Referat fra mødet i Økonomiudvalget (Indeholder åbne dagsordenspunkter) Mødedato: Tirsdag den 21. januar 2014 Mødested: Meldahls Rådhus Herredets Tingstue Mødetidspunkt: Kl. 8:30-11:30 Medlemmer: Fraværende: Formand: Jacob Bjerregaard (A) Christian Jørgensen (V) Henning Due Lorentzen (A) Jane Findahl (F) Jean Brahe (C) Kenny Bruun Olsen (V) Lars Ejby Pedersen (A) Ole Steen Hansen (A) Susanne Eilersen (O) Jean Brahe Side 1
Indholdsfortegnelse 1 Godkendelse af dagsorden...3 2 Videnparken, afslag på ansøgning om dispensation...4 3 Nye vedtægter for DSI Fredericia Teater...6 4 Aktionærrollen - Ordinære generalforsamlinger 2014...10 5 Ekstraordinær generalforsamling i Fredericia Spildevand A/S...16 6 Ekstraordinær generalforsamling i FredericiaC...18 7 Kommunale ejendomme - frigivelse af henlæggelsesmidler til vedligehold...20 8 Kommunale ejendomme - frigivelse af midler til planlagt periodisk vedligehold og genopretning af kommunens ejendomsportefølje...22 9 Skema B, afdeling 311, Hasselhøj...25 10 Folkeskolernes ramme for implementering af ny skolereform...27 11 Bygningssporet 2.0...30 12 Orientering om ændrede udpegninger...33 13 Orienterings punkt: Markedsføring DanmarkC...34 14 Lukket - Indstilling vedr. konkurrenceudsættelse af befordringsopgaven...37 Side 2
1 Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: Sagen afgøres i: Økonomiudvalget Sagsbeskrivelse: Indstillinger: Fagafdelingen indstiller Beslutning i Økonomiudvalget den 21-01-2014: Godkendt inkl. tillægsdagsorden Fraværende: Jean Brahe Side 3
2 Videnparken, afslag på ansøgning om dispensation Sagsnr.:14/538 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget Sagsbeskrivelse: Fredericia Kommune har fra Økonomi- og Indenrigsministeriet modtaget afslag på dispensation til refinansiering af afdrag på Videnparkens lån. Ministeriet begrunder afslaget med, at der kun i helt særlige tilfælde kan gives dispensation til at løbetidsforlænge eksisterende lån og at dette ikke er tilfældet i forhold til Videnparkens lån. Ved overtagelse af Videnparken i 2010 overtog kommunen samtidig den langfristede gæld, i alt 44 mio. kr. Dette ville efter reglerne medføre, at kommunen skulle have deponeret et beløb svarende til den langfristede gæld og Fredericia Kommune søgte derfor Indenrigsministeriet om dispensation til at kunne overtage lånene uden at skulle deponere. Indenrigsministeriet imødekom kommunens ansøgning, men kun for en midlertidig periode på 3 år. Ministeriet bemærkede allerede dengang, at der ikke kunne forventes yderligere forlængelse af de 3 års deponeringsfritagelse. På trods af ministeriets melding i 2010 er der i 2013 taget kontakt til ministeriet og anmodet om at få dispensation til at kunne løbetidsforlænge de 2 lån, der fortsat er tilbage af den oprindelige gæld, som kommunen overtog. Dette har ministeriet nu afvist og status er derfor, at begge lån skal indfries. Restgæld på de 2 lån udgør 33,2 mio. kr. Økonomiske konsekvenser: Afslag på dispensation fra ministeriet betyder som nævnt i sagsbeskrivelsen, at kommunen skal indfri restgælden, i alt 33,2 mio. kr. Beløbet indgår i det vedtagne budget 2014 som en forventet ekstraordinær udgift. Vurdering: Samtlige muligheder for at opnå dispensation i forhold til Videnparkens langfristede gæld vurderes nu at være udtømte. Som nævnt havde ministeriet allerede i 2010 meddelt, at der ikke kunne forventes yderligere forlængelse. Alligevel blev det skønnet, at en fornyet kontakt til ministeriet måske kunne give nye muligheder, men, som det fremgår af afslaget, fastholdt ministeriet sin oprindelige beslutning. Videnparkens bygninger har siden overtagelsen været forsøgt solgt med henblik på at kunne indfri den langfristede gæld. Nu hvor gælden indfries bør det så overvejes hvorvidt et salg af bygningerne fortsat er aktuelt. Indstillinger: Økonomi indstiller, Side 4
