Særlig Arbejdsbeskrivelse - Styring og Samarbejde (SAB-TL-SOS) DRIFT OG VEDLIGEHOLD AF TRAFIKLEDELSESSYSTEMER oktober 2013
Drift og vedligehold af trafikledelsessystemer Side 2 af 45 SAB-STYRING OG SAMARBEJDE (SAB-TL-SOS) DRIFT OG VEDLIGEHOLD AF TRAFIKLEDELSESSYSTEMER OKTOBER 2013 Niels Juels Gade 13 1022 København K vd@vd.dk EAN 5798000893450 Postboks 9018 Telefon 7244 3333 vejdirektoratet.dk SE 60729018
Drift og vedligehold af trafikledelsessystemer Side 3 af 45 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. ALMENT...6 2. ORGANISATION...8 2.1 Hovedroller og niveauer...8 2.2 Vejdirektoratets organisation...8 2.3 Driftsherren...9 2.4 Entreprenøren...9 2.5 Vejmandstilsyn... 10 2.6 Beredskab... 11 2.7 Andre entreprenører... 11 2.8 Fremmede entreprenører på statsvejene... 11 2.9 SPECIALENTREPRENØRER... 11 2.10 T.I.C. Vejdirektoratets TrafikInformationsCenter... 11 2.11 Stedlig vejmyndighed... 12 2.12 Politi og redningstjeneste... 12 2.13 Trafikanter... 12 2.14 Naboer... 12 2.15 Presse... 13 2.16 Forsyningsselskaber mv.... 13 2.17 Ledningsejere... 13 2.18 Lejere/forpagtere på sideanlæg... 13 3. SAMARBEJDETS GRUNDLAG... 14 3.1 Kommunikationen mellem parterne... 14 3.2 Orienteringspligt... 14 3.3 Sprog... 14 3.4 Mest muligt initiativ til entreprenøren... 14 3.5 Anvendelse af Vejdirektoratets IT-systemer... 15 4. SAMARBEJDETS GENNEMFØRELSE... 19 4.1 Dialog- og tillidsbaseret samarbejde... 19 4.2 Løbende sikring af det gode samarbejde driftsmøder... 19 4.3 Styregruppe... 21 4.4 Forbedringer og procesoptimeringer... 21 4.5 Løsning af uenigheder... 23 5. UDDANNELSE... 25 5.1 Generelt... 25 Niels Juels Gade 13 1022 København K vd@vd.dk EAN 5798000893450 Postboks 9018 Telefon 7244 3333 vejdirektoratet.dk SE 60729018
Drift og vedligehold af trafikledelsessystemer Side 4 af 45 5.2 Vejkurser... 25 5.3 Krav til entreprisespecifikke IT-kurser... 25 5.4 JobManager... 25 5.5 Ajourføring af uddannelse... 26 5.6 Viden overføring... 26 6. ARBEJDSPLAN... 27 6.1 Udarbejdelse af arbejdsplaner... 27 6.2 Opfølgning på og koordinering af arbejdsplaner... 27 7. KVALITET... 28 7.1 Kvalitetsledelse... 28 7.2 Kvalitetskontrol... 28 7.3 Kvalitetsdokumentation... 28 8. MANGLER OG BOD... 30 8.1 Generelt... 30 8.2 Manglende overholdelse af stillede krav i rådighedstilladelser... 30 8.3 Arbejder på udførelseskrav... 30 8.4 Tidsfrister og responstider... 31 9. MILJØ... 32 9.1 Miljøledelse... 32 9.2 Krav til miljøforhold... 32 9.3 Håndtering af affald... 32 9.4 Miljøregistreringer... 33 10. SIKKERHED OG SUNDHED... 34 10.1 Alment... 34 10.2 Organisering af sikkerheds- og sundhedsarbejdet i fællesområder... 34 10.3 Plan for sikkerhed og sundhed (PSS)... 35 10.4 Beredskabsplan... 35 10.5 Entreprenørens medarbejdere i marken... 36 11. ARBEJDER VED ELLER PÅ VEJE I DRIFT... 37 11.1 Alment... 37 11.2 Aftaler om benyttelse af private veje og arealer... 37 11.3 Trafik og arbejder på vejanlægget... 37 11.4 Drift og vedligehold af færdselsregulerende foranstaltninger... 38 11.5 Udførelse af arbejdet... 38 11.6 Spærretider og andre restriktioner... 39 11.7 Afmærkningsplaner... 40 Niels Juels Gade 13 1022 København K vd@vd.dk EAN 5798000893450 Postboks 9018 Telefon 7244 3333 vejdirektoratet.dk SE 60729018
Drift og vedligehold af trafikledelsessystemer Side 5 af 45 11.8 Arbejder i og ved vandløb og søer og regnvandsbassiner... 40 11.9 Arbejder ved jernbaner... 40 12. LEDNINGSEJERE... 41 13. SKADEVOLDERSAGER... 42 BILAG 1 FORKORTELSER OG BETEGNELSER I UDBUDSMATERIALET... 43 BILAGENE 2, 3, 4, 5, 6, 7 og 8 foreligger i særskilte dokumenter, mens BILAG 1 er placeret i dette dokument. Bilag nr. 2 JobManager 3 GPS 4 Instruks for råden over vejareal 5 Vejman.dk 6 Sikring af det gode samarbejde 7 Spærretider 8 Skadevoldersager Niels Juels Gade 13 1022 København K vd@vd.dk EAN 5798000893450 Postboks 9018 Telefon 7244 3333 vejdirektoratet.dk SE 60729018
