Hospitalsenheden Vest Administrationen HR Lægårdvej 12 DK-7500 Holstebro Tel. +45 9912 5000 Fax. +45 9912 5090 hec@ringamt.dk www.rm.dk Referat fra LMU møde i Administrationen tirsdag den 7. juli 2009 kl. 13.00-15.30 i Mødelokale 3, Holstebro. Deltagere: Susanne Lykke Andersen, Lene Jensen, Lis K. Thomsen, Peter Bjerre, Kate Gahner Larsen, Lillian Dissing Pedersen, Poul Michaelsen, Lasse P. Hansen. Afbud: Jesper Krogstrup, Dorthe Niewald, Helle Vadmand Jensen, Finn Klejnstrup Dato 09-03-2009 Rikke Viborg Tel. 9912 6000 rivib@ringamt.dk 1-11-101-1-09 Side 1 Sekretær: Rikke Viborg 1. Godkendelse af dagsorden Før punktet blev der budt velkommen til nye medlemmer. Dagsorden godkendt. 2. Godkendelse af referat fra sidste møde 9. marts 2009 Referat godkendt 3. Opfølgningspunkter: a) Drøftelse af kommende APV undersøgelse i Administrationen APV undersøgelsen i Administrationen beror på 3 punkter. LMU ønsker at fremhæve et af punkterne og sætte fokus på det emne i 2009. Dette kan bruges i forbindelse med Budget- og Udviklingsaftalen 2009 under punktet udviklingssamtaler. Bilag: APV-undersøgelse i Administrationen Sagsbehandler: Sikkerhedsrepræsentant Peter Bjerre/Dorthe Niewald
LMU i Administrationen vil løbende drøfte de 3 relevante punkter for Administrationen Fysiske forhold, Ergonomiske forhold og psykiske forhold. Forarbejdet omkring APV-undersøgelsen er dog ikke komplet og derfor vil det være mest hensigtsmæssigt at punktet udsættes til næste møde, idet sikkerhedsgruppen skal mødes lige efter sommerferien. LMU-medlemmerne er enige om at tage udgangspunkt i APV-undersøgelsens metode 5 brug af spørgeskema fra eapv, hvor samtlige medarbejdere i Administrationen udfylder skema elektronisk. Der orienteres om at APV-undersøgelsen vil blive sat i gang i september 2009. Punktet udsættes til næste møde den 26. august 2009. b) Drøftelse af afholdelse af MUS-samtaler i 2009 Nyt skema til brug for mussamtaler, har været forelagt for Lederforum i Administrationen. LMU vil efterfølgende tage stilling til hvornår udviklingssamtalerne skal være overstået. Sagsbehandler: HR-chef Lasse P. Hansen Lederforum i Administrationen bestræber, at alle MUS-samtaler er afholdt senest 1. november 2009. I forbindelse med fokus på medarbejderudviklingssamtalerne i Administrationen er HR-konsulent Klaus B. Olesen gået i gang med at gennemgå Region Midtjyllands koncept om udviklingssamtaler med henblik på at tilpasse til Hospitalsenheden Vest. Den individuelle udviklingsplan skal udarbejdes til alle medarbejderne og med udgangspunkt heri vil der blive ansøgt om 3-partsmidler i efteråret. 4. Drøftelse af HMU s holdning og tanker omkring fremtiden for Hospitalsenheden Bilag: Notat fra HMU-temadøgn. Sagsbehandler: Lasse P. Hansen Temadøgnet blev afholdt for at klarlægge HMU s holdning og tanker omkring fremtiden for Hospitalsenheden Vest set i lyset af den politiske afklaring af et nyt hospital i Vest. En del af tema-døgnet blev også brugt på at drøfte, hvordan man sikrer tillid i og omkring HMU - hvordan kan vi sikre at HMU s medlemmer kan referere loyalt fra medarbejderkredsen til HMU og hvor er tilliden til at man kan bruge HMU-regi som et troværdigt organ? Side 2
Der foregik eksempelvis øvelser, hvor man så på HMU-medlemmernes tillid til Hospitalsledelsen og medarbejderkredsens tillid til HMU. Efterfølgende blev der udarbejdet notat fra HMU-medlemmerne med budskab til medarbejdere, kollegaer, ledelse, politikere og andre interessenter om at der er enighed om et nyt storhospital i Vest og at der er behov for en hurtig afklaring. HR-chef Lasse P. Hansen orienterer om baggrunden for notatet. Notatet drøftes og LMU-medlemmerne er enige om at det er et flot signal fra HMU at der er enighed imellem Ledelsesrepræsentanterne og medarbejderrepræsentanterne om at der skal være et samlet hospital. I løbet at efteråret 2009 vil der komme en afklaring fra henholdsvis Forretningsudvalget, Regionsrådet og Ekspertudvalget. Det væsentlige er, at det vil skabe balance og styrke i hele Region Midtjylland, som dermed kan placere sig endnu mere centralt i fremtidens hospitalsvæsen. Administrationen vil gøre brug af sine erfaringer i forhold til tidligere sammenlægning af 5 administrative afdelinger til én afdeling i 2004. 