1. at Indenrigsministeriets afslag på dispensation tages til efterretning 2. at de 2 lån på 33,2 mio. kr. indfries 3. at Administrationen undersøger og giver økonomiudvalget en tilbagemelding på, hvordan ejendommen kan anvendes fremadrettet eller om den skal optages på salgslisten over kommunale ejendomme, der søges solgt Bilag: Beslutning i Økonomiudvalget den 21-01-2014: Godkendt som indstillet. Fraværende: Jean Brahe Side 5
3 Nye vedtægter for DSI Fredericia Teater Sagsnr.:14/225 Sagen afgøres i: Byrådet Sagsbeskrivelse: Byrådet besluttede på sit møde den 9. december 2013, en sag om den fremtidige organisering for Den Selvejende Institution (DSI) Fredericia Teater. Sagen var en af tre sager om DSI Fredericia Teater. De to øvrige handlede om den fremtidige egnsteateraftale samt budget 2014 for DSI Fredericia Teater. For så vidt angår den fremtidige organisering besluttede byrådet, at bestyrelsen for DSI Fredericia Teater træffer beslutning om, at Fredericia Teater fremover fortsætter som en Selvejende Institution med enkelte ændringer af vedtægten. Yderligere besluttede byrådet, at forberedelsen af forslag til vedtægtsændringer sker i tæt samarbejde med Fredericia Kommune. Herudover besluttede byrådet, at anbefale, at Fredericia Teater kun fortsætter som Selvejende Institution, hvis der ansættes en administrerende direktør, og at det anbefales, at teatret skal udarbejde månedlige økonomirapporteringer (inkl. likviditetsbudgetter og likviditetsopfølgninger og finansieringsopfølgninger) til bestyrelsen og med kopi til Fredericia Kommune. I forlængelse heraf har administrationen bistået Fredericia Teater med at udarbejde et forslag til nye vedtægter. Vedtægterne er udarbejdet i lyset af, at DSI Fredericia Teater tillige har indgået en samarbejdsaftale med Monjasa A/S. Samarbejdsaftalen mellem DSI Fredericia Teater og Monjasa A/S er, ud over nogle betingelser om den praktiske drift, indgået på følgende betingelser: 1. Anders Østergaard, CEO hos Monjasa bliver formand for en professionel bestyrelse i Fredericia Teater januar 2014. 2. De vedtægter, som Monjasa A/S v/anders Østergaard har godkendt, bliver vedtaget som gældende vedtægter for DSI Fredericia Teater og at disse vedtægter ikke ændres for en to-årig periode f.s.v.a valg af bestyrelsesmedlemmer og tegningsregler. Samarbejdsaftalen har til formål at muliggøre opførelsen af Disney s Den Lille Havfrue The Musical. Monjasa stiller til det formål en underskudsgaranti på opførelsen af Den Lille Havfrue The Musical. Samarbejdsaftalen er vedlagt sagen som bilag. Umiddelbart før julen 2013 fremsendte DSI Fredericia Teater forslag til nye vedtægter. Forslaget til nye vedtægter er godkendt i bestyrelsen med det krævede flertal på mindst 5 ud af de 7 bestyrelsesmedlemmer. Side 6
For at forslaget til nye vedtægter er godkendt forudsættes tillige Fredericia Kommunes godkendelse. Forslag til nye vedtægter er vedlagt sagen som bilag. Den væsentligste ændring i.f.t den nuværende vedtægter er, at bestyrelsen fremover udgøres af 5 personer mod tidligere 7, hvoraf Fredericia Kommune, blandt byrådets medlemmer, udpeger et medlem til bestyrelsen. Sammensætningen af bestyrelsen er som følger: Fredericia Kommune udpeger, blandt byrådets medlemmer, 1 medlem af bestyrelsen. Medlemmet er valgt for en 4 årig periode, svarende til den kommunale valgperiode. Den til enhver tid værende rektor for Det Danske Musical Akademi. 