Drift og vedligehold af trafikledelsessystemer Side 6 af 45 1. ALMENT Denne SAB-TL-SOS gælder for de entrepriser, der rekvireres iht. rammeaftaler i Øst hhv. Syddanmark. SAB-TL-SOS er i opbygning og indhold tilsvarende SAB-SOS fra Samlet Driftsudbud 2012. SAB-TL-SOS har til formål at fastlægge rammer og vilkår for samarbejdet ved entreprisens gennemførelse for både driftsherren og entreprenøren. Det er tilstræbt, at alle relevante forhold i forbindelse med entreprisens styring og samarbejde er medtaget i SAB-TL-SOS, mens de tekniske kvalitetskrav, mv. findes i SAB-TL-Teknik. Det samlede kontraktgrundlag for den konkrete entreprise består af følgende hoveddokumenter. JURA TEKNIK ØKONOMI Almindelige betingelser (AB 92) SAB-Styring og samarbejde (SAB-TL-SOS) Tilbud afregnings og bodsgrundlag (TABG-TL) Særlige betingelser (SB-TL) Særlig arbejdsbeskrivelse (SAB-TL-Teknik) Tilbudslister (TBL-RAM og TBL-E) Rammeaftale (RAM) Paradigme til Plan for sikkerhed og sundhed (PSS) Rekvisition (REK) Udbudsbekendtgørelse (UBK) og Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) omhandler grundlaget for udbuddet frem til kontraktindgåelse. Disse dokumenter indgår ikke i kontrakten. Dokumenterne oven for kan kortfattet karakteriseres således: Særlige Betingelser (SB-TL) indeholder tilføjelser og ændringer til AB 92. Særlige betingelser har grænseflader til SAB-TL-SOS. Disse er markerede ved henvisninger i teksten i begge dokumenter. Rammeaftale (RAM) indeholder bestemmelser for rammeaftalen Rekvisition (REK) indeholder bestemmelser der er specifikke for den enkelte entreprise Særlig arbejdsbeskrivelse for styring og samarbejde (SAB-TL-SOS) beskriver krav og oplysninger til samarbejdet mellem entreprenør, driftsherre og myndigheder m.fl., samt krav til de systemer som entreprenøren skal benytte sig af. Særlige Arbejdsbeskrivelse Teknik (SAB-TL-Teknik) indeholder ydelsesforudsætninger og entreprenørens ydelser Tilbuds-, afregnings- og bodsgrundlag (TABG-TL) beskriver grundlaget for tilbudsgivningen, afregning af tilbudslistens poster samt satser for bod.
Drift og vedligehold af trafikledelsessystemer Side 7 af 45 Tilbudslisten (TBL-RAM) indeholder entreprenørens tilbudspriser på de enkelte poster og underposter i rammeaftalen. Tilbudslisten (TBL-E) er den TBL, der gælder for entreprisen. TBL-E er baseret på TBL-RAMs poster og med de aktuelle (stipulerede) mængder for den konkrete entreprise.
Drift og vedligehold af trafikledelsessystemer Side 8 af 45 2. ORGANISATION 2.1 HOVEDROLLER OG NIVEAUER Skemaet neden for viser betegnelser på samme organisatoriske niveauer i ledelsen af entreprisen. Antal niveauer hos entreprenøren afhænger af dennes organisering, fx kan kontraktholder og entrepriseansvarlig være repræsenteret ved samme medarbejder. Vejdirektoratet Entreprenøren Kontraktholder Vejdirektoratet repræsenteret ved Driftsdirektøren Kontraktholder Den kontraherende juridiske enhed repræsenteret ved en direktør Entrepriseansvarlig = Driftsherren Den entrepriseansvarlige organisatoriske enhed, jf. neden for Entrepriseansvarlig Den relevante organisatoriske enhed repræsenteret ved fx en områdeansvarlig leder Entrepriseledelse Entrepriselederen fra den entrepriseansvarlige organisatoriske enhed Entrepriseleder Entrepriseleder og evt. assisterende entrepriseledere Entreprisestyrere Den entrepriseansvarlige organisatoriske enhed, som er driftsherre på entreprisen er Trafik og Beredskabsafdelingen. Entreprenørens organisation på den konkrete entreprise fastlægges i forbindelse med opstartsworkshoppen, jf., bilag SAB-TL-SOS-6. 2.2 VEJDIREKTORATETS ORGANISATION Vejdirektoratet, Driftsdivisionens organisation er vist neden for.
