BRUGERMANUAL Sådan benytter du Det Fælles Medicinkort i WinPLC
Brugermanual - Fællesmedicinkort i WinPLC 2 Indholdsfortegnelse Har du husket at? side 3 Fælles Medicinkort i WinPLC side 4 Manuel oprettelse af FMK i WinPLC side 6 o Trin 1 - Skift til FMK side 6 o Trin 2 - Overfør medicin fra lokalt medicinkort side 7 o Trin 3 Receptserver-recepter uden tilknytning side 9 o Trin 3.1 - Lægemiddelordination side 10 o Trin 3.2 - Tilknyt recepter side 11 o Trin 4 - Afstemning af medicinkort side 12 Øvrige FMK-funktioner i praksis side 14 o Visning af effektueringer side 14 Status på medicinkort side 16 Hjælpefunktioner (tooltips) side 17 Ikoner side 18 Begrebsdefinition side 19
Brugermanual - Fællesmedicinkort i WinPLC 3 Har du husket? at bestille en digital signatur til alle på klinikken? For at en klinik skal kunne bruge FMK, er det nødvendigt, at alle mulige brugere på klinikken anskaffer sig en digital signatur, også kaldet en medarbejdersignatur. Medarbejdersignaturen er den personlige identifikation til internetbrug, og er nødvendig for at få adgang til FMK. Hver klinik skal udpege en administrator, som bestiller en medarbejdersignatur (LRA med CPR) på www.danid.dk. Herefter modtager administrator med post en installationskode og en installationsvejledning. Efter installation kan administrator gratis bestille signaturer til øvrige relevante personer i klinikken på følgende hjemmeside: www.danid.dk/lra Det er vigtigt, at medarbejdersignaturen bliver holdt vedlige, da det er en forudsætning for at få adgang til FMK. Signaturen skal fornyes hvert andet år. En fornyelse vil tage ca. 10 minutter, hvorimod en genbestilling af en forældet eller udløbet medarbejdersignatur typisk vil tage to til tre arbejdsdage. Det er derfor vigtigt, at signaturen bliver fornyet, inden udløbsdatoen er overskredet. Udbyderen af medarbejdersignaturen (DanID) giver automatisk besked om, hvornår signaturen skal fornyes. Det kræver naturligvis, at udbyderen altid har korrekte oplysninger om brugernes mail-adresser. På nuværende tidspunkt er det ikke muligt for sundhedspersonale at anvende NemID i forhold til FMK. Det er derfor vigtigt, at lægerne fortsætter med at bestille medarbejdersignaturen (digital signatur) og ikke NemID til medarbejderne, indtil en sundhedsfaglig NemID kan anvendes til FMK. Husk desuden at kontrollere, at alle relevante signaturer er installeret korrekt på de relevante computere. Der findes yderligere vejledning til bestilling, installation og administration af medarbejdersignatur på sundhed.dk. Ønskes der yderligere assistance, står A-Datas teknikere naturligvis altid til rådighed (mod timebetaling). at angive CPR-nummer på alle FMK-brugere i WinPLC? For at FMK kan identificere den enkelte bruger, er det påkrævet, at alle potentielle FMK-brugere indtaster deres CPR-nummer i WinPLC. Dette gøres under menupunktet: Kartoteker Bruger at oprette al personale på medicin-it.dk? For at klinikkens øvrige personale kan få adgang til FMK, skal de oprettes som assistenter for alle (relevante) læger på www.medicin-it.dk at opdatere alle computere med Microsoft.Net 4.0? Et teknisk krav for at kunne køre FMK er, at alle computere er opdateret med Microsoft.Net Framework 4.0. Find opdateringen på: http://www.microsoft.com/downloads/da-dk/details.aspx?familyid=9cfb2d51-5ff4-4491-b0e5-b386f32c0992&displaylang=da
