REFERAT MØDE I SAMMENLÆGNINGSUDVALGET FOR Tirsdag, den 3. januar 2006 Mødet afholdes i Byrådssalen, Aabybro Rådhus, kl. 18.00
INDHOLDSFORTEGNELSE Punkt nr. 1: Vedtagelse af forretningsorden...3 Punkt nr. 2: Nedsættelse af underudvalg for 2006...4 Punkt nr. 3: Budget for Sammenlægningsudvalget for 2006...7 Punkt nr. 4: Budgetprocedure for budget 2007 samt principper for lønsumsstyring...9 Punkt nr. 5: Valg af revision, kasse- og regnskabsregulativ samt regnskabsførende kommune for Sammenlægningsudvalget i 2006...12 Punkt nr. 6: Bemyndigelse til KL som arbejdsgiverorganisation for Sammenlægningsudvalget...13 Punkt nr. 7: Udpegelse af stedfortræder for formanden for Sammenlægningsudvalget for KL s repræsentantskab...15 Punkt nr. 8: Valg af delegerede og stedfortrædere til KL s delegeretmøde...16 Punkt nr. 9: Etablering af administrativ bistand til Sammenlægningsudvalget...17 Punkt nr. 10: Vederlag til 1. næstformand...19 Punkt nr. 11: Tegningsret...20 Punkt nr. 12: Udpegelse af repræsentanter til at forhandle med Nordjyllands Amt om fordeling af aktiver, passiver og medarbejdere...21 Punkt nr. 13: Proces for ansættelse af kommunal- og vicekommunaldirektør...22 Punkt nr. 14: Udpegning af kommunal repræsentant i bestyrelsen for Fjerritslev Gymnasium...24 Punkt nr. 15: Forslag til tryghedsaftale for medarbejderne i Jammerbugt Kommune...26 Side 2 af 27
Punkt nr. 1: Vedtagelse af forretningsorden Sammenlægningsudvalget vedtager selv sin forretningsorden jfr. lov om revision af den kommunale inddeling 16. Der er taget udgangspunkt i en forretningsorden, som i alt væsentlig svarer til den forretningsorden, der gælder for kommunalbestyrelserne/byrådene i dag. På baggrund heraf er der udarbejdet forslag til forretningsorden gældende for Sammenlægningsudvalget i 2006 og fra 1. januar 2007 for Jammerbugt Kommune med udgangspunkt i Indenrigsministeriets cirkulære nr. 129 af 27/6 1969. Retsgrundlag Lov om revision af den kommunale inddeling 16. Økonomiske konsekvenser Det indstilles, at forslaget godkendes. Det drøftes om medlemmerne skal rejse sig, når de har ordet. Forslag til forretningsorden for Jammerbugt Kommune af 15. november 2005 udarbejdet af Den administrative styregruppe. (Tidligere udleveret i introduktionsmappen) en godkendt med følgende ændringer: I 4, stk. 3 sidste punktum ændres til Alene formanden 10, stk. 1 ændres til Afstemning sker ved at medlemmerne rejser sig. Det tilkendegives, hvem der stemmer for, hvem der stemmer imod og hvem der stemmer hverken for eller imod. Side 3 af 27
Punkt nr. 2: Nedsættelse af underudvalg for 2006 Sammenlægningsudvalget kan vælge at nedsætte underudvalg til bestemte hverv, der har til opgave at forberede og rådgive sammenlægningsudvalget inden for et nærmere afgrænset område. Udvalgene svarer til 17, stk. 4-udvalg i styrelsesloven. Underudvalg kan nedsættes med udgangspunkt i en af følgende fire tilgange (eller en kombination heraf): Forretningsudvalg (svarende til et økonomiudvalg) Sektorområder (f.eks. social/sundhed, børn/kultur, teknik/miljø, arbejdsmarked) Tværgående områder en bestemt periode med afgrænsede opgaver (f.eks. økonomi/budget, organisation/ledelse, nye kommunale opgaver, borgerinddragelse) Borgerbaserede ad hoc grupper. Da underudvalg nedsættes for en bestemt periode er der mulighed for, at ændre i underudvalgene undervejs i 2006. Der gælder følgende rammer for underudvalg: Hovedopgaven er at komme med diskussionspunkter til Sammenlægningsudvalget. Alle sager, hvor der skal træffes beslutning, skal som udgangspunkt forelægges Sammenlægningsudvalget. Underudvalgene kan tillægges en selvstændig beslutningskompetence under forudsætning af, at den er nærmere afgrænset. Bestemmelserne i styrelsesloven om afholdelse af møder, fastsættelse af forretningsdagsorden og tilførsler til beslutningsprotokollen med videre finder anvendelse medmindre, at Sammenlægningsudvalget har truffet anden beslutning om, at bestemmelserne ikke skal finde anvendelse. Der er ikke krav om fastlæggelse af mødeplan. Underudvalgenes møder er ikke offentlige. Der er ikke hjemmel til, at træffe beslutning om, at møderne skal være offentlige. Retsgrundlag Lov om revision af den kommunale inddeling, 13. Økonomiske konsekvenser Der er i det samlede skøn over sammenlægningsudgifter i Jammerbugt Kommune for 2006 afsat midler til vederlag til Sammenlægningsudvalgets medlemmer. Nedsættelse af Side 4 af 27