Drift og vedligehold af trafikledelsessystemer Side 9 af 45 Driftsdirektør Sekretariat Vedligeholdsområdet Driftsområdet Trafik og beredskab T.I.C. Belægninger Driftskoordinering Bygværker Driftafdeling Aalborg (DRI-VDAA) Driftafdeling Middelfart (DRI-VDM) Driftafdeling Næstved (DRI-VDN) 2.3 DRIFTSHERREN Ved driftsherren forstås Vejdirektoratet i den entrepriseretlige rolle. Driftsherrens entrepriseorganisation forelægges på opstartsworkshoppen, jf. Bilag SAB-TL-SOS-6. Driftsherrens eksterne entreprisestyrer Driftsherren kan have tilknyttet en ekstern entreprisestyrer. Entreprenørens kommunikation til og fra driftsherren varetages i så fald af entreprisestyreren. Når der i det efterfølgende anføres, at noget skal afleveres og godkendes af driftsherren, sker dette således til/af driftsherrens entreprisestyrer. 2.4 ENTREPRENØREN Entreprenørens organisation og bemanding skal forelægges driftsherren inden afholdelse af opstartsworkshop. Opstartsworkshoppen afholdes efter indgåelse af kontrakt og rekvisition, jf. Bilag SAB-TL- SOS-6. Medarbejdere skal opfylde de kvalifikationskrav som er anført i SAB-TL-Teknik.
Drift og vedligehold af trafikledelsessystemer Side 10 af 45 Af entreprenørens organisationsplan skal det fremgå, hvilke medarbejdere, der varetager de kategorier, der er anført i SAB-TL-Teknik. Endvidere skal det anføres, hvem der har til opgave at sikre, at kvalitetsog miljøplaner for den aktuelle entreprise udarbejdes, implementeres og løbende vedligeholdes. Det skal anføres, hvem der har ansvar for afmærkninger og afspærringer, jf. Bilag SAB-TL-SOS-4, samt for arbejdsmiljøkoordinering, jf. afsnit 10. Entreprenøren skal før entreprisens start redegøre for styring af underentreprenører og leverandører samt eventuelle konsulenter/projekterende med væsentlig indflydelse på entreprisens kvalitets- og miljøforhold. Underentreprenører, leverandører samt eventuelle konsulenter/projekterende skal være omfattet af entreprenørens kvalitets- og miljøplan. Entreprenøren skal udarbejde og vedligeholde en oversigt med tilknyttede underentreprenører, leverandører og eventuelle konsulenter/projekterende Entreprenøren har ansvaret for, og skal sikre styring af underentreprenører og eventuelle leverandører, så alle krav til entreprisen opfyldes, herunder at indkøbte dele og arbejdsydelser er i overensstemmelse med specificerede krav. Entreprenørens anvendelse af underentreprenører er under alle forhold underlagt samme krav til personaleforhold, levering af ydelser, kvalitet af ydelser etc., som ydelser, der leveres af entreprenøren selv. 2.5 VEJMANDSTILSYN Vejmandstilsyn er en funktion, der er indeholdt i vejdriftsentrepriserne. Vejmandstilsynet registrerer og indberetter uregelmæssigheder, som kan vedrøre alle entrepriser. Vejmandstilsynet udfører i hovedtræk: strækningstilsyn ved gennemkørsel af motorveje og andre veje observerer, registrerer og indrapporterer uregelmæssigheder på vejen, herunder evt. trafikfarlige forhold, skader på vejen og dens udstyr observerer, registrerer og indrapporterer umiddelbare og synlige overtrædelser af lovgivning, manglende overholdelse af tilladelser i nærmere aftalt omfang, mv. funktionen som driftsherrens forlængede arm, der kan indgå i en række andre opgaver i forbindelse med den daglige drift af vejene. For trafikledelsessystemer indrapporterer vejmandstilsynet skader, mv. i henhold til Bilag SAB-TL-Teknik- G.