Brugermanual - Fællesmedicinkort i WinPLC 4 Fælles Medicinkort i WinPLC Praktiserende læger i Danmark anvender forskellige it-systemer. Derfor har A-Data, ligesom de andre leverandører af it-systemer, måtte udvikle sin egen brugerflade til FMK, både hvad angår design og opbygning. Indholdsmæssigt er alle brugerfladerne imidlertid identiske, og begrebsapparatet er det samme. Med denne manual forklarer vi nogle af de brugerflademæssige ændringer, der er mellem det lokale medicinkort, som du allerede kender fra WinPLC, og det nye FMK-medicinkort. Nedenfor ses et eksempel på et skærmbillede af en FMK-brugerflade, som den kan se ud i WinPLC. Under fanebladet Medicinkort, vises patientens aktuelle lægemiddelordinationer, og i skærmens nederste del kan der skiftes mellem to andre faneblade, Lokalt medicinkort og Receptserver-recepter uden tilknytning. Sidstnævnte, Receptserver-recepter uden tilknytning, har tidligere gået under betegnelsen Løse recepter, og dækker over de seneste to års recepter (receptordinationer) hentet fra receptserveren, der administreres af Lægemiddelstyrelsen. Førstnævnte faneblad, Lokalt medicinkort, er en genganger, du allerede kender fra WinPLC, og indeholder alle gamle recepter (dvs. også dem der er ældre end 2 år). Når man opretter en patients FMK-medicinkort, kan man anvende medicinoplysningerne fra WinPLC og de seneste to års recepserver-recepter
Brugermanual - Fællesmedicinkort i WinPLC 5 således, at både egne og andres ordinationer kommer med i oversigten over aktuelle lægemiddelordinationer (FMK). Man kan således oprette aktuelle lægemiddelordinationer ud fra eksisterende recepter og justere detaljer efter behov. Når patientens aktuelle lægemiddelordinationer afspejler den komplette medicinering, og de resterende receptserver-recepter er vurderet som uaktuelle, kan der signeres for gennemført receptgennemgang (også kaldet afstemning af kortet ). Når man signerer (afstemmer kortet), vil alle receptserver-recepter (løse recepter) efterfølgende blive skjult, ikke kun for den, der afstemmer kortet, men for alle med adgang til FMK. Alle recepter kan dog kaldes frem igen hvis dette måtte ønskes. Bemærk! Der oprettes ikke et automatisk FMK-medicinkort på en patient hvis patienten er uden dansk bopæl eller ikke har et gyldigt dansk CPR-nummer. I dette tilfælde vil det ikke være muligt at tilbyde patienten et FMK-medicinkort, og patienten vil derfor blot have et traditionelt lokalt medicinkort, som det allerede kendes fra WinPLC. Ligeledes oprettes der ikke automatisk et FMK-medicinkort på patienten, hvis patienten er under aktuel medicinering. I disse tilfælde skal FMK-medicinkortet oprettes manuelt (se næste side). I alle andre tilfælde oprettes der automatisk et FMK-medicinkort på en patient, første gang patientens journal tages i brug i WinPLC efter installation af FMK.
Brugermanual - Fællesmedicinkort i WinPLC 6 Manuel oprettelse af FMK i WinPLC Trin 1 - Skift til FMK Når du første gang åbner WinPLC efter FMK er blevet aktiveret på din klinik, vil du ikke nødvendigvis kunne se nogen ændringer, såfremt du er stødt på en patient, der er under aktuel medicinering og derfor ikke automatisk er blevet konverteret til FMK. Er det tilfældet, vil det stadig kun være det lokale medicinkort, som du allerede kender det fra WinPLC, der er synligt. FMK-medicinkortet bliver så først synligt, når du højreklikker i medicinkortets brugerflade, hvorved følgende menu vises:
Brugermanual - Fællesmedicinkort i WinPLC 7 Her vælger du Skift til FMK, som markeret på billedet. Når du gør det, åbnes der automatisk et tomt FMK-medicinkort på patienten. Trin 2 Overfør medicin fra lokalt medicinkort til FMK Når det tomme FMK-medicinkort er oprettet, skal der overføres medicinhistorik fra det lokale medicinkort i WinPLC til FMK-kortet. Dette gøres ved at højreklikke på FMK-kortets aktive felt, og vælge menupunktet Overfør fra lokalt medicinkort (som markeret på billedet).
