Kontrolinstruks for kontrol af hygiejne og foder på landbrug efter foder- og fødevarehygiejneforordningen 2010 Gældende fra 12. maj 2010, Sagsnr. 09-2731-000006 jáåáëíéêáéí=ñçê=c ÇÉî~êÉêI=i~åÇÄêìÖ=çÖ=cáëâÉêá mä~åíéçáêéâíçê~íéí=
Kolofon Kontrolinstruks for kontrol af hygiejne og foder på landbrug efter foder- og fødevarehygiejneforordningen 2010 Denne vejledning er udarbejdet af Plantedirektoratet, Afdeling for Foder, maj 2010 Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri Plantedirektoratet Skovbrynet 20 2800 Kgs. Lyngby Tlf.: +45 4526 3600 Fax: +45 4526 3610 E-mail: pdir@pdir.dk Websted: http://pdir.fvm.dk ISBN 978-87-7083-816-0 (Tryk) ISBN 978-87-7083-817-7 (Web) =
Indholdsfortegnelse 1. Indledning 2 2. Formål 2 3. Retsgrundlag 3 4. Generelt herunder sikkerhedsforskrifter, kontroladresser, m.m. 4 4.1 Sikkerhed og veterinærforskrifter 4 4.2 Kontroladresser 4 4.3 Tidsfrister for kontrollens gennemførsel 5 4.4 Værkstøjer 5 5. Kontrollens fokusområder og prøvetagning 6 5.1 Almindelig hygiejne/foderkontrol 6 5.2 Særligt for kontrolpunkter omfattet af kontrollen med Krydsoverensstemmelser (KOkontrol) 7 5.3 Særligt for Anden Kontrol (AKO). KO konstateret ved andre kontrolordninger 7 5.4 Prøvetagning 7 6. Kontrolbesøget 9 6.1 Forberedelse 9 6.2 Udfyld KSK 9 6.3 Opret LPR 10 6.4 Vælg brev 10 7. Efter kontrolbesøget 11 7.1 Kontrolbesøg uden afvigelser 11 7.2 Kontrolbesøg med afvigelser og høring 11 7.3 Kontrolbesøg med afvigelser og indskærpelse 11 8. Tidsregistrering 12 8.1 Ordinær hygiejnekontrol, tidsregistrering 12 8.2 KO-kontrol, tidsregistrering 12 9. Ikrafttræden og ajourføring af instruksen 12 10. Fortegnelse over bilag og interne arbejdsdokumenter 13 = 1
1. Indledning Kontrolinstruksen er skrevet til de kontrollører, der udfører kontrollen. Da det er skrevet til Plantedirektoratets kontrollører, kan der være internt sprogbrug og henvisninger til interne dataprogrammer, som personer udenfor Plantedirektoratet ikke har adgang til. Hvis der er bilag knyttet til instruksen, vil de normalt også være tilgængelige, men der kan være tilfælde, hvor vi har vurderet, at den kontrollerede har mulighed for omgå kontrollen, hvis de pågældende informationer er offentligt tilgængelige. Af denne grund kan enkelte bilag være klassificeret som interne arbejdsdokumenter, der kun er tilgængelige for medarbejdere i Plantedirektoratet. Der vil ske en årlig revision af kontrolinstruksen. Der kan dog i løbet af året forekomme rettelser/ændringer af instruksen. Disse vil blive offentliggjort i form af en revideret kontrolinstruks på hjemmesiden samtidigt med, at kontrollørerne modtager ændringerne. 2. Formål Formålet med kontrollen er at kontrollere om landbrug, der producerer foder og fødevarer, overholder bestemmelserne i foderstoflovgivningen i almindelighed samt i foderhygiejneforordningen og fødevarehygiejneforordningen i særdeleshed. Endvidere kontrolleres en andel af landbrugene også for relevante krydsoverensstemmelsespunkter. Formålet med instruksen er at sikre en korrekt og ensartet kontrol af landbrug i Danmark i henhold til foderstof og hygiejnelovgivningen. 2
