Vejen Byggeselskab Bestyrelsesmøde Mødetid: Mandag den 22. august 2016 kl. 17.00 Mødested: Mødedeltagere: Afbud: Falkevej 6, Vejen Leif Nielsen Tage Øhlenschlæger Randi Fait Grete Noes Marcelo Mendoza LN TØ RF GN MM Administrationen: Per Nielsen Niels Klausen Bent Poulsen PN NKL BP Oversigt over sagsnr. 1. Godkendelse af referat fra mødet den 10. maj 2016 2. Konstituering 3. Inhabilitet/særinteresser i forbindelse med hverv eller ansættelse i boligforeningen 4. Evaluering af repræsentantskabsmødet den 24. maj 2016 5. Renoveringsprojekter 6. Boligpolitik for Vejen Kommune 7. Bosætning af flygtninge m.fl. opførsel af nye boliger (lukket punkt) 8. Beboermøder afholdelse af de årlige budgetmøder budget 2017 for hovedforeningen 9. Nyt fra formandskabet 10. Nyt fra administrationen 11. Nyt fra afdelingerne 12. Landsbyggefonden orienterer 13. BL informerer
Dagsorden 1. Godkendelse af referat fra mødet den 10. maj 2016 Referatet fra bestyrelsesmøde den 10. maj 2016 er tilsendt bestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Da der ikke er fremkommet sådanne, er referatet at betragte som godkendt og vil blive fremlagt til bestyrelsens underskrift. Referatet godkendes og underskrives af bestyrelsen. Godkendt og underskrevet. 2. Konstituering På førstkommende bestyrelsesmøde efter ordinært repræsentantskabsmøde skal der i henhold til forretningsorden vælges næstformand m.v. 1. Valg af næstformand Efter repræsentantskabsmødet den 24. maj 2016 blev der afholdt kort bestyrelsesmøde hvor Tage Øhlenschlæger blev genvalgt som næstformand. For at sikre formalia er i orden, føres beslutningen til referat i denne dagsorden. Tage Øhlenschlæger indstilles til genvalg som næstformand Indstillingen godkendt. 3. Inhabilitet/særinteresser i forbindelse med hverv eller ansættelse i boligforeningen Bestyrelsen har tidligere godkendt forretningsgang vedrørende inhabilitet der skal sikre, at alle bestyrelsesmedlemmer er gjort bekendt med de i loven fastsatte regler, samt at bestyrelsen kan dokumentere, at den har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til indberetningspligt m.v.
I forbindelse med indtræden i bestyrelsen oplyser hver enkelt bestyrelsesmedlem om man eller nære familiemedlemmer er inhabil eller kan blive inhabil i sager der behandles i bestyrelsen. For at sikre, at der sker en ajourføring af oplysningerne vil punktet om inhabilitet blive behandlet 1 gang om året i forbindelse med konstitueringen i bestyrelsen. Såfremt der er forhold der kan bringe det enkelte bestyrelsesmedlem i en situation hvor man bliver inhabil skal det oplyses. Såfremt der er ændrede forhold til tidligere bedes dette oplyst på mødet. Der er mulighed for at få tilsendt de tidligere godkendte skemaer samt infoskrivelse om inhabilitet hvis det ønskes. (kopier af Bovia materiale er vedlagt) Såfremt man har lyst til at læse mere kan Uddrag af vejledning om drift af almene boliger og Medlem af organisationsbestyrelsen give inspiration til arbejdet i bestyrelsen Evt. bilag: 1. Uddrag af vejledning om drift af almene boliger 2. Medlem af organisationsbestyrelsen Eventuel inhabilitet oplyses på bestyrelsesmødet eller i forbindelse med behandling af sager i regi af boligforeningen. Bestyrelsesmedlemmerne oplyste, at ingen af medlemmerne p.t. er inhabil i forhold til igangværende sager i regi af Vejen Byggeselskab. 4. Evaluering af repræsentantskabsmødet den 24. maj 2016 På mødet foretages der en evaluering af det afholdte møde. Evalueringen indgår i planlægningen af de fremtidige møder for repræsentantskabet Evalueringen blev taget til efterretning. Det noteres at afviklingen forløb godt og der var en god spørgelyst til relevante emner. 5. Renoveringsprojekter Administrationen vil på mødet orientere om status for renoveringsprojekter.
