R1, juni a 104. anvisning aftale og kommunikation. dokumenthåndtering

R1, juni 2015 a 104 anvisning aftale og kommunikation dokumenthåndtering

Kolofon 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 2 bips Lyskær 1 2730 Herlev Telefon 70 23 22 37 Fax 70 23 42 37 bips@bips.dk bips.dk A104 Dokumenthåndtering Denne publikation er udarbejdet i bips regi, og bips har enhver ret herunder ophavsretten til publikationen såvel i papirudgave som i digital form. Publikationen forudsættes anvendt af personer, der er teknisk sagkyndige på de enkelte områder, og anvendelsen fritager ikke brugerne af publikationen for deres sædvanlige ansvar. Anvendelsen sker altså helt på brugerens eget ansvar på samme måde som individuelt udarbejdede løsninger. Hverken bips eller de fagfolk, der har deltaget i udarbejdelse af bips publikationen, kan gøres ansvarlige for anvendelse af publikationen i praksis. Udgivelse og distribution i digital udgave bips Første Udgivelsesdato, juli 2012 Revision 1, juni 2015 ISBN 978-87-7293-617-8 Mekanisk, fotografisk eller anden gengivelse af denne publikation eller dele deraf er ikke tilladt ifølge dansk lov om ophavsret. Undtaget herfra er korte uddrag til brug i anmeldelser.

Indhold 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 3 1. Indhold... 3 1. Indhold 2. Forord... 6 3. Indledning... 7 4. Struktur... 8 5. Håndtering af dokumenter... 11 5.1 Papirarkiv... 11 5.2 Elektronisk arkiv... 11 5.2.1 Generelt... 11 5.2.2 Hierarkisk system... 12 5.2.3 Database-system... 14 5.2.4 Søgning... 14 5.2.5 Udveksling... 16 5.2.6 E-mail... 16 5.2.7 Adgangskontrol og rettigheder... 17 6. Metoder... 18 6.1 Metadata... 18 6.2 Mapper... 21 6.3 Dokument- og filnavngivning... 24 6.4 Versionsstyring... 26 6.5 Tilladte tegn... 28 7. Aftaler og anvendelse... 29 8. Lister... 30 8.1 Vejledning og regler for brug af værdilister... 30 8.2 Metadatasæt... 31 8.3 Værdiliste Virksomhedstype (Business type)... 34 8.4 Værdiliste Vidensområde (Knowledge)... 37 8.5 Værdiliste Fagdisciplin (Discipline)... 39 8.6 Værdiliste Indholdstype (Document content)... 42 8.7 Værdiliste Ydelsestype (Project delivery)... 47 8.8 Værdiliste Entreprisetype (Contract type)... 48 8.9 Værdiliste Procestype (Process type)... 53 8.10 Værdiliste Basisarbejde (Work area)... 55 8.11 Værdiliste Fase (Phase)...58

Indhold 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 4 8.11 Værdiliste Fase (Phase)... 58 8.12 Værdiliste Filtype (Filetype)... 60 8.13 Værdiliste Stade (Stage)... 62 8.14 Værdiliste Etage (Storey)... 63 8.15 Værdiliste Afbildningstype (Sheet type)... 65 8.16 Værdiliste Informationsniveau (Level of Information)... 66 8.17 Værdiliste Dokumentation (Documentation purpose)... 68 8.18 Værdiliste Udveksling (Exchange)... 69 8.19 Værdiliste Status (Status)... 70 8.20 Værdiliste Dokumentform (Document form)... 71 9. Eksempelsamling... 72 9.1 Brug af metadata... 72 9.1.1 Påføring og tilknytning af metadata... 72 9.1.2 Metadata påført et dokument... 73 9.1.3 Metadata påført et dokument via et skema... 74 9.1.4 Metadata påført et CAD dokument... 75 9.1.5 Metadata elektronisk tilknyttet et dokument... 76 9.2 Brug af metadata i mappestruktur... 77 9.2.1 Tilføjelser til mappestruktur... 77 9.2.2 Mapper til korrespondance... 77 9.3 Brug af metadata i filnavngivning... 78 9.3.1 Tilføjelser til filnavngivning... 78 9.3.2 Navngivning af ansvarsområde... 79 9.3.3 Navngivning af dokumenter med samme indholdstype... 79 9.4 Dokumenteksempler... 81 9.4.1 Rådgiverkontrakt... 81 9.4.2 Referat... 82 9.4.3 Landskabsplan... 83 9.4.4 Udførelsestidsplan... 84 9.4.5 Trappetegning... 85 9.4.6 Konstruktionsbeskrivelse... 86 9.4.7 Tilsynsnotat... 87 9.4.8 Driftskort... 88

Indhold 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 5 9.4.8 Driftskort... 88 10. bips paradigmer... 89 10.1 bips mappestruktur... 89 10.2 Mappestruktur Arkitektvirksomhed... 90 10.3 Mappestruktur Rådgivende ingeniørvirksomhed... 91 10.4 Mappestruktur Entreprenørvirksomhed... 92 10.5 Mappestruktur Bygningsejer... 93 10.6 Mappestruktur Bygningsejer og driftsorganisation... 94 10.7 Mappestruktur Projektweb... 95 10.8 Dokument navngivning... 96 10.9 CAD dokument navngivning... 97 10.10 Navngivningstilføjelser... 98 10.11 Dokument versionering...99

Forord 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 6 2. Forord Formålet med denne anvisning er at understøtte aktører i håndtering af dokumenter, såvel på et fælles udvekslingssted som internt i virksomheder, organisationer mm. Målet er at etablere en produktiv og omkostningseffektiv dokumenthåndtering realiseret gennem fælles information om dokumenter og deres indhold. Målet opnås ved at etablere en fælles de facto branchestandard for håndtering, søgning og opbevaring af dokumenter. Anvisningen angiver en fælles standard, der gør brugeren i stand til hurtigt og nemt at håndtere og foretage effektive og præcise søgninger af specifikke dokumenter. Anvisningens primære målgruppe er byggeri og anlæg, og den henvender sig til alle aktører, der er knyttet hertil, eksempelvis bygherrer, bygherrerådgivere, driftsherrer, projekterende, producenter og udførende. Herudover henvender anvisningen sig til softwareudviklere med henblik på implementering i software, applikationer etc. Anvisningen dækker hele livscyklussen for et bygværk. For at gøre anvisningen anvendelig ved internationale samarbejder, forekommer der i anvisningen begreber på både dansk og engelsk. Definitioner, termer, begreber mm. anvendt i denne anvisning er i overensstemmelse med Byggeriets Begrebskatalog, som er tilgængelig online på www.byggerietsbegrebskatalog.dk. Denne anvisning, A104 Dokumenthåndtering, erstatter tidligere udgivne bips anvisninger inden for området. Anvisningen er udformet med henblik på anvendelse i praksis og er en bearbejdning af indholdet i DS/EN 82045-1, DS/EN 82045-2 og DS/EN 82045-5. For referencer og sammenhæng til DS/EN 82045-serien samt tekniske forskrifter og it-funktionalitet for implementering af anvisningens indhold henvises til www.bips.dk. Anvisningen indbefatter en række standardløsninger, kaldet bips paradigmer, der er indeholdt i kapitel 10.

Indledning 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 7 3. Indledning Håndtering og udveksling af de store mængder af dokumenter, der generes i bygge- og anlægsbranchen, ikke mindst digitalt, kræver en struktur, der på en nem og sikker måde understøtter samarbejdspartnere, virksomheder og medarbejdere i at kunne styre, gemme og genfinde dokumenter. Kapitel 4. Struktur giver læseren en almen indføring i og forståelse for den struktur og det tankesæt, der danner basis for anvisningens indhold. Kapitel 5. Håndtering af dokumenter giver en tilgang til det at håndtere, styre og udveksle dokumenter samt beskriver de elektroniske værktøjer, der benyttes dertil. Kapitel 6. Metoder indeholder en beskrivelse af de forskellige metoder, der kan benyttes til styring af dokumenter, herunder metadata, mapper, dokumentog filnavngivning samt versionsstyring. Fig. 1 Styring og genfinding af dokumenter. Denne anvisning angiver en struktur til klassificering af dokumenter og opbygning af mappestrukturer og filnavne, der kan benyttes som en fælles kommunikationsplatform for håndtering af dokumenter. Når man er bekendt med anvisningens tankesæt, vil listerne i kapitel 8 samt eksemplerne i kapitel 9 og 10 være det primære redskab, der anvendes i dagligdagen. Kapitel 7. Aftaler og anvendelse rummer en kort beskrivelse af de forhold, der bør vurderes og aftales, når der udveksles dokumenter mellem samarbejdspartnere. Kapitel 8. Lister indeholder de af bips udviklede lister over metadata, der benyttes til at klassificere et dokuments indhold. Kapitel 9. Eksempelsamling indeholder eksempler på, hvordan metoderne i kapitel 6 kan anvendes i praksis, herunder brug af metadata og eksempler på dokument- og CAD navngivning på forskellige typer af dokumenter. Anvisningen består af følgende hovedkapitler, der kan læses og anvendes separat efter behov: Kapitel 10. bips paradigmer angiver bips s arkiv- og mappestruktur til brug internt i virksomheder og på fælles udvekslingssteder. Herudover indeholder kapitlet bips s paradigmer til brug ved dokument- og CAD navngivning samt versionering.

Struktur 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 8 4. Struktur Med struktur menes en systematisk tilgang til håndtering af dokumenter, hvor et dokument defineres som information og det tilhørende medie i overensstemmelse med DS/ISO 9000. Med information forstås meningsfulde data fx. i form af tekst, tal, tegninger, modeldata mm., mens medie fx. kan være et papir, en elektronisk fil, en record i en database eller et RFIDtag. indhold, fx at indholdet er udarbejdet af CLP benævnes egenskaberne metadata. Metadata er defineret ved data om data. For nærmere definition af egenskaber og metadata henvises til bips s produktblad om egenskaber. Denne anvisning omhandler dokumenter, og da det i al væsentlighed er dokumentets indhold, der beskrives, er det valgt konsekvent at anvende begrebet metadata, uanset at metadata om mediet korrekt burde være betegnet egenskaber. Metadata for et dokuments indhold kan fx. være dokumentets gyldighed, datering, status, forfatter, version etc. Metadata kan optræde et vilkårligt sted på dokumentet og kan opdeles i fem grupper, der benævnes: Fig. 2 Dokument. Information består af to dele: dokumentets indhold data om medie og dokumentets indhold Projekt Virksomhed Emne Administrativt Medie Fig. 3 Information. Fig. 4 Gruppering af metadata på et dokument. Medie og dokumentets indhold er karakteriseret ved at have egenskaber, som udtrykkes ved egenskabsdata, fx at mediet har størrelsen A4. Såfremt egenskaber beskriver dokumentets

Struktur 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 9 Metadata har to vigtige formål, dels at orientere læseren om dokumentets indhold, og dels entydigt at identificere dokumentet i forhold til andre dokumenter. Såfremt alle dokumenter er entydigt identificerbare, kan disse i princippet opbevares sammen i en ustruktureret form. I forhold til effektivt at søge og udveksle dokumenter, er det hensigtsmæssigt at strukturere dokumenterne med metadata. For dokumenter skelnes oftest mellem papirbårne dokumenter, dvs. information trykt på papir, og digitale dokumenter fx en elektronisk fil i form af en pdf, hvor informationen er lagret i filen. For papirbårne dokumenter er det vigtigt, at der på dokumentet fremgår de metadata, der identificerer dokumentet. For digitale dokumenter kan de metadata, der identificerer dokumentet, ikke blot være indeholdt i selve dokumentet men også være tilknyttet dokumentet digitalt i form af en mærkat. Ved mærkat forstås elektronisk bærer af metadata om et dokuments indhold. Fig. 5 Til venstre: Metadata skrevet eller trykt på et dokument. Til højre: Metadata tilknyttet et dokument via en mærkat. De metadata, der tilknyttes et dokument via en mærkat, muliggør en struktureret håndtering af dokumenter i et softwaresystem. Man skal være opmærksom på, at en mærkat ikke nødvendigvis følger et dokument, når det fx flyttes fra ét softwaresystem til et andet eller omdannes fra en filtype til en anden. Endvidere sikrer brug af mærkater ikke, at informationerne findes på et papirbåret dokument. Figur 6 indeholder det af bips definerede metadatasæt for et dokument. Metadatasættet er en samling af metadata sammensat med henblik på, at informationerne skal bruges i kombination med hinanden. Et metadatasæt vil altid være udtryk for et formålsbestemt valg og vil aldrig kunne udformes, så det er entydigt og logisk for alle. Problemet kompliceres yderligere af den kendsgerning, at forskellige mennesker sjældent har samme opfattelse af ords betydninger. Dette forhold er der i videst muligt omfang taget højde for ved, at der er angivet definitioner og eksempler i kapitel 8. Lister. Uanset dette vil der stadig kunne opstå tvivl om hvilke metadata, der skal tilføjes eller påføres et dokument. I disse tilfælde bruges som udgangspunkt princippet: Hvor dokumentet primært hører til. Er dette ikke tilstrækkeligt, kan et metadata gentages med forskellige værdier. Fx kan et dokument, hvis indhold omhandler såvel aftaleforhold som økonomi jf. kapitel 8.6 Værdiliste Indholdstype have to metadata med navnet Indholdstype med henholdsvis værdien Aftale og værdien Økonomi. Udover valgte metadata kan et dokument suppleres med emneord, der ikke allerede er indeholdt i dokumentets indhold. Dette kan gøre dokumentet mere søgbart. Se nærmere herom i kapitel 5.2.4 Søgning.

Struktur 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 10 I praksis er det ikke nødvendigt at anvende alle metadata i metadatasættet. Ofte vil mindre projekter kunne anvende et begrænset metadatasæt. For større projekter eller under specielle omstændigheder kan der til gengæld opstå behov for, at metadatasættet udbygges med yderligere informationer afhængigt af de aktuelle forhold. Metadatasættet i figur 6 udgør kernen i, hvordan dokumenter håndteres og danner grundlag for de metadata: der påføres et dokument der påføres en mærkat der benyttes til opbygning af arkiv- og mappestrukturer der benyttes til dokument- og filnavngivning Fig. 6 bips metadatasæt for et dokument. Fig. 7 Håndtering af dokumenter ved brug af metadata.

Håndtering af dokumenter 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 11 5. Håndtering af dokumenter 5.1 Papirarkiv Papirbårne dokumenter er ofte en repræsentation af en digital udgave af et dokument. Når man gemmer papirbårne dokumenter, er det hensigtsmæssigt at anvende en struktur til arkivering i ringbind, faneblade mm. Til dette formål anvendes en hierarkisk struktur. Det er praktisk, hvis en sådan struktur har et vist sammenfald eller overensstemmelse med den tilsvarende elektroniske struktur, der anvendes. Se nærmere herom i kapitel 6.2 Mapper. Af juridiske årsager og arbejdsmæssige grunde kan det være nødvendigt at gemme papirbårne dokumenter. Papirarkiver fylder, hvorfor det er formålstjenstligt allerede ved opretning af et arkiv at have styr på, hvornår forskellige dele af arkivet kan smides ud således, at dette nemt kan ske, og plads løbende kan frigives. Normalt føres der ikke dobbelt papirarkiv til sikring mod uheld i form af fx brand, vandskader etc. Ved at have digitale udgaver af alle papirbårne dokumenter, hvilket nødvendiggør scanning af dokumenter, der kun findes i papirformat, kan man med back-up rutiner sikre, at der eksisterer en sikkerhedskopi af alle papirbårne dokumenter. Fig. 8 Papirarkiv. 5.2 Elektronisk arkiv 5.2.1 Generelt Der findes mange forskelligartede elektroniske værktøjer, som håndterer dokumenter på hver deres måde og er opbygget med forskellig tilgang til opbevaring, håndtering og søgning af dokumenter. Det er væsentligt at forstå de metoder og strukturer, værktøjerne gør brug af, så man er i stand til at vurdere de fordele og ulemper, der er ved brug af værktøjerne. I de efterfølgende to kapitler beskrives to primære systemer til elektronisk dokumenthåndtering: et system baseret på en hierarkisk struktur et system baseret på en database struktur

Håndtering af dokumenter 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 12 Det er ensbetydende med, at adgang til dokumenterne kræver, at det pågældende system anvendes. Dette kan give problemer, hvis systemet svigter, ikke bliver vedligeholdt, eller hvis man ønsker at skifte fra et system til et andet. Fig. 9 Elektronisk arkivering. En del dokumenthåndteringssystemer gør alene brug af enten en hierarkisk struktur eller en database struktur, men der findes også systemer, der gør brug af en kombination af de to strukturer. Generelt kan dokumenter genfindes via søgning på tværs af de strukturer, der anvendes. Der findes mange typer af søgninger, hvorfor disse kan variere blandt de forskellige dokumenthåndteringssystemer. Nogle dokumenthåndteringssystemer er begrænset til bestemte typer af dokumenter. Fx er visse systemer ikke egnet til styring af CAD-filer, mens de systemer, der er velegnede til styring af CAD-filer, ikke altid fungerer optimalt i forhold til andre typer af dokumenter. Man skal være opmærksom på, at dokumenthåndteringssystemer normalt er lukkede systemer, hvor der er en tæt sammenhæng mellem den software, der benyttes og de data, der styrer dokumenterne. 5.2.2 Hierarkisk system Der findes en række IT-værktøjer, der anvender mappehierarkier til dokumenthåndtering. Eksempler på systemer baseret på en hierarkisk struktur er projektwebs, stifinderen fra Windows og finder fra Mac. Stifinderen benytter en hierarkisk mappestruktur til at strukturere og vise dokumenter i forhold til hinanden. Alle dokumenter indeholdt i samme mappe kan ses på samme tid. Endvidere kan mapperne i strukturen foldes ud i et langt hierarki, hvor alle mapper kan ses på samme tid. Det bemærkes, at der kan være tekniske begrænsninger på den samlede længde af mappe- og filnavne i den hierarkiske struktur (256 karakterer). Mapper og dokumenter i mappestrukturen kan søges via deres mappe- og filnavne eller via fritekstsøgning på ord indeholdt i dokumenterne. Se nærmere om de forskellige søgeprincipper i kapitel 5.2.4 Søgning. Fordelen ved hierarkiske strukturer er, at de er visuelle, og at det er let og hurtigt at placere dokumenterne i strukturen. Svagheden ved hierarkiske strukturer er, at dokumenterne efter placering er låst til en bestemt mappe, og da det kan være svært at vurdere hvilken mappe, der er den rette placering, kan der opstå tvivl om, hvor et dokument rettelig hører hjemme.

Håndtering af dokumenter 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 13 Fig. 10 Windows Stifinder. Mappestrukturer bliver endvidere nemt relativt store og dermed svære at overskue. Derfor er det essentielt, at en mappestruktur er gennemtænkt mht. overskuelighed og opsporing af det korrekte sted for et dokuments placering. Det anbefales, at hierarkiet i mappestrukturer ikke er dybere end 3-5 niveauer. Anvendelse af hierarkiske systemer kan med fordel suppleres med en systematik for navngivning af filer, se nærmere herom i kapitel 6.3 Dokument- og filnavngivning.

