Dagsorden for organisationsbestyrelsesmøde

Dagsorden for organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 11. oktober 2012 kl. 17.00, K14, Frokoststuen Deltagere: Bestyrelsen, Bent Frederiksen, Peter Juul Andersen, Anette Hertz, Rikke Linnemann (Ref.) Afbud: Jan Kjello Andersen, Jimmi Fjord (forsinket til kl. 18.00), Daniel Majgren Mødeleder: Steffen Morild Indstillings- og drøftelsespunkter 1. Referater Referat af bestyrelsesseminar den 7. / 8. september er vedlagt til godkendelse (inkl. aktionsliste) Referat af forretningsudvalgsmøde den 26. september er vedlagt til orientering. 2. Revisionsprotokol Der er ikke indskrevet nyt siden seneste bestyrelsesmøde den 7. / 8. september 2012 3. Drøftelse, Oplæg vedr. fordeling af boligafdelinger, herunder proces- og kommunikationsplan Administrationen fremlægger forslag til, hvorledes afdelingerne kan fordeles mellem 15 lokalinspektører. Ved fordelingen vil der især blive taget hensyn til mulighederne for større fleksibilitet mht. aftenmøder, muligheden for at give bedre service og større forsyningssikkerhed til de mindre afdelinger og mulighederne for at løse en række aktuelle udfordringer med service, større igangværende projekter osv. FU drøftede på sit seneste møde følgende proces for det videre arbejde: 11. oktober 2012: Bestyrelsen drøfter et oplæg til afdelingsfordeling. 24. oktober 2012: Formandsmødet præsenteres for og drøfter bestyrelsens analyse af udfordringer og løsninger, jf. de seneste bestyrelsesmøder. Endvidere præsenteres oplægget til afdelingsfordeling (evt. korrigeret efter bestyrelsesmødet) samt helt foreløbige hovedpunkter fra spørgeundersøgelsen. Der kan evt. aftales en kort frist for efterfølgende indgivelse af bemærkninger. 03-10-2012 / ral 1

8. november 2012: FU drøfter en endelig fordeling samt behovet for kommunikation og proces med enkelte afdelinger mv. Endvidere drøfter FU opfølgningen på spørgeundersøgelsen. November-december: Evt. kommunikations- og procesmæssige tiltag gennemføres. 10. december 2012: Bestyrelsen drøfter en handleplan for opfølgning på spørgeundersøgelsen. 1. februar 2013: En ny lokalinspektør tiltræder. En ændret fordeling træder formelt i kraft. Der kan blive tale om en glidende overgang, så afgivende lokalinspektør fx færdiggør alt vedr. afdelingens regnskab for 2012 og første udkast til serviceaftale. Administrationen indstiller, at bestyrelsen drøfter oplægget til afdelingsfordeling (præsenteres og omdeles på mødet) at bestyrelsen bemyndiger direktionen til i samarbejde med FU endeligt at fastlægge en afdelingsfordeling mv. efter formandsmødet d. 24. oktober 2012. 4. Drøftelse, Politik for regulering af indskud Administrationen foreslår, at politikken har som udgangspunkt, at indskuddene årligt reguleres (gældende for nye lejeaftaler), så det udgør det maksimale beløb. Dette for at sikre, at indskuddet til stadighed udgør en vis grad af sikkerhed for betalingen af fraflytters andel af udgifterne ved istandsættelse af boligerne. Reguleringen sker dog under hensyntagen til udlejningssituationen i de pågældende afdelinger. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender vedlagte forslag til politik for regulering af indskud. Bestyrelsen vil én gang årligt blive orienteret om indskudsreguleringerne. 5. Indstilling, Budget 2013 for Boligforeningen 3B, inkl. takstblad Bestyrelsen behandlede på møde i marts foreløbigt budget 2013 til brug for fastsættelse af det administrationsbidrag, som skulle indgå i afdelingsbudgetterne. I 03-10-2012 / ral 2

