Dagsorden HAMiU-møde d. 26. november 2014

Transkript

1 Lars Brodersen 17. november 2014 AAU - HR Dagsorden HAMiU-møde d. 26. november 2014 Sted: HR-afdelingens store mødelokale, Fredrik Bajers Vej 7F, lokale F3-42 Tid: kl. 13:00 til 15:00 0. Godkendelse af dagsorden 1a. Arbejdsmiljøpolitik (30 minutter) Bilag 1 "Udkast til arbejdsmiljøpolitik for Aalborg Universitet" Debat over udkastet til arbejdsmiljøpolitik bl.a. med de spørgsmål, som er skrevet ind i dokumentet. Det indstilles, at HAMiU vedtager udkastet til arbejdsmiljøpolitik med forbehold for de justeringer, som måtte fremkomme på grundlag af HAMiU's debat. 1b. Politik for arbejdsmiljøet i AAU's værksteder og laboratorier (PAVL) (3 minutter) Orientering. Skrivegruppen har ikke udarbejdet et udkast til politik. Arbejdet pågår. 2. APV (45 minutter). Bilag 2 "Skitser til en plan for AAU's APV ". AAU står foran en ny APV-cyklus, og spørgsmålet er derfor, hvilke ambitioner der skal gælde for den nye APV-cyklus, hvad vi vil opnå, og hvordan formen skal være. På baggrund af HAMi- U's debat går HR-afdelingen efterfølgende i gang med at lægge planer. Det indstilles, at HAMiU beslutter, at variant c i bilag 2 er den principelle model, der arbejdes efter, med forbehold for de justeringer, som måtte fremkomme på grundlag af HAMiU's debat. 3. Hvilken form & indhold skal et hel-/halvdagsmøde for AAU's AMO have? (15 minutter) Ifølge HAMiU's kommissorium og forretningsorden vil/skal HAMiU stå for et årligt møde for hele AAU's arbejdsmiljøorganisation. Spørgsmålet er derfor, hvornår det skal være, og hvad det skal indeholde. 4. Rygepolitik (10 minutter) Tekniske Forvaltning v. Espen Holk har bedt om, at HAMiU drøfter status på AAU's rygepolitik. Anledningen er det praktiske arbejde omkring rygefaciliteter (askebægre mv.). Hvis den nuværende rygepolitik skal strammes, bliver næste trin "røgfri matrikler" jf. den nuværende rygepolitik: "HAMiU vil fremadrettet arbejde for at gøre universitetets matrikler røgfrie." 5. Orientering om arbejdsmiljøsektionen (10 minutter) Kort orientering fra HR-chef Kjeld Lanng.

2 6. Mødekadence og næste møde i HAMiU? (5 minutter) Hvor ofte skal HAMiU mødes? Næste møde? Forslag: marts 2015 af hensyn til APV-processen. 7. Eventuelt

3 Lars Brodersen AAU's nye arbejdsmiljøpolitik november 2014 AAU-HR U D K A S T Bilag 1 til HAMiU's møde d. 26. november 2014 Dokumentindholdet er fremkommet ved: Dokumentindholdet er fremkommet ved, at jeg har læst de udfyldte skabeloner og præsentationerne fra HAMiU's møde d. 9. oktober 2014 og uddraget fællesmængden. Jeg har bestræbt mig på at opbygge indholdet så loyalt som overhovedet muligt i forhold til udsagnene på mødet d. 9. oktober dog med nødvendige formuleringstilpasninger mv. for at få et helstøbt og læsbart dokument. Jeg har valgt et andet sprogbrug end en "kancellistilsinspireret" for at højne nærværs- og relevansfølelsen hos læseren. Spørgsmål til drøftelsen i HAMiU: (1) Dokumentet er vel en politik, som rektor/hamiu udstikker, fordi dokumentet beskriver ambitionsniveau, fremfor en aftale mellem ledelse og medarbejdere, som måske er mere relevant for retningslinjer, reglementer o.l.? (2) Vi skal huske at opsige den nuværende arbejdsmiljøpolitik (aftale 1.27 af 27. oktober 2010), som er en aftale underskrevet af HSU-formanden, HSU-næstformanden og HAMiU-formanden. (3) Hvilken tidsbegrænsning skal gælde for politikken? Jeg vil foreslå to eller tre år. En tidsbegrænsning vil formodentlig fremme opfattelsen af et levende dokument. (4) Mangler der mål (målelige mål) for arbejdsmiljøarbejdet? Fx reduktion af sygefraværet med x% over 5 år. (5) Hvordan formidles arbejdsmiljøpolitikken, så vi dels opnår den ønskede effekt, dels ikke bare ender med endnu et dokument i AAU-håndbogen?