Håndtering af dokumenter 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 14 5.2.3 Database-system En database struktur er et eksempel på et elektronisk system, hvor dokumenterne styres og søges via de metadata, der elektronisk er tilknyttet dokumentet via en mærkat. Se nærmere om metadata i kapitel 6.1 Metadata. 5.2.4 Søgning Der findes forskellige søgeprincipper, som kan benyttes til søgning af dokumenter på tværs af mapper, hierarkier og ITsystemer. Til forskel fra hierarkiske strukturer er dokumenter i en database struktur ikke fastlåst til en bestemt placering. Dokumenterne styres via deres tilknyttede metadata, og fordelen herved er, at dokumenter i en database struktur nemt vil kunne søges via metadata. Fig. 12 Søgeprincipper. Fig. 11 Bibliotek.dk. Eksempel på en offentlig database til at håndtere og finde dokumenter. Det bemærkes, at nogle database-systemer er opbygget, så de kan gemme dokumenterne i en hierarkisk struktur, hvor dokumenterne kan søges på samme måde som i hierarkiske systemer. Ulempen ved database strukturer er, at brug af metadata i IT-værktøjer er tæt forbundet med den software, der benyttes. Det betyder, at de metadata, der er elektronisk tilknyttet et dokument via en mærkat ikke nødvendigvis medfølger, når dokumenterne vises i andre systemer. Se nærmere i kapitel 5.2.5 Udveksling. Søgning via fritekst, er søgning på alle de ord, der optræder, dvs. filnavne, mappenavne, indhold i dokumenter etc. Ulempen ved denne form for søgning er risiko for mange ukvalificerede hits. En af de største udfordringer ved søgning via fritekst er opbygning af effektive søgeord og søgesætninger, der begrænser antallet af hits og resulterer i et vedkommende og kvalificeret søgeresultat. Søgning via emneord, er søgning via ord eller værdier, der er tilknyttet et dokument. Man kan forestille sig dette gjort ved, at der i et felt på et dokument er angivet en række emneord, der udtrykker noget om indholdet i dokumentet. I princippet kan forfatteren af et dokument skrive alle de ord vedkommende mener, kendetegner indholdet af dokumentet. Søgning via kontrollerede emneord, er søgning via emneord fra en prædefineret liste, hvilket er en måde

Håndtering af dokumenter 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 15 at effektivisere brugen af emneord på. I princippet er det en liste, hvorfra man vælger et eller flere ord, der reflekterer indholdet. Hermed er søgningen gjort mere effektiv, da der nu kan søges på udvalgte ord på listen. Fordelen ved brug af kontrollerede emneord er, at søgningen resulterer i et mere vedkommende og overskueligt resultat. Fx kan systematiseringen af kontrollerede emneord udbygges, så den svarer til det metadatasæt, der gøres brug af i denne anvisning. Søgning i et database-system foregår, jf. kapitel 5.2.3 Database-system, via kontrollerede emneord, idet dokumenter i en database styres via de metadata, der er tilknyttet dokumenterne via en mærkat. Et database-system giver herved mulighed for at systematisere brugen af kontrollerede emneord iht. det metadatasæt, der gøres brug af i denne anvisning. Windows 7 og Mac indeholder en avanceret søgefunktion, idet systemernes indbyggede søgefunktioner kan bruges til at søge i dokumenter via filnavn, via tekst i selve filen eller via tilknyttede mærkater, og dermed søge på kontrollerede emneord. Nedenfor er illustreret, hvordan systematiseringen af kontrollerede emneord kan udbygges, så den svarer til det metadatasæt, der gøres brug af i denne anvisning. Som det fremgår af figur 13, er der jf. bips metadatasæt søgt på tre metadataværdier i form af de koder, der er angivet for værdierne i kapitel 8. Lister; Projekt id (I3341), Vidensområde (K13) og Indholdstype - Budget (C03.3). Eksemplet i figur 13 viser, at søgning på ganske få metadataværdier gør det muligt hurtigt og effektivt at finde et specifikt dokument. Fig. 13 Windows 7. Eksempel på fritekstsøgning med anvendelse af værdier fra metadataværdilisterne.

Håndtering af dokumenter 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 16 5.2.5 Udveksling Udveksling af dokumenter kan foregå via E-mail, via et udvekslingssted, som fx en projektweb, via delte mapper, via drev på internettet eller ved flytning af data fra et drev/server til et andet. Foregår udveksling via et fælles udvekslingssted, hvor dokumenter uploades, aftales der fælles regler for brug af metadata, opbygning af mappestrukturer, dokument- og filnavngivning mm. For regler og aftaler i forbindelse med udveksling af dokumenter, se kapitel 7. Aftaler og anvendelse. Dataudveksling er kompliceret, idet man skal sikre sig, at der i udvekslingsprocessen ikke går information tabt. Ændres en Word-fil eksempelvis til en pdf-fil, vil den mærkat, som bæres af Word, ikke længere være tilgængelig. Tilsvarende vil være tilfældet, hvis et dokument udtages af et dokumenthåndteringssystem, der gør brug af mærkater. Udveksling af dokumenter med tilknyttede mærkater kan normalt ikke ske automatisk. Der skal derfor laves en aftale for udveksling, der sikrer, at alle parter ved overlevering af dokumenter får de informationer, de forventer og har brug for. Dette kan være ved at metadata er direkte indeholdt i dokumenterne. De metadata, der er tilknyttet dokumentet kan for overskuelighedens skyld være samlet på en systematiseret form, eksempelvis i et skilt eller i et skema. Som eksempel henvises til kapitel 9.1.3 Metadata påført et dokument via et skema. Fig. 15 Udveksling via et fælles udvekslingssted. Udveksles dokumenter via E-mails er det hensigtsmæssigt, at der for vedhæftede dokumenter anvendes filnavngivning iht. kapitel 6.3 Dokument- og filnavngivning, så disse er genkendelige for modtageren, og der kan skelnes mellem de modtagne filer. Fig. 14 Udvekslingsproblematik. 5.2.6 E-mail E-mails og vedhæftede filer skal betragtes på lige fod med andre dokumenter. Anvendes der et E-mail-system, er der indbygget en simpel måde, hvorpå E-mails kan overskues. Eksempelvis kan man oprette et projektrelateret mailarkiv således, at E-mails, knyttet til et bestemt projekt, manuelt eller automatisk, gemmes i sin egen mappestruktur inde i E-mail-systemet.

Håndtering af dokumenter 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 17 Alternativt kan E-mails gemmes uden for E-mail-systemet i det dokumenthåndteringssystem, hvor øvrige dokumenter gemmes. E-mails gemmes i dette tilfælde på lige fod med alle andre dokumenter. Det bemærkes, at for nogle E-mail systemer, fx. Google mail, kan mail-filer ikke trækkes ud som selvstændige filer. De kan i stedet udskrives til og gemmes som en pdf-fil. Når E-mails gemmes som filer (typisk msg eller eml filer) i en mappestruktur, på projektwebs eller i et dokumenthåndteringssystem, genereres E-mailens filnavn automatisk. Typisk anvendes titelfeltets indhold som E-mailens filnavn. Dette er ofte en lang tekststreng, der ikke nødvendigvis er fornuftig at anvende som filnavn. Når E-mails gemmes uden for et E-mail-system, anbefales det at navngive mail-filerne iht. kapitel 6.3 Dokument- og filnavngivning, da dette medfører, at dokumenterne nemmere kan genfindes via en søgefunktion. Ved arkivering af mange E-mails med samme tekst i titelfeltet, anbefales det at være omhyggelig med navngivningen således, at ældre udgaver af E-mails ikke overskrives af yngre udgaver. Det anbefales, at mail-filerne tilknyttes de obligatoriske metadata iht. metadatasættet, og at disse placeres i en mappestruktur styret efter dokumenternes indhold jf. kapitel 6.2 Mapper. 5.2.7 Adgangskontrol og rettigheder Ved anvendelse af dokumenthåndteringssystemer, herunder fælles udvekslingssteder, er der en række praktiske og lovmæssige forhold vedrørende adgang, adgangskontrol, rettigheder mm., som man skal være opmærksom på. Danmark er omfattet af persondataloven, som sætter rammerne for, hvordan både offentlige myndigheder og private virksomheder mv. må og skal behandle de personoplysninger, som de har via elektroniske data. Persondataloven giver samtidig den registrerede person en række brugerrettigheder til de elektroniske informationer, der vedrører vedkommende. Projektudveksling via et fælles udvekslingssted kræver, at der foreligger en klar procedure og aftale vedrørende adgang, rettigheder, advisering, opdatering og dokumentation på udvekslingsstedet. Disse forhold vil som oftest være knyttet til projektspecifikke informationer, hvorfor denne anvisning ikke berører dette emne yderligere. For yderligere information om regler, aftaler, adgangskontrol, rettigheder mm. henvises til Byggeriets IKT-specifikationer. Fig. 16 Arkivering af E-mails i et dokumenthåndteringssystem.

Metoder 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 18 6. Metoder 6.1 Metadata Metadata defineres som data om data, det vil sige informationer om dokumentets indhold. Et metadatasæt udgør en delmængde af metadata og består af en række metadataelementer som anvendes til klassificering. Værdilisterne for metadataværdier kan være bundne eller åbne. Er der til et metadataelement knyttet en bunden værdiliste betyder det, at den pågældende metadataværdi kun kan antage en af de i værdilisten angivne værdier. Metadatanavnet Status kan eksempelvis kun antage en af metadataværdierne i Værdiliste Status, se figur 19. Fig. 17 Metadata. Et metadataelement udgøres af et metadatanavn og en tilknyttet metadataværdi, der beskriver en egenskab ved et dokument. Et metadatanavn angiver, hvad metadataværdierne omhandler. En metadataværdi er en værdi, der fx. kan vælges blandt værdierne i en værdiliste. Fordelen ved bundne værdilister er, at der altid anvendes de samme afgrænsede og definerede værdier i hele branchen, hvilket er en fordel på tværs af samarbejdspartnere og i forbindelse med søgninger, idet større ensartethed medfører en klarere klassifikation og kommunikation. Er en værdiliste åben, kan brugeren selv tilføje metadataværdier til værdilisten. erne, angivet i denne anvisning for åbne værdilister, er angivet med det formål at give et vejledende billede af, hvilke værdier, den åbne værdiliste typisk rummer. Metadatasættet og værdilisterne knyttet til de enkelte metadataelementer, inklusiv definitioner og eksempler, fremgår af kapitel 8. Lister. Fig. 18 Metadataelement.

Metoder 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 19 Fig. 19 Eksempel på en bunden værdiliste. Som oftest er metadataelementer ligeværdige, dvs. de er frie og uafhængige af hinanden. I visse tilfælde kan metadataelementer være hierarkiske, idet metadataværdierne i værdilisterne kan omdannes til metadataelementer med deres egne underværdilister og underværdier. Fig. 20 Underværdiliste. Figur 21 angiver det af bips defineret metadatasæt svarende til de informationer, der anses nødvendige for at klassificere et dokument. Den samlede mængde af identificerede og beskrevne metadataelementer udgør 49. Disse er inddelt i 5 grupper: projekt, virksomhed, emne, herunder CAD, administrativt og medie. 5 metadataelementer udgør bips obligatoriske metadatasæt for dokumenter, svarende til de, der som minimum altid bør gøres brug af ved klassificering af et dokument. Se nærmere herom i kapitel 9.1 Brug af metadata. Efter behov kan tilføjes yderligere metadataelementer til metadatasættet. Ved valg af supplerende metadataelementer er det væsentligt, at der foreligger en klar og entydig definition for indholdet af det enkelte metadataelements metadatanavn og metadataværdier, og at indholdet er afstemt i forhold til de andre metadataelementer, så der ikke forekommer overlap i metadatasættet. En kodesyntaks er et sæt regler for konvertering af data til en

Metoder 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 20 kortere datarepræsentation. For IT-systemer og fil- og mappenavngivning er det hensigtsmæssigt at bruge koder. En kodesyntaks består af et præfix, der udgøres af en eller to karakterer, et adskilletegn i form af et semikolon (;) og en værdi. I særlige tilfælde, hvor der er tale om en kompleks kodesyntaks, bestående af flere positioner, kan semikolon undlades, hvis kodesyntaksen er kendetegnet ved, at den første karakter altid angiver et præfix. Denne fremgangsmåde er hensigtsmæssig at anvende ved fil- og mappenavngivning men medfører visse begrænsninger i anvendelsen. Se nærmere om principper for filnavngivning i kapitel 6.2 Dokument- og filnavngivning. Som præfix anvendes metadatakoder, som er de koder, der anvendes for metadataelementerne og de hertil tilknyttede værdilister. Som metadatakode anvendes bogstaver. De metadataelementer, der har tilknyttet en metadatakode, er angivet i metadatasættet. Metadatakoden er endvidere angivet i de enkelte værdilister i kapitel 8. Lister. Som værdi anvendes værdikoder, som er de koder, der anvendes for de enkelte værdier i en værdiliste. Som værdikode anvendes tal. Kun i de tilfælde, hvor det ikke kan undgås at bruge bogstaver, anvendes bogstaver fx, hvis værdikoderne er dikteret af en bekendtgørelse eller er navnet på eksempelvis en bygning eller et id. Åbne værdilister kan suppleres med yderligere værdier til brug i et konkret projekt eller i en virksomhed. Dette gøres ved tildeling af en selvvalgt værdikode. Se nærmere om principper for tilføjelser og udvidelser af værdilisterne i kapitel 9.1 Brug af metadata. Fig. 21 bips metadatasæt med angivelse af, om der er tilknyttet en åben (Å) eller en bunden (B) værdiliste.

Metoder 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 21 6.2 Mapper Mapper er hierarkiske strukturer. Til opbygning af mappestrukturer i et digitalt arkiv og i ringbind i et papirarkiv anvendes værdierne og værdilisterne angivet i kapitel 8. Lister. Værdilisterne og deres underværdilister kan kombineres efter behov og indgå på forskellige niveauer i mappestrukturen. Fordelen ved at anvende værdierne fra værdilisterne er, at indholdet af værdien vil være alment kendt i branchen på tværs af projekter, samarbejdspartnere mm. En mappestruktur tilpasses det aktuelle behov og udvides i takt med nødvendigheden herfor. Fra værdilisterne udvælges derfor kun de værdier og underværdier, der er behov for. Det er hensigtsmæssigt, at strukturen gennemtænkes fra start således, at senere udvidelser ikke bliver umuliggjort, eller mappestrukturen ender med at være inkonsistent og dermed svær at finde rundt i for tredjemand. Det er formålstjenstligt, at mappestrukturen hele tiden er skalerbar. I forhold til håndtering af mappestrukturen i et dokumenthåndteringssystem, er det en fordel at navngive og nummerere mapperne iht. til de koder, der er angivet i kapitel 8. Lister. Brug af koder gør det nemt at overskue og aflæse mapperne og muliggør samtidig, at strukturen hele tiden kan skaleres. Det er ikke muligt at opstille en samlet og entydig mappestruktur til brug for alle de aktører, der er i bygge- og anlægsbranchen. Som bips paradigme anvendes værdilisten for Indholdstype som øverste niveau i mappestrukturen. Niveauet omfatter, jf. kapitel 8.6 Værdiliste Indholdstype, 11 indholdstyper og anvendes med fordel på små projekter og ved opstart af projekter. Fig. 22 bips grundstruktur for opbygning af mapper i et digitalt arkiv (øverst) og i et papirarkiv (nederst). Når projekter vokser, eller man af andre årsager har behov for en underinddeling af øverste niveau, kan der oprettes et underniveau med udgangspunkt i underværdilisten knyttet til hver af værdierne for Indholdstype. Underværdierne bliver herved til undermapper i et digitalt arkiv, og i et papirarkiv bruges underværdierne fx til at lave faneblade i ringbind.

Metoder 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 22 Fig. 23 bips grundstruktur for opbygning af undermapper og faneblade i et papirarkiv. For eksempler på hvorledes en komplet bips mappestruktur kan opbygges i et digitalt arkiv og i et papirarkiv, og hvordan denne kan tilpasses forskellige virksomheder, udvekslingssteder etc. henvises til kapitel 10. bips paradigmer Hvilke niveauer og underniveauer, der er behov for, og hvorledes værdilisterne og værdierne indgår i forhold til hinanden i mappestrukturen, vil variere fra projekt til projekt og afhænge af det specifikke projekts størrelse, kompleksitet etc. Er der behov for en anden inddeling end den forskrevet i kapitel 10. bips paradigmer er der mulighed for både at kombinere og sammensætte værdierne fra værdilisterne i kapitel 8. Lister på andre måder. Man kan fx. lade udvalgte værdier for Fase udgøre underniveauet for hver af metaværdierne i værdilisten Indholdstype. Fig. 24 Eksempel på opbygning af en mappestruktur med værdierne fra værdilisterne Indholdstype (C) og Dokumentation (D) som øverste niveau og udvalgte værdier fra værdilisten Fase (A) som underniveau. Alternativt kan man lade værdilisten for Fase udgøre det øverste niveau og lade værdier fra værdilisten Indholdstype indgå som underniveau under hver af værdierne for Fase. Se figur 25. På tilsvarende vis kan værdilisterne for fx. Virksomhedstype, Vidensområde etc. kombineres og sammensættes med værdilisten Indholdstype, så man får den mappestruktur, der passer bedst til udvekslingsstedet, virksomheden og det aktuelle projekt. Se figur 26.

Metoder 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 23 Fig. 25 Eksempel på opbygning af en mappestruktur ved brug af værdilisten Fase (A) som øverste niveau og udvalgte værdier fra værdilisten Indholdstype (C) som underniveau. Som illustreret i figur 24-26 findes der mange måder at opbygge og sammensætte mappestrukturer på. Ved brug af bips mappeog arkivstrukturer henvises til kapitel 10. bips paradigmer. I forbindelse med udveksling af dokumenter via et fælles udvekslingssted skal det aftales, hvordan mappestrukturen på udvekslingsstedet udformes. Se nærmere herom i kapitel 7. Aftaler og anvendelse. Navngivning af mapper i mappestrukturer kan med fordel kombineres med brug af koder, idet mappernes indbyrdes placering herved kan styres. Dette giver et bedre overblik over mapperne og indholdet af dokumenterne i mapperne. Se nærmere om filnavngivning i kapitel 6.3 Dokument- og filnavngivning. I CAD sammenhæng er det hensigtsmæssigt at strukturere mappestrukturen efter den CAD produktion og de CADsystemer, der anvendes. For metadataelementet Indholdstype kan værdien C07 Geometri fx. med fordel opdeles efter underværdilisten for Geometri. Hvad, der er en hensigtsmæssig inddeling, vil dog afhænge af projektets størrelse og kompleksitet, antallet af samarbejdspartnere, CAD-software etc. Fig. 26 Eksempel på opbygning af en mappestruktur med udvalgte værdier fra værdilisten Virksomhedstype (B) som øverste niveau, herunder værdierne fra værdilisten Indholdstype (C) som underniveau og herunder udvalgte værdier fra værdilisten Vidensområde (K). Fig. 27 Eksempel på opbygning af en CAD mappestruktur med værdierne fra underværdilisten Geometri. Hvis de virksomheder, der udveksler CAD-filer og bygningsmodeller anvender samme CAD-system, anbefales det, at man anvender samme CAD mappestruktur internt i virksomhederne som på udvekslingsstedet.

