Referat af Leverandørmøde på computer Fredag d.03/06/2016 kl. 10:00 12:00 hos Selandia CEU, Bredahlsgade 1, 4200 Slagelse

Transkript

1 Referat af Leverandørmøde på computer Fredag d.03/06/2016 kl. 10:00 12:00 hos Selandia CEU, Bredahlsgade 1, 4200 Slagelse Velkomst v/indkøbsfællesskabet Sjælland Indkøbsfælleskabet Sjælland (indsj) byder velkommen. Der blev foretaget kort præsentation af indsj og de deltagende skoler. Forpligtede skoler i nærværende udbud er Erhvervsskolen Nordsjælland, TEC, Hotel- og Restaurantskolen, Selandia, SOSU Sjælland og SOPU. Kort orientering omkring status på EU-udbud Udbuddet på computere er et offentligt EU-udbud, der er én samlet rammeaftale, som indeholder bærbare computere, stationær computere, hybridcomputere og skærme. Når udbuddet er offentliggjort på Mercell, vil der desuden findes et link på indsj.dk, som henviser til udbudsmaterialet. Indsj fortæller om den forventet tidsplan Ifølge denne vil udbuddet blive udsendt via Mercell omkring d. 14. juni 2016, hvorefter tilbudsfristen vil være den 24. august Kontraktstart vil forventeligt være d. 1. oktober Der bliver spurgt, om det kunne være en mulighed at rykke tidsplanen, så leverandørerne får en længere tilbudsfrist. Det er en generel holdning blandt leverandørerne, at tilbudsfristen skal rykkes/forlænges Indsj tager det med til Der spørges til, hvad der menes med forpligtende skoler. Hertil svarer Indsj, at det betyder, at de skoler som er forpligtede på aftalen, skal købe de computere, der er på aftalen, hos den vindende leverandør. Der spørges, om det også gælder de leasede maskiner Indsj svarer, at ingen af skolerne som udgangspunkt leaser computerne, de køber dem. Indsj fortæller, at det i den nye udbudslov er et lovkrav, at der skal udfyldes en ESPD. Her påregner INDSJ at vælge en alfamodel i en elektronisk udgave, da det kun er mindstekravene, som skal udfyldes. Indsj fortæller desuden at der bliver lagt en vejledning op på Mercell, som kan være en hjælp til at udfylde ESPDen. Leverandørerne opfordres til at stille spørgsmål til Mercell, KFST eller Indsj (via Mercell), hvis ESPDen giver problemer. Der spørges til, om udbuddet kun må afleveres på dansk hertil svarer Indsj at det kun må være på dansk.

2 Indsj fortæller, at det er en 2 årige rammeaftale med mulighed for 2 x 1 års forlængelse. Udbuddets tildelingskriterium er 60 % pris, 20 % kvalitet og 20 % miljø. Indsj fortæller kort om kravsspecifikationen, som består af en del produkter, hvor de alle skal tilbydes. Leverandørerne opfordres til endelige at stille spørgsmål i spørgsmål/svar perioden, hvis der er noget, som ikke giver mening for dem, eller hvor de kan se, at der er fordyrende elementer for INDSJ, som bør undlades. Leverandørerne spørger, om der hurtigt kommer svar på spørgsmålene, som stilles under spørgsmål/svar perioden. Hertil svarer Indsj, at der vil komme svar så hurtigt som muligt - nogle af spørgsmålene vil formentlig skulle vendes med brugergruppen, og så vil der komme svar derefter. Indsj fremhæver, at produkterne, som er på aftalen ikke vægter ens, men det er beskrevet i tilbudsskemaet, ligesom evalueringsmodellerne er offentliggjort i tilbudsskemaet som påkrævet. Der spørges til om Indsj har begrænset antallet af optioner. Indsj forklarer, at de forpligtede skoler alle har forskellige behov og for at få alle behovene dækket, har man været nødsaget til at have en del optioner med i udbuddet. Der spørges til, om der er indskrevet en mindsteklausul i kontrakten Indsj svarer at dette er skrevet ind i kontakten for nuværende. Leverandøren svarer hertil at det kan give for høje priser Indsj tager det med til eftertanke. Indsj fortæller, at der vil være en selvstændig leveringsaftale til rammeaftalen vedr. de leveringsmæssige forhold herunder gennemgås de væsentligste forventede leveringsbetingelser som f.eks. 15 arbejdsdages leveringstid. Der spørges til, om der vil være en længere leveringstid ved en bestilling på en stor volumen. Indsj svarer, at dette ikke som udgangspunkt er tilfældet, men den vindende leverandør kan naturligvis aftale det med ordregiver - dette plejer ikke at være noget problem. Der spørges til, om der er en forvarsling ved meget store leveringer Hertil svarer Indsj, at der er en løbende dialog mellem leverandøren og ordregiver, så leverandøren i god tid normalvis ved, om der kommer en stor bestilling. Indsj fortæller, at der ikke må forekomme nogen form for gebyr. Desuden har Indsj nogle forskellige driftsoptioner, som skal prissættes, som f.eks. at det skal være muligt at bestille computerne uden emballage, så maskinerne hurtigt kan komme i brug. Brugerne skal have mulighed for at bestille produkter via en web shop med begrænset muligheder for køb af andre produkter udover aftalen. Dermed