1 medlem, der tillige er formand for bestyrelsen, udpeges af den største samlede private bidragsyder/sponsor/garantistiller, der samlet har ydet bidrag/sponsorater/garantier for mindst 4 mio. kr. til Fredericia Teater i de fire regnskabsår, der går forud for udpegningen. Findes der en sådan bidragsyder er denne udpeget til bestyrelsen for 2 år. Er der ikke en sådan bidragsyder/sponsor/garantistiller, udpeger Fredericia byråd dette medlem (formanden), der ikke nødvendigvis behøver at være et byrådsmedlem. De øvrige to bestyrelsesmedlemmer, der ikke må være medlemmer af Fredericia byråd, udpeges for et kalenderår ad gangen, ved almindeligt flertalsvalg, af de tre øvrige bestyrelsesmedlemmer på det første møde i januar. Blandt disse to medlemmer vælges, ved almindeligt flertalsvalg, tillige næstformanden for bestyrelsen. Valget sker umiddelbart efter udpegningen og med deltagelse af de valgte medlemmer. Ingen ledelsesrepræsentanter fra DSI Fredericia Teater må være bestyrelsesmedlemmer. Såfremt der sker afgang af et bestyrelsesmedlem i dennes funktionsperiode, skal supplering af bestyrelsen finde sted efter samme retningslinjer, som ved nyudpegning. Herudover er der foretaget ændringer som følge af de beslutninger byrådet traf om DSI Fredericia Teater på sit møde den 9. december 2013 samt diverse konsekvensrettelser. Side 7
Økonomiske konsekvenser: Ingen. Vurdering: Byråds- og Ledelsessekretariatet skal bemærke, at det nye forslag til vedtægter samt samarbejdsaftalen mellem DSI Fredericia Teater og Monjasa A/S er udarbejdet i et tæt samarbejde mellem Fredericia Kommune og DSI Fredericia Teater. De nye vedtægter sikre, at Fredericia Kommune ikke opnår bestemmende indflydelse i bestyrelsen, men som den største bidragsyder er repræsenteret i bestyrelsen, med minimum et medlem, der kan varetage Fredericia Kommunes interesser i bestyrelsen. Herudover sikre den nye vedtægt, at en privat investor kan være garanten for et professionelt bestyrelsesarbejde, da en privat bidragsyder, der over 4 år har ydet mindst 4 mio. kr. i bidrag/sponsorat/garanti kan udpege formand for bestyrelsen. Findes der ikke en sådan bidragsyder, så kan Fredericia Kommune udpege formanden. Der ændres ikke på teatrets formål eller den måde, der skal forholdes på ved teatrets eventuelle opløsning. Indstillinger: Byråds- og Ledelsessekretariatet indstiller til Kultur- og Idrætsudvalget, at anbefale over for Økonomiudvalget og Byrådet, at 1. forslag til ny vedtægt for DSI Fredericia Teater godkendes. 2. byrådet, blandt sine medlemmer, udpeger et medlem til bestyrelsen for DSI Fredericia Teater. Bilag: 1. Forslag til ny vedtægt for DSI Fredericia Teater. 2. Samarbejdsaftale mellem DSI Fredericia Teater og Monjasa A/S. Åben - Underskrevet samarbejdsaftale Åben - Vedtægtsforslag fra Fredericia Teater Side 8
Beslutning i Kultur- og Idrætsudvalget den 15-01-2014: Punkt 1 anbefales med bemærkning om, at 1. Den nye bestyrelse på sit første bestyrelsesmøde tager initiativ til at ændre vedtægten, så bestyrelsen udgør 7 medlemmer og således, at Fredericia Byråd, blandt sine medlemmer, udpeger de to af medlemmer. 2. Den nye bestyrelse drøfter og indstiller til Fredericia Kommune, hvorvidt det syvende bestyrelsesmedlem skal udpeges af bestyrelsen eller om det skal være en medarbejderrepræsentant. 3. Vedtægtsforslagets 2, stk. 1 suppleres med, at Egnsteatret skal endvidere bidrage til at udvikle scenekunsten i det lokalmiljø det er forankret i. 4. Det udtrykkeligt anføres i vedtægtsforslagets 4, stk. 4, at rektor for Det Danske Musical Akademi ikke må være leder af egnsteatret. 5. Det overflødige i i vedtægtsforslagets 4, stk. 7 slettes. 6. Vedtægtsforslagets 6, stk. 1 omformuleres så det får følgende ordlyd: Fredericia Teater hæfter alene med sine aktiver for de forpligtigelser, som bestyrelsen og ledelsen lovligt pådrager teatret. 7. I vedtægtsforslagets 7, stk. 2 tilføjes ekstraordinære som det første ord i afsnittet. 8. I vedtægtsforslagets 8 stk. 2 præciseres det, at det alene er ansættelsesvilkårene, der skal godkendes af Fredericia Kommune så længe Fredericia Kommune yder støtte til Fredericia Teater og at en sådan godkendelse vil blive givet såfremt, der er tale om sædvanlige ansættelsesvilkår. Punkt 2 indstilles til byrådets beslutning Beslutning i Økonomiudvalget den 21-01-2014: Økonomiudvalget anbefaler pkt. 1, som indstillet af Kultur- og Idrætsudvalget. Økonomiudvalget anbefaler at Lars Ejby Pedersen udpeges som medlem af bestyrelsen, jf. pkt. 2. Fraværende: Jean Brahe Side 9
