BORGERPANEL I HOLBÆK KOMMUNE 2015
FORMÅL MED BORGERPANELET Som en del af Demokratieksperimentariet og Strategi for brugerundersøgelser er det besluttet, at der som et 1-årigt eksperiment etableres et borgerpanel. Formålet med borgerpanelet er at: Byrådet kan få vigtige input til beslutningsprocesser og til ideudvikling fra en bredere kreds af borgere og ikke kun de grupper af borgere, kommunen normalt har dialog med Eksempelvis ved - Udvikling af politikker eller visioner - Udvikling af opgaveløsning eller test af ideer inden de implementeres - Ajourføring med borgernes ønsker og holdninger til kommunen Borgerpanelets funktion er rådgivende og bidrager til kommunens arbejde som supplement og i kombination med de øvrige inddragelsesformer
FAKTA OM BORGERPANELET Etablering af borgerpanel: - Elektronisk panel - Medlemmerne er mindst 18 år og med fast bopæl i Holbæk Kommune - Repræsentativ på bl.a. køn, alder og geografi (så vidt muligt) - Der skal indgå minimum 700 borgere i panelet af hensyn til statistiske usikkerheder - 5.000 borgere inviteres til at deltage i borgerpanelet. Vi forventer, at 1.000 melder sig til. Der forventes løbende frafald og genopfyldning af panelet 1-2 år efter etablering. - Borgerne rekrutteres via digital post og postal brev. Det er også muligt at tilmelde sig panelet via kommunens hjemmeside eller Facebook-side
FAKTA OM BORGERPANELET Kommer bredt ud og giver overblik - Spørger en bredere kreds af borgere og ikke kun de grupper af borgere kommunen normalt involverer obs på at det bør suppleres med andre metoder for at nå dem, der ikke nås via borgerpanelet (fx borgere uden internetadgang) - Får relativt hurtigt mange borgere til at tilkendegive deres mening på samme tid - Får et overblik over borgernes holdninger på et givent område Kan ikke bruges til tovejskommunikation kobles med andet fx - Pressemeddelelse eller anden kommunikation af resultaterne - Undersøgelserne følges op på Facebook - Politikerne tilkendegiver, hvordan de har oplevet borgernes svar - Undersøgelserne følges op med dialogmøder eller fokusgruppeinterview - Panelet kobles med andre platforme og tiltag efter behov. Det afklares fra undersøgelse til undersøgelse
KOMMUNIKATION Etablering af borgerpanel skabe interesse og viden Intern: - Info på Holbækken - Direkte mail til cheferne - Procesguide til relevante chefer og medarbejdere Ekstern: - Pressemeddelelse - Facebook (+link til tilmelding) - Holbaek.dk (+ link til tilmelding) - Evt. plakater på udvalgte steder Når undersøgelserne kører fokus på resultater og videre proces Intern: Ekstern: - Info på Holbækken - Pressemeddelelse - Facebook med oplæg til debat - Holbaek.dk - Evt. Nyt fra Holbæk Kommune
BESLUTNINGSSTRUKTUR Borgerpanelet er et politisk værktøj med 3-4 årlige undersøgelser - ØU bestiller undersøgelser til borgerpanelet på vegne af byrådet - De stående udvalg ønsker til temaer på udvalgsmøder i nov/dec 2014 - På baggrund af ønsker til temaer beslutter ØU i januar 2015 en foreløbig tidsplan for borgerpanelundersøgelser i 2015 - Hvis det efter første år besluttes, at borgerpanelet fortsætter, samler ØU fremadrettet bestillinger i et årshjul én gang om året - Det vil være muligt at benytte panelet til ikke-planlagte undersøgelser - ØU skal godkende på baggrund af sagsfremstilling fra Strategi og Udvikling - Panelundersøgelser kan ikke alene omhandle spørgsmål fra administration - Panelet skal kunne anvendes til at skaffe repræsentative udtræk af borgere til fx interview- eller fokusgrupper
ORGANISERING Aktør Stående udvalg og Økonomiudvalg Økonomiudvalg Ansvarlig direktør/chef for fagområdet Fagområdet Strategi og Udvikling Kommunikation Ansvarsopgave Indgiver ønsker til temaer Udvalget, der har bestilt en panelundersøgelse, forelægges den godkendte spørgeguide til orientering Beslutter årshjul Godkender ikke-planlagte undersøgelser efter indstilling fra Strategi og Udvikling Godkender spørgeguide til panelundersøgelse Indgår i en projektgruppe med ansvar for spørgeguide, supplerende tiltag efter behov Udarbejder spørgerammen i samarbejde med Strategi og Udvikling Sikrer anvendelse af og offentliggørelse af resultaterne Ansvarlig for etablering af borgerpanelet Ansvarlig for proces i udvalg vedr. årshjul Udarbejder procesguide/arbejdsgangsguide til fagområderne Projektleder for gennemførelse af panelundersøgelsen Koordinerer ift. borgerpanelet og de sociale medier og ekstern/intern kommunikation
EVALUERING Borgerpanelet etableres som et 1-årigt eksperiment. Borgerpanelet og de øvrige elementer i Strategi for brugerundersøgelser evalueres i Demokratieksperimentariet i slutningen af 2015. Forventet fokus for evalueringen er: Har det styrket dialogen mellem byrådet og borgerne? Har det kvalificeret beslutningerne hos politikerne? Har det bidraget til udviklingen af den kommunale opgaveløsning? Borgernes oplevelse af panelet Den endelige evalueringsramme fastlægges i samarbejde med projektgruppen for Demokratieksperimentariet.