Til Fodbold bestyrelsen i HEI 25. april 2016 Hermed indkaldes der til bestyrelsesmøde: Mandag den 25. april 2016 kl. 19.30 Mødet afholdes i HEI Hallen Dagsorden: 1. Velkomst 2. Medlemmernes kvarter 3. Opfølgning på og godkendelse af mødereferat 4. Status økonomi 5. Nyt fra hovedbestyrelsen 6. Nyt fra halbestyrelsen 7. Status på kunstgræs 8. Vedtægter for HEI Kunstgræsbane ApS 9. Den røde tråd Fortsættelse af drøftelserne fra sidste møde 10. Ungtrænerkoncept 11. Præsentation af nye trænere 12. Trænersammensætning 2016/17 13. XXXs opgaver fra august 2016, forudsat skoleprojektet realiseres 14. Seniortræner 15. Ny ungdomskonsulent pr. 1. august 16. Opstart af nye årgange 17. Holdtilmelding (hvor mange hold skal der tilmeldes i de enkelte grupper) 18. Holdsamarbejdet i U14 piger 19. U16 s fremtid
20. Specifik træning 21. Cykler på anlægget 22. Mødedatoer 2016 23. HEI Fodbold Facebook side 24. Bordet rundt (generel status fra alle afdelinger, udfordringer og succeshistorier) 25. Eventuelt Mange sportslige hilsner HEI Fodbold Jan Elmstrøm Blaabjerg
Referat af bestyrelsesmøde i HEI Fodbold Mandag d. 25. april 2016 kl. 19.30 22.30 Tilstede: Jette Petersen (JP) Michael Spencer (MS) Kim Frank Pedersen (KFP) Lars Nygaard (LN) Jan Elmstrøm Blaabjerg (JEB) Flemming Voldby (FV) under punkterne 7 og 8 Ej til stede: Afbud: Susanne Yde (SY) Referat: Jan Elmstrøm Blaabjerg Ad 1) Velkomst JP bød velkommen og en særlig velkommen til MS som er ny i bestyrelsen. Der blev givet en kort præsentation af bestyrelsesmedlemmerne. Det blev besluttet at starte ud med dagsorden punkterne 7 og 8, og Flemming Voldby deltog i forbindelse med behandling af punkterne. Ad 2) Medlemmernes kvarter Ingen medlemmer var mødt op. Ad 3) Opfølgning på og godkendelse af mødereferat Referatet blev godkendt uden kommentarer. Ad 4) Status økonomi Der var ikke udarbejdet et regnskab eller udleveret en regnskabsudskrift. JP gennemgik nogle hovedposter i regnskabet: Vi mangler kontingentindtægter for ca. 50.000 kr. JP sørger for, at holdenes kontaktpersoner modtager oversigt over manglende kontingentbetaling og beder dem rykke de enkelte spillere. ÅM Inde gav overskud på knap 28.000,- På kunstgræskontoen står 34.395. LB Consult har fået betaling for projektet. Det er aftalt at det efterfølgende krediteres og faktureres til ApS et. JP konkluderede at økonomien var tilfredsstillende.
