Sorø Kommune, den 1. maj 2011. Borgmesterens forord til indkøbspolitikken Med denne indkøbspolitik tager Sorø Kommune endnu et skridt hen imod at kunne høste alle de fordele, der ligger i at købe fælles ind hos nøje udvalgte leverandører på basis af udbud. Vi ønsker at bruge indkøb strategisk til at styrke kommunens økonomi og samtidig fremme bæredygtighed og miljøhensyn. Indkøbspolitikken bygger videre på den tidligere indkøbspolitik fra 2006, men er mere vidtgående på en række områder. Især er det værd at nævne, at den nye indkøbspolitik har fået en grøn og bæredygtig profil, der stemmer overens med kommunens ønske om at fremme bæredygtighed og miljøhensyn uden at gå på kompromis med kvalitet og pris. Nøgleordene i politikken er koordinering, effektivisering og professionalisering. Ved at koordinere vores indkøb, sparer vi både penge og tid. Ved at arbejde professionelt med udbud og indkøb styrker vi vores muligheder for løbende at evaluere og forbedre kommunens samlede indkøb. E-handel og digitalisering er vigtige elementer i at løse indkøbsopgaven stadig mere effektivt. Vi ser frem til et godt, professionelt og konstruktivt samarbejde med vores leverandører. Ivan Hansen Borgmester
Formål Det overordnede formål med Sorø Kommunes indkøbspolitik er at skabe et grundlag for, at kommunen som helhed kan købe varer og tjenesteydelser på de økonomisk mest fordelagtige betingelser. Nøgleordene i politikken er koordinering, effektivisering og professionalisering. Målene for indsatsen på indkøbsområdet er at kommunen opnår administrative fordele og besparelser, at produkterne lever op til kommunens kvalitative krav, at kommunen udnytter sit potentiale som stor indkøber forretningsmæssigt optimalt, samt at kommunen agerer som en forretningsmæssig professionel samarbejdspartner i forhold til leverandørerne. at indkøbsområdet arbejder med risikovurdering og -evaluering at adressere CSR og bæredygtighed ved at gøre leverandørernes efterlevelse af UN Global Compact s principper til en del af Sorø Kommunes værdier ved leverandørudvælgelse. Rammer Indkøbspolitikken tager udgangspunkt til styrelsesvedtægtens 11, hvoraf det fremgår, at Økonomiudvalget fastsætter regler om samordning af kommunens indkøbsfunktion. Indkøbspolitikken gælder for alle kommunale indkøb af varer, service- og tjenesteydelser samt leje- og leasingaftaler. Ved indkøb forstås alt, der udløser en faktura stilet til kommunen. Indkøbspolitiken gælder således også på områder, der ikke er dækket af rammeaftaler og kontrakter. Alle institutioner, herunder selvejende institutioner, der er budget- og regnskabsansvarlige overfor kommunen er omfattet af indkøbspolitikken i det omfang, det ikke er i modstrid med indgåede driftsoverenskomster og selvforvaltningsaftalen. I overensstemmelse med kommunens principper for decentralt budgetansvar, vil bestillinger som hovedregel fortsat ske decentralt. På en række områder vil der blive indført obligatorisk E-handel. Der er etableret et samarbejde i K17 regi (17 kommuner på Sjælland) med henblik på yderligere at udnytte fordelene ved at udbyde større mængder end den enkelte kommune har mulighed for. Derudover vurderer de strategiske indkøbskonsulenter i samarbejde med centrene i Sorø Kommune hvor det vil være en fordel selv at gå i udbud, og hvor det bedre kan betale sig at benytte en SKI rammeaftale (Statens og Kommunernes Indkøbsservice.)