Drift og vedligehold af trafikledelsessystemer Side 11 af 45 2.6 BEREDSKAB Beredskab er en funktion, der er i en selvstændig entreprise. Beredskabsentrepriserne omfatter på kørebaner og nødspor arbejdsopgaverne: fjernelse af tabte genstande flytning af trafikfarligt henstillede køretøjer afhjælpning af trafikfarlige forhold i forbindelse med akut opståede skader på vej og vejudstyr, herunder afmærkning oprydning og afmærkning i forbindelse med uheld indfangning af løsgående dyr på vejarealet samt håndtering af trafikskadede eller trafikdræbte dyr. Beredskabsentreprenøren tilkaldes via T.I.C., når indmeldinger om trafikfarlige situationer opstår. Beredskabsentreprenøren udfører oprydning og midlertidig afspærring og i muligt omfang afværgelse af konsekvenser af situationen. 2.7 ANDRE ENTREPRENØRER Entreprenøren skal samarbejde med andre entreprenører, som arbejder for Vejdirektoratet. 2.8 FREMMEDE ENTREPRENØRER PÅ STATSVEJENE Fremmede entreprenører er entreprenører, som ikke arbejder for Vejdirektoratet, men som fx kan arbejde for forsyningsselskaber, lodsejere, kommuner, mv. 2.9 SPECIALENTREPRENØRER Driftsherren kan indgå aftaler med specialentreprenører om særlig specialist bistand i entrepriserne. Omfang af specialentreprenører og deres specialistemne fremgår af bilag I (Entreprisekarakteristik). 2.10 T.I.C. VEJDIREKTORATETS TRAFIKINFORMATIONSCENTER Det er T.I.C.s opgave at have et nationalt overblik over situationen på vejene 24/7 året rundt, og understøtte at trafikken afvikles så gnidningsfrit som muligt. Det gør T.I.C. bl.a. ved: at stå for den overordnede overvågning af først og fremmest Vejdirektoratets eget vejnet med diverse installationer samt af trafiksituationen at udsende aktuel trafikinformation til trafikkanterne vedrørende afspærringsetablering, -opretholdelse og -fjernelse i forbindelse med entreprenørens udførelse af sine aktiviteter
Drift og vedligehold af trafikledelsessystemer Side 12 af 45 at støtte og bistå andre beredskabsmyndigheder i forbindelse med hændelser på vejene. Entreprenøren skal altid orientere T.I.C., når der udføres arbejder af betydning for trafiksikkerheden og trafikafviklingen. Ved opstart og afslutning af hvert konkret arbejde, skal entreprenøren sørge for, at dette kommunikeres direkte til T.I.C. Akutte arbejder, der skal udbedres øjeblikkeligt, indmeldes pr. telefon til T.I.C. Planlagte vejarbejder indmeldes skriftligt i ROV (Råden over vejareal), jf. afsnit 3.5.4, og på baggrund af dette udarbejder T.I.C. trafikinformation om de enkelte vejarbejder. I forbindelse med arbejder, der har betydning for fremkommeligheden af særtransporter udarbejder T.I.C. en udvidet trafikinformation, som særtransporterne har en forpligtelse til at indhente viden om forud for deres kørsel. Entreprenørens pligter i relation til T.I.C. er beskrevet i Afmærkning af vejarbejder på statsveje instruks, Bilag SAB-TL-SOS-4. 2.11 STEDLIG VEJMYNDIGHED Vejdirektoratets 3 driftsafdelinger er vejmyndighed på statsvejene inden for hvert sit geografiske driftsområde, og varetager i den forbindelse blandt andet funktion "Trafikal Drift". Kommunen er vejmyndighed på de kommuneveje i entreprisen: hvor Vejdirektoratet udfører arbejder på bygværker inden for entreprisens geografiske område hvor Vejdirektoratet udfører vejdrift for kommunen hvor Vejdirektoratet har udstyr placeret. Vejmyndigheden behandler rådighedsansøgninger og giver tilladelser og påbud herunder om koordinering af vejarbejder med andre entreprenører i forbindelse med vejarbejder. 2.12 POLITI OG REDNINGSTJENESTE Entreprenøren skal følge politi og redningsmandskabs anvisninger. 2.13 TRAFIKANTER Entreprenørens medarbejdere skal optræde hensynsfuldt overfor trafikanter. 2.14 NABOER Entreprenøren må ikke på Vejdirektoratets vegne indgå aftaler med naboer. Jf. dog afsnit 11.2.