4 Aktionærrollen - Ordinære generalforsamlinger 2014 Sagsnr.:13/13149 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget Sagsbeskrivelse: Fredericia Kommune har aktionærinteresser i følgende selskaber: 1. ADP A/S. 2. AFT 2005 A/S (tidligere Tarco A/S). 3. Kommunernes Pensionsforsikring A/S (SAMPENSION). 4. Billund Lufthavn A/S. 5. FredericiaC Arealudviklingsselskab P/S. 6. Fredericia Spildevand A/S. Sagen forelægges økonomiudvalget som en statussag på selskabernes økonomi forud for de ordinære generalforsamlinger, med udgangspunkt i de senest godkendte årsrapporter og eventuelt med henblik på, at økonomiudvalget kan beslutte om der skal stilles spørgsmål til de forestående ordinære generalforsamlinger, der afholdes i selskabet. Det bemærkes, at økonomiudvalget på byrådsmødet den 8. april 2002 har fået delegeret kompetencen til at træffe beslutninger om Fredericia Kommunes forhold som aktionær. 1: ADP A/S. Mio. kr. 2012 2011 2010 Nettoomsætning 103,4 101,4 114,3 Årets resultat 28,8 22,6 30,6 Egenkapital 546,3 526,6 520,4 Fredericia Kommunes ejerandel af aktiekapitalen på 25,0 mio. kr. udgør 22,3 mio. kr. (89 %). Den samlede godsomsætning 2012 2011 2010 Mio. tons 11,7 13,1 13,7 Som i de senere år, er det igen på råolieudskibningen hvor hovedparten af faldet er. Faldet er på 1,1 mio. tons. Det er 7. År i træk, at denne falder. Men det er et forventet fald. Omsætningen af fast bulk produkter er faldet med ca. 0,4 mio. tons. Det er udelukkende omsætningen i sten, grus og sand til byggeindustrien der har oplevet et markant fald, samt importen af salt, der er meget vejrafhængig. Antallet af skibsanløb udgjorde 2.063 mod 2.333 i 2011 Ledelsen anser årets driftsresultat for tilfredsstillende. Side 10
Med hensyn til 2013 er forventningen en omsætning på minimum 107 mio. kr. samt et resultat på minimum 25 mio. kr. Revisionen af årsrapporten 2012 har ikke givet anledning til forbehold. Der afholdes normalt generalforsamling i ADP A/S samt datterselskaberne medio april. 2: AFT A/S (tidligere Tarco A/S). Selskabet er under afvikling og hovedparten af selskabskapitalen er udbetalt til aktionærerne. Afhængigt af nogle verserende sager, kan der komme yderligere, men begrænsede udbetalinger. 3: Kommunernes Pensionskasse A/S (SAMPENSION). Mio kr. 2012 2011 2010 Præmieindtægt 7.836 7.398 7.323 Årets resultat 440 260 764 Egenkapital 7.825 7.373 7.107 Fredericia kommunes ejerandel udgør 5.000 kr. (0,6 %) af aktiekapitalen på 800.000 kr. Præmieindtægterne er steget med 5,9 % mod ca. 1 % i 2011. Væksten i 2012 kan hovedsageligt henføres til stigninger i engangsindskud. I 2012 er der gjort en særlig indsats for at samle eksisterende ordninger hos sampension. Omkostningerne svarer til niveauet i 2011, men på grund af stigningen i præmierne, betyder det at omkostningerne i forhold til præmierne er faldet fra 2,6 % til 2,4 %. Ledelsen skriver også, at sampension flere gange i årets løb, er blevet fremhævet som et af de billigste pensionsselskaber i Danmark, målt på ÅOP (Årlige omkostninger i procent). Bestyrelsen har vedtaget en strategi Fokus 2013. Strategien er en videreførelse af tidligere vedtaget strategi Fokus 2011. Strategien har 4 fokusområder, som i prioriteret rækkefølge er: 1. Finansiel styrke 2. Produkter og service 3. Kritisk størrelse 4. Positivt omdømme. For 2013 er forventningerne en moderat vækst i præmieindtægten. Egenkapitalen forventes at få et resultat efter skat på 100 mio. kr. Revisionen af årsrapporten 2012 har ikke givet anledning til forbehold. Side 11
