Audit Auditforståelse i en produktionsvirksomhed (47392) Jesper Knoblauch, Tradium, jesper.knoblauch@tradium.dk 1
Lektionsplan Emne: Hvordan: Varighed: Slide nr. Velkommen 1 time 1-7 Ledelsessystemer 1 time 8-21 Udførelse af audit 3 timer 22-36 Procedure opbygning 2½ time 37-47 Auditforståelse 2 timer 48-68 Intro til profilværktøj 2 timer 69-84 Procedure for kaffebrygning Procedure eks. Fra KAMF 1½ time 85-97 1 time 98-110 Afslutning 1 time 111-112
Auditforståelse i en produktionsvirksomhed Mål 47392 Deltageren har viden om og forståelse for de grundlæggende principper i standarden for auditering af ledelsessystemer (ISO 19011) og kan forstå egen og auditors rolle ved implementering, vedligeholdelse og udvikling af ledelsessystemer. Deltageren kan på den baggrund medvirke til opfølgning på en intern audit ved at efterprøve, vedligeholde og udvikle retningslinjer og procedurer i relation til en produktionsvirksomheds ledelsessystemer inden for kvalitet (ISO 9001), miljø (ISO 14001) og arbejdsmiljø (OHSAS 18001). 3
Opgave Hvilke forventninger har du til kurset
Opgave afrapportering Opgave afrapportering på kurset vil eksempelvis veksle imellem: Samtaler i klassen: Hvor man deltager som enkeltperson med udgangspunkt i egne noter Hvor man afrapporterer på Flipover i grupper med 2-3 måske 4 deltagere Hvor man afrapporterer på en fælles Flipover, hvor på alle har haft mulighed for at bidrage
Ledelsessystemer ISO 14001 ISO/TS 16949 ISO 18001 ISO 9001 Ledelsessystemer Eksempler ISO 26000 ISO 19011 ISO 50001 6
Hvad kræver et ledelsessystem Ledelsessystemer stiller krav om, at virksomhedens ledelse vurderer behovet for styring på en lang række områder: F.eks. underleverandører, fejlhåndtering, arbejdsinstruktioner, test og inspektionsplaner osv. Ledelsens vurdering af behovet for styring vil naturligvis variere fra virksomhed til virksomhed. 7
ISO 9001 Et kvalitetsledelsessystem skaber overblik over virksomhedens arbejds- og forretningsgange. Det er et effektivt styringsinstrument til at overvåge og korrigere virksomhedens handlinger. 8
ISO 19011 Audit-standarden giver vejledning om: ledelse af et audit program, der kan understøtte implementeringen, vedligeholdelsen og udviklingen af virksomheders ledelsessystemer Planlægning af en audit Gennemførsel af en audit Kompetencer og bedømmelse af auditor og audit team 9
Opgave Hvilke ledelsessystemer/iso har du erfaringer med? Kvalitetsledelse Miljøledelse Arbejdsmiljøledelse Andre?