Drift og vedligehold af trafikledelsessystemer Side 13 af 45 2.15 PRESSE Entreprenøren skal videregive alle henvendelser fra pressen om entreprisen til driftsherren. Entreprenøren må kun efter forudgående skriftlig aftale udtale sig til pressen om forhold vedrørende entreprisen, jf. SB-TL, ad 5, stk.1. 2.16 FORSYNINGSSELSKABER MV. Forsyningsselskaber er fx leverandører af strøm til vejudstyr, af telekommunikation, modtagere af spildevand og affald, o. lign. 2.17 LEDNINGSEJERE Forhold til ledningsejere er beskrevet i afsnit 12. 2.18 LEJERE/FORPAGTERE PÅ SIDEANLÆG Langs statsvejnettet findes 40 bemandede sideanlæg. Hvert af disse sideanlæg drives af koncessionshavere, som har en kontrakt med Vejdirektoratet. Hvis entreprenøren i en periode begrænser/afbryder adgangen til sideanlægget skal Vejdirektoratet og koncessionshaveren adviseres mindst 6 uger før hændelsen. Begrænsningen/afbrydelsen kan kun ske når det er absolut nødvendigt, og da i den kortest mulige periode.
Drift og vedligehold af trafikledelsessystemer Side 14 af 45 3. SAMARBEJDETS GRUNDLAG 3.1 KOMMUNIKATIONEN MELLEM PARTERNE Kommunikation, som indeholder pligtig orientering og/eller aftaler, skal være skriftlig som hovedregel pr. e-mail eller via Vejdirektoratets systemer. 3.2 ORIENTERINGSPLIGT Entreprenøren har en generel orienteringspligt til driftsherren om ekstraordinære forhold og hændelser. Entreprenøren skal særligt underrette driftsherren, såfremt der opstår ekstraordinære eller kritiske situationer relateret til: arbejdsulykker eller nærved-ulykkessituationer trafikkritiske situationer eller trafikulykker eller nærved-ulykkessituationer relateret til entreprisens arbejder/aktiviteter hvor der fx i spørgsmål om afspærringsforhold konstateres væsentlige uoverensstemmelser imellem grundlaget for arbejdet og tingenes faktiske tilstand systematiske fejl. Entreprenørens orientering skal i relevant omfang indeholde forslag til at rette op på forholdene og til at forebygge lignende hændelser fremover. 3.3 SPROG Entreprenørens arbejdsledelse (entrepriseleder, formænd, mv.) skal kunne kommunikere på dansk dvs. forstå, tale, skrive og læse dansk. Ved driftsmøder accepteres at deltagerne kommunikerer på "nordisk", dvs. dansk, svensk eller norsk (bokmål). Driftsmødereferater udfærdiges på dansk. Entreprenørens entrepriseleder, ledende servicemontør og servicemontører skal kunne læse og forstå instruktionsmateriale, systembeskrivelser, mv. på engelsk. 3.4 MEST MULIGT INITIATIV TIL ENTREPRENØREN Planlægning og udførelse af entrepriserne skal i videst muligt omfang baseres på entreprenørernes initiativ, kompetencer og ressourcer. En række opgaver, som traditionelt har ligget hos driftsherren, er overført til entreprenøren. Det drejer sig fx om:
Drift og vedligehold af trafikledelsessystemer Side 15 af 45 arbejdsplan, jf. afsnit 6 håndtering af indrapporteringer til en række jobs i JobManager, jf. Bilag SAB-TL-SOS-2.1. prioritering og igangsætning af jobs inden for rammerne i arbejdsplanen igangsætning af jobs til afhjælpning af trafikfarlige fejl, som anført i Elementbeskrivelserne og SAB- TL-Teknik periodiske afrapporteringer opfølgning på økonomi Idégenerering til og planlægning af procesoptimeringer vil primært være baseret på entreprenørens initiativer. 3.5 ANVENDELSE AF VEJDIREKTORATETS IT-SYSTEMER 3.5.1 Entreprisespecifikke IT systemer Entreprisespecifikke IT systemer er beskrevet i SAB-TL-Teknik. 3.5.2 JobManager Entreprenøren skal benytte Vejdirektoratets internetbaserede entreprisestyringssystem, JobManager, til administration af de arbejder der skal gennemføres i forbindelse med entreprisen. JobManager er nærmere beskrevet i Bilag SAB-TL-SOS-2.1. Generelt skal entreprenøren anvende JobManager til at udføre følgende: indrapportering af observationer og uregelmæssigheder oprette Job (Kladde) i JobManager, til igangsætning af dels VD og dels Entreprenøren. igangsættelse (Igangsat / igangsætning godkendt) til og med afslutning (Udført) af et job på grundlag af Bilag SAB-TL-SOS-2.2. styring og opfølgning, løbende justering af igangværende jobs, vedhæfte dokumentation på jobs opgøre mængder (Mængder opgjort) og endeligt afregne (Slutafregnet) arbejdsopgaverne. Ord anført i parentes henviser til statustrin i JobManager. Entreprenøren skal anvende JobManager til administration af samtlige arbejder i entreprisen, jf. SB, ad 22, stk. 1. Arbejdsopgaverne omfatter såvel planlagte arbejder som uplanlagte arbejder, herunder af-
