Indstilling Til Magistraten Fra Borgmesterens Afdeling Dato 3. marts 2016 Aarhus Kommunes tilslutning til Fælleskommunalt Ledelsesinformationssystem (FLIS) 1. Resume Fælleskommunalt Ledelsesinformationssystem (FLIS) er en fælleskommunal databank som drives af KL/KOMBIT. Databanken kan anvendes til benchmark formål og analyser. Et hovedformål med FLIS er at styrke kommunernes strategiske position i forhold til staten. Med det udgangspunkt har KLs bestyrelse besluttet, at der skal arbejdes for, at alle kommuner tilslutter sig FLIS. KL har på den baggrund sendt et brev med anmodning om, at Aarhus Kommune tilslutter sig FLIS. København, Odense og Aarhus har haft en fælles proces i forhold til KL og KOMBIT. Odense og København har besluttet at tilslutte sig FLIS. Det er KLs vurdering, at de øvrige 15 kommuner, der endnu ikke er tilsluttet FLIS, vil tilslutte sig, når København, Aarhus og Odense gør det. En tilslutning til FLIS vil indebære, at der internt i Aarhus Kommune vil skulle anvendes ressourcer til validering af Aarhus Kommunes data i FLIS databasen. 2. Beslutningspunkter At 1) Borgmesterens Afdeling bemyndiges til, at aftale, at Aarhus Kommune tilslutter sig FLIS tilslutning til FLIS - januar 2016 side 1 af 6
At 2) Udgiften til tilslutning til FLIS på ca. 1,7 mio. kr. i 2016 og ca. 1,6 mio. kr. 2017 afholdes af Borgmesterens Afdeling At 3) Der afsættes et beløb på i alt 1 million kroner til medfinansiering af ressourceforbruget til datavalidering i 2016 og 2017. Beløbet finansieres inden for eksisterende budgetter i Borgmesterens Afdeling. At 4) BA fremsender en indstilling om den varige finansiering i foråret 2017. Finansieringen anvises på områder, som ikke berører den borgernære velfærd. 3. Baggrund KLs bestyrelse har den 6. november 2015 fremsendt brev til Borgmesteren med opfordring til, at Aarhus Kommune tilslutter sig FLIS. FLIS er en fælleskommunal databank som drives af KL/KOMBIT. Databanken kan anvendes til benchmark formål og analyser. Det er blandt andet formålet med FLIS at styrke kommunernes strategiske position i forhold til staten. Kommunerne vil med en samlet tilslutning til FLIS få øget mulighed for at præge udviklingen af redskaber, der opfylder kommunernes behov for gennemsigtighed i den kommunale opgaveløsning frem for redskaber, der udvikles med udgangspunkt i statens ønsker om styring. Der er aktuelt 80 kommuner, der har tilsluttet sig FLIS. I både Odense og København er der i januar truffet beslutning om tilslutning. Hvis Aarhus også beslutter at tilslutte sig, er det mellem de tre kommuner og Kombit aftalt, at der skal ske en nærmere forhandling af tilslutningsaftalen, og i den forbindelse afklaring af nogle udestående juridiske og IT-tekniske forhold mm. Hvis de store kommuner beslutter sig for tilslutning, vurderer KL at alle øvrige kommuner også vil tilslutte sig. Og herved vil kommunernes strategiske position i forhold til staten være væsentligt styrket. FLIS trækker og systematiserer data direkte fra kilden til en fælles database, eksempelvis trækkes der data fra side 2 af 6
kommunernes økonomi- og fagsystemer. FLIS dækker aktuelt tre tværgående områder og fire fagområder. Alle områder er obligatoriske ved tilslutning, se tabel 1 nedenfor. Det forventes, at der indfases yderligere 2-4 fagområder, som det vil være obligatorisk for de deltagende FLIS kommuner at tilslutte sig. Tabel 1 Områder FLIS dækkede i 2015 Tværgående Fagområder Kommende områder områder Økonomi Personale Borger Skole Ældre Voksenhandicap Udsatte børn og unge Sundhed (forventet 2016) Beskæftigelse (forventet 2016) + 2 yderligere områder, som endnu