Ad 5) Nyt fra hovedbestyrelsen Møde i hovedbestyrelsen i sidste uge. Flemming Voldby blev valgt som ny formand. Vi har fået en ny cafeteriabestyrer. Solveig tager en midlertidig periode igen. Der indkaldes til visionsmøde, hvor afdelingerne inviteres med. JP deltager i første møde, efterfølgende overtager LN posten. Ad 6) Nyt fra halbestyrelsen Intet nyt. Ad 7) Status på kunstgræs LB Consult har lavet udbudsmaterialet klar. Der har været møde med hver af de tre store udbydere på markedet. Der udbydes både med og uden drænmåtte (anslået værdi tkr. 500). Vi udbyder uden byggetilladelse i totalentreprise inden sommerferien med forventning om byggetilladelse pr. 1. august. JEB undersøger lånemulighederne i DGI om de tkr. 250 kan belånes. Ad 8) Vedtægter for HEI Kunstgræsbane ApS FV præsenterede stiftelsesdokument, udkast til vedtægter samt udkast til forretningsorden for bestyrelsen. Bestyrelsen bliver 3-5 personer, hvoraf min. 1 person skal være i HEI Fodbolds bestyrelse. FV bliver direktør og bestyrelsen vil bestå af JEB (formand), LN, FV, Morten Langberg samt en repræsentant fra Idé og Økonomiudvalget. FV meddeler Peter Østergaard og laver aftale omkring bestyrelsen mv. Ad 9) Den røde tråd MS overtog opgaven og kommer med et oplæg. Ad 10) Ungtrænerkoncept MS vil gerne have U16 og U14 i gang som ungtrænere. Forslaget blev godkendt. De bliver honoreret med en tøjpakke og kr. 1500 for en sæson. Ad 11) Præsentation af nye trænere MS foreslog, at vi lavede en samlet præsentation af nye trænere. Opgaven bliver en del af pkt. 9 og dermed en opgave MS arbejder videre med. Vi skal have det klart efter sommerferien. Ad 12) Trænersammensætning 2016/17 Der blev gjort status over, hvilke årgange vi mangler trænere? U13 Skal have ekstern træner til jul. U14 Glenn og André udfylder rollen U15 Der er to trænere U16 Klarer sig selv indtil videre U17 Mangler en træner
MS har fået en henvendelse fra en 33-årig træner, Asker Hedegaard Bøje, han er sportsskribent og træner. MS tager et møde med ham. Ad 13) XXXXs opgaver fra august 2016 forudsat skoleprojektet realiseres Lukket punkt Ad 14) Seniortræner Lukket punkt Ad 15) Ny ungdomskonsulent pr. 1. august MS har ytret ønske om opgaven og bestyrelsen er positiv. LN talte for at splitte opgaven i to (3 og 5 mands) samt (8 og 11 mands). Dette kunne MS godt se idéen i. Han ville selv foretrække 8 og 11 mands holdene. LN og JP arbejder videre med opgaven. Ad 16) Opstart af nye årgange Opstart af den nye årgang foregår på lørdag kl. 11.00 på 3-mands anlægget. Glen starter dem op. JP kigger over. MS spurgte efter materiale om HEI fodbold til uddeling i forbindelse med opstart, det findes ikke. Den nye årgang skal ikke betale kontingent i 2. halvår 2016. Ad 17) Holdtilmelding (hvor mange hold skal der tilmeldes i de enkelte grupper) JP efterlyste retningslinjer for hvor mange hold en årgang kan tilmelde i forskellige rækker. Nogle årgange tilmelder flere hold i egen årgang + årgangen over og evt. DGI. Det skaber problemer med banekapacitet og flytning/aflysning af kampe m.v. JP/LN tager emnet op på ungdomsudvalgsmøde. Ad 18) Holdsamarbejdet U14 piger Der er 2 stk. 11 mands hold og 1 stk. 8 mands hold. De fleste HEI piger spiller på 8 mands og ofte melder de fra til kampe og de har ingen HEI træner. Det afføder bøder. LN tager kontakt til Skødstrup for at høre deres holdning. Bestyrelsen er som udgangspunkt mest bestemt for at trække C holdet fra turneringen. Ad 19) U16 drenges fremtid Allan og Steffen trækker sig som trænere. Der er 9 stk. 1. holds spillere (heraf et par HEI er) og ca. 25 spillere i restgruppen. Vi kan søge om at blive i den række hvor 1. holdet er nu til næste år. Der indkaldes til et spillermøde for 2. holdet uden forældre. MS og JP tager mødet med drengene. Planen er at vi skal finde en ny træner og så skal forældregruppen blande sig uden om. Ad 20) Specifik træning Indgår som en del af den røde tråd og dermed en opgave MS overtager.
Ad 21) Cykler på anlægget MS ønskede en holdning til cykler på anlæg. Stemningen var at cykler accepteres. Ad 22) Mødedatoer 2016 Næste møder blev planlagt d. 30/5 og 20/6. Begge dage kl. 19.30. Ad 23) HEI Fodbold Facebookside Det er MS, som har oprettet siden. Han ajourfører den fremover. Enighed om at vi skal blive bedre til at informere hinanden i bestyrelsen. Bestyrelsen var ikke orienteret om initiativet det samme gjaldt mindekampen for Louis. Ad 24) Bordet rundt Ingen ting. Ad 25) Eventuelt JP havde fået nogle klager over Coerver træning, det var dyrt og ikke alle har fået det tilmeldt. MS foreslog at det evt. blev indarbejdet i den røde tråd.