REFERAT Dialogmøde 2013 Gørlev Boligforening Dato: 27. november 2013 Mødested: Kalundborg Kommune, Holbækvej 141 B, 4400 Kalundborg Deltagere: Boligorganisationen: Formand Eigil Hansen Forretningsfører Jens Philip Jensen (Gørlev Boligselskab) Kalundborg Kommune: Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen Økonomisk konsulent Hanne Pries 1. Velkomst Bjarne Dybdahl Andersen bød velkommen. Boligforeningen har igangværende forhandlinger om en administrationsaftale med Gørlev Boligselskab, v/forretningsfører Jens Philip Jensen, som derfor også deltog i mødet. 2. Gennemgang af styringsrapporten A. Konklusion vedrørende målopfyldelse og behov for aftaler : 1) Boligorganisationens egen konklusion: Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i nogen grad opnår tilfredsstillende resultater. Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i nogen grad igangsætter passende initiativer til imødegåelse af boligorganisationens udfordringer. 2) Behov for aftaler med kommunen: (iflg. boligorganisationen) Om boligorganisationens forhold : Nej Om særlig indsats i nogle afdelinger : Nej B. Gennemgang af boligorganisationen 1) Økonomi/drift : Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift: At have boliger som er tidssvarende og i en ordentlig stand uden at det giver store huslejestigninger. Hvilke initiativer er / vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift: I tidligere år er der optaget lån til forbedrings- og vedligeholdelsesarbejder (hele kr.) Værdi Benchmark Sidste regnskabsår Administrationsbidrag, kr. pr. lejemål 3.600 3.889 3.600 Dispositionsfond, kr. pr. lejemål 8.352 4.564 7.925 Arbejdskapital, kr. pr. lejemål 2.708 2.015 4.063 Referat fra dialogmødet 2013 med Gørlev Boligforening 1/6
Boligforeningen udtrykker fejl i beregning af dispositionsfond, men kommunen forklarer, at det er korrekt, idet beregningen er et udtryk for den disponible dispositionsfond pr. lejemål. Der har været 3 sager i beboerklagenævnet, som boligforeningen alle har tabt. 2) Ledelse og beboerdemokrati Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati: Pt. ikke nogen væsentlige udfordringer. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati: Ingen planlagte initiativer. Bestyrelsen har det forløbne år drøftet god ledelsesskik (god almen ledelse). Bestyrelsen har gennemført evalueringer af bestyrelsesarbejdet det forløbne år. Bestyrelsen har i det forløbne år haft generelle drøftelser om beboerdemokrati. 3) Udlejning og velfungerende boligafdelinger Boligorganisationens generelle udlejningspolitik og generelle indsats for en velfungerende boligafdeling : Fordeling af boliger efter anvendte udlejningsregler: Venteliste: 100 % (sidste år: 100 %) Kommunal anvisning 0 % (sidste år: 0 %) Fleksibel udlejning 0 % (sidste år: 0 %) Kombineret udlejning: 0 % (sidste år: 0 %) Annoncering 0 % (sidste år: 0 %) Ledige boliger pr. ultimo regnskabsåret 0 % (sidste år: 0 %) 4) Byggeri og renoveringer herunder evt. støttesager i Landsbyggefonden (LBF) status Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens nybyggeri- og renoveringsaktivitet: Styring af opgaver hyres ofte rådgivere til at assistere. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat til styrkelse af boligorganisationens byggevirksomhed: Intet aktuelt. Afd. 001, blok I: Nye kloakker samt nye vinduer og terrassedøre er afsluttet i 2012. C. Afdelinger med væsentlige problemer og/eller kritiske nøgletal (iflg. styringsrapporten) - herunder gennemgang af afdelingsrapporterne Ingen. Referat fra dialogmødet 2013 med Gørlev Boligforening 2/6
D. Tidligere indgåede aftaler, - herunder status/opfølgning fra sidste dialogmøde Sidste år blev det aftalt, at Gørlev Boligforening skulle fremsende deres vedtægter til kommunen (efter de var blevet godkendt af beboerne), dette er ikke sket. Sidste år blev det aftalt, at Gørlev Boligforening snarest muligt og fremover ajourfører de lovpligtige drifts- og vedligholdelsesplaner og budgetterer derefter, dette er ikke sket. Eigil Hansen beklagede, at vedtægterne ikke var blevet indsendt. Foreningen fik hjælp til udarbejdelse af vedtægterne af jurist i BL, hvilket kostede 5.000 kr., og de blev efterfølgende godkendt af beboerne. Vedtægterne blev kort drøftet, idet de er forkerte, og Jens Philip Jensen vil under forudsætning af, at administrationsaftalen godkendes - lade udarbejde nye vedtægter til godkendelse. I den forbindelse vil han tage kontakt til BL om købet af de forkerte vedtægter. Det blev aftalt, at de nye vedtægter vil blive fremsendt til kommunens orientering, når de er blevet godkendt. 