Forum: Fælles beredskab Politisk Forberedelsesgruppe Dato: 25. juni 2015 Tid: kl. 15.00 16.00 Sted: Glostrup Rådhus, møderum Landskrona Mødedeltagere: Steen Christiansen (Albertslund), Ib Terp (Brøndby), Eik Dahl Bidstrup (Dragør), Jørgen Glenthøj (Frederiksberg), John Engelhardt (Glostrup), Helle Adelborg (Hvidovre), Frank Jensen (København), Kommunaldirektøren Rådhusparken 2 2600 Glostrup 26. juni 2015 15/3220 Sagsbehandler: PA Afbud: Erik Nielsen (Rødovre) REFERAT Politisk forberedelsesgruppe 25. juni 2015 1. Godkendelse af dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Besættelse af stillingen som beredskabsdirektør (FOR LUKKEDE DØRE) 3. Status på den politiske behandling af sag vedr. etablering af Hovedstatens Beredskab I/S 4. Principper for organisering 5. Formulering af ejerstrategi for Hovedstadens Beredskab I/S 6. Kommende møder - mødeplan fase III 7. Kommunikation fra mødet 8. Eventuelt John Engelhardt foreslog, at dagsordenens punkt 3 blev behandlet før punkt 2. Godkendt. 2. Besættelse af stillingen som beredskabsdirektør (FOR LUKKEDE DØRE) Der skal træffes beslutning om, hvem der skal ansættes i stillingen som beredskabsdirektør i Hovedstadens Beredskab. Stillingen som beredskabsdirektør til det nye fælles Hovedstadens Beredskab har været slået offentligt op til besættelse pr. 1. august 2015. Der har været nedsat et ansættelsesudvalg bestående af: Borgmester Steen Christiansen (Albertslund) Borgmester Eik Dahl Bidstrup (Dragør) Borgmester John Engelhardt (Glostrup) for mand for ansættelsesudvalget. Borgmester Helle Adelborg (Hvidovre) 1 af 7
Overborgmester Frank Jensen (København) Borgmester Erik Nielsen (Rødovre) Har ikke deltaget i ansættelsesudvalgets møde Borgmester Henrik Zimino (Tårnby) Har ikke deltaget i ansættelsesudvalgets møde. Medarbejderrepræsentant: Thomas Brücker. Der har herudover været nedsat en administrativ indstillingsgruppe bestående af 4 kommunaldirektører, en direktør og en medarbejderrepræsentant. Den administrative indstillingsgruppe har udvalgt ansøgere til samtale, og gennemført 1. samtale med kandidaterne. Mercuri Urval har bistået såvel ansættelsesudvalg som indstillingsgruppen som konsulent i processen. Der var ved ansøgningsfristens udløb indkommet 20 ansøgninger (fra 19 mænd og 1 kvinde). sgruppen har gennemført 1. samtale med 5 kandidater (4 mænd og 1 kvinde), og har indstillet 3 kandidater til at gå videre i processen. En kandidat valgte at trække sin ansøgning tilbage efter 1. samtale. Ansættelsesudvalget har efter konsulentfirmaets test af de pågældende gennemført samtaler med de 2 kandidater. en om, hvem der skal ansættes i stillingen, træffes af den politiske forberedelsesgruppe efter indstilling fra ansættelsesudvalget. Ansættelsesudvalget har besluttet at indstille Jakob Vedsted Hammer Andersen til besættelse af stillingen som beredskabsdirektør i det nye fælles beredskab i Hovedstaden. Jakob Vedsted Hammer Andersen er uddannet civilingeniør og er 44 år gammel. Jakob Vedsted Hammer Andersen er pt. ansat som direktør i Københavns Brandvæsen. Før dette (2004-2010) var Jakob Vedsted Hammer Andersen beredskabschef/forvaltningschef i Aarhus kommune, og fra 2002-2004 operativ chef/afdelingsleder Aarhus Brandvæsen. Ansættelsesudvalget har lagt vægt på Jakob Vedsted Hammer Andersens beredskabsfaglige kompetencer og hans personlighed. Jakob Vedsted Hammer Andersen vil frem til 1. januar 2016 forblive ansat som beredskabsdirektør i Københavns Kommune. Sideløbende med varetagelsen af sit nuværende job laves en udlånsaftale, hvormed Jakob Vedsted Hammer Andersen udlånes til det fælles beredskab til at varetage opgaverne med etablering mv. af det nye fælles beredskab. Pr. 1. januar 2016 2 af 7