Eksempler på områder der ønskes beskrevet i en virksomhed Tilbud og kontrakter Styring af lagre Leverandørstyring Varemodtagelse Før produktions processer Ordre modtagelse Planlægning og logistik Indkøb 11
Hovedpunkter i et auditforløb Igangsætning af audit Forberedelse af audit Gennemførelse af audit Distribution, opfølgning og afslutning af audit 12
Igangsætning af audit Generelt Første kontakt Fastlæggelse af audit 13
Forberedelse af audit Gennemgang af relevante dokumenter Udarbejdelse af auditplan Fordeling af opgaver i auditteam Udarbejdelse af hjælpeskemaer/arbejdspapir 14
Auditplan Skema for forår Funktion Januar Februar Marts April Salg Martin Indkøb Helle Råvare lager Per Afskæring Søren & Leif Bearbejdning Jan & Kurt Male afdeling Kevin Montage John & Keld 15
Gennemførelse af audit Afholdelse af indledende møde Gennemgang af audit relevante dokumenter Kommunikation under audit Fordeling af roller og ansvar til team Fortsættes side 29 16
Auditplan eks. Skema for en dag Auditor 8.00 8.55 Forberedelse, udvælge områder og fordele opgaver Auditor Forberede møde med ledelse og andre, som er med på dagen 8.55 9.45 Møde med de involverede Aftaler for tidsplan og indhold 9.45 11.30 Audit i de udvalgte områder Audit i de udvalgte områder 11.45 12.15 Beskrive resultater Resultater og ajourføring 12.15 13.00 Frokost Frokost 13.00 14.45 Audit i de udvalgte områder Audit i de udvalgte områder 14.45 15.15 Beskrive resultater Og udveksle indtryk fra dagen 15.15 16.00 Afrapportering til ledelse Afrapportering til ledelse 17
Gennemførelse af audit Indsamling og verifikation af information Tilvejebringelse af auditresultater Udarbejdelse af konklusioner Afholdelse af afsluttende møde 18
Spørgeskema eks. Henvisning til standard Område for audit samt spørgsmål til 5.1.1 Kontrol af udstyr: Er udstyr korrekt afmærket? Er udstyr korrekt opbevaret? 5.5.1 Opbevaring af kemi: Findes der fakta blade på de opbevarede produkter? Er der værnemidler til de pågældende produkter? 5.8.3 Uddannelse af medarbejder: Har medarbejderen de fornødne certifikater/beviser? Bemærkninger og iagttagelser 19
Distribution, opfølgning og afslutning af audit Udarbejdelse af auditrapport Distribution af auditrapport Opfølgning på auditrapport Afslutning af audit 20
21
Opgave Rundtur i afsnit 6 standarden DS/EN ISO 19011 (klassesæt) Fordel punkterne i afsnit 6 i standarden DS/EN ISO 19011 mellem jer og find afsnittets vigtige stikord
Ledelsessystem opbygning Niveau 1 - Beskrivelse af virksomhedens mål, politikker og ledelsens ansvar og beføjelser Niveau 2 Generelle beskrivelser af ansvar og beføjelser Niveau 3 Instruktioner og Tjeklister: detaljeret beskrivelse for gennemførelse 23
Dokumenteret procedure skal: Fastlægges Dokumenteres Implementeres Vedligeholdes 24
Proceduren giver svar på: Hvorfor aktiviteter skal gennemføres Hvilke afgrænsninger, der er i procedurens anvendelse Hvem der er ansvarlig for procedurens indhold og vedligehold Hvilke instruktioner og blanketter, proceduren anvender Hvordan aktiviteten gennemføres, herunder input fra anden funktion og henvisninger til andre relevante procedurer 25
Typisk opbygning af procedurestruktur Formål - med aktiviteten Generel - uddybning af formål eller afgrænsning af aktiviteten Ansvar - hvem der er ansvarlig for indhold og vedligehold 26
Typisk opbygning af procedurestruktur Reference henvisning til procedurer, instruktioner, blanketter m.v. Fremgangsmåde overordnet beskrivelse af fremgangsmåde evt. ved brug af flow-diagram og henvisninger til underliggende instruktioner m.v. Arkivering - her beskrives eksempelvis: stedet, måden og perioden 27
Opgave Hvilke procedurer støder du på i din arbejdsdag
Opgave Udarbejd en procedure for vedligeholdelse af en alm. cykel 29
Auditforståelse Målet med intern audit Verificere det beskrevne systems overensstemmelse med de handlinger og den adfærd, der udleves i praksis Forberede organisationen på ekstern audit Løbende vedligeholde/tilpasse og udvikle systemet, således systemet er tidssvarende og nyttigt for virksomheden 30
Har du selv deltaget i en audit? eller er du selv blevet auditeret? Hvordan oplevede du det? Opgave
