REFERAT Leverandørmøde, 25. august 2016 Dagsorden 1. Velkomst... 2 2. Baggrund for udbuddet... 2 3. Status for Projekt Valg... 2 4. Den kommende løsning... 3 5. Krav til drift... 4 6. Orientering om den kommende udbudsproces... 5 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 1/5
1. Velkomst KOMBIT bød velkommen til første leverandørmøde på Projekt Valg. Der var tilmeldt 29 deltagere til mødet fra 18 leverandører. Atea A/S Avanade Denmark A/S CSC Danmark A/S e-boks A/S Edora A/S European Dynamics GlobalConnect IBM KMD A/S Knowledge Cube A/S Microsoft Netcompany Nets Strålfors SAS Institute Schultz Scytl Systematic 2. Baggrund for udbuddet KOMBIT forklarede om baggrunden for udbuddet, som overordnet set omhandlede monopolbruddet, som du kan læse om her. Visionen for projektet blev kort gennemgået, heriblandt også rammerne sat af lovgivningen. Omfanget af løsningen var at ramme både valgudskrivning og valgopgørelse. De Indledende kommentarer fra leverandørerne gik på projektets omfang, heraf om den nye valgløsning udelukkende ville blive en udviklingsopgave, og hvad projektet ellers indeholdt af eksempelvis tilretning/videreudvikling og implementering. Derudover spurgte leverandørerne om den nuværende løsning lever op til de krav, der er i projektet som følge af den lovmæssige ramme. KOMBIT besvarede spørgsmålet ved at påpege, at selvom KMD Valg i dag lever fint op til de lovmæssige krav, vil KOMBITs udbud kræve, at der gennem konkurrenceudsættelsen udvikles en ny løsning med en ny teknologisk platform, fordi parametre som brugervenlighed og overdragelighed af løsningen ved et genudbud skulle inddrages i høj grad. 3. Status for Projekt Valg KOMBIT gennemgik det arbejde der var leveret på projektet de sidste seks måneder. KOMBITs PID og Business case blev drøftet for at fastlægge scope og KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 2/5
økonomi bag den endelige kravspecifikation. Den overordnede tidsplan blev ligeledes gennemgået. Der accepteres ikke andet end 100% kvalitet og oppetid på den nye valgløsning, når der skal ske valg. Eftersom Projekt Valg er et projekt med en naturlig politisk bevågenhed, vil det kræve maksimal driftssikkerhed før en endelig udrulning kan accepteres af politiske interessenter. Den fremlagte skitse til slutproduktsbeskrivelse blev gennemgået. Slutproduktsbeskrivelsen viste, at Projekt Valg-udbuddet bestod af fire overordnede forretningsområder; IT-system, Printproces, Uddannelses- og træningsproces samt Support og beredskab. Alle disse vil skulle håndteres af den leverandør som vinder konkurrenceudsættelsen. KOMBIT forklarede, at lovgivningen på valgområdet er meget detaljeret, hvilket betyder at rammerne for projektet er velbeskrevet på forhånd. KOMBIT forventer, at en række optioner, som skal fremtidssikre systemet, tages med i udbuddet. Disse optioner afhænger dog alle af lovmæssige ændringer. Disse optioner vil blive eksekveret og udviklet, når der er politisk velvilje for det. Systemet kommer til at understøtte de fem største valgarter: Folketingsvalg Kommunalvalg Regionsvalg Europaparlamentsvalg Afstemningsvalg Leverandørerne viste interesse for specielt den del af scope der hos KOMBIT hedder print og distribution, og hvordan dette skal være en del af løsningen. Til netop dette spørgsmål var det vigtigt for KOMBIT at understrege, at dette ikke er fastlagt og at der i øjeblikket arbejdes på at finde ud af, hvordan print og distribution skal udbydes. Dette vil leverandørerne blive opdateret om løbende. 