den forbindelse blev administrationsbidraget fastsat til 3.794 kr. pr. lejemålsenhed. I lighed med tidligere år er det endelige budget nu udarbejdet til dette bestyrelsesmøde. Budgettet er udarbejdet i forlængelse af budgetprognosen pr. 30. juni 2012, der danner grundlag for budgettet på en række poster. Derudover ligger en række budgetforudsætninger og et opdateret priskatalog til grund.. Der skal derfor henvises til budgetnotat, budgetforslag og priskatalog. Budgettet indebærer, at nettoadministrationsudgifterne udgør 4.306 kr. pr. lejemålsenhed mod 4.284 kr. i 2012. Nettoadministrationsudgifterne dækkes dels ved et grundbidrag, dels ved tillægsydelser. Grundbidraget udgør i budgettet 3.794 kr. pr. lejemål, mod 3.720 kr. i 2012, svarende til en stigning på 2 pct.. Budget 2013 indstilles til bestyrelsens godkendelse. 6. Indstilling, Budget 2013 for foreningens boligafdelinger Som bilag er vedlagt oversigt over budgetreguleringer for foreningens Familieboliger Ældreboliger Institutioner og særboliger Med henvisning til oversigten for lejereguleringer indstilles, at bestyrelsen godkender samtlige budgetter godkendt af afdelingsmødet. Som det fremgår af oversigten, er budgettet blevet forkastet på afdelingsmødet i Afdeling 6064 / 6066 Damagervej / Stubmøllevej, jf. dagsordenspunkt 7. Med henvisning til særlig oversigt med institutioner, særboliger, m.v., indstilles, at de forelagte budgetter godkendes af bestyrelsen. 03-10-2012 / ral 3

7. Indstilling, Godkendelse af regnskab 2011 og budget 2013 for afdeling Damagervej / Stubmøllevej Afdelingerne 6064 Damagervej og 6066 Stubmøllevej har forkastet såvel regnskaberne for 2011 som budgetforslagene for 2013. Afdelingerne har ikke stillet alternative forslag. Som bilag er vedlagt notat om tvisten. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender de pågældende regnskaber og budgetter mhp. Københavns kommunes efterfølgende afgørelse. 8. Drøftelse, Evaluering budgetforløb og afholdte afdelingsmøder Hovedparten af afdelingsmøderne er i skrivende stund gennemført. Det er administrationens vurdering, at budgetprocessen og afviklingen af afdelingsmøderne generelt er forløbet godt. Foreløbigt er et enkelt afdelingsbudget ikke godkendt, jf. andetsteds på dagsordenen. Administrationen indstiller, at bestyrelsen drøfter processen og tager evalueringen til efterretning. Bilag vedlagt. 9. Indstilling, Anvisningsaftale Herlev Kommune vedr. Toftegård, tagboliger Bestyrelsen godkendte på møde den 26. juni udlejningsaftale med Herlev Kommune, som efterfølgende er godkendt i Herlev Kommune, Kommunalbestyrelsen. I aftalen var tagboligerne i Toftegård ikke medtaget, hvorfor der skal udarbejdes separat aftale om den nye afdeling i Toftegård. Administrationen har udarbejdet vedlagte bilag til udlejningsaftale. Aftalen følger linjerne i den tidligere godkendte aftale, som betyder at 25 pct. af de ledige boliger anvendes til kommunal anvisning 25 pct. af de ledige boliger udlejes efter fleksible kriterier (beskæftigelse) 03-10-2012 / ral 4