3. Retsgrundlag Kontrollen foregår med udgangspunkt i de her under nævnte regelsæt samt i denne instruks. Foderbekendtgørelsen, bekendtgørelse nr. 1177 af 11. oktober 2007 om foder og foderstofvirksomheder, seneste ændret ved bekendtgørelse nr. 70 af 22. januar 2010. Foderhygiejneforordningen, Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 183/2005 af 12. januar 2005 om krav til foderstofhygiejne. Fødevarehygiejneforordningen, Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 852/2004 af 29. juni 2004 om krav til fødevarehygiejne. Foderstofloven, lovbekendtgørelse nr. 80 af 2. februar 2000, senest ændret med Lovbekendtgørelse nr. 762 af 29. juni 2006. Bekendtgørelse om maksimalgrænseværdier for indhold af pesticidrester i fødevarer og foderstoffer, bekendtgørelse nr. 465 af 15. juni 1999. Enkeltbetalingsbekendtgørelsen, bekendtgørelse nr. 157 af 15. februar 2010 om direkte støtte til landbrugere efter enkeltbetalingsordningen. Bekendtgørelse om krydsoverensstemmelse, bekendtgørelse nr. 1465 af 16. december 2009. Plantedirektoratets kontrollører har adgang til driftsbygninger og driftsarealer uden retskendelse. Dette fremgår af 3, stk. 1 i foderstofloven. Retsgrundlaget og Plantedirektoratets hjemmel til at udføre denne kontrol er indeholdt i foderstofloven. Kontrol af landbrug efter fødevarehygiejneforordningen foregår jf. aftalen med FVST. 3
4. Generelt herunder sikkerhedsforskrifter, kontroladresser, m.m. Generelle bestemmelser for udførelse af kontrol kan findes i Den generelle kontrolinstruks, som findes på Plantedirektoratets intranet. 4.1 Sikkerhed og veterinærforskrifter Der må ikke gennemføres kontrolbesøg i besætninger, der er under offentligt tilsyns for visse specielle smitsomme husdyrsygdomme, som f.eks. Newcastle Disease samt Mund og Klovsyge. Ved besøg af svinebesætninger skal der tages højde for karantænetider, se i Den generelle kontrolinstruks. 4.2 Kontroladresser Landbrug, som skal kontrolleres er oprettet i DCK under opgavekode 2031_10, Hygiejne/foderkontrol på landbrug. Dette gælder både almindelige (rene) hygiejne/foderkontrol og Plantedirektoratets fælles KO kontroller. Antallet af adresser der skal besøges er ca. 1.000. Ca. 430 er almindelige foder/hygiejnekontroller, og de har en af følgende udtræksårsagerne: 144ændret = Afmeldt HACCP 145hyg = Udtaget efter screening for hygiejne 146svin = Bedrift med svin 147kvæg = Bedrift med kvæg 148fjer = Bedrift med fjerkræ 149får/ged = Bedrift med får eller geder 150andet = Anden udtræksårsag Udtræksårsagen angiver en hoved dyreart, som bedriften er udtrukket på. Den fortæller, at der som udgangspunkt mindst findes denne dyre art på ejendommen, hvilket kan være en fordel i forbindelse med planlægningen af en mulig besøgsrækkefølge. Udtræksårsagen er ikke et udtryk for at bedriften kun skal kontrolleres vedr. denne dyreart. For at få det store overblik over alle bedriftens dyr også på forskellige ejendomme, skal den kontrolforberedende rapport bruges (se kap. 6.1 Forberedelse). Ud af de 1.000 er ca. 570 er omfattet af Plantedirektoraters fælles KO kontrol. De udtages i samarbejde med KKE og SMJ. Her skal udføres kontrol med alle de KO-krav, som Plantedirektoratets er ansvarlig myndighed på. KO-kontrolbesøgene har alle udtræksårsager, som indeholder bogstaverne KO svarende til f.eks.: 1KO_xxxx - - Eventuelle Opfølgende kontrolbesøg kan blive foretaget hos et antal af de bedrifter, som har haft en overtrædelse. I den forbindelse vil kontrolløren blive gjort opmærksom på hvilken 4