3 skal det kun som udgangspunkt være muligt at se de produkter, som er på aftalen. Der spørges til, om der de sidste 6 dage før tilbudsfristen bliver svaret på spørgsmål. Hertil svarer Indsj, at der ikke må svars på spørgsmål så tæt på tilbudsfristen. Ligeledes har Indsj sat en spørgsmålsfrist 14 dage før tilbudsfrist, hvor det bliver tilkendegivet, at såfremt spørgsmål stilles efter denne dato, svarer Indsj alene på spørgsmål i det omfang, det er ladsiggørligt Den foreløbige kravsspecifikation vises og drøftes. Bærbare computer Indsj fortæller, at de bærbare- og stationære computere skal være fra samme producent, hvorimod hybridmaskinerne og skærmene godt må være fra en anden producent. Input fra en leverandør det kunne være en mulighed at informationen om computeren også stod på kasserne. En anden leverandør tilkendegav, at det skal overvejes, da det kan være en omkostning fra leverandøren og derved give højere priser og dette er man ikke interesseret i. Der spørges til, hvorfor der ikke er 36 måneders garanti på batteriet til de bærbare computere. Det kunne muligvis udelukke nogle af leverandørerne, og det kan være fordyrende. Der spørges til, om det vil vægte yderlige, hvis der er andre typer miljøer end SCCM under de bærbare computere, da dette ville kunne sikre et professionelt BtB segment. Indsj oplyser, at der er sat mindstekrav om 8 Mil-SPEC for at sikre dette. Leverandørerne var enige heri. Der spørges til, om almindelige displayporte er ok i de bærbare computere f.eks. i stedet for mdp. Leverandørerne anbefaler, at mindstekravene ændres til displayport i stedet for mdp. Indsj tager det med til Indsj fortæller at de bærbare computere skal kunne understøtte brugen af Computrace. Indsj fortæller desuden, at det skal være et dansk tastatur med æ, ø og å - ikke et nordisk. Leverandøren spørger, om det kunne være en mulighed at stille et krav om, at alle de bærbare computere skal kunne benytte samme strømforsyning. En anden leverandør nævnte, at det kunne blive svært, og i øvrigt meget dyrt for Indsj. Indsj oplyser, at de krav, som Indsj konkurrenceudsætter på, vil fremgå med et K i kravspecifikationen, og det vil fremgå klart og tydeligt i tilbudsskemaet. Indsj informerer kort omkring brugen af passmark score og grafikkortscore, som Indsj bl.a. påtænker at rate på. Leverandørerne anbefaler at der under bærbar A medfølger dongler, for hvis Indsj ønsker tynde bærbare computere, kan det blive et problem, hvis