Drift og vedligehold af trafikledelsessystemer Side 16 af 45 hjælpning af akut opståede skader og herunder afhjælpning af akut opståede skader, hvor afhjælpning rekvireres af Vejdirektoratet, jf. Bilag SAB-TL-SOS-2.1. Arbejder udført på bestilling fra andre aktører end Vejdirektoratet, er denne entreprise uvedkommende. De enkelte arbejdsopgaver igangsættes: gennem JobManager på baggrund af indrapporteringer fra entreprenøren gennem JobManager på baggrund af indrapporteringer fra driftsherren, evt. ved entreprisestyrer. Opgaver indrapporteres løbende. Entreprenøren skal, på hverdage, tjekke JobManager for nye job og indrapporteringer, minimum en gang ved arbejdstids begyndelse om morgenen. Derefter skal alle indrapporteringer og jobs være behandlet (dvs. ændret statustrin). Ved planlagte opgaver på udførelseskrav anfører driftsherren ved ordringen tidsramme for opgavens start og afslutning. Derefter opretter entreprenøren jobbet i JobManager (Kladde) og detailplanlægger arbejdets gennemførelse, hvorefter driftsherren skal igangsætte jobbet (Igangsættes af VD). Jobbet godkendes derefter af driftsherren, der godkender jobbet (igangsætning godkendt) Ved uplanlagte opgaver på udførelseskrav og regningsarbejder, der ordres i JobManager af driftsherren, anfører driftsherren tidsramme for opgavens start og afslutning. Ved uplanlagte opgaver på udførelseskrav og regningsarbejder (fx afhjælpning af skader), der efter bestemmelser i SAB-TL-Teknik igangsættes uden ordring i JobManager fra driftsherren, gælder responstider/tidsfrister, som anført i SAB-TL-Teknik. JobManager har forbindelse til Vejdirektoratets økonomisystem, hvorved alle opgaver disponeres økonomisk på Vejdirektoratets konti, og betalingen foregår ligeledes automatisk til entreprenørens konti, når der er dannet en faktura i JobManager, som er godkendt af driftsherren. Frekvens på faktureringer for de enkelte typer af arbejder fremgår af TABG. Entreprenøren vil ved entreprisestart få udleveret bruger-id og password til JobManager. Entreprenøren skal forestå egne edb-opkoblinger hard- og software til JobManager via internettet. Arbejdspladser til brug af JobManager skal opfylde it-krav som anført i Bilag SAB-TL-SOS-2. Entreprenørens medarbejdere skal i fornødent omfang deltage i introduktionskursus i indrapportering og jobstyring i JobManager.
Drift og vedligehold af trafikledelsessystemer Side 17 af 45 3.5.2 vejman.dk Der henvises til Bilag SAB-TL-SOS-5. 3.5.3 GPS-logning af materiel/køretøjer Vejdirektoratet stiller krav om GPS-logning for følgende formål: at T.I.C. i real-tid/online kan følge, hvor entreprenørens materiel (jf. neden for) befinder sig anvendelse af GPS-data som dokumentation af Vejdirektoratets vedligeholdelsespligt overfor politi og skadelidte samt vejdriftens udførelse at driftsherren ligeledes med henblik på borgerhenvendelser, dokumentation af gennemkørt strækningstilsyn, koordinering af arbejder mv. kan følge udførelsen. Entreprenørens rullende materiel skal have GPS installeret i det omfang det fremgår af skemaet neden for. Køretøj Servicevogn, Lastbil Materiel Tavlevogn, TMA Teknisk specifikation fremgår af Bilag SAB-TL-SOS-3. Bilaget indeholder blandt andet generelle krav til GPS-udstyret, krav til logningsfrekvenskrav samt grænsefladespecifikation i form af beskrivelser for dataformat og dataaflevering til Vejdirektoratets system vejman.dk. Betjeningsanvisninger fremgår af punkterne herunder. Der gøres opmærksom på, at der kan gælde yderligere krav som så fremgår af pågældende fagområdes SAB-TL-Teknik. Føreren af køretøj med tilknyttet materiel (se næste punkt) skal aktivere GPS-logning ved påbegyndelse af job. Føreren skal deaktivere GPS-logning ved afslutning af job. Der må ikke finde GPS-logning sted mod Vejdirektoratet uden at det sker i sammenhæng med arbejde for Vejdirektoratet. Føreren skal ved anvendelse af materiel registrere pågældende materiel ved korrekt materieltype. Aktiverbart materiel skal være tilknyttet GPS-logningen med sensor, der registrerer materiellets aktuelle aktiveringsstatus. Således skal fx aktiveringsstatus for gult blink og værktøjer som fejekost, græsklipper osv. registreres. Hvor det er muligt registreres detaljeret om materiellets aktiveringsstatus fx tavlevogns visning for pils retning. Samtidig med aktivering af GPS-logning skal det aktuelle JobManager-nummer og jobtypen registreres; hvis JobManager-nummer ikke haves på tidspunktet, som det fx kunne være tilfældet ved et akut udkald, registreres kun jobtype. Føreren skal registrere sin aktuelle aktivitet i forhold til følgende valide muligheder: aktiv eller passiv. Det er muligt at præcisere passiv aktivitet yderligere ved følgende valide muligheder: passiv: transitkørsel eller passiv: pause.
