Styring af garantisager Formål: At kunne danne sig et overblik over hvilke garantisager/reklamationer der er indsendt til leverandøren og mulighed for at følge op disse. Forudsætninger: Arbejdskort der vedrører garantisager/reklamationer skal udfaktureres og må ikke ligge som arbejdskort f.eks. indtil reklamationssagen er afsluttet. Arbejdsgang: Der oprettes en arbejdsordre til intern eller ekstern kunde, og påsættes garantitype og leverandør hvis kunden er ekstern. Internt reklamationsnr. tildeles, dette nr. bruges til opfølgning. Ordren afsluttes, garantideles og udfaktureres. De enkelte reklamationssager kan ajourføres med indsendelsesdato, forventet svardato samt afslutningsdato. Det er også muligt at påsætte op til 5 eksterne reklamationsnumre hvis leverandøren opdeler eller renummererer sagen. Der kan udskrives lister over hhv. åbne og afsluttede sager. Når man modtager refusion fra leverandøren, bogføres denne i købskladden, hvorfra man også kan påsætte maskinnummer og afslutte reklamationssagen. 01.07 Stamoplysninger Maskinkartotek I menu 01.07 skal posteringstype 07 ændres til at hedde Godtgjorte reklamationer. Denne posteringstype skal anvendes i købskladde 06.02 ved bogføring af refusionsindbetaling fra leverandøren. Stamoplysning 01.12 Specifikation af værkstedsfaktura I menu 01.12, pkt. 8 defineres det hvilket garantitypeinterval der skal være standard i forhold til at læse og udskrive maskinkort i menu 14.14, og lister i 14.10. Det interval der står i stamoplysningen indsættes automatisk i ovennævnte programmer hver gang disse entreres. 1
Debitorkort 03.01 På debitorkortet er der tilføjet et felt til garantitypen. Her kan angives en værdi fra 00-99. 00 = ikke en garantisag 01 98 = valgfri koder for leverandørgaranti (hvor omkostningerne refunderes fra leverandør, typisk ved nye maskiner) 99 = intern garanti (typisk ved brugte maskiner, en garanti vi som firma selv yder, uden refusion fra leverandør) På eksterne kunder sættes værdien altid til 00, andre værdier kan ikke indsættes. På interne kunder sættes værdien også til 00, men denne kan ændres efter ønske, jf. tilladte værdier ovenfor. Vinduet åbnes når man entrerer feltet debitorart og denne er udfyldt med I = Intern. DEBITORER VEDLIGEHOLDELSE AF DEBITOR-KARTOTEK DATO: 05 05 03 KUNDENR...: ÅÅ200 DEBITORNR.:<ÅÅ200 > PRG.: A03021 H TITEL...:< > NAVN...:<REP. AF BRUGTE MEJETÆRSKERE > ADRESSE1...:< > ADRESSE2...:< > POSTNR...:<3112 > BY.:< > TELF.NR.1/2/3.:<1512 > / < > / < > SE.NR...:< > CPR.NR< >EAN-KUNDE (J/N):<N> BRANCHE...:<199> RABATKODE.:<0> BETALINGSEVNE:<0> BETALINGSKODE.:<90> KODE 1/2/3:< >/< >/< > SALGSOMRÅDE..:<00> DEBITORART+-------------------------------------------------------+ EKSTRA FAK D E B I T O R K A R T O T E K 9999999.99 MORARENTES.: BETAL TIL DEFAULT GARANTITYPE...:<17> SAMLEGRUPP KONTO TIL SALG AF LØN.: 3211 BEMÆRKNING OMKOSTNINGSKONTO...: 1251 HUSK.: +-------------------------------------------------------+ 2