50 pct. af de ledige boliger udlejes til 3B s venteliste, fordelt med ½ til 3B s interne venteliste (oprykningsventelisten) og ½ til den eksterne venteliste Administrationen indstiller vedlagte udlejningsaftale til bestyrelsens godkendelse. 10. Indstilling, Klimasikring af bygninger En stor del af de seneste års mange hus- og kælderoversvømmelser kunne være undgået ved simple og billige tiltag. Tiltag, der kan identificeres ved en systematisk gennemgang af bygningerne og deres afløbssystemer. Klimaændringer har siden 2007 ført til intense regnhændelser i sommermånederne. Forsyningerne står over for en enorm udfordring med at øge afløbssystemets kapacitet, og kommunerne vil snart møde et politisk krav om at udarbejde detaljerede klimatilpasningsplaner. Uanset indsatsen vil vores bygninger i fremtiden blive udsat for oversvømmelser, både fra opstigning gennem kloak og ved indtrængende vand fra terræn. Derfor er der behov for at udvikle en systematisk tilgang til klimasikring af bygninger. Reglerne for sikring mod opstigning fra kloak er under ændring, og der hersker stor usikkerhed om, hvad man må og hvad man ikke må. Der er derfor behov for en fyldig anvisning, der præciserer reglerne. Der har tidligere været planer om at ansætte en medarbejder til screening af 3B s bebyggelser (referat 15. december 2011). For at mindske ressourceforbruget i byggeafdelingen foreslås det, at 3B, fremfor at ansætte en medarbejder, deltager i et udviklingsprojekt, som er beskrevet i vedlagte notat. Projektet skal medvirke til, at 3B får viden om og kan håndtere de klimamæssige udfordringer de enkelte afdelinger står over for. Der foreslås, at 4 afdelinger bliver analyseret for behov og muligheder for klimasikringstiltag. Analyse og 03-10-2012 / ral 5

rapport koster 25.000 pr afdeling. I alt kr. 100.000, som finansieres over dispositionsfonden Lokalinspektører/drift i de enkelte afdelinger bidrager med viden og tid. Fra 3B s byggeafdeling vil 1-2 medarbejdere være tilknyttet som gennemgående person med henblik på forankring af viden i forhold til øvrige afdelinger i 3B. Administrationen indstiller, bestyrelsen godkender, at 3B deltager med 4 boligafdelinger til en samlet pris på kr. 100.000, som finansieres over dispositionsfonden. 11. Drøftelse, Handleplan Solvangcentret Administrationen har arbejdet med udvikling af Solvangcentret gennem længere tid. Bestyrelsen vedtog på mødet 20. oktober 2009 at afsætte kr. 350.000 inkl. moms til at få udarbejdet et volumenstudie af, hvad man kunne bygge på arealet, hvis Solvangscentret blev revet ned. Vandkunsten udførte volumenstudiet, som lagde op til en blanding af erhverv og boliger på grunden. Københavns Kommune var dog på det tidspunkt ikke interesseret i flere almene familieboliger i området. Bestyrelsen blev på mødet 13. oktober 2011 orienteret om dialog med Københavns Kommune om muligheden for at opføre et nyt plejecenter samt en større daginstitution end den eksisterende på grunden. Da centret årligt påfører 3B et huslejetab på ca. 3,5 mio. kr., som dækkes af dispositionsfonden, er det nødvendigt at der bliver fundet en varig løsning for centret. En løsning som betyder, at den økonomiske risiko for centret bliver fjernet fra 3B. Der er i vedlagte notat opstillet forskellige alternativer, som administrationen arbejder med. Det er planen, at der til bestyrelsesmødet i december fremlægges en plan for centret. Til brug for administrationens arbejde indstilles, at bestyrelsen drøfter centrets fremtid. 03-10-2012 / ral 6

12. Indstilling, Henvendelse fra lejer og svar fra formanden 3B har løbende haft henvendelser fra lejer i Hørgården om afholdt afdelingsmøde og beslutning om affaldsstation. Administrationen har gentagne gange svaret, men da svaret ikke har tilfredsstillet lejer har sagen bl.a. været rejst hos tilsynet og i stiftsamtet. Begge steder har lejer ikke fået medhold. Senest har lejer rejst sagen overfor formanden, hvorfor formanden har udarbejdet vedlagte svar. Dette svar stiller lejer sig ikke tilfreds med, hvorfor formanden ønsker en drøftelse af svaret. Formanden vil på mødet give en uddybende redegørelse. Formanden indstiller, at bestyrelsen tager svaret til efterretning, hvilket meddeles lejer. Herefter vil der ikke blive foretaget yderligere i sagen. Byggesager 13. Indstilling, Navngivning Sundholm Syd Området hedder historisk Sundbyvester. Københavns Kommunes tidligere institutioner for fysisk og psykisk handicappede Sundbygård og Sundbyvang giver dog navnet Sundby nogle ikke ønskede associationer. Institutionen Sundholm blev opført i starten af 1900 tallet, og er en markant bebyggelse og institution i kvarteret. Sundholm var oprindeligt afgrænset af en voldgrav, og der var kun adgang via to porte. I dag er området dog alene afgrænset af hække og øvrig beplantning. Med sine ensartede bygninger fremstår Sundholm som en helstøbt enhed næsten som en by i byen. Området Sundholm Syd er et tidligere serviceområde til institutionen Sundholm, og en af de mest markante bygninger er således det tidligere storvaskeri fra 1942, der nu huser Fabrikken for Kunst og Design. 03-10-2012 / ral 7