virksomhedsoverdrages Jakob Vedsted Hammer Andersen qua sin stilling som beredskabsdirektør i Københavns Brandvæsen til selskabet. Økonomi: Udgifterne i forbindelse med udlånet finansieres af samtlige involverede kommuner af den pulje der er afsat til formålet. Ansættelsesudvalget indstiller: at den politiske forberedelsesgruppe træffer beslutning om, at stillingen som beredskabsdirektør besættes med Jakob Vedsted Hammer Andersen. en godkendt. Bilag Åbent - Stillingsopslag LUKKET ansøgning LUKKET notat ansættelsesvilkår fælles beredskabsdirektør 3. Status på den politiske behandling af sag vedr. etablering af Hovedstadens Beredskab I/S Der gives en kort gensidig orientering om status på den politiske behandling af sag vedr. etablering af Hovedstadens Beredskab I/S i kommunerne. På tidspunkt for udsendelse af dagsordenen har Kommunalbestyrelserne i Brøndby, Glostrup og Rødovre Kommuner samt Københavns borgerrepræsentation godkendt indtrædelsen i Hovedstadens Beredskab. Kommunalbestyrelsen i Rødovre med den tilføjelse, at Kommunalbestyrelsen finder det vigtigt, at sikre eksisterende lokalkendskab og nærhed i samarbejdet mellem kommunen og det nye beredskab ved brandsyn, brandteknisk byggesagsbehandling og øvrige myndighedsopgaver i Rødovre Kommune. Dragør og Frederiksberg behandler sagen den 22. juni, Hvidovre den 24. juni og Albertslund den 25. juni 2015. En enstemmig kommunalbestyrelse i Tårnby har 16. juni 2015 valgt ikke at indtræde i det kommende Hovedstadens Beredskab I/S. Den politiske forberedelsesgruppe bør drøfte, hvilke konsekvenser Tårnbys beslutning har for de 8 kommuners etablering af Hovedstadens Beredskab I/S. 3 af 7
Det indstilles: 1. at den politiske forberedelsesgruppe drøfter status på den politiske behandling af sag vedr. etablering af Hovedstadens Beredskab I/S 2. at den politiske forberedelsesgruppe herunder drøfter en fælles politisk holdning til Tårnbys beslutning om ikke at indtræde i det kommende Hovedstadens Beredskab I/S. 1. Vedtægterne for Hovedstadens Beredskab og de tilhørende fælles indstillingspunkter er godkendt i syv af kommunerne og forventes godkendt i den ottende (Albertslund) efter mødet i PF. Behandlingerne i kommunalbestyrelserne har givet anledning til enkelte tilføjelser og bemærkninger, der skal samles op på i den efterfølgende proces 2. Tårnbys udtræden af samarbejdet drøftet. Der er enighed om, at de 8 kommuner kan arbejde videre sammen om at etablere Hovedstadens Beredskab uden Tårnby Kommune. De konkrete spørgsmål ift. at håndtere de geografiske og beredskabsmæssige udfordringer håndteres i de arbejdsgrupper, der er nedsat, og af den kommende beredskabsdirektør. Hvis Tårnby skulle ændre holdning til deltagelse er der en mulighed for at håndtere dette i forbindelse med de politiske forelæggelser i september måned, jf. tidsplanen. Betydningen for kommissionens/bestyrelsens sammensætning blev drøftet. Af hensyn til at sikre et ulige antal, det samme antal medlemmer og nogenlunde den samme balance i bestyrelsen, blev det aftalt, at sekretariatsgruppen udarbejder et beslutningsoplæg til internt brug i den enkelte kommunes afklaring som indstiller, at Hvidovre Kommune i stedet for én plads tildeles to. Begrundelsen for dette er, at Hvidovre Kommune med ca. 50.000 indbyggere er den klart største af de kommuner, som er tildelt én plads i henhold til vedtægterne. soplægget skal også indeholde en passus om, at fordelingen af bestyrelsesmedlemmer vender tilbage til den oprindelige fordeling, hvis Tårnby skulle vælge at tilslutte sig i september. 4. Principper for organisering På den politiske forberedelsesgruppes møde den 26. maj 2015 drøftedes oplæg vedrørende principper for organisering af det kommende Hovedstandens Beredskabs I/S v. kommunaldirektør Nich Bendtsen, Hvidovre Kommune. 4 af 7