underudvalg vil ikke medføre yderligere udgifter, idet der ikke kan udbetales udvalgsvederlag før 2007, når udvalgene formelt træder i funktion. Den Administrative Styregruppe indstiller, at Sammenlægningsudvalget benytter sig af en kombination af modellerne, så der: nedsættes et tværgående underudvalg, der beskæftiger sig med de tværgående områder (økonomiudvalg) fagudvalg for social- og sundhedsområdet, beskæftigelsesområdet, børne- og kulturområdet og teknik- og miljøområdet svarende til de områder, der er foreslået nedsat stående udvalg for fra 1. januar 2007. Det foreslås, at fagudvalgene efter anmodning fra Sammenlægningsudvalget - forbereder oplæg til beslutning i Sammenlægningsudvalget indenfor specifikke områder. Den Administrative Styregruppe indstiller endvidere, at Sammenlægningsudvalget i vid udstrækning anvender temamøder til: at skabe fælles politisk kultur og arbejdsform, at skabe overblik over opgaverne at definere de midlertidige fagudvalgs konkrete opgaver. Det skal for god ordens skyld slås fast, at det alene er Sammenlægningsudvalget, der kan træffe beslutninger om indretning af den nye kommune, fastlæggelse af serviceniveau osv. Notat om underudvalg til Sammenlægningsudvalget af 15. november 2005, udarbejdet af Den administrative styregruppe (tidligere udleveret i introduktionsmappen) en godkendes med den tilføjelse, at der tillige nedsættes et Tema- /udviklingsudvalg. Underudvalgene for 2006 nedsættes således: Økonomiudvalget Mogens Gade (formand) Finn Kornum Niels Christian Hem Otto Kjær Larsen Kim Bennike Eva Rytter Andersen (næstformand) Per Halsboe-Larsen Søren P. Mortensen Erik Ingerslev Larsen Teknik og Miljøudvalget Otto Kjær Larsen (formand) Side 5 af 27
Aage Toftegaard Mogens Richter Pedersen Kurt Mølgaard Søren P. Mortensen (næstformand) Karl Schrøder Ejler Winkel Børne- og kulturudvalget Kim Bennike (formand) Bøje Lundtoft Sonia Luther Nielsen Kurt Mølgaard Jens Christian Golding (næstformand) Inge Pedersen Morten Klessen Social- og sundhedsudvalget Eva Rytter Andersen (formand) Sonia Luther Nielsen (næstformand) Helle Bak Andreasen Henry Kronborg Susanne Hjorth Hansen Grethe Dragsbæk Erik Ingerslev Larsen Beskæftigelsesudvalget Per Halsboe-Larsen (formand) Bøje Lundtoft (næstformand) Mogens Wiese Mogens Richter Pedersen Carla Madsen Jens Christian Golding Gunhild Bach Nielsen Temaudvalg Helle Bak Andreasen (formand) Niels Christian Hem Henry Kronborg Lars Holt Mogens Wiese Susanne Hjorth Hansen (næstformand) Karl Schrøder Side 6 af 27
Punkt nr. 3: Budget for Sammenlægningsudvalget for 2006 Sammenlægningsudvalget vedtager selv sit budget for Sammenlægningsudvalgets funktionsperiode 1. januar 2006-31. december 2006. De formelle krav til budgettet er følgende: Forslag til Sammenlægningsudvalgets budget udarbejdes af Sammenlægningsudvalgets formand og undergives Sammenlægningsudvalgets drøftelse og beslutning. Budgettet skal ikke som normalt undergå en 2. behandling, og der skal heller ikke budgetteres i overslagsårene. Budgetforslaget skal senest være udarbejdet den 1. februar 2006 og være vedtaget senest den 1. marts 2006. Borgerne i de involverede kommuner skal underrettes om budgettet for Sammenlægningsudvalget. Bl.a. skal der inden 1. maj 2006 udsendes en kort redegørelse om indholdet i budgettet til alle borgere i de involverede kommuner. Udgifterne til Sammenlægningsudvalgets virksomhed fordeles ud fra kommunernes andel af Indenrigsministeriets udmelding om udskrivningsgrundlag for 2006. Sammenlægningsudgifterne for Jammerbugt Kommune er primært relateret til det politiske system, samt i mindre omfang udgifter til bygninger, samt kommunikation til borgerne. Der er indregnet udgifter til anvendelse af konsulenter i forbindelse med ansættelse af kommunaldirektør og vicekommunaldirektør. Der er ikke indregnet, men må forventes udgifter til minimum kommunaldirektøren, omfanget afhænger bl.a. af ansættelsestidspunktet. De samlede udgifter er opgjort til følgende: Sammenlægningsudvalg 1.002.000 Øvrige politikerrelaterede udgifter 1.025.900 Bygningsudgifter 300.000 Kommunikation til borgere 100.000 Konsulentbistand 250.000 Udgifter i alt 2.677.900 En yderligere specifikation fremgår af vedlagte bilag. Retsgrundlag Lov om revision af den kommunale inddeling, 27. Side 7 af 27