Metoder 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 24 6.3 Dokument- og filnavngivning Ved udveksling af og søgning efter dokumenter er det hensigtsmæssigt, at der anvendes et genkendeligt og entydigt kodningsprincip for filnavn og dokument id, så man nemt kan afdække indholdet af dokumenterne. Som separatortegn mellem positionerne i navnesyntaksen anvendes understreget/underscore (_). Herved er entydighed sikret ved brug i IT-systemer og i sammenhæng med CCS (Cuneco Classification System). Iht. metadatasættet opereres der i navngivning med: et dokument id, som repræsenterer en kode, der entydigt identificerer dokumentet. et filnavn, inklusiv extension (filformat), som repræsenterer dokumentets titel i digital sammenhæng. Ofte vil det være formålstjenstligt, at dokument id og filnavn er enslydende, da dokumenter herved nemmere kan søges. Fig. 28 Syntaks for dokument- og filnavngivning. Som separatortegn mellem metadatakode og værdikode anvendes semikolon (;). I nogle tilfælde kan en position, udover metadatakoden, bestå af værdikoder med en eller flere underværdier. Ved brug af flere værdikoder for en position benyttes punktum (.) som adskilletegn mellem værdikoderne. Til navngivning af dokument id og filnavn anvendes metadatakoder for værdilisterne og værdikoder for de enkelte værdier i værdilisterne. Se nærmere om metadatakoder og værdikoder i kapitel 6.1 Metadata. I kapitel 8. Lister er angivet koder for de metadataelementer, herunder metadataværdier, der typisk anvendes til fil- og mappenavngivning. Kodesyntaksen for navngivning er kendetegnet ved at være opbygget af en række positioner. En position består af en metadatakode, et adskilletegn og en værdikode. Såfremt metadatakoden udgøres af ét bogstav kan der afviges fra reglen og adskilletegnet mellem metadatakoden og værdikoden kan udelades, idet det første bogstav i en position da angiver metadatakoden, mens det resterende er værdikoden. Fig. 29 Syntaks for position ved brug af to eller flere værdikoder. Rækkefølgen af positionerne i navnesyntaksen er underordnet, da navngivningen grundet sit kodningsprincip er entydig uanset rækkefølgen. Rækkefølgen af positionerne kan være væsentlig i forhold til en logisk sortering i et dokumenthåndteringssystem eller i en stifinder struktur, hvorfor projektspecifikke eller interne regler herfor kan være relevante.

Metoder 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 25 Navngivning bør ikke bestå af flere positioner end højst nødvendigt. Det anbefales, at der højest anvendes 4-5 positioner. Hvilke metadataelementer, der er behov for, og hvilken rækkefølge, de indgår i, kan variere fra projekt til projekt og afhænge af det enkelte projekts størrelse, kompleksitet etc. For de fleste dokumenter kan der opereres med en simpel navngivning bestående af få positioner, eksempelvis et Projekt id, et Vidensområde, en Indholdstype og et Dokumentnavn. Fig. 30 Eksempel på opbygning af navngivning, typisk til brug på mindre projekter. På større projekter kan der være behov for at udbygge navngivningen med yderligere positioner, eksempelvis med flere værdikoder for positionen Indholdstype, og en position for Løbenummer. Tema, Etage, Stade etc. Som dokument id for en tegning angives et tegningsnummer. Som udgangspunkt anbefales det at opbygge tegningsnummer (CAD dokument id) og CAD filnavn så enslydende som muligt. For dokumenter, der gør brug af referencefilteknik, fx. CAD-filer, Excel-filer etc. bør der uanset dokumentversion, bruges samme filnavn, da der ellers kan opstå problemer med manglende referencer ved kopiering eller flytning af filerne og brug af versionering. For at minimere dette problem er det en fordel at bruge relative referencer, hvor det er muligt. En relativ reference angiver ikke den fulde sti, men angiver kun det nødvendige antal mapper, der skal til for at kunne pege på den tilknyttede fil. For håndtering af versionsstyring henvises til kapitel 6.4 Versionsstyring. For yderligere eksempler på filnavn og dokument id henvises til eksempelsamlingen kapitel 9.4 Dokumenteksempler. For brug af bips paradigmer henvises til kapitel 10.8 Dokument navngivning og 10.9 CAD dokument navngivning. I forbindelse med udveksling anbefales det at aftale, hvilke metadataelementer, der anvendes til navngivning, samt rækkefølgen af positionerne. Se nærmere om aftale af fælles regler for dokument- og filnavngivning i kapitel 7. Fig. 31 Eksempel på en udbygget navngivning, typisk til brug på større projekter. For CAD dokumenter anbefales det, at CAD navngivning udbygges med metadataelementer, der er særligt kendetegnende for CAD, eksempelvis Filtype, Afbildningstype,

Metoder 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 26 6.4 Versionsstyring Alle udgaver af dokumenter udgør versioner. Da nogle dokumenter ændrer indhold over tid, er det hensigtsmæssigt at gøre brug af versionsstyring således, at de enkelte versioner af dokumentet kan skelnes fra hinanden. Alle dokumenter har et versions id og en versionsdato. Nogle af disse versioner kan være officielt gældende udgaver og de benævnes revisioner. Revisioner navngives fortløbende numerisk; 0, 1, 2, 3... For den første officielle udgivelse af et dokument, dvs. revision 0, angives der normalt ikke et revisions id. Til dette dokument er knyttet en første udgivelsesdato. Versionering angives fortløbende alfabetisk og numerisk; A-Z, 0, 0A-Z, 1, 1A-Z etc. Det bemærkes, at en revision også er en version, og at versions id et i dette tilfælde svarer til revisions id et. Princippet er illustreret nedenfor. Version Revision Versionsdato Første udgivelsesdato Status A B C 0 0 0A 0B 0C 1 1 1A 1B 1C 2 2 2A 2B 2C Fig. 32 Princip for versionsstyring. Alle versioner, hvori der indgår alfanumeriske tegn i versions id et, er interne arbejdsudgaver, som jf. kapitel 8.19 Værdiliste Status, fx kan have status af under udarbejdelse, under kontrol og under godkendelse. Bemærk, at der for værdien udgivet er tale om en revision, og at værdien erstattet kan gælde alle versioner. Metadatanavnene: Version, Revision, Versionsdato, Første udgivelsesdato og Status skal ses og anvendes i sammenhæng. Version Revision Versionsdato Første udgivelsesdato Status A 2011-12-08 Erstattet B 2011-12-19 Erstattet 0 0 2012-01-03 2012-01-03 Erstattet 0A 2012-01-16 Erstattet 0B 2012-02-03 Erstattet 1 1 2012-02-13 Udgivet 1A 2012-03-01 Under udarbejdelse Fig. 33 Eksempel på anvendt versionsstyring. For at der kan optræde forskellige versioner af et dokument, er det nødvendigt med forskellig filnavngivning af disse. Som udgangspunkt kan man lade versions id et (eller versionsdato) indgå i filnavngivningen. Dette giver dog et problem i forhold til referencefiler, da funktionen af dette kræver samme filnavn, medmindre versioneringen også skal omfatte ændring af filnavne og dermed referencer. Såfremt man ønsker, at der altid er en reference til den nyeste version, kan man lade filnavnet for den nyeste version være det samme gennem hele processen. Hver gang der så oprettes en

Metoder 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 27 ny version, får denne samme filnavn som den foregående, idet den foregående nu får et nyt filnavn fx. ved, at versions id eller versionsdato tilføjes til filnavnet. Ved udveksling er det ikke den nydannede version, men versionen før der udsendes, så man sikrer entydighed i navnene på de filer, der udveksles. Princippet er illustreret i figur 34, hvor der som værdikode for version er anvendt versionsdato. Versions id`et kunne også være anvendt i filnavnet, idet I44_C03_V20120103.xslx så ville være I44_C03_V0.xslx. Det er muligt ved brug af koden V både at anvende versions id og versionsdato i filnavnet. Dette gøres ved, at der er to positioner for version; en med versions id som værdikode og en med versionsdato som værdikode, som fx. I44_C03_V0_V20120103.xslx. Bemærk i øvrigt, at for kontrolversionen angiver initialerne BF den person, der har kontrolleret dokumentet. Fig. 34 Eksempel på anvendt versionsstyring i filnavngivning. Filnavn Version Revision Versionsdato Første udgivelsesdato Status I44_C03_V20120103.xslx 0 0 2012-01-03 2012-01-03 Erstattet I44_C03_V20120116.xslx 0A 2012-01-16 Erstattet I44_C03_V20120116_QBF.xslx 0A_QBF 2012-01-16 Erstattet I44_C03_V20120206.xslx 1 1 2012-02-06 Udgivet I44_C03.xslx 1A 2012-02-13 Under udarbejdelse

Metoder 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 28 6.5 Tilladte tegn Til fil- og mappenavngivning må kun anvendes bestemte tegn, da brug af andre tegn, end de tilladte, kan give problemer ved brug af referencer, netværks-backup mv. Dette gælder uanset, om de enkelte systemer tillader brug af ikke tilladte tegn: Som tegn må kun anvendes: 0-9, _,.,, a-z og A-Z. Som separatortegn mellem positionerne i navnesyntaksen anvendes understregning/ underscore (_). Som separatortegn mellem flere værdikoder anvendes punktum (.) For navne i mappestruktur, hvor der anvendes både metadatakode og metadatanavn anvendes mellemrum ( ) som separatortegn. Danske tegn som æ, ø og å benyttes ikke, idet ikke alle ITsystemer understøtter disse. Hvis der er behov for at anvende disse i fil- og mappenavngivning, anvendes: æ = ae, ø = oe, å = aa. Tegn som /,?, <, >,\, :, *, benyttes ikke, idet ikke alle ITsystemer understøtter disse.

Aftaler og anvendelse 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 29 7. Aftaler og anvendelse I forbindelse med udveksling af dokumenter bør der mellem samarbejdspartnere altid foreligge en aftale for udveksling af dokumenter. Ethvert projekt har forskellige forudsætninger, fx. projektets omfang, de deltagende parter og deres ITforudsætninger, IT værktøjer, bygherre- og myndighedskrav mm. De metoder, der er relevante for udveksling af dokumenter, vil derfor variere, ligesom de IT-systemer, der gøres brug af, kan variere fra projekt til projekt. Formålet med en fælles aftale er at definere et fælles digitalt grundlag for håndtering af dokumenter, der sikrer, at alle parter ved udveksling af dokumenter får de informationer, de forventer og har brug for, og at der er et entydigt grundlag for tolkning af de data, der knytter sig til udvekslingen. En fælles aftale for håndtering af dokumenter kan udfærdiges iht. bips Byggeriets IKT-specifikationer, som findes på www.bips.dk. Ud over de metadataelementer, der er angivet i bips metadatasæt, kan der tilføjes yderligere metadataelementer, hvis dette er nødvendigt. I en IKT-specifikation aftales, om dokumenter udveksles via E- mail og/eller via et fælles udvekslingssted. Foregår udvekslingen via et fælles udvekslingssted, er det væsentligt at forholde sig til, hvilke regler, betingelser og adgangsrettigheder, der knytter sig til udvekslingsstedet. Foregår udvekslingen via E-mail, bør man forholde sig til, hvilke formater der anvendes, og om der anvendes særlige regler for navngivning i emnefeltet og navngivning af vedhæftede dokumenter. På et fælles udvekslingssted er det vigtigt, hvis der gøres brug af mappestrukturer, at aftale hvilke procedurer, der anvendes til opbygning og udvidelse af mappestrukturen. Hvis der gøres brug af dokument- og filnavngivning, herunder CAD filnavngivning og tegningsnummerering, skal det fastlægges, hvilken navngivningsmodel og kodningsprincip, der benyttes hertil. Man skal forholde sig til, hvorvidt der benyttes versionsstyring og i givet fald, hvorledes denne anvendes i forhold til filnavngivning. Fig. 35 For fastlæggelse af principper for udveksling af dokumenter udfærdiges en fælles aftale mellem samarbejdsparterne i form af en IKT-specifikation. Det skal specificeres, hvilke udvekslingsformater, der anvendes og hvilken repræsentationsform, disse formater har. Ved udfærdigelsen af en IKT-specifikation skal der projektspecifikt tages stilling til, hvilke metadataelementer, der anvendes og påføres på dokumenter og mærkater. Dette gælder også ved udveksling af E-mails.

Lister 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 30 8. Lister 8.1 Vejledning og regler for brug af værdilister I kapitel 8.2 er en oversigt over de metadataelementer, der indgår i det metadatasæt, der er beskrevet i denne anvisning. I kapitel 8.3 8.20 er angivet værdier for udvalgte metadataelementer. De enkelte metadataelementer er angivet ved: Metadatanavn ID (PropUniqueName), der entydigt identificerer metadataelementet, typisk i softwaresystemer. Metadatanavn DK (PropNameDK), der er det danske kaldenavn for metadataelementet. DK (XXX), der er den værdi, udtrykt på dansk, som metadataelementet antager. Metadatanavn UK (PropNameUK), der er det engelske kaldenavn for metadataelementet. UK (XXX), der er den værdi, udtrykt på engelsk, som metadataelementet antager. Metadatakode (PropID), der er den kode, der identificerer metadataelementet. For projektspecifikt valgte metadataelementer, som ikke har en kode i værdilisterne, anvendes metadatakoden U plus et ekstra valgfrit bogstav. Værdikode (XXX), der er den kode, der identificerer værdien for metadataelementet. Definition (PropDefDK), der er den danske definition på indholdet af metadataelementet, metadatanavnet eller metadataværdien. Det er definitionen og ikke navn/værdi, der fastlægger betydningen. Såfremt det for et metadataelement er angivet, at det er obligatorisk, betyder det at, metadataelementet altid bør være indeholdt på dokumenter og mærkater. Til metadataelementer kan være knyttet lister med de værdier metadataværdien kan antage. Disse lister benævnes værdilister. For en værdi i en værdiliste kan yderligere være knyttet en liste. Disse lister benævnes underværdilister. Er det for en værdiliste angivet, at den er bunden (B), gælder det at alene værdierne fra værdilisten kan anvendes som værdier for metadataelementet. Er det for en værdiliste angivet, at den er åben (Å), gælder at brugeren kan tilføje værdier ud over de angivne værdier. De angivne værdier er vejledende i forhold til hvilke værdier, den pågældende værdiliste typisk indeholder. Såfremt de angivne værdier er identificeret ved en kode, må der ikke ændres i denne. Ved tilføjelse af yderligere værdier fortsættes kodning efter de angivne koder. Såfremt der er behov herfor, kan der tilføjes brugerdefinerede underværdilister til de angivne værdier. Dette gælder både for bundne og åbne værdilister. Brug af metadataværdier versus metadatakoder afhænger af metode og anvendelse. Som hovedregel indgår metadatakoder i dokument- og filnavngivning samt mappenavngivning. er indgår typisk i mappenavngivning og anvendes, når metadata påføres eller elektronisk tilknyttes et dokument.

Lister 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 31 8.2 Metadatasæt Definition: Et udvalgt sæt af metadataelementer. Regler mm.: Se kapitel 8.1 Note 1: Markeringen stjerne (*) angiver sammenhæng og overensstemmelse med ISO 82045. For nærmere information herom henvises til A104 teknisk bilag på www.bips.dk/a104. Note 2: For metadata, hvor der ikke er angivet en kode, anvendes U plus valgfrit bogstav. Metadatanavn ID (PropUniqueName) Metadatanavn DK (PropNameDK) Metadatanavn UK (PropNameUK) Metadatakode (PropID) Obl. Åben/ Bunden Værdiliste Type Definition (PropDefDK) PROJEKT PROJECT ProjectId* Projekt id Project id I Å Tekst Kode som entydigt identificerer et projekt for alle parter. ProjectName* Projektnavn Project name Å Tekst Titel som identificerer et projekt for alle parter. ProjectDescription Projektbeskrivelse Project description Å Tekst Kort fremstilling som identificerer et projekt for alle parter. ProjectClientName Projekt bygherrenavn Project client name Å Tekst Benævnelse af den organisation, der er projektets bygherre. VIRKSOMHED / PART ORGANIZATION OrganizationId Virksomhed id Organization id Å Tekst Kode som entydigt identificerer en virksomhed. Organization* Virksomhedsnavn Organization Å Tekst Benævnelsen af en selvstændig, økonomisk og juridisk organisation eller part. CompanyVatNo Virksomhed CVR nr. Company VAT no. Å Numerisk Talkode som identificerer en virksomhed. OrganizationProjectId Virksomhed projekt id Organization project id O Å Tekst Kode som entydigt identificerer et projekt i en virksomhed. OrganizationProjectName Virksomhed projektnavn OrganizationProjectDescription Virksomhed projektbeskrivelse Organization project name Organization project description Å Tekst Titel som identificerer et projekt i en virksomhed. Å Tekst Kort fremstilling som identificerer et projekt i en virksomhed. BusinessType Virksomhedstype Business type B B 8.3 Tekst Kategorisering af aktør efter forretningsmæssigt virke. OrganizationContractId Virksomhed aftale id Organization contract id Å Tekst Kode som entydigt identificerer en aftale i en virksomhed. OrganizationContractName Virksomhed Organization contract Å Tekst Titel som identificerer en aftale i en virksomhed. aftalenavn name

Lister 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 32 Metadatanavn ID Metadatanavn DK Metadatanavn UK Metadatakode Obl. Åben/ Værdi- Type Definition (PropUniqueName) (PropNameDK) (PropNameUK) (PropID) Bunden liste (PropDefDK) EMNE CONTENT Title* Dokumentnavn Document name Z Å Tekst Titel som identificerer et dokument. (Til dokumentnavn kan være knyttet flere uafhængige værdifelter) ContentDescription Indholdsbeskrivelse Content description Å Tekst Kort fremstilling som angiver, hvad et dokument omhandler. Knowledge Vidensområde Knowledge K B 8.4 Tekst Kategorisering efter anvendt viden om et bestemt emne. Discipline* Fagdisciplin Discipline M Å 8.5 Tekst Kategorisering efter specialiseret anvendt viden om et bestemt DocumentKind* Indholdstype Document content C B 8.6 Tekst Kategorisering efter det emne et dokument indeholder. ProjectDelivery Ydelsestype Project delivery B 8.7 Tekst Kategorisering af overordnede aftaler om ydelser. ContractType Entreprisetype Contract type Y Å 8.8 Tekst Kategorisering af aftaler om ydelser, der vedrører udførelse. ProcessType Procestype Process type P B 8.9 Tekst Kategorisering efter handling. WorkArea Arbejdsområde Work area W Å 8.10 Tekst Kategorisering efter emner i bips basisbeskrivelser. Phase Fase Phase A Å 8.11 Tekst Kategorisering efter afgrænset tidsperiode og de processer der emne. indgår heri. Location Lokalisering Location L Å Tekst Emnets fysiske placering. Theme Tema Theme T Å Tekst Kategorisering efter fysisk eller faglig opdeling af et emne. (fx med klassificering efter CCS kode) DocumentClassIdISO5455* Målestoksforhold Coded representation scale Å Tekst Kode som angiver størrelsesforhold. FileType Filtype Filetype F B 8.12 Tekst Kode som angiver en fils anvendelse. Stage Stade Stage S B 8.13 Tekst Kode som angiver et indholds stade. Storey Etage Storey E Å 8.14 Tekst Kode som angiver vertikal placering. SheetType Afbildningstype Sheet type H B 8.15 Numerisk Kode som angiver, hvorledes geometrisk indhold vises. LevelofInformation Informationsniveau Level of Information J B 8.16 Numerisk Kode som angiver omfang og konkretisering af information om et objekt.