Det blev i forlængelse heraf besluttet, at oplæggets model 2 skulle uddybes med afsæt i de faldne bemærkninger med henblik på en drøftelse på den politiske forberedelsesgruppes møde den 25. juni 2015. Forslag til en uddybende beskrivelse af model 2 drøftes med afsæt i vedlagte bilag. Kommunaldirektør Nich Bendtsen, Hvidovre kommune, deltager under punktet. Drøftelsen vil danne afsæt for den kommende beredskabsdirektørs forslag til organisering af det fælles beredskab. Til drøftelse Der var afbud fra Nich Bendtsen pga. sygdom. Drøftet med følgende bemærkninger: Enighed om, at det reviderede oplæg meget godt afspejler drøftelserne på PF-2 mødet. Det blev herudover bemærket: at det er vigtigt, at organiseringen sikrer fleksibilitet i personaleanvendelsen på tværs af organisationen og områder at organiseringen ikke skal låse geografierne fast, men at der også vedrørende udstrækningen af de geografiske områder bør være en fleksibilitet, som muliggør de mest hensigtsmæssige løsninger, eksempelvis at et områdes operationsradius kan være forskellig vedrørende forskellige opgaver. At det er vigtigt at få overvejelserne om placering af de centrale administrative funktioner med i processen. Bilag Notat - Principper for organisationen i Hovedstadens beredskab PF 25. juni 2015 5. Formulering af ejerstrategi for Hovedstadens Beredskab I/S Det fremgår af vedtægterne for Hovedstadens Beredskab I/S, at der skal formuleres en ejerstrategi som et vigtigt styringsdokument for selskabet. I ejerstrategien formuleres kommunernes forventninger og krav til selskabets udvikling af kvalitet og effektivitet i selskabets ydelser og hermed til udviklingen i kommunernes betaling til selskabet. 5 af 7
Ejerstrategien bør have et længere tidsperspektiv, eksempelvis for 4-8 år af gangen, således at rammerne for udvikling af selskabet er klare. Ud fra ejerstrategien udarbejder beredskabsdirektøren en entreprisestrategi, som beskriver, hvordan ejernes forventninger og krav virkeliggøres. Entreprisestrategien drøftes og godkendes af bestyrelsen. Indhold i en ejerstrategi Ejerstrategien kan eksempelvis indeholde følgende: Forventninger til benchmark af kvalitet og effektivitet kan ske nationalt og internationalt Certificering af beredskabet ift. større beredskabssituationer og optimalt samspil med de kommunale beredskabsorganisationer Krav til beredskabsniveau ifm. håndtering af større klimasituationer Krav til fortsat effektivisering af beredskabet gennem bl.a. markedsafprøvning af ydelser Procesplan for udarbejdelse Det foreslås, at den første ejerstrategi formuleres i et samarbejde mellem den administrative forberedelsesgruppe (AF) og beredskabsdirektøren med henblik på forelæggelse i AF og PF i august/september og politisk godkendelse i kommunerne sammen med de øvrige dokumenter i september 2015. Til drøftelse Drøftet med følgende bemærkninger: Det er en ambitiøs målsætning at have den første ejerstrategi klar til behandling i september 2015, men der er tilslutning til, at det er hensigtsmæssigt. 6. Kommende møder mødeplan fase III På den administrative forberedelsesgruppes møde den 17. juni 2015 blev implementerings- og mødeplanen for fase III godkendt. Med afsæt heri indkaldes til efterårets møder i den administrative og politiske forberedelsesgruppe inden sommerferien. Det følger af planen, at der forventes afholdt fire møder i den administrative forberedelsesgruppe og to møder i den politiske forberedelsesgruppe et 6 af 7
primo september (primo uge 37) og et medio november (ultimo uge 46). Forventede dagsordenspunkter fremgår af den vedlagte mødeplan. Til efterretning. Til efterretning. Bilag Mødeplan fase III 7. Kommunikation fra mødet Der er oprettet en hjemmeside for det fælles beredskab. Næste nyhedsbrev for medarbejderne i det kommende Hovedstadens Beredskab udkommer ultimo juni måned. Der udsendes pressemeddelelse ifm. beslutningen om ansættelse af beredskabsdirektør og beslutningen om etableringen af Hovedstadens Beredskab I/S. Den administrative forberedelsesgruppe indstiller: 1. at den politiske forberedelsesgruppe drøfter eventuelle øvrige forhold, der skal kommunikeres om processen. Ingen yderligere kommunikation ønskes på nuværende tidspunkt 8. Eventuelt Ingen punkter til eventuelt. 7 af 7