Referat af mødet i Udvalget for Kultur og Fritid den 3. januar 2012 kl. 15:00 i Mariager Rådhus, Fjordgade 5, Mariager - Mødelokale 4 Jens Riise Dalgaard deltog fra kl. 15.40 og pkt. 2. Mødet sluttede kl. 18.45. Pkt. Tekst Åbne dagsordenpunkter 1 Kl. 15.00 Information til politikerne 2 Mariager Museum 3 Kl. 16.00: Proces for idrætshaller 4 Hobro Vandrerhjem 5 Partnerskabsaftale om årlige DGI Stævner 6 Orientering Folkeoplysningspolitik 7 Pulje til energiforbedringer i klubhuse 8 Orienteringssager Lukkede dagsordenpunkter Åbne dagsordenpunkter 00.01.00-A26-1-11 1. Kl. 15.00 Information til politikerne På baggrund af DR Nordjyllands omtale af politikeres erfaringer med at blive klædt på til at træffe de rigtige beslutninger, ønsker borgmesteren en dialog med udvalget om, hvorvidt medlemmerne oplever, at de får den nødvendige information. Forud for borgmesterens deltagelse i mødet bedes medlemmerne overveje følgende spørgsmål: 1. Får du altid den information fra embedsmænd/forvaltning som du har brug for forud for en beslutning i udvalg/byråd? 2. Hvis ikke, hvad savner/mangler du for at kunne træffe din beslutning?
3. Er det din oplevelse, at der er sket en ændring i kvaliteten af den information du modtager fra embedsmænd/forvaltning gennem de seneste 4-5 år? 4. Hvor ofte må du bede om uddybende materiale forud for en beslutning i udvalg/byråd? 5. Er sagsfremstillingen i dagsordensteksterne fyldestgørende for at du kan træffe en beslutning? 6. Er der ting administrationen kan gøre bedre for at kvalificere det politiske arbejdes samt bedre arbejdsvilkårene for politikerne? Indstilles til drøftelse. Drøftedes. Jette Rask og Jens Riise Dalgaard var fraværende. 19.03.00-P24-9-08 2. Mariager Museum Fagenheden vil på mødet orientere om følgende: Bygningsoverdragelse, skøde m.v. Møde den 2.1.2012 vedr. bygningsgennemgang, flytteopgørelse - aflæsning m.v. Nye lejekontrakter og brugsaftaler Bygningsvedligeholdelse Opsyn med bygninger m.v. Direktøren indstiller sagen til orientering.
Fagenheden redegjorde for overdragelsen af Mariager Museum. Der arbejdes videre med en officiel overlevering mellem kommune, museums bestyrelse og Nordjyllands Historiske Museum. Nærmere herom senere. 04.04.00-Ø40-3-11 3. Kl. 16.00: Proces for idrætshaller Resumé I forbindelse med kommunesammenlægning er der sket en harmonisering af tilskuddene til de selvejende idrætshaller i kommunen. Gennem årene er der løbende blevet arbejdet med modeller, der skal tilgodese de forskellige hallers udfordringer i form af økonomi, energi, størrelse og udlejningsmuligheder. Senest behandledes tilskudsmodellen for 2012 i Udvalget for Kultur og Fritid den 4. oktober 2011. Samtidig er der gang i en proces omkring dialog- og aftalestyring for idrætshallerne, således tilskudsmodellerne bliver gennemsigtige for den enkelte hal og langtidsplanlægning bliver nemmere, da et tilskud således fastlåses i fx 3 år. I forbindelse med arbejdet med dialog- og aftalestyring er der kommet opmærksomhed på, at der er svagheder i tilskudsmodellerne. Det viser sig, at det er svært med modellen at tilgodese alle haller på sigt, i den form tilskudsmodellen på nuværende tidspunkt har. Det bevirker, at en dialog- og aftalestyring på området er vanskelig, da omprioriteringer i perioden kan forekomme. Fagenheden ønsker en drøftelse af det videre forløb omkring tilskudsmodeller og dialog- og aftalestyring på halområdet. Udvalget for Kultur og Fritid besluttede i mødet den 4. oktober 2011, at Udvalget bakker op om, at Fagenheden arbejder videre med nytænkning og med dialog og aftalestyring på området. Udgifter til processen skal findes indenfor den samlede ramme. Henrik Sloth var fraværende. Fagenheden har på baggrund i ovenstående beslutning haft dialog med en række mulige samarbejdspartnere til løsning af opgaven med at iværksætte og gennemføre en proces af idrætshallerne. Dette skal bl.a. ses i lyset af ovenstående, samt en række aktuelle udfordringer:
Skolestrukturændringer i kommunen Affolkning af landdistrikterne Et ændret facillitetsbehov bl.a. pga. et ændret idrætsbillede nu og i fremtiden Ny folkeoplysningslov Øgede energiudgifter bl.a. i vådhallerne Kommunens begrænsede økonomiske ressourcer. Processen har til formål at analysere og gennemføre flg. forhold: Facillitetsbehov i kommunen herunder vådhaller Økonomiske vilkår for den enkelte institution, herunder evnen til egenindtjening, ressourceudnyttelse m.v. Styring og ledelsesstrukturer Brugerinddragelse Svømmehallernes/Vådhallernes særlige udfordring Det er Fagenhedens vurdering at en sådan opgave skal indeholde en proces der involverer hallernes ledelse, brugerne samt kommunens administrative og poltiske niveau. Fagenheden har p.t. modtaget 3 konkrete tilbud på opgaveløsningen. Der har forud for tilbudsgivningen været afholdt dialogmøde med de 3 tilbudsgivere, hvor forventninger m.v. er blevet afstemt. De 3 indkomne tilbud er ikke direkte sammenlignelige, men de opfylder dog alle elementerne i ovenstående formål. Fagenheden vil i mødet fremlægge de 3 indkomne tilbud med henblik på en politisk vurdering af opgaveløsningen. Som inspiration til processen har Fagenheden haft dialog med Hjørring Kommune, der netop har afsluttet en større analyse af Idrætshallerne. En række af de problemstillinger der forefindes i forhold til halsektoren er identiske for Hjørring og Mariagerfjord kommuner. Kultur og Fritidschef Michael Jensen, Hjørring Kommune vil deltage i mødet fra kl. 16.00 og redegøre for Hjørring Kommunes arbejde med halanalyse. Økonomi De indkomne tilbud på halprocessen er prissat i intervallet fra ca. 155.000 kr - ca. 400.000 kr. Bilag
Kommisorium vedr. halanalyse - Mariagerfjord kommune 2012 Artikel fra UDSLIP Direktøren indstiller til beslutning Michael Jensen fra Hjørring Kommune deltog i mødet, hvor han redegjorde for det arbejde, man var i gang med i Hjørring Kommune. Fagenheden fremlagde 3 eksterne forslag med forskellige løsningsmuligheder. Forvaltningen bemyndiges til at indgå endelig aftale, jf. drøftelser i Udvalget. 04.12.00-P27-1-11 4. Hobro Vandrerhjem Direktør og Formand for udvalget vil på mødet orientere om status for Hobro Vandrerhjem. Direktøren indstiller sagen til orientering. Bestyrelsen har accepteret, at sagen oversendes til kommunens juridiske afdeling med henblik på at få udarbejdet udbudsmateriale og efterfølgende annoncering. 18.20.04-P20-6-11 5. Partnerskabsaftale om årlige DGI Stævner
DGI ønsker at indgå en forhandling om en partnerskabsaftale med Mariagerfjord Kommune som rækker flere år frem. Formanden for udvalget ønsker en drøftelse af henvendelsen fra DGI med henblik på et evt. videre samarbejde. Fagenheden har kontaktet DGI for uddybning af indhold i en evt. partnerskabsaftale. Evt. nye oplysninger medtages på mødet. Bilag Oplæg fra DGI Direktøren indstiller sagen til drøftelse. Udvalget finder, at det er et spændende oplæg, men at der nødvendigvis skal være fokus på de ressourcer, der er til rådighed i Fagenheden. Fagenheden skal indgå i dialog med DGI med henblik på at forsøge at finde en model, der kan løftes såvel økonomisk som personalemæssigt. Det vil være vigtigt, at DGI indgår partnerskabsaftaler med folkeskoler, efterskoler såvel som med de frivillige for at løfte opgaven. 18.14.00-P22-2-11 6. Orientering Folkeoplysningspolitik Resumé I 2012 træder den nye Folkeoplysningslov i kraft. I den forbindelse er der udarbejdet en midlertidig Folkeoplysningspolitik for 2012 og der arbejdes herefter videre med den endelige Folkeoplysningspolitik 2013.