Økonomiske konsekvenser Udgifterne fordeler sig på følgende måder for de 4 kommuner. Kommune Udskrivningsgrundlag for 2006 jf. IM Udgiftsfordeling udmelding 1.7.2005 Fjerritslev 870.868 548.015 Brovst 868.590 546.582 Pandrup 1.195.371 752.217 Aabybro 1.320.705 831.086 I alt 4.255.534 2.677.900 Det er forudsat, at de nuværende 4 kommuner har indregnet andelen af udgifterne i de respektive budgetter. Det indstilles, at forslaget til budget for Sammenlægningsudvalget i 2006 godkendes, og at udgifterne fordeles som foreslået mellem kommunerne. Skøn over sammenlægningsudgifter i Jammerbugt Kommune i 2006, revideret udgave af 20. december 2005, udarbejdet af Sammenlægningssekretariatet. : Godkendt. Side 8 af 27
Punkt nr. 4: Budgetprocedure for budget 2007 samt principper for lønsumsstyring At få opstillet første års budget for Jammerbugt Kommune vil givet blive en meget stor udfordring. Serviceniveauerne og de deraf følgende mål skal lægges fast før udgiftsrammerne kan beregnes. Indtægtssiden er ukendt, idet indtægterne til løsning af de nye amtslige opgaver ikke er kendt, ligesom det kommende bloktilskud ikke er kendt. Derudover arbejdes der på en reform af tilskuds- og udligningssystemet. Arbejdet med at få opstillet budget 2007 for Jammerbugt Kommune indeholder dermed en lang række ukendte faktorer. Det er vigtigt, at få taget fat på arbejdet, således at så meget som muligt kan udarbejdes inden sommerferien 2006, så der bliver tilstrækkelig tid til budgetforhandlinger efter sommerferien. En arbejdsgruppe har i de sidste to måneder udarbejdet forslag til den overordnede budgetprocedure. Denne forlægges Sammenlægningsudvalget til drøftelse og godkendelse. Oplægget bygger på de tilkendegivelser om decentralisering og styring, der er udarbejdet af Den Administrative Styregruppe og senere godkendt af Forretningsudvalget. Budgetproceduren bygger på mål- og rammestyring, som er den styringsmodel, der anvendes i alle fire kommuner. Der er foreslået et bevillingsniveau, der er baseret på 16 politikområder, og der er foreslået en overordnet politisk tidsplan der indeholder følgende overordnede milepæle: Januar 2006 Januar 2006 Maj 2006 Budgetprocedurer vedtages i Sammenlægningsudvalget Overblik over de økonomiske grundvilkår i Jammerbugt Kommune. Temadag vedr. budget 2007 for Sammenlægningsudvalget 25. og. 26. august 2006 Budgetseminar for Sammenlægningsudvalget September 2006 September 2006 Oktober 2006 1. behandling af budgettet i Sammenlægningsudvalget Sidste frist for aflevering af ændringsforslag 2. behandling af budgettet i Sammenlægningsudvalget Side 9 af 27
De 16 politikområder tage udgangspunkt i den opdeling, der har været grundlaget for fase 2 arbejdet. Det vil sige, at der tages udgangspunkt i følgende politikområder: 1. Børnepasning 2. Undervisning og fritidstilbud 3. Forebyggelse, sundhed og særlig indsats 4. Kultur- og fritidsområdet 5. Arbejdsmarkedsområdet 6. Socialområdet 7. Sundhedsområdet 8. Ældre- og handicapområdet 9. Natur og miljø 10. Infrastruktur og beredskab 11. Forsyning 12. Erhverv og turisme 13. Administrativ organisation 14. Politisk administration 15. Kommunale ejendomme 16. Tværgående Aktiviteter Som supplement til budgetproceduren er der udarbejdet et notat om lønsumsbudgettering og lønsumsstyring. Eftersom langt hovedparten af kommunens udgifter er løn er det vigtigt, hvordan lønningerne budgetteres og styres. Notatet om lønsumsbudgettering og lønsumsstyring bygger ligeledes på Den Administrative Styregruppes og Forretningsudvalgets oplæg. Der lægges op til en model for lønsumsbudgettering