3. Administrationsaftale med Gørlev Boligselskab status Eigil Hansen og Jens Philip Jensen orienterede om den igangværende forhandling om en administrationsaftale med Gørlev Boligselskab. Parterne har tidligere indsendt en tidsplan om processen til kommunens orientering. Administrationsaftalen nu er godkendt af både Gørlev Boligselskabs bestyrelse og Gørlev Boligforenings bestyrelse. Der er udsendt indkaldelser til ekstraordinær generalforsamling og ekstraordinært afdelingsmøde i Gørlev Boligforening til afholdelse den 9. december 2013, hvor godkendelse af administrationsaftalen er på dagsordenen. Dagsorden til mødet/møderne, som tidligere er indsendt til kommunens orientering, lyder således: Ekstraordinær generalforsamling Gørlev boligforening: 1. Valg af dirigent 2. Forelæggelse af budget for 2014 3. Godkendelse af administrationsaftale med Gørlev Boligselskab 4. Beslutning om generalforsamlingen eller bestyrelsen vælger formand 5. Valg af bestyrelsesmedlemmer (1 vælges for 1 år, 2 vælges for 2 år) samt suppleanter 6. Valg af revisor (der er foreslået Dansk Revision i Slagelse) 7. Eventuelt Ekstraordinært afdelingsmøde boligafdelingen: 1. Valg af dirigent 2. Godkendelse af budget for 2014 (stigning først fra 1. april 2014) 3. Godkendelse husorden vedligeholdelsesreglement råderetskatalog 4. godkendelse af vedligeholdelsesordning (A-ordning) 5. Valg af bestyrelsesmedlemmer (1 vælges for 1 år og 2 vælges for 2 år) samt suppleanter 6. Eventuelt Jens Philip Jensen har nu udarbejdet et revideret budget for 2014, som er på dagsordenen til godkendelse på mødet den 9. december 2014. På grund af reglerne om varsling kan lejeforhøjelsen først varsles til ikrafttræden pr. 1. april 2014, og vil således være gældende i 9 måneder. Det blev aftalt, at mødereferaterne og administrationsaftalen fremsendes til orientering for kommunen. Referat fra dialogmødet 2013 med Gørlev Boligforening 3/6
4. Budgettvist budget 2014 Kommunen har tidligere aftalt med lejeren (klager), og i forbindelse med den igangværende proces om aftale med Gørlev Boligselskab om administrationsaftale, at klagen bliver trukket tilbage, såfremt der kommer et budget 2014 på dagsorden til afstemning for beboerne efter reglerne, og at dette bliver godkendt. Den aktuelle budgettvist-sag har derfor afventet dette. Kommunen: Såfremt budget 2014 bliver godkendt på afdelingsmødet den 9. december 2014, vil kommunen herefter lukke budgettvist-sagen, hvilket udlejer efterfølgende vil blive tilskrevet om, med kopi til Gørlev Boligforening. Gørlev Boligforening var enig heri. 5. Dagsordener og referater regler om tilgængelighed Kommunen bemærker, at loven foreskriver, at referater skal være tilgængelige for beboerne. Der er i lovgivningen ikke fastsat nærmere regler om, hvordan referater skal gøres tilgængeligt/offentliggøres, men det kan foruden omdeling til samtlige husstande - formentlig ske ved offentliggørelse på hjemmeside, opslag i opgange eller ved opslag på ejendomskontoret (altså på steder, hvor beboerne ofte færdes). Kommunen har noteret sig, at Gørlev Boligforening ikke har nogen hjemmeside, hvilket der heller ikke er noget krav om. Gørlev Boligforening oplyser, at alle referater husstandsomdeles. 6. Regnskab 2012 Regnskab 2012 (01.01.2012 31.12.2012) er fremsendt til kommunen til kritisk gennemgang jf. driftsbekendtgørelsen 71. Årets resultat - Boligorganisationen: Boligorganisationen har et underskud på 13.552 kr. Underskud er overføres til arbejdskapitalen. Årets resultat afdelinger: Årets resultat Opsamlet resultat Leje/m2/pr.