Lister 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 33 Metadatanavn ID (PropUniqueName) Metadatanavn DK (PropNameDK) Metadatanavn UK (PropNameUK) Metadatakode (PropID) Obl. Åben/ Bunden Værdiliste Type Definition (PropDefDK) ADMINISTRATIVT ADMINISTRATIVE DocumentId* Dokument id Document id Å Tekst Kode som entydigt identificerer et dokument. DocumentationPurpose* Dokumentation Documentation purpose D B 8.17 Tekst Kategorisering af et informationsmateriale efter formål. Exchange Udveksling Exchange X B 8.18 Tekst Kategorisering efter modtagelse og afsendelse. DocumentVersionId* Version Version id V B A-Z, 0,0A-Z, Kode for udgave af et dokument. 1, 1A-Z CreateDate* Versionsdato Create date B ÅÅÅÅ-MM DD Dato for udgave af et dokument. DocumentRevisionId* Revision Revision id R B Numerisk Kode for officielt gældende udgave af et dokument. RevisionText* Revisionsbeskrivelse Revision text Å Tekst Kort fremstilling som angiver ændringer foretaget ved en revision. ReleaseDate* Første udgivelsesdato First release date B ÅÅÅÅ-MM DD Dato for første officielt gældende udgave af et dokument. CreatorName* Udarbejdet af Creator Å Tekst Identifikation af den person, der har skabt et dokument. ReviewedByPerson* Kontrolleret af Reviewed by Q Å Tekst Identifikation af den person, der har gransket eller kontrolleret et dokument. ApprovedByPerson* Godkendt af Approved by Å Tekst Identifikation af den person, der har godkendt et dokument. LanguageCode* Sprog Language code Å Tekst Identifikation af nationalsprog anvendt i et dokument. Status* Status Status G B 8.19 Tekst Dokumentets stade i dets livscyklus. SerialNumber Løbenummer Serial number N Å Tekst Kode for fortløbende nummerering af et dokument. MEDIE MEDIA DocumentClassIdISO5457* Papirstørrelse Sheet size Å Tekst Kode som angiver papirarkstørrelse. DocumentForm Dokumentform Document form Å 8.20 Tekst Kategorisering efter et dokuments præsentationsform. RepresentationFileName* Filnavn Filename Å Tekst Titel på dokument i et it-system inkl. identifikation af filformat. DocumentDomainId* System id System id Å Tekst Kode som entydigt identificerer et dokument i et it-system.

Lister 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 34 8.3 Værdiliste Virksomhedstype (Business type) Metadatanavn: Virksomhedstype Definition: Kategorisering af aktør efter forretningsmæssigt virke. Bunden/Åben: Bunden værdiliste og åben underværdiliste Regler mm.: Se kapitel 8.1 DK UK Værdi Kode Underværdiliste DK Bygherre Client B01 01 Virksomhed 02 Stat 03 Region 04 Kommune Rådgiver Advisor B02 01 Bygherrerådgiver 02 Arkitekt 03 Landskabsarkitekt 04 Indretningsarkitekt 05 Designer 06 Teknisk rådgiver 07 Råd- og svampekonsulent 08 Arbejdsmiljøkonsulent 09 Managementkonsulent 10 Proceskonsulent 11 It- og telekonsulent 12 Landinspektør 13 Revisor 14 Advokat Producent Manufacturer B03 01 Betonelementfabrikant 02 Betonproducent 03 Træelementfabrikant 04 Stålproducent 05 Armeringsbukkestation 06 Teglproducent 07 Glasfabrikant 08 Isoleringsproducent Underværdiliste UK 01 Company 02 State authority 03 Regional authority 04 Municipal authority 01 Client advisor 02 Architect 03 Landscape architect 04 Interior architect 05 Designer 06 Engineering 07 Fungus consultant 08 Work environment consultant 09 Management consultant 10 Process consultant 11 IT consultant 12 Surveyor 13 Accountant 14 Lawyer 01 Concrete element fabricant 02 Concrete manufacturer 03 Timber element fabricant 04 Steel manufacturer 05 Reinforcement bending station 06 Brick manufacturer 07 Glass manufacturer 08 Insulation manufacturer Eksempler Privat og offentlig bygherre, boligselskab, pensionskasse Rådgivervirksomhed, konsulentvirksomhed, revisionsfirma, advokatfirma, Byggematerialeproducent, byggevareproducent

Lister 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 35 DK UK Værdi Kode Underværdiliste DK 09 Vinduesfabrikant 10 Dørfabrikant 11 Portfabrikant Leverandør Vendor B04 01 Byggevareleverandør 02 VVS grossist 03 Systemleverandør 04 Materielleverandør Entreprenør Contractor B05 01 Byggepladsentreprenør 02 Nedrivningsentreprenør 03 Jordentreprenør 04 Ramningsentreprenør 05 Anlægsentreprenør 06 Anlægsgartner 07 Kloakentreprenør 08 Betonentreprenør 09 Murer 10 Tømrer 11 Snedker 12 Maler 13 Montageentreprenør 14 Lukningsentreprenør 15 Glasfacadeentreprenør 16 Glarmester 17 Gulventreprenør 18 Smed 19 Blikkenslager 20 Tagentreprenør 21 Isoleringsentreprenør 22 Fugeentreprenør 23 Elevatorentreprenør 24 VVS entreprenør 25 Ventilationsentreprenør 26 El entreprenør 27 Kølingsentreprenør 28 Rengøringsfirma Underværdiliste UK 09 Window manufacturer 10 Door manufacturer 11 Gate manufacturer 01 Construction products supplier 02 MEP Supplier 03 System supplier 04 Equipment supplier 01 Construction site contractor 02 Demolition contractor 03 Ground work contractor 04 Piling contractor 05 Plant contractor 06 Landscaper 07 Sewerage contractor 08 Concrete contractor 09 Bricklayer and Mason 10 Carpenter 11 Joiner 12 Painter 13 Mounting contractor 14 Closure contractor 15 Glassfacade contractor 16 Glazier 17 Floor covering contractor 18 Smith 19 Plumber 20 Roof contractor 21 Insulation contractor 22 Joint contractor 23 Elevator contractor 24 Plumbing and heating contractor 25 Ventilation contractor 26 Electrical contractor 27 Cooling contractor 28 Cleaning contractor Eksempler Trappeleverandør, køkkenleverandør, inventarleverandør, legepladsleverandør, solafskærmningsleverandør etc.

Lister 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 36 DK UK Værdi Kode Underværdiliste DK Ejendomsforvalter Operator B07 01 Driftsherre 02 Ejendomsadministrator 03 Ejendomsservice Underværdiliste UK 01 Operator 02 Administrator 03 Property services Eksempler Ejendomsselskab, boligselskab, administratorselskab, forretningsfører Administrator Administrator B08 Adm. selskab, forretningsfører Ejendomsudvikler Developer B09 Developer, entreprenør, investor Ejendomsmægler Real Estate Agent B11 Ejendomsmæglerfirma Myndighed Authority B12 01 Arbejdstilsyn 02 Brandmyndighed 03 Bygningsinspektorat 01 Labor regulatory control 02 Fire authority 03 Building control department Stat, region, kommune Ejer Owner B13 Investor, pensionskasse, investeringsselskab, ejendomsbesidder, grundejer, bygningsejer, ledningsejer Beboer Resident B15 01 Ejer 02 Lejer Forsikringsselskab Forsyning og Afledning Forskning og Uddannelse Insurance company B16 Utility Provider B20 01 Gasforsyningsselskab 02 El-forsyningsselskab 03 Vandværk 04 Telefonselskab 05 Kloakselskab 06 Renovationsfirma 07 Forbrændingsanstalt 08 Losseplads Research and Education B21 01 Owner 02 Tenant 01 Gas supply company 02 Electrical supply company 03 Water work 04 Telephone company 05 Sewerage company Privat person, gruppe af private personer Videninstitution, universitet institut, læreanstalt, laboratorium

Lister 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 37 8.4 Værdiliste Vidensområde (Knowledge) Metadatanavn: Vidensområde Definition: Kategorisering efter anvendt viden om et bestemt emne. Bunden/Åben: Bunden Regler mm.: Se kapitel 8.1 Note: Værdilisten Fagdisciplin kan med fordel anvendes som underværdiliste. DK UK Værdi Kode Definition Arkitektur Architecture K01 Viden om formgivning og sammensætning af bygninger, anlæg, rum eller fysiske strukturer. By og landskab Urban and landscape design K02 Viden om formgivning og indretning af, byer, bymiljøer, uderum og natur. Indretning Interior K03 Viden om indretning, sammensætning og anvendelse af brugsting i rum, bygninger og anlæg. Industrielt design Industrial design K04 Viden om formgivning af genstande for fabrikationsmæssig produktion. Grafisk design Graphic design K05 Viden om formgivning af visuel kommunikation. Kort- og landmåling Land surveying K06 Viden om opmåling, kortlægning, fastlæggelse af skel og registrering og afsætning af bygninger og anlæg. Elektroteknik og IT Electro technology and information technology K07 Viden om produktion, transmission, distribution og brug af elektrisk energi. Mekaniske installationer Mechanical K08 Viden om fremføring af vand, afløb, sanitet, varme, ventilation og køling i bygninger. Konstruktioner Structures K09 Viden om bygninger og anlægs fysiske, tekniske og funktionelle opbygning og sammenbygning.

Lister 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 38 DK UK Værdi Kode Definition Procesanlæg og forsyning Process and supply K10 Viden om industrielle processer og anlæg for fremføring af el, vand, varme, gas, spildevand mm. Transport Transportation K11 Viden om at flytte mennesker og varer. Natur og ressourcer Nature K12 Viden om undergrund, grundvand, luft og ressourcer. Ejendomsforvaltning Facility and Asset management K13 Viden om anvendelse og administration af arealer og aktiver i form af bygninger og anlæg. Økonomi Economy K14 Viden om forholdet mellem produktion, handel, materielle værdier og penge som ressource. Jura Law K15 Viden om det system af regler for rettigheder og regulering af konflikter, der gælder i byggeriet og det omgivende samfund. Forskning og udvikling Research and development K16 Viden om at finde på nye produkter eller processer samt formidling heraf. Sikkerhed og arbejdsmiljø Safety and work environment K17 Viden om det, som påvirker mennesker fysisk og psykisk.

Lister 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 39 8.5 Værdiliste Fagdisciplin (Discipline) Metadatanavn: Fagdisciplin Definition: Kategorisering efter anvendt specialiseret viden om et bestemt emne. Bunden/Åben: Åben Regler mm.: Se kapitel 8.1 DK UK Værdi Kode Affaldshåndtering Waste M01 Alarm og overvågning Alarm and monitoring M02 Arbejdsmiljø Work environment M03 Arealforvaltning Area management M04 Bane Rail M05 Beplantning og vegetation Planting and vegetation M06 Betonkonstruktion Concrete structure M07 Brand Fire M08 Bygningsautomation Building automation M09 Byplanlægning City planning M10 Bæredygtighed Sustainability M11 Controlling Controlling M12 Drift og vedligehold Operation and maintenance M13 Ejendomsadministration Facilities Management M14 Energi og ressource Energy and ressource M15 Farve Colour scheme M16 Formgivning Design modelling M17 Geologi Geology M18 Geoteknik Geotechnology M19

Lister 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 40 DK UK Værdi Kode Indeklima Indoor environment M20 Kloak Sewer M21 Kommunikation Communication M22 Kontrakt Contract M23 Kortlægning Mapping M24 Køling Cooling M25 Landskabsplanlægning Landscape planning M26 Lampedesign Lamp design M27 Lys Light M28 Maskinanlæg Machinery M29 Matrikulering Cadastre survey M30 Murværk Brickwork M31 Møbeldesign Furniture design M32 Ophavsret Copyright M33 Produktudvikling Product development M34 Procesanlæg Proces plant M35 Renhold Cleaning M36 Renovering Refurbishment M37 Risiko og sikkerhed Risk management M38 Rørføring Piping M39 Sprinkling Sprinkling M40 Skelfastsættelse Survey of title M41 Stærkstrøm Heavy current M42 Svagstrøm Low current M43

Lister 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 41 DK UK Værdi Kode Spildevand Wastewater M44 Statik Static M45 Støj og akustik Noise and acoustic M46 Stålkonstruktion Steel structure M47 Tekstil design Textile design M48 Temperaturtransmission Temperature transmission M49 Trafikplanlægning Traffic planning M50 Trykluft og gas Air pressure and gas M51 Trækonstruktion Timber structure M52 Udbudsret Procurement M53 Vandforsyning Water supply M54 Varmeforsyning Heat supply M55 Vej Road M56 Ventilation Ventilation M57 VVS Plumbing and heating M58 Webdesign Web design M59.... M...

Lister 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 42 8.6 Værdiliste Indholdstype (Document content) Metadatanavn: Indholdstype Definition: Kategorisering efter det emne et dokument indeholder. Bunden/Åben: Bunden værdiliste og åben underværdiliste Regler mm.: Se kapitel 8.1 Værdi Underværdiliste Underværdiliste Definition Eksempler DK UK Kode DK UK Basis Basis C01 1 Arkivfortegnelse 1 Archive inventory Dokumenter hvis 1) Sags-/regnskabsnumre, distribu- 2 Organisation 2 Organization indhold vedrører tionsliste, dokument- og tegningsliste 3 Skabelon 3 Template organisation og 2) Adresseliste, organisationsplan og de involverede -diagram, medarbejderliste, virksomheders 3) Paradigme, mapperygmærke, virke. faneblade, udfyldelsesskabelon Aftale Agreement C02 1 Aflevering 1 Handover Dokumenter 1) Afleveringsprotokol, overdragelsesdok. 2 Forsikring 2 Insurance hvis indhold 2) Forsikringspolice, byggeskadeforsikring 3 Fuldmagt 3 Proxy fastlægger 3) Fuldmagt, bemyndigelse 4 Garanti 4 Warranty ydelser, 4) Sikkerhedsstillelse, garanti 5 Kontrakt 5 Contract leverancer og 5) Acceptskrivelse, rammeaftale, entre- 6 Aftaleseddel 6 Additional contract vilkår mellem priseaftale, akkordaftale, rekvisition, 7 IKT-aftale 7 ICT parter. ydelsesfordelingsdokument, kontrakt, 6) Aftaleseddel, beskedseddel, beslutningsplan 7) IKT-aftale Økonomi Economy C03 1 Betalingsplan 1Payment plan Dokumenter hvis 1) Faktureringsplan, aconto begæring 2 Bevilling 2 Allocation indhold vedrører 2) Bevilling, tildeling 3 Budget 3 Budget forvaltning og 3) Omkostningsstyring, budgetopfølgning, 4 Regnskab 4 Accounts anvendelse af stadeopgørelse 5 Faktura 5 Invoice penge. 4) Kontoplan, økonomirapport, 6 Prisoverslag 6 Estimation økonominotat, lønliste, akkord-regnskab 7 Erklæring 7 Statement 5) Faktura, slutregning 6) Kalkulation, tilbudskalkulation 7) soliditetserklæring, tro love erklæring

Lister 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 43 Værdi Underværdiliste Underværdiliste Definition Eksempler DK UK Kode DK UK Myndighed Authority C04 1 Ansøgning 1 Application Dokumenter 1) Byggeandragende, BBR-oplysninger, 2 Anmeldelse 2 Review hvis indhold matrikelkort 3 Lokalplan 3 District plan vedrører 2) Anmeldelse- / færdigmeldingsblanket 4 Myndighedskrav 4 Regulatory forhold 3) Lokalplan, kommuneplan, 5 Tilladelse 5 Clearance knyttet tingbogsdokument, servitut til offentlige 4) Bygningsfredning, s instanser., brandstrategirapport 5) Byggetilladelse, grave-/støbetilladelse Analyse Analysis C05 1 Beregning 1 Calculation Dokumenter 1) Akustikberegning, statisk beregning, 2 Opmåling 2 Measurement der indeholder energirammeberegning, lysberegning 3 Registrering 3 Survey resultater af 2) Opmåling 4 Simulering 4 Simulation undersøgelser, 3) Registreringsfoto, tilstandsvurdering, 5 Undersøgelse 5 Inquiry studier, energiaflæsning beregninger 4) Brand-, lys-, lyd-, vind- og og simuleringer trafiksimulering 5) Geoteknisk rapport, vejrligsrapport, Asbest- og forureningsundersøgelse, bygningssynsrapport, TV-inspektion, VVM redegørelse Referat Minutes C06 01 Bygherremøde 01 Client meeting Dokumenter Mødedagsorden, mødenotat, 02 Byggeudvalgsmøde 02 Building committee der indeholder telefonnotat, beslutningsnotat, 03 Myndighedsmøde 03 Authority meeting dagsorden referater af møder etc. 04 Projekteringsmøde 04 Design meeting eller 05 Projektgennemgang 05 Project audit dokumenter 06 Styregruppemøde 06 Steering committee der gengiver 07 Sikkerhedsmøde 07 Safety meeting indhold eller 08 Byggemøde 08 Site meeting beslutninger 09 Projektgranskning 09 Project review fra møder eller 10 Projektplanlægning 10 Project planning samtaler. 11 Entreprenørmøde 11 Contractor meeting 12 Workshop 12 Workshop