og lønsumsstyring, der bygger på en central budgettering og en decentral styring. De decentrale ledere får kompetence til og ansvar for at ansætte og afskedige medarbejdere og forhandle løn for dem. Baggrunden herfor er en overordnet ledelsesmæssig tilgang, der har det udgangspunkt, at disse beslutninger bedst træffes af de ledere, der har ansvar for at levere de kommunale ydelser til borgerne. Der lægges op til, at de decentrale ledere kan trække på central støtte. Arbejdsgruppens notat beskriver de overordnede rammer for lønsumsbudgettering og lønsumsstyring, men det er nødvendigt at arbejde videre med en hel række aspekter heraf. Der lægges således nu op til en godkendelse af princippet om lønsumsbudgettering og lønsumsstyring. Der vil senere blive forelagt det midlertidige Økonomiudvalg en nærmere beskrivelse af principper og metoder til godkendelse. Retsgrundlag Økonomiske konsekvenser Side 10 af 27
Den Administrative Styregruppe indstiller, at: Sammenlægningsudvalget godkender den foreslåede budgetprocedure med tilhørende overordnet politisk tidsplan og fastlæggelse af bevillingsniveauet på 16 politikområder og at Sammenlægningsudvalget godkender, at der på lønområdet tages udgangspunkt i lønsumsbudgettering og lønsumsstyring. Oplæg til budgetprocedure for budget 2007 for Jammerbugt Kommune af 15. december 2005 udarbejdet af arbejdsgruppe vedrørende budget. Oplæg til overordnede retningslinjer for lønsumsbudgettering og lønsumsstyring af 19. december 2005 udarbejdet af arbejdsgruppe vedrørende budget. Godkendt med den ændring, at budgetseminaret afholdes den 1. og 2. september 2006. Emnet lønsumsstyring optages på eet af de kommende temamøder i Sammenlægningsudvalget. Der tilføjes yderligere et politikområde: Landdistriktspolitik Side 11 af 27
Punkt nr. 5: Valg af revision, kasse- og regnskabsregulativ samt regnskabsførende kommune for Sammenlægningsudvalget i 2006 Sammenlægningsudvalget skal vælge en regnskabsførende kommune for Sammenlægningsudvalget i 2006. Sammenlægningsudvalget skal desuden vælge et kasse- og regnskabsregulativ samt revision til revidering af Sammenlægningsudvalgets regnskab. Kontrakten vedrørende revision af sammenlægningsudvalgets regnskab for 2006 vil være af en størrelsesorden, der gør, at den ikke er udbudspligt. Retsgrundlag Lov om revision af den kommunale inddeling, 28. Økonomiske konsekvenser Den Administrative Styregruppe indstiller, at: Økonomistyringen for Sammenlægningsudvalget placeres i Brovst Aabybro kommunes revision, Revisionsaktieselskabet af 1.12.1962 anvendes i 2006 Brovst Kommunes Kasse- og regnskabsregulativ anvendes i 2006. Sagen blev taget af dagsordenen ved mødets start. Side 12 af 27
Punkt nr. 6: Bemyndigelse til KL som arbejdsgiverorganisation for Sammenlægningsudvalget Sagen vedrører bemyndigelse til Kommunernes Landsforening til, med bindende virkning dels for Sammenlægningsudvalget, dels for den kommende kommune at indgå overenskomster og andre aftaler eller at fastsætte generelle bestemmelser om løn- og øvrige ansættelsesvilkår for Sammenlægningsudvalgets og kommunens medarbejdere. I henhold til Lov om revision af den kommunale inddeling (Inddelingsloven) 14 træffer Sammenlægningsudvalget beslutning om etablering af administrativ bistand til udvalget, herunder ansættelse og afskedigelse hertil. I Inddelingslovens 18 bestemmes det bl.a., at Sammenlægningsudvalget er omfattet af det kommunale løntilsyn i henhold til Lov om kommunernes styrelse 67. Ansættelse i de nuværende kommuner sker på grundlag af de overenskomster og aftaler, som KL har indgået, og som er godkendt af Kommunernes Lønningsnævn. KL indgår disse aftaler og overenskomster på vegne af kommunerne. Hver kommune har afgivet bemyndigelse til KL til at indgå aftaler og overenskomster. Sammenlægningsudvalget er imidlertid ikke medlem af KL og har heller ikke afgivet bemyndigelser til KL om at agere som arbejdsgiverforening. På den baggrund anbefaler KL, at Sammenlægningsudvalget bemyndiger KL til at agere som arbejdsgiverorganisation. Derved omfattes Sammenlægningsudvalget af Lønningsnævnets