Forslag fra aktionærerne, som ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling skal være fremsendt til selskabet senest den 15. marts. Det bemærkes i øvrigt, at stemmeafgivelse de tidligere år er foregået ved fuldmagt. 4: Billund Lufthavn A/S. Mio kr. 2012 2011 2010 Nettoomsætning 553,7 559,0 538,6 Årets resultat (før skat) 9,9 42,2 52,2 Egenkapital 342,8 342,2 337,7 Fredericia Kommunes ejerandel udgør 6,9 mio., kr. (6,9 %) af selskabskapitalen på 100 mio. kr. Årets resultat er markant mindre end de tidligere år, og også under det resultat man forventede ved starten af året. Hovedårsagerne til det mindre resultat er: Cimber Sterling gik konkurs i maj 2012. Billund Lufthavn mistede foruden direkte udestående med selskabet, også flere hundredetusinde passagerer. Billund Lufthavn vurderer selv at det økonomiske tab i forbindelse med konkursen løber op i 30 40 mio. kr. Generel tilbagehold i forbrug, har sammen med ombygninger i passagerterminalen, betydet lavere omsætning i butikkerne. Personaleomkostningerne er relativt høje. Cimber Sterlings konkurs kom på et tidspunkt, hvor det var svært at nedjustere sommerens personaleomkostninger i samme omfang som passagernedgangen. Fredericia Kommunes ejerandel udgør 6,9 mio., kr. (6,9 %) af selskabskapitalen på 100 mio. kr. Udvikling i passagerer/fragt: 2012 2011 2010 Passager (tusind) 2.735 2.710 2.574 Fragt (tusind tons) 62 63 62 Passagertallet i 2012, er det største antal i lufthavnes historie, dette på trods af de vanskelige forhold i verdensøkonomien. Luftfragten faldt 2,6 %. Det skal dog nævnes at 2011 var rekordår. Side 12
Forventningen til 2013 er et økonomisk resultat, der er bedre end 2012. Der forventes en fremgang i passagertallet på 3 %. Revisionen af årsrapporten 2012 har ikke givet anledning til forbehold. Forslag fra aktionærerne må for at komme til behandling på den ordinære generalforsamling være indgivet til bestyrelsen senest 2 måneder efter regnskabsårets afslutning. 5: FredericiaC Arealudviklingsselskab P/S. Til orientering kan oplyses, at der rent selskabsretligt kræves et komplementarselskab (FredericiaC Komplementar A/S) for at der kan etableres et P/S (Partnerselskab). Komplementarselskabet har ingen aktiviteter og er alene etableret for at sikre den selskabsretlige forudsætning, at der skal være en komplementar i.f.t et partnerselskab. Der redegøres ikke nærmere for FredericiaC Komplementar A/S da det er driftsselskabet FredericiaC Arealudviklingsselskab P/S, hvori alle aktiviteterne ligger. Mio kr. 2012 2011 2010 Nettoomsætning 1,2 0,9 0 Årets resultat -8,7-67,5-3,8 Egenkapital 393,1 401,7 469,2 Fredericia Kommunes ejerandel udgør 25 % af aktiekapitalen på 51,703 mio. kr. FredericiaC Arealudviklingsselskab P/S tidshorisont for byudvikling og byomdannelse af arealerne lang Gl. Havn har en tidshorisont frem til 2035. I denne type aktiviteter, er det sædvanligt at der først på længere sigt genereres indtægter. Dette forklarer hvorfor der ingen indtægter er. Ledelsen anser årsresultatet for tilfredsstillende og på niveau med det forventede. Revisionen af årsrapport 2012 har ikke givet anledning til forbehold. Spørgsmål til ordinær generalforsamling skal fremsendes til selskabet i så god tid, at emnet kan optages på dagsordenen for den ordinære generalforsamling. 6: Fredericia Spildevand A/S. 1.000 kr. 2012 2011 2010 Nettoomsætning 114.180 95.090 96.219 Årets resultat -646-20.859-31.608 Egenkapital 2.571.340 2.571.986 2.592.845 Side 13
Selskabet er 100 % ejet af Fredericia Kommune. Aktiekapitalen er på 25 mio. kr. I 2012 er der saneret ca. 8,1 km. Ledninger. Herudover er der foretaget en række mindre investeringer i renovering af pumpestationer og bygværker. Selskabet forventer at foretage anlægsinvesteringer for ca. 70 mio. kr. i 2013. Selskabet har en verserende sag kørende med SKAT i forhold til de skattemæssige værdier på anlægsaktiverne i forbindelse med overgangen til skattepligt i 2009. SKAT ønsker at nedsætte de skattemæssige indgangsværdier med 2.116 mio.kr. til 624 mio.kr. Selskabet har valgt ikke at indregne reguleringen i regnskabet, da man er uenige med SKAT i korrektionen. Selskabet har som skattemæssig indgangsværdi på stiftelsestidspunktet anvendt den