Brugermanual - Fællesmedicinkort i WinPLC 8 Når det sker, åbnes et nyt vindue med patientens aktuelle lægemiddelordinationer udledt fra ordinationerne i det lokale medicinkort (se nedenfor). Evt. udgåede præparater eller mangelfulde ordinationer er markeret med rødt og falmet tekst. De lægeordinationer, der er markeret med rød og falmet tekst, vil ikke automatisk blive overført til FMK, da de kræver manuel betjening pga. manglende oplysninger. Markeringen skyldes, at præparatet er udgået eller at der mangler at blive angivet en eller flere af følgende oplysninger: - Administrationsvej - Indikation - Dosering Disse manglende oplysninger kan udfyldes/rettes ved at trykke <ENTER> på den enkelte lægemiddelordination. Derudover er der mulighed for at slette lægeordinationer, hvis de f.eks. ikke vurderes at være relevante at overføre til FMK. Ved at klikke OK, overføres ordinationerne automatisk til FMK, og FMKmedicinkortet er nu klar til brug. Det er vigtigt i den forbindelse at nævne, at det naturligvis kun er den aktuelle medicinering, der vil fremgå af FMK-medicinkortet, ligesom medicin, der er privatmarkeret (se begrebsforklaring), også vil være skjult for al andet sundhedspersonale, end den læge patienten har pålagt at privatmarkere ordinationen.
Brugermanual - Fællesmedicinkort i WinPLC 9 Trin 3 Receptserver-recepter uden tilknytning (løse recepter) (Trin 3-4 er, modsat trin 1-2, ikke en engangshandling, men er også en del af den løbende vedligeholdelse) Under fanen Receptserver recepter uden tilknytning, kan man, som navnet indikerer, se de recepter, der stadig er at finde på receptserveren uden tilknytning. Tidligere gik dette under betegnelsen løse recepter. Ved at klikke på Vis alt kan man samtidig se alle recepter - både dem, der er ordineret på klinikken og dem, der er ordineret andetsteds. Recepter markeret med blåt er receptserver-recepter, der er ordineret af andre, mens dem uden markering (hvid baggrund), er ordineret på klinikken. Bemærk! Den gule tekstmarkering i FMK-medicinkortet symboliserer, at det er en privatmarkering (se begrebsdefinition).
Brugermanual - Fællesmedicinkort i WinPLC 10 Trin 3.1 Lægemiddelordination (Trin 3-4 er, modsat trin 1-2, ikke en engangshandling, men er også en del af den løbende vedligeholdelse) I FMK kan et lægemiddel ordineres på to måder. Første metode er at højreklikke i Receptserver-recepter uden tilknytning, og vælge Opret som lægemiddelordination (se nedefor). Når dette sker åbner FMK et nyt vindue. Her skal vælges de ønskede specifikationer på ordinationen (se nedenfor). Herefter klikkes der på OK (eller der trykkes <F10>), og lægemiddelordinationen bliver oprettet. Lægemiddelordinationen er nu at finde i FMK og forsvinder tillige fra Receptserverrecepter uden tilknytning (løse recepter), da den dermed er tilknyttet. Den seneste receptudleveringsdato er også at se på lægemiddelordinationen. Start/stop feltet nederst henviser til, hvornår patienten er begyndt/skal begynde at tage sin medicin, samt hvornår denne udløber.