Der kan i øvrigt etableres samarbejde med andre eksterne parter, hvor det skønnes fordelagtigt for Sorø Kommune. Privat handel på indkøbsaftalen må ikke finde sted. Indkøbspolitikkens indhold For at sikre politikkens overordnede formål om, at indkøb skal ske på de økonomisk mest fordelagtige betingelser, skal der i forbindelse med udbud skabes de bedst mulige betingelser for optimal konkurrence mellem potentielle leverandører. Der skal søges indgået aftaler med leverandørerne med henblik på, at opnå de ønskede kvaliteter til de bedst mulige priser, leveringssikkerhed og bedst mulige leveringsbetingelser, bedst mulig service, instruktion og rådgivning, et sikkert arbejdsmiljø mindst mulig miljøbelastning, bedst mulige betalingsbetingelser, samt smidig E-handel. Alle indkøbere er forpligtede til at indgå de bedst mulige indkøbsaftaler og dermed reduktion i udgifterne til indkøb mest muligt også indenfor områder, hvor der ikke er fælles indkøb. Kommunen skal i videst muligt omfang optræde som en kunde med henblik på at opnå storkundefordele. Denne fordel skal løbende forstærkes ved, at der skal ske en reduktion i antallet af leverandører og en standardisering indenfor de enkelte varegrupper. Med henblik på, at opnå den ønskede kvalitet til den rette pris, skal der til stadighed dels arbejdes med de kvalitative krav til produkterne og dels med at følge udvikling indenfor de enkelte produktgrupper. Retningslinier for miljø- og bæredygtighedsvurdering ved kommunens indkøb For at leve op til målet om et sikkert arbejdsmiljø og mindst mulig miljøbelastning, skal der ved alle udbud indgå en vurdering af leverandørens miljømæssige status og produkternes miljømæssige påvirkning. I forbindelse med tilbudssammenligninger, vil Sorø Kommune foretrække de leverandører og de produkter, som har den objektivt set laveste miljøpåvirkning.
Ved indkøb af produkter og ydelser, ved ramme- og øvrige skriftlige aftaler skal der altid: Foretages en miljøvurdering af såvel leverandør som produkter Indhentes minimum 3 tilbud Om muligt forlægges 1 tilbud der indeholder et miljørigtigt alternativ for referencegruppen Foretages en vurdering baseret på datablade, miljømærkning, energiklassemærkning eller øvrige anerkendte mærkningsordninger. For at leve op til ovenstående, indarbejdes der ved udbudsforretninger relevante miljøspørgsmål i udbudsmaterialet. Indkøbsfunktionens arbejde Indkøbsfunktionen arbejder ud fra et strategisk perspektiv. Med dette forstås, at der løbende analyseres og optimeres på sortiment og leverandører. Det operationelle indkøb foretages decentralt, men indkøbsfunktionen har ansvaret for at det decentrale indkøb kan foretages på en rationel og effektiv måde ved implementering af ny aftaler i E-handelssystemet, samt ved løbende information om rationelt indkøb. Hvad betyder det for den enkelte institution Af hensyn til effekten af de indgåede fælles aftaler, skal aftalerne anvendes af alle indkøbere, og i takt med, det er muligt, skal bestilling af varer ske via E-handel. Alle bestillinger sker direkte fra den enkelte institution/afdeling, der også er ansvarlig for efterregning, pris- og mængdekontrol af varen samt betaling. Oplysninger om sammensætning af forbrug, kravspecifikationer samt andre lokale forhold, der har betydning for arbejdet med at indgå fælles indkøbsaftaler, skal stilles til rådighed for team Risikostyring og Indkøb. Ønsker en institution/afdeling at indgå en leje- eller leasingkontrakt (huslejeaftaler undtaget), skal denne godkendes af Team Risikostyring og Indkøb. Hvad betyder det for leverandørerne Sorø Kommune ønsker langsigtede samarbejdsrelationer med professionelle og konkurrencedygtige leverandører. Samarbejdet skal bære præg af hæderlighed og professionalisme, og der skal herske åbenhed og fortrolighed mellem parterne. Dette betyder også, at indgåede aftaler respekteres i aftalens løbetid.