godkendelse af KL s overenskomster og aftaler, og der etableres et sikkert kollektivt arbejdsretsligt grundlag for Sammenlægningsudvalget og den nye kommune. KL anbefaler, at beslutningen om bemyndigelse i givet fald træffes med virkning fra 1. januar 2006 inden den første beslutning om ansættelse under Sammenlægningsudvalget. Jammerbugt Kommune indtræder den 1. januar 2007 i de nu eksisterende kommuners rettigheder og pligter, der følger af deres medlemskab af KL og de hermed afgivne bemyndigelser. KL har udarbejdet bemyndigelsesskrivelse. Den er udarbejdet på vegne af både Sammenlægningsudvalget og Jammerbugt Kommune. Side 13 af 27
Retsgrundlag Lov om revision af den kommunale inddeling 14, 18 og 36 samt Lov om kommunernes styrelse 67. Økonomiske konsekvenser Det indstilles, at KL bemyndiges som arbejdsgiverorganisation. Forslag til bemyndigelsesnotat til KL af december 2005, udarbejdet af KL. Godkendt. Side 14 af 27
Punkt nr. 7: Udpegelse af stedfortræder for formanden for Sammenlægningsudvalget for KL s repræsentantskab Formanden for Sammenlægningsudvalget i 2006 (den kommende borgmester) er medlem af KL's repræsentantskab. KL s Repræsentantskab er et rådgivende organ for KL s bestyrelse som endvidere har til formål at fremme forbindelsen mellem KL og medlemskommunerne. Repræsentantskabet består af borgmestrene i KL s medlemskommuner samt yderligere repræsentanter for de politiske partier og listesamarbejder der ved det seneste valg i KL s medlemskommuner har opnået mindst 2 % af de afgivne stemmer. Disse vælges på KL s delegeretmøde. I 2006 er tillige formændene for sammenlægningsudvalgene - i det følgende benævnt borgmestre medlemmer af repræsentantskabet. KL s Repræsentantskab indkaldes til møde af KL s bestyrelse, der også kan fastsætte en forretningsorden for repræsentantskabet. Møderne i KL s Repræsentantskab ledes af KL s formand eller næstformand. I henhold til 13, i KL's nye love, vælger Sammenlægningsudvalget en personlig stedfortræder for formanden til KL's repræsentantskab. Valget af stedfortræder har gyldighed for hele valgperioden 2006-2009. Retsgrundlag Økonomiske konsekvenser Der foreligger ikke indstilling. Lars Holt blev valgt. Side 15 af 27
Punkt nr. 8: Valg af delegerede og stedfortrædere til KL s delegeretmøde Sammenlægningsudvalget skal tage stilling til valg af delegerede og stedfortrædere til KL s delegeretmøde 2006. Rammerne for udvælgelsen er følgende: At der som delegerede kun kan vælges medlemmer af sammenlægningsudvalget. At der til delegeretmødet kan vælges det samme antal delegerede, som de 4 kommuner i alt ville have kunnet udpege hver for sig. At valget foretages efter forholdstalsvalgmetoden medmindre, at der i Sammenlægningsudvalget er enighed om en anden fremgangsmåde. Sammenlægningsudvalget for Jammerbugt Kommune kan I alt udpege 8 delegerede, da de 4 kommuner i dag kan udpege 2 delegerede hver. Delegeretmødet afholdes den 16. 17. marts 2006 i Aalborg Kongres og Kulturcenter. Program forventes udsendt omkring den 1. marts 2006 Retsgrundlag Økonomiske konsekvenser Der foreligger ikke indstilling. Følgende blev valgt: Mogens Gade med Lars Holt som stedfortræder Kim Bennike med Bøje Lundtoft som stedfortræder Christian Hem med Mogens Richter Pedersen som stedfortræder Sonia Luther Nielsen med Finn Kornum som stedfortræder Otto Kjær Larsen med Helle Bak Andreasen som stedfortræder Per Halsbo Larsen med Inge Pedersen som stedfortræder Søren P. Mortensen med Jens Christian Golding som stedfortræder Eva Rytter Andersen med Susanne Hjorth Hansen som stedfortræder Side 16 af 27