reguleringsmæssige åbningsbalance udmeldt at konkurrencestyrelsen. Derfor mener selskabet at deres værdier er korrekte. Såfremt SKAT får ret i deres ansættelse af de skattemæssige værdier, vil det få den konsekvens, at de årlige afskrivninger bliver mindre, og dermed øges den skattepligtige indkomst. Det bemærkes, at der kører en række tilsvarende sager mellem SKAT og de nyetablerede kommunale spildevandsselskaber. Selskabet anser, at årets resultat lever op til forventningerne, og anser resultatet for at være tilfredsstillende. Revisionen af selskabet har ikke givet anledning til forbehold. Økonomiske konsekvenser: Ingen. Vurdering: Ingen. Indstillinger: Byråds- og ledelsesekretariatet og økonomi indstiller til økonomiudvalget, 1. At træffe beslutning om, hvilke spørgsmål der eventuelt skal fremsendes til selskaberne, med henblik på optagelse på dagsordenen for ordinær generalforsamling, og 2. At udpege en stemmebærer til generalforsamlingerne i de enkelte selskaber (ADP A/S, Billund Lufthavn A/S, FredericiaC Arealudviklingsselskab A/S og Fredericia Spildevand A/S). Side 14
3. At borgmesteren bemyndiges til at afgive stemme ved fuldmagt f.s.v.a de ordinære generalforsamlinger i henholdsvis AFT 2005 A/S og Kommunernes Pensionsselskab A/S. Bilag: Ingen. Beslutning i Økonomiudvalget den 21-01-2014: Økonomiudvalget besluttede: pkt. 1: at der skal ikke fremsendes spørgsmål, pkt. 2: at Jacob Bjerregaard udpeges til stemmebærer til generalforsamlingerne i ADP A/S, Billund Lufthavn A/S og FredericiaC Arealudviklingsselskab A/S, samt at Lars Ejby Pedersen udpeges som stemmebærer til Fredericia Spildevand A/S. pkt. 3: at borgmesteren bemyndiges til at afgive stemme ved fuldmagt f.s.v.a de ordinære generalforsamlinger i henholdsvis AFT 2005 A/S og Kommunernes Pensionsselskab A/S. Fraværende: Jean Brahe Side 15
5 Ekstraordinær generalforsamling i Fredericia Spildevand A/S Sagsnr.:13/13115 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget Sagsbeskrivelse: Fredericia Spildevand A/S har ved brev af 17. december 2013 indkaldt til ekstraordinær generalforsamling i selskabet. Baggrunden for indkaldelsen er, at det af vedtægtens pkt. 9.6 fremgår, at selskabets bestyrelse afgår i januar måned efter et kommunalvalgs afholdelse. Dagsorden for den ekstraordinære generalforsamling: 1. Valg af dirigent. 2. Aktionærerne udpeger bestyrelsesmedlemmer. 3. Fastsættelse af honorar for bestyrelsesmedlemmer. 4. Eventuelt. Den ekstraordinære generalforsamling afholdes den 23. januar 2014, kl. 18.00 hos Fredericia Spildevand og Energi A/S, Røde Banke 16. Økonomiske konsekvenser: Ingen. Vurdering: Byråds- og ledelsessekretariatet skal bemærke, at byrådet på sit konstituerende møde har udpeget Lars Ejby Pedersen, Christian Jørgensen, Turan Savas og Kurt Halling til bestyrelsen for Fredericia Spildevand og Energi A/S. Fredericia Spildevand og Energi A/S er et af Fredericia Kommune 100 % ejet selskab. I forbindelse med stiftelsen af Fredericia Spildevand A/S traf byrådet beslutning om, at honorar for bestyrelseshvervet i selskabet aflønnes med diæter. Uanset, at økonomiudvalget ved beslutning af 8. april 2002 i Fredericia byråd har fået delegeret kompetencen til at træffe beslutninger om Fredericia Kommunes forhold som aktionær, så kan økonomiudvalget ikke ændre på en efterfølgende byrådsbeslutning om fastsættelse af honorar. En eventuel beslutning i økonomiudvalget om, at der fremover kan ydes honorar, i stedet for diæter, til bestyrelsesmedlemmerne i Fredericia Spildevand og Energi A/S vil være med forbehold for byrådets godkendelse heraf. Side 16
