REFERAT Dialogmøde 2013 Fællesorganisationens Boligforening Dato: 19. september 2013 Mødested: Kalundborg Kommune, Holbækvej 141 B, 4400 Kalundborg Deltagere: Boligorganisationen: Formand Allan Juul Forretningsfører Mona Nørgaard Kalundborg Kommune: Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen Økonomisk konsulent Hanne Pries 1. Velkomst Bjarne Dybdahl Andersen bød velkommen. 2. Gennemgang af styringsrapporten A. Konklusion vedrørende målopfyldelse og behov for aftaler : 1) Boligorganisationens egen konklusion: Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i høj grad opnår tilfredsstillende resultater. Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i høj grad igangsætter passende initiativer til imødegåelse af boligorganisationens udfordringer. 2) Behov for aftaler med kommunen: (iflg. boligorganisationen) Om boligorganisationens forhold : nej. Om særlig indsats i nogle afdelinger : nej. B. Gennemgang af boligorganisationen 1) Økonomi/drift : Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift: Der stilles større og større krav til boligorganisationer, og administrationsbidraget er efter vores opfattelse blevet et parameter, som boligorganisationerne måles på. Det betyder, at vi konstant skal være opmærksom på en rationel drift og finde besparelser, hvor det er muligt, samtidig med at der forventes et højt niveau af ekspertise og rigelig tid til at servicere beboerne. Hvilke initiativer er / vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift: 2013 er det første år, hvor vi er tilbage ved udgangspunktet, at FOB ingen har egen administration. Det var ikke, hvad vi forventede, men vores administration er professionel. Vi forventer ikke lige med det samme at gå ud og finde nye samarbejdspartnere. (hele kr.) Værdi Benchmark Sidste regnskabsår Administrationsbidrag, kr. pr. lejemål 4.917 3.889 4.657 Dispositionsfond, kr. pr. lejemål 3.402 4.464 3.432 Arbejdskapital, kr. pr. lejemål 2.515 2.015 2.441 Referat fra dialogmødet 2013 med Fællesorganisationens Boligforening 1/6
FOB er uenig i ovennævnte nøgletal. FOB har opgjort deres administrationsbidrag til 4.850 kr., dispositionsfond pr. lejemål til 3.249 kr. og arbejdskapital pr. lejemål til 2.491 kr. Kommunen oplyser, at uoverensstemmelsen skyldes, at FOB har forkerte oplysninger (lejemålsoplysninger) i Landsbyggefondens stamregister. Se punkt. 6. Der har i regnskabsåret i alt været 5 sager i Beboerklagenævnet, heraf 1 tabt (p.g.a. procedurefejl). 2) Ledelse og beboerdemokrati Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati: Stor udfordring at få beboerne til at deltage i beboerdemokrati. Der gøres dog meget for at aktivere dem til at deltage i kurser m.v. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati: Der arbejdes videre med sidste års initiativer. Bestyrelsen har det forløbne år drøftet god ledelsesskik (god almen ledelse). Bestyrelsen har gennemført evalueringer af bestyrelsesarbejdet det forløbne år. Bestyrelsen har i det forløbne år haft generelle drøftelser om beboerdemokrati. 3) Udlejning og velfungerende boligafdelinger Boligorganisationens generelle udlejningspolitik og generelle indsats for en velfungerende boligafdeling : Fordeling af boliger efter anvendte udlejningsregler: Venteliste: 47,37 % (sidste år: 62,18 %) Kommunal anvisning 27,63 % (sidste år: 26,89 %) Fleksibel udlejning 0,66 % (sidste år: 0 %) Kombineret udlejning: 0 % (sidste år: 0 %) Annoncering 24,34 % (sidste år: 10,92 %) Ledige familieboliger pr. ultimo regnskabsåret 0,18 % (sidste år: 0,38 %) Ledige ungdomsboliger pr. ultimo regnskabsåret 10,34 (sidste år: 3,45) Kommunen: Til efterretning, dog har kommunen bemærket den positive virkning af annoncering. 4) Byggeri og renoveringer herunder evt. støttesager i Landsbyggefonden (LBF) status Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens nybyggeri- og renoveringsaktivitet: FOB arbejder p.t. på at få lov til at renovere et stort antal af den ældre boligmasse. Det at skulle renovere og finde løsninger, der gør boligerne tidssvarende, samtidig med at vi skal tilfredsstille både lejere, LBF og kommunen, det er en udfordring i sig selv. Men FOB synes, de har god hjælp fra rådgivere, LBF og kommunen til at finde de rigtige løsninger, så det hele hænger sammen, og det har stor betydning for hele forløbet. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat til styrkelse af boligorganisationens byggevirksomhed: Da kommunalbestyrelsen har besluttet, at der ikke skal tilføres kommunen nye familieboliger, så kan FOB udelukkende satse på kommunale ældreboliger og plejehjemsbyggeri. FOB mener, at de er fremme i skoene på det område. FOB arbejder p.t. på 33 plejeboliger i samarbejde med kommunen. Afdelinger med større igangværende, afsluttede eller påtænkte renoveringer (i regnskabsåret): Referat fra dialogmødet 2013 med Fællesorganisationens Boligforening 2/6
Afd. 016 16, Slagelsetoget beliggende Nørre 64-74: FOB har netop modtaget det sidste fra revisor vedrørende den af Landsbyggefonden støttede renoveringssag og fremsender herefter snarest skema C til kommunen. Kommunen: Skema C er indgået efter dialogmødet, og afventer herefter kommunens sagsbehandling. Afd. 017 17, Ungdomsboliger: FOB har netop indsendt ansøgning til kommunen om forhåndsgodkendelse af projektet, som dels omfatter ombygning fra ungdomsboliger til familieboliger, hvilket indebærer kommunal grundkapital, og dels en driftsstøtte fra Landsbyggefonden, som omfatter kapitaltilførsel. Kommunen: Forventer at ansøgningen fremsendes til behandling i kommunalbestyrelsen i oktober 2013. Afd. 008 8, 009 9 og 060 14: FOB orienterede om, at der arbejdes på et fællesprojekt omkring renovering/fremtidssikring af etageejendommene på Nørre Alle, Nyvangsvej, Fr. Andersensvej og Lupinvej. Der samarbejdes med Boligselskabet Alliken og VAB, som også ejer blokke i området, og der er søgt støtte i Landsbyggefonden. Det drejer sig om de røde blokke på den nordlige side af Nørre Alle m.v., og de 3 boligorganisationer har været til møde i Landsbyggefonden herom. FOB oplyser, at man forventer at kunne indsende en foreløbig helhedsplan og finansiering til Landsbyggefonden inden udgangen af december 2013. Fonden har bl.a. foreslået FOB at lave opgangsfællesskab med elevator og personalefaciliteter. Herudover foreslog fonden nedrivning af enkelte blokkene. FOB oplyser, at de har et fint samarbejde om planerne med Plan og Byg, v/jesper Handberg. Kommunen: Orienteringen om planerne blev taget til efterretning. Et evt. endeligt fremsendt projekt vil kræve kommunalbestyrelsens godkendelse. Efter mødet kan det meddeles, at Voksenspecielenheden har meddelt, at de ikke er behov for opgangsfællesskab, da kommunen i stedet arbejder på netværksbofællesskaber. Afd. 021-21: Slagelsevej / Stationsvej: FOB orienterede om, at de 2 blokke er i en meget dårlig stand, og deres egne rådgivere anbefaler en nedrivning. De 2 blokke med hver 6 familieboliger ligger tæt på de nye ældreboliger på Elmevænget. FOB forespørger, om kommunen er interesseret i, at der opføres nye ældreboliger i stedet. Der er søgt støtte i Landsbyggefonden, og FOB oplyser, at fonden ligeledes anbefaler en nedrivning i stedet for renovering. FOB oplyser, at de 2 blokke er gældfri, men de udgør kun en del af afdeling 021 sammen med disse ældreboliger, og den samlede afdeling er således ikke gældfri. Kommunen: Orienteringen blev taget til efterretning. Efter mødet kan det meddeles, at Visitations- og Hjælpemiddelenheden har meddelt, at de ikke har behov for flere ældreboliger. Afd. 023 22: Nyvangsparken: FOB har et fint samarbejde med kommunen vedrørende opførelse af nye dementboliger, og tidsplanen forventes at holde. Begge parter tilkendegiver, at projektet kører på skinner. Referat fra dialogmødet 2013 med Fællesorganisationens Boligforening 3/6