Drift og vedligehold af trafikledelsessystemer Side 18 af 45 3.5.4 ROV (Råden over vejareal) ROV anvendes for alle vejarbejder, jf. Bilag SAB-TL-SOS-4. 3.5.5 VaV (Visning af vejarbejder) VaV benyttes i Vejdirektoratet til at skabe overblik over planlagte og igangværende arbejder på statsvejnettet. Entreprenøren skal levere oplysninger om vejarbejder til brug for "Visning af Vejarbejder". Oplysningerne ajourføres ved hjælp af en simpel formular, jf. Bilag SAB-TL-SOS-5.
Drift og vedligehold af trafikledelsessystemer Side 19 af 45 4. SAMARBEJDETS GENNEMFØRELSE 4.1 DIALOG- OG TILLIDSBASERET SAMARBEJDE Entreprisen skal gennemføres i et samarbejde baseret på dialog og gensidig tillid i hele entrepriseperioden. Formålet med dialog og tillidsbaseret samarbejde er: at sikre fælles forståelse af grundlaget for entreprisens gennemførelse at sikre fælles forventninger og opfattelser af de konkrete kvalitetskrav, der skal opfyldes at der et konstant fokus på forbedringer og optimeringer at spild og spildtid minimeres at misforståelser undgås at uenigheder ikke udvikler sig til ressourcekrævende tvister. Det dialog- og tillidsbaserede samarbejde understøttes af en række gennemprøvede samarbejdselementer og værktøjer. Disse er: Sikring af den gode opstart på entreprisen, herunder projektgennemgang, se Bilag SAB-TL-SOS-6 Løbende sikring af det gode samarbejde driftsmøder (4.2) Styregruppe (4.3) Forbedringer og procesoptimeringer (4.4) Løsning af uenigheder (4.5) 4.2 LØBENDE SIKRING AF DET GODE SAMARBEJDE DRIFTSMØDER Entreprenøren skal deltage i driftsmøder med driftsherren. Møderne afholdes på det respektive tjenestested i Vejdirektoratet. Entreprenøren skal deltage med de relevante medarbejdere, herunder entrepriselederen og medarbejdere, som dækker entreprisens faglige områder. Frekvenser på driftsmøder er 8-10 møder pa. Ud over driftsmøder skal entreprenøren deltage i ad hoc møder om entreprisens gennemførelse. Afholdelse af driftsmøder fastlægges nærmere på opstartsworkshoppen, jf. Bilag SAB-TL-SOS-6.
Drift og vedligehold af trafikledelsessystemer Side 20 af 45 På driftsmøder udfyldes ved mødets begyndelse et skema, og markeringer lavere end 3 drøftes på mødet, således at ingen problemer får lov at forblive ubehandlede. Skemaet er et værktøj og det er vigtigt, at parterne har en fælles opfattelse af indhold i punkterne og i givet fald ændrer formuleringen af disse. Emne 1. Meget dårligt 1 Samarbejdsklimaet 2. Dårligt 3. Middel 4. Godt 5. Meget godt 6. Bemærkninger 7. Aktion forslag til forbedringer 2 Tilliden til hinanden 3 Åbenhed, bl.a. om økonomi 4 Adm. ressourceforbrug bruges tiden prioriteret 5 Kommunikation, klart og i tide 6 Overholdelse af tidsmæssige aftaler 7 Fremsendelse/foreligger materiale som aftalt 8 Udføres arbejdet rigtigt første gang (er spildtid undgået) 9 Er afvigelser og fejl undgået 10 Er de nødvendige kompetencer tilstede 11 Håndtering af uenigheder hurtigt og hensigtsmæssigt 12 Deltagelse af de relevante personer i møderne 13 Åbenhed generelt 14 Opbakning i egen organisation I relevant omfang afholdes sikkerhedsmøder i forbindelse med driftsmøderne.
