Referat DIREKTIONSMØDE Tid: Onsdag den 20. februar 2013 kl. 08.30-10.30 Sted: Deltagere: Kopi til: Søren Brixens kontor Søren Brixen (SB), Birgit Gjøl Nielsen (BGN), Karen Friis Nielsen (KFN), Troels Rasmussen (TR) og Steen Tinning (STI) Øvrige ledere på landskontoret. DGI ledelsessekretariat Dagsorden: 1) Godkendelse af dagsorden Punkt 3 udsættes til næste møde. Dagsordenen blev i øvrigt godkendt. 2) Opfølgning på Danmarks Indsamlingen 2013 Direktionen skal følge op på Danmarks Indsamlingen 2013. Direktionen glædede sig over, at DGI s arbejde med Danmarks Indsamlingen har været diskuteret på Brixens blog. Det blev besluttet at gennemføre en evaluering, som kan bidrage til at belyse arbejdets betydning for eksponeringen af DGI og for det fremtidige samarbejde med medlemsforeninger med løb på programmet. Resultatet af evalueringen drøftes på næstkommende møder i henholdsvis DGI Chefforum og DGI Projektchefforum. TR og BGN. 3) Forberedelse af møde i DGI Administrativ ledelse den 5. marts 2013 Direktionen skal forberede dagsorden til møde i DGI Administrativ ledelse den 5. marts 2013. Peter Mortensen deltager i behandling af punktet. Punktet blev udsat til næste direktionsmøde den 27. februar 2013. 4) Forberedelse af landsledelsesmøde den 8.-9. marts 2013 Direktionen skal forberede landsledelsesmødet den 8.-9. marts 2013. Medbring venligst det udsendte dagsordensmateriale. Direktionen gennemgik dagsordenen for det kommende landsledelsesmøde. Den procesmæssige tilrettelæggelse af de enkelte punkter behandles på et kommende direktionsmøde og drøftes med mødets dirigenter. ST. 5) Virtuel lederguide/foreningsguiden S 2015 har et resultatmål 1.2.a., som hedder DGI s virtuelle lederguide lanceres senest 1. marts 2013. Det indstilles, at det fortsatte arbejde med virtuel lederguide, herefter omtalt som foreningsguiden, integreres i arbejdet med ny
dgi.dk. Nuværende projektleder fortsætter med indholdsproduktion og overgiver projektet til Digital Marketing efter aftale. Foreningsguiden kan blive en løftestang for en ny dgi.dk og være et helt nyt tilbud til en af DGI s centrale målgrupper. Tidsmæssigt er det afgørende af foreningsguiden er i drift og fungerende, når strategikampagne 3 igangsættes pr. 1. marts 2014. De udarbejdede estimater for foreningsguidens økonomi skal revurderes i.f.t. de opstillede planer for arbejdet med dgi.dk. Det indstilles endvidere, at DGI Uddannelsesforum er ansvarlig for den indholdsmæssige side af foreningsguiden, mens DGI Digital Marketing er ansvarlig for den formidlingsmæssige side. 5.1 Foreningsguiden Direktionen bakker op om den udsendte beskrivelse af foreningsguidens grundtanke og features. Projektlederen anmodes om at udarbejde en liste over, hvem som kan udarbejde hvilke elementer til det kommende indhold af foreningsguiden. TR, BGN og Peter Mortensen drøfter den fremtidige forankring af foreningsguiden. Herefter drøftes økonomien for produktion og drift af foreningsguiden i direktionen med henblik på efterfølgende behandling på hovedbestyrelsens møde den 10. april 2013. TR. 6) Skattepligt i foreningen Karpenhøj. I forbindelse med etableringen af DGI Karpenhøj den 1. november 2011 har SKAT vurderet, at foreningen er skatte- og selvangivelsespligtig. DGI s regnskabschef har i samarbejde med DGI s revision påpeget, at der fra SKAT s side må være tale en fejlfortolkning af gældende regler og praksis på området. Det er i øvrigt revisionens vurdering, at Foreningen Karpenhøj med den nuværende sammensætning af indtægter og udgifter næppe vil få indkomst til beskatning men en accept af afgørelsen fra SKAT vil medføre en øget arbejdsbelastning af DGI Karpenhøjs administration. DGI s regnskabschef indstiller, at DGI indbringer afgørelsen fra SKAT for landsskatteretten, og at DGI afholder omkostningerne herved. Omkostningerne er vurderet til 20-25.000 kr. Direktionen skal drøfte indstillingen. 6.1 Indstilling, fortroligt 6.2 Afgørelse fra SKAT, fortroligt Indstillingen blev godkendt. Det indebærer, at DGI indbringer den omtalte afgørelse fra SKAT for landsskatteretten, og at DGI afholder omkostningerne herved. Omkostningerne er vurderet til 20-25.000 kr. ST. 7) Opfølgning på årsmødet. Landsformandens beretning. Direktionen fulgte op på DGI s årsmøde 2012 på sit møde den 7. november 2012. I referatet er der blandt andet noteret følgende om landsformandens beretning: Landsformandens bemærkninger om DM i foreningsudvikling kan måske give anledning til dialog med DGI Uddannelsesforum. Det vurderes når udskriften foreligger. Direktionen skal følge op på landsformandens beretning. 7.1 Udskrift af landsformandens beretning. DGI årsmøde 2012. Direktionen finder ikke, at landsformandens bemærkninger om DM i