Auditforståelse Det sagte Sammenhæng mellem Det beskrevne Det udførte 32
Hvad er hensigtsmæssig adfærd for en auditor? Opgave Handlemåde Optræden Sprog -? Kom selv med flere eksempler og uddyb jeres holdninger og erfaringer 33
Auditforståelse Som auditor er man gæst Man er observatør ikke professor i andres job Man har tavshedspligt/ansvar for de oplysninger, man kommer i forbindelse med Man tager ikke billeder/optager lyd/film, medmindre det er aftalt Man tilintetgør/makulerer lister og lign. Efter brug i forbindelse med personlige oplysninger Vi er alle lige men ikke ens 34
Auditforståelse Benyt den anerkendende tilgang: Vær spørgende Vær ærlig Åben og rolig Aktivt lyttende Involverende og forstående Respektfuld Gå i dialog Skab tryghed 35
Auditforståelse Objektiv vidnesbyrd: Observationen skal være så objektiv som muligt Vi har alle noget med i rygsækken! Hvad ser vi Hvad forventer vi Hvad ønsker vi Har vi fokus et sted, forsvinder fokus fra et andet Hjernen vil prøve at udfylde de tomme huller Bekræft det fundne på stedet og få accept af den/de involverede 36
Auditforståelse Det vellykkede interview: Lad den auditerede tale, således der er mulighed for at skabe en atmosfære af tryghed Undgå at afbryde og vær oprigtigt interesseret Lad den auditerede vise eksempler og spørg efter fakta 37
Værd at vide om profilværktøjer Alle persontræk har styrker og udfordringer kommer an på situationen Man er ikke rigtig eller forkert, men er mere eller mindre af noget Profilen siger noget om ens præferencer (det vi foretrækker) Profilen siger IKKE noget om kompetencer (det vi er gode til) Vi er ofte gode til det, vi foretrækker, men ikke nødvendigvis Vi kan udvikle kompetencer på vores ikke-foretrukne områder Vi kan gøre det, vi ikke foretrækker, fordi vi er nødt til det! 38
Opgave Hvordan kommer din personlighed til udtryk i et samarbejde? Sæt kryds der, hvor du genkender dig, og forventer at andre genkender dig 39
Faktorer i Samarbejdsprofilen 40
Hvordan du henter og anvender din energi Ekstrovert Nyder at tale med andre Vil gerne tale med andre om en opgave før man tænker alene over den Introvert Arbejder gerne alene Vil gerne tænke alene over en opgave før man taler med andre om den Kan opleves som Hurtig på aftrækkeren Påtrængende/anmasende Kan opleves som Langsommelig Usynlig/tilbagetrukket 41
Hvordan er din arbejdsstil/dit fokus Resultat Præstationsorienteret og målrettet Forventer en større indsats fra alle parter Ønsker resultater frem for diskussioner Person Orienteret mod det menneskelige samspil Fokus på miljø og trivsel Kan opleves Utålmodig Uopmærksom på det menneskelige samspil Kan opleves Tilbageholde med egne meninger Kompromissøgende 42
Opgave Find sammen to og to Præsentér dig selv for din makker. Faktor for faktor: Jeg er. Det genkender jeg i følgende situationer på jobbet. Det overrasker mig, at. 12 ½ minut til hver! 43
Procedure for brygning af kaffe 5.3 Påfyldning af kaffe: 5.3.1 For hver kop (125ml), beregnes et mål på ca.6 g (= 1-2 teskeer) af fint malet kaffe. Luk tragten bagefter. 44
Audit på processen Hvad skal vi være opmærksomme på? Når vi ser med: Opgave Kvalitetsbriller Miljøbriller Arbejdsmiljøbriller 45
Opgave Udarbejde en procedure for afkalkning af en kaffemaskine. Gennemfør en audit i en af de andre grupper efter deres udgave af proceduren 46
Typisk opbygning af procedurestruktur Formål - med aktiviteten Generel/Gyldighedsområde - uddybning af formål eller afgrænsning af aktiviteten Ansvar - hvem der er ansvarlig for indhold og vedligehold Reference henvisning til procedurer, instruktioner, blanketter m.v. Fremgangsmåde overordnet beskrivelse af fremgangsmåde evt. ved brug af flow-diagram og henvisninger til underliggende instruktioner m.v. Arkivering - her beskrives eksempelvis: stedet, måden og perioden 47
Opgave Gå på opdagelse i en af de 3 KAMF procedurer: Hvad vil du vælge at se nærmere på i proceduren? Hvilke spørgsmål giver det anledning til at stille? 48
Opgave - Afslutning Hvordan kan du benytte audit-erfaringerne fra disse dage i din hverdag
Opgave - Afslutning Hvordan levede kurset op til dine forventninger