4 Lars Brodersen AAU's nye arbejdsmiljøpolitik november 2014 AAU-HR U D K A S T Aalborg Universitets arbejdsmiljøpolitik 2014 Arbejdsmiljøarbejdet på AAU skal prioriteres højt, fordi arbejdet for et godt arbejdsmiljø er en gennemgående værdi i alt, hvad vi foretager os, og fordi vi skal kunne skabe de betingelser i arbejdsmiljøet, på hvilke ledelsen og medarbejderne i gensidigt forpligtende samarbejde trives, yder bedst og dermed sikrer universitetet sund økonomi, udvikling og et godt omdømme. Arbejdsmiljøarbejdet inkluderer alle aspekterne af arbejdsmiljøet; arbejdsmiljøorganisation, psyko-socialt, fysisk og kemisk-biologisk. Ved at arbejde samlet på alle arbejdsmiljøaspekterne får vi en den ønskede arbejdsmiljøkvalitet, hvor medarbejderne skal trives for at kunne udføre kerneydelsen på et højt fagligt og professionelt niveau. Det skal være meningsfuldt, at vi er her, det skal være en god følelse at gå på arbejde. Arbejdsmiljøkvaliteten har også betydning for Aalborg Universitets image udadtil. Vi vil vise, at vi er en arbejdsplads, hvor arbejdsmiljøarbejdet prioriteres højt. Arbejdsmiljøkvaliteten skal også være så god, at de studerende, vi sender ud herfra, indirekte lærer at mestre godt arbejdsmiljøarbejde. Vi ønsker troværdighed og klarhed om rammerne for arbejdet. Vi ønsker transparens i processer herunder rum for åben dialog og konstruktiv kritik hele vejen op og ned i organisationen. Arbejdsmiljøet skal skabe tryghed og udstråle retfærdighed bl.a. opnået gennem åbenhed. Der skal fx være åbenhed om, at forskningen foregår i et konkurrencemiljø. Arbejdsmiljøarbejdet er vedvarende kulturarbejde som primært et ledelsesansvar men med konstruktiv støtte fra medarbejderne, så det bliver en fælles opgave. På den ene side skal arbejdsmiljøarbejdet ikke ses, fordi arbejdsmiljøarbejdet er midt i den almindelige hverdag. På den anden side skal synligheden være høj. Nærmeste leder skal være tilgængelig, når der er arbejdsmiljøproblemer. Lederen og arbejdsmiljøgruppen er de synlige kanaler for arbejdsmiljøarbejdet. Det gode arbejdsmiljøarbejde kommer til udtryk gennem den daglige adfærd; det er i dagligdagen det gælder og tæller, fx gennem systematisk afholdelse af medarbejderudviklingssamtaler, hvor medarbejderne har pligt til at bidrage, ved at man hjælper en kollega, der er i knibe, og ved at laboratorierunderinger, kontorrunderinger, ledelsesrunderinger m.fl. foregår synligt. Vi skal opleve i dagligdagen, at arbejdsmiljøarbejdet skaber positiv forandring. Det daglige, vedvarende arbejdsmiljøarbejde skal også bidrage til fællesskabsfølelsen af, at "vi er et AAU". AAU's arbejdsmiljøorganisation (AMO) skal være professionel, arbejde struktureret og agere kreativt med frirum for de lokale enheder. AMO skal både arbejde forebyggende og håndtere konkrete arbejdsmiljøproblemer. På AAU-niveau ønskes HSU og HAMiU holdt adskilt. På fakultetsniveau ønskes der arbejdet for sammenlagte samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg. På institutniveau vælger man selv, om AMiU og SU skal fungere separat eller sammenlagt. For at støtte AMO-transparensen og - systematikken afholdes fælles, samtidige valg af arbejdsmiljørepræsentanter for hele AAU, og i tilknytning hertil fastlægges medarbejderrepræsentationen i HAMiU og FAMiU. Kommentar [LB1]: Skulle dette begreb evt. omskrives eller præciseres? Kommentar [LB2]: Semantisk er det uklart., hvad der egentlig menes. Sætningsbetydningen afhænger af forståelsen af begrebet retfærdighed. Er det lighedsidealet eller efter-fortjeneste-idealet, der i denne sammenhæng henvises til med retfærdighed? Måske der menes, at især VIP'erne i kerneydelsen er udpræget konkurrenceudsatte ("efter fortjeneste"), men at der samtidig, som en slags buffer, skal være (social?) tryghed gennem lighed i gruppen. Hvis det er det, der menes, rejser følgende spørgsmål sig: hvilke mekanismer benytter vi for at pejle medarbejderen ind på skalaen mellem "efter fortjeneste" og "lighedstryghed". Kommentar [LB3]: Alle hovedområder eller kun fakulteter?