år Pr. 31.12.2012 001 1, Tjørnhøjsvej 10-28 12.672 31.375 568,46 Vi har noteret os, at Revisors bemærkning i revisionsprotokollatet, at formanden har modtaget 10.000 kr. til flisearbejde. Disse midler er overført til privat konto. Pengene tilbagebetales i 2013 i forbindelse med, at arbejdet udføres. Revisor anbefaler, at alle midler vedrørende foreningen indbetales på foreningens konto. Revisor har forsynet regnskabet med en revisionspåtegning uden forbehold. Herudover bemærker kommunen, at det af formandsberetningen fremgår, at kommunens tilsyn i forbindelse med en henvendelse/klage fra nogle beboere til tilsynet i 2012 vedrørende bekymring for økonomien i Gørlev Boligforening på baggrund af en igangværende tvist om manglende betaling til entreprenøren skulle have udtalt, at foreningens økonomi ser meget sund ud. Dette er ikke korrekt. Tilsynet tilkendegav på ingen måde en mening omkring boligforeningens økonomi i den konkrete sag, men forholdt sig til de indleverede papirer, hvilket ikke gav anledning til at foretage os yderligere, idet beslutningen i boligforeningen var truffet efter de beboerdemokratiske regler, som kommunens tilsyn ikke har indflydelse på. Der henvises til kommunens skrivelser af h.h.v. 8. august 2012 og 11. oktober 2012. Referat fra dialogmødet 2013 med Gørlev Boligforening 4/6
Kommunen tager herefter regnskab 2012 til efterretning med følgende bemærkninger: At revisors anbefaling om, at alle midler vedrørende foreningen indbetales på foreningens konto, følges. Revisor har forsynet regnskabet med en revisionspåtegning uden forbehold. Herudover bemærker kommunen, at det af formandsberetningen fremgår, at kommunens tilsyn i forbindelse med en henvendelse/klage fra nogle beboere til tilsynet i 2012 vedrørende bekymring for økonomien i Gørlev Boligforening på baggrund af en igangværende tvist om manglende betaling til entreprenøren skulle have udtalt, at foreningens økonomi ser meget sund ud. Dette er ikke korrekt. Tilsynet tilkendegav på ingen måde en mening omkring boligforeningens økonomi i den konkrete sag, men forholdt sig til de indleverede papirer, hvilket ikke gav anledning til at foretage os yderligere, idet beslutningen i boligforeningen var truffet efter de beboerdemokratiske regler, som kommunens tilsyn ikke har indflydelse på. Der henvises til kommunens skrivelser af h.h.v. 8. august 2012 og 11. oktober 2012. 7. Skimmelsvamp Boligselskabet oplyser, at de ikke har haft sager med konstateret skimmelsvamp. Der har været en enkelt henvendelse vedrørende et kælderrum. Dette blev efterfølgende undersøgt af uvildig rådgiver, som ikke konstaterede skimmelsvamp, hvor der ligeledes bliver skrevet en rapport i hvert enkelt tilfælde. Jens Philip Jensen orienterede om, at der i forbindelse med administrationsaftalen vil blive indført samme procedure/retningslinier som i Gørlev Boligselskab og Høng Boligforening vedrørende henvendelser om formodning af skimmelsvamp. 8. Udsættelser - Udvikling/antal/forebyggelse m.v. Der har ikke været udsættelser. 9. Eventuelt Kommunen bemærkede, at Gørlev Boligforening er registreret som en andelsboligorganisation i Landsbyggefondens stamdata, hvilket er forkert. Boligforeningen er en selvejende boligorganisation. Jens Philip Jensen vil rette henvendelse til fonden herom og få dette rettet. 10. Næste dialogmøde - 2014 Boligorganisationen har frist for regnskabsindberetning til Landsbyggefonden den 31. maj 2014. Det blev aftalt, at Gørlev Boligforening indberetter styringsrapporten senest den 1 /7-2014. Kommunen indberetter denne fristdato i www.almenstyringsdialog.dk. Kommunen udsender den endelige mødeindkaldelse efterfølgende. 11. Aftaler Gørlev Boligforening indsender mødereferat fra ekstraordinær generalforsamling og ekstraordinært afdelingsmøde den 9. december 2013 til orientering for kommunen. Gørlev Boligforening indsender den godkendte administrationsaftale til orientering for kommunen. Gørlev Boligforening fremsender de nye vedtægter når de er blevet godkendt til kommunens orientering. Kommunen vil under forudsætning af afdelingsmødets godkendelse af budget 2014 og administrationsaftalen tilskrive lejer (klager) om, at budgettvist-sagen er afsluttet med kopi til Gørlev Boligforening. Referat fra dialogmødet 2013 med Gørlev Boligforening 5/6
Nærværende referat godkendes af Gørlev Boligforening Kalundborg Kommune den 9 / 12-2013 den 27 / 11-2013 Formand Eigil Hansen Sign. Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen Sign. Referat fra dialogmødet 2013 med Gørlev Boligforening 6/6