27. oktober 2014 Henvisningshotellet overdragelse af systemforvaltning
Baggrund Det er under Danske Regioner besluttet at fordele systemejerskabet for fællesregionale systemer blandt regionerne herunder Henvisningshotellet. Før: Ejerskab: har været ejet og bestilt af Danske Regioner 3 Nu: Region Syddanmark har påtaget sig systemejerskabet for Henvisningshotellet
Hidtidige organisering (1) Styregruppe sammensat af: 2 Danske Regioner (IT og RLTN) 1-2 Repræsentant fra de 5 regioner (sygehuse) 2 Repræsentanter fra de 5 regioner (sygesikring) 1FAPS 1Danske Fysioterapeuter 1Psykologforeningen PLO og KL ad hoc Leverandør (Multimed) 1MedCom fortsættes. 4
Forslag til fremtidig organisering (redigeret efter drøftelser på mødet) Forretningsstyregruppe foreslås sammensat af: 1 Danske Regioner (RLTN) 1 MedCom 1 repræsentant for brugergrupperne udpeget blandt (FAPS, Danske Fysioterapeuter, Psykologforeningen) Leverandør (Multimed) FSA (sekr.) 5
Fremtidig organisation forts (redigeret efter drøftelser på mødet den 27/10) Brugergruppe etableres med deltagelse af repræsentanter for de mange forskellige brugergrupper som benytter RefHost og foreslås delegeret til MedCom 1 MedCom 1 Repræsentant fra de 5 regioner (sygehuse) 1 Repræsentanter fra de 5 regioner (sygesikring) 1 repræsentant fra hver af brugergrupperne (FAPS, PLO, Danske Fysioterapeuter, Psykologforeningen, Fodterapeuter, Kiropraktorer, Tandlæger, KL) Leverandør (Multimed) FSA 6
Fællesregional systemadministrator - FSA s opgaver: Afrapportering til Styregruppen for systemforvaltning vedr. drift Udarbejdelse af forslag til driftsbudget, som fremsendes til Styregruppen senest den 14. februar Udarbejdelse af beslutningsoplæg til Styregruppen, herunder Business case light til dokumentation af nye større videreudviklingsønsker Sekretariatsfunktion for forretningsstyregruppe og brugergruppe Udmøntning af budget til mindre videreudviklingsopgaver i samarbejde med forretningsstyregruppen Løbende dialog med interne og eksterne parter/interessenter 7
Forventninger til forvaltningsstyregruppen Forretningsstyregruppen har det overordnede ansvar for, at systemforvaltningen af systemet sker med udgangspunkt i, hvad der er mest forretningsmæssigt og økonomisk hensigtsmæssigt for det pågældende system. Det er således forretningsstyregruppens ansvar at sætte de overordnede rammer for systemet og dets videreudvikling. Forretningsstyregruppen betjenes af den systemansvarlige region, som har systemansvaret for det pågældende system.. 8
Forventninger til brugergruppen Brugergruppen har til opgave at følge det enkelte system tæt, herunder at fremsætte og motivere forslag til videreudvikling af systemet med udgangspunkt i brugernes behov. Brugergruppens primære opgave er at forholde sig til funktionaliteten i løsningen for dermed motivere ønsker til videreudvikling, foretage mindre ændringsønsker, deltage i testforløb samt have indflydelse på supportforholdene af systemet 9
Forslag til brugergruppens opgaver Sker i et samarbejde mellem MedCom og FSA Opsamling af videreudviklingsønsker både fra brugere og eventuelle leverandører, herunder opfølgning på overenskomstaftaler Udbredelse af nye områder/aftalegrupper inkluderende aktiviteter som Road shows, statistikker, kursusaftener, udgivelse af foldere/håndbøger, test og certificering af systemleverandører. Dokumentation af aftaler med de øvrige regioner omkring håndtering af brugerhenvendelser med henblik på at bevare single point of contact Tilrettelæggelse af integration af RefHost i brugersystemerne gennem tilretning af standarder, rettelsesblade, test og certificering og brugerkurser Ad hoc support ved bruger- og leverendør henvendelser 10
Tidsplan for overdragelse Aktivitet jun-14 jul-14 aug- 14 sep-14 okt-14 nov- 14 dec-14 jan-15 feb-15 RSD godkendt til overtagelse af systemejerskab RSD udpeger FSA -FSA opgaver: Overdragelse af systemejerskab fra DR Udarbejdelse af driftsaftale til godk. I domænestyregr. - afklaring af kontraktoverførsel fra DR til RDS 11 - møde med Multimed for aftale om arbejdsdeling - møde med MedCom for aftale om arbejdsdeling Etablering af Forretningsstyregruppe og brugergruppe Forretningsstyregruppens opgaver Brugergruppens opgaver Dokumentskabeloner - udfyldelse af -når de kommer. - driftsaftale - driftsbudget - business case light - fælles retningslinier for change management