Kommunen vil behandle enhver leverandør samt potentiel leverandør med baggrund i lighed og saglighed. Ingen leverandør må forhindres i at afgive tilbud ud fra ikke saglige krav. Lokale leverandører konkurrerer på lige fod med alle andre leverandører. Ved indkøb ved personligt fremmøde, er det for den efterfølgende fakturabehandling vigtigt, at den decentrale indkøber sørger for at få påført navn og EAN nummer på fakturaen. Uanset ovenstående, er det ikke i strid med kommunens indkøbspolitik, at foretage pædagogiske indkøb i lokalområdet, uagtet at der derved ikke opnås de bedste indkøbsbetingelser. Indkøbsaftaler Det er hensigten at alle relevante indkøb af varer og tjenesteydelser i Sorø Kommune bliver omfattet af fælles indkøbsaftaler. Fælles indkøbsaftaler indgås som rammeaftaler for en given periode (2-4 år) med en eller flere leverandører for hvert vareområde. Aftaleperioden afhænger af udbudsform, varetype, konkurrenceforhold, samt økonomiske og servicemæssige betingelser m.v. Alle indkøb af varer og tjenesteydelser vil ske i henhold til gældende lovgivning, herunder EU s indkøbsdirektiv. I forbindelse med enkeltindkøb og ved indgåelse af rammeaftaler, der ligger under EU-direktivets tærskelværdier og som ikke er omfattet af tilbudsloven, skal der indhentes mindst 3 samtidige og af hinanden uafhængige tilbud. Team Risikostyring og Indkøb tager initiativ til, at der i samarbejde med institutionerne/afdelingerne indgås skriftlige kontrakter indenfor flest mulige indkøbsområder. Referencegruppe I forbindelse med udbud og indgåelse af indkøbsaftaler på større områder nedsætter team Risikostyring og Indkøb i samarbejde med institutioner/afdelinger ad hoc referencegrupper. Referencegrupperne består af medarbejdere med særlige faglige kompetencer, erfaringer eller interesser i relation til det pågældende produktområde eller opgave og, hvor relevant, personer med særlig viden om f.eks. arbejdsmiljø eller miljø. Referencegruppens opgave er at: Deltage i udarbejdelsen af kravspecifikationer. Deltage i vurderingen af de indkomne tilbud. Deltage i afprøvning af produkter. Deltage i udvælgelsen af kommende leverandører. Repræsentere og formidle de indgåede aftaler samt deres vilkår.
Deltage i løbende evaluering af de indgåede aftaler. Deltage i risikovurdering. Holde sig ajour indenfor produktområdet. Når alle forhold omkring valg af leverandører og indhold i rammeaftaler er afklaret underskrives kontrakten og aftalen træder i kraft og formidles ud til alle relevante institutioner/afdelinger. Værktøjer For at effektivisere indkøbsprocessen fra indkøb til fakturering og for at sikre er forbedret styringsgrundlag anvender Sorø Kommune it-værktøjet KMD WEB-indkøb. Til central styring samt formidling af indkøbsaftaler anvendes it-værktøjet WEB indkøb Til decentrale enheders indkøbsproces anvendes it-værktøjet KMD WEB- Bestilling samt KMD Rollebaseret indgang til faktura behandling. På områder med obligatorisk E-handel, skal varer bestilles gennem kommunens E-handelssystem KMD WEB-bestilling. Information, opfølgning og uddannelse Team Risikostyring og Indkøb skal sikre, at alle relevante oplysninger er formidlet og tilgængelige, at der følges op på indkøbsaftaler samt at decentrale indkøbere tilbydes relevant undervisning i anvendelse af værktøjer. Team Risikostyring og Indkøb er endvidere ansvarlig for drift og vedligeholdelse af den elektroniske indkøbsdatabase, der indeholder alle gældende indkøbsaftaler, informationer om systemets anvendelse, generelle oplysninger, nyheder m.v.