Punkt nr. 9: Etablering af administrativ bistand til Sammenlægningsudvalget Sammenlægningsudvalget skal i løbet af 2006 træffe en meget lang række beslutninger vedrørende Jammerbugt Kommune. På den baggrund vil Sammenlægningsudvalget i høj grad have behov for administrativ bistand i form at sekretariatsbetjening. Rammerne for sekretariatsbetjeningen af Sammenlægningsudvalget er fastlagt i inddelingslovens 14-15. Heraf fremgår det, at Sammenlægningsudvalget selv træffer beslutning om etablering af administrativ bistand i forbindelse med udvalgets arbejde, herunder om ansættelse og afskedigelse af personale hertil ( 14). Endvidere fremgår det, at kommunalbestyrelserne i de kommuner, der indgår i sammenlægningen, skal yde sammenlægningsudvalget den bistand til forberedelsen af sammenlægningen, som sammenlægningsudvalget måtte forlange ( 15) Den administrative styregruppe har i sit møde den 14. november 2005 drøftet modellerne for sekretariatsbetjening af Sammenlægningsudvalget for Jammerbugt Kommune. På baggrund af drøftelsen og de opgaver, der ligger foran Sammenlægningsudvalget har DAS valgt, at indstille et sammenlægningssekretariat med samling af nogle stabsfunktioner. Sammenlægningssekretariatet vil således udover procesledelse og administrativ funktion være en samling af nogle traditionelt tværgående stabsfunktioner. Sekretariatet vil indeholde funktionerne økonomi, tværgående koordinering og almindelig sekretariatsbetjening og vil være ansvarlig for koordineringen/udarbejdelsen af tværgående oplæg til sammenlægningsudvalget. Sammenlægningssekretariatet anbefales bemandet med medarbejdere fra de fire kommuner. Dette for at sikre den eksisterende viden i systemet og for at sikre ejerskab til den nye kommune. Bemandingen fra 1. januar 2006 vil være: Økonomi: 3 Tværgående koordinering: 2 Almindelig sekretariatsbistand 2 I alt 7 Side 17 af 27
Sammenlægningssekretariatet etableres af praktiske grunde i 2006 på Brovst rådhus. Det er væsentligt, at være opmærksom på at sekretariatets størrelse har indflydelse på hvilke opgaver, der er ressourcer til at løse. Eksempelvis er der ikke lagt op til tilknytning af informations-/kommunikationsmedarbejdere. Der vil være behov for på ad-hocbasis at trække på sådanne medarbejdere. I øvrigt medfører modellen med i størrelsesordenen 7 personer i sekretariatet, at den væsentligste del af de faglige oplæg skal komme fra projektgrupper fra kommunerne. Medarbejderne kan opretholde deres nuværende ansættelse i pågældende kommune og på den baggrund udlånes til Sammenlægningsudvalget. Det betyder, at håndtering af alle formelle personalemæssige forhold som f.eks. lønudbetaling, ferieregnskab, sygemelding, medarbejdersamtale og kørselsgodtgørelse sker i ansættelseskommunen. Alternativt kan medarbejderne ansætte direkte under Sammenlægningsudvalget. Retsgrundlag Lov om kommunernes inddeling 14-15. Økonomiske konsekvenser De økonomiske konsekvenser for Sammenlægningsudvalget er afhængige af hvordan ansættelsesforholdene for medarbejderne bliver. Ved ansættelse af medarbejdere fra de fire kommuner bør ansættelsesvilkår og de økonomiske konsekvenser drøftes med de respektive kommuner. Lønudgifter til sammenlægningssekretariatet forventes afholdt af eksisterende budget. Den Administrative Styregruppe indstiller, at sammenlægningssekretariatet etableres som beskrevet. Notat om sekretariatsbetjening af Sammenlægningsudvalget af 15. november 2005 udarbejdet af Den Administrative Styregruppe (tidligere udleveret i introduktionsmappen). Godkendt således at medarbejderne opretholder deres ansættelse i de nuværende 4 kommuner. Side 18 af 27
Punkt nr. 10: Vederlag til 1. næstformand Sammenlægningsudvalget kan træffe beslutning om, at Udvalgets første næstformand kan oppebære et vederlag på op til 10 % af formandens vederlag. Beslutning om vederlag til første næstformand har virkning fra den 1. i måneden efter beslutningens vedtagelse og for resten af funktionsperioden. Retsgrundlag Bekendtgørelse nr. 870 af 16/9 2005, 10, stk. 3. Økonomiske konsekvenser Der er i det samlede skøn over sammenlægningsudgifter for Jammerbugt Kommune i 2006 taget højde for udgifter til vederlag til første næstformand med op til 10 %, svarende til 59.000 kr. Det indstilles, at 1. næstformanden ydes et vederlag på 5 % af formandens vederlag i 2006, med virkning fra 1. februar 2006. Fra 1. januar 2007 ydes et vederlag på 10 % af formandens vederlag. Godkendt. Side 19 af 27