Økonomiudvalget skal udpege en stemmebærer, der kan møde op på generalforsamlingen og afgive stemme i overensstemmelse med økonomudvalgets beslutning. Indstillinger: Byråds- og ledelsessekretariatet indstiller til økonomiudvalgt, at 1. Udpege en stemmebærer, der på generalforsamlingen møder op og er fritstillet i.f.t valg af dirigent. 2. Stemmebæreren stemmer for, at Lars Ejby Pedersen, Christian Jørgensen, Turan Savas og Kurt Halling vælges til bestyrelsen for Fredericia Spildevand og Energi A/S. 3. beslutte, hvorvidt stemmebæreren, med forbehold for byrådets efterfølgende godkendelse, kan stemme for, at der ydes honorar til bestyrelsesmedlemmerne i Fredericia Spildevand og Energi A/S og i givet fald i hvilket omfang, der kan ydes honorar for bestyrelseshvervet. Bilag: Ingen. Beslutning i Økonomiudvalget den 21-01-2014: Økonomiudvalget vedtog at udpege Lars Ejby Pedersen som stemmebærer, og tiltrådte pkt. 2. Økonomiudvalget anbefaler, at der tildeles formanden et honorar på 75.000 kr., næstformanden 50.000 kr. og øvrige medlemmer 25.000 kr., med forbehold for byrådets godkendelse. Fraværende: Jean Brahe Side 17
6 Ekstraordinær generalforsamling i FredericiaC Sagsnr.:13/13319 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget Sagsbeskrivelse: Der er ved brev af 18. december 2013 fremsendt indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling i selskaberne FredericiaC Arealudviklingsselskab P/S og FredericiaC Komplementar A/S den 22. januar 2014. Dagsorden for begge generalforsamlinger er: 1. Valg til bestyrelsen. 2. Eventuelt. Begge generalforsamlinger foreslås afholdt som papirgeneralforsamlinger, hvorfor der tillige er medsendt udkast til referat for de to generalforsamlinger. Forslag til beslutning vedrørende pkt. 1 for begge selskaber er følgende: Fredericia Kommune har i medfør af vedtægternes 11 indstillet Jacob Bjerregaard Jørgensen og Susanne Eilersen til valg til nye medlemmer af bestyrelsen samtidig med, at Kenny Bruun Olsen og Uffe Steiner Jensen udtræder af bestyrelsen. Jacob Bjerregaard Jørgensen og Susanne Eilersen blev valgt enstemmigt og med alle stemmer. Forslag til beslutning vedrørende pkt. 2 for begge selskaber er følgende: Der var intet til behandling. Økonomiske konsekvenser: Ingen. Vurdering: Byråds- og ledelsessekretariatet skal bemærke, at økonomiudvalget skal formelt set skal beslutte, at udpege en stemmebærer til at afgive stemme på Fredericia Kommunes vegne. Når der er tale om en papirgeneralforsamling, så gives denne bemyndigelse til den advokat eller det advokatfirma, der afholder generalforsamlingen. Advokaten kan alene afgive stemme i overensstemmelse med det fremsendte udkast til til referat fra generalforsamlingen. Side 18
Indkaldelsen er tillige sket med et varsel, der er længere end det i vedtægten beskrevne, så aktionæren skal tillige give tilsagn om accept af det forlængede varsel. Indstillinger: Byråds- og ledelsessekretariatet indstiller til økonomiudvalget, at 1. Der afholdes papirgeneralforsamling i de to selskaber. 2. Det forlængede indkaldelsesvarsel accepteres. 3. Der gives bemyndigelse til advokatfirmaet VILTOFT til at gennemføre papirgeneralforsamlingen og afgive stemme på Fredericia Kommunes vegne i overensstemmelse med de fremsendte udkast til referater for de to selskaber. Bilag: Ingen. Beslutning i Økonomiudvalget den 21-01-2014: Godkendt som indstillet. Fraværende: Jean Brahe Side 19
7 Kommunale ejendomme - frigivelse af henlæggelsesmidler til vedligehold Sagsnr.:13/12324 Sagen afgøres i: Byrådet Sagsbeskrivelse: På beboermøder ved kommunens ældreboliger og Elbokøkkenet for 2014 besluttede beboerne, at henlæggelsesmidlerne skal søges frigivet ved fremsendelse af bevillingsansøgning til fagudvalg til videre behandling i Økonomiudvalget og Byrådet. Der er i budgetterne henlagt midler på følgende områder: Områder: Kr. Ældrebolig Nørre Alle 1-3 276.050,00 Ældrebolig Asgårdsvænget 1-31 207.650,00 Ældrebolig Købmagergade 40 313.800,00 Ældrebolig Viaduktvej 9 250.000,00 Ældrebolig Erritsø Bygade 85 a 136.050,00 Ældrebolig Erritsø Bygade 85 b 150.700,00 Ældrebolig Erritsø Bygade 85 c 44.800,00 Ældrebolig Vendersgade 43 107.051,00 Ældreboliger Herfordparken 1, Othello 380.400,00 Ældreboliger Sjællandsgade 23 155.575,00 Ældreboliger Tingvejen 31, Stævnhøj 60.000,00 Elbo-køkkenet 42.000,00 I alt 2.124.076,00 Midlerne, der er afsat i ovenstående skema, er stedplaceret uden at være aktivitetsbenævnt og beboerne har prioriteret disse midler på de afholdte beboermøder. Midlerne vil blive prioriteret på følgende projekter og opgaver - Planlagt periodisk vedligehold - Genopretning af bygningsdele - Renovering af udenomsarealer - Udskiftning af tekniske installationer - Opførelse af nyt cykelskur - Etc. Side 20
