I medfør af lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (tilbudsloven) 15a 15d annonceres følgende:

Transkript

1 A N N ONCE IT-løsning til digital mødeforberedelse til KL I medfør af lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (tilbudsloven) 15a 15d annonceres følgende: KL ønsker tilbud på IT-løsning til digital mødeforberedelse Den 29. januar 2014 Sags ID: SAG Dok.ID: CAK@kl.dk Direkte Mobil Beskrivelse af ønsket løsning Den efterspurgte løsning skal være et system til mødeforberedelse for KL s politikere og medarbejdere i forbindelse med KL s bestyrelses-, formandskabs-, KKR- og udvalgsmøder m.fl. (cirka 350 brugere). Løsningen skal kunne vise nyeste dagsordener og referater med bilag for mødedeltagerne. Mødedeltagerne skal ligeledes kunne skrive notater og kommentarer direkte i dagsordener og bilag. Kommentarer og notater skal kunne deles elektronisk med de øvrige mødedeltagere, så snart de er skrevet. Mødedeltagerne skal kunne anvende løsningen fra ipad, bærbar, stationær pc, tablet og andre platforme. Weidekampsgade 10 Postboks København S Side 1/5 KL har GetOrganized som ESDH-system, og dagsordener produceres i dag i GetOrganized ved hjælp af et integreret mødemodul. KL s politikere har ikke adgang til ESDH-løsningen og derfor sendes i dag al mødemateriale ud til deltagerne med . Herefter er det mødedeltagernes ansvar at holde styr på materialet samt eventuelle opdateringer m.v. Gevinsten ved løsningen skal være, at den enkelte mødedeltager har et samlet overblik over det nyeste og senest opdaterede mødemateriale og har mulighed for kommentering og deling af kommentarer med de andre mødedeltagere. Løsningen skal være let tilgængelig uanset device og platform. Derudover skal en gevinst være, at løsningen skal kunne fungere som et arkiv for tidligere afholdte møder for mødedeltagerne, således at man let kan fi n- de tidligere dagsordener, referater m.v. Sidst men ikke mindst, skal løsnin-

2 gen være med til at lette KL s administrative dagsordenarbejde med at trykke, distribuere, sende s og eftersendelse af flere omgange. Løsningen skal understøtte KL s sikkerhedssetup. Det skal således sikres, at kun relevante politikere og KL-medarbejdere får adgang til givne dagsorden- og referatpunkter og bilag. Krav til løsning: Løsningen til digital mødeforberedelse skal: - Være en stand-alone løsning, der kan lave automatisk import af dagsordener fra XML-format med tilhørende filer, og løsningen skal kunne fungere sammen med KL s ESDH system. - Kunne distribuere dagsordener, referater og bilag fra KL s ESDH løsning samt sikre, at der sker opdateringer af tidligere distribueringer, så mødedeltagerne altid har nyeste version. - Mødedeltagerne skal kunne skrive notater og kommentarer direkte ind i dagsordener og bilag. Disse skal kunne deles elektronisk via løsningen med de øvrige mødedeltagere, så snart de er skrevet. - Kunne anvendes fra ipad (som app), pc (som webløsning), tablet eller andre platforme. - Understøtte KL s sikkerhedssetup således, at der er mulighed at sætte forskellige rettighedsniveauer for mødedeltagerne på åbne og lukkede dagsordens- og referatpunkter samt bilag. - Være muligt at bevare tidligere dagsordener, referater og bilag fra afholdte møder. - Kunne understøtte pdf og have fritekstsøgning på tværs af møder og udvalg, samt dagsordenpunkter - Have en moderne og brugervenlig brugergrænseflade, som mødedeltagerne og dagsordensamlerne hurtigt kan blive fortrolige med. - Give udvalgte KL medarbejdere mulighed for at administrere mødedeltagere og adgangsrettigheder, samt andre administrative funktioner. 2