overtrædelse, der var tale om sidst. Denne udmelding vil ske fra Foder i forbindelse med udtagning af de pågældende kontroladresser. 4.3 Tidsfrister for kontrollens gennemførsel Den almindelige hygiejne/foderkontrol skal foretages hele året. KO-kontrollen (udtræksårsag f.eks. 1KO_xxx, eller LDPxxx) skal foretages i perioden 15. marts til 1. november. Alle kontrolbesøg skal foretages uanmeldt. Vedr. retssikkerhedsloven og uanmeldte besøg henvises der til kapitel 3 i Den generelle kontrolinstruks, som findes på Intranettet. 4.4 Værkstøjer Kontrolforberedende rapport marker og dyr. Rapporten findes i Infoview via Citrix (den ligger under afdelinger > VAKS og så skal du til side 2). Rapporten skal bestilles for hvert landbrug, som er udtaget til kontrol. OBS! ved KO kontrol skal alle besætninger altid kontrolleres! Opgave koden er 2031_10, der er både KSK og et LPR tilknyttet kontrolopgaven. Der bruges samme kontrolopgave, skemaer m.m. til både almindelige hygiejne/foderkontrol og til Plantedirektoratets fælles KO-kontrol (se dog instruks for Fælles KO kontrol vedr. brug af opgavekode 7001_10 og støvsuger i forbindelse med KO-kontroller) Der er tre breve tilknyttet kontrolopgaven. Brevene findes Off-line, når der er tjekket en 2031_10 sag ud. Endvidere findes brevene altid i Captia. Brevene hedder: FODER_2031_10_KSK_Okbrev FODER_2031_10_KSK_Høringsbrev FODER_2031_10_KSK_Indskærpelsesbrev Brevene er bygget op med grå felter, som omhandler prøve og KO kontrol. Ved at trykke F11 kommer man frem til næste grå felt. Teksten i den grå felter er en tekst, som man i hvert enkelt tilfælde skal tage stilling til, -skal den blive stående eller kan den med fordel slettes? Den lille tabel med foderprøverne kan ikke sættes i gråt felt, men skal slettes manuelt, hvis den ikke er relevant. 5
5. Kontrollens fokusområder og prøvetagning Kontrollen af hygiejnereglerne skal foretages uanset om det er et almindelig hygiejne/foderkontrolbesøg, eller om det er et fælles KO besøg. Uanset udtræksårsag er det vigtigt at have fokus på at gennemføre en hygiejne/foderkontrol ved hvert besøg, det vil sige også selvom udtræksårsagen er KO relateret. Besigtigelse af stalde, krybber og foderbord Besigtigelse af de steder på bedriften, hvor der opbevares foderstoffer, eventuelle tilsætningsstoffer og foderblandinger m.m. samt andre produkter og præparater. På bedrifter, hvor der også er drøvtyggere, iagttages de særlige regler som gælder for brug og opbevaring af fiskemel m.m. 1 Hvis der efter gennemgangen af de oplagrede foderstoffer, tilsætningsstoffer m.v. er behov for yderligere oplysninger f.eks. om oprindelsen, sammensætningen eller forhandleren af et produkt m.v. kan der foretages en gennemgang af bilag (fakturaer og følgesedler). Bedrifter der bruger forblandinger eller visse tilsætningsstoffer i ren form, skal før brug have indberettet dette til Plantedirektorat via Gødnings- og Husdyrindberetningen (GHI). 5.1 Almindelig hygiejne/foderkontrol Kontrollen tager udgangspunkt i foder- og fødevarehygiejneforordningernes bilag og omfatter kæden fra jord til bord. Kontrollen omfatter hele landbruget, fra dyrkning af foder og vegetabilske fødevarer til udfodringen i krybben. Der er i 2010 specielt fokus på: Korrekt anvendelse af foder Undersøgelser af prøver for indhold af svampetoxiner eller for indhold af pesticider. Hygiejne Sporbarhed Udenlandsk foder Biocider Ulovlig anvendelse af tilsætningsstoffer Animalsk protein Udenlandsk foder Vær opmærksom på foder købet i et andet land. Når en landbruger køber foder i et andet EUland, f.eks. Tyskland og Holland, eller i et 3. land, skal han betale en foderafgift svarende til den som danske foderstofvirksomhederne betaler for foder. 1 fiskemel, fiskepulp og -ensilage, dicalciumphosphat fra affedtede knogler og hydrolyseret protein og andre lignende produkter 6