Ordet Sundholm er således genkendeligt og gør, at man straks er sporet ind på placeringen i byen. Samtidig med at lokalplanområdet er benævnt Sundholm Syd, finder vi at navnet Sundholm Syd er et godt navn til 3B s fremtidige afdeling. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender navnet Sundholm. 14. Indstilling, Navngivning Birkedommervej Den nye AlmenBolig+ afdeling på Birkedommervej/Dortheavej er under opførelse med 51 boliger i 2 og 3 etager. Bebyggelsen har indkørsel fra Dortheavej og er af kommunen blevet adressetildelt: Dortheavej nr 32 42 (med brug af A, B, C i stuelejemål og numrene dør 1 6 i lejemål på 1. sal) Bebyggelsen ligger i et lokalområde, der kaldes Utterslev. Utterslevhuse (SAB afdeling) og Utterslevgård (AAB afdeling) er brugt af andre almene boligorganisationer i bebyggelser i nærheden. Det er ikke til at se, hvad der har ligget på arealet, når der ses på historiske kort. Det er derfor svært at finde en historisk fortælling, der er interessant. Byggeudvalget har på et møde i februar 2012 snakket om mulige navne til afdelingen, der kan være knyttet til enten arealet, til adressen eller til lokalområdet. Byggeudvalget er positivt stemt over for at forholde sig til lokalområdet Utterslev. Boligforeningen 3B har andre bebyggelser, der ender på bo og vænge. Det indstilles til bestyrelsen, at afdelingen får et af navnene: Utterslevbo eller Utterslevvænge Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender, at afdelingen navngives 1016 Utterslevbo eller 1016 Utterslevvænge. 03-10-2012 / ral 8

15. Indstilling, Navngivning Toftegård / tagboliger Der har tidligere været flere afdelinger i Toftegård, som på grund af ændringer i lovgivningen blev slået sammen til den nuværende afdeling 1011 Toftegård. Det har både været de gule blokke, som har været en selvstændig afdeling tidligere og de tagboliger, der blev bygget ovenpå de gule blokke i starten af 1990 erne. Der er ingen selvstændige stednavne i området, vi kan anvende og da vi navngav Glødelampen, der ligger lige syd for S-banen, var det ligeledes svært at finde lokale stednavne til afdelingen. Vi forslår derfor at den nye afdeling navngives 1041 Toftegård 2. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender, at den fremtidige bebyggelse kaldes 1041 Toftegård 2. 16. Indstilling, Navngivning Taastrup Torv Taastrup Torv er en byggesag, der har været meget længe om at nå til en egentlig realisering, hvilket netop er sket med godkendelse af skema B. Der er tale om 21 familieboliger (afd. 1031) og 12 handicapegnede boliger (afd. 1032) med tilhørende fællesareal/serviceareal. Servicearealet tilhørende de handicapegnede boliger har afd. nr. 1132. Boligerne opføres som færdigapterede præfabrikerede rumstore moduler, der monteres oven på et butikscenter, som opføres af Sophienberg Ejendomsudvikling i samarbejde med CASA Entreprise A/S. Administrationen foreslår, at afdelingerne navngives: 1031: Taastrup Torv 1032: Opgangsfællesskabet Taastrup Torv 1132: Opgangsfællesskabet Taastrup Torv - Serviceareal Navngivning af 1032 og 1132 er som ønsket af Høje Taastrup Kommune. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender de indstillede navne. 03-10-2012 / ral 9