C. Afdelinger med væsentlige problemer og/eller kritiske nøgletal (iflg. styringsrapporten) - herunder gennemgang af afdelingsrapporterne Parterne er enige om, at der ikke er yderligere at drøfte, idet disse af drøftet under de tidligere punkter. D. Tidligere indgåede aftaler, - herunder status/opfølgning fra sidste dialogmøde Aftalerne er overholdt, dog afventer FOB en afklaring fra kommunen vedrørende den igangværende forsøgsordning vedrørende renovationsordningen. Se herom under punkt 4. 3. Regnskab 2012 Regnskab 2012 (01.01.2012 31.12.2012) er fremsendt til kommunen til kritisk gennemgang jf. driftsbekendtgørelsen 71. Årets resultat - Boligorganisationen: Boligorganisationen har et underskud på 46.056 kr. Underskud overføres til arbejdskapitalen. Årets resultat afdelinger: Årets resultat Opsamlet resultat Leje/m2/pr.år 2012 Pr. 31.12.2012 008 8, Nyvangsvej, Fr. Andersensvej, Nørre Alle 199.370 0 615 009 9, Nørre Alle, Nyvangsvej, Lupinvej, 568.142 1.132.254 762 Skibbrogade, Bag Slotsgraven 016 16, Klosterparkvej, Nørre Alle, Hasselvej, 253.922 385.039 593 Blegdammen, Kastanjevej 017 17, Ungdomsboliger -39.680-41.323 839 021 21, Elmevænget, Stationsvej, Slagelsevej, 96.782 135.168 817 Adelgade 023 22, Fr. Andersvej 35 A 52.594 47.951 1.022 024 23, Klosterengen 16.035 33.320 866 060 14, Nyvangsvej, Fr. Andersensvej 121.877 0 637 Underskud afvikles efter reglerne, dvs. over 3 år. Revisor har forsynet regnskabet med en revisionspåtegning uden forbehold. Revisor vurderer, at henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse er tilstrækkelige til at dække forbruget ifølge de foreliggende drifts- og vedligeholdelsesarbejder. Forvaltningsrevision: Iflg. revisionsprotokollen har der i 2012 især været arbejdet med Økonomi og drift, Ledelse og beboerdemokrati, Udlejning og Nybyggeri og renovering. Revisors konklusion på forvaltningsrevisionen er : På baggrund af gennemgangen af målsætninger for ovennævnte områder og iværksatte initiativer for at nå målene, er det vor vurdering, at de omhandlede emner er centrale og relevante for boligorganisationen. Det er vor vurdering, at de af ledelsen allerede foretagne tiltag på forvaltningsrevisionsområdet, bidrager til at boligorganisationen udviser skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen. Arbejdet med udbygningen af forvaltningsrevisionen bør fortsætte i de nærmeste år. Referat fra dialogmødet 2013 med Fællesorganisationens Boligforening 4/6
Tilsynet finder ikke, at det i revisionsprotokollatet anførte omkring forvaltningsrevisionen er tilstrækkeligt, og vi henstiller således til, at den lovpligtige forvaltningsrevision fremover udføres og beskrives. Der henvises i øvrigt til Landsbyggefondens vejledning, se www.lbf.dk. Kommunen tager herefter regnskab 2012 til efterretning med følgende bemærkninger: De almene boligorganisationer er underlagt obligatorisk forvaltningsrevision. Dette indebærer, at revisor i revisionsprotokollatet skal forholde sig til spørgsmålet om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet, og herunder påpege eventuelle væsentlige afvigelser i forhold til udgiftsniveauet i øvrige boligorganisationer. Endvidere fremkommer revisor med egentlige beretninger om eventuelle dyberegående undersøgelser af enkeltområdet (jf. Landsbyggefondens vejledning om Forvaltningsrevision, side 27). Forvaltningsrevisionen udføres ud fra boligorganisationens målsætninger og forretnings-beskrivelser. Tilsynet finder ikke, at det i revisionsprotokollatet anførte omkring forvaltningsrevisionen er tilstrækkeligt, og vi henstiller således til, at den lovpligtige forvaltningsrevision fremover udføres. Vi henviser til Landsbyggefondens vejledning, se www.lbf.dk 4. Forsøg med affaldsordning FOB tilkendegiver, at de og beboerne er meget glade for ordningen. FOB forespørger kommunen, hvor langt vi vedrørende forsøget. FOB har endvidere modtaget en forespørgsel fra en anden afdelingsbestyrelse, som er meget interesseret i at skifte fra små containere ved hver enkelt bolig til en anden ordning. Kommunen: Renovationsafdeling oplyser, at der ikke er noget nyt om forsøgsordningen. Afventer indstilling til politisk behandling, herunder takster og finansiering. Der er p.t. ingen endelig tidsfrist for, hvornår dette vil ske. Den igangværende forsøgsordning forsætter derfor indtil videre. Der kan p.t. ikke opstartes flere boligområder i denne forsøgsordning. 