ikke er udvalgt En tilslutning til FLIS vil indebære, at der internt i Aarhus Kommune vil skulle anvendes ressourcer på validering af Aarhus Kommunes data i FLIS databasen. Endvidere vil der i samarbejde med øvrige relevante sammenligningskommuner skulle anvendes ressourcer på, at drøfte fælles definitioner m.v. med henblik på at gøre udvalgte data egnede til benchmarking. Sagen har været sendt i høring i magistratsafdelingerne. Høringssvarerne fra Magistratsafdelingen for Børn og Unge, Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg og Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse er kritiske og fremfører blandt andet, at. Der er uklarhed om finansieringen af udgiften til FLIS på langt sigt Kvaliteten af data kan medføre en valideringsopgave, der vil fordre et ressourcetræk i magistratsafdelingerne i forbindelse med validering af data Borgmesterens Afdeling har udarbejdet notat med behandling af kommentarerne (bilag 8). Indstillingen er som følge af høringssvarene justeret. side 3 af 6
Af hensyn til KL/KOMBITs overordnede tidsplan for udbud, er det vigtigt, at der hurtigt træffes beslutning om Aarhus kommunes tilslutning til FLIS. Selvom Borgmesterens Afdeling generelt er enig i mange af de bekymringer, der fremføres i høringssvarene, fastholdes indstillingen, da det anses som afgørende for KLs politiske forhandlingsposition. 4. Effekt En beslutning om at Aarhus tilslutter sig FLIS i forlængelse af de parallelle beslutninger, der er truffet i Odense og København, vil først og fremmest betyde en markant styrkelse af FLIS og hermed kommunernes strategiske position. 5. Ydelse 6. Organisering De enkelte magistratsafdelinger får ansvaret for at validere egne data i FLIS. Borgmesterens afdeling koordinerer og validerer så vidt muligt data for de tre tværgående områder. 7. Ressourcer Betalingen for tilslutning til FLIS er baseret på en betaling pr. dataområde pr. indbygger i Aarhus Kommune. Normal prisen for Aarhus Kommunes tilslutning til FLIS i 2016 er 2.308.137 kr. FLIS har tilbudt kommuner med mere end 100.000 indbyggere en rabat. Aarhus Kommune vil på den baggrund skulle betale 1.680.618 kr. for tilslutning til FLIS i 2016. Aarhus Kommune er bundet af aftalen med KOMBIT vedrørende tilslutning til FLIS i 8 år og den årlige betaling stiger i løbet af 2017-2019 til i størrelsesorden 2,8 mio. kr. i takt med tilkobling af nye dataområder. Ud over den direkte betaling til FLIS, vil implementeringen af FLIS i Aarhus Kommune medføre et ressourcetræk til side 4 af 6
validering af data i FLIS. Der foreslås derfor afsat et beløb på 1 million kroner til medfinansiering af omkostningerne hertil. Beløbet finansieres af opsparingen i IT-puljen eller til OPUS, og udmøntes efter nærmere aftale i Økonomistyregruppen. Borgmesterens Afdeling fremsender senest i foråret 2017 en indstilling om den varige finansiering af udgifterne til FLIS. Indstillingen vil anvise en finansiering, som ikke berører de borgernære serviceområder. Jacob Bundsgaard / Niels Højberg Bilag Bilag 1: Tilslutningsaftale vedrørende Fælleskommunalt Ledelsesinformationssystem Bilag 2: Brev af 6. november 2015 fra KLs bestyrelse til Borgmesteren Bilag 3: Høringssvar fra MSB Bilag 4: Høringssvar fra MKB Bilag 5: Høringssvar fra MBU Bilag 6: Høringssvar fra MSO Bilag 7: Høringssvar fra MTM Bilag 8: Høringsnotat Aarhus Kommunes tilslutning til FLIS Tidligere beslutninger side 5 af 6
Sagsnummer: 16/003021-3 Fælles Service Tlf.: 89 40 20 00 E-post: finans@ba.aarhus.dk Lix: Klik her for at angive tekst. Sagsbehandler: Vivi Knudsgaard Helstrup Tlf.: 89 40 28 13 E-post: vkh@aarhus.dk side 6 af 6