Referat Arbejdsmarkedsudvalget 2014-2017 Arbejdsmarkedsforvaltningen, Administration & Service Side 1. Mødedato: Mødet påbegyndt: kl. 08:30 Mødet afsluttet: kl. 10:00 Mødested: Mødelokale A, 6. sal, Sct. Knuds Park 6 Fraværende: Claus Mørkbak Højrup deltog ikke i mødet. Bemærkninger Følgende sager behandles: Pkt. Tekst 1 Samling af Specialskolens aktiviteter på Elsagervej - projektering mhp udmøntning af budget Side 2
Side 2. 17.03.00-A00-1-16 1. Samling af Specialskolens aktiviteter på Elsagervej - projektering mhp udmøntning af budget Resumé Som led i samlingen af Specialskolens aktiviteter på Elsagervej er der gennemført offentlig licitation vedrørende opstilling og leje af pavilloner. Licitationsrunden har vist, at driftsudgifterne bliver lidt lavere end forudsat, men at opstillingen af pavilloner bliver noget dyrere end forudsat. Forvaltningen har på den baggrund revurderet indretning og placering af pavillonerne og gennemført en forhandling med den lavestbydende leverandør. Sagsfremstilling 1.0 Sagens baggrund: Den endelige projektering vedr. samlingen af Specialskolens aktiviteter på Elsagervej med henblik på udmøntning af Byrådets beslutning herom har vist: At udgiften til etablering, leje og nedtagning af pavilloner indenfor en femårig periode samlet set ligger over det indhentede overslag, der lå til grund for Arbejdsmarkedsudvalgets budgetarbejde, jf. afsnit 2.0 nedenfor. At udgiften til øvrig etablering (køkken, alarm m.v.) på Elsagervej ligger over det overslag, der lå til grund for Arbejdsmarkedsudvalgets budgetarbejde, jf. afsnit 3.0 nedenfor. At der i budgetarbejdet ikke er taget højde for etablering af nødvendigt vejanlæg, jf. afsnit 4.0 nedenfor. En række øvrige aspekter i sagen er samlet i afsnit 5.0. Efter en samlet afvejning er det forvaltningens anbefaling, at Arbejdsmarkedsudvalget fastholder planerne om samling af Specialskolens aktiviteter på Elsagervej, og at udvalget godkender, at der indgås aftale med den lavestbydende leverandør med udgangspunkt i den gennemførte forhandling. 2.0 Etablering og leje af pavilloner: Der er gennemført offentlig licitation vedrørende etablering og leje af pavilloner med henblik på samling af Specialskolens aktiviteter.
Side 3. 2.1 Licitationsresultatet: Otte firmaer har budt på opgaven, og de indkomne bud er gengivet i bilag 1 (LUKKET FORTROLIGT BILAG). Laveste bud for etablering, leje og nedtagning af pavilloner indenfor en femårig periode ligger samlet set over det indhentede overslag, der har ligget til grund for Arbejdsmarkedsudvalgets budgetarbejde. Specialskolen for Voksne, Arbejdsmarkedsforvaltningen og Team Kommunale Bygninger har med baggrund i licitationsresultatet revurderet forudsætningerne for fysisk placering og indretning af pavillonerne, og der er gennemført en forhandling med den lavestbydende leverandør om en tilpasset løsning. 2.2 Adskilte entrepriser: Det var s indgang til forhandlingerne, at muligheden for at adskille jord- og fundamententreprisen fra etablerings- og monteringsopgaven skulle afdækkes. Formålet var at vurdere, om der ville være et økonomisk rationale ved at gennemføre selvstændigt udbud vedrørende jord- og fundamententreprisen. Det er forvaltningens vurdering, at en eventuel besparelse ikke ville stå mål med den afledte usikkerhed om tidsplan og koordinering, der følger af at to entreprenører vil være involveret i opgaven. 2.3 Pavillonernes indretning: De besparelser, der er forhandlet hjem, vedrører hovedsageligt en overdækket mellembygning, der skulle forbinde pavillonerne med skolebygning, og en samling af toiletterne med henblik på, at minimere udgifter til rørføring. Pavillonernes funktionalitet og størrelse er i øvrigt fastholdt. Den opnåede besparelse på pavillonerne udgør 92.000 kr. Pavillontilbuddet er gældende indtil 20. januar 2017, men leverandøren kan ikke garanterer at overholde tidsplanen, hvis kontrakten ikke er indgået senest umiddelbart før jul. er ikke forpligtet til at antage tilbuddet. 2.4 Pavillonernes placering: Fire mulige placeringer af pavillonerne er vurderet med henblik på at finde den mest optimale placering ud fra funktionelle behov, byggetekniske forhold og afledte etableringsudgifter. De mulige pavillonplaceringer er illustreret i kortmateriale vedlagt i bilag 2.
