler: Bettina Thomsen Telefon: 9940 9728 Email: bt@adm.aau.dk Dato: 21-07-2015 Oversigt over punkter til kommende møder i ASA Møde 2015-3, 24. september 2015 Drøftelse af ligestilling Drøftelse af central lønpolitik Drøftelse af budget (evt. ekstraordinært møde) Status på strategiproces for de administrative områder Drøftelse af APV-proces Fastlæggelse af mødeplan 2016 Møde 2015-4, 17. december 2015 Evaluering af ASA s arbejde Status på strategiproces for de administrative områder Drøftelse af APV-proces Ikke datosatte punkter Drøftelse af eventuelle trivselsmålinger 1