Lister 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 44 DK Værdi Underværdiliste UK Kode DK Underværdiliste UK Definition Eksempler Geometri Geometry C07 1 Tegning 1 Drawing Dokumenter 1) Tegning, skitse, diagram, 2 Model 3 Visualisering 4 Notation 2 Model 3 Visualization 4 Notation der indeholder geometrisk eller grafisk 2) Bygningsmodel, fagmodel, fællesmodel, udvekslingsmodel, IFC-model 5 Symbol 5 Symbol information. 3) Animering, Virtual Reality, visualisering, fotocollage, planche 4) Tegningshoved, tegningsramme 5) Symbol, signaturforklaring Teknisk specifikation Specification C08 1 Generel specifikation 2 Byggesags- og arbejdsspecifikation 01 General specification 02 Building project Dokumenter der præcist og detaljeret 1) Problemformulering, byggeprogram, projektbeskrivelse, konkurrencebeskrivelse, ideoplægs- 3 Mængde- og prisspecifikation 4 Rumspecifikation and work result specification 03 Quantity and beskriver egenskaber, fastlægger beskrivelse, projektforslagsbeskrivelse 2) Byggesags- og anlægsbeskrivelse, arbejds- og bygningsdelsbeskrivelse, 5 Sikkerhed og arbejdsmiljø price specification 04 Space specification krav eller giver vejledning. metodebeskrivelse, funktionsbeskrivelse montage- og leverancespecifikation 05 Safety and health 3) Arealoversigt, mængder, tilbudsliste, tag-dokument, styklister 4) Rumskema, dørskema, inventarliste, bestykningsliste 5) Plan for sikkerhed og sundhed, arbejdsinstruks, arbejdsmiljøplan, certifikat, Arbejdstilsynets vejledning og anvisning, AT-henvendelse, arbejdspladsvurdering (APV), arbejdspladstjekliste, analyse og forebyggelse af ulykker, vejledning til offshore

Lister 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 45 DK UK Værdi Kode Underværdiliste DK Underværdiliste UK Definition Eksempler 6 Byggepladsspecifikation 06 Construction 6) Arbejdsprocedure, indkøbs- og 7 Miljø og bæredygtighed site specification leveranceplan, vinterforanstaltning, 8 Materiale og 07 Environment materiel disposition, materiale produktdata and sustainability disposition, bukkeliste, læsseliste, 9 Drift- og 08 Material and lejeliste, byggeaffaldshåndtering vedligeholds- product data 7) Miljøprogram, miljøkortlægning, specifikation 09 Operation and miljøscreening, miljømål, miljøplan, maintenance miljøberedskabsplan, specification miljøprioritering, affaldshåndtering, miljømærkning, miljøpolitik, miljøgodkendelse 8) Materiale produkt- og datablad, produktspecifikation, CE-mærkning, 9) Driftplan, driftshåndbog, bygningsdelskort, driftkort, nøgleskema, pumpeliste, ventilliste, I/O liste, vedligeholdelsesvejledning, rengøringsvejledning

Lister 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 46 DK UK Værdi Kode Underværdiliste DK Underværdiliste UK Definition Eksempler Orientering Message C09 1 Høring 1 Heering Dokumenter 1) Nyhedsbrev, høringsbrev 2 Varsling 3 Meddelelse 2 Alert 3 Announcement hvis indhold er af nyhedsmæssig eller 2) Naboorientering 3) Følgebrev, udbudsbrev meddelende karakter. Kvalitetsstyring Quality management C10 1 Granskning 2 Kontrol 3 KS-dokumentation 4 Kvalitetsplan 1 Quality review 2 Quality control 3 Quality document 4 Quality plan Dokumenter hvis indhold er knyttet til fastlæggelse, 1) Afvigelsesrapport, granskningsnotat, projekteringscheck- og huskeliste, spørgsmål-svar-liste, procesgranskning 5 Risikovurdering 6 Tilsyn 7 Mangel 5 Risk Assessment 6 Inspection 7 Snagging håndtering og kontrol af kvalitet. 2) Kontrolplan, projektkontrol, proceskontrol, egenkontrol, kollisionskontrol, konsistenskontrol 8 Forespørgsel 9 Audit 8 Inquiry 9 Audit 3) Dokumentationsdokumenter, modtagekontrol, logbog, projektlog 4) Kvalitetshåndbog, kvalitetskrav, kvalitetsniveau 5) Risikoanalyse, risikostyring 6) Tilsynsplan, tilsynsnotat 7) Fejl- og mangelliste 8) Teknisk forespørgsel, projektafklaring, afvigelsesrapport 9) Auditrapport, kvalitetsaudit Tids- og ressourcestyring Time- and ressource management C11 1 Projektplan 2 Tidsplan 3 Ressourceplan 1 Project plan 2 Time Schedule 3 Resource plan Dokumenter hvis indhold er relateret til 1) Forhindringsliste, aktivitetsliste, beslutningsplan, procesplan 2) Hovedtidsplan, projekteringstids- tids- og ressourcemæssige plan, udbudstidsplan, tilbudstidsplan, udførelsestidsplan, arbejdstidsplan, produktionstidsplan, forhold. 3) Ugeplan, bemandingsplan, frekvensplan, timeseddel

Lister 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 47 8.7 Værdiliste Ydelsestype (Project delivery) Metadatanavn: Ydelsestype Definition: Kategorisering af overordnede aftaler om ydelser. Bunden/Åben: Bunden Regler mm.: Se kapitel 8.1 DK UK Definition Bygherreleverance Builders supply Aftale om bygherrens leverance. Rådgivning Consulting Aftale mellem klient og rådgiver om professionel rådgivning for et eller flere områder. Totalrådgivning General consulting Aftale mellem klient og rådgiver om professionel rådgivning for alle områder. Underrådgivning Subconsulting Aftale mellem rådgivere om professionel rådgivning for et eller flere områder. Totalentreprise General contracting Aftale mellem klient og entreprenør om projektering og professionel udførelse af alle områder og arbejder. Hovedentreprise Main contracting Aftale mellem klient og entreprenør om professionel udførelse af alle arbejder. Storentreprise Large contracting Aftale mellem klient og entreprenør om professionel udførelse af beslægtede arbejder. Underentreprise Subcontracting Aftale mellem entreprenører om professionel udførelse af et eller flere arbejder. Fagentreprise Individual contracting Aftale mellem klient og entreprenør om professionel udførelse af et arbejde. OPP (offentlig-privat partnerskab) PPP (public private partnership) Aftale mellem det offentlige og privat leverandør om professionel finansiering, projektering, udførelse, drift og vedligeholdelse af alle områder og arbejder.

Lister 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 48 8.8 Værdiliste Entreprisetype (Contract type) Metadatanavn: Entreprisetype Definition: Kategorisering af aftaler om ydelser, der vedrører udførelse. Bunden/Åben: Åben Regler mm.: Se kapitel 8.1 DK UK Værdi Kode Byggepladsentreprise Construction site contract Y01 Stilladsentreprise Scaffolding contract Y02 Nedrivningsentreprise Demolishing contract Y03 Rydningsentreprise Preparation contract Y04 Jord- og kloaksentreprise Earth work and sewerage contract Y10 Jordentreprise Earth work contract Y11 Kloakentreprise Sewerage contract Y12 Membranentreprise Membrane contract Y13 Afvandingsentreprise Drainage contract Y14 Byggemodningsentreprise Land development contract Y15 Piloteringsentreprise Pilling contract Y16 Spunsningsentreprise Sheet piling contract Y17 Anlægsentreprise Plant contract Y20 Vejentreprise Road work contract Y21 Asfalteringsentreprise Asphalt laying contract Y22

Lister 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 49 DK UK Broentreprise Paving contract / Brigde contract Y23 Tunnelentreprise Tunnel contract Y24 Sporsentreprise Rail laying contract Y25 Havneentreprise Port construction contract Y26 Rækværks- og autoværnsentreprise Railings and safety barrier contract Y27 Landskabsentreprise Landscape contract Y30 Gartnerentreprise Gardener contract Y31 Belægningsentreprise Surfacing contract Y32 Hegnsentreprise Hedge contract Y33 Betonentreprise Concrete contract Y40 Betonelement, leverance Precast concrete elements delivery contract Y41 Betonelement, montageentreprise Precast concrete elements mounting contract Y42 Armeringsentreprise Reinforcement contract Y43 Spændarmeringsentreprise Steel for prestressed concrete contract Y44 Murerentreprise Brickwork contract Y50 Klinker og fliseentreprise Tile contract Y51 Pudsentreprise Cast contract Y52 Naturstensentreprise Natural stone contract Y53 Natursten, leverance Natural stone delivery contract Y54 Tømrer- og snedkerentreprise Carpenter and joiner contract Y60 Tømrerentreprise Carpenter contract Y61 Snedkerentreprise Joiner contract Y62 Træelement, leverance Timber elements delivery contract Y63 Værdi Kode

Lister 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 50 DK UK Træelement, montageentreprise Timber elements delivery contract Y64 Loftentreprise Ceiling contract Y65 Gipsvægentreprise Gypsum wall contract Y66 Døre, vinduer og portentreprise Door, window and gate contract Y70 Døre, vinduer og porte, leverance Door s, windows and gates delivery contract Y71 Døre, vinduer og porte, montageentreprise Doors and windows mounting contract Y72 Malerentreprise Painter contract Y80 Glasfacadeentreprise Glass facade contract Y90 Glasskillevægsentreprise Glass interior wall contract Y91 Montageentreprise Mounting contract Y92 Lukningsentreprise Closure contract Y93 Værdi Kode Gulventreprise Floor contract Y100 Elastisk gulvbelægningsentreprise Elastic flooring contract Y101 Trægulvsentreprise Wood flooring contract Y102 Laminatgulventreprise Laminate flooring contract Y103 Tekstilgulventreprise Carpeting contract Y104 Fugefri gulventreprise Jointless floor conract Y105 Flisegulventreprise Tile floor contract Y106 Terrazzogulventreprise Terrazzo floor contract Y107 Undergulventreprise Subfloor contract Y108 Specialgulventreprise Special floor contract Y109 Stålentreprise Steel contract Y110 Smedeentreprise Smith contract Y111

Lister 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 51 DK UK Værdi Kode Stål, leverance Steel delivery contract Y112 Stål, montageentreprise Steel mounting contract Y113 Blikkenslagerentreprise Plumber contract Y120 Inddækning og tagnedløb, leverance Flashing and rain pipe contract Y121 Tagentreprise Roof contract Y130 Tagdækningsentreprise Roof covering contract Y131 Tagelement, leverance Roof elements delivery contract Y132 Isoleringsentreprise Insulation contract Y140 Brandisoleringsentreprise Technical insulation contract Y141 Fugeentreprise Joint contract Y150 Elevatorentreprise Elevator contract Y160 VVS-entreprise Plumbing and heating contract Y170 Sprinklingsentreprise Sprinkler contract Y171 Kølingsentreprise Cooling contract Y172 Gasser- og trykluftentreprise Gas supply and air-operated system contract Y173 Ventilationsentreprise Ventilation contract Y180 El-entreprise Electrical contract Y190 El-tavle, leverance Electrical panel delivery contract Y191 Bygningsautomationsentreprise Building automation contract Y192 Kommunikations- og IT-entreprise Communication and IT contract Y193 Sikringsentreprise Security contract Y194 Signalentreprise Signal contract Y195 Rengøringsentreprise Cleaning contract Y200

Lister 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 52 DK UK Værdi Kode Badekabineentreprise Bath unit contract Y210 Badekabine, leverance Bath unit delivery contract Y211 Badekabine, montageentreprise Bath unit mounting contract Y212 Trappeentreprise Staircase contract Y220 Trappe, leverance Staircase delivery contract Y221 Trappe, montageentreprise Staircase mounting contract Y222 Legepladsentreprise Playground contract Y230 Legepladsudstyr, montageentreprise Playground equipment mounting contract Y231 Legepladsudstyr, leverance Playground equipment delivery contract Y232 Køkkenelemententreprise Kitchen elements contract Y240 Køkkenelement, leverance Kitchen elements delivery contract Y241 Køkkenelement, montageentreprise Kitchen elements mounting contract Y242 Hvidevarer, leverance Applliances delivery contract Y243 Inventarentreprise Furniture contract Y250 Inventar, leverance Furniture delivery contract Y251 Inventar, montageentreprise Furniture mounting contract Y252 Skilte- og afmærkningsentreprise Signposting and marking contract Y253 Solafskærmningsentreprise Sunshade contract Y260 Solafskærmning, leverance Sunshade delivery contract Y261 Solafskærmning, montageentreprise Sunshade mounting contract Y262 Gardinentreprise Curtain mounting contract Y263 Gardin, leverance Curtain delivery contract Y264 Gardin, montageentreprise Curtain mounting contract Y265 Y

Lister 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 53 8.9 Værdiliste Procestype (Process type) Metadatanavn: Procestype Definition: Kategorisering efter handling. Bunden/Åben: Bunden Regler mm.: Se kapitel 8.1 Værdi Definition Eksempler DK UK Kode Ledelse og styring Management P1 Administration, kontrol og koordinering af en opgaves forløb og indhold. Aktiviteter omfattende proces- og projektledelsesdiscipliner med hensyn til at styre samarbejdet mellem parter i en opgave samt opgavens forløb, tid, økonomi og kvalitet. Planlægning Planning P2 Analyse af forudsætninger og forberedelse af grundlaget for en opgave. Aktiviteter omfattende indledende undersøgelser af forudsætninger, udarbejdelse af planer, afvejning af økonomi, tid og kvalitet, forberedelse af programmering, projektering, udførelse og drift. Udbud og Tilbud Tender P3 Indhentning, afgivelse og vurdering af pris på ydelser, arbejder og leverancer. Aktiviteter omfattende udfærdigelse af materiale i forbindelse med valg af tilbudsgiver, prækvalificering, rettelsesblade, tilbudsevaluering og udvælgelse, kontrahering, prissætning af ydelser, arbejder og leverancer. Programmering Programming P4 Fastlæggelse af rammerne for en opgave og dens indhold. Aktiviteter omfattende fastlæggelse af funktioner, kvalitetsniveau, organisation, økonomi og tid.

Lister 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 54 DK UK Værdi Kode Definition Eksempler Projektering Design P5 Vejledning om og fastlæggelse Aktiviteter omfattende forelæggelse af af specifikationer for en opgaves løsning og udførelse. alternativer og grundlag for valg, udarbejdelse af projektmateriale i form af tegninger og beskrivelser som grundlag for udførelse og drift. Fabrikation Production P6 Fremstilling af materialer Aktiviteter omfattende frembringelse af og produkter til brug for fysisk byggematerialer, byggevarer, komponenter og udførelse af et systemleverancer. resultat. Udførelse Build and commission P7 Omsætning af en opgaves planlægning og projektering til et fysisk resultat. Aktiviteter omfattende opførelse af et bygværk og dens bygningsdele, egenproduktion, montage af komponenter på byggepladsen og håndværksmæssig bearbejdning af bygningsdele på eksisterende bygninger mv. Drift Operation P8 Varetagelse af aktiviteter i forbindelse med aktiver og drift af disse. Aktiviteter som omfatter forvaltning af ejendomsportefølje, arealstyring, styring af en ejendoms økonomiske og administrative forhold, bygningsdrift og vedligehold, renholdelse, sikkerhed, kantinedrift, IT mv.

Lister 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 55 8.10 Værdiliste Arbejdsområde (Work area) Metadatanavn: Arbejdsområde Definition: Kategorisering efter emner i bips basisbeskrivelser. Bunden/Åben: Bunden Regler mm.: Se kapitel 8.1 Note: Som vejledende værdiliste er angivet emner svarende til bips basisbeskrivelser. Nummerering følger arbejdsbeskrivelsernes numre. DK UK Værdi Kode Byggeplads Construction site W100 Forberedelse og demontering Preparation and demolishing W110 Jord Ground W120 Jordarbejder for ledninger Ground works for pipes and wiring W125 Jordankre Anchor in ground W210 Pæle, montage Piles, mounted W215 Beton, generelt og pladsstøbt Concrete, general and in situ cast W220 Betonelementer, leverance Precast concrete elements, delivery W221 Betonelementer, montage Precast concrete elements, mounting W222 Beton, glidestøbning Concrete, slip cast W225 Beton, renovering Concrete, renovation W226 Letbetonelementer, leverance Light weight concrete elements, delivery W230 Murværk Brickwork W240 Stål, generelt Steel, general W250 Stål, leverance Steel, delivery W251 Stål, montage Steel, mounting W252 Tyndplader, leverance Thin sheet, delivery W256 Tyndplader, montage Thin sheet, mounting W257

Lister 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 56 DK UK Værdi Kode Aluminium, leverance Aluminium, delivery W258 Aluminium, montage Aluminium, mounting W259 Træ, generelt Timber, general W270 Træelementer leverance Timber elements, delivery W271 Træelementer montage Timber elements, mounting W272 Glas, generelt Glass, general W280 Glasfacader og tage Glass facades and glass roof constructions W285 Skeletkonstruktioner Frame construction W290 Natursten, leverance Natural stones, delivery W310 Fuger Joints W320 Maling Painting W330 Støbte undergulve In-situ cast floors W340 Gulve Floors W345 Lofter, monteret Ceiling, mounting W350 Tagdækning Roofing W360 Døre, vinduer og porte, leverance Doors, windows and gates, delivery W370 Døre, vinduer og porte,montage Doors, windows and gates, mounting W371 Døre, vinduer og porte, renovering Doors, windows and gates, renovation W372 Solafskærmning Sun-shading W375 Fast inventar Furniture, fixed W380 Løst inventar Furniture, loose W381 Beklædninger, monterede Covering and sheeting, mounting W390 Beklædninger, påmurede Covering and sheeting, walled W395

Lister 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 57 DK UK Værdi Kode Bygningsinstallationer Building, installations W400 VVS Plumbing and heating W410 Sprinkling Sprinkling W411 Køling Cooling W412 Gasser Gasses W413 Trykluft Air pressure W414 Afløb i jord Wastepipe in ground W420 Ventilation Ventilation W430 El Electrical W450 El-tavler, leverance Electrical panel, delivery W455 Elevatorer Elevators W456 Reserveforsyning Auxiliary supply W457 Bygningsautomation Building automation W460 IT IT W461 Sikring Security W462 Teknisk isolering Technical insulation W480 Befæstelser Wearing surface W510 Beplantning Planting W520

Lister 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 58 8.11 Værdiliste Fase (Phase) Metadatanavn: Fase Definition: Kategorisering efter afgrænset tidsperiode og de processer der indgår heri. Bunden/Åben: Åben Regler mm.: Se kapitel 8.1 Note: Som følge af at der gøres brug af mange fasemodeller er angivet to vejledende eksempler på værdilister, svarende til Ydelsesbeskrivelser for Byggeri og Planlægning og ABR89. Fase iht. Danske ARK/FRI YB DK UK Værdi Kode Ideoplæg Appraisal A1 Program Programming A2 Dispositionsforslag Outline proposal A3 Projektforslag Project proposal A4 Forprojekt (myndighedsprojekt) Preliminary project (regulatory project) A5 Hovedprojekt Main project A6 Udførelse Execution A7 Drift Operation A8

Lister 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 59 Fase iht. ABR89 DK UK Programfasen Preparation A01 Forslagsfasen Conceptual design A02 Projekteringsfasen Detailed design A03 Udførelsesfasen Execution A04 Brugsfasen Use A05 Værdi Kode

Lister 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 60 8.12 Værdiliste Filtype (Filetype) Metadatanavn: Filtype Definition: Kode som angiver en fils anvendelse. Bunden/Åben: Bunden Regler mm.: Se kapitel 8.1 DK UK Værdi Kode Definition Eksempler Tegningsfil Drawing file F1 Fil som indeholder geometri oprettet direkte i filen eller som en kombination af tilknyttede referencer (fagmodeller) og geometri oprettet direkte i filen. Fagmodel Discipline model F2 Modelfil som indeholder en fagspecifik samling af 2D/3D geometri og/eller byggeobjekter. Tegningsfil anvendes i forbindelse med opsætning og print af tegninger. Fagmodel udarbejdes og vedligeholdes af én af projektets parter. Alle ændringer af geometri og byggeobjekter foretages i fagmodellen. Udvekslingsfagmodel Exchange discipline model F3 Modelfil oprettet ud fra en eller flere fagmodeller med det formål at formidle modeldata fra et fagområde til et andet. Udvekslingsfagmodel bruges til at udveksle bygningsmodeller i 2D og 3D. Der arbejdes ikke i en udvekslingsfagmodel. Fællesmodel Aggregate model F4 Modelfil som indeholder en samling af fagmodeller tilknyttet som reference. Fællesmodel benyttes til tværfaglig granskning, visualisering og konsistenskontrol. Udtræksfil Extract file F5 Fil som indeholder byggeobjekter med geometri og andre egenskaber fra ét eller flere fagområder. Udtræksfil generes som et udtræk i form af et snit i en bygningsmodel og/eller en kombination af bygningsmodeller eller egenskabsdata til brug for en simulering.