foreningsudvikling giver anledning til dialog med DGI Uddannelsesforum. 8) Skift fra stationær til bærbar arbejdsplads DGI s landskontor har en medarbejdergruppe (10-12 personer), som primært har fast arbejdsplads og virke ved landskontoret, men som samtidig deltager i ekstern mødeaktivitet, hvor en bærbar computer kan være arbejdsmæssig relevant/nødvendig. Ved transport i tog kan det desuden være muligt at udføre arbejdsrelaterede opgaver i transporttiden. Denne medarbejdergruppe har hidtil betjent sig af en udlånspulje af bærbare computere eller af egen privat bærbar. Direktionen har anmodet DGI IT om en beregning af de økonomiske konsekvenser ved at skifte denne medarbejdergruppe fra stationær til mobil IT-arbejdsplads. Omkostningerne ved at skifte 12 IT-arbejdspladser vil udgøre cirka 250.000 kr. det første år plus cirka 70.000 kr. hvert af de efterfølgende to år. Der er ikke budgetteret med udgifterne i DGI IT s budget for 2013. Direktionen skal drøfte om der skal ske et skift fra stationær til bærbar arbejdsplads for de pågældende 10-12 medarbejdere. 8.1 Analyse Direktionen bakker op om, at der skal ske et skift fra stationær til bærbar arbejdsplads for de omtalte 10-12 medarbejdere i den udstrækning deres nærmeste chef finder det velbegrundet. Direktionen vil derfor prioritere, at der skabes økonomisk råderum for et sådant skift i budget 2014. To medarbejdere i DGI Idræt og Motion har et akut og velbegrundet behov for at skifte fra stationær til bærbar arbejdsplads, og direktionen støtter, at der sker et sådant skift inden for de eksisterende budgetmæssige rammer for 2013. KFN og TR. 9) Ansøgning til DGI s udviklingspulje Der resterer 500.000 kr. i udviklingspuljen forud for behandlingen af denne ansøgning: Ansøger: Misbrugsportalen v/silvia Meyer (formand, formand, stifter og chefredaktør) Projekt titel: FC Misbrugsportalen Formål: Økonomisk støtte til FC Misbrugsportalen, et initiativ der skal hjælpe tidligere misbrugere med at vedligeholde et stoffrit liv, øge livsgejsten og følelsen af fællesskab og sammenhold. Ansøgt beløb: 25.000 kr. Samlet budget: 25.000 kr. Andre bidragsydere og beløb: Ingen. Baggrund/indhold:
Misbrugsportalen, er en ny organisation med base i København, som hjælper personer, der lider under forhold, relateret til misbrug, afhængighed, selvskade og andre livshæmmende situationer, hvor de har svært ved at se en udvej selv. I Misbrugsportalens regi er der etableret en ny gren i foreningen, som har fokus på idrætsudøvende projekter, herunder et helt nyt fodboldhold med navnet FC Misbrugsportalen, som består af et hold på 15 personer, som har været i gennem rigtig mange ting i deres liv og har kæmpet mangeårigt med et misbrug, herunder stoffer, alkohol og selvskadende adfærd. Planen er at FC Misbrugsportalen skal spille med i samtlige turneringer og kampe, i bl.a. DAI og IDVI (Idrætsorganisationen Dansk Væresteds Idræt). Det er ansøgers målsætning at de i løbet af et års tid får skabt et fundament, således at projektet, fortsætter flere år fremover. Kampene på hjemmebanen afholdes i Valbyhallen, i aftale med DAI og IDVI. De første omkostninger i forbindelse med de turneringer og indmeldelser, som holdet skal deltage i, skal betales marts 2013. Det ansøgte beløb skal gøre det muligt at føre målsætningen ud i livet. Pengene skal anvendes til kontingenter, turneringsafgifter, rejseudgifter og sociale arrangementer. Man vil løbende publicere historier, billeder og artikler om projektet og holdets kampe, træning og sociale aktiviteter, på portalens hjemmeside www.misbrugsportalen.dk, facebook hvor der er 4500 læsere og andre sociale medier, for at brede budskabet omkring disse fyre og hvad