Orienteringspunkter 17. Orientering, Status Havneholmen Der vil blive givet en mundtlig orientering på mødet. 18. Orientering, Koordineret boligsocial indsats på Amager Landsbyggefonden har i nogen tid arbejdet på, at boligsociale indsatser gennemføres i samarbejde mellem boligforeningerne i et område. Udviklingen er hidtil mest slået igennem i provinsen, men Københavns kommune formulerede i 2011 et krav om, at de boligsociale indsatser også i København samles i færre geografiske områder på tværs af boligforeninger. Formålet er dels at koordinere indsatserne bedre, både indbyrdes og med kommunens egne indsatser, dels at bruge færre ressourcer på ledelse og administration. I første omgang ønsker kommunen indsatsen på Amager samlet i en enkelt plan med fællessekretariat og fælles styregruppe. På Amager er helhedsplanerne i Holmbladsgadekvarteret og Urbanplanen blevet forlænget frem til udgangen af 2013, så de følger helhedsplanen i Sundholmskvarteret. Tilsagnet fra kommune og LBF var under forudsætning af, at samarbejdet mellem helhedsplanerne udvikles i forlængelsesperioden, så der sker en koordineret indsats fra 2014. Således udløber 3B, VIBO og Lejerbos helhedsplaner samtidigt og kan starte op på et fælles grundlag, såfremt parterne kan enes om det. En aftale herom ville kunne betyde, at Partnerskabets sekretariat slås sammen med VIBOs og Lejerbos sekretariater under en enkelt boligforenings formelle ansvar. Det ville også kunne betyde, at sekretariaterne flytter til anden fysisk placering, hvilket kan være en hjælp til Partnerskabet, som kan komme til at stå uden tag over hovedet ifm. en løsning af situationen vedr. Solvangcentret. Endvidere kan det betyde færre pladser til beboerrepræsentanter i en overordnet styregruppe, men evt. nye styregrupper lokalt relateret til de enkelte indsatser. 03-10-2012 / ral 10

Administrationen kan se nogle fordele ved mere samlede indsatser og har fx fra Kokkedal gode erfaringer med en fælles helhedsplan for flere boligforeninger i et geografisk område. VIBO er dog mere skeptiske over for især mulighederne for at rumme flere boligforeningers forskellige indsatser i en enkelt helhedsplan. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 19. Orientering, Status indkøb - indgåede aftaler samt igangværende udbudsaktiviteter I forbindelse med Strategi 2015, blev der i august 2011 etableret en indkøbsfunktion i fællesskab med Boligkontoret Danmark. Der er gennemført forskellige indkøbsrelaterede aktiviteter, som på nuværende tidspunkt bl.a. har resulteret i et antal indkøbsaftaler, indkøbsaftaler i proces m.v. Til orientering er vedlagt oversigt over indkøbsaftaler. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 20.. Orientering, boligsociale helhedsplaner, 1) Sydhavnen 2) Vigerslev-området, 3) Lønstrupgård/Hvidbjergvej Sydhavnen: KAB har sendt den boligsociale helhedsplan for Kgs. Enghave til Københavns Kommune primo september og vi afventer nu den politiske behandling samt LBF s endelige godkendelse primo december. LBF havde prækvalificeret projektet med en ramme på 9. mio., men denne er nu forhøjet til 10 mio. kr., og det endelige budget er endt på 13.333.332 kr. Den boligsociale helhedsplan løber fra 1.januar 2013 til 31. december 2016. Projektet dækker 15 AKB boligafdelinger i Sydhavnen og syv 3B afdelinger: Grønrisvej, Händelsvej, Stubmøllevej, Damagervej, Hammelstruphus, Ved Rosenhaven og Tranehavegård. 03-10-2012 / ral 11