Lister 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 61 DK UK Værdi Kode Definition Eksempler Digitalt plot Digital plot F6 Fil som i grafisk tilgængelig form indeholder en tegning i en specifik udgave, der kan ses på en skærm eller plottes på papir. Digitalt plot benyttes primært som udvekslingsformat for tegninger mellem forskellige parter og som dokumentation af det udsendte. Notationsfil Notation file F7 Fil som indeholder fagneutral geometri og tekst af administrativ karakter. Notationsfil anvendes i forbindelse med tegningsadministration til tegningsrammer, tegningsskilte, noter, objektegenskabsliste, signaturforklaring mm. Symbolfil Symbol file F8 Fil som indeholder et bestemt symbol. Symbolfil og objektfil anvendes til udarbejdelse af symboler og blokke til brug i fagmodel eller i tegningsfil. Linjeføringsfil Alignment file F9 Fil der angiver føring. En fil der bruges til at angive føring, fx inden for veje og jernbaner.

Lister 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 62 8.13 Værdiliste Stade (Stage) Metadatanavn: Stade Definition: Kode som angiver et indholds stade. Bunden/Åben: Bunden Regler mm.: Se kapitel 8.1 DK UK Værdi Kode Eksempler Fremtidigt, nyt Future work S1 Eksisterende Existing to remain S2 Nedrivning, fjernes Existing to be removed S3 Midlertidigt Temporary work S4 Byggepladsforhold, interimsforanstaltninger etc. Demonteres og genmonteres Demounting and remounting S5

Lister 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 63 8.14 Værdiliste Etage (Storey) Metadatanavn: Etage Definition: Kode som angiver vertikal placering. Bunden/Åben: Åben Regler mm.: Se kapitel 8.1 Note: Som følge af der gøres brug af forskellige etageangivelser, er angivet to vejledende eksempler på værdilister, svarende til en bearbejdet etageangivelse iht. bekendtgørelse om vejnavne og adresser nr. 436 18 af 02/05/2014 og en etageangivelse iht. ISO 4157-1:1998. Niveau iht. bekendtgørelse nr. 436 18: DK UK Fundament Foundation EF Kælder Basement EKL Kælder 2 Basement 2 EK2 Stue, terræn Ground floor EST 1. sal 1st floor E1 2. sal 2nd floor E2 Tag Roof level ET Flere etager/opstalter/snit More than 1 storey/elevation/section EX Værdi Kode Niveau iht.ds/en ISO 4157-1:1998 DK UK Konstruktion under nederste etage Storey 0 E0 1. etage, nederste udnyttelige etage Storey 1 E1 Værdi Kode

Lister 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 64 DK UK 2. etage Storey 2 E2 3. etage Storey 3 E3 Flere etager/opstalter/snit More than 1 storey/elevation/section EX Værdi Kode

Lister 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 65 8.15 Værdiliste Afbildningstype (Sheet type) Metadatanavn: Afbildningstype Definition: Kode som angiver, hvorledes geometrisk indhold vises. Bunden/Åben: Bunden Regler mm.: Se kapitel 8.1 DK Generelt General H0 Plan Plan H1 Opstalt Elevation H2 Snit Section H3 Bygningsudsnit Building section H4 Detalje Detail H5 Diagram / Skema Diagram / Scheme H6 Rumlig afbildning Spatial Representation H7 UK Værdi Kode

Lister 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 66 8.16 Værdiliste Informationsniveau (Level of Information) Metadatanavn: Informationsniveau Definition: Kode som angiver omfang og konkretisering af information om et objekt. Bunden/Åben: Bunden Regler mm.: Se kapitel 8.1 Note: Som reference henvises til CCS Informationsniveauer. DK Informationsniveau 1 UK Level of Information 1 Værdi Kode Definition Eksempler J1 Repræsentation af en ide. Ideen er repræsenteret ved en overordnet formulering af tanker og behov. Informationsniveau 2 Level of Information 2 J2 Skitse af et løsningsforslag. Løsningsforslaget er resultatet af bearbejdningen af ideen. Informationsniveau 3 Level of Information 3 J3 Koordineret repræsentation af et løsningsforslag. Løsningsforslaget er beskrevet ved en koordineret sammenfatning af forudsætninger, krav og ønsker. Informationsniveau 4 Level of Information 4 J4 Koordineret repræsentation af en konceptuel løsning. Den konceptuelle løsning er en koordineret løsning, hvor de afgørende beslutninger er taget. Informationsniveau 5 Level of Information 5 J5 Specifikation af en fysisk realiserbar løsning. Ved fysisk realiserbar forstås en entydig detaljeret specifikation af løsningen, der kan danne grundlag for udførelse, anvendelse og vedligeholdelse.

Lister 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 67 DK UK Værdi Kode Definition Eksempler Informationsniveau 6 Level of Information 6 J6 Detaljeret specifikation af en fysisk realiserbar løsning. Ved detaljeret fysisk realiserbar løsning forstås en entydig specifikation af alle objektets bestanddele som grundlag for produktion og montage. Informationsniveau 7 Level of Information 7 J7 Detaljeret specifikation af en maskinel fysisk realiserbar løsning. Ved maskinel fysisk realiserbar forstås, at løsningen er specificeret i et digitalt sprog, der kan læses og anvendes af produktionsudstyr.

Lister 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 68 8.17 Værdiliste Dokumentation (Documentation purpose) Metadatanavn: Dokumentation Definition: Kategorisering af et informationsmateriale med et formål. Bunden/Åben: Bunden Regler mm.: Se kapitel 8.1 DK UK Værdi Kode Definition Eksempler Grundlag Foundation D1 Dokumenter og samlinger heraf som danner udgangspunkt for en proces. Samling af dokumenter som fx udgør grundlaget for en projektering, en udførelse, et udbud, drift etc. Fx en bygherrestandard. Aflevering Deliver D2 Dokumenter og samlinger heraf som udgør en samlet dokumentation for noget afsluttet. Samling af dokumenter som fx udgør et resultat efter en projektering, en udførelse, et tilbud etc.

Lister 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 69 8.18 Værdiliste Udveksling (Exchange) Metadatanavn: Udveksling Definition: Kategorisering efter modtagelse og afsendelse. Bunden/Åben: Bunden Regler mm.: Se kapitel 8.1 DK UK Værdi Kode Definition Eksempler Afsendt Sent X1 Dokumenter som er sendt til anden aktør. Alle typer af dokumenter. Modtaget Received X2 Dokumenter som er modtaget fra anden aktør. Alle typer af dokumenter.

Lister 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 70 8.19 Værdiliste Status (Status) Metadatanavn: Status Definition: Dokumentets stade i dets livscyklus. Bunden/Åben: Bunden Regler mm.: Se kapitel 8.1 DK Under udarbejdelse Under kontrol Under godkendelse UK Værdi Kode Definition In Preparation G1 Dokumentets stade i forhold til tilblivelse. In Review G2 Dokumentets stade i forhold til verificering. In Approval G3 Dokumentets stade i forhold til accept. Udgivet Released G4 Dokumentets stade i forhold til frigivelse. Erstattet Replaced G5 Dokumentets stade i forhold til udskiftning. Udgået Withdrawn G6 Dokumentets stade i forhold til at være en ikke gældende version.

Lister 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 71 8.20 Værdiliste Dokumentform (Document form) Metadatanavn: Dokumentform Definition: Kategorisering efter dokumentets præsentationsform. Bunden/Åben: Åben Regler mm.: Se kapitel 8.1 DK Tegning Liste Skitse Rapport Notat Artikel Regneark Tabel Præsentation Diagram Billede/foto Anvisning Vejledning Model Brev Fax E-mail Datablad. UK Drawing List Sketch Report Memo Article Spreadsheet Table Presentation Diagram Picture/photo Instruction Guidance Model Letter Fax E-mail Datasheet.

Eksempelsamling 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 72 9. Eksempelsamling 9.1 Brug af metadata 9.1.1 Påføring og tilknytning af metadata For at gøre et dokuments indhold søgbart påføres metadata manuelt på dokumentet eller tilknyttes elektronisk til dokumentet via mærkater. Tilknytning af en elektronisk mærkat kræver brug af et dokumenthåndteringssystem, der kan håndtere elektroniske mærkater. Mange organisationer har ikke de fornødne itsystemer til at håndtere metadata som mærkater, hvorfor det er væsentligt, at metadata påføres manuelt på dokumentet. Det bemærkes, at ved at påføre et dokument metadata manuelt eller elektronisk via en mærkat, kan antallet af positioner i filnavngivning begrænses væsentligt og tilsvarende kan mappestrukturen begrænses eller helt undlades. Bips obligatoriske metadatasæt svarer til de 5 metadata, det som minimum anbefales at påføre et dokument. Hvilke metadata fra metadatasættet, man herudover vælger at påføre sit dokument vil altid være formålsbestemt og afhænge af det specifikke projekt og af virksomhedsbehov. Fig. 36 Eks. på tilknytning af samme metadataelement flere gange med samme metadatanavn men med forskellig metadataværdi. I det efterfølgende angives eksempler på, hvordan metadata kan påføres et dokument manuelt eller elektronisk tilknyttes et dokument via en mærkat. I særlige tilfælde, hvor der er tvivl om hvilke metadata, et dokument skal påføres, fordi dokumentet omhandler forskelligt indhold, kan det samme metadata tilknyttes flere gange. Fx kan et dokument, hvis indhold omhandler såvel aftaleforhold som budget kategoriseres både som aftale og økonomi, som begge kommer fra samme værdiliste jf. kapitel 8.6 Værdiliste Indholdstype. I praksis gøres dette ved, at metadataelementet med metadatanavnet Indholdstype påføres eller elektronisk tilknyttes dokumentet to gange med samme metadatanavn men med forskellig værdi.

Eksempelsamling 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 73 9.1.2 Metadata påført et dokument Eksemplet viser, hvordan et Mødenotat/Referat kan klassificeres iht. metadatasættet, dvs. hvordan metadata om dokumentets indhold kan anføres på dokumentet. De obligatoriske metadata er angivet med rødt. Virksomhedsnavn Projekt id / Projektnavn Indholdstype Vidensområde Dokumentnavn Virk. Projekt id Version Versionsdato Første udgivelsesdato Udarbejdet af Status

Eksempelsamling 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 74 9.1.3 Metadata påført et dokument via et skema Eksemplet viser, hvordan et Mødenotat/Referat kan klassificeres iht. metadatasættet, dvs. hvordan metadata om dokumentets indhold kan anføres på dokumentet via et skema.

Eksempelsamling 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 75 9.1.4 Metadata påført et CAD dokument Eksemplet viser, hvordan en tegning i form af en Gulvplan kan klassificeres iht. metadatasættet, dvs. hvordan metadata om dokumentets indhold kan anføres på dokumentet via et tegningshoved. De obligatoriske metadata er angivet med rødt. Version Udarb. af Godk. af Målestok Første Udgiv. dato Versionsdato Virksomhedsnavn Revisionsbeskrivelse Revision Tegningsnr. (Dokument id) Projektnavn Dokumentnavn Etage Stade Fase Filnavn Vidensområde Virksomhed projektnavn Virksomhed projekt id

Eksempelsamling 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 76 9.1.5 Metadata elektronisk tilknyttet et dokument Eksemplet til højre viser, hvordan en beskrivelse, der er en del af et konkurrenceforslag, kan klassificeres iht. metadatasættet, dvs. hvordan metadata kan tilknyttes dokumentet via en mærkat. Iht. kapitel 4. Struktur defineres mærkat som en elektronisk bærer af metadata om dokumentets indhold. Brug af mærkater kræver et database-baseret dokumenthåndteringssystem, hvor dokumenter styres og søges via de metadata, der er i mærkaten, som lagres elektronisk i systemet. Eksemplet viser en næsten udfyldt liste med metadata bestående af næsten samtlige metadataelementer i metadatasættet.

Eksempelsamling 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 77 9.2 Brug af metadata i mappestruktur 9.2.1 Tilføjelser til mappestruktur Af hensyn til overskuelighed anbefales det, at hierarkiet i en mappestruktur ikke går dybere end 3-5 niveauer. For åbne værdilister og underværdilister kan der valgfrit suppleres med projekt- og virksomhedsspecifikke værdier til brug som undermapper i mappestrukturen. Dette gøres ved angivelse af metadatakoden og punktum som adskilletegn efterfulgt af en fortløbende værdikode. Fig. 38 Eks. på inddeling af mappen Aflevering (D2) ved brug af værdilisten Fase (A) som undermapper. Er der behov for at inddele en underværdiliste i yderligere underværdier end to niveauer i mappestrukturen er dette muligt efter samme princip med punktum som adskilletegn mellem underværdierne. Fig. 37 Eks. på inddeling af mappen Aflevering (D2) ved brug af en projekt- og virksomhedsspecifik værdliste som undermapper. Såfremt flere værdilister ønskes kombineret er det muligt at benytte en kendt værdiliste som underværdiliste til brug som undermapper i mappestrukturen. Dette gøres ved angivelse af metadatakoden for den valgte værdiliste. Fig. 39 Eks. på inddeling af mappen Raadgiver (B02) med en Arkitekt (B02.02) og en Teknisk raadgiver 1 fx VVS og vent. (B02.06.1) og Teknisk raadgiver 2 fx El (B02.06.2). 9.2.2 Mapper til korrespondance Dokumenter der indeholder flere emner fx e-mails, breve, notater osv. navngives og arkiveres som udgangspunkt iht. den dominerende indholdstype. Disse dokumenter kan også arkiveres ved hjælp af metadataelementet Udveksling (X) og dennes værdiliste, som kan oprettes som undermapper under de forskellige

Eksempelsamling 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 78 indholdstyper eller som en separat udvekslingsmappe i mappestrukturen, fx opdelt efter de aktører, som korrespondancen vedrører. Fig. 40 Eks. på mappe til korrespondance omhandlende myndighedsforhold ved brug af underværdilisten for Udveksling Afsendt (X1) og Modtaget (X2) som undermapper under indholdstypen Myndighed (C04). 9.3 Brug af metadata i filnavngivning 9.3.1 Tilføjelser til filnavngivning Af hensyn til aflæsning og forståelse anbefales det, at en filnavngivning højest opbygges af 4-5 positioner, bestående af de for dokumentet, relevante metadata med mulighed for at udvide med flere positioner, hvis der projektspecifikt er behov for det. På større og mere komplekse projekter med mange involverede parter og mange dokumenter kan det være nødvendigt at tilføje flere positioner til sin navngivningssyntaks, specielt i forbindelse med filnavngivning af tegninger. Det anbefales at tilføjelse af supplerende positioner kun anvendes i begrænset omfang og kun benyttes på de specifikke dokumenter, hvor det er nødvendigt for at kunne adskille filerne. Situationsplan, eksisterende forhold I44_K01_F1_H0_E1_S2 Situationsplan, eksisterende forhold, myndighedsprojekt I44_K01_F1_H0_E1_S2_A5 Fig. 42 Eks. på filnavngivning ved tilføjelse af supplerende positioner for Stade (S) og Fase (A). Fig. 41 Eks. på underinddeling af mappen Modtaget (X2) ved brug af værdilisten Virksomhedstype (B) og dennes underværdiliste som undermapper. Ofte er det hensigtsmæssigt at samle flere tegninger i en fil. I tilfælde af en tegning fx indeholder flere forskellige afbildninger eller flere etager, tilføjes der flere positioner til navngivningssyntaksen med samme metadatanavn men med forskellig metadataværdi.

Eksempelsamling 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 79 Etageplan, 1. sal og 2. sal I44_K01_F1_H1_E1_ E2 Fig. 43 Eks. på filnavngivning ved tilføjelse af to positioner for Etage (E) henholdsvis 1. sal (E1) og 2. sal (E2). 9.3.2 Navngivning af ansvarsområde Valg af metadata til navngivning af ansvarsområde vil være virksomheds- og projektspecifikt. Nogle aktører har behov for at kunne angive det faglige ansvarsområde og andre har kun behov for at angive det juridiske ansvarsområde. Til brug som navngivning af ansvarsområde anbefales at bruge metadataelementerne: Virksomhedstype (B), Entreprisetype (Y), Vidensområde (K) eller Fagdisciplin (M). Virksomhedstype angiver en inddeling af aktører i forskellige typer af virksomheder og er til brug for alle aktører. Entreprisetype angiver en inddeling af aftaler for forskellige typer af udførende arbejder og er primært til brug for bygherrer/driftsherrer og udførende aktører. Vidensområde angiver en faglig kategorisering og er til brug for bygherrer/driftsherrer, projekterende og udførende aktører. Fagdisciplin angiver en kategorisering af specialist viden og kan derfor være velegnet til specialistvirksomheder eller virksomheder med specialiserede fagområder. På større projekter med flere involverede aktører af samme type kan det være hensigtsmæssigt at kombinere flere metadataelementer til angivelse af ansvarsområde. For rådgivere kan det fx være relevant at kombinere Vidensområde (K) og Fagdisciplin (M). I44_K09_M07_C08 Fig. 44 Eks. på navngivning af en teknisk specifikation, hvor Vidensområde Konstruktioner (K09) kombineres med Fagdisciplin Betonkonstruktion (M07). For udførende aktører kan det fx være relevant at kombinere Virksomhedstype (B) og Entreprisetype (Y). I44_B05_Y40_C08 Fig. 45 Eks. på navngivning af en teknisk specifikation, hvor Virksomhedstype Entreprenør (B05) kombineres med Entreprisetype Betonentreprise (Y40). 9.3.3 Navngivning af dokumenter med samme indholdstype Da dokumenter med samme indholdstype kan være svære at adskille, er det hensigtsmæssigt at anvende metadataelementet Dokumentnavn (Z), som indeholder beskrivende tekst og/eller tal. I44_K01_C03_Zbudget I44_K01_C03_Zprisoverslag Fig. 46 Eks. på navngivning af et budget og et prisoverslag med samme indholdstype.