Punkt nr. 11: Tegningsret Sammenlægningsudvalget er underlagt styrelseslovens 32 for så vidt tegningsret. Det betyder, at dokumenter vedrørende køb og salg af fast ejendom, optagelse af lån og påtegnelse af garantiforpligtigelser underskrives af sammenlægningsudvalgets formand eller næstformand og en person, der er bemyndiget hertil af Sammenlægningsudvalget. Indtil der er ansat en kommunaldirektør skal der udpeges en anden bemyndiget. Når kommunaldirektøren er udpeget skal denne også udpeges personligt. Retsgrundlag Lov om revision af den kommunale inddeling, 18. Økonomiske konsekvenser Det indstilles, at Carl Stefan Bauditz bemyndiges til at underskrive sammen med formand eller næstformand, indtil der er ansat en kommunaldirektør. Godkendt. Side 20 af 27
Punkt nr. 12: Udpegelse af repræsentanter til at forhandle med Nordjyllands Amt om fordeling af aktiver, passiver og medarbejdere Da forhandlingerne med Nordjyllands Amt om fordeling af medarbejdere og aktiver og passiver fra amtet indledes i januar, skal Sammenlægningsudvalget udpege repræsentanter til forhandlingerne. Det fremgår af bemærkningerne til procedureloven: Det er et krav, at Sammenlægningsudvalget vælger repræsentanterne på et møde i Sammenlægningsudvalget. Repræsentanterne skal løbende sikre, at de har det fornødne mandat fra Sammenlægningsudvalget til deres dispositioner under forhandlingerne. En aftale som tiltrædes af repræsentanterne vil være bindende for Sammenlægningsudvalget. Der er ikke fastsat regler om antallet af repræsentanter, men amtet kan af ordensmæssige hensyn fastsætte begrænsninger på antallet af repræsentanter. Nordjyllands Amt har givet tilsagn om 3-4 repræsentanter inkl. administrative repræsentanter fra hver (ny) kommune. Retsgrundlag Lov om visse proceduremæssige spørgsmål i forbindelse med kommunalereformen 10. Økonomiske konsekvenser Der skal træffes beslutning om udpegning af 2 politiske repræsentanter til at forhandle med Nordjyllands Amt om fordeling af aktiver, passiver og medarbejdere. Følgende blev udpeget: Mogens Gade Eva Rytter Andersen Side 21 af 27
MØDEDATO: 3.01.2006 Punkt nr. 13: Proces for ansættelse af kommunal- og vicekommunaldirektør Det er Sammenlægningsudvalget, der har kompetence til at foretage ansættelser i den nye kommune. Sammenlægningsudvalget drøftede på temamødet den 6. december 2005 proceduren i forbindelse med ansættelse af hhv. kommunal- og vicekommunaldirektør. På temamødet blev følgende proces til besættelse af stillingerne noteret: Begge stillinger (kommunaldirektør og vicekommunaldirektør) slås op samtidig ved fælles stillingsopslag Kommunaldirektørstillingen besættes først, således at vedkommende er med til at pege på den kommende vicekommunaldirektør Stillingerne opslås eksternt KL s Konsulentvirksomhed anvendes i forbindelse med den videre proces (opslag, modtagelse af ansøgninger, ansættelsessamtaler m.v.) Ansættelsesudvalget får følgende sammensætning o De 9 medlemmer af det kommende Økonomiudvalg, suppleret med Ejler Winkel og Gunhild Bach Nielsen o 4 lederrepræsentanter (én fra hver kommune) o 4 medarbejderrepræsentanter (én fra hver kommune) Stillingerne annonceres følgende steder: o Jyllands-Posten den 18. december 2005 o Danske Kommuner primo januar 2006 o Diverse jobportaler på Internettet Ansøgningsfristen bliver den 18. januar 2006 Ansøgninger sender til KL s konsulenter Yderligere oplysninger vil kunne hentes ved formand for Sammenlægningsudvalget, Mogens Gade Job- og personprofilen blev godkendt, som den fremgår af KLK's fremsendte materiale. Retsgrundlag Forberedelse af lovbestemt beslutning indretning af administrativ organisation (lov om revision af den kommunale inddeling, 19, nr. 7). Side 22 af 27
Økonomiske konsekvenser Udgifter til KL s konsulenter, annoncering m.v. til ansættelsesprocessen anslås at ville koste ca. 250.000 kr. Øvrige udgifter afhænger bl.a. af ansættelsesforhold, og om der sker ekstern eller intern rekruttering til stillingen. Det indstilles, at processen for besættelsen af stillingerne godkendes som beskrevet. Job- og personprofil for kommunaldirektør og vicekommunaldirektør af 22. december 2005, udarbejdet af KL s Konsulentvirksomhed. Godkendt. Side 23 af 27
