April 2010 Sygefraværspolitik Indledning Kalundborg Kommune ønsker, at sygefraværspolitikken skal være med til at skabe forståelse, accept og klarhed om kommunens holdning til håndtering af sygefravær. Kalundborg Kommune ønsker at være en moderne, attraktiv og rummelig arbejdsplads, hvor arbejdsmiljøet er i top og de ansatte leverer service- og sagsbehandling af god faglig kvalitet til borgere og brugere. Sygefraværspolitikken indeholder centralt fastsatte retningslinier og emner, der skal udmøntes decentralt efter drøftelse og beslutning i de lokale samarbejdsorganer (LSU). Når det i politikken bliver nævnt, at der skal ske en drøftelse i det lokale samarbejdsorgan (LSU), skal drøftelsen ske på et personalemøde med SU-status, hvis der ikke er nedsat et samarbejdsudvalg. Mål Kalundborg Kommune sætter de ansattes trivsel højt. Målet med en sygefraværspolitik er at skabe tryghed i organisationen ved at sende klare signaler om, at kommunens arbejdspladser vil gøre en særlig indsats for om muligt at fastholde en sygdomsramt medarbejder i ansættelsesforholdet. Ligeledes er det hensigten at synliggøre hvilke samtaler og vurderinger, der lægges til grund, når det vurderes om fastholdelse er muligt. Kalundborg Kommune vil gennem nærvær og arbejdsmiljømæssige tiltag skabe arbejdsglæde, trivsel og sunde arbejdspladser som kan være medvirkende til at begrænse fraværet til gavn for medarbejderne og for arbejdspladsen. Forebyggelsesindsats Kalundborg Kommune har fokus på indsatsområder, der skal forebygge og fremme sundhed og trivsel. Ved hjælp af APV og trivselsundersøgelse bliver det fysiske og psykiske arbejdsmiljø afdækket, og via sundhedsordningen iværksættes forskellige sundhedsfremmende tiltag. 1/ 6
Herudover har kommunen uddannet resursepersoner indenfor trivsel, hygiejne, forflytning og kontorindretning med det formål at forebygge arbejdsrelateret fravær, ligesom statistik over sygefravær indgår som et parameter. Uanset de gode intentioner og initiativer vil der forekomme sygefravær af større eller mindre omfang i Kalundborg Kommune. I Kalundborg Kommune håndterer vi sygefravær således: Sygefraværsstatistik For at danne overblik, sammenligningsgrundlag og for at understøtte sygefraværspolitikken udarbejder HR og Personale hvert kvartal en fraværsstatistik. Statistikken anvendes som et aktivt redskab til nedbringelse af sygefraværet og til at synliggøre og fastholde fokus omkring sygefraværet. Sygefraværsstatistikken vil fra 2010 danne grundlag for en årlig personalepolitisk redegørelse, der fremlægges til drøftelse i kommunens øverste samarbejdsorgan. Den decentrale leder uarbejder lokale sygefraværsstatistikker til brug for den løbende opfølgning på sygefravær. LSU aftaler en retningslinie for fremlæggelse og opfølgning af sygefraværet. I drøftelsen af retningslinien kan indgå opfølgning på trivselsmålinger, APV, stress samt indsatser vedrørende fastholdelse af sygemeldte medarbejdere. Regler for sygemelding Som hovedregel skal sygemeldinger ske telefonisk. Det aftales lokalt til hvem, og senest hvornår, sygemeldingen skal være meddelt på 1. fraværsdag. Er der særlige arbejdsforhold på arbejdspladsen, der kan begrunde, at medarbejderne må benytte andre kommunikationsmidler (mail, sms, fax), skal der indgås aftale herom i det lokale samarbejdsudvalg. Sygefraværsprocedure Kalundborg Kommune ønsker løbende at vise interesse og omsorg for den sygemeldte medarbejder. Det gør vi som hovedregel således: Første kontakt LSU aftaler, hvordan og hvornår arbejdspladsen tager kontakt til en sygemeldt medarbejder. Formålet er omsorg for den sy- 2/ 6
gemeldte og et hensyn til institutionens planlægning af driften under fraværet. Sygefraværssamtaler Det er lederens ansvar løbende at følge op og gøre status på sygefravær, herunder vurdere om der skal udarbejdes mulighedserklæringer (kan laves ved første samtale) eller individuelle fastholdelsesplaner. Senest efter 3 ugers fravær indkalder lederen den sygemeldte til en sygefraværssamtale, der skal holdes senest 4 uger efter første sygedag. Såfremt den ansatte ikke har genoptaget sit arbejde efter 7 ugers fravær, indkalder lederen den sygemeldte til en ny sygefraværssamtale, der skal afholdes inden 8 ugers fravær. Erklæringer Efter 3 ugers fravær indhentes en friattest, hvis lederen har vurderet, at der ikke udarbejdes mulighedserklæring. Friattesten udstedes af egen læge, hospital eller speciallæge og angiver det konkrete sygefraværs formodede varighed. Mulighedserklæringer sætter fokus på, hvilke muligheder den syge har for at fortsætte med at arbejde under sygdommen. Formål Formålet med sygefraværssamtalerne er at afdække hvordan og hvornår den ansatte kan vende tilbage til arbejdet om der skal udfyldes/indhentes mulighedserklæring om der er forhold på arbejdspladsen, der kan være årsag til sygefraværet om arbejdet kan genoptages helt/delvist gennem - ændringer i arbejdsforholdene og - eventuelt udarbejdelse af fastholdelsesplan hvordan kontakten mellem medarbejderen og arbejdsstedet skal foregå under fraværet. Inden en sygefraværssamtale afsluttes, udarbejder lederen et kort referat, som underskrives af begge parter. Referatet lægges på personalesagen. Jobcenteret Hvis medarbejderen fortsat er sygemeldt efter 8 uger, har Jobcenteret (som myndighed) pligt til at gå i en dialog med arbejdsgiveren med det formål at skabe grundlag til en vurdering af, om Jobcentret kan tilbyde foranstaltninger, der kan fremme den ansattes tilbagevenden til arbejdet helt eller delvist herunder etablering af fleksjob. 3/ 6