Eksempelsamling 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 80 Dokumentnavn kan med fordel kombineres med tilføjelse af metadataelementet Løbenummer (N), som angiver en fortløbende nummerering iht. forskellige udgaver af dokumentet. Dette kan være hensigtsmæssigt, hvis man fx ønsker at gemme hver udgave med et selvstændigt filnavn. Til navngivning af tegninger omhandlende specifikke bygningsdele er CCS ligeledes særdeles velegnet at anvende som værdiliste for tema. I44_K01_F1_H1_E1_TBG I44_K01_C03_Zbudget_N01 I44_K01_C03_Zbudget_N02 I44_K01_F1_H1_E1_TBF Fig. 49 Eks. på filnavngivning af tegningerne loftplan, Loftkonstruktion (TBG) og gulvplan, Gulvkonstruktion (TBF). Fig. 47 Eks. på navngivning af budget nr. 1 og budget nr.2. Er der behov for en yderligere specificering af et dokument af samme type, anbefales det at bruge metadataelementet Tema (T), som kan bruges til at kategorisere indholdet efter en fysisk eller faglig opdeling. Til brug som tema anbefales brug af CCS (Cuneco Classification System) som vejledende værdiliste. CCS klassifikationstabeller og koder er tilgængelige på www.cuneco.dk. CCS er velegnet at anvende som værdiliste for tema, når der er tale om et dokument omhandlende et specifikt objekt i form af en bygningsdel, et rum, et bygværk eller et materiel. I44_K01_C03_Zbudget_TBG I44_K01_C03_Zbudget_TBF Fig. 48 Eks. på navngivning af et budget for en Loftkonstruktion (TBG) og et budget for en Gulvkonstruktion (TBF).

Eksempelsamling 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 81 9.4 Dokumenteksempler Efterfølgende eksempler viser hvordan hyppigt forekommende projektdokumenter knyttet til to fiktive projekter, kan klassificeres, navngives og placeres i en mappestruktur iht. metadatasættet. 9.4.1 Rådgiverkontrakt Børnehaven Solsikken: Projekt id: Projektnavn: Virksomhedsnavn: Virksomhed projekt id: Virksomhedstype: Dokumentnavn: Indholdsbeskrivelse: Vidensområde: Indholdstype: Version: Versionsdato: Første udgivelsesdato: Udarbejdet af: Dokument id: Filnavn: Placering i mappestruktur: BS Børnehaven Solsikken Teknik og Miljøforvaltningen, Glostrup kommune 09-2011 Bygherre Rådgiverkontrakt Aftale om teknisk rådgivning og bistand Jura Aftale, Kontrakt 0A 2011-05-18 2011-05-25 TG IBS_B01_C02.5_ZRaadgiverkontrakt_V0A IBS_B01_C02.5_ ZRaadgiverkontrakt_V0A.docx 09-2011\C02 Aftale\C02.5 Kontrakt\ IBS_B01_C02.5_ ZRaadgiverkontrakt_V0A.docx IBS O92011 B01 Zraadgiverkontrakt K14 C02.5 V0A

Eksempelsamling 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 82 9.4.2 Referat Børnehaven Solsikken: Projekt id: Projektnavn: Virksomhedsnavn: Virksomhed projekt id: Virksomhedstype: Dokumentnavn: Vidensområde: Indholdstype: Versionsdato: Første udgivelsesdato: Udarbejdet af: Løbenummer: Dokument id: Filnavn: Placering i mappestruktur: BS Børnehaven Solsikken Studio 8 2055 Rådgiver, Arkitekt Byggeudvalgsmøde Arkitektur Referat 2011-18-03 2011-18-03 CE nr. 3 IBS_K01_C06_ZByggeudvalgsmoede_N03 IBS_K01_C06_ ZByggeudvalgsmoede_N03.docx 2055\C06 Referat\C06.2 Byggeudvalgsmoede\ IBS_K01_C06_ ZByggeudvalgsmoede_N03.docx IBS O2055 B02.02 Zbyggeudvalgsmoede K01 C06 N03

Eksempelsamling 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 83 9.4.3 Landskabsplan Børnehaven Solsikken: Projekt id: Projektnavn: Virksomhedsnavn: Virksomhed projekt id: Virksomhedstype: Dokumentnavn: Vidensområde: Indholdstype: Tema: Filtype: Etage: Afbildningstype: Versionsdato: Første udgivelsesdato: Udarbejdet af: Dokument id (Tegn. nr.): Filnavn: Placering i mappestruktur: BS Børnehaven Solsikken Marianne Levin 1135 Rådgiver, Landskabsarkitekt Legepladsplan By og landskab Geometri Beplantningssystem (CCS-kode) Modelfil Stue/Terræn Plan 2011-12-06 2011-12-06 ML IBS_K02_H1_ES_TRA IBS_K02_F2_H1_ES_TRA.dwg 1135\C07 Geometri\C07.2 Model\ IBS_K02_F2_H1_ES_TRA.dwg IBS O1135 B02.03 K02 C07 TRA F2 ES H1

Eksempelsamling 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 84 9.4.4 Udførelsestidsplan Børnehaven Solsikken: Projekt id: Projektnavn: Virksomhedsnavn: Virksomhed projekt id: Virksomhedstype: Dokumentnavn: Vidensområde: Indholdstype: Entreprisetype: Version: Versionsdato: Første udgivelsesdato: Udarbejdet af: Status: BS Børnehaven Solsikken Kjær & Madsen 2012-6 Entreprenør Udførelsestidsplan Konstruktioner Tids og ressourcestyring, Tidsplan Tagentreprise A 2012-02-10 - JJ Under udarbejdelse IBS O20126 B05 K09 C11.2 Y130 VA G1 Dokument id: Filnavn: Placering i mappestruktur: IBS_B05_Y130_K09_C11.2_VA IBS_B05_Y130_K09_C11.2_VA.mpp 2012-6\P7 Udfoerelse\C11 Tids og ressourcestyring\ C11.2 Tidsplan\ IBS_B05_Y130_K09_C11.2_VA.mpp

Eksempelsamling 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 85 9.4.5 Trappetegning Senior Boligkompleks i Kokkedal Nord: Projekt id: Projektnavn: Virksomhedsnavn: Virksomhed projekt id: Virksomhedstype: Dokumentnavn: Vidensområde: Indholdstype: Entreprisetype: Procestype: Lokalisering Filtype: Afbildningstype: Etage: Versionsdato: Første udgivelsesdato: Udarbejdet af: Løbenummer: Dokument id (Tegn. nr.): Filnavn: Placering i mappestruktur: SB Senior Boligkompleks i Kokkedal Nord Roskilde Ny Maskinværksted 311 Producent, Stålproducent Trappetegning Konstruktioner Geometri Trappeentreprise Fabrikation Trappetype G3 Tegningsfil Detalje Flere etager 2011-12-08 2011-12-08 KG nr. 1 IBS_ LG3_B03.04_Y220_H5_EX IBS_ LG3_ B03.04_Y220_F1_H5_EX.dwg 311\P6 Fabrikation\C07 Geometri\C07.1 Tegning\ K09 Konstruktioner\ IBS_ LG3_ B03.04_Y220_F1_H5_EX.dwg ISB O311 B03.04 K09 C07 Y220 P6 LG3 F1 H5 EX N01

Eksempelsamling 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 86 9.4.6 Konstruktionsbeskrivelse Senior Boligkompleks i Kokkedal Nord: Projekt id: Projektnavn: Virksomhedsnavn: Virksomhed projekt id: Virksomhedstype: Dokumentnavn: Vidensområde: Fagdisciplin: Indholdstype: Procestype: Versionsdato: Første udgivelsesdato: Udarbejdet af: Løbenummer: Dokument id: Filnavn: Placering i mappestruktur: SB Senior Boligkompleks i Kokkedal Nord NIRAS 2256 Rådgiver, Teknisk rådgiver Konstruktionsbeskrivelse Konstruktioner Betonkonstruktion Teknisk specifikation, Byggesags- og arbejdsspecifikation Projektering 2011-04-12 2011-04-02 LS nr. 2 ISB_B02.06_K09_C08.2_N02 ISB_B02.06_K09_C08.2_N02.docx 2256\C08 Teknisk specifikation\ C08.2 Byggesags- og arbejdsspecifikation\ ISB_B02.06_K09_C08.2_N02.docx ISB O2256 B02.06 K09 C08.2 P5 N02

Eksempelsamling 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 87 9.4.7 Tilsynsnotat Senior Boligkompleks i Kokkedal Nord: Projekt id: Projektnavn: Virksomhedsnavn: Virksomhed projekt id: Virksomhedstype: Dokumentnavn: Vidensområde: Indholdstype: Procestype: Versionsdato: Første udgivelsesdato: Udarbejdet af: Løbenummer: Dokument id: Filnavn: Placering i mappestruktur: SB Senior Boligkompleks i Kokkedal Nord Lund-Poulsen Arkitekter 1-2012 Rådgiver, Arkitekt Tilsynsnotat Arkitektur Kvalitetsstyring, Tilsyn Udførelse 2012-02-20 2012-02-20 CLP nr. 4 ISB_ K01_C10.6_N04 ISB_K01_C10.6_N04.pdf 1-2012\C10 Kvalitetsstyring\P7 Udførelse \C10.6 Tilsyn\ ISB_K01_C10.6_N04.pdf ISB O12012 B02.02 K01 C10.6 P7 N04

Eksempelsamling 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 88 9.4.8 Driftskort Senior Boligkompleks i Kokkedal Nord: Projekt id: Projektnavn: Virksomhedsnavn: Virksomhed projekt id: Virksomhedstype: Dokumentnavn: Vidensområde: Indholdstype: Procestype: Versionsdato: Første udgivelsesdato: Udarbejdet af: Dokument id: Filnavn: Placering i mappestruktur: SB Senior Boligkompleks i Kokkedal Nord KAB 10-2012 Ejendomsforvalter Driftskort Ejendomsforvaltning Teknisk specifikation, Drift- og vedligeholdsspecifikation Forvaltning 2012-02-20 2012-02-20 KKH ISB_B07_C08.9_Zdriftskort ISB_B07_C08.9_Zdriftskort.docx 10-2012\C08 Teknisk specifikation\c08.9 Drift- og vedligeholdsspecifikation \ ISB_B07_C08.9_Zdriftskort.docx ISB O102012 B07 Zdriftskort K12 C08.9 P8

bips paradigmer 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 89 10. bips paradigmer 10.1 bips mappestruktur Bips arkiv- og mappestruktur indeholder 1 niveau og er til brug såvel internt i virksomheder, som på fælles udvekslingssteder. Mappestrukturen er opbygget af værdilisten Indholdstype (C), værdilisten Dokumentation (D) og værdilisten Procestype (P). På en lille sag eller ved sagsopstart, hvor sagen kan rummes i et ringbind anvendes mappebetegnelserne fra niveau 1 både som faneblade og som mapper i det digitale arkiv. C01 Basis C02 Aftale C03 Oekonomi C04 Myndighed C05 Analyse C06 Referat C07 Geometri C08 Teknisk specifikation C09 Orientering C10 Kvalitetsstyring C11 Tids- og ressourcestyring D1 Grundlag D2 Aflevering P3 Udbud og Tilbud I det efterfølgende angiver bips 6 paradigmer for virksomhedsspecifikke mappestrukturer udfoldet i 3-4 niveauer til brug i en arkitektvirksomhed, en rådgivende ingeniørvirksomhed, en entreprenørvirksomhed, en bygherreorganisation, en bygherre-/driftsorganisation samt en mappestruktur til brug på en fælles udvekslingsplatform som projektweb. Fig. 50 bips mappestruktur. Efterhånden som sager vokser kan tilføjes et niveau 2 og evt. et niveau 3, som bliver til undermapper i det digitale arkiv og faneblade i nye ringbind i papirarkivet. Tilføjelse af flere niveauer gøres successivt efter behov og oprettes kun i de mapper, hvor der er behov for flere undermapper.

bips paradigmer 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 90 10.2 Mappestruktur Arkitektvirksomhed Sag XXXX bips mappe- og arkivstruktur for en arkitektvirksomhed er opbygget af værdilisten Indholdstype (C) og værdilisten Dokumentation (D) som niveau 1 og værdilisten Vidensområde (K) og underværdilisten Indholdstype (C) som niveau 2 og 3. Dokumenter, der udveksles, arkiveres så vidt muligt iht. deres primære indhold. Er der behov for separate udvekslingsmapper gøres dette ved brug af værdilisten Udveksling (X) og dennes underværdiliste, som oprettes som undermapper på niveau 2 enten under D-mapperne eller under C-mapperne. Som vejledende undermapper til D-mapperne er anvendt værdilisten Fase (A). Undermapperne til P3 er vejledende og vil være projekt- og virksomhedsspecifikke. C01 Basis C01.1 Arkivfortegnelse C01.2 Organisation C01.3 Skabelon C02 Aftale C02.1 Aflevering C02.2 Forsikring C02.3 Fuldmagt C02.4 Garanti C02.5 Kontrakt C02.6 Aftaleseddel C02.7 IKT-aftale C03 Oekonomi C03.1 Betalingsplan C03.2 Bevilling C03.3 Budget C03.4 Regnskab C03.5 Faktura C03.6 Prisoverslag C03.7 Erklaering C04 Myndighed C04.1 Ansoegning C04.2 Anmeldelse C04.3 Lokalplan C04.4 Myndighedskrav C04.5 Tilladelse C05 Analyse C05.1 Beregning C05.2 Opmaaling C05.3 Registrering C05.4 Simulering C05.5 Undersoegelse C06 Referat C06.01 Bygherremoede C06.02 Byggeudvalgsmoede C06.03 Myndighedsmoede C06.04 Projekteringsmoede C05.05 Projektgennemgang C06.06 Styregruppemoede C06.07 Sikkerhedsmoede C06.08 Byggemoede C06.09 Projektgranskning C06.10 Projektplanlaegning C06.11 Entreprenoermoede C06.12 Workshop C07 Geometri K01 Arkitektur C07.1 Tegning C07.2 Model C07.3 Visualisering C07.4 Notation C07.5 Symbol K02 By og landskab K06 Kort- og landmaaling K07 Elektroteknik og IT K08 Mekaniske installationer K09 Konstruktioner K10 Procesanlæg og forsyning K11 Transport K12 Natur og ressourcer C08 Teknisk specifikation C08.1 Generel specifikation C08.2 Byggesags- og arbejdsspecifikation C08.3 Maengde- og prisspecifikation C08.4 Rumspecifikation C08.5 Sikkerhed og arbejdsmiljoe C08.6 Byggepladsspecifikation C08.7 Miljoe og baeredygtighed C08.8 Materiale og produktdata C08.9 Drift- og vedligeholdsspecifikation C09 Orientering C09.1 Hoering C09.2 Varsling C09.3 Meddelelse C10 Kvalitetsstyring C10.1 Granskning C10.2 Kontrol C10.3 KS-dokumentation C10.4 Kvalitetsplan C10.5 Risikovurdering C10.6 Tilsyn C10.7 Mangel C10.8 Forespoergsel C10.9 Audit C11 Tids- og ressourcestyring C11.1 Projektplan C11.2 Tidsplan C11.3 Ressourceplan D1 Grundlag A1 Ideoplaeg A2 Program A3 Dispositionsforslag A4 Projektforslag A5 Myndighedsprojekt A6 Hovedprojekt A7 Udfoerelse A8 Drift X2 Modtaget D2 Aflevering A1 Ideoplaeg A2 Program A3 Dispositionsforslag A4 Projektforslag A5 Myndighedsprojekt A6 Hovedprojekt A7 Udfoerelse A8 Drift X1 Afsendt P3 Udbud og Tilbud P3.1 Udbud P3.2 Rettelsesblad P3.3 Tilbud P3.4 Evaluering P3.5 Kontrahering

bips paradigmer 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 91 10.3 Mappestruktur Rådgivende ingeniørvirksomhed Sag XXXX bips mappe- og arkivstruktur for en rådgivende ingeniørvirksomhed er opbygget af værdilisten Indholdstype (C) og værdilisten Dokumentation (D) som niveau 1 og værdilisten Vidensområde (K) og underværdilisten Indholdstype (C) som niveau 2 og 3. Dokumenter, der udveksles, arkiveres så vidt muligt iht. deres primære indhold. Er der behov for separate udvekslingsmapper gøres dette ved brug af værdilisten Udveksling (X) og dennes underværdiliste, som oprettes som undermapper på niveau 2 enten under D-mapperne eller under C-mapperne. Som vejledende undermapper til D-mapperne er anvendt værdilisten Fase (A). Undermapperne til P3 er vejledende og vil være projekt- og virksomhedsspecifikke. C01 Basis C01.1 Arkivfortegnelse C01.2 Organisation C01.3 Skabelon C02 Aftale C02.1 Aflevering C02.2 Forsikring C02.3 Fuldmagt C02.4 Garanti C02.5 Kontrakt C02.6 Aftaleseddel C02.7 IKT-aftale C03 Oekonomi C03.1 Betalingsplan C03.2 Bevilling C03.3 Budget C03.4 Regnskab C03.5 Faktura C03.6 Prisoverslag C03.7 Erklaering C04 Myndighed C04.1 Ansoegning C04.2 Anmeldelse C04.3 Lokalplan C04.4 Myndighedskrav C04.5 Tilladelse C05 Analyse C05.1 Beregning C05.2 Opmaaling C05.3 Registrering C05.4 Simulering C05.5 Undersoegelse C06 Referat C06.01 Bygherremoede C06.02 Byggeudvalgsmoede C06.03 Myndighedsmoede C06.04 Projekteringsmoede C06.05 Projektgennemgang C06.06 Styregruppemoede C06.07 Sikkerhedsmoede C06.08 Byggemoede C06.09 Projektgranskning C06.10 Projektplanlaegning C06.11 Entreprenoermoede C06.12 Workshop C07 Geometri K01 Arkitektur K02 By og landskab K06 Kort- og landmaaling K07 Elektroteknik og IT K08 Mekaniske installationer K09 Konstruktioner C07.1 Tegning C07.2 Model C07.3 Visualisering C07.4 Notation C07.5 Symbol K10 Procesanlæg og forsyning K11 Transport K12 Natur og ressourcer C08 Teknisk specifikation K01 Arkitektur K02 By og landskab K06 Kort- og landmaaling K07 Elektroteknik og IT C08.1 Generel specifikation C08.2 Byggesags- og arbejdsspecifikation C08.3 Maengde- og prisspecifikation C08.4 Rumspecifikation C08.5 Sikkerhed og arbejdsmiljoe C08.6 Byggepladsspecifikation C08.7 Miljoe og baeredygtighed C08.8 Materiale og produktdata C08.9 Drift- og vedligeholdsspecifikation K08 Mekaniske installationer K09 Konstruktioner K10 Procesanlæg og forsyning K11 Transport K12 Natur og ressourcer C09 Orientering C09.1 Hoering C09.2 Varsling C09.3 Meddelelse C10 Kvalitetsstyring C10.1 Granskning C10.2 Kontrol C10.3 KS-dokumentation C10.4 Kvalitetsplan C10.5 Risikovurdering C10.6 Tilsyn C10.7 Mangel C10.8 Forespoergsel C10.9 Audit C11 Tids- og ressourcestyring C11.1 Projektplan C11.2 Tidsplan C11.3 Ressourceplan D1 Grundlag A1 Ideoplaeg A2 Program A3 Dispositionsforslag A4 Projektforslag A5 Myndighedsprojekt A6 Hovedprojekt A7 Udfoerelse A8 Drift X2 Modtaget D2 Aflevering A1 Ideoplaeg A2 Program A3 Dispositionsforslag A4 Projektforslag A5 Myndighedsprojekt A6 Hovedprojekt A7 Udfoerelse A8 Drift X1 Afsendt P3 Udbud og Tilbud P3.1 Udbud P3.2 Rettelsesblad P3.3 Tilbud P3.4 Evaluering P3.5 Kontrahering