Placering i område A er samlet vurderet at være mest optimal, bl.a. fordi der her kan opnås en logisk forbindelse med skolens øvrige funktioner og bebyggelse. Rimelig adgang ved levering af pavilloner, minimalt behov for terræntilpasning, og muligheden for ikke at inddrage eksisterende p-pladser taler også for placering i område A. Side 4. For placeringer i område B, C og D gælder, at alle indeholder fordyrende elementer. Fordyrelsen følger af udgifter til etablering af nye parkeringspladser og / eller skærpede brandkrav, eller anlæggelse af handicapvenlige adgangsforhold. For placering i område B gælder endvidere - omend det på ingen måde har været udslagsgivende - at pavillonen her, ville blokere for de ønsker skolens bestyrelse har til en gennemgribende om- og tilbygning af skolen. Overvejelser om fordele og ulemper ved de fire forskellige placeringsmuligheder er gengivet i bilag 3. I licitationen har det derfor været lagt til grund, at pavillonerne skal opstilles i område A. Det er fortsat vurderingen, at placeringen i område A er den funktionelt bedste og billigste løsning. 3.0 Øvrig etablering (køkken, alarm m.v.): Muligheden for også i fremtiden at kunne tilbyde afprøvning for voksne med erhvervede hjerneskader og interne praktikker for STU elever forudsætter, at køkkenfaciliteterne på Elsagervej udbygges. Industrikøkkenet på Hirtshalsvej har en forventet restlevetid på 15 år, og der er lagt til grund, at dette køkken flyttes til Elsagervej, idet køkkenet er velegnet til den ovennævnte opgave og ikke finder anvendelse i det kommende botilbud på Hirtshalsvej. Flytningen af køkkenet har ikke været omfattet af den offentlige licitation. Det samme gælder for installering af alarm i pavillonerne. Installation af alarm, flytning af industrikøkken og ombygning af undervisningslokale til køkken m.v. blev oprindeligt budgetteret til 0,3 mio. kr. Bl.a. på baggrund af nye tekniske krav til indretning af køkken, skønnes nu, at omkostningerne vil udgøre 0,5 mio. kr., svarende til en udgiftsstigning på 0,2 mio. kr.
4.0 Vejføring til pavilloner: Der var ved udarbejdelse af budget ikke taget højde for etablering af vejanlæg, der i driftsfasen kunne anvendes af taxier, der bringer elever til og fra undervisning i pavilloner. Det skønnes, at der kan anlægges vej vest om skolen for 0,1 mio. kr. Side 5. Vejføring vest om skolen indtegnet på kort i bilag 2. 5.0 Øvrige aspekter: Sagen indeholder en række øvrige aspekter, hvoraf der særligt er grund til at fremhæve nedenstående. 5.1 Bygningsreglementet regulering vedrørende pavilloner: Pavillonløsningen havde efter Arbejdsmarkedsudvalgets behandling i møde 15. august 2016 et treårigt perspektiv. Bygningsreglementets samlede regulering af området sammenholdt med uvisheden om og i givet fald hvornår der kan etableres en murstensløsning, betyder imidlertid, at det, efter forvaltningens vurdering, er mest hensigtsmæssigt, hvis opstillede pavilloner kan honorere byggereglementets krav til permanent opstilling. I licitationen har det derfor været lagt til grund, at pavilloner afleveret til ibrugtagning, opfylder bygningsreglementets krav til permanent opstilling. Bygningsreglementets regulering af området er gengivet i bilag 4. Denne mere energivenlige løsning reducerer udgifterne til opvarmning med 50.000 kr. årligt. 5.2 Konsekvenser af ikke at opstille pavilloner som forudsat i budget: Opstillingen af pavillonerne er en helt nødvendig forudsætning for at kunne realisere en driftsbesparelse på 1 mio. kr. årligt på Specialskolens budget. Samlingen af skolens aktiviteter på Elsagervej, medfører at skolen rømmer bygningerne på Hirtshalsvej og lokalerne på Åstrupvej. I forhold til bygningerne på Hirtshalsvej gælder, at disse er tænkt ind i en lokalerokade, der skal medvirke til at realisere kommunens exit-strategi for Nordbovej 5, der aktuelt rummer Ungehuset Nord. I forhold til lokalerne på Åstrupvej gælder, at lejeaftalen er blevet opsagt.