5 Lars Brodersen AAU's nye arbejdsmiljøpolitik november 2014 AAU-HR U D K A S T AMO skal være synlig, så medarbejderne ved, hvor de kan henvende sig med arbejdsmiljøproblemer, både for at få løst konkrete problemer men også for at få igangsat forebyggelse. AAU opretter og vedligeholder en professionel og central arbejdsmiljøsektion, som kan støtte hele AMO med bl.a. uddannelse i arbejdsmiljøarbejdet, rådgivning og vejledning i best practise, rådgivning og vejledning i regler, love mv. på arbejdsmiljøområdet, vedligeholdelse og servicering af AMO, relationen til arbejdstilsynet mv. AMO s kompetencer skal være synlige bl.a. gennem en systematisk uddannelsesplan. Der skal være uddannelse af både arbejdsmiljørepræsentanter, arbejdsledere og de ledere, som i kraft af deres stilling som fx sektionsleder de-facto udfører arbejdsmiljøarbejde, i alle aspekter af arbejdsmiljøarbejdet. Uddannelsesforløbene suppleres med vidensdeling i hverdagen udført gennem årlige, obligatoriske arbejdsmiljøsparring (audit) mellem institutter parvis og med arbejdsmiljøansvarlige ledere.

6 Lars Brodersen AAU's nye arbejdsmiljøpolitik november 2014 AAU-HR U D K A S T En sidste bemærkning til udkastet: Jeg har bevidst udeladt nedenstående, gennemgående ytring fra HAMiU's møde d. 9. oktober 2014, fordi jeg anser den for snarere at være et emne for fx et lederudviklingsprogram end for en arbejdsmiljøpolitik. Udtrykkes der ikke "blot" en grundlæggende forventning, som enhver medarbejder kan have til sin leder? Medarbejderen skal opleve, at der sker noget, når ledelsen beslutter. Medarbejderen skal opleve, at beslutninger fører til handling, og at der følges op på sagen, så der kommer en afslutning, der hænger sammen med beslutningen.

7 Lars Brodersen & Kjeld Lanng 17. november 2014 AAU - HR Skitser til en plan for AAU's APV Bilag 2 til HAMiU's debat d. 26. november 2014 Baggrund Det igangværende APV-projekt for Aalborg Universitet udløber i midten af Derfor skal der lægges en plan for, hvad AAU så gør derfra mht. APV. Proces indtil nu mht. APV'en Der har været afholdt tre evaluerings- og forventningsmøder i oktober 2014 og november 2014 som indledende optakt til APV ; et møde i koordineringsrådet for arbejdsmiljøgrupperne i Campus København, et møde for arbejdsmiljørepræsentanter, tillidsrepræsentanter og organisationsudpegede SU-medlemmer samt et møde for de arbejdsmiljøansvarlige ledere. Dertil kommer HRafdelingens erfaring gennem de forgangne år med APV'er på AAU. Det efterfølgende i dette dokument bygger på en kondensering af fællesmængden fra disse møder og HR's erfaring. På APV-forventningsmøderne mv. blev spørgeskema ønsket som et gennemgående værktøj, men omvendt heller ikke som alenestående værktøj. Man ønsker flere værktøjer og højere grad af interaktion, dvs. hyppigere og jævnlig involvering af arbejdsmiljøorganisationen (AMO). Man ønsker også en APV-proces, hvor der sker noget jævnt hen over hele APV-perioden i modsætning til de tidligere APV-projekter, som har haft for meget karakter af en enkeltstående stor begivenhed med udsendelsen af det centrale spørgeskema. Tre mulighedsskitser til det kommende APV-arbejde fra 2015 (a) Sikring af størst mulig sammenlignelighed med APV'en Vi gentager det store, centrale spørgeskema, som det foreligger. - Vi gentager stort set processen, som den forløb. - HR udvikler som en del af APV-arbejdet fortsat på uddannelsesprogrammer, workshops og støtte. - Risiko for at APV'en bliver en automat-reaktion. - Forsat risiko for, at APV'en bliver et HR-projekt frem for en APV-proces med lokalt ejerskab i enhederne. - Det er vanskelig at sikre det fremadrettede perspektiv, viser erfaringen fra APV Vi opnår høj grad af sammenlignelighed med forrige APV. - Ensartethed for hele AAU.