Udtag altid en prøve af evt. foder produceret i andet land. Der er et felt på KSK (fane 3.1), som omhandler køb af foder fra andet land. Der skal I sætte X og vi vil så manuelt udsende et indberetningsskema til landbrugeren Her til kommer, at de særligt udvalgte KO-kontrolpunkter også i år er en væsentlig del af den almindelige hygiejnekontrol. Kommissionen har udvalgt de punkter i foderhygiejneforordningen og fødevarehygiejneforordningen, som den finder allervigtigst, og dermed relevant for krydsoverensstemmelse. Kontrollen gennemføres primært ved at spørge/interviewe landbrugeren om hans måde at afdække og håndtere risici på, samt ved at besigtige de forhold som foder og vegetabilske fødevarer håndteres og opbevares under. Se eksempler på fokusområder i fokuslisterne for de enkelte dyrekatagorier og plantebedrifter, bilag 1.a-d. 5.2 Særligt for kontrolpunkter omfattet af kontrollen med Krydsoverensstemmelser (KO-kontrol) Udtræksårsagen viser at en landbruger er udtaget til KO-kontrol. I så fald skal landbruger, ud over hygiejne/foderkontrol, også have øvrige områder inden for Plantedirektoratets fælles KO-kontrol (pesticider, efterafgrøder m.m.). Selve udtrækskriteriet fremgår af udtræksårsagen i DCK og kan også ses direkte af bemærkningsfeltet i DCK. Resultaterne af KO-kontrol skal indberettes til FERV uanset om der er konstateret overtrædelser eller ej. Foder sørger for denne indberetning. Hvis der konstateres en overtrædelse af et punkt, som er omfattet af kontrollen med krydsoverensstemmelser, så skal karaktererne for alvor, omfang og varighed udfyldes. For så vidt angår selve kontrollen, kontrolmetode m.m. henvises til KO-kontrolinstruksen 5.3 Særligt for Anden Kontrol (AKO). KO konstateret ved andre kontrolordninger Hvis der ved en anden kontrolordning (f.eks. areal, mærkning eller økologi) konstateres en overtrædelse af et hygiejne- eller foderkrav, skal der oprettes og udfyldes en KSK på 2031_10 jf. manual for Anden Kontrol. Skemaet oprettes med udtræksårsagen AKO Anden Kontrol. På fanen KO-oversigt afkrydses det berørte krav til fejl og bedømmelsen udfyldes. Alle øvrige KO krav sættes til ikke relevant på fanen KO-oversigt. 5.4 Prøvetagning Det er muligt at udtage en eller flere prøver af foder til analyse for indhold af tilsætningsstoffer, pesticider eller andre parametre. Der skal udtages ca. 400 prøver i forbindelse med de i alt ca. 1.000 kontrolbesøg. 7
Hvis der på bedriften forefindes foder produceret i og/eller indkøbt fra andre lande skal der udtages en prøve af dette foder. En del af prøverne kan være kampagneprøver. Det kan f.eks. være prøver til kontrol af pesticider eller toxiner. Af IAD 1 Skema til prøveudvælgelse vil det fremgår hvilke kampagner der er fastlagt på nuværende tidspunkt. Til kampagnerne vil der altid udsendes særskilt vejledning/instruks. Til hjælp for valg af relevante prøver og analyser bruges IAD 1 Skema til prøveudvælgelse. Til hjælp ved udtagning og neddeling af prøver bruges IAD 2 Skema til prøveudtagning, neddeling m.m. samt den generelle prøvetagningsinstruks. FAGLIGT TILLÆG for Prøver og prøveudtagning. 8
6. Kontrolbesøget Ved kontrolbesøget er det muligt at indtaste kontroldata i Off-line og med det samme genererer et brev til landbruger. Alternativet indtastes kontroldata på kontoret umiddelbart efter kontrolbesøget, og brevet sendes med posten. 