Arbejdsordrer 13.03 Ved interne kunder: Der oprettes en arbejdsordre til den pågældende kunde. Garantitypen hentes automatisk fra debitorkortet, under forudsætning af at koden ikke er 00. Er koden 00 på debitoren tastes den aktuelle garantitype manuelt ind i feltet. Således åbnes et vindue hvori der tildeles et internt reklamationsnummer samt indsættes leverandørens kreditornr. Dette nr. hentes automatisk fra købsoplysningerne på den aktuelle maskine og kan overskrives. Ordren afsluttes, udfaktureres og reklamationen sendes til leverandøren. Ved eksterne kunder: Når kunden er ekstern skal man udfylde feltet Garantitype med en anden værdi end 00. Således åbnes et vindue hvori der tildeles et internt reklamationsnummer samt indsættes leverandørens kreditornr. Dette nr. hentes automatisk fra købsoplysningerne på den aktuelle maskine og kan overskrives. Når arbejdsordren er færdig, påsættes afslutningsdato og der tastes G = garantideling. Når garantidelingen er gennemført fremkommer vinduet med garantitype, internt reklamationsnr. og leverandør. Arbejdsordren skal nu udfaktureres og reklamationen sendes til leverandøren. V E D L. A R B E J D S O R D R E PRG.: A13031 H DATO: 05 05 03 ARBEJDSORDRENR : 05817 KUNDENR...: BL001 LONE BORG FORV. STARTDATO: 050503 STARTDATO...: 050503 KOHAVE GYDEN 2,DØMMESTRUP FORV. AFSLUTTET: 050503 AFSLUTN.DATO.: 000000 INT/EKST: E FA: 1 AFD: 01 MASKINNR...: 101121 BETALINGSKODE: 01 REGNTYPE: 1 NEW HOLLAND, 8360 4DL BLÅ INDT.KONTO: 3111 UDG. KONTO: 7127 +------------------------------------------------+RN GARANTITYPE/REKLAMATION PRG.: A13037 ATIONER BUDGET/MAX LØN ØN:.00 BUDGET/MAX RES GARANTITYPE...:<06> ES:.00 BUDGET/MAX DIV INTERN REKL.NR.: 0581705 IV:.00 LEVERANDØR...: 1111111 LT:.00 TIMETÆLLER ========== FAST LIN RABAT KØRSEL... TEKS+------------------------------------------------+RB.: 000000.00 DIVERSE 1 TEKST : DIV.HJÆLPE/MILJØ BELØB :.00 DIVERSE 2 TEKST : BELØB : 0000.00 TEKST:. (O)pr (Æ)ndr (L)æs (N)st (S)ats (T)kst (D)at (R)ep (K)ør (B)udg (A)fslut: Æ 3
Reklamationsstyring 13.16 I menu 13.16.02 vises forskellige oplysninger om hver enkelt reklamation. Der er plads til at indtaste op til fem eksterne reklamationsnumre. Dette er f.eks. relevant hvis leverandøren tildeler sagen et nummer, eller måske splitter sagen op i flere, som hver får sit nummer. JMA anbefaler at man så vidt muligt bibeholder det interne reklamationsnummer systemet tildeler. Nummeret består af arbejdsordrenr. + årstal. F.eks. ordrenr. 05817 + år 05 = 0581705. VÆRKSTED AJOURFØR REKLAMATIONSAGER DATO: 05 05 03 PRG.: A13300 MEDTAG/VIS LUKKEDE SAGER J/N: N INDTAST INTERNT REKL.NR...: 0581705 (999999999999 = SLUT) FAKTURANUMMER...: 22667 FAKTURADATO...: 050503 MASKINNR...: 101121 -------------------------------------------------------------------------- GARANTITYPE.: 06 LEVERANDØR: 1111111 NAVN: NEW HOLLAND MEDARBEJDER.: CH FA.: 1 AFD: 01 KUNDENR...: BL001 NAVN: LONE BORG -------------------------------------------------------------------------- EKSTERNT REKL.NR 1: 0581705 EKSTERNT REKL.NR 2: EKSTERNT REKL.NR 3: EKSTERNT REKL.NR 4: EKSTERNT REKL.NR 5: BEMÆRK: REKLAMATIONER SENDES TIL HOVEDKONTORET INDSEND.DATO: 050503 FORV.SVARDATO: 050515 AFSL.DATO: Æ = ÆNDRE L = LÆS A = AFSLUT <Æ> Man kan her indtaste datoen for indsendelse til leverandøren og en forventet svardato. Disse datoer udskrives på listerne over åbne reklamationer, således at man har mulighed for at følge op på igangværende. Det er også muligt at afslutte/lukke en reklamationssag herfra. Denne funktion bruges kun hvis man ikke får refusion fra leverandøren. Normalt afsluttes/lukkes reklamationssagerne fra menu 06.02 når den modtagne refusion bogføres. Bemærk at afslutningsdatoen er afgørende for om sagen kommer med ud på listen over igangværende sager eller afsluttede sager. Bemærk også at en sag kun lukkes, men aldrig slettes. En afsluttet sag kan til enhver tid genåbnes manuelt i 13.16.02 ved at fjerne afslutningsdatoen. 4
I menu 13.16.03 udskrives en liste over åbne reklamationssager. Listen sorteres pr. leverandør og der beregnes en sum pr. leverandør. Den kan udskrives pr. afdeling eller for alle afdelinger. F.eks. kan der udskrives en værkførerliste over de sager som ikke har en indsendelsesdato påført, således kan man se om der er lavet reklamationer som endnu ikke er indsendt til leverandøren. Eksempel på udskriftskriterier til værkførerliste: VÆRKSTED Å B N E R E K L A M A T I O N E R DATO: 05 05 13 FRA/TIL INTERNT REKL.NR.: - ÅÅÅÅÅÅÅÅÅÅÅÅ MASKINNUMMER...: 000000-999999 LEVERANDØR...: - ÅÅÅÅÅÅÅ FAKTURANUMMER...: - 999999 FAKTURADATO...: 010101-491231 MEDARBEJDER...: - ÅÅ GARANTITYPE...: 01-98 INDSENDELSESDATO: - 000000 AFDELING...: <01>(99=ALLE AFD.) Ønsker man at se på åbne sager som er indsendt men ej afsluttet, og som man måske skal følge op på, indtastes det ønskede datointerval. I menu 13.16.04 udskrives en liste over afsluttede reklamationssager. Listen sorteres pr. leverandør og der beregnes en sum pr. leverandør. Desuden udskrives de samlede reklamationsomkostninger, den samlede refusion samt den beregnede difference mellem disse. Ligeledes udskrives refusionsdelen som procent af reklamationsomkostningen. 5
Bogføring af refusion i købskladde 06.02 I købskladden registreres den refusion der modtages fra leverandøren. I slutningen af linien tastes M = Maskiner, for at åbne vinduet til indtastning af oplysninger vedr. maskinen og reklamationen. BOGFØRING DATO: 05 05 04 PRG: A06022 H KØBSRAPPORTNR.: 1002149 FA: 1 AFD: 01 TERMINALNR.: 01 INITIALER: CAH K LB. BILAGS LEVERAN- KONTO BILAGS M BELØB D M BETAL E D NR NR. DØR NR. NR. DATO K K K DATO P O 0010 123 1111111 1257 050504 0 917.70 K L0 050630 M +----------------------------------------------------------+ O RAPPORT NR. 1002149 MASKINNR. A06017 H INT. REKL.NR.: 0581705 LUK SAG J/N: J MASKINNR..: 101121 FA: 1 AFD: 01 POSTTYPE..: 07 GODTGJORTE REKLAMAT. BR