8 (b) Fortsat vægt på at det centrale element i AAU's APV er et eller flere store centrale spørgeskemaer - Vi bibeholder i grove træk formen i APV'en Indholdet justeres. - Der kan benyttes spørgeskemaer fra NFA (Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø) i en anerkendelse af, at NFA måske besidder den ypperste viden om arbejdsmiljø i Danmark. - Der kan udarbejdes spørgeskemaer af medarbejdere hhv. arbejdsmiljørepræsentanter ved AAU. - HR udvikler som en del af APV-arbejdet fortsat på uddannelsesprogrammer, workshops og støtte. - Risiko for at APV'en bliver en automat-reaktion. - Der er risiko for, at APV'en bliver et HR-projekt frem for en APV-proces med lokalt ejerskab i enhederne. - Vi kan opnå højere grad af sammenlignelighed med det øvrige danske arbejdsmarked. - Ensartethed for hele AAU. (c) APV med strategisk betydning og fokus på lokal proces og ejerskab - Vi vil fokusere på APV'ens strategiske betydning, hvorfor APV-arbejdets form & indhold i højere grad skal være fremadrettet fremfor bagudskuende. - Vi undersøger hensigtsmæssigheden ved metodemæssigt at adskille de fysiske og kemiskbiologiske APV'er og fra den psykosociale-trivsels-undersøgelse. - Vi bygger på en hypotese om, at den lokale AMO faktisk godt ved, hvordan tilstanden er i det psyko-sociale arbejdsmiljø, og derfor kan APV'en drejes, så der fokuseres fremadrettet, strategisk. - Trivselsmålinger gennemføres i AAU-standardiseret form som "indikerende" statusmåling og talerør for alle medarbejdere. Trivselsmålingen spørger fremadrettet med færre spørgsmål og har som første side arbejdsmiljøpolitikken, hvorefter der stilles spørgsmål i stil med "med udgangspunkt i, hvordan du har det, hvad skal der så ske fremadrettet?". Outputtet tilgår enhedernes AMO og behandles primært der i den årlige arbejdsmiljødrøftelse inkl. handlingsplaner og dokumentation. - Trivselsmålingerne gennemføres ikke samtidigt for hele AAU, men forud for den enkelt enheds årlige arbejdsmiljødrøftelse for at sikre aktuelt input og for at sikre, at medarbejderne ikke oplever lange pauser i APV-processen. - Vi håber at opnå en afdramatisering af APV-sagen ved at gøre den mere praktisk-lokalt orienteret med lokalt ejerskab. - HR kan med fordel assistere med de årlige, obligatoriske arbejdsmiljødrøftelser for at sikre en vis grad af ensartethed for hele AAU eventuelt i en form af en partnermodel, hvor der fast er knyttet en HR-konsulent til hver enhed til støtte for hele det lokale APV-arbejde. - HR udvikler som en del af APV-arbejdet fortsat på uddannelsesprogrammer og workshops. - Identifikation af konkrete enkeltstående problemer og tilhørende løsning, som fx fysiske fejl og mangler, chikane mv., hører til i en anden sammenhæng (fx MUS, chefens daglige omgang med medarbejderen, arbejdsmiljøgruppernes og andre tillidsvalgtes daglige omgang med kollegerne m.fl.), fordi det kræver handling her og nu. Det skal ikke vente på et APV-spørgeskema, som kommer hvert tredje år.

9 - APV'en for det fysiske arbejdsmiljø og for det kemisk-biologiske arbejdsmiljø kan måske med fordel fortsat baseres på et stort, centralt spørgeskema eller måske omformes i stil med ovenstående for det psyko-sociale arbejdsmiljø. I tilfælde af et stort, centralt spørgeskema skal der sikres bedre procedurer for databehandlingen (jf. problemerne omkring handlingsplansmodulet). - Ved at satse på lokalt ejerskab af med lokal-strategisk APV-arbejde reducerer vi (måske) muligheden for dels at sammenligne med det øvrige danske arbejdsmarked dels at sammenligne med forrige AAU-APV, idet sammenligningsgrundlaget bliver de forkortede trivselsmålingsspørgeskemaer og evt. ditto for det fysiske og kemisk-biologiske. - Denne model c forudsætter en velfungerende lokal AMO, eller, i fald den ikke er helt så velfungerende, at den skal fintunes samtidig med APV-arbejdet. I modsat fald er risikoen, at kernen i APV-processen falder til jorden.