Drift og vedligehold af trafikledelsessystemer Side 21 af 45 4.3 STYREGRUPPE Styregruppen består af en overordnet ledelsesrepræsentant hos driftsherren og entreprenøren og entrepriseledelserne. Styregruppen følger samarbejdet i entreprisen. Styregruppen forholder sig til eventuelle uoverensstemmelser, som ikke er løst i den daglige drift. Der afholdes et årligt møde i styregruppen og i øvrigt efter behov. Driftsherren og entreprenøren kan hver for sig indkalde til et styregruppemøde. 4.4 FORBEDRINGER OG PROCESOPTIMERINGER I en mangeårig driftsentreprise vil begge parter søge at gøre det bedre end sidste år. Forbedringer og optimeringer sker hos begge parter både uden og med involvering af den anden part. Forudsætningen for at gennemføre forbedringer og optimeringer er, at kvalitetsniveau/serviceniveau øges eller som minimum opretholdes uden meromkostninger for nogen af parterne. Gennemførelse af procesoptimeringer forudsætter en fælles aftale om ændringer i arbejdsgrundlaget; dvs. i fx entreprenørens logistikforudsætninger og evt. i tydeliggørelse og tilpasning til nye ydre krav af kvalitetsformuleringer i SAB-TL-Teknik. Endvidere medfører fx den IT-teknologiske udvikling løbende muligheder for at gøre tingene smartere (bedre og billigere). Mulighederne for procesoptimeringer afdækkes i samarbejdet, og kan ikke defineres på forhånd. Bestemmelser om procesoptimeringer er forskellige ved faste priser og ved åbne regnskaber, og disse 2 former er beskrevet i hvert sit afsnit neden for. 4.4.1 Procesoptimeringer ved faste priser En konkret procesoptimering er en fælles aftale mellem driftsherren og entreprenøren om at gennemføre en ændring i grundlaget for arbejdets udførelse med henblik på at opnå en besparelse og/eller en kvalitetsøgning (fx øget fremkommelighed og dermed reducerede trafikant-geneomkostninger ifm. et vejarbejde). Vejdirektoratet skal godkende iværksættelse af en konkret procesoptimering på grundlag af entreprenørens forkalkulation, som skal vise, at procesoptimeringen vil indebære gevinster. Entreprenøren skal i forbindelse med forkalkulationen fremlægge alle økonomiske data, som er nødvendige for at bedømme procesoptimeringen. Samtidig skal der inden en procesoptimering iværksættes være enighed om, hvorledes de udførte arbejder skulle være opgjort i henhold til tilbudslistens faste priser. Dette gælder både poster, der afregnes på udførelseskrav og på tilstandskrav.
Drift og vedligehold af trafikledelsessystemer Side 22 af 45 En procesoptimering udføres første gang som regningsarbejde iht. enhedstimepriser i tilbudslisten. Hvis den faktiske omkostning efter gennemførelsen overstiger afregning efter tilbudslistens poster, afregnes iht. tilbudslistens poster og procesoptimeringen opgives. Besparelsen ved at gennemføre procesoptimeringen indgår i en incitamentspulje, som opgøres og afregnes hvert kalenderår. Hvis en procesoptimering indeholder en eller flere af foreliggende enhedsydelser i tilbudslisten, kan der defineres en ny enhedsydelse. Hvis den nye enhedsydelse skal gentages fx året efter kan der aftales en ny enhedspris for kommende udførelser. Den nye enhedspris fastsættes ud fra de konstaterede omkostninger ved gennemførelsen første gang. Den opnåede besparelse deles således, at den nye enhedspris indeholder 50 % af besparelsen. Gentagelse af den procesoptimerede, nye enhedsydelse påvirker herefter ikke incitamentspuljen. I dokumentationsskemaet nedenfor vises et eksempel på beregning af en ny enhedspris. Såfremt en procesoptimering er et enkeltstående arbejde (som ikke forventes gentaget i entrepriseperioden) aftales ikke nye enhedspriser. Incitamentspuljen Incitamentspuljen består af summen af besparelserne fra de gennemførte procesoptimeringer. Incitamentspuljen gøres op kvartalsvis, og ultimo året gøres den endeligt op. Vejdirektoratets andel kan anvendes til merarbejder inden for entrepriserne. Incitamentspuljen deles med 50 % til entreprenøren og 50 % til driftsherren. Det kan aftales, at hver part indskyder 5 %-point i en pulje, som går til aktiviteter for medarbejderne. Dokumentation af procesoptimeringer Procesoptimeringer dokumenteres i et skema, som dels anvendes ved entreprenørens forkalkulation og dermed den fælles beslutning om at procesoptimeringen skal afprøves, og dels ved dokumentation af den gennemførte procesoptimering. I skemaet opgør entreprenøren dels de direkte omkostninger, som hidrører fra de berørte poster i TBL dels de konstaterede faktiske omkostninger i regning hos entreprenøren til at gennemføre procesoptimeringen. Dernæst beskrives i fællesskab de indirekte økonomiske effekter (fx fremkommelighed for trafikanterne, bedre arbejdssikkerhed for vejarbejderne og andre vigtige forhold af betydning for vejenes brugere).