Punkt nr. 14: Udpegning af kommunal repræsentant i bestyrelsen for Fjerritslev Gymnasium Amtsgymnasierne i Danmark overgår pr. 1. januar 2006 til staten. I denne forbindelse skal der udpeges en midlertidig bestyrelse for Fjerritslev Gymnasium, der skal planlægge overgangen til selveje året efter. Den midlertidige bestyrelses funktionsperiode er fra 1. januar 2006 til 31. december 2006 eller indtil der er udpeget en ny bestyrelse for den selvejende institution. Den foreløbige bestyrelse skal have følgende sammensætning: 1 formand 1 medlem efter indstilling af forberedelsesudvalget for den pågældende region 1 medlem efter indstilling af kommunerne i det pågældende amt i forening 1 medlem efter indstilling af de ansatte på institutionen 1 elevrepræsentant Lederen af den enkelte institution er ansvarlig for at udpegningen finder sted. Den midlertidige bestyrelse har i 2006 til opgave at varetage ledelsen af de nødvendige opgaver vedrørende forberedelsen af institutionens overgang til selveje i staten, herunder: sørge for, at der udarbejdes og vedtages en vedtægt for institutionen at institutionens budget for 2007 udarbejdes og vedtages indretning og organisering af institutionens administration samt at der træffes andre beslutninger, der er nødvendige med henblik på at forberede oprettelsen af den selvejende institution. Undervisningsministeriet kan fastsætte tidspunktet for, hvornår nærmere angivne beslutninger skal være truffet af den midlertidige bestyrelse, og Undervisningsministeriet kan pålægge institutionerne at meddele ministeriet disse beslutninger. På grund af statens ligestillingsregler (Lovbekendtgørelse nr. 1527 af 19. december 2004, kap. 4) bedes Sammenlægningsudvalget indstille 2 personer en af hvert køn hvorefter det er institutionslederen, der sikrer den nødvendige ligestilling. Det oplyses tillige, at forstander for Han Herreds Efterskole, Søren Dam, indstilles som formand for den midlertidige bestyrelse. Side 24 af 27
Retsgrundlag Lov nr. 590 af 24. juni 2005 om ændring af lov om institutioner for uddannelsen til studentereksamen, lov om institutioner for uddannelsen til højere forberedelseseksamen, lov om grundlæggende social- og sundhedsuddannelser, lov om almen voksenuddannelse og om voksenuddannelsescentre og forskellige andre love (Udmøntning af kommunalreformen for så vidt angår det almene gymnasium, hf, social- og sundhedsuddannelser og andre ungdomsuddannelser samt voksenuddannelsescentre (VUC) Økonomiske konsekvenser Det indstilles, at der udpeges en repræsentant til bestyrelsen. Følgende indstilles: Mogens Gade Gunhild Bach Nielsen Side 25 af 27
Punkt nr. 15: Forslag til tryghedsaftale for medarbejderne i Jammerbugt Kommune En arbejdsgruppe nedsat af det midlertidige tværgående hovedsamarbejdsudvalg (MTHSU) mellem de fire kommuner har udarbejdet forslag til tryghedsaftale for ansatte ved overgangen til Jammerbugt Kommune. Formålet med aftalen er at give medarbejdere og ledere størst mulig tryghed i ansættelsen, idet det er helt afgørende for den nye kommunes succes, at medarbejdere og ledere fastholdes, bevarer motivationen og på bedst mulig måde bidrager til de mange udfordringer og ændringer, som kommunalreformen medfører. MTHSU behandlede forslaget i sit møde den 13. december 2005 og godkendte arbejdsgruppens forslag som grundlag for behandling i Sammenlægningsudvalget. Retsgrundlag Økonomiske konsekvenser MTHSU indstiller, at Sammenlægningsudvalget godkender Tryghedsaftale for ansatte ved overgangen til Jammerbugt Kommune. Tryghedsaftale for ansatte ved overgangen til Jammerbugt Kommune, MTHSU den 13. december 2005. Godkendt. Side 26 af 27
UNDERSKRIFTER Mogens Christen Gade Kurt Mølgaard Mogens Chr. Weise Lars Holt Finn Kornum Bøje H. Lundtoft Sonia Luther Nielsen Gunhild Bach Nielsen Ejler Winkel Morten Klessen Inge Pedersen Per Halsboe-Larsen Søren P. Mortensen Helle Bak Andreasen Henry Kronborg Mogens Richter Pedersen Aage Toftegaard Christian Hem Otto Kjær Larsen Kim Bennike Erik Ingerslev Larsen Eva Rytter Andersen Karl Schrøder Grethe Dragsbæk Carla Madsen Jens Chr. Golding Susanne Hjorth Hansen Side 27 af 27