5. Skimmelsvamp FOB har ca. 4 henvendelse om året vedrørende skimmelsvamp, alle henvendelserne vedrører gavllejligheder i den ældre boligmasse. Alle henvendelser bliver taget seriøst og undersøgt ved blandt andet måling. FOB har indgået samarbejde med et rengøringsfirma omkring hele processen ved konstateret skimmelsvamp. FOB har endvidere hjemkøbt 2 luftrensere, som kan lånes efter istandsættelsen af boligen. Beboerne rådgives ligeledes vedrørende korrekt udluftning m.v. 6. Stamoplysninger / lejemålsenheder Kommunen har konstateret uoverensstemmelse mellem stamoplysningerne i Landsbyggefonden og de i regnskabet anførte. Det drejer sig om lejemålenheder, herunder antal erhvervsenheder og areal, antal garager/carporte m.v. Forkerte lejemålsoplysninger medfører forkerte nøgletal, bl.a. i styringsrapporten. Det er boligorganisationens eget ansvar at rette stamoplysningerne i Landsbyggefonden. - FOB undersøger og retter de forkerte oplysninger. Kommunen: Kommunen udleverede en liste omkring uoverensstemmelserne, ligesom kommunen naturligvis står til rådighed med yderligere vejledning eller henvisninger herom til Landsbyggefonden. 7. Udsættelser Udvikling/antal/forebyggelse m.v. FOB oplyser, at antallet er stigende. Der mærkes større økonomiske problemer hos beboerne. Der er i 2013 indtil nu været ca. 12 udsættelsessager. Herudover er der flere, som rejser fra gælden til boligselskabet, og desuden efterlader sig ingen fast bopæl. Der er et fint samarbejde med kommunen om udsættelsessagerne. FOB har forespurgt hos Udbetaling Danmark om mulighed for en overførsel af boligsikring/boligydelse direkte til FOB, for at minimere tabet. Hertil har Udbetaling Danmark oplyst, at de har videreført denne direkte overførsel i de tilfælde, Referat fra dialogmødet 2013 med Fællesorganisationens Boligforening 5/6
hvor boligorganisationerne havde en tilsvarende aftale med kommunen, men de kan p.t. ikke indgå nye aftaler, men på sigt forventes der mulighed for en sådan aftale. 8. Boligselskabets hjemmeside og kommunens hjemmeside (Drøftelse af indholdet på begge hjemmesider) Kommunen har noteret sig, at FOB har fået en helt ny og flot hjemmeside, og kommunens hjemmeside har nu et link til de almene boligselskabers hjemmeside. Kommunen bemærker, at loven foreskriver, at referater skal være tilgængelige for beboerne. Der er i lovgivningen ikke fastsat nærmere regler om, hvordan referater skal gøres tilgængeligt/offentliggøres, men det kan foruden omdeling til samtlige husstande - formentlig ske ved offentliggørelse på hjemmeside, opslag i opgange eller ved opslag på ejendomskontoret (altså på steder, hvor beboerne ofte færdes). Kommunen har noteret sig, at referater fra generalforsamlingen og organisationsbestyrelsesmøder er på hjemmesiden afdelingsmøder og afdelingsbestyrelsesmøder: Ingen referater på hjemmesiden FOB oplyser, at referater fra afdelingsmøder og afdelingsbestyrelsesmøder p.t. gøres tilgængelige for beboerne ved opslag på kontoret og ved ophængning i opgangene. Der er planer om, at disse også kommer på FOB s hjemmeside. 9. Eventuelt Ingen af parterne har emner. 10. Næste dialogmøde - 2014 Boligorganisationen har frist for regnskabsindberetning til Landsbyggefonden den 31. maj 2013. Det blev aftalt, at FOB indberetter styringsrapporten senest den 1 /7-2014. Kommunen indberetter denne fristdato i www.almenstyringsdialog.dk. Kommunen udsender den endelige mødeindkaldelse efterfølgende. 11. Aftaler 1. FOB indberetter korrekte oplysninger i LBF Stamregister samt sikrer, at der fremover ikke er uoverensstemmelse mellem stamregister og regnskabsoplysningerne. 2. Til brug for dialogmøde 2014 indberetter FOB styringsrapporten senest 1/7-2014. Nærværende referat og bilag godkendes af Fællesorganisationens Boligforening Kalundborg Kommune den 10 / 10-2013 den 24 / 9-2013 Formand Allan Juul Sign. Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen Sign. Referat fra dialogmødet 2013 med Fællesorganisationens Boligforening 6/6