de står for, samt hvor vigtig sport og motion er i ens liv, særlig når man er eller har været berørt af et misbrug. Ansøger var i december nomineret til titlen som Årets Helt 2012 af Jyllands- Posten og Trygfonden, og Misbrugsportalen er nu ligeledes nomineret til Index Award 2013. Vurdering: Et sympatisk projekt som ikke er omfattet af udviklingspuljens formål. Nærliggende at DAI og IDVI tilbyder deltagelse på særlige vilkår i en kortere periode. Indstilling: Det indstilles, at ansøgningen ikke imødekommes. Baggrundsmateriale fremsendes elektronisk. Indstillingen blev godkendt. Ansøgningen imødekommes ikke. 10) Kvartalsrapporter. Der er nu udarbejdet i alt tre kvartalsrapporter, den seneste for fjerde kvartal 2012 blev særskilt kommenteret af direktionen. Kvartsrapporterne er et værdsat ledelsesredskab i hovedbestyrelsen og blandt direktører i landsdelsforeningerne og andre ledere. Kvartalsrapporterne fungerer generelt set også som et godt arbejdsredskab for de medarbejdere som udarbejder forskellige bidrag til rapporten. Det er samtidig utvivlsomt, at kvartalsrapporterne kan blive mere overskuelige og tilgængelige. Det anbefales, at de fremtidige kvartalsrapporter justeres på to måder:
For det første skal de være langt kortere. I kvartalsrapporten for fjerde kvartal 2012 lykkes det DGI Lab at give et dækkende overblik over en række komplicerede områder på mindre end tre en halv side. Nøglen til dette er en sondring mellem kvartalsrapport og udførlig kvartalsrapport som der linkes til. Bidragene fra de øvrige afdelinger og stabsfunktioner har karakter af udførlige kvartalsrapporter. Det anbefales, at alle afdelinger og stabsfunktioner fremover bearbejder materialet på en sådan måde, at kvartalsrapporten for den enkelte afdeling eller stabsfunktion maksimalt fylder tre en halv side andre relevante oplysninger kan der linkes til. For DGI ledelsessekretariat betyder det f.eks., at der linkes til skemaet vedrørende idrætspolitiske temaer og kommunikation. De væsentligste idrætspolitiske udviklinger beskrives på cirka en halv side i selve rapporten. For det andet skal der i langt højere grad arbejdes med nøgletal i et udviklingsperspektiv. Dette er et udtrykkeligt ønske fra hovedbestyrelsen og vil blive drøftet nærmere på et møde den 22. februar mellem direktionen og landsformanden. Direktionen skal drøfte anbefalingerne. Medbring venligst kvartalsrapporten for 4. kvartal 2012. Direktionen tilsluttede sig, at der i fremtidige kvartalsrapporter skelnes mellem kvartalsrapport og udførlig kvartalsrapport, som der linkes til, og at alle afdelinger og stabsfunktioner fremover bearbejder materialet på en sådan måde, at kvartalsrapporten for den enkelte afdeling eller stabsfunktion maksimalt fylder tre en halv side. Direktionen tilsluttede sig, at grafiske fremstillinger kan være mere informative end det skrevne ord. Direktionen tilsluttede sig endvidere, at der i fremtidige kvartalsrapporter i langt højere grad skal arbejdes med nøgletal i et udviklingsperspektiv. Dette område drøftes på et møde med landsformanden den 22. februar 2013. 11) Fusion mellem DGI og DDS SB oplyste at rejseholdet er godt i gang med arbejdet. I øvrigt intet særligt at bemærke. 12) Næste møde: Onsdag den 27. februar 2013 kl. 08.30 10.30 Opfølgning på møde med Kontrapunkt den 22. februar 2013 Forberedelse af landsledelsesmøde den 8.-9. marts 2013 Forberedelse af hovedbestyrelsesmøde den 8. marts 2013 Forberedelse af møde i DGI Administrativ ledelse den 5. marts 2013 DGI Inklusion. Strategi og handleplan 2013-2015 13) Eventuelt SB orienterede om møde den 19. februar 2013 med formand og direktør for DGI Nordvest. I mødet deltog også landsformanden for DGI og yderligere et medlem af DGI s hovedbestyrelse. SB orienterede om møde med DGI s regnskabschef, hvor det var blevet tydeligt, at der er et uacceptabelt misforhold mellem opgaver for afdelingen
og tildelte ressourcer. Der er fundet løsninger på udfordringerne, og SB har givet opbakning til, at DGI Regnskab i første omgang prioriterer at løse opgaver for landsdelsforeningerne og andre uden for landskontoret. Eventuelle spørgsmål til referatet kan rettes til direktionen. Venlig hilsen DGI Steen Tinning