6.1 Forberedelse Inden kontrolbesøget skal der laves en Kontrolforberedende rapport marker og dyr. Rapporten findes i Infoview via Citrix (den ligger under afdelinger > VAKS >klik på side 2). Rapporten skal bestilles for hvert landbrug, som er udtaget til kontrol. Rapporten henter bl.a. oplysninger fra CHR om dyreart og antallet af dyr i hver dyrekategori. Rapporten kan bruges i forbindelse med vurdering af, om man skal kontrollere alle bedriftens besætninger eller om man evt. i nogle situationer kan nøjes med at køre til en af besætningerne. Det er vigtigt ikke kun at være fokuseret på besætningen på hovedadressen. Det er også vigtigt at glemme udtræksårsagen og se på om besætninger med øvrige dyrearter kan være mere relevante. Herud over viser rapporten øvrige kontroller og deres resultat med fejlkoder, - også koder for valideringsfejl! 6.2 Udfyld KSK Fanen KO-oversigt Fanen KO-oversigt skal altid udfyldes. For alle KO krav på denne fane skal du angive om kravet er OK, Ikke relevant eller Fejl. Du kan vælge fra listen eller blot skrive i feltet. KO-oversigten erstatter, at I sidste år skulle ind på hver eneste KO-fane og angive om kravet var OK eller ikke relevant. Nu kan det gøres på én fane. Valideringsfejl Hvis ikke obligatoriske felter er udfyldt optræder valideringsfejlen Fejl: V_KO Det er forbudt at afslutte en sag med valideringsfejl (V_fejl) og det vil i øvrigt for evigt fremgå af den Kontrolforberedende rapport marker og dyr at sagen er afsluttet med valideringsfejl! Bedømmelse af hygiejne/gmp krav En evt. overtrædelse på hygiejne/gmp skal udfyldes på fane 1.1. Flere punkter kan være overtrådt, men skal alle beskrives i ét og samme fritekstfelt. Bedømmelse af KO krav En evt. overtrædelse af et KO-krav bedømmes på den relevante fane. Hvis der konstateres en overtrædelse af et punkt, som er omfattet af kontrollen med krydsoverensstemmelser, skal karaktererne for alvor, omfang og varighed udfyldes. Det er altså vigtigt at undersøge eller spørge ind til det omfang og varighed af overtrædelsen, således at overtrædelsen kan bedømmes. Se endvidere KO-kontrolinstruksen Alle faner med KO-bedømmelser begynder med 2. Beskrivelse af en overtrædelse Alle overtrædelser skal beskrives godt i fritekstfeltet. Fritekstfeltet flettes herefter sammen med en standardtekst til høringsbrevet. 9
Manglende staldbesøg Hvis du undtagelsesvis, af særlige årsager, undlader at gå ind i selve stalden skal du skrive en kort forklaring i bemærkningsfeltet til KSK: 6.3 Opret LPR Hvis der er udtaget en (eller flere) foderprøve(r) skal du selv oprette en LPR (Laboratorieprøverekvisition) i skemaet. Dette gøres ved at Indsætte en ny linie (tryk på det grønne )og udfylde felterne med samme udtræksårsag og dato som KSK. LPR en kommer til at ligge i en selvstændig sag. 6.4 Vælg brev Er der ikke bemærkninger vælges: FODER_2031_10_KSK_Okbrev Dette brev kan udelades, hvis der i forbindelse med Fælles KO-kontrol er udleveret en KOkontrolrapport og hvis der ikke er udtaget en foderprøve. Hvis der er taget en prøve skal der altid afleveres et brev, hvoraf oplysninger om prøven fremgår. Er der bemærkninger (høring) vælges: FODER_2031_10_KSK_Høringsbrev Hvis der er konstateret overtrædelser af KO-krav, og landbrugeren er udtaget til ordinær hygiejne/foderkontrol, skal det fremgå af høringsbrevet, at der er tale om en såkaldt anden kontrol. Endvidere skal det fremgå af høringsbrevet, om kontrollen er uvarslet eller varslet (angiv varslingen i form af timer og minutter) Disse oplysninger er indsat med grå felter, så de let kan fjernes hvis høringen har relation til en KO-kontrol, hvor oplysningerne fremgår på selve KO-kontrolrapportbrevet. Ved bemærkninger til forhold om Hygiejne og GMP (fane 1.1) kan vælges mellem to breve: FODER_2031_10_KSK_Høringsbrev FODER_2031_10_KSK_Indskærpelsesbrev Som udgang skal der vælges en høring. Det er dog muligt på baggrund af en konkret vurdering i det enkelte tilfælde, at give en indskærpelse uden at foretage en høring først. 10