Byrådet den 15. december 2011 Godkendt som indstillet af Udvalget for Kultur og Fritid, 29. november 2011. Udvalget orienteres om status og procesplan for Folkeoplysningspolitik 2013. Direktøren indstiller til drøftelse. Fagenheden orienterede omkring den foreløbige proces. 82.09.01-G12-1-10 7. Pulje til energiforbedringer i klubhuse Resumé På mødet for Udvalget for Kultur og Fritid den 20. oktober 2009 besluttede udvalget at bevilge 100.000 fra puljen til Vedligeholdelse af haller og klubhuse til energi og tilstandsgennemgange af foreningernes klubhuse. Denne gennemgang blev udført i 2010 i samarbejde med kommunens energikonsulent og et eksternt firma. Gennemgangen af klubhusene har peget på, at der kan spares en del penge på energi i klubhusene ved udbedring af forskellige energitiltag. Nogle energibesparende foranstaltninger er ikke rentable, mens andre har en meget kortsigtet tilbagebetalingstid. Desuden kan energiforbedringer i forbindelse med renovation af fx tag i nogle tilfælde betale sig. Foreningernes udgift til energi støttes med lokaletilskud fra Folkeoplysningen efter gældende regler.
Klubberne søger ind på lokaletilskuddet og puljen for Vedligehold af haller og klubhuse, hvilket belaster begge puljer voldsomt. Samtidigt er der et behov for energi og vedligeholdelsestiltag i klubhusene. I samarbejde med Økonomi kan tilskuddet til energi laves som en energipulje, hvor klubberne låner pengene af energipuljen og tilbagebetaler gælden over 5-10 år i form af besparelsen på energien i henhold til energivurderingen. Der kan tænkes to modeller til tilbagebetalingen: 1. Tilbagebetalingen sker via nedsat lokaletilskud til foreningen og foreningen betaler det fulde beløb over 5-10 år. Her har foreningen den fulde udgift og og der er fuldt udslag i besparelsen på lokaletilskuddet fra start. 2. Lokaletilskud gives til tilbagebetalingen efter gældende regler eller anden refusionsprocent. Tilbagebetalingen sker via nedsat lokaletilskud til foreningen og foreningen betaler differencen mellem det fulde beløb og lokaletilskuddet over 5-10 år. Her har foreningen delvist udgiften og lokaletilskuddet betaler fortsat energiudgiften ind til lånet er udløbet. Dvs. energibesparelsen først får gennemslagskraft ved lånet udløbstid både hos foreningen og hos lokaletilskuddet - det er dog udgiftsneutralt i løbetiden for begge parter. Der medtages regneeksempler på mødet. Vedligeholdelsesprojekter finansieres fortsat gennem gældende tilskudsordninger. Direktøren indstiller til beslutning Der vælges model 2, hvor der gives tilskud til afdraget ifølge gældende tilskudsprocent til lokaletilskud. Tilskuddet til afdrag gives kun til energitiltag under denne ordning. Ordningen evalueres efter 1 år. 00.01.00-G01-19-11
8. Orienteringssager Invitation til DIF s dagskonference "Det frivillige overskud" den 23. januar 2012 i Brøndby. Tilmelding til Pia Leth Førby senest den 6. januar 2012. Landdistrikternes årsmøde den 1. februar 2012 kl. 17 i Døstrup Forsamlingshus. Udvalgsmøderne ændres fremover fra kl. 15 til kl. 16. Bilag Kommisorium vedr. halanalyse - Mariagerfjord kommune 2012 Artikel fra UDSLIP Oplæg fra DGI