Statussamtale Ved langvarigt sygefravær indkaldes til en statussamtale, hvor der skal indgå en vurdering af hensynet til såvel den sygemeldte som til de driftsmæssige forhold på arbejdspladsen. Til statussamtalen vil der derfor blive taget stilling til om ansættelsesforholdet kan opretholdes. Det er lederens ansvar konkret og individuelt at vurdere, om der skal ske afsked af en medarbejder på grund af sygdom. Lederen kan foretage denne vurdering i samråd med HR og Personale. Kritisk sygdom Bisidder Ved langvarigt sygefravær på grund af kritisk sygdom vurderes situationen konkret. Hvis sygefraværet har langvarig karakter skal situationen vurderes af direktionen via HR og Personale, når der er gået max. 52 uger. Til alle samtaler har medarbejderen ret til og vil blive opfordret til - at tage en bisidder med, ligesom en leder kan tage en konsulent fra HR og Personale med til mødet. En bisidder kan være enten en tillidsrepræsentant eller en hvilken som helst anden person, som medarbejderen vil have med til samtalen. Hyppigt fravær Fastholdelse Ved mere end fem fraværsperioder (sygemeldinger) indenfor en periode på 1 år eller hvis der konstateres et bestemt mønster i en medarbejders fravær, vurderer lederen, om der er grundlag for at afholde en sygefraværssamtale. Formålet er at identificere om der er fysiske, psykiske eller øvrige arbejdsmiljømæssige årsager til fraværet. I forbindelse med den individuelle vurdering skal lederen overveje, hvilke alternative muligheder medarbejderen kan tilbydes for at fastholde medarbejderen i et ansættelsesforhold. Lokalt kan der være en vifte af fastholdelsestiltag, som kan indgå i overvejelserne. Til brug for indberetning til Jobcentret af længerevarende sygefravær (4 eller 8 uger) skal følgende indgå i overvejelserne i det omfang de ikke tidligere har været inddraget i forløbet. mulighed for omplacering til andre opgaver mulighed for delvis raskmelding indgåelse af en 56-aftale ved væsentlig forøget sygdomsrisiko/kronisk lidelse 4/ 6
Afsked Uanset de gode intentioner om at fastholde medarbejderen i ansættelsesforholdet, kan det blive nødvendigt at opsige en medarbejder på grund af sygefravær. Det er lederens ansvar konkret og individuelt at vurdere, om afsked af en medarbejder på grund af sygdom vil være forårsaget af en række forskellige faktorer, eksempelvis: Det er ikke muligt at fastholde medarbejderen ud fra de tiltag, der er gennemført på centralt og decentralt niveau Der er ikke udsigt til, at medarbejderen kan vende tilbage til arbejdspladsen inden for en overskuelig fremtid Der skal tages hensyn til arbejdspresset hos de andre kolleger Driftsmæssige hensyn Andre lokale faktorer Lederen kan fortage vurderingen i samråd med HR og Personale. Der kan ikke ske opsigelse som følge af graviditetsbetinget sygdom. Lokal retningslinie Denne sygefraværspolitik er en overordnet ramme for ansatte i Kalundborg Kommune. Sygefravær rammer lokalt meget forskelligt. Derfor skal de lokale sikkerheds- og samarbejdsfora drøfte sygefraværspolitikken med det formål at udarbejde en detaljeret retningslinie, der skal gælde på den lokale arbejdsplads. Den uddybende lokale retningslinie skal overholde rammerne i den overordnede sygefraværspolitik og skal indholde: 1. procedure for fremlæggelse og opfølgning på sygefraværsstatistik (se afsnittet om sygefraværsstatistik) 2. regler for sygemelding (se afsnittet herom samt afsnit om sygefraværsprocedure) og som eksempler nævnes, at retningslinien kan indeholde regler/procedurer om følgende: - etik i kontakten til den syge - orientering til kollegaer - information under sygefraværet 5/ 6
- deltagelse i arrangementer på arbejdspladsen - blomsterhilsen - besøg i hjemmet - kollegial kontakt Den lokale retningslinie godkendes og opbevares lokalt. Evaluering OK 08 Med det formål at sikre at sygefraværspolitikken følger den personalepolitiske udvikling i kommunen, opfylder ny lovgivning og indgåede aftaler på arbejdsmarkedet, vil der i forbindelse med fremlæggelse af den årlige sygefraværsstatistik, blive foretaget en vurdering af, om der er behov for ændringer i sygefraværspolitikken. Denne sygefraværspolitik understøttes af en administrativ vejledning og implementerer samtidig "Aftale om trivsel og sundhed"s bestemmelser om sygefraværsstatistik og sygefraværssamtaler og træder i kraft efter godkendelse i Hovedsamarbejdsudvalget og Hovedsikkerhedsudvalget. Godkendt af: Hovedsamarbejdsudvalget den 23. marts 2010 og Økonomiudvalget den 21. april 2010 6/ 6