Evt. bilag: 1. Oversigt projekter Orienteringen tages til efterretning. Evt. beslutninger føres til referatet Orienteringen blev taget til efterretning. Afd. 19, administrationen bemyndiges til at forhandle med kurator om mindelig løsning, givet en 50 % løsning omkring ekstraregninger. Administrationen sørger for de videre forhandlinger. Afd. 7, helhedsplan, udgifter til udarbejdelse af tilstandsrapport vil i lighed med tidligere sagen blive dækket via dispositionsfonden. 6. Boligpolitik for Vejen Kommune Administrationen har sammen med de øvrige boligorganisationer i Vejen Kommune været indkaldt til møde den 26. april 2016. Her gennemgik embedsfolk fra kommunen den gældende boligpolitik. På baggrund af input og drøftelser har kommunen efterfølgende udarbejdet udkast til ny revideret boligpolitik. Dette udkast sendes nu i høring hos de enkelte boligorganisationer, herunder det politiske niveau. Høringen forventes senest at blive fra primo august med deadline for høringssvar senest den 14. september 2016. Evt. bilag: 1. Udkast til revideret Boligpolitik for Vejen Kommune Udkastet drøftes på mødet og evt. bemærkninger kan Udkastet til Vejen Kommunes Boligpolitik godkendt uændret. Bestyrelsen ser frem til at være en del af den fremtidige part i løsning af bosætningen i kommunen.
7. Bosætning af flygtninge m.fl. opførsel af nye boliger (lukket punkt) 8. Beboermøder afholdelse af de årlige budgetmøder budget 2017 for hovedforeningen I lighed med tidligere år er det ønskeligt at bestyrelsen er repræsenteret ved de kommende beboermøder. Evt. bilag: 1. Oversigt beboermøder 2. Budget 2017 På mødet fastlægges hvilke møder bestyrelsen ønsker at deltage i. Budget for hovedforeningen godkendes. Bestyrelsen tilkendegav hvilke beboermøder de ønskede at deltage i. Budgettet for hovedforeningen godkendt på det foreliggende grundlag. Orienteringssager ( 9-13 ) På mødet orienteres hvis der er nyt til de enkelte punkter 9. Nyt fra formandskabet Såfremt der er nyt orienteres der på mødet. Intet nyt at berette. 10. Nyt fra administrationen 1. Dansk Capital rapportering pr. 31. juli 2016 2. Status organisationen BoSyd og Vejen Byggeselskab 3. Status fremtidigt medlemskab Bovia, herunder hvilke tiltag der er igangsat Orienteringerne blev taget til efterretning. Der arbejdes mod at der skal afholdes ekstraordinært repræsentantskabsmøde i efteråret omkring medlemskab af Bovia. BL er med i processen omkring udarbejdelse af beslutningsgrundlag. 11. Nyt fra afdelingerne
Såfremt der er nyt orienteres der på mødet. Intet nyt at berette. 12. Landsbyggefonden orienterer Pr. mail er der udsendt følgende (såfremt man er tilmeldt via BL) ellers er det muligt via dette link: https://lbf.dk/om-lbf/lbf-orienterer/: 707 De almene beboeres anciennitet 2016 708 Indbetalinger til landsdispositionsfonden/årlig lånindberetning - boligorganisationer, kommuner, regioner og selvejende institutioner 709 Årsberetning 2015 710 LBF Magasinet: Energirenovering i pagt med fremtiden 711 Spirende bofællesskaber har brug for almene boligforeninger 712 Erhverv og institutioner i den almene boligsektor 2014 713 Fraflytninger i den almene boligsektor 2015 714 Renholdelsesudgifter i den almene boligsektor 2008-2014 13. BL informerer Pr. mail er der udsendt følgende (såfremt man er tilmeldt via BL) ellers er det muligt via dette link: https://bl.dk/bl-informerer/ 1616 Materiale om persondatapolitik m.v. på HR-området 1716 Ændring af støttebekendtgørelsen skødekrav for ejerlejligheder og forlængelse af 9-måneders fristen 1816 Dialogværktøj om sundhed og beskæftigelse 1916 Erhvervsstyrelsens persondataværktøj PrivacyKompasset 2016 Pulje til styrket koordinering i udsatte boligområder
2116 Kontakthjælpsloft og integrationsydelse 2216 Pulje til boliger til flygtninge m.v. 2316 Ny postlov 2416 Kollektive bofællesskaber i almene familieboliger 2516 Ændrede regler for støtte til solceller 2616 Ejendomsfunktionærers ansættelsesforhold og kørsel i egen bil 2716 Danmarks Statistik - Nøgletal på boligområder 2016 2816 Ledende ejendomsfunktionær og vagtordning/udkald 2916 Frit valg på tv-området 3016 Almene Boligdage 2017: "Vi udvikler velfærdssamfundet" 3116 Indbydelse til forvaltningskonferencen 2016 3216 Seneste om ny Postlov 3316 Nu er de nye regler om digitalt beboerdemokrati her 3416 Frit valg af tv-kanaler 3516 BL informationsmateriale om de nye regler for integrationsydelse og kontanthjælp 3616 Brug af underleverandører ved ejendomsservice og gartnerarbejde 3716 Kompetencefond og gartnere 3816 Persondata 3916 Nedrivning 4016 Nye normalvedtægter 4116 Berigtigelse fra ministeriet af orientering om nye normalved-tægter
Referat godkendt den 2016 Leif Nielsen Randi Fait Grete Noes Tage Øhlenschlæger Marcelo Mendoza