5. Drøftelse af alvorlig sygdom og dødsfald i Administrationen Bilag: Beredskabsplan fra Hjælpemiddelenheden bilaget bortfalder Sagsbehandler Kate Gahner Larsen Drøftelse af hvilke procedurer, der i dag bruges i Administrationen. Der har inden for den seneste tid været nogle konkrete eksempler og derfor efterspørges der en mere klar retningslinie. Sikkerhedsgruppen i Administrationen skal tage punktet op til deres næste møde i august 2009. Sikkerhedsrepræsentant Peter Bjerre tager punktet med til Sikkerhedsgruppen. Der skal laves et setup på det, således at medarbejderne har en retningslinie at forholde sig til. Medarbejderne skal huske, at man kan tage kontakt til ledelsesgruppen eller sikkerhedsgruppen. Der kan søges inspiration i Hjælpemiddelenhedens beredskabsplan + pjece om psykologhjælp for Regionens medarbejdere. Side 3
6. Orienteringspunkter: a) Budget og regnskabsstatus 2009 Bilag: Budgetopfølgning for Administrationen Januar-juni 2009 Sagsbehandler: Helle Vadmand Jensen HR-chef Lasse P. Hansen orienterer om Administrationens regnskabsstatus 2009. Der har været et merforbrug på lønomkostninger i forbindelse med drift af Receptionen. Receptionen overgår rent lønmæssigt til Driftsafdelingen pr. 1. januar 2010. Kursusdelen er ikke opbrugt. Administrationens budget ser forholdsvis pænt ud. Tillidsrepræsentant Kate Gahner Larsen orienterer om RMU-møde, hvor der har været drøftelse af økonomi-delen og der er et underskud, som kan reduceres ved meraktivitet. Hospitalsledelsens holdning er at med fælles hjælp vil vi kunne nå en fremgang. b) Praktik i udlandet for kontorelever i Region Midtjylland I efteråret 2009 sender Region Midtjylland i samarbejde med Århus og Odense Kommune 11 elever af sted i 9 ugers praktik i Wales. Administrationen i Hospitalsenheden Vest har 2 elever, der har været til orienteringsmøde om en mulig praktikplads. Bilag: Pjece Danish Traniees to Swansea Sagsbehandler: Kate Gahner Larsen Koncern-HR i Region Midtjylland har taget kontakt til elevansvarlig Kate Gahner Larsen vedrørende et udvekslingsprojekt i Wales. Hospitalsenheden Vest har herefter besluttet i samråd med 2 kontorelever i Administrationen at sige ja tak til tilbuddet. Eleverne går i skole under praktikforløbet og vender retur med et engelskdiplom. Administrationen vil ikke få omkostninger i forbindelse med projektet. Side 4
c) Personalepolitisk messe Grib Hverdagen den 12. januar 2010. Har LMU en god personalepolitisk historie, der skal med på messen, kan den indberettes senest den 15. maj 2009 på www.gribhverdagen.nu Bilag: Pjece Hit med historien HMU i Hospitalsenheden Vest har sendt 4 gode historier af sted og én af historierne Erhvervspraktikanter fra Folkeskolen er optaget til personalepolitisk messe. Hospitalsenheden Vest har 70 praktikpladser og den gode historie vil blive præsenteret 12. januar 2010. Det er en god anledning til markedsføring af Hospitalsenheden Vest og at skabe fokus på praktikdelen og dermed sikre fremtidig rekruttering. d) Organisatoriske forandringer i Administrationen Økonomi/Drift + Indkøb Indkøbsafdelingen er slået sammen med Økonomi/Drift og dermed blevet én enhed i forbindelse med indkøbs- og logistiksystemet ILM er taget i brug 18. maj 2009. Mandag den 14. september 2009 er der arrangeret temadag for afdelingen. Den mandskabsmæssige situation er under afklaring. Receptionen Administrationen har ikke den store erfaring inden for bemanding i alle døgnets timer alle dage på året. Det har været drøftet med Driftsafdelingen, som har en betydelig større erfaring for bemanding af sådanne vagter. Receptionen er praktisk blevet overflyttet til Driftsafdelingen pr. 1. maj 2009 og bliver flyttet rent budgetmæssigt pr. 1. januar 2010. Plan- og Strategimedarbejdere Ole Teglgaard og Jesper Krogstrup har samarbejdet med Ledende Telefonist Elsebeth Amstrup om det praktiske. Tillidsrepræsentant Kate Gahner Larsen er blevet kontaktet af flere receptionister i forbindelse med indkøb af nye systemer. Der er stillet Side 5