3 Driftsmodel KL ønsker en beskrivelse af krav til IT, hvis KL selv vælger at drifte løsningen. Drift af løsningen kan yderligere tilbydes som option og afleveres med tilbuddet. Kontaktinformation Al henvendelse vedrørende annonce, aflevering af tilbud m.v. skal ske skriftligt til: KL Att.: Camilla Kronborg / Administration Weidekampsgade 10 Postboks København S cak@kl.dk Tilbudsfrist Sidste frist for modtagelse af tilbud er den 28. februar 2014 kl Tilbuddet afleveres elektronisk til Camilla Kronborg som angivet under kontaktinformation. Såfremt tilbuddet også afleveres i papirformat, bedes det afleveret i to eksemplarer. Tilbuddet skal være gyldigt i 3 måneder fra tilbudsfristen. Spørgsmål til tilbudsmateriale Der kan stilles spørgsmål til tilbudsmaterialet indtil den 21. februar 2014 kl Alle spørgsmål vil blive besvaret skriftligt. Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort løbende på og spørgsmål vil senest være besvaret den 25. februar 2014 kl

4 Forslag til tidsplan Sidste frist for at kunne stille 21. februar 2014 kl spørgsmål til annonceringsmaterialet Sidste frist for besvarelse af 25. februar 2014 kl spørgsmål Aflevering af tilbud 28. februar 2014 kl Fremvisning af løsning Primo Marts 2014 Valg af leverandør Medio Marts 2014 Kontraktforhandling Ultimo Marts 2014 Kriterier for tildeling Det økonomisk mest fordelagtige tilbud, herunder (i prioriteret rækkefølge): - Kvalitet og funktionalitet i forhold til opgaven, standardløsning, brugervenlighed, systemadministration m.m. - Økonomi, herunder anskaffelsespris, vedligeholdelsesomkostninger samt andre afledte nettoomkostninger ved anskaffelse, integration, implementering og drift af løsningen - Realistisk tids- og implementeringsplan. Der vil blive lagt vægt på, at projektet realiseres og implementeres hurtigst muligt. - Service og vedligeholdelse, herunder organisationens supportorganisation m.m. Betingelse for afgivelse af tilbud Leverandøren skal vise erfaring med lignende løsninger svarende til den løsning, som KL udbyder. Kontraktforhold Kontrakten ønskes indgået med brugsret samt vedligeholdelse i 3 år med option på 2 års forlængelse. Kontakten skal som udgangspunkt baseres på en standard K01 kontrakt, hvor løsningsbeskrivelsen vil indgå som bilag 2 til kontrakten. 4

5 Besvarelsesvejledning Tilbud skal være skrifteligt og på dansk. Alle tilbuddets relevante oplysninger skal fremgå af tilbudsmaterialet, ellers vil det ikke indgå i tilbudsvurderingen. Tilbuddet skal som minimum indeholde følgende: Sammenfatning: - Kort beskrivelse af tilbuddets indhold - Summarisk prisoversigt Tilbudsgivers firmaforhold: - Organisation og forhold i forbindelse med den tilbudte leverance - Dokumentation fra erfaring med lignende løsninger. - Kontaktperson og data Besvarelse i forhold til tildelingskriterier (kan evt. også indgå som bilag til udkastet til kontrakt): - Beskrivelse af løsning. Beskrivelsen skal være på detaljeringsniveau, så den kan indgå som løsningsbeskrivelse til kontrakten. - Økonomi - Service- og vedligeholdelse - Realistisk tids- og implementeringsplan - Beskrivelse af krav til IT i forhold til inhouse driftsmodel - Evt. optioner Udkast til kontrakt: - Tilbudsgivers udkast til kontrakt, baseret på K01 standardkontrakt, herunder realistisk tids- og implementeringsplan. Tro og Love erklæring - Underskrevet erklæring på tro og love om, hvorvidt tilbudsgiveren har udbetalt forfalden gæld til det offentlige (jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997) Ovenstående disposition udelukker ikke, at tilbuddet kan suppleres med yderligere forhold, som leverandøren finder relevante. Tilbuddet skal afgives i danske kroner eksklusiv moms, og alle omkostninger skal være indregnet i tilbuddet. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud og tilbudsmateriale. 5