4 der stilles mindstekrav om Integreret 10/100/1000Mbit Ethernet LAN Indsj tager det med til En leverandører forslår at der stilles krav til USB-C. Det er drøftet med brugergruppen, men her var man ikke sikker på, at producenterne havde det endnu. Dette bekræftes af de deltagende leverandører. Der spørges til, hvor mange enheder der er under de bærbare computere Indsj svarer hertil 8 stk., hvortil der er optioner til dem alle. Der spørges til om der er nogle Workstation iblandt Indsj svarer at maskine D er en Workstation. Leverandørerne forslår, at hvis der skal være 3G netværk eller 4G netværk på de bærbare computere, skal dette præciseres, da der lige nu står WWAN - UMTS og HSDPA. Leverandørerne anbefaler, at der kommer forskellige priser på, hvis begge typer ønskes. Indsj tager det med tilbage til Hybridcomputer Indsj fortæller, at hybridcomputerne ikke må kunne klikkes fra hinanden/skilles. Leverandørerne oplyser, at der så ikke er tale om en hybridmaskine, da sådan én netop kan klikkes fra hinanden, de forslår at det kaldes for en 2 i 1 computer. Indsj tager det til med i overvejelserne. Ligeledes oplyser leverandørerne, at hvis Indsj stiller krav om, at computerne ikke må kunne klikke fra hinanden/skilles, vil dette give Indsj store vanskeligheder fremadrettet, da disse typer maskiner er på vej ud. Derudover kan der være et problem, da ikke alle producenter (som følge af, at maskinerne er på vej ud) har dem i sortiment og dermed ikke vil kunne byde ind. Indsj fortæller, at der er 4 hybridmaskiner med i udbuddet og der ingen dockingstation er til disse, da det ikke har været et ønske fra Derimod har Indsj en option på portreplikator. Under Hybridcomputerne spørger Indsj til mil-spec, da dette er stillet som mindstekrav på de bærbare computere, men spørger om det også kunne det være en mulighed på hybridmaskinerne. Der er delte meninger fra leverandørerne. Leverandørerne fortæller, at hybridmaskine A - skærm har en naturlig størrelse på 11-12,5 i stedet for 12,1. Indsj vil rette det. Stationære computer Under de stationære computere fortæller en leverandører at kabinetstørrelsen på small form factor kan være meget forskellige afhængig af hvem, der byder ind. Leverandørerne er dog enige i, at det er et almen kendt begreb, som alle leverandørerne opererer med og tilbyder maskiner i. En leverandør spørger til, om skolerne bestiller maskinerne med de ønskede optioner, så de ikke efter bestillingen skal til at lave om på computerne Indsj svarer hertil, at skolerne bestiller maskinerne som de vil have dem fra start af.

5 Skærme Indsj spørger leverandørerne, om der stadig handles med en 20 skærm Hertil svarer leverandørerne, at det ikke en størrelse, der handles med mere. Leverandørerne fortæller, at skærm D bør starte intervallet ved 30 set i forhold til opløsningen på skærmen. Indsj tager dette med til Indsj viser kort tilbudsskemaet. En leverandør spørger til, om det vil være en mulighed at komme med vareprøver i forbindelse med tilbudsafgivelse, som skolerne kan se Indsj oplyser, at det ikke vil være en mulighed. Der spørges til, om der er muligt at fortage en substitution af produkter. Indsj svarer hertil, at det er beskrevet fyldestgørende i kontrakten, hvor det bl.a. fremgår, at det er muligt at substituere, men det skal være til et tilsvarende eller bedre produkt af samme producent og til samme pris, ligesom produktudskiftningen skal godkendes. Der spørges til, om skærmene skal være af samme mærke/producent Indsj svarer, at det skal de som udgangspunkt, på nær den store skærm D. Afslutning Der spørges til, om der er flere spørgsmål, hvilket ikke er tilfældet. Indsj takkede for et godt møde.