bips paradigmer 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 92 10.4 Mappestruktur Entreprenørvirksomhed Sag XXXX bips mappe- og arkivstruktur for en entreprenørvirksomhed er opbygget af værdilisten Procestype (P), værdilisten Virksomhedstype (B) og værdilisten Dokumentation (D) som niveau 1 og underværdilisten Virksomhedstype (B), Indholdstype (C) og Entreprisetype (Y) som niveau 2 og niveau 3. Dokumenter, der udveksles, arkiveres så vidt muligt iht. deres primære indhold. Er der behov for separate udvekslingsmapper gøres dette ved brug af værdilisten Udveksling (X) og dennes underværdiliste, som oprettes som undermapper på niveau 2 enten under D-mapperne eller under B-mapperne. Som vejledende undermapper til D-mapperne er anvendt værdilisten Fase (A). Undermapperne til P3 er vejledende og vil være projekt- og virksomhedsspecifikke. B01 Bygherre B02 Raadgiver B02.01 Bygherreraadgiver B02.02 Arkitekt B02.03 Landskabsarkitekt B02.06.1 Teknisk raadgiver 1 B02.06.2 Teknisk raadgiver 2 B02.12 Landinspektoer B03 Producent Y71 Døre, vinduer og porte, leverance B04 Leverandoer Y90 Glasfacadeentreprise B05 Entreprenoer Y10 Jord- og kloaksentreprise Y31 Gartnerentreprise Y40 Betonentreprise Y51 Klinker- og fliseentreprise Y61 Toemrerentreprise Y80 Malerentreprise Y160 Elevatorentreprise Y170 VVS-entreprise Y180 Ventilationsentreprise Y190 El-entreprise Y220 Trappeentreprise Y250 Inventarentreprise B12 Myndighed B12.1 Arbejdstilsyn B12.2 Brandmyndighed B12.3 Bygningsinspektorat B20 Forsyning og afledning B20.1 Gasforsyningsselskab B20.2 El-forsyningsselskab B20.3 Vandværk B20.4 Telefonselskab B20.5 Kloakselskab D1 Grundlag A01 Programfasen A02 Forslagsfasen A03 Projekteringsfasen A04 Udfoerelsesfasen A05 Brugsfasen X2 Modtaget D2 Aflevering A01 Programfasen A02 Forslagsfasen A03 Projekteringsfasen A04 Udfoerelsesfasen A05 Brugsfasen X1 Afsendt P1 Ledelse og styring C01 Basis C02 Aftale C02.1 Aflevering C02.2 Forsikring C02.3 Fuldmagt C02.4 Garanti C02.5 Kontrakt C02.6 Aftaleseddel C02.7 IKT-aftale C03 Oekonomi C03.1 Betalingsplan C03.2 Bevilling C03.3 Budget C03.4 Regnskab C03.5 Faktura C03.6 Prisoverslag C03.7 Erklaering C06 Referat C06.01 Bygherremoede C06.02 Byggeudvalgsmoede C06.06 Styregruppemoede C06.07 Sikkerhedsmoede C06.08 Byggemoede C06.09 Projektgranskning C06.10 Projektplanlaegning C06.11 Entreprenoermoede C06.12 Workshop P3 Udbud og Tilbud P3.1 Udbud P3.2 Rettelsesblad P3.3 Tilbud P3.4 Evaluering P3.5 Kontrahering P7 Udfoerelse (Egenproduktion) C01 Basis C04 Myndighed C05 Analyse C05.1 Beregning C05.2 Opmaaling C05.3 Registrering C05.4 Simulering C05.5 Undersoegelse C07 Geometri C07.1 Tegning C07.2 Model C07.3 Visualisering C07.4 Notation C07.5 Symbol C08 Teknisk specifikation C08.1 Generel specifikation C08.2 Byggesags- og arbejdsspecifikation C08.3 Maengde- og prisspecifikation C08.4 Rumspecifikation C08.5 Sikkerhed og arbejdsmiljoe C08.6 Byggepladsspecifikation C07.7 Miljoe og baeredygtighed C08.8 Materiale og produktdata C08.9 Drift- og vedligeholdsspecifikation C09 Orientering C09.1 Hoering C09.2 Varsling C09.3 Meddelelse C10 Kvalitetsstyring C10.1 Granskning C10.2 Kontrol C10.3 KS-dokumentation C10.4 Kvalitetsplan C10.5 Risikovurdering C10.6 Tilsyn C10.7 Mangel C10.8 Forespoergsel C10.9 Audit C11 Tids- og ressourcestyring C11.1 Projektplan C11.2 Tidsplan C11.3 Ressourceplan

bips paradigmer 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 93 10.5 Mappestruktur Bygningsejer Projekt XXXX C01 Basis C01.1 Arkivfortegnelse C01.2 Organisation C01.3 Skabelon C02 Aftale C02.1 Aflevering C02.2 Forsikring C02.3 Fuldmagt C02.4 Garanti C02.5 Kontrakt C02.6 Aftaleseddel C02.7 IKT-aftale C03 Oekonomi C03.1 Betalingsplan C03.2 Bevilling C03.3 Budget C03.4 Regnskab C03.5 Faktura C03.6 Prisoverslag C03.7 Erklaering C04 Myndighed C04.1 Ansoegning C04.2 Anmeldelse C04.3 Lokalplan C04.4 Myndighedskrav C04.5 Tilladelse C05 Analyse K01 Arkitektur K02 By og landskab K03 Indretning K06 Kort- og landmaaling K07 Elektroteknik og IT K08 Mekaniske installationer K09 Konstruktioner K10 Procesanlaeg og forsyning K11 Transport K12 Natur og ressourcer C06 Referat B01 Bygherre C06.01 Bygherremoede C06.06 Styregruppemoede B02 Raadgiver C06.02 Byggeudvalgsmoede C06.03 Myndighedsmoede C06.04 Projekteringsmoede C06.05 Projektgennemgang bips mappe- og arkivstruktur for en bygningsejer er opbygget af værdilisten Indholdstype (C) og værdilisten Dokumentation (D) som niveau 1 og underværdilisten for Indholdstype (C) og værdilisten Vidensområde (K) og Virksomhedstype (B) som niveau 2. Som niveau 3 anvendes underværdilisten for Indholdstype (C). Dokumenter, der udveksles, arkiveres så vidt muligt iht. deres primære indhold. Er der behov for separate udvekslingsmapper gøres dette ved brug af værdilisten Udveksling (X) og dennes underværdiliste, som oprettes som undermapper på niveau 2 enten under D-mapperne eller under C-mapperne. Som vejledende undermapper til D-mapperne er anvendt værdilisten Fase (A). Undermapperne til P3 er vejledende og vil være projekt- og virksomhedsspecifikke. C06.09 Projektgranskning C06.12 Workshop B05 Enterprenoer C06.07 Sikkerhedsmoede C06.08 Byggemoede C06.09 Projektgranskning C06.10 Projektplanlaegning C06.11 Entreprenoermoede C07 Geometri K01 Arkitektur K02 By og landskab K03 Indretning K06 Kort- og landmaaling K07 Elektroteknik og IT K08 Mekaniske installationer K09 Konstruktioner K10 Procesanlaeg og forsyning K11 Transport K12 Natur og ressourcer C08 Teknisk specifikation K01 Arkitektur K02 By og landskab K03 Indretning K06 Kort- og landmaaling K07 Elektroteknik og IT K08 Mekaniske installationer K09 Konstruktioner K10 Procesanlaeg og forsyning K11 Transport K12 Natur og ressourcer C09 Orientering C09.1 Høring C09.2 Varsling C09.3 Meddelelse C10 Kvalitetsstyring C10.1 Granskning C10.2 Kontrol C10.3 KS-dokumentation C10.4 Kvalitetsplan C10.5 Risikovurdering C10.6 Tilsyn C10.7 Mangel C10.8 Forespoergsel C10.9 Audit C11 Tids og ressourcestyring C11.1 Projektplan C11.2 Tidsplan C11.3 Ressourceplan D1 Grundlag A1 Ideoplaeg A2 Program A3 Dispositionsforslag A4 Projektforslag A5 Myndighedsprojekt A6 Hovedprojekt X2 Modtaget D2 Aflevering A1 Ideoplaeg A2 Program A3 Dispositionsforslag A4 Projektforslag A5 Myndighedsprojekt A6 Hovedprojekt A7 Udførelse A8 Drift X1 Afsendt P3 Udbud og Tilbud P3.1 Udbud P3.2 Rettelsesblad P3.3 Tilbud P3.4 Evaluering P3.5 Kontrahering

bips paradigmer 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 94 10.6 Mappestruktur Bygningsejer og driftsorganisation bips mappe- og arkivstruktur for en bygningsejer og driftsorganisation er opbygget af værdilisten Procestype (P) som niveau 1 og værdilisten Indholdstype (C) og værdilisten Dokumentation (D) som niveau 2 og underværdilisten for Indholdstype (C) som niveau 3. Dokumenter, der udveksles, arkiveres så vidt muligt iht. deres primære indhold. Er der behov for separate udvekslingsmapper gøres dette ved brug af værdilisten Udveksling (X) og dennes underværdiliste, som oprettes som undermapper på niveau 3 enten under D-mapperne eller under C-mapperne. Som vejledende undermapper til D-mapperne er anvendt værdilisten Fase (A). Bygning XXXX P1 Ledelse og styring C01 Basis C01.1 Arkivfortegnelse C01.2 Organisation C01.3 Skabelon C02 Aftale C02.1 Aflevering C02.2 Forsikring C02.3 Fuldmagt C02.4 Garanti C02.5 Kontrakt C02.6 Aftaleseddel C02.7 IKT-aftale C03 Oekonomi C03.1 Betalingsplan C03.2 Bevilling C03.3 Budget C03.4 Regnskab C03.5 Faktura C03.6 Prisoverslag C04.7 Erklaering C06 Referat P5 Projektering Projekt XXXX C04 Myndighed C04.1 Ansoegning C04.2 Anmeldelse C04.3 Lokalplan C04.4 Myndighedskrav C04.5 Tilladelse C05 Analyse C05.1 Beregning C05.2 Opmaaling C05.3 Registrering C05.4 Simulering C05.5 Undersoegelse C07 Geometri C07.1 Tegning C07.2 Model C07.3 Visualisering C07.4 Diagram C07.5 Symbol C08 Teknisk specifikation C08.1 Generel specifikation C08.2 Byggesags- og arbejdsspecifikation C08.3 Maengde- og prisspecifikation C08.4 Rumspecifikation C08.5 Sikkerhed og arbejdsmiljoe C08.6 Byggepladsspecifikation C08.7 Miljoe og baeredygtighed C08.8 Materiale og produktdata C09 Orientering C10 Kvalitetsstyring C10.1 Granskning C10.2 Kontrol C10.3 KS-dokumentation C10.4 Kvalitetsplan C10.5 Risikovurdering C10.6 Tilsyn C10.7 Mangel C10.8 Forespoergsel C11 Tids og ressourcestyring C11.1 Projektplan C11.2 Tidsplan C11.3 Ressourceplan D1 Grundlag A1 Ideoplaeg A2 Program A3 Dispositionsforslag A4 Projektforslag A5 Myndighedsprojekt A6 Hovedprojekt X2 Modtaget D2 Aflevering A1 Ideoplaeg A2 Program A3 Dispositionsforslag A4 Projektforslag A5 Myndighedsprojekt A6 Hovedprojekt A7 Udførelse A8 Drift X1 Afsendt P3 Udbud og Tilbud P3.1 Udbud P3.2 Rettelsesblad P3.3 Tilbud P3.4 Evaluering P3.5 Kontrahering P8 Forvaltning C05 Analyse C05.1 Beregning C05.2 Opmaaling C05.3 Registrering C05.4 Simulering C05.5 Undersoegelse C07 Geometri C07.1 Tegning C07.2 Model C07.4 Diagram C07.5 Symbol C08 Teknisk specifikation C08.3 Maengde- og prisspecifikation C08.4 Rumspecifikation C08.8 Materiale og produktdata C08.9 Drift- og vedligeholdelsspecifikation C10 Kvalitetsstyring C10.1 Granskning C10.2 Kontrol C10.3 KS-dokumentation C10.4 Kvalitetsplan C10.5 Risikovurdering C10.6 Tilsyn C10.7 Mangel C10.8 Forespoergsel

bips paradigmer 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 95 10.7 Mappestruktur Projektweb bips mappestruktur for et fælles udvekslingssted, fx på en projektweb, er på udgivelsesområdet opbygget af værdilisten Indholdstype (C) som niveau 1 og værdilisten Virksomhedstype (B) og dennes underværdiliste som niveau 2 og værdilisten Entreprisetype (Y) som niveau 3. Det bemærkes, at de angivne B-undermapper og Y-mapper er vejledende og vil være projektspecifikke. Under arbejdsområde kan de forskellige aktører oprette deres egen interne mappestruktur. Udgivelsesområde C01 Basis C02 Aftale C03 Oekonomi C04 Myndighed C05 Analyse B02 Raadgiver B02.01 Bygherreraadgiver B02.02 Arkitekt B02.03 Landskabsarkitekt B02.04 Indretningsarkitekt B02.05 Designer B02.06.1 Teknisk raadgiver 1 B02.06.2 Teknisk raadgiver 2 B02.12 Landinspektoer B03 Producent B04 Leverandoer B05 Entreprenoer C06 Referat B01 Bygherre C06.01 Bygherremoede C06.06 Styregruppemoede B02 Raadgiver C06.02 Byggeudvalgsmoede C06.03 Myndighedsmoede C06.04 Projekteringsmoede C06.05 Projektgennemgang C06.09 Projektgranskning C06.12 Workshop B05 Enterprenoer C06.07 Sikkerhedsmoede C06.08 Byggemoede C06.09 Projektgranskning C06.10 Projektplanlaegning C06.11 Entreprenoermoede C07 Geometri B02 Raadgiver B02.01 Bygherreraadgiver B02.02 Arkitekt B02.03 Landskabsarkitekt B02.04 Indretningsarkitekt B02.05 Designer B02.06.1 Teknisk raadgiver 1 B02.06.2 Teknisk raadgiver 2 B02.12 Landinspektoer B03 Producent B04 Leverandoer B05 Entreprenoer C08 Teknisk specifikation B02 Raadgiver B02.01 Bygherreraadgiver B02.02 Arkitekt B02.03 Landskabsarkitekt B02.04 Indretningsarkitekt B02.05 Designer B02.06.1 Teknisk raadgiver 1 B02.06.2 Teknisk raadgiver 2 B02.12 Landinspektoer B03 Producent B04 Leverandoer B05 Entreprenoer Y10 Jord- og kloaksentreprise Y31 Gartnerentreprise Y40 Betonentreprise Y51 Klinker- og fliseentreprise Y61 Toemrerentreprise Y80 Malerentreprise Y160 Elevatorentreprise Y170 VVS-entreprise Y180 Ventilationsentreprise Y190 El-entreprise Y220 Trappeentreprise Y250 Inventarentreprise C09 Orientering C10 Kvalitetsstyring C11 Tids og ressourcestyring

bips paradigmer 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 96 10.8 Dokument navngivning bips paradigme for dokument- og filnavngivning af almindelige dokumenter og skitser. Modellen er til brug på både små og store projekter.

bips paradigmer 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 97 10.9 CAD dokument navngivning bips paradigme for tegningsnummerering og CAD filnavngivning. Det bemærkes at F = Filtype kun benyttes ved filnavngivning.

bips paradigmer 2015-06-16 < Forrige side << Indhold Næste side > A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 98 10.10 Navngivningstilføjelser Oversigt over typiske tilføjelser til bips paradigme for navngivning af både almindelige dokumenter og CAD dokumenter. Tilføjelsespositioner er markeret med sort og kan tilføjes bips` navngivningsmodeller efterbehov. Det anbefales, at der kun tilføjes positioner i begrænset omfang og kun på de specifikke dokumenter, hvor det er nødvendigt med tilføjelsespositioner.

bips paradigmer 2015-06-16 < Forrige side << Indhold A104 Dokumenthåndtering Anvisning, Aftale og Kommunikation 99 10.11 Dokument versionering Oversigt over bips paradigme for versionsstyring i forhold til et dokuments levetid og de projektfaser, dokumentet indgår i. Versioner bruges til at håndtere interne arbejdsudgaver i et projektforløb og benyttes typisk i projekteringsfasen frem mod udbud og mellem officielle revisioner. For de versioner, der udgives officielt bliver versionen til en revision. As-built dokumenter er således en revision. En afleveret revisionsudgave for as-built, fx. revision 4, vil typisk skifte navn og revisionsnummer i forhold til bygherres interne arkiv og versionssystem og vil indgå som eksisterende forhold i en driftsfase. Version Revision Versionsdato Revisionsbeskrivelse Første udgivelsesdato Eksempel A 2014-07-19 Foreløbig udgave knyttet til hovedprojekteringsfasen, som intern arbejdsudgave. Evt. Foreløbig skilt B 2014-08-15 Foreløbig udgave knyttet til hovedprojekteringsfasen, som intern arbejdsudgave. Evt. Foreløbig skilt C 2014-08-29 Foreløbig udgave knyttet til hovedprojekteringsfasen, som intern arbejdsudgave. Evt. Foreløbig skilt 0 0 2014-09-01 Første officielle udgivelse/udgave knyttet til udbudsprojekt 0A 2014-09-04 Foreløbig udgave knyttet til udbudsfasen, som intern arbejdsudgave. Evt. Foreløbig skilt 1 1 2014-09-05 eks. Arealomfang for asfaltbelægning ændret Officiel revisionsudgivelse/udgave knyttet til udbudsfasen 1A 2014-10-06 Foreløbig udgave knyttet til udførelsesfasen, som intern arbejdsudgave. Evt. Foreløbig skilt 2 2 2014-10-08 eks. Dørhul flyttet og nyt tilføjet 3 3 2014-11-15 eks. Loftplan ændret i rum 010 Officiel revisionsudgivelse/udgave knyttet til udførelsesfasen Officiel revisionsudgivelse/udgave knyttet til udførelsesfasen 4 4 2014-12-18 eks. As-built Officiel revisionsudgivelse/udgave knyttet til aflevering. Evt. As-built skilt