Brugermanual - Fællesmedicinkort i WinPLC 11 Den anden måde hvorpå en lægemiddelordination kan oprettes, er ved at højreklikke i FMK-medicinkortet og vælge Opret ordination u/recept. Dette giver samme resultat som foregående oprettelsesmetode. Trin 3.2 Tilknyt recepter (Trin 3-4 er, modsat trin 1-2, ikke en engangshandling, men er også en del af den løbende vedligeholdelse) Ønsker man at tilknytte en recept i FMK til den givne lægemiddelordination gøres dette ved at højreklikke i FMK-medicinkortet og vælge Tilknyt recepter (se nedenfor). Hvis en receptserver-recept er markeret med en stjerne (*) i venstre side betyder det, at den kan associeres med en lægemiddelordination i FMK-medicinkortet, og programmet anbefaler via denne markering at tilknytte lægemiddelordinationen med recepten fra receptserveren.
Brugermanual - Fællesmedicinkort i WinPLC 12 Trin 4 Afstemning af medicinkort (Trin 3-4 er, modsat trin 1-2, ikke en engangshandling, men er også en del af den løbende vedligeholdelse) Dét at afstemme en patients FMK-medicinkort betyder i al sin enkelthed, at man opdaterer medicinkortet med patientens aktuelle medicinering, og samtidig tilkendegiver, at den medicin, der fremgår af kortet, er den medicin patienten er i aktuel behandling med (både kort- og langsigtet), og kan finde på at indtage. Medicinkortet afstemmes ved, at man højreklikker i Receptserver-recepter uden tilknytning, og vælger Marker medicinkortet som afstemt (se nedenfor). Når FMK-medicinkortet er blevet afstemt, ryddes Receptserver-recepter uden tilknytning for alle recepter (disse kan dog altid kaldes frem igen ved at vælge Genfremkald løse recepter i højrekliksmenuen).
Brugermanual - Fællesmedicinkort i WinPLC 13 Et afstemt FMK-medicinkort ser ud som nedenstående. Ud fra dette kan man se, at datoen i statusbjælken (øverst) ændrer sig, så alle kan se, hvem dette medicinkort er afstemt af og hvornår. Bemærk! Den lyseblå tekstmarkering (af datoen) på FMK-kortet indikerer, at den pågældende ordination senest er ændret af en læge på en anden klinik. Holdes musen ind over feltet, kan man ligeledes se hvem der er ansvarlig for denne ændring. Dét at den er skrevet med falmet (svag) tekst betyder, at lægemiddelordinationen er inaktiv. Pauseringen (se begrebsdefinition) er tillige markeret med et P i søjlen længst til venstre. Markeringerne kan ses ved at højreklikke på FMK-medicinkortet og vælge Vis alt. De væsentlige markeringer er: F = Fremdateret S = Seponeret U = Udløbet P = Pauseret
Brugermanual - Fællesmedicinkort i WinPLC 14 Øvrige FMK-funktioner Flere af de funktioner, der optræder i FMK, er nye i forhold til det lokale medicinkort, som du kender det fra WinPLC. Derfor følger her en forklaring på disse, samt hvordan de anvendes i praksis. Visning af effektueringer En af de væsentligste nye funktioner er effektueringer (se begrebsdefinition). For at kunne se hvilken medicin, der er udleveret til patienten, skal man højreklikke i et af de to aktive felter, enten på en lægemiddelordination i FMK-medicinkortet eller på en recept under Receptserver-recepter uden tilknytning. Herefter vælges Vis effektueringer.
Brugermanual - Fællesmedicinkort i WinPLC 15 Dermed vises nedenstående billede, hvoraf det fremgår hvilke præparater, der er udleveret til patienten, samt i hvilken styrke og mængde. Effektueringerne kan bruges til at markere hvilken medicin, der er udleveret eller indgivet til patienten.