Det vil med andre ord samlet set være forbundet med væsentlige merudgifter og driftsmæssige konsekvenser for flere fagudvalg at sætte processen i stå. Side 6. 5.3 Samlingen af aktiviteter set i en helhed: Kravspecifikationen tager først og fremmest hensyn til funktionalitet og hensigtsmæssighed set i forhold til skolens møde med borgerne, dvs. de generelle krav og hensyn, der findes i forhold til undervisningsmiljøer, handicapvenlighed, pædagogik osv. Dette har bl.a. medført krav om, at der skal være nogle kvadratmeter i pavillonen, hvor CKU elever og KHV borgere kan tages imod / afleveres af taxa og vente på taxa, og hvor de kan drikke en kop kaffe i et lidt skærmede omgivelser. Samlet set dækker pavillonløsningen CKU og KHV s behov for undervisning, mødelokaler og arbejdspladser. Det største lokale bliver et kombineret undervisnings- og mødelokale, hvor der ud over FVU dansk- og FVU matematikundervisning for STU elever kan afvikles møder. Klub Hjerneværket og CKU fraflytter samlet 1080 kvm. Pavillonløsningen udvider lokalerne på Elsagervej med ca. 430 kvm. Lovgrundlag Bygningsreglementet. Bilag 6: Bygningers energiforbrug. Afsnit 4. Midlertidige, flytbare pavilloner (vedhæftet i bilag 4) Økonomi Oversigt over samlede etablerings- og driftsudgifter vedr. samling af Specialskolens aktiviteter på Elsagervej som efter (1) budgetforudsætninger (2) licitation og revurdering og (3) forhandling og tilpasning, er vedlagt i bilag 5. Det fremgår heraf, at de samlede etableringsomkostninger efter forhandling er skønsmæssigt 1,2 mio. kr. højere end forudsat ved budgetlægningen, men 94.000 kr. lavere end laveste tilbud efter offentlig licitation. Byrådet besluttede 31. august 2016, at frigive en anlægsudgiftsbevilling på 2,878 mio. kr. til udskiftning af tag og vinduer på Specialskolen. Renoveringen forløber planmæssigt, og forventes endeligt afsluttet medio maj - men vil ikke forhindre indflytning af KHV og CKU aktiviteter med virkning fra 1. maj. Det er på nuværende tidspunkt forventningen, at der vil være et mindreforbrug til renoveringen af skolen, og mindreforbruget kan eventuelt bidrage til
finansieringen af samlingen af skolens aktiviteter på Elsagervej. Mindreforbruget skal i givet fald - ved Byrådsbeslutning - flyttes fra anlægsbevilling 2016 til driftsbudget 2017. Side 7. Specialskolen har i 2016 bidraget med en mindreudgift til STU på 1,6 mio. kr. i 2016, og med baggrund i en aktuel budgetopfølgning pr. 30. november er det muligt at finansiere merudgiften til opstilling af pavilloner og flytning af køkken mv. indenfor sektor Beskæftigelsesindsats i 2016. Mindreforbruget i 2016 skal i givet fald overføres til dette formål til 2017. Det fremgår videre af oversigten, at der realiseres en reduktion på de driftsmæssige udgifter på ca. 30.000 kr., hvilket kan indgå i skolens udmøntning af den varige driftsbesparelse på 1 mio. kr. Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Ingen bemærkninger. Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Ingen bemærkninger. Bilag: 1. Oversigt over indkomne tilbud 1 (LUKKET FORTROLIGT BILAG) 2. Oversigtsplan, pavillonplacering og vej 3. Notat om fordele og ulemper ved de fire pavillonplacering 4. Bygningsreglementet 5. Samlede etablerings- og driftsudgifter som efter (1) budgetforudsætninger (2) licitation og revurdering og (3) forhandling og tilpasning
Direktøren for Arbejdsmarkedsforvaltningen indstiller, Side 8. - at Arbejdsmarkedsudvalget godkender, at der indgås aftale med den lavestbydende leverandør på baggrund af resultatet fra den efterfølgende forhandling. - at merudgiften til samling af skolens aktiviteter på Elsagervej finansieres indenfor sektor Beskæftigelsesindsats via et mindreforbrug i 2016, som søges overført til dette formål i 2017. Beslutning Arbejdsmarkedsudvalget godkendte indstillingerne, idet der reserveres 1,3 mio. kr. til merudgifter til opstilling af pavilloner og intern vejføring på Specialskolens grund. Merudgiften finansieres af merindtægter på 2,0 mio kr i merrefusion fra de regionale uddannelsespuljer. Claus Mørkbak Højrup deltog ikke i mødet.
Side 9. Underskrifter Ivan Leth Helmuth Zickert Bjarne Mølgaard Jørgen Christensen Michael Vajhøj Line Kraghede Jensen Claus Mørkbak Højrup