Økonomiske konsekvenser: Ingen. Vurdering: Facility management - Ejendomsafdelingen vurderer, at midlerne bør anvendes ud fra beboernes ønsker som er besluttet på de afholdte beboermøder. Indstillinger: Facility management - ejendomsafdelingen indstiller, 1. at midlerne anvendes på de nævnte områder, ud fra beboernes ønsker og de afholdte beboermøder, 2. at der ansøges om frigivelse af 2.124.076,00 kr. til de besluttede opgaver og projekter, af de henlæggelsesmidler der er placeret på de enkelte ejendomme og 3. at indstillingen videresendes til Økonomiudvalget og Byrådet. Bilag: Beslutning i By- og Teknikudvalget den 14-01-2014: By- og Teknikudvalget anbefaler, at der søges om frigivelse af 2,125 mio. kr. fra de anlægspuljer der er oprettet til at håndtere henlæggelsesmidlerne, der er placeret på de enkelte ejendomme. Midlerne frigives således: a) Othello, henlæggelser 0,650 mio. kr. b) Sjællandsgade, henlæggelser 0,125 mio. kr. c) Stævnhøj, henlæggelser 0,750 mio. kr. d) Elbo-køkkenet, henlæggelser 0,600 mio. kr. Beløbene kommer dels fra 2013, dels fra 2014. Spar/lån mellem 2013 og 2014 er endnu ikke godkendt, og det forudsættes derfor at der sker en fuld overførsel af alle midler og at denne godkendes når det endelige spar/lån foreligger. Beslutning i Økonomiudvalget den 21-01-2014: Anbefales som indstillet af By & Teknikudvalget. Fraværende: Jean Brahe Side 21
8 Kommunale ejendomme - frigivelse af midler til planlagt periodisk vedligehold og genopretning af kommunens ejendomsportefølje Sagsnr.:13/11235 Sagen afgøres i: Byrådet Sagsbeskrivelse: Ved budgetvedtagelsen for 2014 besluttede Økonomiudvalget, at rådighedsbeløb henover året skal søges frigivet ved fremsendelse af bevillingsansøgning til fagudvalg til videre behandling i Økonomiudvalget og Byrådet. Der er i budgettet afsat midler på følgende områder: Område Mio. kr. Renovering af normalklasser 2,580 Ekstraordinær udvendig vedligehold af skoler 3,001 Renovering/ vedligehold, øvrige kvalitetsfond (pulje) 6,646 Udskiftning af ventilationsanlæg i daginstitutioner 0,520 Udvendig bygningsvedligehold - pulje 8,625 Renovering/ vedligeholdelse af bygninger 4,980 I alt 26,352 Med hensyn til den overordnede fordeling af de 26,352 mio. De 14,8 mio. anvendes på planlagt udvendigt vedligehold. Differencen på 11,552 mio. anvendes til at ejendomsafdelingen kan påbegynde genopretning/reduktion af efterslæbet, der udgør ca. 200 mio. kr. Planlagt vedligehold 14,8 mio. kr. Der er et udvendigt vedligeholdelsesbehov vedrørende ejendomsporteføljen på 14,800 mio. kr. på årsbasis for at sikre, at der ikke ophobes yderligere behov for genopretning. Derfor øremærkes et beløb på 14,800 mio. kr. af de 26,352 mio. kr. til planlagt vedligehold. Midlerne disponeres som følger: Mindre tagreparationer Udskiftning af bliktagrender og andet blikkenslagerarbejde Omfugning af murværk og mindre murreparationer Udskiftning af stern og vindskeder Div. malerarbejde Rensning af tagbrønde og kloaker. Etc. Genopretning af bygningsdele 11,552 mio. kr. Der er et stort behov for genopretning af forsømte bygninger med henblik på, at reducere efterslæbet og sikre bevarelse af bygningsporteføljens værdi. Derfor anvendes 11,552 mio. kr. til genopretningsopgaver. Højeste prioritering har udbedring af bygningsdele, hvor der er en sikkerhedsrisiko i forbindelse med fare for sammenstyrtning. Endvidere er der særlig Side 22