Brugermanual - Fællesmedicinkort i WinPLC 16 Status på medicinkort Overordnet set er et medicinkort i én af tre forskellige statusser; aktivt, suspenderet og invalidt (ugyldigt). Når et medicinkort er aktivt, kan det redigeres af læger og tandlæger med en digital signatur og adgang til en pc, hvorpå FMK er installeret. På et aktivt FMKmedicinkort, fremgår det af statusbjælken øverst, hvornår kortet senest er afstemt. Statusbjælkens farve er i dette tilfælde grå (se nedenfor). Når et medicinkort er suspenderet, kan det stadig redigeres af læger og tandlæger, selvom det frarådes pga., at kort under suspendering ikke nødvendigvis er korrekte. På et suspenderet FMK-medicinkort, fremgår det af statusbjælken øverst, hvem der har suspenderet kortet. Statusbjælkens farve bliver tillige gul (se nedenfor). Når et medicinkort er invalideret, er det fordi Lægemiddelstyrelsen har vurderet, at kortet ikke er retvisende af ikke nærmere specificerede tekniske årsager. På et invalideret FMK-medicinkort fremgår det af statusbjælken øverst, hvornår kortet senest er afstemt, samt at det er invalidt. Statusbjælkens farve bliver tillige rød (se nedenfor).
Brugermanual - Fællesmedicinkort i WinPLC 17 Hjælpefunktioner (tooltips) Tooltips er nyttig information, der fremkommer når man holder musen henover et bestemt område. Her har vi udvalgt tre styks, for nærmere at forklare hvilken funktion de har i FMK. Holdes musen henover FMK-logoet øverst til venstre fremgår det, hvornår det pågældende FMK-kort senest er blevet ændret og afstemt, samt af hvem. Holdes musen henover de enkelte ordinationers dato fremgår det, hvornår den pågældende ordination senest er blevet oprettet og ændret, samt af hvem. Holdes musen henover en pauseret ordination fremgår det, hvornår den pågældende ordination er blevet oprettet, pauseret og senest ændret, samt af hvem.
Brugermanual - Fællesmedicinkort i WinPLC 18 Ikoner + = ny ordinering (eller ikke fundet ordinering) * = genordinering
Brugermanual - Fællesmedicinkort i WinPLC 19 Begrebsdefinition Nedenfor findes en liste over de nye begreber, der vil optræde i WinPLC i forbindelse med Det Fælles Medicinkort (FMK). A Afstemt medicinkort Når der er ryddet op i alle recepterne, dvs. når patientens komplette aktuelle medicinering fremgår af de aktuelle lægemiddelordinationer på FMK, afstemmer lægen medicinkortet, og herefter skjules recepterne. Aktuel lægemiddelordination Den eller de lægemidler, som patienten aktuelt er i behandling med. Herunder lægemiddelnavn, dosering, indikation og varighed. Lægen kan knytte recepter til de aktuelle lægemiddelordinationer. E Effektuering Udlevering eller indgivelse af medicin til patienten f.eks. hos lægen, på sygehuset eller på apoteket. Læger kan oprette effektuering for at markere, at medicinen er udleveret eller indgivet til patienten. I Invalideret medicinkort Lægemiddelstyrelsen har, som de eneste, muligheden for at invalidere et medicinkort såfremt de vurderer, at oplysningerne på kortet ikke er retvisende (dvs. enten er ukorrekte eller upålidelige). Når et medicinkort er invalideret, er kortets indhold stadig synligt for alle, ligesom der stadig kan redigeres i kortet. Når et medicinkort bliver invalideret, skifter farven i banneret foroven til rød, så man tydeligt kan se medicinkortets status.