4. Den kommende løsning Valgudskrivning Tankerne bag den digitale valgliste blev forklaret, både ved datainput fra CPR og DAR/DAGI, hvordan dette skal være live-opdateret i valgperioden, understøtte brevstemmeregistrering og skal kunne printes som back-up. Til valgudskrivningsdelen hører optionen digitale valgkort. Denne understøttes allerede i løsningen i dag, da printfiler skal dannes af systemet. Som udgangspunkt skal disse stadig printes og distribueres, men optionen er beskrevet så disse filer kan sendes gennem Digital Post. Valgopgørelse KOMBIT fremlagde, hvordan valgopgørelsen skal effektiviseres med den nye løsning. Heri indgik også optionen om digital kandidatliste og heraf automatisk KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 3/5
stemmeseddelgenerering. Automatisk stemmeseddelgenerering vil blive være en del af den nye løsning som standard, fordi loven ikke hindrer digitalisering på dette område. På baggrund af erfaringer med den nuværende løsning, skal den nye løsning have indbygget Danmarks Statistiks regler for optælling, således at de valgansvarlige ikke kan gå videre i systemets processer, medmindre systemet delgodkender undervejs. Resultaterne skulle derfor blive mere præcise og vil kunne offentliggøres hurtigere på valgaftenen. Ved at inddrage Danmarks Statistiks regler i løsningen forventedes det i øvrigt, at risici omkring ugyldige stemmer og ugyldighed af valg vil blive lavere. På valgaftenen vil løsningen få en enorm belastning på flere tusinde samtidige brugere, hvorfor løsningen - og dermed leverandørens driftssikkerhed og beredskab - skal have maksimal kapacitet i valgperioden over en fire ugers periode. Systemet vil skulle indeholde grænseflader til kommunale systemer, såsom Valghalla, således at der kan udveksles data imellem den nye valgløsning og nogle af de systemer, som kommunerne benytter i løbet af valget. Valgdistribution KOMBIT fremlagde, at valgdistributionsdelen af løsningen vil være der, hvor de godkendte resultater fra valgstederne offentliggøres og gøres tilgængelige for medier, forskere og borgere. Dette skal servicere alle de behov der er for at få data ud af systemet. Valgbog og afstemningsbog forventes også at blive digitaliseret i den nye valgløsning, men skal stadigvæk være tilgængelige til print. 5. Krav til drift Indledende information til leverandørerne blev, at der på nuværende tidspunkt ikke er udarbejdet konkrete krav til driften. Der forventes dog en oppetid på 100% i løbet af et valg, hvilket adskiller Projekt Valg fra KOMBITs øvrige projekter. Leverandørerne blev henvist til tidligere KOMBIT-udbud, hvor man kan finde et eksempel på hvordan KOMBITs driftskontrakt ser ud i dag. Der vil komme krav til leverandørerne omkring ITIL version 3-certificering i forbindelse med KOMBITs udbud. Dette er nu standard for alle de udbudskontrakter der tegnes af KOMBIT på vegne af kommunerne. Hos leverandørerne var der interesse omkring kontraktens form, og om der vil være en tredeling. KOMBIT nævnte, at det var for tidligt i processen til at kunne besvare dette endegyldigt. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 4/5
6. Orientering om den kommende udbudsproces KOMBIT indbød leverandørerne til at indgå i teknisk dialog fra medio september, og informerede om, at disse møder vil blive 1:1-møder mellem KOMBIT og interesserede leverandører. Leverandørerne ønskede sig i øvrigt en spørgeramme, så de kunne forberede sig optimalt. KOMBIT kvitterede og fortalte, at der til den 1. runde tekniske dialog vil komme en spørgeramme, som bliver forretningsorienteret. Ved den 2. runde tekniske dialog vil spørgerammen omhandle KOMBITs ønsker til hvordan leverandørerne skal fokusere på det udkast til kravmateriale og kontrakt, der vil være offentliggjort til kommentering på det pågældende tidspunkt. KOMBIT takkede for et godt og konstruktiv møde. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 5/5