MASKINTYPE: NEW HOLLAND, 8360 4DL BLÅ AT STELNR...:< > M=MASK +----------------------------------------------------------+ I vinduet tastes pil op til feltet Int. Rekl. Nr. Det interne reklamationsnr. indtastes. Maskinnummeret på den aktuelle sag hentes nu. I feltet Luk sag tastes ja, hvis dette er den fulde/maksimalt opnåelige refusion og sagen derefter skal afsluttes. Hvis man forventer yderligere refusion på sagen, tastes nej. Sagen er således fortsat åben indtil der modtages og bogføres mere refusion eller til man lukker sagen manuelt i 13.16.02. Posttype udfyldes med 07 for godtgjorte reklamationer. Herefter kan kladden bogføres. Vær opmærksom på at maskintransaktionerne først ajourføres når bogføringslisten udskrives (menu 06.07). Det er også muligt at bogføre og afslutte garantisager i kasserapporten 06.01. Bemærk! Hvis der skal bogføres på tværs af afdelinger skal menu 06.08 anvendes i stedet. Her er der mulighed for at taste R = Reklamation og herved angive interne reklamationsnr. og maskinnr. De interne omkostninger på maskiner følger altid maskinens afdeling, dvs. har man en maskine i afd. 01 og laver service på den i afd. 02, så vil omkostningerne altid blive bogført i afd. 01. 6
Solgte maskiner med DB 14.10 & Maskinkort 14.14 Man kan til- og fravælge omkostninger der har med reklamationer at gøre. F.eks. kan man i garantitypeintervallet vælge fra 00 til 99 for at medtage alle omkostninger. Ønsker man at fravælge samtlige reklamationsomkostninger vælges fra blank til 00, således at alle andre omkostningstyper sorteres fra. Bemærk at garantitypeintervallet hver gang hentes fra stamoplysningen i 01.12, men kan overskrives. Eksempel i 14.14 hvor alle transaktioner medtages: MASKINKARTOTEK M A S K I N K O R T DATO: 05 05 09 GARANTITYPEINTERVAL.: - 99 MASKINNR...: 101127 STELNR...: VAREGR.: 01 ÅRGANG...: 02 HK: DRIFTSTIMER: SÆLGERINI.: CH KØB.INI: MASK.TYPE: 1 KØBT AF..: PER SILLESEN NEW HOLLAND TRAKTOR SOLGT TIL: LONE BORG HANDELSAFTALE:005283 FORV. HJEMK./LEV.: DATO BILAG TEKST UDGIFTER INDTÆGTER 050401 123 KØBSPRIS * 160000.00 050415 005283 SALGSPRIS * 250000.00 050509 22669 REK. TIMER * 210.00 050509 22669 REK. RES.DELE * 763.40 050509 22669 REK. DIVERSE * 12.60 050517 456 GODTGJORTE RE * 986.00 KØBSPRIS F.SALG F.KLAR. F.FORTJ. OMKOSTN. KOSTPRIS SALGSPRIS FORTJ. 160000-160000 160000 250000 90000 IGANGV. ARBEJDE... 0 Eksempel hvor reklamationsomkostninger ikke medtages: MASKINKARTOTEK M A S K I N K O R T DATO: 05 05 09 GARANTITYPEINTERVAL.: - 00 MASKINNR...: 101127 STELNR...: VAREGR.: 01 ÅRGANG...: 02 HK: DRIFTSTIMER: SÆLGERINI.: CH KØB.INI: MASK.TYPE: 1 KØBT AF..: PER SILLESEN NEW HOLLAND TRAKTOR SOLGT TIL: LONE BORG HANDELSAFTALE:005283 FORV. HJEMK./LEV.: DATO BILAG TEKST UDGIFTER INDTÆGTER 050401 123 KØBSPRIS * 160000.00 050415 005283 SALGSPRIS * 250000.00 KØBSPRIS F.SALG F.KLAR. F.FORTJ. OMKOSTN. KOSTPRIS SALGSPRIS FORTJ. 160000-160000 160000 250000 90000 IGANGV. ARBEJDE... 0 7