spørgsmålstegn ved, at der ikke har været inddraget medarbejderrepræsentanter i forbindelse med indkøbet. Her skal henvises til at de skal tage kontakt til Driftsafdelingen. e) Adgang til service fra Fag- og Forskningsbiblioteket ved Regionshospitalet Viborg Siden januar 2009 har Hospitalsenheden Vest haft adgang til en lang række elektroniske tidsskrifter. Der kan findes besparelser, hvis afdelingerne i Hospitalsenheden Vest går alle tidsskrifter kritisk igennem og overvejer at fravælge papir-abonnementer på de tidsskrifter, som der er elektronisk adgang til via www.deff.dk. Bilag: E-mail fra Chefkonsulent Peter Barner-Rasmussen Sagsbehandler: Lasse P. Hansen Sekretær-gruppen Herning/Holstebro har opgaven med at finde overblikket over afdelingens tidsskrifter. Det bliver formentlig en af kontor-eleverne, der starter opgaven efter sommerferien. f) MED-grunduddannelsen for nye LMU-medlemmer Region Midtjylland har planlagt MED-kursus den 5. november 2009. Tilmelding skal ske til Ole Zielke senest den 17. oktober 2009. Bilag: Mail fra Strategimedarbejder Ole Zielke. Økonomimedarbejder Lene Jensen, Sekretær Lis Kongsgaard Thomsen, Plan- og Strategimedarbejder Jesper Krogstrup og Fotograf Peter Bjerre tilmeldes til MED-kursus den 5. november 2009. Sekretær Rikke Viborg undersøger hvordan tilmeldingen sker. g) Orientering om kursusaktivitet 2009. Bilag: Kursusadministration Administrationen 2009 Sagsbehandler: Lasse P. Hansen HR-chef Lasse P. Hansen orienterer om status på kursusafholdelse i Administrationen som indtil videre holdes inden for budgettet. LMU opfordrer til, at kursusdeltagere husker at orientere om deres nye viden på personalemøder. 7. Evt. a) HR-chef Lasse P. Hansen orienterer om DRG-konference i Japan i efteråret 2009. Administrationen sender DRG-medarbejder Hans Schmidt af sted til konferencen. Side 6
b) Ligeledes i efteråret 2009 vil Hospitalsenheden Vest deltage til en konference om Offentligt Privat Partnerskab (OPP) i Canada, hvor et af temaerne også vil være mangfoldighed på arbejdspladsen. HR-chef Lasse P. Hansen tager af sted som repræsentant for Hospitalsenheden Vest. c) Orientering om den personalemæssige situation i Fotokommunikation. Fotograf-eleverne er henholdsvis i skole og på barsel og en af de faste medarbejdere er langtidssygemeldt. I efteråret 2009 er Fotokommunikation således bemandet af Peter Bjerre, Nete Willumsen Okstrøm og Andreas Duedahl og der er derfor ved at blive udarbejdet prioriteringsliste, således at det bliver synligt hvordan man kan trække på disse medarbejdere. Andreas Duedahl er blevet udpeget som daglig koordinator af de forskellige opgaver i Fotokommunikation. d) Orientering om at Ledelsessekretariatet og HR-sekretariatet har påbegyndt samarbejde på tværs i en tværgående sekretærgruppe for Administrationen. e) Plan- og Sekretariatsleder Poul Michaelsen orienterer om snarlig rokade i Herning, i sammenhæng med at ny webmaster starter pr. 1. august. Der vil derfor blive flyttet rundt på de forskellige medarbejdere. f) Drøftelse af fysiske placeringer i HR og Økonomi der indhentes tilbud på at lave nogle huller i væggene imellem de forskellige kontorer. Punktet tages op til APV-undersøgelsen. g) Der var medbragt et skilt fra SKAT til inspiration. Skiltet er trekantet og indeholder en tekst på alle 3 sider. 1. Vil ikke forstyrres (rød) 2. Vil helst ikke forstyrres (gul) 3. Ledig (grøn) Efter drøftelse af Administrationens eventuelle brug af et sådant skilt opnås der enighed om, at det er et dårligt signal at sende til de medarbejdere, der dagligt besøger Administrationen. Administrationens medarbejdere skal blive bedre til at trække sig tilbage på et særskilt kontor, hvis der er behov for arbejdsro. Næste møde 28. august 2009 Udvalgsværelse 1, Herning Kl. 9 11.30 Side 7