Projektet er en forlængelse af Sammen om Sydhavnen, og helhedsplanen vil i højere grad end tidligere arbejde med individ- og familierettede indsatser. Der sættes fokus på udsatte beboere og familier, som har svært ved at bo alment, svært ved at overskue egen livssituation og svært ved at støtte deres børn i forhold til at opnå gode fritidsinteresser og job. Samarbejdet med Københavns Kommune bliver skærpet for at løse den opgave, og frivillige og civilsamfundsrepræsentanter skal i højere grad inddrages.. Vigerslev-området 3B har sendt den boligsociale helhedsplan Vigerslev Samarbejdet til Københavns Kommune primo september og vi afventer nu den politiske behandling samt LBF s endelige godkendelse i begyndelsen af december. Den boligsociale helhedsplan løber fra 1. januar 2013 til 31. december 2016 og dækker tre boligafdelinger i Valby nemlig Valbyejendommene, Folehaven og Hornemanns Vænge (PAB). Der bliver ansat et team på tre medarbejdere, hvoraf de to bliver de nuværende børne-og ungekoordinatorer i hhv. Folehaven og Hornemanns Vænge, mens en tredje person primært skal have tilknytning til Valbyejendommene. Herudover er der midler til et antal timelønnede personer, der kan assistere på udvalgte aktiviteter. Københavns Kommune stiller en familierådgiver til rådighed en dag ugentligt, der kan indgå i det samlede team. Familierådgiveren skal også arbejde en dag ugentligt i Lejerbos helhedsplan Rum for Liv der dækker Akacieparken og Lukretiavej. Helhedsplanens medarbejdere vil primært have en koordinerende og faciliterende rolle og bygge bro til eksisterende tilbud, så aktiviteterne bliver forankret lokalt. Lønstrupgård/Hvidbjergvej Helhedsplanen udløber i efteråret 2013. Der er rigtig god fremdrift i projektet. Projektlederen og administrationen vurderer, at der ikke kan gøres meget mere inden for rammerne af en boligsocial helhedsplan. 03-10-2012 / ral 12

Administrationen vurderer endvidere, jf. orientering bl.a. d. 7.-8. september 2012, at det ikke vil være realistisk at forvente tilsagn om støtte til en forlænget indsats og agter derfor ikke at igangsætte en proces mhp. at opnå støtte til en ny projektperiode. Projektholdet fokuserer fremover på forankring af aktiviteterne. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 21. Orientering, Status udlejning Vedlagt oversigt over ledige boliger pr. 30. august, hvor det samlede lejetab udgør 696.489,00 kr. Som det fremgår af oversigten, er der ledige boliger i Dyvekevænget og på Grønrisvej I Dyvekevænget er to boliger ledige. Heraf er en bolig lejet ud fra den 15. august og en fra den 15. september. På Grønrisvej er en bolig på listen. Denne bolig har været i tilbud til flere. Boligen er nu lejet ud. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 22. Orientering, Status udlejning Teglværkshaven Til bestyrelsens orientering er der pr. dags dato følgende informationer om de 60 boliger: 53 boliger: Lejekontrakten er underskrevet 0 boliger: Lejekontrakten er sendt 4 boliger: Ansøgeren er sendt til kommunal godkendelse i Herlev Kommune 3 boliger: Sendt i tilbud til mange ansøgere flere gange Årsagen til at flere boliger, har skullet sendes i tilbud, er bl.a. at: flere ansøgere er ikke længere interesseret, da de har fået løst deres boligbehov på anden vis 03-10-2012 / ral 13

flere ansøgere har ikke i første omgang fået tilbudt den ønskede type bolig flere bolighavende ansøgere har ikke ønsket boligen alligevel, efter de har set den pågældende bolig, som de har fået tilbudt flere har indtil indflytningsdatoen den 1. september 2012 ønsket at få tilbudt en anden type bolig, hvis den pågældende type efterfølgende er blevet ledig Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 23. Orientering fra formand / direktion Fra formanden: 14 stk. 2 møde Fra direktionen: Bestyrelsesmøde i BL den 19. september Andre: 24. Eventuelt 03-10-2012 / ral 14