Brugermanual - Fællesmedicinkort i WinPLC 20 L Lægemiddelordination En lægemiddelordination er den eller de lægemidler, som patienten aktuelt er i behandling med, og i al sin enkelthed dét som FMK beskæftiger sig med. Herunder lægemiddelnavn, dosering, indikation (årsag) og evt. varighed (start- og slutdato). En lægemiddelordination er forstadiet til en receptordination, og lægen kan derfor vælge at tilknytte recepter til de aktuelle lægemiddelordinationer eller danne nye recepter på baggrund af disse. M Medicinafstemning på FMK En medicinafstemning er en aktivitet, hvor en læge registrerer (opretter/opdaterer/seponerer) patientens lægemiddelordinationer, så FMK afspejler den aktuelle medicinering og giver et retvisende billede heraf. Dette indebærer, at alle tidligere receptserver-recepter (løse recepter) ikke længere vil optræde på medicinkortet, med mindre man eksplicit beder om at få dem vist. P Pausering En pausering betyder en midlertidig afbrydning af medicineringen. Eksempelvis kan en lægemiddelordination med et blodfortyndende lægemiddel pauseres i forbindelse med at patienten skal til tandlægen. Privatmarkering Hvis en patient ønsker at skjule en aktuel lægemiddelordination for andet sundhedspersonale end den ordinerende læge, kan patienten bede lægen om at få ordinationen privatmarkeret. Herefter vil det kun være synligt, at der eksisterer en privatmarkeret lægemiddelordination, men ordinationens indhold vil være skjult. Når en ordination er privatmarkeret, vil den blive markeret med gul i FMKmedicinkortet i WinPLC. R Receptgennemgang Receptgennemgang er en handling, hvor lægen gennemgår alle receptserverrecepter uden tilknytning (tidligere kaldet løse recepter ) og opretter
Brugermanual - Fællesmedicinkort i WinPLC 21 lægemiddelordinationer således, at FMK afspejler patientens aktuelle samlede medicinering. Når alle recepter er gennemgået, og aktuelle ordinationer er oprettet, signeres der for receptgennemgang eller afstemt medicinkort, og de resterende recepter uden tilknytning vil blive skjult. Receptordination En receptordination svarer til at skrive en recept til patienten, og dækker samtidig over de receptskrivninger, der er foretaget. En receptordination kan være aktuel eller historisk. Recepter uden tilknytning (løse recepter) En recept uden tilknytning er en recept, der ikke er tilknyttet en aktuel lægemiddelordination på FMK, og som stammer fra receptserveren. Receptserver Receptserveren er en af Lægemiddelstyrelsen administreret server, som indeholder alle elektroniske eller ekspederede recepter, der er indsendt/indtastet af læger eller apoteker (og til dels også tandlæger). FMK-medicinkortet henter automatisk receptoplysninger fra receptserveren. S Suspenderet medicinkort Hvis en patient f.eks. indlægges på et sygehus, kan sygehuset suspendere FMKmedicinkortet for at fortælle, at FMK ikke er opdateret og derfor ikke nødvendigvis retvisende. Når patienten så udskrives overføres ordinationerne til FMK og suspenderingen ophæves. Den aktuelle medicinering registreres imidlertid i sygehusets eget EPJ-system. Seponering En seponering angiver, at lægen aktivt har valgt at afslutte en given lægemiddelordination. Det angives med et S og falmet tekst. Bemærk, at en FMK-seponering er permanent og ikke kan omgøres.
Brugermanual - Fællesmedicinkort i WinPLC 22 V Værdispringsreglen Værdispringsreglen træder i kræft i forbindelse med privatmarkering, og er kendetegnende ved, at den skelner mellem på den ene side patientens interesse i, at oplysningen ikke videregives, og på den anden side, modståendes interesse i, at oplysningen videregives. Der er med andre ord tale om en undtagelsesbetegnelse, som kræver en konkret afvejning af det enkelte tilfælde, og hvor videregivelsen af oplysninger, kun sker rent undtagelsesvis (som oftest i akutte tilfælde). Værdispringshandlingen sker, hvis patienten på grund af sin tilstand, f.eks. bevidstløshed alderdomssvækkelse, er ude af stand til at give samtykke. Det samme gør sig gældende, hvis sundhedspersonale eller andre f.eks. formodes at være blevet smittet af patienten. Videregivelse af oplysninger til andet sundhedspersonale til brug for behandling af patienten, skal ske i patientens interesse, og der skal tages hensyn til ønsker, som patienten eventuelt på et tidligere tidspunkt måtte have fremsat. Ved videregivelse skal den, som oplysningen angår, snarest muligt herefter orienteres om videregivelsen og formålet hermed.