10 Supplerende information om de formelle krav til en APV (uddrag fra de to kilder Arbejdstilsynets vejledning og AT's bekendtgørelse) (min markering med gult) I arbejdsmiljølovgivningen er der krav til APV en, som virksomheden altid skal overholde: APV en skal være skriftlig. APV en skal være tilgængelig på virksomheden, så både ledelsen, medarbejderne og Arbejdstilsynet kan læse den. APV-processen består normalt af de fem faser, som er beskrevet i afsnit 4. Den enkelte virksomhed må selv vælge de metoder og redskaber, som den vurderer, vil virke bedst. Ledelsen og medarbejderne skal samarbejde om hele APV-processen. Når en virksomhed skal gennemføre en APV, skal arbejdsmiljøorganisationen (AMO) inddrages i hele processen. Det gælder både planlægning, gennemførelse, opfølgning og revision af APV en. Arbejdsgiveren kan selv vælge, efter hvilken metode en arbejdspladsvurdering skal udarbejdes. Ved den valgte metode skal det dog sikres, at vurderingen indeholder følgende elementer: Identifikation og kortlægning af virksomhedens arbejdsmiljøforhold, herunder om der er arbejdsmiljøproblemer samt problemernes art og omfang. Beskrivelse og vurdering af virksomhedens arbejdsmiljøproblemer, herunder problemernes art, alvor og omfang, samt årsagerne til problemerne for at kunne igangsætte de nødvendige løsninger. Inddragelse af virksomhedens sygefravær med henblik på vurdering af, om forhold i virksomhedens arbejdsmiljø kan medvirke til sygefraværet. Prioritering og opstilling af en handlingsplan til løsning af virksomhedens arbejdsmiljøproblemer, som ikke kan løses umiddelbart. Af planen skal fremgå, i hvilken rækkefølge og i hvilken takt de konstaterede problemer skal løses. Retningslinjer for hvordan der skal følges op på handlingsplanen, herunder hvem der har ansvaret for gennemførelse af planen, samt hvornår og hvordan der skal føres tilsyn og kontrol med de iværksatte foranstaltninger, herunder om igangsatte løsninger er fyldestgørende, og om handlingsplanen skal revideres m.v. Der er ikke krav til, hvordan virksomheden skal kortlægge arbejdsmiljøforholdene, men det kan fx ske ved: Interviews med medarbejderne Rundbordssamtaler Trivselsundersøgelser Spørgeskemaer, fx elektroniske Brug af tjeklister fra Arbejdstilsynet ( Brug af materiale fra branchearbejdsmiljørådene ( Hvis identifikationen og kortlægningen viser, at der er arbejdsmiljøproblemer, skal virksomheden beskrive disse og vurdere, hvordan de kan løses. Når virksomheden skal beskrive løsningerne, skal den være opmærksom på, at løsningerne kan forebygge, at problemet opstår igen at løsningerne bliver rettet mod kilden til problemet at arbejdet kan tilpasses til medarbejderne på en mere hensigtsmæssig måde

11 at det, der er farligt eller belastende, kan udskiftes med noget, der er ufarligt/ ikke belastende eller mindre farligt/belastende at løsningerne beskytter så mange som muligt at medarbejderne bliver uddannet og instrueret, som de skal. Derfor skal sygefravær inddrages i virksomhedens APV. Det er ikke selve sygefraværet, der skal tages stilling til, men virksomheden skal vurdere, om der eventuelt er forhold i arbejdsmiljøet, der kan medvirke til det samlede sygefravær. Der stilles ikke krav til, hvordan virksomheden inddrager sygefraværet i APV-processen. Virksomheden kan derfor selv vælge den eller de måder, som passer bedst til virksomheden. Virksomheden kan fx bruge en statistik, undersøgelser eller anden viden om sygefraværet til at få et billede af sygefraværet, fx hvordan det fordeler sig om det stiger eller falder om der er afdelinger eller jobfunktioner med særlig højt eller lavt sygefravær Sådan et overblik kan være et godt grundlag for at vurdere, om der er forhold i arbejdsmiljøet, der skal ændres for at forebygge sygefravær. Handlingsplanen skal indeholde en prioritering af de konstaterede problemer, i hvilken rækkefølge de skal løses, hvornår det skal ske, og hvem der er ansvarlig for, at det sker. Virksomheden skal revidere sin APV, når der sker ændringer i arbejdet eller i den måde, arbejdet udføres på. Men kun hvis det har betydning for arbejdsmiljøet. APV en skal under alle omstændigheder revideres mindst hvert tredje år.