7. Efter kontrolbesøget KSK Høringssager afventer i lokalafdelingerne indtil høringsfristen er udløbet, hvorefter de sammen med et evt. høringssvar og eventuelle kontrollørbemærkninger overdrages til Foder via Captia. Dette gøres ved at fjerne sig selv som sagsbehandler og sætte Foder på som ansvarlig enhed. Frist for lokalafdelingernes indsendelse af prøver til Sorgenfri er to dage efter prøvetagning, frostprøver dog én uge. I øvrigt gælder den generelle kontrolinstruks vedrørende frister. OBS! Eventuelle fejl konstateret på andre kontrolopgaver, f.eks. på pesticid eller flyvehavre har ikke betydning for skemastatus på kontrolopgave 2031_10. 7.1 Kontrolbesøg uden afvigelser KSK skal have status FSO. Eventuelle bilag relevant for kontrolbesøget skannes ind til Captia, og lægges på KSK sagen. Ansvarlig og udførende enhed skal forblive lokalafdelingen. Sagen afsluttes dags dato. LPR skal have status ÅBEN. Eventuelle mærkningssedler og andre relevante bilag til prøven skannes ind til Captia, og lægges på LPR sagen. 7.2 Kontrolbesøg med afvigelser og høring KSK skal have status FJL. Eventuelle bilag relevant for kontrolbesøget skannes ind til Captia, og lægges på KSK sagen. Ansvarlig og udførende enhed er fortsat lokalafdelingen. I Captia udfyldes feltet plan.afslut på KSK-sagen med en dato 16 dage frem. Når høringsfristen er udløbet overdrages sagen til Foder ved at sagsbehandlerfeltet er tomt og Foder sættes på som ansvarlig enhed. Udførende enhed er fortsat lokalafdelingen. LPR skal have status ÅBEN. Eventuelle mærkningssedler og andre relevante bilag for prøven skannes ind til Captia, og lægges på LPR sagen. 7.3 Kontrolbesøg med afvigelser og indskærpelse KSK skal have status FJL. Eventuelle bilag relevant for kontrolbesøget skannes ind til Captia, og lægges på KSK sagen. Ansvarlig og udførende enhed skal forblive lokalafdelingen. Sagen afsluttes med dags dato. LPR skal have status ÅBEN. Eventuelle mærkningssedler og andre relevante bilag for prøven skannes ind til Captia, og lægges på LPR sagen. 11
8. Tidsregistrering 8.1 Ordinær hygiejnekontrol, tidsregistrering Almindelig hygiejne/foderkontrolbesøg registreres i DAKAR under aktivitetsnummer: 2031-700 Landbrug ordinær kontrol Udtræksårsag 145. Ekstra hygiejnekontrolbesøg udløst af screening: 2213-700 Landbrug, hygiejnebesøg Der noteres et eftersyn pr. besøg 8.2 KO-kontrol, tidsregistrering KO kontrolbesøg registreres i DAKAR under aktivitetsnummer: 7001-001 PD Fælles KO-kontrol Se evt. også KO-kontrolinstruksen Der noteres et eftersyn pr. besøg. 9. Ikrafttræden og ajourføring af instruksen Nærværende, opdaterede instruks træder i kraft den 12. maj 2010 Ansvarlig for ajourføring af instruksen er Christina Reenberg, Camilla Gudbergsen og Nell Rasmussen, Afdeling for Foder 12
10. Fortegnelse over bilag og interne arbejdsdokumenter Bilag 1.a Bilag 1.b Bilag 1.c Bilag 1.d Bilag 2 Bilag 3 Bilag 4 Svinebedrift, fokusliste hygiejnekontrol Kvægbedrift, fokusliste hygiejnekontrol Fjerkræbedrift, fokusliste hygiejnekontrol Plantebedrift, fokusliste hygiejnekontrol KO kontrol krav relevant ikke relevant Vejledning ved brug af zinkoxid Besøgsrækkefølge i svinebesætninger IAD 1: IAD 2: Skema til prøveudvælgelse Skema til prøveudtagning, neddeling m.m. 13
Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri Plantedirektoratet Skovbrynet 20 2800 Kgs. Lyngby ISBN (tryk) 978-87-7083-816-0 ISBN (web) 978-87-7083-817-7 Tlf.: +45 4526 3600 Fax.: +45 4526 3610 E-mail: pdir@pdir.dk http://pdir.fvm.dk/